Csanytelek Község Önkormányzata Képvisel -testülete Polgármesteri Hivatala elektronikus Egyedi Iratkezelési Szabályzata

Átírás

1 Polgármesteri Hivatal Szervezeti M ködési Szabályzata 3. függeléke Csanytelek Község Önkormányzata Képvisel -testülete Polgármesteri Hivatala elektronikus Egyedi Iratkezelési Szabályzata

2 TARTALOMJEGYZÉK Tartalomjegyzék... 2 Levéltár és a Csongrád Megyei Közigazgatási Hivatal jóváhagyása... 3 I. FEJEZET ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK... 4 Az iratkezelési szabályzat hatálya... 4 Az iratkezelés szabályozása... 4 Az iratkezelés szervezete... 5 Az iratkezelés felügyelete... 5 A jogosultságok kezelésének szabályai... 7 II. FEJEZET AZ IRATOK KEZELÉSÉNEK ÁLTALÁNOS KÖVETELMÉNYEI... 9 Az iratok rendszerezése... 9 Az iratok nyilvántartása és az iratforgalom dokumentálása... 9 Hozzáférés az iratokhoz, az iratok védelme... 9 III. FEJEZET AZ IRATKEZELÉS FOLYAMATA...13 A küldemények átvétele...13 A küldemények felbontása...15 A küldemények érkeztetése...16 Az ügyintéz kijelölése (szignálás)...17 Az iktatás...17 Az iktatószám...18 Iktatókönyv...19 Az iktatóbélyegz, név- és tárgymutató könyv, az ügyirat ügyintéz höz történ továbbítása...21 Kiadmányozás (aláírás, hitelesítés)...21 Expediálás és az iratok továbbítása...23 IV. FEJEZET AZ IRAT HATÁRID -NYILVÁNTARTÁSBA,IRATTÁRBA HELYEZÉSE, LEVÉLTÁRI ÁTADÁS, SELEJTEZÉS ÉS MEGSEMMISÍTÉS...25 Az irat határid -nyilvántartásba helyezése...25 Irattárba helyezés, irattár...25 Az irat átmeneti irattárba helyezése...26 Az iratok átadása a központi irattár részére, a központi irattár m ködése...26 Selejtezés, megsemmisítés...28 Levéltárba adás...29 V. FEJEZET INTÉZKEDÉSEK A HELYI ÖNKORMÁNYZAT FELADATKÖRÉNEK MEGVÁLTOZÁSA, HIVATAL, MUNKAKÖR ÁTADÁSA ESETÉN...30 VI. FEJEZET ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK...30 FOGALOMTÁR (1. számú melléklet)...31 HOZZÁFÉRÉSI JOGOSULTSÁG KÉR ADATLAP (2. számú melléklet)...39 IRATMINTATÁR (3. számú melléklet)

3 Csanytelek Község Önkormányzata Képvisel -testülete Polgármesteri Hivatala Vezet je által a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelmér l szóló évi LXVI. törvény 10. (1) bekezdésében el írtak szerint készített IRATKEZELÉSI SZABÁLYZATA A közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeir l szóló 335/2005.(XII. 29.) Korm. rendelet 4. -ának (3) bekezdésében biztosított jogkörömben eljárva az egyedi iratkezelési szabályzattal egyetértek., a(z)... önkormányzati levéltár vezet je A közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeir l szóló 335/2005.(XII. 29.) Korm. rendelet 4. -ának (3) bekezdésében biztosított jogkörömben eljárva az egyedi iratkezelési szabályzatot az illetékes közlevéltárral egyetértésben jóváhagyom:, mint a területileg illetékes közigazgatási hivatal vezet je 3

4 I. FEJEZET ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK Csanytelek Község Önkormányzata (továbbiakban: önkormányzat) Egyedi Iratkezelési Szabályzata (továbbiakban: Iratkezelési Szabályzat) a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelmér l szóló évi LXVI. törvény (a továbbiakban: Ltv.) 10. -a (1) bekezdése, a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeir l szóló 335/2005.(XII. 29.) Korm. rendelet, és a Csanytelek Község Önkormányzata Képvisel -testülete és szervei hatályos Önkormányzat Szervezeti és M ködési Szabályzata rendelkezései alapján, a területileg illetékes önkormányzati levéltár egyetértésével, és a területileg illetékes közigazgatási hivatal vezet jének jóváhagyásával készült. Az Iratkezelési Szabályzat hatálya 1) Az Iratkezelési Szabályzat hatálya kiterjed a Csanytelek Község Önkormányzata Polgármesteri Hivatalánál keletkez, oda érkez, illetve onnan kimen valamennyi iratra, a Polgármesteri Hivatal vezet jére, köztisztvisel jére, közalkalmazottjára és munkavállalójára. Az Iratkezelési Szabályzat rendelkezéseit a min sített iratokra és azok kezelési rendjére a) az államtitokról és szolgálati titokról szóló évi LXV. törvény; b) a min sített adat kezelésének rendjér l szóló 79/1995. (IV. 30.) Korm. rendelet; c) a nemzetközi kötelezettségvállalás alapján készült min sített adat védelmének eljárási szabályairól szóló 179/2003. (XI. 5.) Korm. rendeletben foglalt eltérésekkel kell alkalmazni. Az iratkezelés szabályozása 2) Az Iratkezelési Szabályzat szabályozza az irat pontosan követhet, ellen rizhet útját az ügyvitelben a beérkezést l, keletkezést l az irattározásig, az iratok biztonságos rzésének módját, rendszerezését, nyilvántartását, segédletekkel ellátását, irattározását, selejtezését, levéltárba történ átadását. 3) Jelen Iratkezelési Szabályzat szerves egységet képez az Ltv. 10. (4) bekezdésének felhatalmazása alapján a köziratok kezelésének szakmai irányítását ellátó miniszternek az oktatási és kulturális miniszterrel egyetértésben kiadott egységes irattári tervével. Az iratkezelés szervezete 4) Az Önkormányzat a Szervezeti és M ködési Szabályzatában határozza meg a hivatala iratkezelésének szervezeti rendjét, az iratkezelésre, valamint az azzal összefügg tevékenységekre vonatkozó feladat- és hatásköröket, és kijelöli az iratkezelés felügyeletét ellátó vezet t. 5) Csanytelek Község Önkormányzata az iratkezelést a Szervezeti és M ködési Szabályzatban meghatározottak szerint, a szervezeti tagozódásnak, valamint iratforgalomnak megfelel központi iratkezelés szerinti szervezettel látja el. 6) Az iratkezelés szervezetét, az iratok nyilvántartásának módját, rendszerét, az egyes ügyviteli területek kezelését megváltoztatni, módosítani csak a naptári év kezdetén az illetékes levéltár és közigazgatási hivatal egyetértésével lehet. Az iratkezeléssel szemben támasztott alapelvek: Az iratkezelést úgy kell megszervezni, hogy a helyi önkormányzathoz érkezett, ott keletkez, illetve onnan továbbított irat a) azonosítható, fellelési helye, útja követhet, ellen rizhet és visszakereshet legyen; 4

5 b) tartalma csak az arra jogosult számára legyen megismerhet ; c) kezeléséért fennálló személyi felel sség mindenkor, és egyértelm en megállapítható legyen; d) szakszer kezeléséhez, nyilvántartásához, kézbesítéséhez, védelméhez szükséges feltételek biztosítottak legyenek; e) a rendszeres selejtezés elvégzésével az irattári iratanyag felesleges felhalmozódása megel zhet, a maradandó érték iratok meg rzése biztosított legyen; f) az ügyintézéshez, a döntések el készítéséhez, a szervezet rendeltetésszer m ködéséhez megfelel támogatást biztosítson. A meghatározott alapelvek végrehajtásának érdekében: az ügyintéz feladata: a) döntés a csatolt el zményiratok végleges szerelésér l; b) az ügyirat tisztázása; c) az irattári tételszám meghatározása; d) egyéb ügykezel i utasítások megadása. e) az iratok szakszer kezelése, megfelel tárolása az iratkezel feladata: a) Az önkormányzatnál készült és más szervt l, illetve személyt l érkezett küldemény(ek) átvétele, nyilvántartása (érkeztetés, illetve iktatás), továbbítása, postázása, irattározása, rzése és selejtezése, valamint ezek ellen rzése; b) az irat kiadása és visszavétele; c) a bélyegz k, pecsétnyomók (segédeszközök) nyilvántartása, a bélyegz k selejtezése (a címert és a bankszámlaszámot tartalmazó bélyegz k kivételével). A nyilvántartást úgy kell vezetni, hogy abból mindenkor megállapítható legyen a bélyegz, pecsétnyomó használója, kezel je; d) a 3 hónapon túl az ügyintéz nél lév irat nyilvántartása, és err l a közvetlen vezet tájékoztatása. e) az iratok szakszer kezelése, megfelel tárolása. Az iratkezelés felügyelete 7) Az egységes és szabályszer ügyirat-kezelési gyakorlatot a helyi önkormányzat jegyz je felügyeli. A jegyz t az iratkezelés felügyeletében tartós távollét esetén a jegyz i irodavezet helyettesíti. 8) A jegyz felel s: a) az egyedi Iratkezelési Szabályzat elkészítéséért, jóváhagyatásáért, szabályszer ségéért és a feladatoknak megfelel célszer ségéért; b) az iratkezelés személyi és szervezeti feltételeinek kialakításáért; c) az Iratkezelési Szabályzatban foglaltak végrehajtásának rendszeres ellen rzéséért, a szabálytalanságok megszüntetéséért, szükség esetén a szabályzat módosításának kezdeményezéséért; d) az iratkezelést végz, vagy azért felel s személyek szakmai képzéséért és továbbképzéséért; e) az iratok szakszer és biztonságos meg rzésére alkalmas elektronikus iktatási rendszer kialakításáért és m ködtetéséért, az iratkezeléshez szükséges egyéb tárgyi, technikai feltételek biztosításáért, felügyeletéért; f) az iratkezelési segédeszközök (kézbesít könyv, iratminták és formanyomtatványok, számítástechnikai programok, adathordozók stb.) biztosításáért; g) az elektronikus iratkezelési szoftver hozzáférési jogosultságainak, az egyedi azonosítóknak, a helyettesítési jogoknak, a küls és a bels név- és címtáraknak naprakészen tartásáért, az üzemeltetési és adatbiztonsági követelményekért és azok betartásáért; h) a hivatalos és személyes elektronikus postafiókok szabályozott m ködéséért; i) az iratkezelés min ségbiztosítási rendszerének folyamatos m ködéséért; 5

6 j) egyéb jogszabályokban meghatározott iratkezelést érint feladatokért. 9) A jegyz az önkormányzat által önállóan üzemeltetett informatikai rendszer vonatkozásában meghatározza: a) az üzemeltetéssel és ellen rzéssel kapcsolatos egyes munkakörök betöltéséhez szükséges informatikai ismereteket; b) kijelöli a számítástechnikai rendszerének biztonsági követelményeiért általánosan felel s személyt és a rendszer üzemeltetéséért önállóan felel s személyt, valamint kijelöli azt a szervezeti egységet (vagy dolgozók csoportját), amely gondoskodik a követelmények teljesítésér l és felügyeletér l. 10) A nem selejtezhet köziratok fennmaradásának érdekében a közfeladatot ellátó szerv iratainak védelmét és iratkezelésének rendjét az iratkezelési szabályzat alapján az illetékes közlevéltár (Csongrád Megyei Levéltár Csongrádi Levéltára) ellen rzi. Ellen rzési feladatának ellátása során a) az iratkezel i és az irattári helyiségbe beléphet, az iratokba - az államtitkot és a szolgálati titkot tartalmazó iratok kivételével és az iratkezelési nyilvántartásokba betekinthet, az iratkezelési tevékenységet folyamatában vizsgálhatja, b) iratkezelési kérdésekben szaktanácsot ad, a nem selejtezhet iratok épségben és használható állapotban történ meg rzését súlyosan veszélyeztet hibákat és hiányosságokat jegyz könyvbe foglalja, megszüntetésükre vonatkozóan határid t állapít meg, c) ha a szerv a jegyz könyvben meghatározott ideig nem intézkedik, akkor a levéltár szabálysértési eljárás indítása céljából a felügyeleti szervet értesíti. 11) Az iratkezelés feladatait egy iratkezel végezheti, aki az iratkezelésben legalább középfokú végzettség, lehet ség szerint iratkezel, irattáros szakképesítés munkaer t kell alkalmazni. Az iratkezel a szervezet egészére nézve a folyamat összefogásáért felel s. A jogosultságok kezelésének szabályai 12) Az iktatórendszerhez való hozzáférési jogosultságokat névre szólóan kell dokumentálni. A dokumentumok tárolása és kezelése a jegyz feladata. A jogosultságok beállítása, illetve módosítása a jegyz i engedélyezést követ en a rendszergazda feladata. A jogosultság regisztrálását, módosítását és megvonását az irodák vezet inek kell írásban kezdeményezniük a jegyz nél. Ennek kezdeményezésére a névre szóló hozzáférési jogosultság dokumentáció szolgál (2. számú melléklet). A beállítást végz rendszergazda a jogosultság életbelépését, az id pont feljegyzésével beállításának megtörténtét a dokumentumon igazolja. Ennek egy másolati példányát a rendszergazda, az eredeti példányt a jegyz rzi. 13) Az iktatási nyilvántartáshoz történ hozzáférés: beírási, felhasználási joggal a központi iktató iratkezel je, jegyz, jegyz i irodavezet, betekintési joggal a hivatal ügyintéz i, karbantartási joggal a rendszergazda, és az jelenlétében a szoftver fejleszt je. Új jogosultságok engedélyezése: Amennyiben új belép vagy jogosultsággal még nem rendelkez munkaköréhez hozzáférési jogosultság engedélyezése szükséges. Jogosultságok módosítása: a) munkakör megváltozásával összefügg jogosultság-változás; b) betegség, szabadság stb. miatti hosszabb távollét folytán szükségessé váló felfüggesztés, helyettesítés. Jogosultságok megvonása: 6

7 Hozzáférési jogosultsággal rendelkez munkatárs jogosultságának megsz nését eredményez változás (pl. munkaviszony megsz nése, más munkakörbe helyezése stb.) esetén az adott személy minden jogosultságát törölni kell. 14) A jegyz felel s az elektronikus iratkezelés jogosultsági rendszerének kialakításáért és m ködéséért. Az elektronikus iktatórendszer használatához kapcsolódó jogosultsági rendszer két területe a funkcionális és a hozzáférési jogosultság: A) Funkcionális jogosultság: a felhasználók csak a számukra engedélyezett funkciókhoz férhetnek hozzá. Egy felhasználó tetsz leges számú szerepkörrel rendelkezhet. B) Hozzáférési jogosultság: meghatározza, hogy egy felhasználó a hierarchiában elfoglalt helye szerint hol élhet a részére megadott funkciókkal, szerepkörökkel. Jogosultsági szintek: a) teljes szerv: a szerven belül minden iktatókönyv és ügyirat (a továbbiakban: elem) tekintetében használhatja az adott funkcionális jogot, függetlenül annak felel sét l. b) saját és alárendelt szervezet: kezelheti az összes olyan elemet, melynek felel se a saját szervezete, annak dolgozói, az alárendelt szervezeti egységek, és azok dolgozói. Nem kezelheti azokat az elemeket, melyek felel se az szervezeti egységének fölérendeltje, vagy mellérendeltje. c) saját szervezet: kezelheti az összes olyan elemet, melynek felel se saját szervezeti egysége vagy annak dolgozója. d) saját maga: kezelheti az összes olyan objektumot, melynek felel se személyesen. Egy felhasználónak több szerepköre is lehet és egy szerepkör több felhasználónak is kiosztható. e) helyettesítés: a vezet által meghatározott id szakon belül egyik felhasználó átveheti egy másik felhasználó szerepköreit, jogosultságait, hierarchiában elfoglalt helyét. A helyettesít felhasználó átváltozik a helyettesítetté a rendszer számára (anélkül, hogy a helyettesített jelszavát tudnia kellene). A naplókban minden tevékenysége úgy kerül bejegyzésre, hogy azt a helyettesített nevében a helyettesít tette (mindkét adat rögzítésre kerül, de a különleges jogokkal nem rendelkez felhasználók számára a tevékenységeket a helyettesített hajtotta végre). Egy személy egyszerre csak egyvalakit helyettesíthet. 15) A hivatal rendelkezik az elektronikus iktatórendszerrel, amely: a) felépítésére vonatkozó rendszerleírásokkal; b) tárolt és feldolgozott adatok tárolási szerkezetének és feldolgozási szabályainak leírásával; c) az adatokhoz történ hozzáférési rend meghatározásával; valamint d) ködtetésére vonatkozó utasításokkal és el írásokkal. A jegyz felel s az elektronikus iktatási rendszer megfelel dokumentáltságáért. A dokumentum csomag az iratkezelési szabályzat melléklete. II. FEJEZET AZ IRATOK KEZELÉSÉNEK ÁLTALÁNOS KÖVETELMÉNYEI Az iratok rendszerezése 1) Az önkormányzat feladat- és hatáskörébe tartozó ügyek intézésének áttekinthet sége érdekében az azonos ügyre egyedi tárgyra vonatkozó iratokat egy irategységként, ügyiratként kell kezelni. A több fázisban intézett ügyek egyes fázisaiban keletkezett iratok ügyiraton belüli irategységnek, ügyiratdarabnak (ügydarabnak) min sülnek. 7

8 2) A papíralapú ügyirat fizikai együttkezelése az el adói ívben történik. Az el adói ívben a kezd irat a legalsó, a legnagyobb alszámú irat vagy a kiadmány-tervezet a legfels. 3) Az elektronikus ügyirathoz tartozó ügyiratdarabok nyilvántartását ügyirattérkép segítségével az elektronikus rendszer biztosítja. 4) Az ügyiratokat, és a nem iktatással nyilvántartott egyéb irategyütteseket, valamint az önkormányzat irattári anyagába tartozó egyéb más iratokat még irattárba helyezésük el tt az irattári terv alapján kell az irattári tételekbe sorolni, és irattári tételszámmal ellátni. 5) Az ügyvitelhez már nem szükséges, irattározási utasítással ellátott ügyiratokat az irattárban, az irattári tételszám szerinti rendszerben kell elhelyezni. Az iratok nyilvántartása és az iratforgalom dokumentálása 6) Az önkormányzathoz érkez, ott keletkez, illetve az onnan kimen iratokat az azonosításhoz szükséges, és az ügy intézésére vonatkozó legfontosabb adatok rögzítésével, az e célra rendszeresített papíralapú nyilvántartókönyvben, vagy elektronikus programmal vezérelt adatbázisban kell nyilvántartani. 7) Az érdemi ügyintézést igényl iratokat iktatással kell nyilvántartásba venni. Az iktatást olyan módon kell végezni, hogy a papíralapú iktatókönyvet és az elektronikus iktató adatbázist az ügyintézés hiteles dokumentumaként lehessen használni. 8) Az iratforgalom keretében az iratok átadását-átvételét minden esetben úgy kell végezni, hogy egyértelm en bizonyítható legyen az átadó, átvev személye, az átadás id pontja és módja. 9) Az iratok nyilvántartásba vételével, iktatásával és az iratforgalom dokumentálásával biztosítani kell, hogy az ügyintézés folyamata, és az iratok hivatalon belüli útja pontosan követhet és ellen rizhet, az iratok holléte pedig naprakészen megállapítható legyen. Hozzáférés az iratokhoz, az iratok védelme 10) A vonatkozó jogszabályok figyelembevételével hozzáférést kell biztosítani az önkormányzat irattári anyagához. A hozzáférés módjai, betekintés, kölcsönzés, másolat készítése. 11) A helyi önkormányzat dolgozói csak azokhoz az iratokhoz, illet leg adatokhoz férhetnek hozzá, amelyekre munkakörük ellátásához szükségük van, vagy amelyre a jegyz felhatalmazást ad. A hozzáférési jogosultságról naprakész nyilvántartást kell vezetni. 12) Az irat munkahelyen kívüli tanulmányozásáról a jegyz írásban rendelkezik. Ennek keretében figyelemmel az irat védelmének követelményeire kell meghatározni: a) a munkahelyr l kivihet iratok körét; b) a kivitel engedélyezésének módját; c) az irat munkahelyen kívüli tanulmányozásának id tartamát; d) az irat vissza-hozatalának id pontját. Az irat munkahelyen kívüli tanulmányozását nyilvántartásban rögzíteni kell. 13) Az ügyintéz k és ügykezel k fegyelmi felel sséggel tartoznak a rájuk bízott iratokért. 14) Az iratkezelés során használt valamennyi eszközt védeni kell az illetéktelen hozzáférést l. Az iktatás végzése külön helyiségben, az iratok kezelése, tárolása az egyéb tevékenységt l (átadás-átvétel stb.) elkülönítetten történik. 8

9 15) A helyiséget küls behatolás ellen védetté kell tenni. A fokozott biztonsági igények érvényesülése érdekében a jegyz elrendelheti kulcstartó dobozok használatát és munkaid n kívüli tárolását az Iratkezelési Szabályzatban meghatározott helyen. A helyiség munkaid n kívül, munkaszüneti napon történ felnyitásáról a jegyz t értesíteni kell. A helyiség felnyitásáról amennyiben az ügykezel nincs jelen jegyz könyvet kell felvenni. 16) Az ügyfélnek és képvisel jének a rá vonatkozó iratba való betekintést és a másolatkészítést úgy kell biztosítani, hogy azzal mások személyiségi jogai ne sérüljenek. Ennek rendjét a jegyz az irányadó és hatályos jogszabályok figyelembevételével határozza meg. 17) A kölcsönzés az adatvédelemre vonatkozó el írásokra figyelemmel másolattal is teljesíthet. 18) A papíralapú dokumentumról történ elektronikus másolatkészítés során a másolatkészít biztosítja a papíralapú dokumentum és az elektronikus másolat képi vagy tartalmi megfelelését, és azt, hogy minden az aláírás elhelyezését követ en az elektronikus másolaton tett módosítás érzékelhet legyen. A másolat készít je elkészíti az elektronikus másolatot, megállapítja a papíralapú dokumentum és az elektronikus másolat képi vagy tartalmi megfelelését, majd a meghatározott adatok elhelyezését követ en az elektronikus másolatot hitelesítési záradékkal az eredeti papíralapú dokumentummal egyez elektronikus aláírással látja el. 19) A betekintéseket, kölcsönzéseket, másolatok készítését utólagosan is ellen rizhet módon, papíralapon és az elektronikus iratkezel rendszerben egyaránt dokumentálni kell. 20) Azoknak a nem selejtezhet iratoknak a használatát, amelyek az Ltv. 22. (1) bekezdésében meghatározott kutatási korlátozási id eltelte után is az önkormányzat rizetében maradnak, a közlevéltárakban lév anyagra vonatkozó szabályok szerint kell biztosítani. 21) Az iratokkal és az azok kezeléséhez alkalmazott eszközökkel hagyományos és gépi adathordozókkal kapcsolatban minden esetben rendelkezni kell a szükséges védelmi intézkedésekr l. 22) A papíralapú iratokat szakszer en kell kezelni, az alapvet, általánosan elfogadott szabályok szerint elvárható gondossággal kell (pl. nedvességt l, fényt l, h l stb.) védeni. 23) Biztosítani kell az elektronikus iktató- és iratkezel rendszer védelmét illetéktelen behatolással, hozzáféréssel ill. a vírusokkal és más rosszindulatú programokkal szemben, valamint a kéretlen elektronikus üzenetek ellen. A rendszer kialakításakor megfelel védelmet kell kialakítani az olyan, nem elektronikus ügyintézéssel kapcsolatos elektronikus dokumentumokkal szemben is, melyek tömeges küldésük révén a rendszer üzemelését vagy annak egyes felhasználóinak hozzáférését jogosulatlanul akadályozhatják (kéretlen tömeges üzenetek elleni védelem). 24) Az elektronikus dokumentumokat oly módon kell meg rizni, amely kizárja az utólagos módosítás lehet ségét, a meg rzési kötelezettség lejártáig folyamatosan biztosítja a jogosultak részére a hozzáférést, a dokumentum létrehozójának és archiválójának egyértelm azonosíthatóságát, valamint az elektronikus dokumentumok értelmezhet ségét (olvashatóságát). Az elektronikus dokumentumokat védeni kell a jogosulatlan hozzáférés, módosítás, törlés vagy megsemmisítés ellen. 25) A biztonsági rzés során gondoskodni kell arról, hogy az adatokat az arra jogosult személyen (adatkezel n és adatfeldolgozón) kívül más ne ismerhesse meg, valamint biztosítani kell az adatok jogosulatlan személy általi megsemmisítése, megváltoztatása vagy hozzáférhetetlenné tétele elleni védelmét mind a szervezeten belülr l, mind a szervezeten kívülr l jöv informatikai támadások esetén. 9

10 26) Az iratkezelési szoftver elemeir l (alkalmazások, adatok, operációs rendszer és környezetük) olyan mentési renddel és biztonsági mentésekkel kell rendelkezni, amelyek biztosítják azok helyreállítását. 27) A nyilvántartásokról m szakilag független, területileg elkülönült szervezetnél kell a biztonsági másolatot elhelyezni. A mentéseket azok tartalmától függ en kockázati szempontból elkülönítetten, és biztonsági osztályba sorolástól függ en indokolt esetben t zbiztos módon kell tárolni 28) A biztonsági rzés során az adatok elhelyezését és tárolását olyan rendszerességgel, módon és dokumentáltsággal kell végezni, amely az iratkezelési rendszer teljes megsemmisülése esetén is lehet vé teszi a nyilvántartás azonos funkcionalitású, és lehet ség szerinti legteljesebb adattartalmú újbóli kialakítását. 29) Az elektronikus iktatórendszer minden felhasználójának személy szerint azonosítottnak kell lennie. Az azonosított hozzáférést és a hozzáférési jogosultság változtatását naplózni kell 30) Gondoskodni kell az elektronikus iratkezelési rendszer valamennyi eseményének naplózásáról. 31) A naplózott adatállomány bejegyzését védeni kell az arra jogosulatlan személy általi hozzáférést l, módosítástól, törlést l, illetve biztosítani kell, hogy a napló tartalma a meg rzési id n belül a jogosult számára megismerhet és értelmezhet maradjon. 32) A naplózott adatállománynak az ügyintézés teljes folyamatát át kell fognia, és lehet vé kell tennie, hogy a megbízhatóság megítéléséhez szükséges mértékben valamennyi eseményt rekonstruálni lehessen. 33) Naplózni kell különösen az ügyirathoz való minden hozzáférést (betekintést, módosítást, törlést), valamint az ügyirat egyes ügyintéz khöz kötött teljes iratkezelési útját. III. FEJEZET AZ IRATKEZELÉS FOLYAMATA A küldemények átvétele 1) Az Iratkezelési Szabályzat határozza meg a helyi önkormányzathoz érkezett küldemények átvételére való jogosultságot és az átvétellel kapcsolatos teend ket, a küldemény érkezésének módja szerint: a) a Magyar Posta Rt. útján érkez küldemények átvétele a postai szolgáltatások ellátásáról és min ségi követelményeir l szóló hatályos jogszabályokban meghatározottak szerint történik, b) külön kézbesítés, futárszolgálat, útján érkez küldemények átvételére a jegyz, vagy az általa meghatalmazott személy jogosult, aki az átvételt aláírásával dokumentálja; c) személyesen kézbesített küldemények átvétele esetén a jegyz és az általa megbízott az átvételi igazolás kiadására is jogosult; d) munkaid n túl érkezett küldemények átvételére a jegyz által adott megbízott jogosult; e) Amennyiben az irat hivatali id n túl érkezik, az átvev köteles azt az átvételt követ els munkanap kezdetén a címzettnek, vagy a postabontásért felel s személynek, szervezeti egységnek átadókönyvben dokumentáltan átadni. f) elektronikus úton érkezett küldemények átvételére központi postafiókot kell az elektronikus rendszerben üzemeltetni, a kinevezett elektronikus postafiók kezel jének feladatát munkaköri leírásában is szabályozni kell, g) az ügyfélkapun át érkezett küldeményeket a m ködtet rendszer automatikusan kezeli. 2) A küldemény átvételére vonatkozó jogosultságokat a jegyz határozza meg, és gondoskodik a naprakész nyilvántartásról, a szükséges változtatásokról. 10

11 3) Az átvev, papíralapú iratok esetében az érkezés módjának megfelel, rendszeresített kézbesít okmányon olvasható aláírásával és az átvétel dátumának feltüntetésével ismeri el az átvételt. Ha az ügyfél az iratot személyesen vagy képvisel útján nyújtja be, kérésére az átvételt - átvételi elismervénnyel; az átvétel tényének az ügyiraton vagy a másodpéldányon aláírással való igazolással igazolni kell. 4) Elektronikus küldemények esetében az átvev automatikusan elküldi a feladónak a küldemény átvételét igazoló és az érkezés sorszámát is tartalmazó elektronikus visszaigazolást (átvételi nyugtát). (Kormány rendelet intézkedik az elektronikus küldemények érkeztetésének, a feladó azonosításának módjáról.) 5) Elektronikus iratot gépi adathordozón (hajlékony lemez, CD ROM stb.) átvenni vagy elküldeni csak papíralapú kísér levéllel lehet. A kísér levelet és az iratot (adathordozót) együtt kell kezelni (irat és melléklete). A kísér levélben a címzés adatai mellett fel kell tüntetni a számítógépes adathordozón lév irat(ok) tárgyát, a fájlnevét, fájltípusát, rendelkezik-e elektronikus aláírással, milyen elektronikus aláírással rendelkezik, továbbá az adathordozó paramétereit. Egy számítógépes adathordozón csak azonos ügyhöz tartozó irat(ok) adható(k) át. Amennyiben ez nem teljesül, a küldemény átvételét vissza kell utasítani. Átvételkor ellen rizni kell a kísér lapon feltüntetett azonosítók valóságtartalmát. 6) Elektronikus ügyintézés esetén az elektronikus iratkezel rendszernek képesnek kell lennie arra, hogy a dokumentum beérkezését azonnal, emberi közrem ködés és a dokumentum megnyitása nélkül, automatikusan visszaigazolja. A visszaigazolásnak tartalmaznia kell a beérkezés hiteles id pontját, valamint az automatikusan generált érkeztet számot. Az elektronikus úton érkezett irat átvételének és érkezésének id pontja folyamatos m ködés rendszerek esetén a fogadó szerv elektronikus rendszere által kiállított elektronikus visszaigazolásban (átvételi nyugtában) szerepl id pont. 7) Nem folyamatos m ködés rendszerek esetében a határid t megtartottnak kell tekinteni, ha annak lejárta az üzemszünet id szakára esik, ennél fogva az elektronikus visszaigazolást (átvételi nyugtát) a fogadó szerv az üzemszünetet követ els munkanapon állítja ki. 8) Egyes elektronikus úton érkezett iratok elektronikus visszaigazolása esetében külön jogszabály id bélyegz alkalmazását írhatja el. 9) Az elektronikus adathordozón érkezett küldemény kísér levelében felsoroltak, azonosítók valóságtartalmának ellen rzése a felbontáskor lehetséges, például fájlok megléte. 10) Az átvétel id pontját rögzíteni kell a küldeményen. Az azonnal és sürg s jelzés hatósági küldemények átvételi idejét óra, perc pontossággal kell megjelölni. A küldeményt azonnal az érintettnek, vagy a postabontásért felel s jegyz nek kell továbbítani. 11) Az átvétel során ellen rizni kell: a) a címzés alapján a küldemény átvételére való jogosultságot; b) a kézbesít okmányon és a küldeményen lév azonosító jel megegyez ségét; c) az iratot tartalmazó boríték, illetve egyéb csomagolás sértetlenségét. 12) Az elektronikusan érkezett irat átvételét meg kell tagadni, ha az biztonsági kockázatot jelent a helyi önkormányzat számítástechnikai rendszerére. A küldemény a számítástechnikai rendszerre biztonsági kockázatot jelent, ha a hatóság informatikai rendszeréhez vagy azon keresztül más informatikai rendszerhez való jogosulatlan hozzáférés célját szolgálja, vagy az informatikai rendszer üzemelésének vagy más személyek hozzáférésének akadályozására irányul, az informatikai rendszerben lév adatok jogosulatlan megváltoztatására, hozzáférhetetlenné tételére vagy törlésére irányul. 11

12 13) A postaátvev a jegyz döntése szerint naponként többször, míg a táviratokat, els bbségi küldeményeket azonnal, vagy sürg s vagy más hasonló jelzés küldeményeket soron kívül továbbítja a postabontónak. 14) Téves címzés vagy helytelen kézbesítés esetén a küldeményt azonnal továbbítani kell a valódi címzetthez, vagy ha ez nem lehetséges, vissza kell küldeni a feladónak (Az átirányított iratokról jegyzéket kell felvenni.). Amennyiben a feladó nem állapítható meg, a küldeményt irattározni és az irattári tervben meghatározott id után selejtezni kell. 15) Sérült küldemény esetén a sérülés tényét az átvételi okmányon jelölni kell, és soron kívül ellen rizni kell a küldemény tartalmának meglétét. A hiányzó iratokról vagy mellékletekr l a küld szervet, személyt értesíteni kell. 16) Az önkormányzat a feldolgozás elmaradásának tényér l és annak okáról értesíti a küld t. Nem köteles a fogadó szerv értesíteni a feladót, ha korábban már érkezett azonos jelleg biztonsági kockázatot tartalmazó beadvány az adott küld l. Az ismétl dés értelmezésére vonatkozó szabályokat az Iratkezelési Szabályzat tartalmazza (ismétl désnek tekinthet ugyanazon feladó, ugyanazon tartalmú, terjedelm beadványa). A küldemények felbontása 17) Az önkormányzathoz érkezett küldeményeket a jegyz, illetve az általa megbízott személy, a postabontó bontja fel és látja el érkeztet bélyegz vel. 18) Felbontás nélkül dokumentáltan a címzettnek kell továbbítani: a) a min sített iratokat, b) az s.k. felbontásra, a képvisel k, nem képvisel bizottsági tagok, a kisebbségi önkormányzatok és tagjaik nevére szóló küldeményeket, c) a pályázatra utaló felirattal ellátott küldeményeket, d) az anyakönyvvezet / adóhatóság / szabálysértési hatóság/ népesség nyilvántartó címére érkezett, valamint e) a jegyz által megjelölt tisztségvisel k nevére címzett küldeményeket. 19) A felbontás nélkül átvett küldemények címzettje soron kívül köteles gondoskodni az általa átvett hivatalos küldemény Iratkezelési Szabályzat szerinti további kezelésér l. 20) A küldemény felbontásakor ellen rizni kell a jelzett mellékletek meglétét és olvashatóságát. Az esetlegesen felmerül problémák tényét jegyz könyvben, az iraton vagy az el adói íven a keltezés pontos megjelölésével rögzíteni kell. 21) Az elektronikus úton érkezett küldemény felbontásakor, azaz megnyitásával ellen rizni kell a kísér levélben felsoroltak, azonosítók stb. valóságtartalmát. Amennyiben az érkezett elektronikus küldemény a rendelkezésre álló eszközzel nem nyitható meg, úgy a küld t az érkezést l számított három napon belül értesíteni kell a küldemény értelmezhetetlenségér l, és az önkormányzat által használt elektronikus úton történ fogadás szabályairól. Ilyen esetben az érkezés id pontjának az önkormányzat által is értelmezhet küldemény megérkezését kell tekinteni. 22) Az elektronikus iratot aláíró azonosítása az elektronikus aláírás ellen rzésének keretében, a hitelesítésszolgáltató útján történik. Amennyiben az elektronikus aláírás nem érvényes, abban az esetben az elektronikus iratot nem lehet az aláíróként megnevezett személyhez rendeltnek tekinteni, az iktatást ennek megfelel en módosítani kell. 12

13 23) Ha a felbontás alkalmával kiderül, hogy a küldemény pénzt vagy egyéb értéket tartalmaz, a felbontó az összeget, illet leg a küldemény értékét köteles az iratokon vagy feljegyzés formájában az irathoz csatoltan feltüntetni, és a pénzt, illetékbélyeget és egyéb értéket elismervény ellenében a pénzkezeléssel megbízott dolgozónak átadni. Az elismervényt az irathoz kell csatolni. 24) Amennyiben az irat benyújtásának id pontjához jogkövetkezmény f dik vagy f dhet, gondoskodni kell arról, hogy annak id pontja harmadik fél által megállapítható legyen. Papíralapú irat esetében a benyújtás id pontjának megállapítása a boríték csatolásával is biztosítható. Elektronikus úton érkezett irat esetében az elektronikus rendszer által automatikusan generált, az elektronikus visszaigazolásban meghatározott id pont az irányadó. 25) A küldemények téves felbontásakor, valamint, ha kés bb derül ki, hogy a küldeményben min sített irat van, a borítékot újból le kell ragasztani, rá kell vezetni a felbontó nevét, majd a küldeményt a felvett jegyz könyvvel együtt sürg sen el kell juttatni a címzetthez, illetve a min sített iratokat az illetékes iratkezel höz, és a min sít t mivel az iratot az annak megismerésére nem jogosult látta értesíteni kell a betekintésr l. (A felbontó a kézbesít könyvben az átvétel és a felbontás tényét köteles rögzíteni az átvétel dátumának megjelölésével.) 26) A küldemény borítékját véglegesen az ügyirathoz kell csatolni, ha a) az ügyirat benyújtásának id pontjához jogkövetkezmény f dik; b) a beküld nevét vagy pontos címét csak a borítékról lehet megállapítani; c) a küldemény hiányosan vagy sérülten érkezett meg; d) ncselekmény vagy szabálysértés gyanúja merül fel; e) az ajánlott vagy ajánlott-tértivevény posta jelzettel ellátott boríték. A küldemények érkeztetése 27) A papíralapú és elektronikus küldemények átvételét érkeztet nyilvántartás segítségével hitelesen dokumentálni, érkeztetni kell. Az érkeztetés az érkeztet bélyegz nek az iratra való rányomásával, dátumbélyegz vel történik. 28) A személyes postafiókokra érkez hivatalos küldeményeket azonnal a központi postafiókokba kell továbbítani. A személyes postafiókok érkeztetést nem végezhetnek. 29) A küldemények érkeztetése a küldemény fajtája, formátuma szerint: a) Papíralapú küldemények, illetve postafiókba érkez intelligens rlap, sablon file segítségével történ offline beadvány érkeztetését a központi iktatóiroda, vagy az erre kijelölt ügykezel végzi az átvétel igazolásával. b) Az elektronikus postafiókra érkez : ba) elektronikus file (word vagy más formátumú dokumentum); bb) bc) online kitöltés beadvány; ügyfélkapun keresztül a törvényben szabályozott biztonsági el írások alkalmazása mellett közvetlenül kitöltött küldemény érkeztetését az ügyviteli rendszer automatikusan végzi a visszaigazolással egyidej leg. Az ügyintéz kijelölése (szignálás) 30) Az intézkedést igényl beadványokat az iktató ügykezel a jegyz nek továbbítja, aki kijelöli az ügyintézést végz személyt (szignálás). 31) Minden beérkez iratnál ki kell jelölni az ügyintéz t. Az ügyintéz t a jegyz jelöli ki. 13

14 32) A szignálásnál a jegyz nek mérlegelnie kell, hogy melyik iroda, illetve ügyintéz illetékes az ügyben. A személyek megválasztásánál figyelembe kell vennie azt is, hogy az el iratnál ki volt az ügyintéz, nincs-e összeférhetetlenség az ügy természete és az ügyintéz személye között, ki legyen az ügyintézésre jogosult, ha az illet személy esetleg távol van. 33) Szignálás alkalmával módja van a jegyz nek arra is, hogy az ügy elintézésénél követend különleges eljárásra (sürg sség, határid stb.) utasítást adjon. 34) A szignálásra el készítés során az irat tárgyának, tartalmának az el zményre utaló hivatkozási száma alapján, el szignálási jegyzék segítségével automatikus szignálás is történhet. Ebben az esetben közvetlenül ahhoz az ügyintéz höz kell továbbítani az iratot, aki illetékes az ügyben eljárni, és az iratkezelési feljegyzéseket megtenni. 35) A szignálásra jogosultsággal rendelkez jegyz az automatikus szignálást felülbírálhatja és módosíthatja. 36) Az irat szignálására jogosult a) kijelöli az ügyintéz t (irodát, vagy személyt); b) közli az elintézéssel kapcsolatos esetleges külön utasításait, melyeket a szignálás idejének megjelölésével rávezet az el adói ívre és aláírja. 37) Az iratkezelés során az öntapadós jegyzettömb-lap elhelyezése a küldeményre és az el adói ívre nem megengedett. Az iktatás 38) A helyi önkormányzathoz érkez, illetve ott keletkez iratokat a 40., 41. pontban felsoroltak kivételével ha jogszabály másként nem rendelkezik, iktatással kell nyilvántartani. A nyilvántartást úgy kell vezetni, hogy abból megállapítható legyen: a) az irat beérkezésének pontos ideje; b) az intézkedésre jogosult ügyintéz neve; c) az irat tárgya; d) az elintézés módja; e) a kezelési feljegyzések; f) az irat holléte. 39) Az iktatás célja, az irattal kapcsolatos valamennyi lényeges adat és intézkedés írásos rögzítése, az iratok helyének megállapíthatósága, a jogi felel sség megállapíthatósága, a törvényesség érvényesülésének és a határid k megtartásának ellen rzése, az ügyintézés folyamatának dokumentálása és segítése, az önkormányzat iratforgalmának dokumentálása (bizonyíthatóság). 40) Nem kell iktatni, de külön jogszabályban meghatározott módon kell nyilvántartani és kezelni: a) a pénzügyi bizonylatokat, számlákat, b) a munkaügyi nyilvántartásokat, c) a bérszámfejtési iratokat, d) az anyagkezeléssel kapcsolatos nyilvántartásokat, e) a bemutatásra vagy jóváhagyás céljából visszavárólag érkezett iratokat. 41) Nem kell iktatni és más módon sem kell nyilvántartásba venni: a) a meghívókat, b) a tananyagokat, tájékoztatókat, c) az üdvözl lapokat, d) az el fizetési felhívásokat, reklám anyagokat, árajánlatokat, árjegyzékeket, e) a visszaérkezett tértivevényeket, f) a közlönyöket, sajtótermékeket. 14

15 42) Az iratkezel nek az iratokat a beérkezés napján, de legkés bb az azt követ munkanapon be kell iktatni. Soron kívül kell iktatni és továbbítani a rövid határid s iratokat, táviratokat, els bbségi küldeményeket, a hivatalból tett intézkedéseket tartalmazó sürg s jelzés iratokat. Ha az irat munkaid n kívüli id ben érkezik, azt a következ munkanapon iktatni kell, s a tényleges érkezési, átvételi id pontot a megjegyzés rovatban minden esetben jelezni kell. Az iktatószám 43) Az iratokat, az ügyiratra, az ügyirathoz tartozó iratokra, illetve az ügy intézésére vonatkozó legfontosabb adatok rögzítésével, egyedi azonosító számon, iktatószámon kell iktatni. Az iktatást minden évben 1-gyes sorszámmal kell kezdeni. 44) Iktatás el tt az ügykezel nek meg kell állapítania, hogy az iratnak van-e el irata. Amennyiben az irat iktatása nem lehetséges az el zmény f számára, rögzíteni kell az iktatókönyvben az el irat iktatószámát, és az el zménynél a jelen irat iktatószámát, mint az utóirat iktatószámát. 45) Az el zményt ideiglenesen (csatolás), szükség esetén véglegesen (szerelés) az iktatott irathoz kell kapcsolni. 46) Amennyiben az el zményezés során megtalált iratról kiderül, hogy nem az új irat el irata, de annak ismerete a szignáláshoz, valamint az ügy elintézéséhez szükséges, a két iratot csatolni kell. Az ügy lezárása után a csatolt iratokat eredeti irattári helyükre kell visszahelyezni. A csatolást és a csatolás megszüntetését az el adói íven jelölni kell. 47) Ha az ügy lezárása után az összetartozó iratok véglegesen együtt maradnak (szerelés), ezt az iktatókönyvben jelölni kell. 48) Azokban az esetekben, amikor az el iratok nem szerelhet k, azok hollétét fel kell tüntetni. Ha az el irat irattárban vagy határid -nyilvántartásban van, akkor az ügykezel, ha pedig az el zmény az ügyintéz nél van, az ügyintéz köteles azt az utóbb érkezett irathoz szerelni. 49) Az elektronikus úton érkezett iratok automatikus iktatása akkor alkalmazható, ha: a) az automatikus iktatásra kijelölt ügytípusok iratai elkülönített elektronikus fogadási címre érkeznek; b) a benyújtás szabályairól az ügyfelek részletes tájékoztatást érhetnek el a közfeladatot ellátó szerv és/vagy a központi rendszer honlapján; c) a közfeladatot ellátó szerv által el zetesen közzétett formátumban és alakban történik a dokumentum benyújtása; d) az Iratkezelési Szabályzat rendelkezik a tévesen az automatikus iktatási rendszerbe került iratok kezelésér l. 50) Automatikus iktatási rendszer alkalmazása esetén az elektronikus irat beérkezésekor elküldött automatikus visszaigazolás egyben az iktatásról, valamint a fizetési kötelezettségr l szóló tájékoztatást is tartalmazhatja. 51) Egy iratnak csak egy iktatószáma lehet. Téves iktatás esetén az iktatószám nem használható fel újra. 52) Az ugyanazon ügyben, ugyanabban az évben keletkezett iratokat egy f számon kell nyilvántartani. 53) Az iktatószámnak tartalmaznia kell az iktatási f számot, az alszámot, valamint az iktatószám kiadásának évét. (Ha az ügyintézés szakmai követelménye ezt szükségessé teszi további szám, illetve bet jel alkalmazható, amelyek jegyzékét az Iratkezelési Szabályzatban esetleg annak mellékletében kell rögzíteni és évente felül kell vizsgálni). 15

16 54) Nyilvántartás nélküli iratot sem a helyi önkormányzat hivatalán belül, sem küls szervekhez nem szabad továbbítani. 55) Az alszámokra tagolódó sorszámos iktatásnál az egyedi ügyben keletkezett els irat önálló sorszámot, számot kap. Az ügyben keletkez további iratváltás a f szám alszámain kerül nyilvántartásba. Egy számhoz korlátlan számú alszám tartozhat. Új alszámra kell iktatni minden beérkez és hivatalból kezdeményezett iratot. A beérkez iratra adott válasz a beérkez irat alszámát kapja. 56) Új alszámra kell iktatni mint hivatalból keletkezett iratot a határozatokat. A határozatra érkez fellebbezés mint beérkez irat új alszámra kerül. 57) A helyi önkormányzat feladat- és hatáskörébe tartozó ügyek intézésének áttekinthet sége érdekében az azonos ügyre egy adott tárgyra vonatkozó iratokat egy irategységként, ügyiratként kell kezelni. A több fázisban intézett ügyek egyes fázisaiban keletkezett iratok ügyiraton belüli irategységnek, ügyiratdarabnak (ügydarabnak) min sülnek. Iktatókönyv 58) Az önkormányzat iktatás céljára Phüir ügyviteli programmal vezérelt elektronikus iktatókönyvet( adatbázist) használ. 59) Az iktató programnak kötelez en kell tartalmaznia az alábbi adatokat: a) iktatószámot; b) iktatás id pontját; c) küldemény érkezésének id pontját, módját, érkeztet számát; d) küldemény elküldésének id pontját, módját; e) küldemény adathordozójának típusát (elektronikus), adathordozóját; f) küld megnevezését, azonosító adatait; g) címzett megnevezését, azonosító adatait; h) érkezett irat iktatószámát (idegen szám); i) mellékletek számát; j) ügyintéz irodájának és az ügyintéz megnevezését; k) irat tárgyát; l) el - és utóiratok iktatószámát; m) kezelési feljegyzéseket; n) ügyintézés határideje, és végrehajtásának id pontját; o) irattári tételszámát; p) irattárba helyezés id pontját. 60) Az elektronikus iktatás gyakorlati tudnivalóiról a szabályzat mellékleteként csatolt (rendszerleírás) kitöltési útmutató részletesen intézkedik. 61) Az iktatást oly módon kell elvégezni, hogy az iktatókönyvet papír alapon és elektronikus formában egyaránt az ügyintézés hiteles dokumentumaként lehessen használni. Az iratforgalmat minden esetben úgy kell dokumentálni, hogy egyértelm en bizonyítható legyen, ki, mikor, kinek továbbította vagy adta át az iratokat. 62) Elektronikus iktatókönyv használata esetén a módosításokat, tartalmuk meg rzésével, a jogosultsággal rendelkez ügyintéz /ügykezel azonosítójával és a javítás idejének megjelölésével, naplózással dokumentálni kell. 63) A téves iktatás, illet leg az automatikus iktatásnál hibásan a rendszerbe került iktatás iktatószáma nem használható fel újra, azt az utólagos módosítás szabályainak megfelel en használaton kívül kell helyezni. 16

17 64) Az elektronikus iktatókönyvet (adatbázist) az év utolsó munkanapján, az utolsó irat iktatása után hitelesen le kell zárni. A programnak automatikusan biztosítania kell, hogy a zárás után a rendszerbe ne lehessen több iratot iktatni. 65) Amennyiben új iktatószoftver kerül bevezetésre, a folytonosságról és a migrációról gondoskodni kell. 66) A lezárást követ en gépi adathordozóra el kell készíteni az elektronikus iktatókönyv (adatbázis) min sített elektronikus aláírással és id bélyegz vel ellátott másolatát, vagy papírra kell nyomtatni és azt kell hitelesíteni. 67) Az ügyvitel segédeszközeként, a) az ügyirathoz tartozó iratok iktatásának, csatolásának és egyéb nyilvántartási adatoknak a feljegyzésére; b) az ügyintéz i munka adminisztrálására, ügyintéz i, vezet i utasítások rögzítésére; c) az iratok fizikai egységének biztosítására el adói ívet kell használni. Az el adói ívet a hozzátartozó irattal együtt kell kezelni. 68) Elektronikus dokumentumkezelés esetén az el adói ívet a program az iratkezelés és ügyintézés rögzített adatainak felhasználásával elektronikus úton automatikusan készíti. Az iktatóbélyegz, név- és tárgymutató könyv, az ügyirat ügyintéz höz történ továbbítása 69) A papíralapú iratok iktatásához iktatóbélyegz t kell használni, ennek lenyomatát az iraton el kell helyezni, és a lenyomat rovatait ki kell tölteni. 70) Az iktatóbélyegz lenyomata tartalmazza: a) a szerv nevét, székhelyét: Csanytelek Község Polgármesteri Hivatala, 6647 Csanytelek, Volentér János tér 2. b) az iktatás évét, hónapját, napját; c) az iktatás sorszámát, alszámának helyét; d) mellékletek számát; e) az érkezett irat és mellékleteinek lapszámát; f) el adó. 71) Az ügyviteli program az ügyirat tárgya, az ügyfél neve és azonosító adatai, az ügyintézési folyamat történései, az irat útjának nyomon követése alapján visszakeresési és listázási lehet ségeket biztosít (mutatókönyv). 72) A szignált és nyilvántartásba vett iratokat az átvétel igazolása mellett az ügyintéz höz kell továbbítani. 73) Az átvétel igazolása papíralapú ügyirat esetében az egyedi irat azonosítójának, az átvétel id pontjának feljegyzése és az átvev aláírása ellenében, átadókönyvben történik. 74) Elektronikus úton az ügyintéz i jogosultság megnyitásával a rendszer automatikusan rögzíti az átvétel id pontját és tényét. 75) Amennyiben az iratot más szervezeti egységnek is át kell adni tájékoztatásra, egyeztetésre, részleges kiegészítésre, véleményezésre, stb., az átadás-átvételt az átadókönyvben aláírással kell igazolni. Kiadmányozás (aláírás, hitelesítés) 76) Küls szervhez vagy személyhez csak hiteles kiadmányt lehet továbbítani. 17

18 77) Az iratokhoz a kiadmányozó döntése alapján az alábbi kezelési utasítások alkalmazhatók: a) Saját kez felbontásra!, b) Más szervnek nem adható át!, c) Nem másolható!, d) Kivonat nem készíthet!, e) Elolvasás után visszaküldend!, f) Zárt borítékban tárolandó! (a kezelésére vonatkozó utasítások megjelölésével), g) valamint más, az adathordozó sajátosságától függ egyéb szükséges utasítás. A kezelési utasítások nem korlátozhatják a közérdek adatok megismerését. 78) Nem min sül kiadmánynak: a) az elektronikus visszaigazolás; b) a fizetési azonosítóról és az iktatószámról szóló elektronikus tájékoztatás; valamint c) az Iratkezelési Szabályzatban meghatározott egyéb dokumentumok. 79) A kiadmányokat (válaszleveleket és saját kezdeményezés iratokat egyaránt) a helyi önkormányzat hivatalos nyomtatványán (fejléces levélpapírján) kell elkészíteni. 80) A kiadmány hitelesítésére az önkormányzat adott iroda, illetve polgármesteri, vagy jegyz i hivatalos körbélyegz jét kell használni. 81) Küls szervhez vagy személyhez küldend iratot kiadmányként csak a jegyz által meghatározott kiadmányozási joggal rendelkez személy írhat alá. 82) A papíralapú irat akkor hiteles kiadmány, ha: a) azt az illetékes kiadmányozó saját kez leg aláírja, vagy a kiadmányozó neve mellett az s.k. jelzés szerepel, a hitelesítéssel felhatalmazott személy azt aláírásával igazolja, valamint b) a kiadmányozó, illetve a felhatalmazott személy aláírása mellett a szerv hivatalos bélyegz lenyomata szerepel. 83) Nyomdai sokszorosítás esetén elegend a) a kiadmányozó neve mellett az s.k. jelzés, vagy a kiadmányozó alakh aláírásmintája és b) a kiadmányozó szerv bélyegz lenyomata. 84) Az elektronikus kiadmány hitelesítésére a kiadmányozás id pontját dokumentáló min sített elektronikus aláírást kell alkalmazni. 85) Az önkormányzatnál keletkezett iratokról az iratot rz jegyz, vagy ügyintéz je figyelemmel az iratok másolására, hitelesítésére vonatkozó szabályokra a jogosult részére hitelesítési záradékkal ellátott papíralapú és elektronikus másolatot is kiadhat. 86) A kiadmányozáshoz használt bélyegz kr l, érvényes aláírás-bélyegz kr l az érvényességi id feltüntetésével nyilvántartást kell vezetni. A kiadmányozásra jogosult vezet k személyét a Szervezeti és M ködési Szabályzat határozza meg. Az ügyintéz az általa készített tervezetet szignójával köteles ellátni. A kiadmányozásra jogosult személy a tervezetet saját kez aláírásával, és keltezéssel látja el. s.k jelzés esetén az ügyintéz a kiadmány hiteléül záradékot rávezeti, lebélyegzi és aláírja. Expediálás és az iratok továbbítása 87) A kiadmányozott iratokat az érintett címzetthez, címzettekhez továbbítani kell. 18

19 88) Az elintézett, kiadmányozott irat továbbításra történ el készítésér l az ügyintéz gondoskodik. 89) A kiadmányozott ügyiratokat a tisztázatokkal együtt az iratkezel nek kell átadni. Az iratkezel csak teljes ügyiratokat vehet át. 90) A küldeményeket lehet leg még az átvétel napján kell továbbítani. 91) A kimen iratnak minden esetben tartalmaznia kell: a) az önkormányzat hivatala nevét, azonosító adatait (cím, telefon, fax, ); b) az ügyintéz nevét; c) a kiadmányozó nevét, beosztását; d) az irat tárgyát; e) az irat önkormányzati iktatószámát; f) a mellékletek számát; g) a címzett nevét, azonosító adatait; h) az ügyet indító beadvány hivatkozási számát. 92) Az irat elküldése el tt az iratkezel nek ha nem zárt borítékban kapta a küldeményeket ellen riznie kell, hogy a hitelesített iratokon végrehajtottak-e minden kiadói utasítást, és a mellékleteket csatolták-e. 93) Az iratkezel nek fel kell jegyeznie az iratra, és az elektronikus iktatókönyvbe az elküldés keltét. 94) A küldeményeket a továbbítás módja szerint kell kezelni: a) személyes átvétel esetén elegend a kézbesítési id pont, és az átvétel aláírással történ igazolása a kiadmány irattári példányán; b) postai kézbesítés esetén a postai szolgáltatások ellátásáról és min ségi követelményeir l szóló hatályos jogszabályban leírtaknak megfelel en; c) külön kézbesít futárszolgálat igénybevétele esetén a szerz désben rögzített szabályoknak megfelel en; d) elektronikus úton történ kézbesítés esetén a visszaigazolás biztosításával; e) elektronikus ügyintézés esetén a rendszer automatikusan tájékoztatja a címzettet a az ügyintézés befejezésér l, a letöltési lehet ségekr l, és hitelesen naplózza a letöltést. 95) Elektronikus levélben iratot csak akkor lehet küldeni, ha a címzett a kérelmet elektronikusan küldte be, vagy azt az elektronikus levélcíme megadása mellett kifejezetten kéri. 96) Amennyiben az elektronikus levél elküldése meghiúsul, illetve a központi postafiók a letöltést nem regisztrálta, az elektronikus irat papíralapú hiteles változatát hagyományos kézbesítési módszerrel kell megküldeni a címzettnek. 97) A postai kézbesítésnél használt tértivevényeket iktatás nélkül az ügyirathoz kell mellékelni. 98) Ha a postára adott küldemények valamilyen okból visszaérkeznek, nem lehet az ügyet befejezettnek tekinteni. A visszaérkezett küldeményt az irattal együtt vissza kell adni az ügyintéz nek, aki rendelkezik a visszaérkezett irat további kezelésér l. IV. FEJEZET AZ IRAT HATÁRID -NYILVÁNTARTÁSBA, IRATTÁRBA HELYEZÉSE, LEVÉLTÁRI ÁTADÁS, SELEJTEZÉS ÉS MEGSEMMISÍTÉS 19

20 Az irat határid -nyilvántartásba helyezése 1. Határid -nyilvántartásba kell helyezni azt az iratot, amelynek végleges elintézése valamilyen közbens intézkedés elvégzése, feltétel bekövetkezése vagy megsz nése után válik lehet vé. 2. Az iratot határid -nyilvántartásba vagy irattárba helyezni csak a kiadmányozásra jogosult vagy megbízottja engedélyével szabad. Az engedélyt az iraton fel kell tüntetni. A határid t az ügyben, érdemben eljáró ügyintéz nek kell az iraton és az el adói íven év, hó, nap megjelölésével feltüntetni. 3. A határid t az elektronikus iktatókönyv (iktató program) vonatkozó rovatában a naptári év megjelölésével kell feltüntetni. 4. Az iratkezelésért felel s személy a határid -nyilvántartásba átvett iratot köteles az egyéb iratoktól elkülönítve, és határid nként megjelölt naptári napok és az iktatószám sorrendjében elhelyezni és nyilvántartani. A határid el tti napon ha id közben másként nem intézkedtek az elektronikus iktatásból kivezetni, és az ügyintéz nek átadókönyvvel kiadni. Irattárba helyezés, irattár 1) Az elintézett ügyek iratait, amelyeknek kiadmányait, egyéb kimen iratait továbbították, vagy amelyeknek irattározását elrendelték, irattárba kell helyezni 2) Az irattári helyiséget úgy kell kialakítani, hogy száraz, portól és más szennyez dést l védhet, ill. tisztán tartható, megfelel en megvilágítható, leveg je cserélhet, benne a t z keletkezése a legbiztosabban elkerülhet legyen. Ne veszélyeztessék közm vezetékek, a kívül támadt t zt l és er szakos behatolástól védett legyen. A papíralapú iratok tárolásához az irattárban az évszakok közötti nagy h ingadozást a lehet ség szerint a minimumra kell csökkenteni. 3) Az iratok elhelyezésére nyitott, stabil rendszerben telepített felületi festékkel ellátott vasból készített állványokkal kell az irattári helyiséget berendezni. Az irattári berendezés kialakításakor a t z- és balesetvédelem mellett a kezelés célszer ségi szempontjait is figyelembe kell venni. Az irattár kialakításához, berendezéséhez és a használt eszközök kiválasztásához a levéltár szaktanácsát ki kell kérni. 4) Az iratanyag tárolására az ügyintézés során és az irattárban az iratok együttkezelését, portól való védelmét és az állványokon történ szakszer elhelyezését egyaránt szolgáló tároló eszközöket kell használni. Erre a célra az önkormányzat speciális irattároló dobozokat használ. A maradandó érték iratanyagot savmentes dobozokban rzi. 5) A nem papíralapú iratok tárolását az adathordozó id tállóságát biztosító paramétereknek megfelel en kialakított tároló rendszerekben kell biztosítani. Az önkormányzatnál a tárolásból adódható adatvesztés el tt gondoskodni kell az adathordozón található információk hiteles másolásáról, konvertálásáról, átjátszásáról. 6) Az irattárba helyezést az irodavezet k engedélyezik. Irattárba helyezés el tt az ügyintéz : a) megvizsgálja, hogy az el írt kezelési és kiadási utasítások teljesültek-e; b) az ügyirathoz hozzárendeli az irattári terv alapján az ügy tárgyának ismeretében az irattári tételszámot, illet leg a nyilvántartásba vétel során adott irattári tételszámot jóváhagyja, vagy felülbírálja, és azt az el adói ív megfelel rovatába, ill. saját nyilvántartó könyvében (munkakönyv) rögzíti (papíralapú irat esetén rávezeti az iratra is); c) a feleslegessé vált munkapéldányokat és másolatokat az ügyiratból kiemeli, és a selejtezési eljárás mell zésével megsemmisíti. 20