BELSŐ KONTROLLRENDSZER SZABÁLYZATA

Átírás

1 BELSŐ KONTROLLRENDSZER SZABÁLYZATA (Jelen ot a Szenátus a 60/2017. (V.17.) sz. határozatával elfogadta) 2017.

2 Az Eszterházy Károly Egyetem (továbbiakban: Egyetem) Szenátusa az államháztartásról szóló évi CXCV. törvény 69. (1) és (2) bekezdése, valamint a költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belső éről szóló 370/2011. (XII.31.) Korm. rendelet ainak előírása alapján megalkotja az Egyetem belső kontrollrendszerének át. I. RÉSZ A BELSŐ KONTROLLRENDSZER A belső kontrollrendszer fogalma 1. (1) A belső kontrollrendszer a kockázatok kezelése és tárgyilagos bizonyosság megszerzése érdekében kialakított folyamatrendszer, amely azt a célt szolgálja, hogy megvalósuljanak a következő célok: a) a működés és gazdálkodás során a tevékenységeket szabályszerűen, gazdaságosan, hatékonyan, eredményesen hajtsák végre; b) az elszámolási kötelezettségeket teljesítsék, és c) megvédjék az erőforrásokat a veszteségektől, károktól és nem rendeltetésszerű használattól. (2) A belső kontrollrendszer létrehozásáért, működtetéséért és fejlesztéséért a kancellár felelős, az államháztartásért felelős miniszter által közzétett módszertani útmutatók és szervezeti sajátosságok figyelembevételével. A belső kontrollrendszer tartalma 2. (1) A rendszer tartalmazza mindazon elveket, eljárásokat és belső okat, melyek biztosítják, hogy: a) az intézmény valamennyi tevékenysége és célja összhangban legyen a szabályszerűséggel, szabályozottsággal, valamint a gazdaságosság, hatékonyság és eredményesség követelményeivel; b) az eszközökkel és forrásokkal való gazdálkodásban ne kerüljön sor pazarlásra, visszaélésre, rendeltetésellenes felhasználásra; c) megfelelő, pontos és naprakész információk álljanak rendelkezésre az intézmény működésével kapcsolatosan, és d) a belső kontrollrendszer harmonizációjára és összehangolására vonatkozó jogszabályok végrehajtásra kerüljenek a módszertani útmutatók figyelembevételével. (2) A belső kontrollrendszer főbb elemei: a) a céloknak és követelményeknek megfelelő kontrollkörnyezet kialakítása; b) integrált kockázatkezelési rendszer; c) kontrolltevékenységek; d) információs és kommunikációs rendszer; e) nyomon követési rendszer (monitoring). 2

3 Az a) d) pontokban foglalt elemek a belső kontrollrendszer kialakításához és működtetéséhez kapcsolódnak, az e) pontbeli rendszerelem a belső kontrollrendszer figyelemmel kísérését és értékelését jelenti, szerepe, hogy információkat szolgáltasson a belső kontrollok működéséről. II. RÉSZ KONTROLLKÖRNYEZET A kontrollkörnyezettel szemben támasztott követelmények 3. (1) Olyan belső szabályozási rendszer kialakítása és működtetése, amelyben: a) világos a szervezeti struktúra; b) egyértelműek a felelősségi, hatásköri viszonyok és feladatok; c) meghatározottak az etikai elvárások a szervezet minden szintjén; d) átlátható a humánerőforrás-kezelés; e) a belső ok és alkalmazások biztosítják a rendelkezésre álló források szabályszerű, szabályozott, gazdaságos, hatékony és eredményes felhasználását. (2) Az intézmény működési folyamatainak leírását jelentő Ellenőrzési nyomvonal kialakítása, valamint annak rendszeres aktualizálása az intézmény működési folyamatainak szöveges, táblázatokkal vagy folyamatábrákkal szemléltetett leírása, mely lényegében tartalmazza a felelősségi és információs szinteket és kapcsolatokat, irányítási és i folyamatokat, lehetővé téve azok nyomon követését és utólagos ét. (3) Az integritást sértő események kezelésére vonatkozó eljárásrend szabályozása. (4) Az intézmény működésében érvényre juttatni a szakmai felkészültség, a pártatlanság és elfogulatlanság, az erkölcsi fedhetetlenség értékeit, valamint biztosítani a közérdekek előtérbe helyezését az egyéni érdekekkel szemben. III. RÉSZ ELLENŐRZÉSI NYOMVONAL Az i nyomvonal fogalma és jelentősége az Egyetem működésében 4. (1) Az i nyomvonal az Egyetem végrehajtási, pénzügyi lebonyolítási és i folyamatainak szöveges vagy táblázatba foglalt, illetve folyamatábrákkal szemléltetett leírása. (2) Az i nyomvonal a folyamatokra vonatkozó egyes tevékenységeket, a tevékenységek jogi alapját, felelősét, ét, nyomon követését, a kapcsolódó dokumentumokat öleli fel: 3

4 a) az Egyetem működésének, egyes tevékenységeinek egymásra épülő eljárásrendjeit egységes folyamatként mutatja, teljes egészében tartalmazza az i pontok (típusok) összességét; b) kialakításával az Egyetemre jellemző tevékenységek, funkciók együttes koordinálására kerül sor; c) valamennyi résztvevő számára írott és átlátható formában válik (követendő eljárásként) feladattá az eljárások és módszerek betartása, miközben a referenciák, dokumentumtípusok és maguk az eljárások is standardizáltakká válnak; d) megmutatja a szervezet folyamatba épített i rendszerének hiányosságait, így felgyorsítja a pénzügyi irányítás folyamatainak megfelelő átalakítását, és a működtetés színvonalának, a nyújtott szolgáltatások értéknövekedését segíti elő. (3) Jelentősége a felelősségi szintek terén: a) az i nyomvonal egy standardot jelent, eljárások együttesét, amelyek alapján meghatározhatók valamennyi folyamatban a felelősök, i pontok, b) az i nyomvonal segítségével könnyen és gyorsan azonosítható a hibás működés, a hozzá tartozó felelős, c) megmutatja, hogy a teljes folyamat minősége az egyes résztevékenységekért felelős közreműködőkön is múlik. (4) Jelentősége a szervezeten belüli együttműködés erősítése terén: a különböző szervezeti egységek kapcsolatában nagyobb rugalmasság, jobb együttműködés, koordináció várható az i nyomvonal kialakításától. (5) Jelentősége a szervezeti működés terén: a) a megbízható i nyomvonal kialakításának jelentősége abban áll, hogy segítségével feltérképezhetők a szervezet folyamataiban rejlő működési kockázatok; b) a hibásan kialakított i nyomvonal gátolhatja a szervezet folyamatainak pontos ismeretét, így a működtetését; az i pontok elégtelensége vagy az átfedések kialakulása a működési zavarokhoz vezethet. Felelősségi körök 5. (1) A pénzügyi-gazdálkodási folyamatok pontos és teljes körű meghatározása, a okban való rögzítése, az i nyomvonal elkészíttetése a gazdasági igazgató felelőssége és kötelezettsége. (2) A szakmai működési folyamatok szabályozása a hatáskörileg érintett vezetők feladata. 4

5 Az i nyomvonal elkészítése 6. (1) Az Egyetem működési folyamatai a szervezet célkitűzéseinek elérése érdekében kerülnek kialakításra és ennek (a működési folyamatoknak) megfelelően kell az Egyetemet működtetni. Az i nyomvonalat ezekhez a működési folyamatokhoz kell hozzárendelni. (2) Az i nyomvonal készítésének kötelezettsége felöleli az Egyetem tevékenységét jellemző összes folyamatot. A megfelelő irányítási szinteken folyó szabályozott tevékenységek részletes információkat nyújtanak az egyes, az Egyetem tevékenységére vonatkozó eseményekről, műveletekről, a műveletekben résztvevőkről, a felelősségükről, a pénzügyi tranzakciókról, a folyamatot kísérő dokumentumokról. A szabályszerűen vezetett és dokumentált folyamatok megmutatják a művelettel kapcsolatos információkat, a művelet időpontját, a feladat ellátásának módját, az alátámasztó (beérkező és kimenő) dokumentumokat. (3) Az i nyomvonal kialakítása az Egyetem teljes tevékenységére vonatkozik, annak szervezetét, struktúráját jellemző működési folyamatokkal, illetve a folyamatokat működtető felelősökkel együtt, vagyis azon személyekkel, akik a szervezeten belül elsődlegesen felelősek az adott folyamat végrehajtásáért. (4) Az i nyomvonal kialakításának első lépése a folyamatok és a folyamatok felelőseinek azonosítása. (5) Az Egyetem működési folyamatait a főfolyamatok mentén kell csoportosítani, majd a főfolyamatokat megfelelő módon, oszthatóságuk alapján részfolyamatokká kell bontani. (6) A működési folyamatok szabályozottságára lehet alapozni az i pontok, nyomvonalak elkészítését. (7) Az i nyomvonal formáját tekintve lehet: szöveges leírás vagy táblázatba foglalás, illetve folyamatábra. (8) Az i nyomvonalakat az Egyetem működési sajátosságainak figyelembe vételével kell kialakítani, ezt követően pedig célszerű rendszeres időközönként felülvizsgálni, aktualizálni. Az i nyomvonal kialakításánál alkalmazott tevékenységcsoportok meghatározása 7. (1) Az i nyomvonal kialakításánál, modelljének felépítésénél alapkövetelmény olyan tevékenységcsoportok kialakítása, melyek több elemi tevékenységet összefoglalóan képesek leírni. (2) Figyelembe kell venni az intézmény többszintű működését, az egyes szintek feladat- és funkcióbeli sajátosságait, a szintek hierarchiájában végbemenő pénz-, illetve 5

6 dokumentumáramlást. A gazdasági események i nyomvonalát legcélszerűbb táblázatos formában, míg a többi szakmai folyamatot szöveges leírás vagy folyamatábra segítségével megjeleníteni. Az i nyomvonal kialakításánál alkalmazott táblarendszer 8. (1) A gazdasági eseményekre vonatkozó táblarendszer elsősorban az érintett szervezet felelősségi és az információs szintjeit tartalmazza, a kapcsolódásokat, az irányítási és i folyamatot. (2) A gazdasági eseménycsoportok, mint alapfolyamatok esetében az egyes állomásokhoz, szakaszokhoz hozzárendelhető az adott tevékenység (szakasz) felelőse (i pont) a beérkező dokumentum típusa, valamint a tevékenység következtében előálló és már a következő feladat inputját képező dokumentum jellege. (3) Az i pontok lehetnek: - vezetői i pontok; - szervezeti i pontok; - jóváhagyási i pontok; - működési i pontok; - hozzáférési i pontok; - megszakítási i pontok. (4) A táblarendszerben az Egyetemet érintő belső okra, SZMSZ-re való hivatkozást, speciális jogszabályokat fontos feljegyezni, emellett az Áht-ra és az Ámr-re is szükséges hivatkozni. Az i nyomvonal kialakításának feladatát támogatják az Egyetem rendelkezésére álló belső ok, dokumentációk, egyéb információk, a lezárt ekkel kapcsolatos jelentésekben tett megállapítások, javaslatok, illetve az elkészített intézkedési tervek. (5) A táblarendszer ajánlott fejléce, amelyet valamennyi esemény leírásánál egységesen lehet használni: 1. sorszám 2. tevékenység/feladat 3. jogszabály/belső szabályozási alap 4. előkészítés, kiindulási alap/ 5. keletkező dokumentum 6. kötelezettségvállaló/ 7. határidő 8. ellenjegyzés/ 9. jóváhagyó (6) Nem minden esemény, folyamat esetében értelmezhető a fejléc valamennyi rovata, ezért adott folyamat esetében a folyamatra vonatkozó rovatokat kell kitölteni, a nem jellemző rovat üresen marad. 6

7 Az Egyetem i nyomvonal rendszere 9. (1) Az Egyetem gazdasági feladatainak i nyomvonala táblarendszerben kerül bemutatásra. (2) A gazdasági feladatok tevékenység-csoportjainak kialakításánál az alábbi tagolást alkalmazzuk: a) Költségvetés tervezése, előirányzatok kezelése b) Finanszírozás, pénzkezelés c) Humánerőforrás-gazdálkodás, személyi juttatások d) Szolgáltatások igénybevétele e) Vagyongazdálkodás f) Intézményi beszámolás g) nyilvántartás, adatszolgáltatás h) Hallgatói jogviszonnyal kapcsolatos gazdálkodási feladatok. (3) A kialakított, aktualizált i nyomvonalakat az 1. sz. melléklet tartalmazza. (4) A hatályos jogszabályok felsorolását, melyeket jelen alkalmazásakor (az i nyomvonalak táblázataiban) figyelembe kell venni, valamint a rövidítések jegyzékét a 2. sz. melléklet tartalmazza. (5) Az Egyetem Gazdasági Igazgatóságának ügyrendje az i nyomvonallal együtt elvárt részletességgel tartalmazza az Egyetem és szervezeti egységei, a pénzügyigazdasági feladatok ellátásáért felelős személyek által ellátandó feladatokat, a vezetők, dolgozók feladat-, hatás- és jogkörét. (6) A többi szakmai terület i nyomvonalát, folyamatát az Egyetem minőségbiztosítási rendszere írja le. Ezeknek a formája a tevékenység sajátosságainak megfelelően jellemzően szöveges leírás, illetve folyamatábra. IV. RÉSZ A SZERVEZETI INTEGRITÁST SÉRTŐ ESEMÉNYEK ELJÁRÁSRENDJE A szabályozás célja és hatálya 10. (1) A szervezeti integritást sértő eseményekkel kapcsolatos intézkedések általános célja, hogy a) járuljon hozzá a különböző jogszabályokban és okban meghatározott előírások megsértésének, integritást sértő események bekövetkeztének kialakulása megelőzéséhez, megakadályozásához; b) keretet biztosítson a szabályok megsértése esetén, a megfelelő állapot helyreállításához; c) lehetőséget biztosítson a hibák, hiányosságok, tévedések korrigálására; d) lehetővé tegye a felelősség megállapítását; e) az intézkedések foganatosítása megtörténjen. 7

8 (2) A szervezeti integritást sértő események kezelése hatáskörének megfelelően a kancellár és a rektor feladata, amely feladatot az egyetemi SZMSZ-ben meghatározandó munkaköri, hatásköri, felelősségi és elszámoltathatósági rendnek megfelelően az egyes szervezeti egységek vezetőire átruházhatnak. (3) A hatálya kiterjed az egyetemi SZMSZ-ben meghatározott vezetőkre, illetve az egyes tevékenységekben részt vevő dolgozókra, oktatókra és hallgatókra. (4) Jelen eljárásrend része a belső kontrollrendszernek, amely tartalmazza mindazon elveket, eljárásokat és belső okat, amelyek alapján az Egyetem érvényesíti a feladatai ellátására szolgáló előirányzatokkal, létszámmal és a vagyonnal való szabályszerű, gazdaságos, hatékony és eredményes gazdálkodás követelményeit. A szervezeti integritást sértő esemény fogalma, jellemzői 11. (1) Szervezeti integritást sértő esemény: minden olyan esemény, amely a szervezetre vonatkozó szabályoktól, valamint a jogszabályi keretek között a költségvetési szerv vezetője és az irányító szerv által meghatározott szervezeti célkitűzéseknek, értékeknek és elveknek megfelelő működéstől eltér. (2) A szervezeti integritást sértő esemény fogalom mind a korábbi szabálytalanságok fogalmi körét, mind az íratlan és egyéb értékalapú szabályok (visszaélés, csalás, korrupció) megsértésének eseteit lefedi, megfelelve az integritás legszélesebb értelemben vett definíciójának. (3) A szervezeti integritást sértő esemény körébe tartozik egyebek mellett a valamely hatályos jogszabály, az Egyetem belső a szándékos vagy gondatlan megszegésével elkövetett olyan tevékenység vagy mulasztás, amely az Egyetem működési rendjét, a költségvetési, illetve a vagyongazdálkodást, az állami feladatellátás bármely tevékenységét sérti vagy veszélyezteti. (4) A szervezeti integritást sértő esemény fogalomköre széles, a korrigálható kisebb mulasztásoktól, munka közben előforduló hiányosságoktól kezdve ide tartoznak a súlyosabb büntető-, szabálysértési ügyek, valamint kártérítési eljárás megindítására okot adó cselekmények. (5) Az alább felsorolt szervezeti integritást sértő esemény bármelyike bekövetkezése esetén kiemelt jelentőségűnek minősül: a) az Egyetem zavartalan működését súlyosan sértő, b) az Egyetem döntéshozó testületi szerveinek a működését veszélyeztető, c) az Egyetemre háruló nyilvántartási, bejelentési, tájékoztatási kötelezettség elmulasztását eredményező, d) az Egyetem hírnevét károsan befolyásoló, e) amely eset önmagában is alkalmas az Egyetem felügyeleti szerv általi elmarasztalására, esetleges jogkövetkezmény kiváltására, 8

9 f) az Egyetem szervezetén belül működő valamely szervezeti egységben megvalósult olyan esemény, amely jelentősen akadályozza más szervezeti egység feladatellátását, g) az forintot meghaladó vagyoni hátránnyal járó, vagy olyan szervezeti integritást sértő esemény, amely következtében az Egyetem ellen akár jogi lépések, perek indulhatnak. (6) A szervezeti integritást sértő események lehetnek: a) szándékosan okozott szabálytalanságok, nevezetesen: félrevezetés, csalás, sikkasztás, megvesztegetés, szándékosan okozott szabálytalan kifizetés, egyéb szándékos eltérések a szabályozás rendjétől. b) nem szándékosan okozott szabálytalanságok esetei: figyelmetlenségből származó, hanyag magatartásból következő, helytelenül vezetett nyilvántartásból, egyéb nem szándékos eltérésből származó szabálytalanságok. (7) A szervezeti integritást sértő események a gyakoriságot tekintve lehetnek: a) egyszeri, b) ismételt, c) rendszeres (legalább 3 alkalommal elkövetett szervezeti integritást sértő esemény). (8) A szándékosság kérdése a megfelelő szankciók kiszabásakor értékelendő. A szervezeti integritást sértő események megelőzése 12. (1) A szabályozottság biztosítása, valamint a szervezeti integritást sértő események megakadályozása hatáskörének megfelelően a kancellár és a rektor felelőssége. (2) A kancellár és a rektor kötelezettsége az Egyetem szervezeti struktúrájában meghatározott egységek vezetői hatáskörének, felelősségének és beszámoltathatóságának szabályozásán keresztül valósul meg. (3) Ennek érdekében a vezetők alapvető kötelezettsége, hogy a) a jogszabályoknak megfelelő szabályozások alapján működjön a szervezet, és ennek érdekében a szükséges, feladatkörükhöz tartozó szabályozások előkészítésre kerüljenek, b) a szabályozottságot, valamint a szabályok betartását minden vezető folyamatosan kísérje figyelemmel, amely elsődleges feltétele a szervezeti integritást sértő események megelőzésének, c) szervezeti integritást sértő esemény észlelése esetén minél gyorsabban, kellően hatékony intézkedés történjen annak érdekében, hogy a szervezeti integritást sértő esemény megszüntetésre, a hibás belső szabályozás helyesbítésre kerüljön, 9

10 d) a helytelen alkalmazási gyakorlat megszüntetése mellett indokolt esetben a személyi felelősség megállapításra kerüljön, a szükséges intézkedések megvalósuljanak. (4) Az Egyetem működését érintő, folyamatosan aktualizált belső ok és az egyéb belső szabályozó dokumentumok (körlevelek, utasítások stb.) az Egyetem honlapján érhetők el. (5) A szervezeti integritást sértő események megelőzése érdekében az Egyetem munkavállalóinak konkrét feladatát, hatáskörét, felelősségét, beszámoltathatóságát a dolgozók munkaköri leírásaiban kell szabályozni. A munkaköri leírásban rögzíteni kell azokat a okat, amelyek a dolgozó munkavégzését szabályozzák. (4) Az Egyetem alkalmazottainak munkaviszonyából, illetve a hallgatók hallgatói jogviszonyából származó kötelezettségeket a felsőoktatási törvény, valamint az egyetemi oknak megfelelően kell teljesíteniük. A szervezeti integritást sértő események megelőzése érdekében a dolgozóknak és hallgatóknak tevékenységük során alkalmazandó okat és azok változását folyamatosan meg kell ismerniük. A szervezeti integritást sértő események észlelése 13. (1) Minden szervezeti egység vezetője felelős a feladatkörébe tartozó szakterületen észlelt szervezeti integritást sértő esemény ismételt előfordulásának megelőzéséhez szükséges intézkedések megtételéért, a bekövetkezett esemény feltárásáért, szükség esetén annak dokumentálásáért, továbbá indokolt esetben a felelősségre vonással és a hiányosságok megszüntetésével kapcsolatos intézkedések kezdeményezéséért és megvalósításuk éért. (9) Amennyiben a szervezeti integritást sértő eseményt az Egyetem szervezeti egységének munkatársa észleli, köteles értesíteni az egység vezetőjét. (3) Amennyiben a szervezeti egység vezetője az adott ügyben érintett, az alkalmazottnak a vezető felettesét, a kancellár, illetve a rektor érintettsége esetén a felügyeleti szervet kell értesítenie. (10) A jelentést tevő személlyel szemben nem alkalmazható semmiféle hátrányos elbánás, jelentéséért felelősségre nem vonható. (11) Az észlelt esemény bejelentése történhet szóban, vagy egyes esetekben, az egyetemi okban meghatározott módon írásban. (6) Ha a megfelelően értesített vezető megalapozottnak találja a szervezeti integritást sértő eseményt, erről értesíti hatáskörének megfelelően a kancellárt vagy a rektort, illetve az átruházott hatáskört gyakorló vezetőt. (7) A hatáskör gyakorlójának kötelessége gondoskodni a megfelelő intézkedések meghozataláról, illetve indokolt esetben a szükséges eljárások megindításáról. 10

11 (8) Amennyiben a szervezeti integritást sértő eseményt az Egyetem kancellárja vagy rektora észleli, a feladat-, hatáskör-, és felelősségi rendnek megfelelően intézkedik annak korrigálására, megszüntetésére. (9) Amennyiben a belső i tevékenysége során tapasztal szervezeti integritást sértő eseményt, a Belső Ellenőrzési Kézikönyvben foglaltaknak megfelelően kell eljárnia. A belső megállapításai alapján a kancellárnak intézkedési tervet kell kidolgoztatnia, és az intézkedési tervet végre kell hajtatnia. (10) Ha a szervezeti integritást sértő eseményt külső i szerv észleli, erre vonatkozó megállapításait i jelentésbe foglalja. a) A büntető-, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekmény, mulasztás, vagy hiányosság esetén az ellenőrző szervezet működésének rendje alapján jár el. b) A szervezeti integritást sértő eseményekre vonatkozó megállapítások alapján az Egyetemnek intézkedési tervet kell kidolgoznia. A szervezeti integritást sértő események kezelésével kapcsolatos intézkedések, eljárások 14. (1) A szükséges intézkedések végrehajtásáért hatáskörének megfelelően a kancellár, illetve a rektor felelős. (2) A szükséges intézkedések meghozatala büntető vagy szabálysértési ügyekben az arra illetékes szervek értesítését is jelenti annak érdekében, hogy megalapozottság esetén az illetékes szerv a megfelelő eljárásokat megindítsa. (3) Az egyetemi tevékenységekben feltárt, szervezeti integritást sértő eseményekészlelése esetén hatáskörének megfelelően a kancellár vagy a rektor vizsgálatot rendelhet el a tényállás tisztázására. (6) A vizsgálatban való részvételre munkatársakat, indokolt esetben külső szakértőt is felkérhet a munkajogi szabályok tiszteletben tartásával. (5) A vizsgálat eredménye lehet további vizsgálat elrendelése is. Erre leginkább akkor kerül sor, ha a szervezeti integritást sértő esemény megállapítását követően a felelősség eldöntéséhez, illetve hasonló esetek megelőzése érdekében szükséges intézkedések meghatározásához, nem elég a rendelkezésre álló információ. A szervezeti integritást sértő eseménnyel kapcsolatos eljárás nyomon követése 15. (1) Hatáskörének megfelelően a kancellár vagy a rektor, illetve az átruházott hatásköröket gyakorló vezetők feladata a szervezeti integritást sértő eseménnyel kapcsolatos intézkedés, alábbiak szerinti nyomon követése: a) az elrendelt vizsgálatok, meghozott döntések, illetve a megindított eljárások lefolytatásának nyomon követése, 11

12 b) a vizsgálatok során elrendelt intézkedések végrehajtásának figyelemmel kísérése, c) a feltárt szervezeti integritást sértő esemény típusa alapján a további szabálytalanság-lehetőségek feltárása, d) a hasonló esetek megelőzésére intézkedések megtétele, ok módosítása. (2) A szervezeti integritást sértő eseménnyel kapcsolatos eljárásról információt kell szolgáltatni a belső i vezető számára, elősegítve a folyamatban lévő eit, illetve lehetővé téve számára az i környezetre és a vezetési folyamatokat érintő eseményekre történő nagyobb rálátást. A szervezeti integritást sértő eseménnyel kapcsolatos intézkedések nyilvántartása 16. (1) Hatáskörének megfelelően a kancellár vagy a rektor, illetve az átruházott hatásköröket gyakorló vezetők feladatai a szervezeti integritást sértő eseménnyel kapcsolatos intézkedés során: a) gondoskodik a szervezeti integritást sértő eseményekkel kapcsolatban keletkezett iratanyagok nyilvántartásának naprakész és gondos kezeléséről, b) elrendeli a kapcsolódó írásos dokumentumok elkülönített nyilvántartásban történő iktatását, c) nyilvántartást vezet a megtett intézkedésekről és az ahhoz kapcsolódó határidőkről, d) a pályázati úton felhasználásra kerülő források, költségvetési előirányzatok tekintetében figyelembe veszi az Európai Unió Strukturális Alapjai és a Kohéziós Alap támogatásainak fogadásához kapcsolódó pénzügyi lebonyolítási, számviteli és i rendszerek kialakításáról szóló 360/2004. (XII. 26.) Korm. rendelet VII. Szabálytalanságok kezelése című fejezetében meghatározottakat. (2) A kancellár a fenntartó felé éves i jelentést készít, melyben számot ad: a) a belső által tett ajánlások, megállapítások és javaslatok hasznosításáról, hasznosulásának tapasztalatairól, b) az intézkedési tervek megvalósításáról, c) az i tevékenység fejlesztésére vonatkozó javaslatokról. Az eljárásrenddel kapcsolatos gyakorlati megvalósítási formák 17. (1) Hatáskörének megfelelően a kancellár és a rektor az Egyetem teljes tevékenységével kapcsolatos a szervezeti integritást sértő események kezeléséről szóló eljárásrend kiadmányozása mellett egyes esetekben az ilyen események kezeléséhez más gyakorlati megvalósítási formát is választhat. (2) Hatáskörének megfelelően a kancellár és a rektor dönthet úgy, hogy szükség esetén: a) szakértői csoport értékelje az Egyetem működése során előforduló, szervezeti integritást sértő eseményeket, és a szakértői csoport egyúttal javaslatot tesz az 12

13 azokkal kapcsolatos intézkedésekre. Ez esetben a csoport működését külön kell szabályozni; b) bizonyos esetekben vagy tevékenységi körökre vonatkozóan szabálytalansági felelőst jelölhet ki a szervezeti integritást sértő események észlelésére és a kapcsolódó intézkedések koordinálására. Ebben az esetben, munkaköri leírásban kell szabályozni a feladatot és a jelentési kötelezettséget; c) az általános az Egyetem egészére érvényes elveket, kötelezettségeket tartalmazó eljárásrend mellett, az egyes szervezeti egységek vezetői kötelesek szabályozni a saját szervezeti egységük tevékenysége során érvényesítendő sajátos szakmaspecifikus eljárási szabályokat, az ehhez képesti eltérések és szabálytalanságok következményeit, a nyilvántartást és jelentés folyamatait. V. RÉSZ INTEGRÁLT KOCKÁZATKEZELÉS Az integrált kockázatkezelés részletes feladatait az Integrált Kockázatkezelési tartalmazza. VI. RÉSZ KONTROLLTEVKENYSÉGEK 18. (1) A rektor együttműködésével a kancellár köteles a szervezeten belül olyan kontrolltevékenységeket kialakítani, melyek biztosítják a kockázatok kezelését, hozzájárulnak a szervezet céljainak eléréséhez, és erősítik a szervezet integritását. (2) A kontrolltevékenységek azok a kontrollkörnyezetet kiegészítő eljárások (eszközök, eljárások, mechanizmusok = kontrollok), amelyeket az Egyetem vezetése annak érdekében hoz létre, hogy elősegítse az Egyetem célkitűzéseinek elérését a) a működés eredményességének és hatékonyságának, b) a pénzügyi jelentések megbízhatóságának, és c) az alkalmazandó törvényeknek és előírásoknak való megfelelés területén. (3) A kontrolltevékenységeket a vezetők és a dolgozók működtetik, ők felelnek a kontrolltevékenységek folyamatos végrehajtásáért. A szervezeti egységek vezetői felelnek továbbá a kontroll célkitűzések kialakításáért, a működtetés megszervezéséért, a kontrollok figyelemmel kíséréséért és értékeléséért. A kontrolltevékenységek a szervezeti hierarchia minden szintjén és minden működési területén biztosítják, hogy a vezetés iránymutatásai és instrukciói a célokra ható kockázatok kezelésével kapcsolatban úgy kerüljenek végrehajtásra, hogy a vezetés által meghatározott kockázat, a tűréshatáron belül maradjon. (4) A kontrollok, tevékenységek együtteseként folyamatosan működnek és fejtik ki hatásukat. 13

14 (5) A kontrolltevékenység részeként, minden tevékenységre vonatkozóan biztosítani kell, a szervezeti célok elérését veszélyeztető kockázatok csökkentésére irányuló kontrollok kiépítését. Kontrollstratégiák és módszerek 19. (1) A vezetés által kialakított kontrollstratégiának az Egyetem egészére vonatkozó stratégiai célokhoz, és az azokhoz kapcsolódó, szintenként eltérő tartalmú, de egymással konzisztens módon összefüggésben álló egyéb célokhoz kell kapcsolódnia. (2) Az Egyetem működési kockázatainak mérséklésére, megszüntetésére olyan kontrollok folyamatokba, rendszerekbe való beépítése indokolt, amelyek hatékonyan képesek jelezni, megelőzni a kockázat előfordulását vagy bekövetkezése esetén hatását mérsékelni, illetve azt meg is szüntetni. A kockázat jellegétől, tartalmától függően az Egyetem i nyomvonalai határozzák meg, hogy céljaik szerint milyen kontrollt kell adott kockázat esetében alkalmazni. Az i nyomvonalak mellett az Egyetem belső ai, valamint a munkaköri leírások rögzítik a működési és gazdálkodási folyamatokhoz kapcsolódó kontrollpontokat, valamint a vezetők és a dolgozók által ellátott kontroll tevékenységeket. (3) A kontrollok általános céljaik alapján lehetnek: a) Megelőző (preventív) kontrollok, amelyek alapvető célja, hogy hibás lépések, nem előírásszerű teljesítések esetén akadályozzák meg a folyamat továbbvitelét, s így előzzék meg a nagyobb hibák bekövetkezésének lehetőségét. A mindennapi szakmai munka során ezt a funkciót az egyes szervezeti egységek munkatársai látják el az i nyomvonalakban meghatározott i feladatok ellátásával, b) Helyrehozó (korrekciós) kontrollok, amelyek kialakításának célja a már bekövetkezett, nemkívánatos esemény következményeinek kijavítása. c) Iránymutató (direktív) kontrollok, amelyek a szervezet számára egy kiemelten fontos, negatív hatású cselekmény, esemény, kockázat elkerülésének lehetőségeire hívják fel a figyelmet, és így még időben lehetőséget adnak a vezetésnek a reagálásra, a várható negatív hatást megelőző, vagy mérséklő intézkedés meghozatalára, a hibás gyakorlat ismétlődésének megakadályozására. d) Feltáró (detektív) kontrollok, amelyek a már bekövetkezett hibákat tárják fel, rámutatva a hiba, hiányosság előfordulásának tényén kívül, a szervezetre gyakorolt, már bekövetkezett hatására is. (4) Az adott esetben alkalmazandó kontrolltípus kiválasztására a folyamatgazdák szakmai és gyakorlati ismeretei, felelősen tett javaslatai alapján kerül sor. (5) A kontrolltevékenységek dokumentálási követelményének meghatározására az i nyomvonalban került sor. (6) A négy szem elve a folyamatba épített keretében valósul meg. Bármely végrehajtási és pénzügyi művelet befejezését megelőzően az adott feladatot ellátó személy munkáját egy másik személy teljes körűen, dokumentáltan felülvizsgálja. Az 14

15 dokumentálása történhet i listák alkalmazásával, illetve a szolgálati út, a kiadmányozási szabályok és a felelősségvállalási rend betartásának kötelezettségével. (7) Az alkalmazandó kontroll módszerének megválasztásánál figyelembe kell venni az erőforrás-igényt (emberi, eszköz, költség, stb.), mely nem haladhatja meg az alkalmazásukkal elért haszon, vagy az általuk elkerült kár nagyságát. Vezetői 20. (1) A vezetői i rendszer az intézmény teljes tevékenységére vonatkozóan biztosítja az alapító okiratban meghatározott feladatok célszerű, gazdaságos, hatékony és eredményes végrehajtását, továbbá a működési folyamatok rendszerszemléletű szabályozottságát, a vonatkozó jogszabályok és az azokhoz kapcsolódó belső ok megfelelőségét. (2) A rektor együttműködésével a kancellár köteles a szervezeten belül kontrolltevékenységeket kialakítani, amely részeként minden tevékenységre vonatkozóan biztosítani kell a szervezeti célok elérését veszélyeztető kockázatok csökkentésére irányuló kontrollok kiépítését, különösen az alábbiak vonatkozásában: a) a pénzügyi döntések dokumentumainak elkészítése (ideértve a költségvetési tervezés, a kötelezettségvállalások, a szerződések, a kifizetések, a támogatásokkal való elszámolás, a szabálytalanság miatti visszafizettetések dokumentumait is); b) a pénzügyi kihatású döntések célszerűségi, gazdaságossági, hatékonysági és eredményességi szempontú megalapozottsága; c) a költségvetési gazdálkodás során meghozott pénzügyi döntések szabályszerűségi szempontból történő jóváhagyása, illetve ellenjegyzése; d) a gazdasági események elszámolása (a hatályos jogszabályoknak megfelelő könyvvezetés és beszámolás) kontrollja. (3) A (2) bekezdés a), c), d) pontjában felsorolt tevékenységek feladatköri elkülönítését biztosítani kell a okban, ügyrendekben, munkaköri leírásokban, belső utasításokban, folyamat- és rendszerleírásokban. a) Az egyes folyamatokkal kapcsolatos végrehajtási, i, illetve pénzügyi teljesítési tevékenységeket külön szervezeti egységekhez, illetve személyekhez kell delegálni. b) Az egyes (szakmailag) elkülönülő tevékenységek végrehajtását végző szervezeti egységek és személyek szervezetileg függetlenek legyenek egymástól, illetve ne legyenek egymással alá-fölérendeltségi viszonyban. c) A pénzügyi kötelezettségvállalást és teljesítést magában foglaló tevékenységek esetében a négy szem elvét (a tevékenység elvégzésének az azt elvégzőktől független másik személy által történő felülvizsgálata) biztosítani kell. (4) A tevékenységek folyamatába épített, az ismétlődő folyamatok szabályozott i rendszere. Ez a rendszer akkor jelez, ha a követelményektől eltérést észlel. A jelzésnek oda kell irányulnia, ahol a leggyorsabban lehet a kérdéses ügyben intézkedni, a hibát kijavítani, elhárítani. Eredményessége jelentősen befolyásolja a szervezettséget, 15

16 a minőséget, a tevékenységet, a hatékonyságot és legfőképpen a kockázatok csökkentését. Megszervezésének alapfeltétele a tevékenység zárt folyamatrendszerének biztosítása. A munkafolyamatba épített hatékony működéséhez pontosan rögzíteni kell a) az körülményeit, b) a folyamatokhoz tartozó i pontokat, c) az viszonyítási alapjait (jogszabályi előírás, utasítás stb.), d) a követelményeket, e) a követelményektől való eltérés esetén a visszacsatolás módját és irányát. (5) A működési folyamatok előzetes e megelőzi valamely esemény megtörténtét, az utasítások kiadását, a hozott döntés végrehajtását, mellyel biztosított a lehetőség a döntés vagy rendelkezés esetleges pontosítására, felülvizsgálatára, a hibák megelőzésére. (6) Az utólagos az esemény, cselekmény befejezése, a folyamat lezárulása után történik meg, így funkciója elsősorban korrigáló lehet, legfőbb eszköze a vezetői. (7) Az ek megtörténtét az t végző - a nyomon követhetőség biztosítása érdekében - kézjegyével és dátummal igazolja az ellenőrzött okmányon. (8) Az Egyetem folyamatba épített i tevékenységének tartalmát, gyakoriságát, mélységét igazítani kell a rendszeresen végzett kockázatelemzés eredményeihez. (9) A folyamatba épített ek során egy adott szakmai vagy gazdálkodási feladat, folyamatelem ellátásáért vagy felügyeletéért felelős munkatárs vagy vezető az adott tevékenység megkezdése, folyamatelem végrehajtása vagy vezetői tevékenység gyakorlása előtt felméri a lehetséges kockázati tényezőket és gyakorolja a szükséges kontrolltevékenységeket. (10) Az operatív munkavégzésbe beépülő (belső okban rögzített), a kockázatok kezelésére szolgáló folyamatos kontrolltevékenységek különösen az alábbiak: a) az Egyetem nevében történő kötelezettségvállalások csak előirányzat-terven és likviditási terven alapulhatnak. Az Egyetem nevében történő írásbeli kötelezettségvállalást meg kell előznie az arra jogosult személy ellenjegyzésének, b) a gazdasági vezető folyamatosan ellenőrzi az Egyetemen a kötelezettségvállalás, utalványozás, ellenjegyzés és érvényesítés vonatkozásában a jogszabályi előírások betartását. A vezetői ek mellett a kötelezettségvállalás, utalványozás és ellenjegyzés gyakorlatában a folyamatba épített kontrollok (pl. formai és tartalmi ek, szignók megléte, négy szem elve stb.) is működnek, c) az éves és féléves beszámolók készítése során az Egyetem Számvitelei politikájában rögzített alapelvek, belső szabályok betartásának fokozott vezetői és folyamatba épített kontrollja, d) a kötelezettségvállalások nyilvántartásának folyamatos vezetése és aktualizálása, e) az Egyetem beruházásainak-fejlesztéseinek megalapozott költségvetési tervezése, a pénzügyi és kivitelezési-műszaki tervek részleteinek egyeztetése, illetve a kapcsolódó szerződések és pénzügyi elszámolások gondos kezelése, 16

17 f) az Egyetem hallgatói és dolgozói személyes épségének, illetve az Egyetem fizikai eszközei és vagyontárgyai védelmének érdekében, az azokban okozható sérülések és károk valószínűségének minimálisra csökkentése érdekében az Egyetem portaszolgálatot, illetve bekötött rendszeren keresztüli biztonsági felügyeletet üzemeltet. (11) A vezetői a vezetők által személyesen, vagy megbízásuk alapján gyakorolt irányítási tevékenység, melynek keretében a kiadott intézkedések végrehajtásának e valósul meg. Az Egyetem valamennyi vezetője köteles az irányítása alá tartozó működési folyamatokat ellenőrizni. A vezetői szintjei és funkciói a következők: a) a magasabb vezetők i feladatkörébe a meghatározó, nagyon magas és magas kockázattal járó döntések előkészítése, végrehajtása tartozik, b) az egyéb (közép és alsó szintű) vezetői tevékenységet pedig úgy kell megszervezni, hogy azok a végrehajtás zavarait helyben tudják feltárni és kijavítani. c) a vezetői t a vezető általi eseti vagy munkakörből adódó megbízás alapján átruházott jogkörben is el lehet végezni. (12) A vezetői t a szervezeti egységek vezetői a vezetésük vagy felügyeletük alá tartozó teljes tevékenységre vonatkozóan kötelesek megszervezni és végezni. A vezetői i tevékenység keretében kerül sor az Egyetem valamennyi tevékenységének folyamatos, ütemezett ére, különös tekintettel: a) a szakmai munka szabályszerűségére, megfelelősségére, b) a belső rendelkezések megtartására, c) az tapasztalatainak hasznosulására, d) a belső kontroll elemek működésének értékelésére. (13) A vezetők a vezetői t a következő közvetlen eszközökkel végezhetik: a) kiadmányozási jogkör gyakorlásával, b) aláírási jog gyakorlásával, c) az információk elemzésével, d) beszámoltatással, e) helyszíni tapasztalatszerzéssel, f) kontrolling rendszer működtetésével, g) a célok elérésének mérése meghatározott teljesítmények alakulásának ével, monitoring indikátorok alkalmazásával: indexek, indikátorok felhasználásával, mennyiségi és minőségi, valamint fajlagos mutatókkal, h) összehasonlítással: más, azonos feladatot ellátó szervek, szervezeti egységek adataival, gyakorlatával, eredményeivel való összehasonlítással, i) intézkedések nyomon követésével, j) jelentéstételi kötelezettségek teljesítésével és ével (belső és külső jelentések elkészítése, tartalmának e és értékelése). (14) A kancellár saját hatáskörben vagy a rektor kezdeményezésére soron kívüli belső ek elrendelésével is meggyőződhet az intézkedések végrehajtásáról és eredményeiről. 17

18 A felelősségi körök meghatározása 21. (1) A belső okban, ügyrendekben, munkaköri leírásokban részletesen szabályozni kell a felelősségi körök meghatározásával: a) az engedélyezési, jóváhagyási és kontrolleljárásokat; b) a dokumentumokhoz és információkhoz való hozzáférést; c) a beszámolási eljárások feladatait. (2) Az egyes folyamatokon belül külön kell választani a végrehajtási, vezetői i és pénzügyi teljesítési tevékenységeket, hogy csökkenteni lehessen a szervezeti integritást sértő események, szabálytalanságok, különösen a súlyosabb szabálytalanságok bekövetkezésének lehetőségét. (3) A szervezeti integritást sértő események, szabálytalanságok elkerülése érdekében biztosítani kell, hogy az egyes szakmailag elkülönülő tevékenységek végrehajtását végző szervezeti egységek és személyek szervezetileg függetlenek legyenek egymástól, illetve ne legyenek egymással alá-fölérendeltségi viszonyban. A feladatvégzés folytonossága 22. (1) Biztosítani kell, hogy az intézményből távozó (kilépő) alkalmazottak írásban rögzítsék és átadják (SZMSZ-ben meghatározott formában) az általuk ellátott feladatokkal kapcsolatos mindazon információkat, amelyek nélkülözhetetlenek a feladat további zökkenőmentes ellátása szempontjából. Hiszen az Egyetem folyamatos működése megköveteli, hogy a munkavégzéshez szükséges minden adat, információ úgy álljon rendelkezésére a feladatot ellátók részére, hogy azokból nyomon lehessen követni az adott feladattal kapcsolatos korábbi tevékenységeket akkor is, ha személycserére került sor. Írásban kell rögzíteni a további feladatellátáshoz szükséges információkat, és azokat a feladattal újonnan megbízott részére átadni. (2) Fontos, hogy a munkakör átadási dokumentációból megállapítható legyen, hogy a feladatokból mit végzett el a kilépésig a kilépő munkatárs. (3) A dolgozó feladatai elvégzéséért felelősséggel tartozik, az el nem végzett feladatokhoz kapcsolódó felelősség a feladatot átadó munkatársat, illetve tevékenységének felügyeletét ellátó vezetőt terheli. (4) A dolgozó helyettesítését a munkaköri leírásban előírt helyettesítési rend szabályozza. 18

19 VII. RÉSZ INFORMÁCIÓS ÉS KOMMUNIKÁCIÓS RENDSZER Az információs és kommunikációs rendszer iránt támasztott követelmények 23. (1) Az intézmény köteles olyan rendszereket kialakítani és működtetni, melyek biztosítják, hogy a megfelelő információk a megfelelő időben eljutnak az illetékes szervezethez, szervezeti egységhez, illetve személyhez. a) Az információs szabályozás magában foglalja a szervezeten belüli, illetve a külső partnerekkel folytatott horizontális és vertikális kommunikáció alapvető szabályait. b) A szabályoknak célszerű kiterjedniük az információátadás különböző formáinak meghatározására, az információ tartalmának hitelesítésére, a bizalmas információk kezelésének módjára. c) Fontos annak biztosítása, hogy az intézmény alkalmazottai a munkájuk végzéséhez szükséges információkhoz a munkavégzés szakmai követelményein túl a munkakörre közvetve ható jogszabályi előírásokhoz is maradéktalanul és időben hozzáférjenek. d) Olyan vezetői információs rendszert szükséges működtetni, amely rendelkezésre tudja bocsájtani mindazon információkat, illetve jelentéseket, amelyek az egyes vezetői döntések meghozatalához elengedhetetlenek. e) Az információs rendszerek keretében a beszámolási rendszereket úgy kell működtetni, hogy azok hatékonyak, megbízhatóak és pontosak legyenek, a beszámolási szintek, határidők és módok világosan meg legyenek határozva. (2) Az információs és kommunikációs rendszer (1) bekezdésben foglalt követelményeit az Egyetem belső ai tartalmazzák. VIII. RÉSZ NYOMONKÖVETÉSI RENDSZER Az intézményi célok megvalósításának nyomon követése 24. (1) Hatáskörének megfelelően a kancellár és a rektor köteles kialakítani az intézmény tevékenységének, a célok megvalósításának nyomon követését biztosító rendszert, mely az operatív tevékenységek keretében megvalósuló folyamatos és eseti nyomon követésből, valamint az operatív tevékenységektől függetlenül működő belső ből áll. (2) A monitoring rendszerrel szemben követelmény, hogy alkalmas legyen: a) a belső kontrollok működéséről megfelelő, intézkedésekre alkalmas, folyamatos információk biztosítására (pl. a vezetői elszámoltathatóság eszközével), b) a szervezeti célok megvalósításának nyomon követésére (pl. indikátorok kialakításával és alkalmazásával), 19

20 c) a tevékenységekben meglévő kockázatok jelentkezésének észlelésére, és mérséklésükre, megszüntetésükre vonatkozó javaslatok megtételére (pl. vezetői információs rendszer alkalmazásával), d) a belső és külső ek tapasztalatai hasznosításának értékelésére. (3) A függetlenül működő belső részletes feladatait a Belső Ellenőrzési Kézikönyv tartalmazza. (4) Célszerű legalább az intézményfejlesztési tervek keretében monitoring stratégia kialakítása, mely tartalmazza az intézményi célkitűzések megvalósulásának folyamatos figyelemmel kisérését, tematikus értékelését, a feladatellátás módszereit és felelőseit. (5) A vezetői információs rendszerben meg kell határozni a folyamatok eredményeit kifejező indikátorokat és biztosítani kell az egyes indikátorok rendszeres monitoringját, értékelését, felülvizsgálatát. (6) A kancellár felelős az intézmény belső kontrollrendszerének legalább évenkénti felülvizsgálatáért és értékeléséért. (7) Hatáskörének megfelelően a kancellár és a rektor gondoskodni köteles a belső kontrollrendszert érintő, a belső, illetve egyéb belső vagy külső vizsgálat által feltárt hibák kijavításról, a szükséges intézkedések megtételéről. (8) Az i nyomvonalak időközi felülvizsgálata, módosítása jóváhagyását a Szenátus a hatáskörének megfelelően a kancellár és a rektor hatáskörébe utalja. IX. RÉSZ ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK 25. (1) A Szenátus jelen ot a 60/2017. (V.17.) sz. határozatával jóváhagyta. A hatálybalépés időpontja május 18. (2) Jelen hatályba lépésével egyidejűleg a Szenátus 53/2016. (X.12.) sz. határozatával elfogadott Belső Kontrollrendszer Szabályzat hatályát veszti. (3) A visszavonásig, vagy módosításig hatályos. Eger, május 17. Lengyel Péter s.k. kancellár Dr. Liptai Kálmán s.k. rektor 20

21 ELLENŐRZÉSI NYOMVONALAK 1. sz. melléklet Költségvetés tervezés, előirányzatok kezelése A költségvetési előirányzatok tervezése és az elemi költségvetés jóváhagyása Folyamatgazda: Gazdasági igazgató 1. Fejlesztési többletigények összeállítása (pl. új létesítmények működtetése, beruházási, felújítási igények) 2. Saját bevételek megtervezése Kiemelt kiadási előirányzatok megtervezése Engedélyezett létszámkeret felülvizsgálata Feladat-és teljesítmény mutatók kialakítása 6. Kincstári költségvetés elkészítése szabályozási alap 2., 3., 10. Tervezési körirat 2., 3., 10. Tervezési körirat 2., 3. 2., 3. Tervezési körirat 2., 3. 2., 3. A szükséges fejlesztési igények felmérése, rangsorolása ÜI BVO Az előzőévek bevétele V A kiemelt kiadási előirányzatok áttekintése V Az engedélyezett létszámkeret alakulásának áttekintése BMTBOV/HROV Megfelelőfeladat-és teljesítménymutatók kialakítása V A felügyeleti szervtől megkapott tervévre vonatkozó keretszámok alapján a kincstári költségvetés elkészítésének előkészítése V Keletkező dokumentum Fejlesztési igények írásba foglalása Kimutatás a saját bevételek alakulásáról Kimutatás a kiemelt előirányzatokról Kimutatás az engedélyezett létszámkeret változásáról és az esetleges intézkedési javaslatokról Kimutatás az új mutatókról A Magyar Államkincstár által megküldött program alapján elkészített költségvetés A felügyeleti szerv által megadott leadási határidő előtt legalább 5 nappal A felügyeleti szerv által megadott leadási határidő előtt legalább 5 nappal A felügyeleti szerv által megadott leadási határidő előtt legalább 5 nappal A felügyeleti szerv által megadott leadási határidő előtt legalább 5 nappal A felügyeleti szerv által megadott leadási határidő előtt legalább 5 nappal A felügyeleti szerv által megadott időpontban 21

22 szabályozási alap Keletkező dokumentum 7. Elemi költségvetés elkészítése 2., 3. Kincstári költségvetés elkészítése. A költségvetési törvény elfogadását követően, a felügyeleti szerv által megadott szempontok alapján az elemi költségvetés elkészítésének előkészítése/ V A Magyar Államkincstár által megküldött program alapján elkészített elemi költségvetés. A felügyeleti szerv által megadott időpontban 8. Elemi költségvetés felügyeleti szervvel történő egyeztetése, átadása és jóváhagyása V Felügyeleti szervtől kapott jóváhagyó dokumentum A felügyeleti szervvel egyeztetett időpontban 9. Belső költségvetés elkészítése és Szenátusi elfogadása A felügyeleti szervtől megkapott tervévre vonatkozó keretszámok, előzetes tervezési információk/ V Intézményi belsőköltségvetés Az elemi költségvetéssel egy időpontban Szenátus 22

23 Költségvetés tervezés, előirányzatok kezelése Előirányzat módosítás Folyamatgazda: Gazdasági igazgató szabályozási alap Keletkező dokumentum 1. Költségvetésben nem tervezett, váratlan gazdasági esemény bekövetkezése 2., 3. Szabályzat Felmerül a módosítási igény, nem tervezett forráshiány, vagy bevétel keletkezik Belső bizonylat a gazdasági és műszaki főigazgatói engedélyhez Folyamatos 2. Meglévő előirányzat keretek átcsoportosítása, emelése 1., 2. Szabályzat Belső bizonylat a gazdasági főigazgatói engedélyhez / V Intézményi előirányzatok módosítása adatlap Folyamatos 3. Előirányzat módosítás végrehajtása Szabályzat A módosítási adatlap beküldése a MÁK felé, és tájékoztatásul a felügyeleti szerveknek is / V EG031 adatlap Folyamatos V 23

24 Költségvetés tervezés, előirányzatok kezelése Kötelezettségvállalás nyilvántartása Folyamatgazda: Pénzügyi osztályvezető Elemi költségvetési keretek felosztását követően a keretek megnyitása Eseti kötelezettségvállalás előkészítése, szakmai javaslattétel szabályozási alap Aktuális költségvetési irányelvek, intézményi költségvetés Kötelezettségvállalási Szabályzat Minisztérium által elfogadott intézményi költségvetés Új szakmai feladat felmerülése, az azzal összefüggő megrendelés szakmai indoklása 3. Szerződéskötés 21. Szerződés elkészítése 4. Szabad keret igazolása Kötelezettség vállalás rögzítése Bizonylatok megküldése a -ra Szabályzat Kötelezettségvállalási Szabályzat A gazdálkodásra vonatkozó alapbizonylat alapján (szerződés, számla) Szerződés alapján / V/ Megrendelő, szerződés, számla Keletkező dokumentum A kötelezettségvállalási modulban a keretek megnyitása A keretfelhasználás céljának engedélyezése Megbízási, vállalkozói szerződés Kötelezettségvállalás modul: automatikus fedezetvizsgálat Kötelezettségvállalás modul: automatikus fedezetvizsgálatot követően köt.váll. azonosítószám Kötelezettségvállalás modul V A költségvetés elfogadását követően 1 hónapon belül Témavezető Alkalomszerűen V egységvezető, témavezető egységvezető, témavezető Új feladat felmerülése esetén /,JOV Folyamatosan Témavezető V Szerződés aláírása után Folyamatos 7. Megelőlegezés engedélyezése Kötelezettségvállalási Szabályzat Kötelezettségvállalás modulban, külön főigazgatói engedély alapján Levél alapján a köt.váll. modulban az engedélyezés rögzítése Pénzügyi csoportvezető Alkalomszerű V 8. Szakmai teljesítés igazolása 9. Teljesítés Kötelezettségvállalási Szabályzat Kötelezettségvállalási Szabályzat Szerződés alapján Fedezetvizsgálatot követően, valamint a szakmai teljesítés megfelelő igazolása után a kifizetések engedélyezése A megállapodás teljesítésének e, szakmai igazolása Témavezető A teljesítési határidőig Banki bizonylatok Pénzügyi előadó Folyamatos V Felelős vezető (keretgazda) 24

25 Humán erőforrás gazdálkodás, személyi juttatások kiadásai Külső személyi juttatások Folyamatgazda: Gazdasági igazgató szabályozási alap Keletkező dokumentum 1. Személyi juttatások éves előirányzatának tervezése Megbízási szerződések kötése, az elvégzendő feladat pontos meghatározása, időtartama, díjazása, kötelezettségek és jogok meghatározása A megbízó által megküldött megbízási szerződések nyilvántartásba vétele Megbízási díjak számfejtése, kifizetése Adók, járulékok megállapításának e, adatszolgáltatás a nettó finanszírozáshoz a MÁK részére Pénzügyi kivezetés, letiltások utalása 7. Bérfeladás 8. Béradatok nyilvántartása, őrzése 9. Adatszolgáltatások 10. Beszámoló készítése a személyi juttatások éves előirányzatának a felhasználásáról 2., szerződéskötések eljárási szabályai, Szabályzat a szerződéskötések eljárási rendjére, 4., 5., 6. 3., 4., , 15., 16. Iratkezelési 2., 3. Tényadatok számbavétele, felügyeleti szervtől kapott keretszámok egyeztetése / Elemi költségvetésben biztosított forrás e, feladat ellátására alkalmas személy kijelölése /BMTBO A jogszabályok és belsőok által előírt mellékletek meglétének e. /HRO, A számfejtéshez szükséges adatok begyűjtése, e /BMTBO Adatok e, összegyűjtése a bevalláshoz /BMTBO Átadási jegyzék, utalási összesítő/bmtbo Bérprogramból az adatok főkönyvi feladása /BMTBO, A számfejtésben keletkezett bizonylatok őrzése/bmtbo Analitikus nyilvántartások összesítése, e főkönyvi könyveléssel egyeztetés /BMTBO, /SZO Analitika, főkönyv egyeztetése Elemi költségvetés, költségvetési alapokmány Megbízási szerződés Nyilvántartásba vételt jelző aláírással ellátott megbízási szerződés. Munkavállalónkénti fizetési jegyzék, össz. bérjegyzék, igazolások bev űrlapjai MÁK Kivonat Bérfeladás Munkavállalónkénti fizetési jegyzék, össz. bérjegyzék, igazolások Összesítések, statisztikák Költségvetési beszámoló Rektor, BMTBOV BMTBO BMTBO/HRO BMTBO/HRO A felügyeleti szerv által megadott határidő előtt 5 nappal A munkakezdést megelőzően folyamatos BMTBO/HRO folyamatos /SZO /SZO Jogszabályokban meghatározott időpontokban A bérszámfejtést követően Tárgyhót követő10.nap Jogszabályban meghatározott időpont havonta, félévenként, évenként félév, év vége /SZO BMTBO /SZO V/ 25