IRATKEZELÉSI SZABÁLYZAT

Átírás

1 IRATKEZELÉSI SZABÁLYZAT A szabályzat hatályos: január 1-tıl. 1

2 I. ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK Társulási Iroda (továbbiakban: Iroda) iratkezelési szabályzatát a többször módosított a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelmérıl szóló évi LXVI. törvényben (továbbiakban: Ltv.) és a végrehajtásáról kiadott 335/2005. (XII.29.) Korm. rendeletben foglaltak alapján jelen szabályzatban határozom meg. Az önállóan mőködı és gazdálkodó intézménye az önállóan mőködı Egységes Kistérségi Pedagógiai Szakszolgáltató Központ (EKPSZK), melynek pénzügyigazdasági feladatait együttmőködési megállapodás alapján ellátja. Ennek megfelelıen a Társulási Iroda Iratkezelési szabályzatának hatálya EKPSZK szervezetére is kiterjed. A szabályozás célja, hogy az iratok továbbításának szabályait oly módon határozza meg, hogy az irat útja nyomon követhetı, az irat holléte pontosan megállapítható, és az irat viszszakereshetı, épségben megırizhetı legyen, szolgálja az intézményünk és annak valamennyi szervezeti egysége feladatainak eredményes és gyors megoldását, rendeltetésszerő mőködését. II. AZ IRATKEZELÉS SZERVEZETE, RENDSZERE, FELÜGYELETE Az iratkezelést végzı szervezeti egységek: -, - Belsı ellenırzési csoport (belsı ellenırzési iratok esetén), - EKPSZK, Az irodavezetı és az igazgató (az EKPSZK esetében) bármikor ellenırizheti iratkezelést, az iratkezelési szabályzat végrehajtását, szükség esetén kezdeményezi a vonatkozó szabályzat módosítását, 1. A küldemények átvétele A Társulási Irodánál a küldemények átvételére jogosult személy az adminisztrátor-pénztáros, távolléte esetén pedig a kijelölt személy. Az EKPSZK-nál a küldemények átvételére jogosult személy a gazdasági ügyintézı, távolléte esetén pedig a kijelölt személy. Az átvevı a papír alapú iratok esetében a kézbesítıokmányon olvasható aláírásával és az átvétel dátumának feltüntetésével az átvételt elismeri. Téves címzés vagy helytelen kézbesítés esetén a küldeményt felbontatlanul azonnal továbbítani kell a címzetthez, vagy ha ez nem lehetséges, vissza kell küldeni a feladónak. 2

3 Sérült küldemény átvétele esetén a sérülés tényét papír alapú iratok esetében az átvételi okmányon jelölni kell, és a küldemény tartalmát külön jegyzékben fel kell tüntetni. A megállapíthatóan hiányzó iratokról vagy mellékletekrıl a feladót értesíteni kell Felbontás nélkül a címzettnek kell továbbítani a névre szóló, megállapíthatóan magánjellegő küldeményeket. 2. Küldemények felbontása és érkeztetése A Társulási Irodánál a küldemények felbontására jogosult személy az irodavezetı, távolléte esetén pedig a gazdaságvezetı. A belsı ellenırzési jellegő küldeményeket - amennyiben a címzésbıl megállapítható - az adminisztrátor-pénztáros felbontás nélkül eljuttatja a belsı ellenırzési csoportvezetınek. A belsı ellenırzési jellegő küldemények felbontására jogosult személy a belsı ellenırzési csoportvezetı, illetve távolléte esetén az általa kijelölt személy. Az EKPSZK-nál a küldemények felbontására jogosult személy az igazgató, távolléte esetén pedig a gazdasági ügyintézı. A küldemények téves felbontásakor a felbontó az átvétel és a felbontás tényét a dátum megjelölésével, dokumentáltan köteles rögzíteni, majd gondoskodnia kell a küldemény címzetthez való eljuttatásáról. A küldemény felbontásakor ellenırizni kell a jelzett mellékletek meglétét és olvashatóságát. Az esetlegesen felmerülı problémák tényét rögzíteni kell, és errıl tájékoztatni kell a küldıt is. Amennyiben a küldemény benyújtásának idıpontjához jogkövetkezmény főzıdik vagy főzıdhet, gondoskodni kell arról, hogy annak idıpontja megállapítható legyen. Amennyiben csak a borítékról állapítható meg az ügy szempontjából valamely fontos adat vagy tény, amely jogkövetkezménnyel bírhat, a borítékot a küldeményhez kell csatolni. Amennyiben a beküldı nevét vagy pontos címét a küldeménybıl nem lehet megállapítani, a hiányos adatmegadásra vonatkozó bizonyítékokat a küldeményhez kell csatolni. A nem idıtálló adathordozón, pl.: faxon érkezett iratról - az információ tartós megırzése érdekében - másolatot kell készíteni. Minden beérkezett küldeményt a beérkezés idıpontjában az érkezést követı elsı munkanap kezdetén érkeztetni kell. Az érkeztetés kézzel történik. 3. Iktatás A küldemények címzettje köteles gondoskodni az általa átvett hivatalos küldemény iratkezelési szabályzat szerinti iktatásáról. Az adminisztrátor-pénztáros az iratokat a beérkezés napján, de legkésıbb az azt követı munkanapon iktatja. Egy iktatókönyvön belül az iktatóokat folyamatos, zárt, emelkedı soros rendszerben kell kiadni és nyilvántartani. 3

4 A belsı ellenırzési csoport ügyirathoz tartozó iratokat az elıadói ív belsı borítóján fı alatt kiadott alokon, folyamatos, zárt, emelkedı soros rendszerben tartja nyilván. Amennyiben a küldeménynek a tárgyévben van elızménye, akkor azt az elızmény következı alára iktatják. Az ugyanazon ügyben, ugyanabban az évben keletkezett iratokat egy fıon kell nyilvántartani. A különbözı években, de ugyanazon ügyben keletkezett iratok egy fıon is nyilvántarthatók. Az ügyirat tárgyát úgy kell megválasztani, hogy biztosítja a visszakeresés lehetıségét. Az iktatást a Társulási Irodánál az adminisztrátor-pénztáros, a belsı ellenırzési csoportnál a belsı ellenırzési csoportvezetı, az EKPSZK-nál a gazdasági ügyintézı végzi. Iktatás céljára évente megnyitott, hitelesített iktatókönyvet használnak. : Soros (folyóos) iktatókönyv C /a r. sz. nyomtatvány (bejövı és kimenı küldemények külön) Belsı ellenırzési csoport: C elıadói munkanapló nyomtatvány EKPSZK: Iktatás céljára évente megnyitott, hitelesített iktatókönyvet kell használni. Az iktatókönyvet az év utolsó munkanapján, az utolsó irat iktatása után le kell zárni. A Társulási irodánál és az EKPSZK-nál érkezett iratok bontására jogosult személy végzi a szignálást. Az irat szignálására jogosult meghatározza az elintézéssel kapcsolatos esetleges külön utasításait, melyeket a szignálás idejének megjelölésével írásban teszi meg. 4. Egyéb iratkezelési feladatok Külsı szervhez vagy személyhez küldendı iratot kiadmányként csak a Szervezeti és mőködési szabályzatban meghatározott, kiadmányozási joggal rendelkezı személy írhat alá. A kiadmány akkor hiteles, ha az iraton szerepel az, illetve az EKPSZK hivatalos bélyegzılenyomata és - azt a kiadmányozó saját kezőleg aláírja, - a kiadmányozó neve mellett az "s. k." jelzés szerepel és a hitelesítéssel felhatalmazott személy azt aláírásával igazolja. A kiadmányozáshoz minden esetében bélyegzıt kell használni. A kiadott bélyegzıkrıl és az érvényes aláírásokról nyilvántartást vezetnek. 5. Az iratok továbbítása, postázás Az elküldendı iratoknak az esetleges csatolandó mellékletekkel történı felszerelését az adminisztrátor-pénztáros végzi, majd a postai elıírásoknak megfelelı borítékkal ellátja, az irat másodpéldányát iktató szerint lefőzi. Az iktatást követıen - hetente egyszer - az adminisztrátor-pénztáros a küldeményeket postázza. Postázás, sürgıs esetben, az irodavezetı jóváhagyásával postázási napon kívül is történhet. Az EKPSZK-nál a postázásra a küldemény iktatásának napján sor kerül. 4

5 6. Irattározás, selejtezés A és az EKPSZK külön irattári helyiséggel nem rendelkezik, a korábbi idıszak iratait irodai szekrényben tárolják. Az iratokat hajtogatás nélkül, eredeti alakjukban kell tárolni, hogy az iratok megtörése ne veszélyeztesse anyagának épségét. Az irattári anyag használata történhet belsı ügyviteli célból és külsı szerv vagy személy megkeresésére. A használat módjai: betekintés, kölcsönzés, másolatkészítés. Azt az iratanyagot, amelyre az ügyvitelben nincs tovább szükség, ki kell selejtezni. Az iratok selejtezését selejtezési bizottság végzi. A bizottság elnöke az Irodavezetı, illetve az igazgató (az EKPSZK esetében). Az iratselejtezésrıl a selejtezési bizottság tagjai által aláírt selejtezési jegyzıkönyvet kell készíteni. A maradandó értékő iratokat, legkorábban 15 év ırzési idı után, iratjegyzékkel - átadásátvételi jegyzıkönyvvel a Borsod-Abaúj-Zemplén Megyei Levéltárral részére kell átadni. Az irattári terv jelen szabályzat 1. sz. melléklete, az irattár részére átadott ügyiratok jegyzékének mintáját jelen szabályzat 2. sz. melléklete tartalmazza. XI. ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK Ez a szabályzat január 1. napján lép hatályba. A Társulási Irodánál az irodavezetı, a KPSZK-nál az igazgató gondoskodik arról, hogy a szabályzatban foglalt elıírásokat az érintett munkatársak megismerjék, annak tényét a szabályzathoz csatolt íven aláírásukkal igazolják, a hatálybalépés napjával egyidejőleg. Kazincbarcika, január 4. Kerekes Barbara igazgató Székelyné Varga Mária irodavezetı 5

6 1. sz. melléklet Irattári terv KISTÉRSÉGI ÜGYEK, TÁRSULÁSI TANÁCSI IRATOK 001 Társulási tanácsi ülések jegyzıkönyv és mellékletei 002 Társulási tanácsi bizottságok, jegyzıkönyvei és mellékletei 003 Társulási tanácsi határozatok TÁRSULÁSI IRODA ÜGYIRATAI 004 Társulási iroda megállapodásai, szerzıdései 005 Társulási iroda szabályzatai BELSİ ELLENİRZÉSI ÜGYIRATOK 006 Belsı ellenırzési kézikönyvek 007 Belsı ellenırzési munkatervek 008 Belsı ellenırzési beolók, összefoglaló jelentések PEDAGÓGIAI SZAKSZOLGÁLTATÓ ÜGYIRATAI 751 Munkatervek, megállapodások PÁLYÁZATOKKAL KAPCSOLATOS ÜGYEK 004 Pályázati kiírások és beadott pályázatok 005 Pályázattal kapcsolatos megállapodások 006 Pályázati elolások 6

7 0010 SZEMÉLYZETI, BÉR- ÉS MUNKAÜGYEK Kinevezés, besorolás, átsorolás, áthelyezés, minısítés, munkaköri leírás, felmentés, nyugdíjazás, végkielégítés, eseti megbízások, 0011 Közalkalmazotti nyilvántartások 107 Lét és bér statisztika PÉNZ- ÉS VAGYONKEZELÉS 131 Adóbevallások 132 Analitikus nyilvántartások (eszköznyilvántartás, könyvelési naplók, leltár, selejtezés) 133 Anyag- és készletnyilvántartás, 134 Átutalási megbízások, banklakivonat, banklanyitás 135 Beruházások szervezése és pénzügyi lebonyolítása, 136 Bizonylatok (bevétel-kiadási bizonylatok, pénztár-naplók, lák) 142 Költségvetés és gazdasági beoló (é 145 Leltározási anyagok 7

8 2. sz. melléklet..... intézmény megnevezése Irattár részére átadott ügyiratok jegyzéke Ügyiratok befejezési éve: Átadási éve: Doboz sora Tétel Tétel megnevezése Nyilvántartási kör 8

9 Megismerési nyilatkozat Az iratkezelési szabályzatban foglaltakat megismertem. Tudomásul veszem, hogy az abban foglaltakat a munkavégzésem során köteles vagyok betartani. Név Beosztás Kelt Aláírás 9