ÜGYVITELI SZABÁLYZAT

Átírás

1 Jóváhagyom: Budapest v.l. Dömötör Zoltán vezérezredes elnök-főparancsnok 1956 MAGYAR NEMZETŐRSÉG ÜGYVITELI SZABÁLYZAT 1

2 Általános rendelkezések A szabályzat kiterjed a Magyar Nemzetőrség teljes személyi állományára A Magyar Nemzetőrségnél folyó iratkezelés felügyeletéért a személyzeti parancsnok helyettes a felelős A személyzeti parancsnok helyettes, mint iratkezelési felelős személy köteles az alábbi feladatokat végrehajtani: a szabályzat használhatóságának ellenőrzéséről, az esetleges módosítások végrehajtásáról a szabályzat betartásának ellenőrzéséről, a hiányosságok, és hibák megszüntetéséről gondoskodik a szabályzat módosításáról, a javasolt módosítások referálásáról biztosítja a helyes iratkezelés feltételeinek eszközeit rendelkezik az iratkezelést illetve ezért felelős végző személy/ek szakmai felkészítéséről, továbbképzéséről biztosítja az iratkezeléshez szükséges okmányokat, nyomtatványokat, és iratmintákat ellenőrzi az ügyviteli szabályzat alá besorolt szabályzatok helyes összekapcsolódását Az ügyviteli részleg közvetlenül a jogi és személyzeti parancsnok helyettesnek van alárendelve. Feladatai:- az ügyviteli törvények és rendelkezések előírásainak rendszerbe állításának biztosítása. az ügyvitel kialakítása és fenntartása, az ügyviteli részleg működtetése. átfogó ellenőrzések végrehajtása. az ügyintézői állomány felkészítse döntésre előkészített dokumentumok szabályos alaki kellékeinek ellenőrzése Iratkezelési feladatok az ügyviteli részleg részére a szervezet iratkezelési okmányainak hitelesítése, vezetése, előírás szerinti tárolása. az iratok megsemmisítése. a szervezet saját, vagy oda érkezett iratok átvétele, iktatása, nyilvántartása. az iratok kiadása, visszavétele, szükségszerinti sokszorosítása, továbbítása, irat vagy levéltári kezelése. az ügyviteli dolgozók iratkezelési, irattárolási, és a meghatározott ellenőrzések végrehajtásának ellenőrzése. Magyarország hatályos iratkezelési törvényeinek betartása, betartatása Iratnyilvántartás A Magyar Nemzetőrség szervezetéhez érkező, ott keletkező, illetve kimenő iratok a rendszeresítet dokumentumokon kell nyilvántartani. Az érdemi ügyintézést, igénylő iratokat iktatással, iktatókönyvben, vagy iktató naplóban kell nyilvántartani. Az iratmozgatásokat minden esetben úgy kell végrehajtani, hogy az iratmozgás egyértelműen bizonyítható legyen, az iratok hollétének igazolása pedig minden esetben naprakészen álljon rendelkezésre. A személyi változás esetén az érintett az iratokkal teljes mértékben el kell, hogy számoljon az ügyvitel felé, a meglétükről, és az esetleges hiányosságokról jegyzőkönyvet kell készítni. A szervezettől továbbított - ek csak olyan adatokat tartalmazhat, amely illetéktelen kézre kerülés esetén nem jár jogkövetkezménnyel és nem fordítható az 1956 Magyar Nemzetőrség szervezetének vagy személyi állományának kárára. 2

3 Küldemények kezelése A nyílt iratokat átveheti: a Magyar Nemzetőri Egységek parancsnokai és. és helyetteseik ügyviteli részleg állománya Az átvett iratokat az átvevő köteles az erre hivatott nyilvántartásba venni ( iktatókönyv) A más részére átvett iratot köteles haladéktalanul, de legkésőbb a címzettnek azt követő első munkanapján továbbítani. Az állami futárszolgálat által kiszállított küldeményt aláírás ellenében kell átvenni, szükség esetén a szervezet bélyegzőjével ellátni az átvételi igazolást. A küldeményeket be kell vezetni az iktatókönyvbe és aláírás ellenében átadni a címzettnek illetve az ügyviteli részlegnek feldolgozásra. A hivatalos jellegű küldemények minden esetben a postakönyvön keresztül kerüljenek aláírás ellenében átadásra az érintett személy/eknek. Az,,azonnal vagy,,sürgős jelzésű küldeményeket óra, perc pontossággal kell bejegyezni az átvételt és az átvevő íja alá! A küldemények érkezés utáni kezelése A felbontatlan dokumentumokat iktatókönyvön bejegyezve kell átadni a címzettnek Az,,SK. küldeményeket a címzett felbontás után soron kívül köteles leadni az ügyviteli részlegnek eljuttatni illetve az iktatáshoz vagy a nyilvántartáshoz szükséges adatokat megadni. Ha nyílt iratú küldeményben minősített iratok is található a borítékot vissza kell zárni, értesíteni kell a címzettet és a feladót is. Továbbiakban a címzett és vagy a feladó utasításai szerint kell kezelni az iratot. A küldemények borítékját meg kel őrizni a küldemény gyűjtőjében ha: o ha a küldemény határidős tartalmú és jogkövetkezmény fűződik hozzá. o ha a feladó azonosítása csak a borítékon lehetséges. o ha a küldemény sérült és hiányos. Minden átvet küldeményt lehetőleg még az érkezés napján, de legkésőbb a következő munkanapon érkeztetni kell! A postakönyvön átadott irat esetén meg kell jelölni az iktatási vagy nyilvántartási számot is. Elintézési határidők, aláírások Az ügyviteli részlegvezetője távolléte esetén helyettese vagy az általa kijelölt személy hajtja végre a szignálást a megérkezés napján. A gyors elintézést igénylő irtat/ok esetén (,,azonnal..sürgős ) az átvétel követően 30 percen belül. Az elintézési határidő idejét a feladó határozza meg! Az kezelési utasítások lehetnek,,azonnal,,sürgős rövid határidővel jelzésűek. Az utasítás nélküli küldemények normál határidejűek. Az,,azonnal jelzéssel ellátott küldeménynek 1órán belül meg kell kezdeni a feldolgozását és 5 munkanapon belül be kell fejezni. A,,sürgős jelzéssel ellátott küldeménynek 2 órán belül meg kell kezdeni a feldolgozását és 10 munkanapon belül be kell fejezni. A,,rövid határidejű küldemény 14 munkanapon belül, a koordinálást igénylő küldeményeket 21 munkanapon belül fel kell dolgozni. 3

4 A határidőktől eltérni csak az intézkedésre jogosult személy illetve az 1956 Magyar Nemzetőr egység parancsnok által adott engedély esetén szabad. A normál határidejű küldemények feldolgozási határideje 30 naptári nap,amelyet ha a jogszabály lehetővé teszi, értesítve a kezdeményezőt a vezető/k egyszeri 30 nappal meghosszabbíthatja. Nyilvántartás, iratkezelés Az ügyviteli részleg a más szervektől érkezett küldeményeket az érkezés napján, de legkésőbb a következő munkanapon dolgozzák fel és vezessék be a megfelelő nyilvántartásba. A szervezetnél keletkezett iratok iktatásáról, nyilvántartásáról, és a nyilvántartási számokkal való ellátásról és feltüntetésről az ügyvitel köteles gondoskodni. Az ügyvitel a küldeményt köteles helyes iktatólapon felvezetni. Ügyintézési érdekből a nyílt vagy minősített iratokat az iktatásra szolgáló nyilvántartásba be kell vezetni. Az iktatás céljára évente hitelesített iktatókönyvet és iratgyűjtőt kell használni. Az iktatáshoz, - kivéve a továbbítandó iratokat- iktató bélyegzővel az első oldalon kell ellátni. Az iktatási szám minden évben egyes számmal kezdődik és év végéig emelkedő sorrendben folytatódik. Az ugyanazon ügy azonos évében keletkezet dokumentumait az iktatókönyv egy főszáma alatt kell nyilvántartani. A kezdő iratot az iktatási főszára kell beiktatni, és a keletkezet további iratokat a főszám alatt alszámokon kell nyilvántartásba venni. Az iktatási szám álljon az iktatókönyv főszámából és minden esetben az iktatási évszámából. (pl.: 1/2012) Az alszámra iktatásakor a nyilvántartási szám a főszámból annak alszámából áll. (pl.: 1-1/2012) Az iktatólap 1 kezdődjön és folyamatosan kiadott emelkedő sorrendű alszámokkal folytatódjon. Iktatni kell a szervezeten kívülre küldendő iratokat is. Nyilván kell tartani de nem kel iktatni: o a nem szigorú számadású bizonylatokat o pénzügyi bizonylatokat o anyagkezeléssel kapcsolatos nyilvántartásokat o sorszámos rendelkezéseket, utasításokat o hivatalos bélyegzőket o személyi kartonokat o futárbizonylatokat o a szervezet belső életével, és tevékenységével kapcsolatos iratokat Nem kell iktatni és nyilvántartásba venni: o reklámanyagokat, tájékoztatókat o meghívókat, kivéve az állami és az államközi meghívókat o sajtótermékeket o jogkövetkezménnyel nem járó értesítéseket Külső szervezethez vagy személyhez kiadmányt csak az illetékes által aláírt lepecsételt állapotban lehet kiadni, továbbítani. Az irat akkor hiteles ha: o az illetékes kiadományozó saját kezűleg aláírta vagy neve mellet szerepel az,,sk jelzés és a hitelesítésre felhatalmazott személy aláírta o a nyomdai sokszorosítás esetén a kiadományozó személy neve mellet az,,sk jelzés szerepel az élethű aláírás mintájával együtt, és fel van tüntetve a soksorosítást ellenjegyező személyneve is 4

5 Az írásos ügyintézés rendje Kerülni kell a levelezést, ha az ügy szóbeli elintézése elősegíti az ügy mihamarabbi megoldását. Írásos kapcsolat felvételre akkor kerüljön sor ha a kapcsolat tartásra nincsen más lehetőség és az írásos megjelenítés elengedhetetlen. A hivatalos iratok csal az iratformázási szabályzatban meghatározott alaki megjelenéssel készíthető el. A személyi állomány segítséget kérhet az ügyviteli részleg állományától. Az iratkezelési okmányokat csak és kizárólag kék vagy fekete golyóstollal lehet kitölteni ettől eltérni csak az ellenőrző személyeknek lehet, kizárólag abból acélból, hogy az ellenőrzés tényét és a feltárt hiányosságokat bevezesse az okmányba. Az ellenőrző személy az okmányok lapjaira vezessék fel az ellenőrzés tényét, úgy hogy az utolsó használatban lévő oldalt elválassza egy vízszintes vonallal, a dátum feltüntetése után beírja az észrevételeit majd aláírja nevét, ezzel igazolva hogy a bejegyzés tőle származik, és végrehajtotta az ellenőrzést. Miután a bejegyzéssel és az aláírásával igazolta az ellenőrzés tényét az ellenőrző személy felelőségre vonható, és számon kérhető a munka eredményéről. Súlyos hiányosságok esetén az ellenőrző személy haladéktalanul tegyen írásban jelentés 1956 Magyar Nemzetőrség vezető állománya felé. Az iratkezelésre használt okmányokban javítani (radírozás,hibajavítók használata,satírozás) Szigorúan tilos! A hibás vagy téves bejegyzéseket egy vonallal áthúzva, úgy hogy a hibás bejegyzés is olvasható maradjon aláírással és dátummal ellátva kell hitelesíteni és a helyes bejegyzést bevezetni az okmányba. A másolatkészítés, sokszorosítás és a nyomdai előállítás szabályai A sokszorosításért a Magyar Nemzetőri egységek parancsnoka által kijelölt személy a felelős és csak ő intézkedhet, illetve adhat utasítást ez ügyben. A Magyar Nemzetőrségnél keletkezett iratokról az iratot őrző Magyar Nemzetőrség szervezeti egység vezetője, vagy az általa megbízott személy az előírt utasítások figyelembe vétele mellet hitelesítési záradékkal jogosult másolatot kiadni. Nyílt iratok szóbeli engedély mellet bárhol, bármilyen sokszorosítógépen végrehajtható. Sokszorosításnál minden példányon fel kell tüntetni ki/kik és melyik példányszámot kapták. Iratok átvétele és továbbítása Az irattovábbításra jogosult személy/ek az ügyviteli részleg vezetője, és az általa kijelölt személy/ek a továbbítandó hivatalos iratok irattári példány az átvétel tényét aláírásával valamint az átvétel idejének megjelölésével dokumentálja A továbbítást meg kell tagadni, ha a készítet irat nem az előírt alaki meghatározásokkal készült, a záradék vagy címzése pontatlan A hivatalos iraton feltüntetett kezelési utasításoknak megfelelő borítékolásért, a címzésért, a borítékba kerülő irat anyag, és a hozzátartozó mellékletekért az irat ügyintézője felelős Hiányos vagy szabálytalanul előkészített küldeményt továbbítani tilos A boríték címzését címzésminta alapján kell végrehajtani A nyílt irat postai úton továbbítandó 5

6 A borítékot név és beosztás szerinti címzés esetén,, kizárólag sk utasítással ellátva kell használni. A,, kizárólag sk felbontásra és az,,sk felbontásra utasítású küldeményekhez a kezelési utasítást külön küldeményként kell eljuttatni a címzett számára Az 1956 Magyar Nemzetőrség szervezetén kívülre címzett küldeményeket postai úton ajánlott vagy elsőbbségi ajánlott küldeményként kell továbbítani Ugyanazon címzettnek, több küldemény esetén külön borítékolás nélkül egyben a posta méretezési, illetve súlyhatári utasításait figyelembe véve egy borítékban illetve csomagban meglehet küldeni. De a csomagoláson egyesével fel kell tüntetni nyilvántartási számokat Futár útján történő továbbítás esetén az azonos címzettnek egy borítékban egyszerre csak két küldemény küldhető el. Az iratok nyilvántartási számát a borítékon külön- külön kell feltüntetni. Az iratokhoz tartozó külön utasítás nem küldhető egy borítékban az irattal! A faxon küldendő irat esetén az elküldés előtt a fax kezelőnek ellenőriznie kell! A továbbítást igazoló szelvényt az irathoz kell csatolni! Nyílt iratok ügykezelése A Magyar Nemzetőrség levelezési körébe tartozó nyílt iratok nyilvántartását a Magyar Nemzetőrség egységei az ügyviteli részlegvezetők szakmai irányítása mellet kell végezni. Ügykezelői okmányok nyíltiratok esetén: o iktatólap, vagy gyűjtőív a levelezési nyíltiratoknak o postakönyv o törzslap nyilvántartás az ügyviteli részleg dolgozóinak azonosításához, és személyi kartonok vezetéséhez Ha a nyílt iratot minősített iratok részére fenntartott nyilvántartásba kell bevezetni a nyilvántartási szám képzésénél használni kell az,,m jelölést. (pl.: M-12-2/2013.) A bekövetkezett személyi változásokat, (áthelyezés, előléptetés, szervezet elhagyás) az ügyviteli részlegnek jelezni kell az adatpontosítás végett. Irattárazás Az ügyiratokat valamint az irattári anyagba tartozó egyéb iratokat, az irattárba helyezés előtt meghatározott irattári tételekbe,a tárgyi alapon, indokolt esetben iratfajta alapján keletkező irattári egységekbe kell besorolni A tárgykörök szerinti csoportosításnak tartalmaznia kell azon iratfajtákat, amelyek az 1956 Magyar Nemzetőrség gyakorlatában előfordulnak, megjelölve az adott irat megőrzési idejét Az iratokat tárgy,- illetve ügykörök szerint kell rendszerezni. Megőrzésük az irattári tételszámhoz tartozó határév végéig kell őrizni A már nem szükséges iratokat, az elintézést követően, de legkésőbb az elintézést követő év június 30-ig kel irattárba leadni Az irattárba helyezés előtt fel kell tüntetni az iraton a irattári tételszámot(itsz.) A megőrzési határidő az iratkezelési évét követő év első napján kezdődik és a megőrzésre határidő év utolsó napján ér véget Az iratok selejtezését az irattári megőrzés lejárta után a Magyar Nemzetőr egység parancsnokának vagy az egység szervezettszerű törzsfőnökének engedélyével lehet 6

7 Az irattár jól áttekinthető polcrendszerrel kell felszerelni Magyar Nemzetőrség irattári helyiségek kijelölése a Magyar Nemzetőrség parancsnokainak a feladata A szervezet irattárát az ügyviteli részleg köteles működtetni Az iratok kezelését a rajtuk szereplő ITSZ alapján kell végrehajtani Iktató lapokat csak a hozzá tartozó teljes iratanyagával lehet leadni A megsemmisítési jegyzőkönyveken nyilvántartott iratok selejtezését az irattári őrzés határidejének letelte után lehet elvégezni A közbeni végrehajtásra kerülő megsemmisítés végrehajtása előtti ellenőrzéshez a személyzeti parancsnok helyettes adhat utasítást a Magyar Nemzetőr egység főparancsnokának előzetes írásos engedélye alapján Irat és titokvédelem A titkosított iratokat zárható szekrényben, külön erre a célra rendszeresített irodai helyiségben szabad tárolni, úgy hogy azokhoz csak az arra jogosult személyek tudjanak hozzáférni. Ezen iratokhoz a hozzáférést csak az 1956 Magyar Nemzetőrség főparancsnoka engedélyezheti A szervezet tagjai csak a beosztási jogosultság alapján férhetnek a beosztáshoz szükséges irat csoportokhoz A nagymennyiségű irattárolásra használt helyiségeket C tűzveszélyességi osztályba kell sorolni és el kell látni, az előírt tűzbiztonsági berendezésekkel Az ügyviteli részleg dolgozói illetve a Magyar Nemzetőr egységek állománya felelősséggel tartoznak a rájuk bízott iratokért, és adathordozókért Az elveszet iratokat, vagy adathordozókat, bélyegzőket a jogi és személyzeti parancsnok helyettesnek haladéktalanul jelenteni kell A jogi és személyzeti parancsnok helyettes intézkedjen az elvesztett dolgok felkutatására. Amennyiben a felkutatás nem járt sikerrel, fel kell venni az eltűnésről jegyzőkönyvet, amelyet a Magyar Nemzetőr egység parancsnoka aláírásával hitelesítsen, és ezután vezessék ki a nyilvántartásból Titkos vagy Nem nyilvános irat vagy adathordozó esetén haladéktalanul értesíteni kell a feladót illetve a kibocsátó szervezetett is!!! Az iratok meglétének ellenőrzését évente legalább egy alkalommal ellenőrizni kell. Szarvas március 15. Farkas Gyula mérnök ezredes Békés Megyei Parancsnok 7