HR rendszer folyamata munkavállaló alkalmazásának létrejöttétől a bérkönyvelésig bezárólag

Átírás

1 TOVÁBBKÉPZÉS 2011 HR MODUL HR rendszer folyamata munkavállaló alkalmazásának létrejöttétől a bérkönyvelésig bezárólag OKTATÁSI SEGÉDLET 1

2 1.1 Mi szükséges ahhoz, hogy a munkavállaló alkalmazása létrejöjjön? a szervezeti egység vezetője kezdeményezi a dolgozó felvételét a megfelelő adatok megadásával. Ezek az adatok határozzák meg a dolgozó munkaügyi, bérszámfejtési, valamint bérkönyvelési eredményeit. a HR rendszerben: a szervezet-menedzsment modul a szervezeti hierarchia leképezésére szolgál, valamint ezen keresztül az egyes alkalmazások nyilvántartására. a hozzárendelések időfüggőek, vagyis az adatok, hozzárendelések időtartam megjelöléssel lesznek kialakítva. A Semmelweis Egyetemen alkalmazott szervezet-menedzsment a következő funkciókat valósítja meg: Személyügyi területek, részterületek nyilvántartása (karok, szakmai csoportok) 2

3 Szervezeti egységek hierarchiájának nyilvántartása: o Személyügyi terület, részterület hozzárendelés o felettes szervezet hozzárendelés o alárendelt szervezet hozzárendelés o költség hozzárendelés o pozíció hozzárendelés o munkakör hozzárendelés Szervezeti egység hozzárendelése a Személyügyi terület/részterülethez. 3

4 Szervezeti egység költséghelyhez történő hozzá rendelése HR szervezeti egységek és gazdálkodási rendszer költséghelyeinek kapcsolatából (KOIG és költséghelyeinek bemutatása) Szervezet-menedzsment Költséghely hierarchia 4

5 Szervezeti egységhez rendelt pozíciók o a számfejtést befolyásoló munkaügyi adatok bemutatása: A bérszámfejtést, ezen keresztül a bérkönyvelést befolyásoló infótípusok a következőek: 0001 Szervezeti hozzárendelés infotípus 5

6 A jogviszonynak a beléptetési intézkedés során - a következő csoportokba történő besorolására van szükség: o Vállalati struktúra o Személyügyi terület (szervezetmenedzsment) o Részterület (szervezetmenedzsment) o Üzletág o Alap o Költséghely (automatikusan képződik meg a szervezeti egység vagy a pozíció vagy egyedi adatrögzítés alapján) o Szervezeti felépítés o pozíció (új alkalmazás esetén a HR Ig. hozza létre a szervezetmenedzsmentben) o munkakör (megnevezésre megegyezik a pozícióval) o szervezeti egység (szervezetmenedzsment) 6

7 0008 Besorolási illetmény és bér. Az infótípuson a besorolási adatokon kívül az illetményadatokat is meg kell jelölni. Az egyes bérelemek bérkönyvelés szempontjából a 0001 Szervezeti hozzárendelés IT-n megjelölt könyvelési objektum jellemzőit öröklik. Ettől eltérő megjelölésre természetesen van lehetőség a következő 0014 Rendszeres járandóságok ITn.(103371) Ezen a képernyőn lehet százalékos módon egy megadott bérelem hozzárendelését megváltoztatni az alábbi objektumra. az eltérő költség hozzárendelést a ikon jelzi. 7

8 A 0014 infótípus költségeltérítéséhez hasonlóan lehet a 0015 eseti bérelem, 0267 perióduson kívüli fizetés valamint a 2010 fizetési bizonylatok (változóbérek) infótípusokon egy adott bérelem költségeltérítését megvalósítani. Azonban ha egyéb, a fő költséghelytől (0001it) eltérő költséghelyre kell, nem csupán egy adott bérelemet, hanem a jogviszony összes bérelemét valamint azok járulékait, akkor erre szintén van lehetőség a 0027 Költségfelosztás IT-n (103371) vagy (100243) Bérszámfejtési eredményben tükröződnek az eltérített jogviszonyok, bérelemek (103371): 8

9 1.2 Bérszámfejtés folyamata bérszámfejtés alapadatai: o munkaügyi:lsd. az előbb felsorolt adatokat o szervezeti egységek által rögzített adatok (hiányzások, szabadságok, túlórák, ügyeletek, stb.). Az időadatok kezelését megkülönböztetjük klinikák, nem klinikák, számfejtési hibát okozhat, ha nem a megfelelő módon és helyre kerül a rögzítés! o bérosztály által kezelt adatok: adó- és járulékot, kedvezményeket befolyásoló adatok, táppénz, jutalom, megbízási díjak, utalást vezérlő adatok (bankszámla- szám, lakcím ) bérszámfejtés algoritmusai: SAP által fejlesztett standard algoritmusok a mindenkori jogszabályi változások hónapra kész követésével. bérszámfejtés folyamata (Bérosztály vezérli, havi értesítések a SAP hírekben): o 1. ütem: teljes körű számfejtés-> hibák kiszűrése, tisztázása, javítása o 2. ütem: teljes körű számfejtés-> hibák kiszűrése, tisztázása, javítása o 3. ütem: csak a hibás tételek javítás utáni újraszámfejtése utalás o a dolgozó nettó járandóságának utalása bankszámlára, vagy lakcímre a Kincstáron keresztül (GIRO). Végzi: Gazdasági informatika, Pénzügyi Ig. munkatársai 9

10 bérszámfejtés eredményei o dolgozói bérjegyzék lista 10

11 o kiutalt illetmény: célja, a szervezeti egységek adott időszaki számfejtési eredményeinek bemutatása költséghelyenként (rendelésszámonként), jogcímenként. Figyelem! Ez a riport csak akkor egyezik meg a bérkönyvelés eredményével, ha a bérkönyvelés során nincs semmiféle hiba, amelyet a bérkönyvelés folyamatában javítanak. 11

12 1.3 Bérkönyvelés folyamata, bérkönyvelést befolyásoló tényezők Bérkönyvelést befolyásoló rögzített adatok (szervezet/adat): o HR. Igazgatóság (dolgozók munkaügyi adatainak karbantartása, 4. oldal) üzletág Pénzügyi alap költséghely (fő, ill. eltérített) rendelésszám illetményadatok o Bérosztály (jutalmak, változó bérek, megbízási díjak rögzítése, 5.oldal) üzletág Pénzügyi alap költséghely (fő, ill. eltérített) rendelésszám különféleféle járandóságok o Szervezeti egységek (időrögzítés, változó bérek rögzítése, pénztár-bérjellegű kiadások rögzítése) időrögzítés, lsd. korábbi ismertetés változó bérek könyvelési objektumai (ZHR_PTMW) Pénztár-bérjellegű (gazdálkodási rendszerben: pl. telefon, természetbeni juttatások rögzítése) üzletág Pénzügyi alap költséghely (fő, ill. eltérített) rendelésszám összegek 12

13 o Gazdasági Informatika könyvelése Gazdálkodási rendszerből (természetbeni juttatások adó és járulékainak terhelése) üzletág Pénzügyi alap költséghely (fő, ill. eltérített) rendelésszám főkönyv / pénzügyi tétel adó és járulék o Pénzügyi Igazgatóság direkt könyvelései Gazdálkodási rendszeren keresztül. (pl. átkönyvelések), elvileg csak a szervezeti egység kezdeményezésére, vagy legalább is a velük történő egyeztetés alapján történhet üzletág költséghely összeg 1.4 Bérkönyvelést befolyásoló háttértáblák, beállítások, összerendelések a HR rendszerben Bérelemek (alapilletmény, fix pótlékok, ügyeletek, stb.): Bérelemek kódja, neve, érvényessége, bérkönyvelésben részt vesznek, vagy sem.. Tartalmilag meghatározza: Bérosztály, Számviteli o. 13

14 Bérelemek, főkönyvi számlaszámok összerendelő táblája Itt bemutatunk egy részletet a táblából, ahol az alapilletményeket láthatják (teljes, részmunkaidős) 2011-ben speciális összerendelés: a visszaszámfejtések miatt a régi/új könyvelési objektumok én érvényben lévő összerendelés től érvényben lévő összerendelés A fenti két mintán látszik, hogy az egyes bérelemek főkönyvi számokhoz történő összerendelése időfüggő. Az összerendelés különböző lehet eltérő időpontokban. 14

15 1.5 Könyvelési objektum pontokban ismertetésre kerültek mindazok a rögzített adatok és beállítások, amelyek szükségesek a bérkönyvelés elindításához. DE! Mit jelent a könyvelési objektum? Azon megjelölő adatok összessége, amelyekre a gazdálkodási rendszer egyes moduljaiba történik a könyvelés: FI-be: üzletág/költséghely (rendelésszám)/főkönyvi szám CO-ba: költséghely (rendelésszám)/főkönyvi szám KVM-be üzletág/költséghely/rendelésszám/pénzügyiközpont/pénzügyi tétel DE! Mit jelent a pénzügyi tétel? Bérelem-> főkönyvi szám (lsd. összerendelő táblát)-> pénzügyi tétel, azaz a gazdálkodási rendszerben a főkönyvi törzsadatokhoz van rendelve a pénzügyi tétel: pl. T21.(rendszeres jövedelmek pénzügyi tétele) T23.. (járulékok pénzügyi tétele). Meghatározza Számviteli osztály. FŐKÖNYVI SZÁM/PÜ: TÉTEL ÖSSZERENDELÉS 15

16 16

17 1.6 Bérkönyvelés folyamata Havi számfejtéseket - 1., 2 ütem - követően indítja Gazdasági Informatika a bérkönyvelést, először szimulációs futtatásokat végez, amelyek kijelzik az esetleges HR beállítási hibákat, könyvelési objektum hibákat. Mindkét futás után lehetőség van még javításra. Kik a szereplői ennek a folyamatnak? Gazdasági Informatika: futtatja a bérkönyvelési programokat szimulációban, majd élesben ellenőrzi a hibalistákat, kommunikál a további szereplőkkel a javításokkal kapcsolatban HR Igazgatóság: felel a bérgazdálkodásért, a bérkeretek biztosításáért, felügyeletéért, a munkaügyi adatok rögzítéséért Bérosztály: a bérszámfejtés, adó-, és járulék bevallás a fő feladata, rögzíti a megbízási szerződéseket, nem rendszeres jövedelmeket Támogatáskoordinációs Csoport (pályázatokkal kapcsolatos bérgazdálkodás) Tervező-elemző osztály: feladata a keretek technikai kiengedélyezése a KVM MODULBAN Az bérszámfejtés utalásáig Gazdasági informatika küldi a hibalistákat javításra az előbb említett szereplőknek, akik a javítások többségét elvégzik, de mindig maradnak olyan számfejtési tételek, amelyeket kizáratnak a havi automatikus bérkönyvelésből. Béradatok havi automatikus könyvelése: o a bérszámfejtés utalása, o a hibák javítása, o a kizárt tételek kiemelése o a bérkeret HR Ig. által történő engedélyezése o a Tervező- Elemző O. technikai keret kiengedélyezése után Indítható a bérkönyvelés a felhasználók mindkét rendszerből történő kizárása után, rendszerint órakor. Eredményeként megtörténik mindhárom érintett modulba (FI, CO, KVM ) a könyvelés, amelyről másnap értesülhetnek a SAP hírekben. Figyelem! A kizárt tételek miatt a Kiutalt illetmények és a KVM bérfelhasználása nem egyezik! DE! MI TÖRTÉNIK A HAVI AUTOMATIKUS BÉRKÖNYVELÉSBŐL KIZÁRT BÉRSZÁMFEJTÉSI TÉTELEKKEL? 17

18 Manuális bérkönyvelés: a havi bérkönyvelésből kizárt tételeket Gazdasági Informatika újabb körben elküldi a szereplőknek, határozzák meg, a küldött táblát egészítsék ki, azzal a könyvelési objektummal, amelyre engedélyezett a bérkönyvelés. A korrekciók megküldése után Gazdasági Informatika betöltő táblával lekönyveli a havi automatikus könyvelésből kimaradt tételeket is. Erről is értesíti a szervezeti egységeket a SAP hírekben. Ezek a javítások azt eredményezik, hogy nem a számfejtett könyvelési objektumra könyvelődnek ezek a tételek, így ezek miatt is eltérés mutatkozik a Kiutalt illetmények és KVM bérfelhasználás között. A példán látszik, hogy a költséghely megváltoztatása volt szükséges a manuális könyvelési bizonylatban, mivel előző évi felhasználás könyvelésére van szükség. Az ehhez szükséges információk külön erre a célra szerkesztett táblázatba kerülnek kitöltésre. MI OKOZHATJA AZ ELTÉRÉSEKET? Technikailag bérkeret hiány nem, ugyanis 2 éve a HR Igazgatóság kikapcsoltatta a SAP bérkeret-figyelést. o visszaszámfejtések: adott dolgozó adataiban történt változás visszaszámfejtést eredményez a rendszerben. Előfordul, hogy előző évre is visszanyúlóan, az akkor még érvényes könyvelési objektumok a tárgyévben már nem engedélyezettek o eltérés a tárgyévi költségvetés és a számfejtett objektumok között: a mindenkor aktuális vezetői költségvetés határozza meg adott szervezeti egységre vonatkozó bérkereteket. Ezt a gazdálkodási rendszerben állítják be a Tervező- Elemző Osztály kontroller munkatársai. Ez a figyelés, csak a bérkönyveléskor aktív! HOGYAN LENNE MEGSZÜNTETHETŐ AZ ELTÉRÉS? o a szakmai területek összes szereplőjének pontosabb, precízebb munkájával o szigorúbb bérgazdálkodással 18

19 o a hibák teljes mértékű kiküszöbölésével javításával, még az utalás előtt (számfejtés 1-2 üteme) o a manuális bérkönyvelés megszüntetésével, amely természetesen az előbb említett feltételek teljesülése esetén lehetséges 19

20 1.7 A HR Bérkönyvelés eredményének lekérdezése a KVM modulban A lekérdezés a mindenki által ismert ZKVM_LI_pü.központ (pl.: ZKVM_LI_612030) tranzakcióval kérdezhető le, az adott pü.központ T21-T23 tételek soron az Egyéb felhasználás oszlopban. Ha az egyéb felhasználás oszlopban aláfúrunk, úgy az SE bizonylatfajta jelzetű tételek a HR bérkönyvelés eredményei 20

21 két kattintás a megfelelő sorra Majd a +-os ikonra a kibontás miatt, amíg el nem jutunk a tételes bontásig 21

22 Tételek áttekintése könyvelési bizonylatban: menü: kiegészítések / egyedi tételek HR rendszerből bekönyvelt (KVM Egyéb felhasználás oszlop aláfúrása, (Ref. művelet= HRPAY) KVM Számla oszlop aláfúrása =Gazdasági Informatika által könyvelt (Ref művelet=rmrp), Pénztáron keresztül rögzített (Ref művelet=cajo) 22

23 DE! MIÉRT NEM CSAK SE BIZONYLATFAJTA LÁTHATÓ A BÉRFELHASZNÁLÁSOK KÖZÖTT? 1.8) Bérkönyvelés nem a HR rendszerből Ezek a már korábban említett: (fb03) természetbeni juttatások járulék tartalma, könyveli Gazdasági Informatika bér dologi 23

24 a Pénzügyi Igazgatóság direkt könyvelései (átkönyvelések) 24