Felhasználói kézikönyv SEMMELWEIS EGYETEM

Átírás

1 Felhasználói kézikönyv A SEMMELWEIS EGYETEM E m b e r i - e r ő f o r r á s g a z d á l k o d á s i m o d u l ( H R ) m u n k a ü g y i a d a t o k l e k é r d e z é s e, t á v o l l é t k e r e t e k k a r b a n t a r t á s a, l e k é r d e z é s e, k i u t a l t i l l e t m é n y e k l e k é r d e z é s e h a s z n á l a t á h o z G a z d a s á g i I n f o r m a t i k a i o s z t á l y oldal, összesen: 30

2 T a r t a l o m j e g y z é k 1. B E V E Z E T É S M u n k a ü g y i a d a t o k l e k é r d e z é s e T á v o l l é t k e r e t e k k a r b a n t a r t á s a T á v o l l é t k e r e t e k l e k é r d e z é s e S z á m f e j t é s i e r e d m é n y e k m e g t e k i n t é s e K i u t a l t i l l e t m é n y e k r i p o r t T é t e l e s t á v o l l é t a d a t o k D o l g o z ó i l i s t a V á l t o z ó b é r e k l i s t á j a oldal, összesen: 30

3 B E V E Z E T É S Az SE szervezeti egységeinek az SAP HR rendszerben a dolgozói adatok megtekintésére, valamint lekérdezésére. Az időadatrögzítési tanfolyamon elhangzott funkció a távollétkeretek meghatározása és karbantartása szintén a szervezeti egységek által végzendő feladatok közé tartozik. A dokumentáció a következő funkciók kezelési leírását tartalmazza: 1. Munkaügyi adatok lekérdezése 2. Távollétkeretek karbantartása 3. Egyéni bérfizetési jegyzék elkészítése, megtekintése 4. Kiutalt illetmények riport oldal, összesen: 30

4 Munkaügyi adatok lekérdezése A szervezeti egységhez tartozó személyek dolgozói információit különféle módon, különböző tranzakciók segítségével lehet a rendszerből lekérdezni. - Felhasználói menüből Személyes akta Személyügyi törzsadatok megjelenítése - SAP menüből Emberierőforrás Személyzetmenedzsment Adminisztráció Személyügyi törzs Lekérdezések Személyes akta Emberierőforrás Személyzetmenedzsment Adminisztráció Személyügyi törzs Lekérdezések Személyügyi törzsadatok megjelenítése - Tranzakciós kód megadásával Személyes akta : PA10 Személyügyi törzsadatok megjelenítése: PA oldal, összesen: 30

5 Az adatok megjelenítési formáját (képernyőit) infótípusoknak nevezzük. A lekérdezések alkalmával a következő infótípusok tekinthetők meg Infótípus kódja Infótípus megnevezése 0000 Intézkedések 0001 Szervezeti hozzárendelés 0002 Személyi adatok 0006 Címek 0007 Előírt munkaidő 0008 Besorolási illetm. és bér 0014 Rendsz. járandóságok/levonások 0016 Szerződés-alkotórészek 0019 Határidő-figyelés 0022 Szakképzés 0027 Költségfelosztás 0034 Vezetői megbízás 0041 Dátummeghatározások 0163 Adózási adatok 0164 Járulékok 0175 Kiegészítő személyi adatok 0176 Statisztikai adatok H 0636 Köz. jogvisz.-ban töltött idők 0639 Köz. jogviszony tartama (H) 2001 Távollétek 2006 Távollétkeretek oldal, összesen: 30

6 Személyi akta Személyi akta Gipsz Jakab SzemT. xxxx Szigorúan bizalmas Személyi akta: A személyi aktában megtekinthető a rendszerben rögzített összes dolgozói infótípusrekord. Személyi akta oldal, összesen: 30

7 Lekérdezések a Személyes akta (PA10) segítségével A lekérdezés lehetőséget nyújt egy adott dolgozó szerződéseinek (legyen az munkaügyi vagy megbízási) alkotóelemeinek megtekintésére. A program a szerződés különféle jellemzőit fogja a képernyőre infótípusonként (IT) kivetíteni. A személy valamint a szerződés kiválasztása a következő képernyőn keresztül történik Sz.ü.törzsszám: elsődleges adat, ami alapján kiválasztjuk a kívánt dolgozó vagy szerződő személyét. Ez az adatmező rendelkezik, un. Match-kódos keresési lehetőséggel, ami azt jelenti, hogy ha rákattintunk a jelre, akkor egy szelekciós képernyőn lehetőségünk lesz név szerint kiválasztani az adott személyt oldal, összesen: 30

8 A megfelelő szerződés kiválasztását követően az első IT fog megjelenni a képernyőn. Ez a 0000 Intézkedések. Az intézkedés azon funkciók összefoglaló neve, ami folyamatot alkot pl. jogviszony létesítés, jogviszony megszüntetés, stb. Mindig ez lesz az az IT ami, legelőször megjelenik. Az IT-k közötti váltás az ikonok segítségével történik. Az infótípusokon megjelenik az áttekintés ikon, ami arra szolgál, hogy részletes adatokat jelenítse meg, mint pl a következő táblázatban szereplő két tétel közül Kiválasztjuk a nekünk szükségest, majd pedig a ikonnal egyéb információt kaphatunk a kiválasztott sorról. A személyes aktának egyetlen hátránya van, mely szerint az adatokat csakis egymást követően tudjuk megtekinteni, ez azt jelenti, hogy ha egy olyan adatra van szükség, amely a 10-ik képernyőn található, akkor csakis az előtte lévőkön keresztül lehet eljutni oldal, összesen: 30

9 Lekérdezések a Személyügyi törzsadatok megjelenítése (PA20) segítségével A lekérdezés lehetőséget nyújt egy adott dolgozó szerződéseinek (legyen az munkaügyi vagy megbízási) alkotóelemeinek megtekintésére. A korábban ismertetett Személyes aktától eltérően lehetőség van a szerződés konkrét adatát egy meghatározott IT alapján megtekinteni oldal, összesen: 30

10 A képernyő felépítése: menüsor szövegsor ikonsor Keresési terület Dolgozói, szerződés alapinformációk Infótípusok gyüjteménye Kiválasztott személyek, szerződések oldal, összesen: 30

11 Egy meghatározott dolgozó, szerződés a Személyi aktánál már megismert törzsszám szerinti keresés. A szerződés kiválasztása után következhet az infótípusok gyűjteménye terület megismerése. A gyűjtemény képernyőterülete szintén tagozódik: - Időszak kiválasztása: jellemző adat a különféle infótípusoknál az adat érvényessége. Ez azt jelenti pl Címek IT-nál lekérdezhetőek a lakcímváltozások. - Munkalap kiválasztása: Az egyes infótípusokat gyűjteménybe foglalva lehet kiválasztani. (Személyi alapadatok, munkaviszony alapadatai, stb) a kiválasztás történhet o a címkére történő kattintással o navigáló gombokkal: előző lap, következő lap, teljes gyűjtemény. - Az Infótípusszöveg területen jellemzően azokat az infótípusokat jelöli pipával, melyek megtalálhatóak a szerződésnél oldal, összesen: 30

12 A kívánt IT kiválasztása a megfelelő sor kijelölésével vagy a következő szövegterületre történő beírással történhet. Ha az IT-nek van altípusa, akkor azzal konkrétabban tudunk kiválasztani, ha az Fjt mezőben match-kódos kereséssel meghatározzuk a számunkra megfelelőt. Miután kiválasztottuk vagy beírtuk az IT kódját, akkor fog megjelenni a hozzátartozó adat, ha a következő két ikon valamelyikét használjuk. (nézőke, áttekintés) Ez után az információ a Személyes aktánál látottak szerint jelenik meg, azonban mindig csupán az általunk kiválasztott IT-ra vonatkoztatva. Mind a személyes akta, mind a személyügyi törzsadatok megtekintése programok esetében az adatok nyomtatására alaphelyzetben nincs lehetőség. Azonban ha szükséges, akkor az ALT+Print Screen billentyű kombinációval a vágólapra másolással majd pedig pl: Word - beillesztés funkció használatával lehet. Természetesen lehetőség van az adatok rendszerből történő kinyerésére. Ez az AD-Hoc query nevű programmal lehetséges. Ennek elsajátítására külön oktatás keretében van lehetőség oldal, összesen: 30

13 Távollétkeretek karbantartása A következő táblázat tartalmazza a rendszerben megtaláható távollétkeret fajtákat A távollétkeretek közül a következőknél van karbantartási lehetőség: Csúsztatáskeret Gyermekek után j.pótszab Fiatalkorú m.váll.pótszab Vak munkavállaló pótszab Ionizáló pótszab Sugár pótszab oldal, összesen: 30

14 A dolgozók távollétkeretei (szabadságkeretek) különféle módon kerülnek rögzítésre. 1. jogszabályi meghatározás alapján automatikusan pl: betegszabadság, közalkalmazotti alapszabadság, beosztás szerinti alapszabadság, stb 2. adatrögzítés során pl.: gyerekek után járó, csúsztatáskeret, stb oldal, összesen: 30

15 Távollétkeretek rögzítése, módosítása A karbantartási felület valamint a kezelési eljárás hasonló a Személyi törzsadatok lekérdezéséhez. 1. Meg kell határozni a tözsszámot, melyet a következő módon kell megtenni.. 2. A karbantartás infótípusa a 2006 Távollétkeretek. 3. Altípus meghatározása 4. Időszak meghatározása (pl.: ) 5. Attól függően, hogy új típust szeretnénk felrögzíteni, már egy meglévőt kellene javítanunk, esetleg törölnünk vagy csupán szeretnénk megtekinteni jelenleg milyen típusok találhatók, attól függően a következő ikonokat kell megnyomni. a. Új felvitel b. Módosítás c. Törlés d. Áttekintés 6. Felvisszük a jellemző adatokat, majd pedig megnyomjuk a mentés gombot oldal, összesen: 30

16 Távollétkeretek lekérdezése riport Felhasználói menü: ZTAV- távollét keretek 1./ változat kiválasztása : távollét keretek 2./ Riport indítása: Az adatkiválasztási időszak meghatározásával lehet egy adott időszakban aktuális távollétkeretekről a lekérdezést elkészíteni (alapállapotban ) oldal, összesen: 30

17 3./ Távollétkeretek, felhasználások tábla megjelenése után a nyomtatás ikonnal lehet kinyomtatni a képernyőn megjelenő adatokat. 4./ Excel táblába történő kivitele a listának : Lista / Exportálás / Táblázatkezelés Ez után az excel táblában megjelennek az adatok. Fejléc szövegek : Személyügyi törzsszám = Dolgozó neve SZTSZ = szerződés egyedi azonosítója KtTip = távollétkeret kód Kezdete, Vége = távollétkeret érvényességi ideje Szám = Felhasználható keret Felhaszn. = Felhasznált keret Innentől kezdve már az excelben jól ismert, használt rendezési, gyűjtési funkciókat, függvényekkel tudjuk az adatokat további felhasználásra az igényeknek megfelelően alakítani oldal, összesen: 30

18 Számfejtési eredmények megtekintése riport Szervezeti egységek dolgozóinak havi számfejtési eredményeinek lekérdezéséhez a következő program használatára van szükség oldal, összesen: 30

19 1. Program indítása: a. Felhasználói menüből: Szerep ZHR_IDOADAT_BERJEGYZEK Bérkifizetési jegyzék b. SAP menüből: Emberi erőforrások Bérszámfejtés Európa Magyarország Bérszámfejtés Egyéni bérkifizetési jegyzék 2. Hogy a megfelelő formájú, beállítású fizetési jegyzék készüljön el nyomjuk le a változatok hívása gombot, töröljük ki a Létrehozta sorban lévő szöveget, majd Nyomjuk meg a végrehajtás gombot. 3. Majd válasszuk ki a következő változatot a fizetési jegyzékből oldal, összesen: 30

20 Válasszuk ki a kívánt személyt, valamint a lekérdezés időszakát. 4. És legvégül, a riport megtekintéséhez szükséges a ikon megnyomása oldal, összesen: 30

21 Kiutalt illetmények összesítője A szervezeti egységek a havi bérfelhasználási adatait a kiutalt illetmények összesítője riport segítségével tudják megtekinteni. Vagy a Felhasználói menüből, vagy a tranzakciós kód beírásával lehet elindítani a programot. A lekérdező költséghelyének megfelelően lettek a tranzakciók meghatározva oldal, összesen: 30

22 Pl: ZHR_KIUT_ A riportot egy adott hónapra, valamint egy meghatározott időszakra lehet elkészíteni. A másik időszakra történő lekérdezéshez az időszak gombot kell megnyomni és az adatkiválasztási időszakhoz, kell tól-ig dátumformában megadni a lekérdezés időtartamát pl.: Egyéb szelekciós lehetőségeket a További szelekció alatt lehet meghatározni. Munkahely = Költséghely Forrás = Pénzügyi alap rendelés = Belső rendelésszám Miután a szelekciós feltételeket meghatároztuk a riporton lehetőségünk van különböző összesítésekben elkészíteni a listát: (természetesen egyszerre csupán egyik kiválasztására van lehetőség) oldal, összesen: 30

23 Amennyiben szeretnénk dolgozónként készíteni a táblázatot akkor a képernyő alján található választó gombot jelöljük be. Magát a riportot a ikon megnyomásával lehet elkészíteni. A kiutalt illetmények riport munkaköri csoportonként (alkalmazási viszony) készül el a következő listatartalommal. A listát későbbi felhasználásra Excel táblába is ki lehet menteni a ikonra történő kattintással. Ekkor a program táblázatos formában fogja megjeleníteni a listánkat oldal, összesen: 30

24 Természetesen az adatokat excel táblába mentve további elemzések készítésére van lehetőség. ikon / táblázatkezelés Ilyen módon elkészült táblázatot használhatjuk elemzésekben oldal, összesen: 30

25 Tételes távollét adatok lekérdezése Felhasználói menü: ZTAV_FELH - távollétek 1./ Riport indítása: Az adatkiválasztási időszak meghatározásával lehet egy adott időszakban aktuális távollétkeretekről a lekérdezést elkészíteni (alapállapotban ) oldal, összesen: 30

26 2./ Távollétek felhasználási adatai tételesen tábla megjelenése után a nyomtatás ikonnal lehet kinyomtatni a képernyőn megjelenő adatokat. 3./ Excel táblába történő kivitele az elkészült listának : Lista / Exportálás / Táblázatkezelés Ez után az excel táblában megjelennek az adatok. Fejléc szövegek : Szervezeti egység = Munkahely megnevezése SzervEgy = Munkahely 8 jegyű kódja Személyügyi törzsszám = Dolgozó neve SZTSZ = szerződés egyedi azonosítója T/J-fjt = távol vagy jelenlétfajta kódja Távol- vagy jelenlétfajta = távol vagy jelenlétfajta megnevezése Kezdete, Vége = távollét kezdő és végidőpontja nap = Felhasznált napok száma Innentől kezdve már az excelben jól ismert, használt rendezési, gyűjtési funkciókat, függvényekkel tudjuk az adatokat további felhasználásra az igényeknek megfelelően alakítani oldal, összesen: 30

27 Dolgozói adatok lekérdezése Felhasználói menü: ZHR_DOLGLIST01 Dolgozói lista 1. 1./ Riport indítása: A riport a következő adattartalommal készül el: - Szervezeti egység megnevezése - Szervezeti egység azonosítója - Dolgozó neve - Személyügyi törzsszám - Dolgozó anyja neve - Alkalmazási viszony - Születési dátum - Dolgozó életkora - Szerződésfajta - Belépés dátuma - Egyéni adószám - TAJ szám - Orvosi pecsét száma - Személyi kör - Munkarend szabály - Havi munkaórák száma oldal, összesen: 30

28 A listát a megszokott módon a szerkesztési képernyőn lehet formázni, oszlopokat eltávolítani, átrendezni valamint nyomtatni, vagy excel táblába letölteni és ott tovább formázni. Excel táblába történő kivitele az elkészült listának : Lista / Exportálás / Táblázatkezelés oldal, összesen: 30

29 Változóbérek listája Felhasználói menü: ZHR_VALTBER Változóbérek listája 1./ Riport indítása: A riport a következő adattartalommal készül el: - Szervezeti egység megnevezése - Szervezeti egység azonosítója - Dolgozó neve - Személyügyi törzsszám - Bérelem kódja - Bérelem megnevezése - Változóbér (óra) - Változóbér Ft A lista Szervezeti egység/dolgozó neve/bérelem-re összesítve jelenik meg oldal, összesen: 30

30 A listát a hagyományos módon lehet kezelni, nyomtatni, akár excel táblába is letölteni az alábbi módon. Excel táblába történő kivitele az elkészült listának : Lista / Exportálás / Táblázatkezelés oldal, összesen: 30