68/2012.(V. 31.) számú hat. A Semmelweis Egyetem S z e n á t u s á n a k 68/2012. (V. 31.) számú h a t á r o z a t a A SEMMELWEIS EGYETEM BESZERZÉSI SZABÁLYZATA BUDAPEST 2012
TARTALOMJEGYZÉK oldalszám KÖZBESZERZÉSEK MONITORINGJA 3 ÁLTALÁNOS RÉSZ 4 1. Alapelvek és fogalmak 6 1.1. Alapelvek 1.2. Fogalmak 2. Közbeszerzési szabályzat hatálya 10 3. Közbeszerzés szakmai, pénzügyi és jogi szempontjainak meghatározása 10 4. Közbeszerzéssel kapcsolatos éves feladatok 11 4.1. Közbeszerzés tervezése, 4.2. Közbeszerzési terv és Elızetes összesített tájékoztató, 4.3. Éves statisztikai összegzés, 5. Közbeszerzési eljárás elıkészítése 13 6. Bizottságok és mőködésük 15 6.1. Állandó Közbeszerzési Bizottság (ÁKB) 6.2. Bontó Bizottság (BOB) 6.3. Bíráló Bizottság (BB) 7. Közbeszerzési eljárások általános rendje 20 7.1. Közbeszerzési eljárás elıkészítése 7.2. Közbeszerzési eljárás indítása 7.3. Közbeszerzési eljárás bonyolítása 7.4. Közbeszerzési eljárásban résztvevı szervezetek feladatai 7.5. Közbeszerzési szerzıdés módosítása, kiegészítése 7.6. Közbeszerzési eljárás nyilvánossága 8. Jogorvoslati eljárás 27 9. Elektronikus közbeszerzés 28 10. Nyilvántartás 28 11. Hivatalos közbeszerzési tanácsadó 30 12. Közbeszerzési eljárások ellenırzése 30 13. Eljárásban résztvevık felelıssége 31 14. Lebonyolító jogállása, az egyetemmel való kapcsolatrendszere 32 15. 100% tulajdonban lévı gazdálkodó szervezetekre vonatkozó szabályok 33 16. Önállóan mőködı költségvetési szervekre vonatkozó szabályok 33 17. Közérdekő adatok közzétételéhez adatszolgáltatás 33 18. Záró rendelkezések 34 MELLÉKLETEK FÜGGELÉK 1-14 IG 1-13 IG 2
A Szenátus a Szervezeti és Mőködési Szabályzat 9. (12) bekezdésében biztosított hatáskörében a Semmelweis Egyetem Beszerzési Szabályzatát az alábbiak szerint alkotta meg. Közbeszerzések monitoringja (A közbeszerzések központi engedélyezésérıl és ellenırzésérıl szóló 46/2011. (III. 25) Korm.rendelet végrehajtása) A közbeszerzések központi engedélyezésérıl és ellenırzésérıl szóló fenti kormányrendelet (12. számú Függelék) értelmében a 2011. április 1-jét követıen az Egyetem kizárólag a Nemzeti Fejlesztési Minisztérium (a továbbiakban: NFM) engedélyével, illetve ellenırzése mellett bonyolíthat közbeszerzési eljárást (értékhatártól függetlenül) illetve köthet nettó 50 millió Ft értékhatárt meghaladó szerzıdést. A rendelet szerint az engedélyezés illetve ellenırzés kiterjed a. Közbeszerzések eljárások indítására b. Szerzıdések megkötésére c. Közbeszerzési szerzıdések teljesítésére és módosítására továbbá d. Közbeszerzések nyilvántartására Közbeszerzési tervre Az Ajánlatkérı a fenti esetekben rendelet megfelelı melléklete szerinti Elıterjesztéssel küldi meg az NFM részére jóváhagyásra, az elıírt határidıben a rendeletben meghatározott dokumentumokat - Ajánlati felhívást, dokumentációt, szerzıdés tervezetet, szerzıdés módosítás tervezetét, közbeszerzési tervet. Az NFM részére, engedélyezésre csak az Egyetem Állandó Közbeszerzési Bizottsága (a továbbiakban: ÁKB vagy Állandó Közbeszerzési Bizottság) illetve az általa kijelölt Bíráló Bizottság, írásban rögzített jóváhagyását követıen küldhetık be a szükséges dokumentumok. Elıterjesztésre jogosult az Egyetem: - rektora - gazdasági fıigazgatója - stratégiai és mőködésfejlesztési fıigazgató Dokumentumok beküldésére jogosult, az Egyetem a rektorának felhatalmazása alapján, az Egyetem közbeszerzési feladatainak ellátásával megbízott, Semmelweis Beszerzési Kft ügyvezetıje. Az Egyetem, a közbeszerzési eljárásainak lebonyolítása során a közbeszerzések központi ellenırzésérıl és engedélyezésérıl szóló 46/2011.(III.25) Korm. rendeletben elıírtakat a Nemzeti Fejlesztési Minisztérium NFM/7603/2/2011. számú (2011. május 10 - i keltezéső) állásfoglalást tartalmazó levelében foglaltak alapján, további intézkedésig nem alkalmazza (13. számú Függelék). 3
ÁLTALÁNOS RÉSZ Az Egyetem szervezeti egységei áru-, szolgáltatás- és építési beruházási beszerzési igényeiket a Beszerzés Minısítı lap kitöltési útmutató szerinti kitöltésével kezdeményezik. (2/a. és 2/b. számú melléklet). A beszerzı szervezeti egységek a kitöltött Beszerzés minısítı lapot a Stratégiai és Mőködésfejlesztési Fıigazgatóságra (SMF) küldik be. A beszerzés minısítésérıl SMF gondoskodik. A beszerzés minısítés alapján az Egyetem beszerzései lehetnek Közbeszerzési törvény hatálya alá tartozó beszerzések Központosított közbeszerzés hatálya alá tartozó beszerzések Közbeszerzési törvény hatálya alá nem tartozó beszerzések A Közbeszerzési törvény hatálya alá tartozó beszerzések esetén a közbeszerzési eljárást kell lefolytatni. Az eljárást, az Egyetem, mint ajánlatkérı megbízásából, a Lebonyolító végzi a közbeszerzésekrıl szóló 2011. évi CVIII. törvény (a továbbiakban: közbeszerzési törvény vagy Kbt.) elıírásai alapján. A jelen szabályzat a közbeszerzési törvény hatálya alá tartozó beszerzések szabályozását tartalmazza. A központosított közbeszerzés alá tartozó beszerzések igénylésének és lebonyolításának folyamata, valamint a közbeszerzési törvény hatálya alá nem tartozó beszerzések külön szabályzatban kerülnek szabályozásra. 4
1. ALAPELVEK ÉS FOGALMAK Az alapító okirat szerint az intézmény neve: Semmelweis Egyetem Rövidített megnevezése: SE Gazdálkodási jogköre: önállóan mőködı és gazdálkodó központi költségvetési szerv Az Egyetem a Kbt. 6. (1) b) pontja szerinti ajánlatkérı. Közbeszerzési Törvény: a közbeszerzésekrıl szóló 2011. évi CVIII. törvény, a módosításokkal egységes szerkezetbe foglalva elérhetı a www.kozbeszerzes.hu portálon. Az Egyetem ajánlatkérıként, a közbeszerzési törvény alapelveinek betartásával biztosítja beszerzéseinek Kbt. szerinti minısítését, lebonyolítja a közbeszerzési eljárásokat, eredményes eljárás esetén a nyertes ajánlattevıvel az elfogadott ajánlat alapján szerzıdést köt, és biztosítja a szerzıdésszerő teljesítést. 1.1. Alapelvek A Kbt. 2. (1), (2) és (3) bekezdéseiben foglalt szabályok alapján a gazdasági szereplık számára az eljárásokban biztosítani kell: a verseny tisztaságát, átláthatóságát és nyilvánosságát, az esélyegyenlıséget és az egyenlı bánásmódot. Továbbá a jóhiszemőség és tisztesség valamint a rendeltetésszerő joggyakorlás követelményinek való megfelelést. Az ajánlatkérınek a közpénzek felhasználásakor a hatékony és felelıs gazdálkodás elvét szem elıtt tartva kell eljárnia. Az Európai Unióban letelepedett gazdasági szereplık és a közösségi áruk számára nemzeti elbánást kell nyújtani a közbeszerzési eljárásban. Az Európai Unión kívül letelepedett gazdasági szereplık és a nem közösségi áruk számára nemzeti elbánást a közbeszerzési eljárásban a Magyarországnak és az Európai Uniónak a közbeszerzések terén fennálló nemzetközi kötelezettségeivel összhangban kell nyújtani. Az Egyetem, ajánlatkérıként a közbeszerzési törvény alapelveinek és rendelkezéseinek betartásával biztosítja beszerzéseinek Kbt. szerinti minısítését. 1.2. Fogalmak Ajánlatkérı: bármely igénylı szervezeti egysége nevében eljáró Semmelweis Egyetem. Ajánlattevı: csak az az ajánlattevı, aki ajánlatot nyújt be, elıtte mindenki gazdasági szereplı, Becsült érték: a beszerzés megkezdésekor általában kínált/kért áfa nélkül a Kbt. 11 18. - ában foglaltakra tekintettel számított - legmagasabb összegő ellenszolgáltatás. A beszerzés indításának feltétele, hogy a szerzıdés teljesítésének idıpontjában, a fizetés esedékességének idején a pénzügyi fedezet rendelkezésre áll. Beszerzési igény: Ajánlatkérı illetve belsı szervezeti egységei által megfogalmazott szükséglet, igény, amire igazolt pénzügyi fedezet áll rendelkezésre. A beszerzési igényeket a szervezeti egységek a Kitöltési útmutató (2/b. melléklet) alapján kitöltött Beszerzés minısítı lapon továbbiakban BML (2/a. sz. 5
melléklet) kell jelezni a Stratégiai és Mőködésfejlesztési Fıigazgatóság továbbiakban: SMF felé. Ennek alapján kerül meghatározásra a lefolytatandó közbeszerzési eljárás fajtája. Közbeszerzés lebonyolítása: Az Egyetem ajánlatkérıként, illetve az általa e tevékenység ellátására alapított 100%-os tulajdonú szervezete (Lebonyolító) közremőködésével, bonyolítja le a közbeszerzési eljárásokat. Eredményes eljárás esetén a nyertes ajánlattevıvel szerzıdést köt. Beszerzés minısítése: A beszerzés minısítésérıl a SMF gondoskodik állandó-, eseti szakértı vagy a Lebonyolító igénybevételével - a beadott Beszerzés minısítı lapok alapján. A beszerzési igény kielégítésére szolgáló szerzıdés elıkésztéséhez, megkötéséhez meghatározásra kerül, a BML - ben megadott adatok alapján, hogy milyen típusú eljárást kell lefolytatni. Döntéshozó: Az eljárás során döntéseket hozó személy, testület, szervezet az Egyetem rektora, illetve az Állandó Közbeszerzési Bizottság (ÁKB). Egybeszámítás: Ajánlatkérı felelısségi körébe tartozik a Kbt. 11-18. -ban megfogalmazott egybeszámítás követelményének maradéktalan betartása és betartatása. Kbt. 18. (1) Tilos e törvény, vagy e törvény Második Része alkalmazásának megkerülése céljából a közbeszerzést részekre bontani. (2) (2) Az ajánlatkérınek egybe kell számítani azon hasonló áruk beszerzésére, vagy szolgáltatások megrendelésére irányuló szerzıdések értékét, amelyekkel kapcsolatban a beszerzési igény egy idıben merül fel, valamint az ugyanazon építési beruházás megvalósítására irányuló szerzıdések értékét. (3) A (2) bekezdéstıl eltérıen mindig e törvény Harmadik Része szerinti eljárás alkalmazható olyan szerzıdés megkötésére, amelynek becsült értéke a (2) bekezdés alkalmazása nélkül szolgáltatás megrendelése és árubeszerzés esetében 21 824 000 forintnál, az építési beruházások esetében pedig 272 800 000 forintnál kevesebb, feltéve, hogy ezen egybe nem számított rész értéke nem haladja meg annak az értéknek a húsz százalékát, amit a (2) bekezdés alkalmazása esetén állapított volna meg az ajánlatkérı a beszerzés becsült értékeként. (4) Amennyiben a beszerzés becsült értéke a (2) bekezdés szerint az uniós értékhatárt elérné, a (3) bekezdés alapján nem alkalmazhatóak azok a rendelkezések, amelyeket e törvény Harmadik Része a törvény alkalmazása alól kivételként határoz meg. (120. ). (5) Amennyiben az ajánlatkérı egy közbeszerzési eljáráson belül teszi lehetıvé a részekre történı ajánlattételt, minden rész értékét egybe kell számítani a közbeszerzés becsült érétkének meghatározásakor. Elektronikus árlejtés: a közbeszerzési eljárás részét képezı olyan ismétlıdı folyamat, amely az ajánlatoknak a 63. (4) bekezdése szerinti értékelését követıen új, az ellenszolgáltatás mértékére, és az ajánlatnak az értékelési részszempontok szerinti egyes tartalmi elemeire vonatkozó kedvezıbb ajánlat megtételét, és az ajánlatok rangsorolását elektronikus eszköz segítségével, automatizáltan teszi lehetıvé. Az 6
ajánlatkérı az ajánlatok 63. (4) bekezdése szerinti értékelését követıen elektronikus árlejtést kezdeményezhet, amennyiben azt az ajánlati felhívásban elızetesen jelezte. Az elektronikus árlejtés részletes szabályait a közbeszerzési eljárásokban elektronikusan gyakorolható eljárási cselekmények szabályairól, valamint az elektronikus árlejtés alkalmazásáról szóló 257/2007.(X.4) Korm. rendelet határozza meg. Közbeszerzési ellenjegyzı: Az Egyetem, mint ajánlatkérı közbeszerzési eljárás lefolytatására jogosult, hivatalos közbeszerzési tanácsadót bevonni és a felhívás és a dokumentáció elıkészítését ellenjegyeztetni. A közbeszerzési ellenjegyzı az ÁKB által kijelölt hivatalos közbeszerzési tanácsadó illetve ügyvéd-hivatalos közbeszerzési tanácsadó lehet. Az ellenjegyzés elıfeltétele, hogy az eljárást megindító hirdetményt illetve dokumentációt a Bíráló Bizottság elfogadja. Közbeszerzési Értékhatárok: Az adott évre vonatkozó nemzeti értékhatárok a Költségvetési Törvényben kerülnek meghatározásra. A Kbt. 10. (4) bekezdés alapján a Közbeszerzési Hatóság a Közbeszerzési Értesítıben minden év elején közzé teszi az uniós és nemzeti értékhatárokat, amely a www.kozbeszerzes.hu portálon tekinthetı meg. Hivatalos közbeszerzési tanácsadó: a Közbeszerzések Tanácsa által vezetett névjegyzékben szereplı szakértı személy vagy szervezet, továbbá közbeszerzési szakértı, akit az ajánlatkérı jogosult bevonni a közbeszerzési eljárással kapcsolatban a felhívás és dokumentáció elıkészítésébe illetıleg a közbeszerzési eljárás lefolytatásába. Keretszerzıdés: az a szerzıdés, amelyben a szerzıdés tárgya fajta és mennyiség, illetve más ehhez hasonló módon van meghatározva, a teljesítés pedig több részletben valósul meg, az egyes megrendelések illetve eseti szerzıdések alapján. Keret-megállapodás: az a jogügylet, amely az erre vonatkozó közbeszerzési eljárás 1. része alapján jön létre, meghatározott idıtartamra szól és tartalmazza az ez alapján kötendı egyes szerzıdések lényeges feltételeit (szerzıdés tárgyát, mennyiségét, az ellenszolgáltatás mértékét). A keret-megállapodás végrehajtására a közbeszerzési eljárás 2. része alapján létrejövı szerzıdések szolgálnak. Közbeszerzési terv (KT): Az Egyetem adott évre tervezett közbeszerzéseirıl szóló - a Kbt. 33. - a szerinti - összeállítás. Közbeszerzési eljárás (Kbt. 31. szerinti) nyilvánossága: az Egyetem a közbeszerzési eljárással kapcsolatos lényeges dokumentumait honlapján közzé teszi. Közremőködı: a közbeszerzési eljárások elıkészítésébe és/vagy lebonyolításába bevont külsı személy (szakértı) vagy szervezet. Közbeszerzési lebonyolító (továbbiakban: Lebonyolító), az Egyetem 100%-os tulajdonában levı közbeszerzési tevékenység lefolytatására alapított és fenntartott gazdálkodó szervezet. Ajánlatkérı nevében eljáró egyéb személy vagy szervezet: akit eseti ügyek meghatározott csoportjára, vagy egy-egy ügy illetve egy-egy részfeladat ellátására 7
az egyetem rektora vagy az általa írásban kijelölt személy engedélye alapján a Lebonyolító bíz meg. Összeférhetetlenség: Az összeférhetetlenség eset köreit a Kbt. 24. - a határozza meg. Az összeférhetetlenség fennállása esetén az érintett személy vagy szervezet az eljárás elıkészítésébe, lebonyolításába nem vonható be. Összeférhetetlen személy vagy szervezet továbbiakban nem vehet részt az eljárásban ajánlattevıként, részvételre jelentkezıként, alvállalkozóként vagy az alkalmasság igazolásában résztvevı szervezetként. Szakértelem biztosítása: A Kbt. 22. (3) bekezdés szerint a közbeszerzési eljárás elıkészítése, a felhívás és a dokumentáció elkészítése, az ajánlatok értékelése során és az eljárás más szakaszában az ajánlatkérı nevében eljáró, illetve az eljárásba bevont személyeknek/szervezeteknek a közbeszerzés tárgya szerinti közbeszerzési, jogi és pénzügyi - szakértelemmel kell rendelkeznie. A közbeszerzés lebonyolítása során a Lebonyolítónak közbeszerzési referens szakképesítéső személy, illetve az egyetem belsı szabályozása szerint szükség esetén hivatalos közbeszerzési tanácsadó bevonásáról kell gondoskodni. A közbeszerzés tárgya szerinti szakértelem, a jogi, gazdasági, pénzügyi szakértelem biztosítása az ÁKB feladat körébe tartozik. Az adott szakértelemre vonatkozó iskolai végzettséget igazoló dokumentum megnevezése és a szakképzettség rögzítése követelmény. Szerzıdés: olyan jogügylet, amely a felek egybehangzó akaratának kölcsönös kinyilvánításával jön létre. Jogszabály mind az alakjára, mind a tartalmára kötelezı rendelkezéseket írhat elı. Szakmai specifikáció: a beszerzési igény szakmai szempontból történı részletes meghatározása (a beszerzés tárgyára vonatkozóan részletesen meghatározott szakmai elvárásokat, követelményeket tartalmazza, továbbá itt kerülnek meghatározásra beszerzés konkrét üzleti, szállítási, jogi feltételei) Az összeállítás tartalmazza a beszerzési igény mőszaki, szakmai, gazdasági, pénzügyi és jogi feltételeit, az alkalmassági és érvényességi szempontjait. 8
2. A KÖZBESZERZÉSI SZABÁLYZAT HATÁLYA E szabályzat a Semmelweis Egyetem beszerzési feladataival kapcsolatos eljárási szabályokat határozza meg. A szabályzat szerint kötelesek feladataikat ellátni, és a hozzá tartozó felelısséget viselni az egyes konkrét beszerzési illetve közbeszerzési eljárásokba kijelölés, vagy napi feladatvégzés keretében delegált személyek, továbbá a Semmelweis Egyetemmel - beszerzési és közbeszerzési eljárásban való részvételre irányuló - szerzıdéses jogviszonyban álló szakértık. Ez utóbbi esetekben, a szerzıdésben rögzíteni kell, hogy a szakértı megismerte és elfogadta a Beszerzési szabályzatban foglaltakat, valamint a szerzıdésben nyilatkozni kell arról, hogy a szabályzatban foglaltakat a szakértı elfogadja és magára nézve kötelezınek ismeri el. A Semmelweis Egyetem e szabályzata szerint - a Kbt. elıírásainak betartásával jár el azon beszerzései bonyolítása során is, melyeknek az egybeszámítási szabályok alkalmazásával a becsült értéke eléri, vagy meghaladja a mindenkori, - a Kbt. - ben elıírt értékhatárt - továbbá figyelembe veszi az e szabályzatban hivatkozott Kbt. 18. egybeszámításra vonatkozó (2), (3), (4) bekezdéseit. A szabályzat felhatalmazza a terület felügyeletét ellátó fıigazgatót, hogy az értékhatár változásairól, valamint a vonatkozó jogszabályok, illetve a szabályzat változásairól körlevelet adjon ki. A Semmelweis Egyetem e szabályzat szerint ajánlatkérıként jár el beszerzései vonatkozásában. A jelen beszerzési szabályzat vonatkozik az Egyetem szervezeti egységeire, valamint a Lebonyolító jogkörében, a Semmelweis Beszerzési Kft-re. 3. A KÖZBESZERZÉS SZAKMAI, PÉNZÜGYI ÉS JOGI SZEMPONTJAINAK MEGHATÁROZÁSA, ÉRVÉNYESÍTÉSE Az ÁKB határozza meg az adott közbeszerzési eljárás lényeges szakmai, pénzügyi és jogi szempontjait. A közbeszerzés további szempontjainak meghatározása a Bíráló Bizottság feladata. Az eljárások lebonyolítását a bruttó 100 eft feletti beszerzési igények közbeszerzési minısítése elızi meg, mely kötelezı. A beszerzési igények minısítése elmulasztása esetén, egészben vagy részenként megvalósított beszerzés vagy közbeszerzés közbeszerzési felelıssége azt a vezetıt terheli, aki a beszerzésrıl döntött, illetve arra utasítást adott (döntıbizottsági vagy hatósági elmarasztalás a közbeszerzési eljárás elmulasztására, illetve nem megfelelı eljárás típus választására vonatkozóan). A közbeszerzési eljárást lezáró határozatról a Bíráló Bizottság javaslata alapján az ÁKB dönt az általa meghatározott és a közbeszerzési eljárás dokumentumaiban rögzített szempontok és a Kbt. alapján. 9
4. KÖZBESZERZÉSSEL KAPCSOLATOS ÉVES FELADATOK 4.1. Közbeszerzések tervezés A Semmelweis Egyetem, a Kbt. alapján éves közbeszerzési tervet, valamint ajánlatkérı döntésétıl függı hatállyal elızetes összesített tájékoztatót állít össze, és tesz közzé. A Lebonyolító kezdeményezésére, a SMF küldi meg az Egyetem szervezeti egységei és intézményei részére a közbeszerzési terv elkészítéséhez szükséges kitöltendı igényfelmérı adatlapokat. Az adatszolgáltatás kötelezı adattartalma: Az adatszolgáltató szervezeti egység adatai, Igényelt beszerzés tárgya, megnevezése, CPV kód, a beszerzés fı tárgyához rendelten Becsült érték nettó Ft, a Kbt. 11. szerint, Teljesítés tervezett ideje (negyedév) Tervezett pénzügyi fedezet megnevezése Megjegyzés A SMF rendelkezése alapján, a Lebonyolító köteles elektronikus úton tájékoztatást kérni a fenti adattartalommal az intézmények mindazon szerzıdéseirıl, amelyek a tárgyévet követı év május 31-ig járnak le és az adott szerzıdés tárgyának közbeszerzés alapján történı beszerzésével kell számolni. Mulasztás vagy késedelem esetén az Egyetem, Gazdasági Fıigazgatója és Stratégiai és Mőködésfejlesztési Fıigazgatója az adatszolgáltatásra kötelezettet a szabályos teljesítésre írásban szólítja fel. Lebonyolító gondoskodik a szolgáltatott adatok rendszerezésérıl és nyilvántartásáról, a minısítésrıl, egybeszámítási szabályok alkalmazásáról és a Kbt. 34. szerinti dokumentációról. 4.2. Közbeszerzési terv és elızetes tájékoztató Évenként, minden év március 31-e napjáig a Semmelweis Egyetem tárgy évi közbeszerzési tervét a SMF felügyelete mellett a Lebonyolító elkészíti, amelyet esetleges változás esetén módosítani kell. Közbeszerzési Tervnek tartalmaznia kell: a közbeszerzési eljárás tárgyát - árubeszerzés, szolgáltatás megrendelés, építési beruházás, építési koncesszió, szolgáltatási koncesszió - szerinti bontásban, Megjelölve: a CPV kódot a beszerzés fıtárgyához igazodóan, a Kbt. fejezeteinek megfelelıen a uniós értékhatárt elérı, uniós értékhatárt el nem érı, egyben a nemzeti értékhatárt elérı és nemzeti értékhatár alatti beszerzéseket, a közbeszerzés becsült nettó értékét 10
a tervezett eljárás típusát, a tervezett pénzügyi fedezet A Közbeszerzési Tervet és annak módosítását az Egyetem Állandó Közbeszerzési Bizottsága hagyja jóvá. A jóváhagyott közbeszerzési terv módosítása során a közbeszerzési terv készítésére és közzétételére vonatkozó szabályokat kell alkalmazni. Közbeszerzési Tervet Kbt. 31. (1) bekezdés a) pontja alapján nyilvánosságra kell hozni, mely a Lebonyolító feladata. /.) A jóváhagyott közbeszerzési tervet az Egyetem honlapján a becsült érték feltüntetése nélkül kell közzétenni Az ajánlatkérı a költségvetési év kezdetét követıen elızetes összesített tájékoztatót készíthet az adott évre, mely összeállításáról és közzétételérıl is a Lebonyolító gondoskodik. 4.3. Éves statisztikai összegzés: Az Egyetemnek éves beszerzéseirıl a külön jogszabályban meghatározott minta szerint éves statisztikai összegzést kell készíteni, melyet legkésıbb tárgyévet követı május 31. napjáig köteles megküldeni a Közbeszerzési Hatóságnak. Az éves statisztikai összegzést a Kbt. 31. (1) bekezdés g) pontja alapján közzé kell tennie honlapján, amely közzétételrıl a Lebonyolító gondoskodik. 11
5. A KÖZBESZERZÉSI ELJÁRÁS ELİKÉSZÍTÉSE A közbeszerzési eljárás az ÁKB jóváhagyását követıen, akkor indítható, ha az eljárás egyéb jogi feltételei is megvalósulnak. Ha valamely jogszabályi rendelkezés a közbeszerzési eljárás megindítását egyéb jóváhagyáshoz köti akkor, ennek meglétét a Lebonyolító köteles ellenırizni. A közbeszerzési eljárás egyik legalapvetıbb sajátossága az eljárás megfelelı elıkészítése. Elıterjesztés összeállítása és az ÁKB felé történı elıterjesztése a Lebonyolító feladata A közbeszerzési eljárások elıterjesztését a SMF fogja össze. Az Elıterjesztést a SMF utasításával lehet az ÁKB felé jóváhagyásra felterjeszteni. Elıterjesztésbe kell foglalni: a beszerzési igényt, (ennek megfogalmazása az igénylı szervezeti egység feladata.) az igény kielégítésére szolgáló megoldás szakmai specifikációját, az igény illetve az igény kielégítésére szolgáló megoldás becsült értékét, a finanszírozás forrását, fedezetét, a beszerzés szakmai, a pénzügyi és jogi feltételeit, a beszerzés lebonyolításánál alkalmazandó eljárás típusát. Az elıterjesztés részletes tartalma: Érintett jogszabályok megnevezése, Hazai és EU szabványokra való hivatkozás, Becsült érték, Fedezet igazolása, A beszerzés gazdaságosságának bemutatása, Lényeges üzleti és jogi feltételek (jogi-, pénzügyi konstrukció) megfogalmazása, Közbeszerzési minısítés,(eljárás fajtája, típusa), Egyéb releváns információk, Szakmai specifikáció (elıkészítı szakmai anyag) - a beszerzés tárgyának meghatározását, a CPV szerinti azonosító szám (ok) feltüntetésével, - a beszerzés tárgyával szembeni mőszaki, szakmai követelményeket tartalmazó leírást, - a jellemzı mennyiségi és egyéb számszerősíthetı adatait, - a beszerzés gazdaságosságára vonatkozó rövid elemzést, - egyéb, szakmai szempontból lényeges ajánlati/részvételi feltételek meghatározását, - a beszerzés jellegéhez igazodó szakmai és gazdasági érdeket, valamint a beszerzéssel elérni kívánt alapvetı célkitőzéseket, a teljesítés kezdetének szükséges idıpontját, 12
a szerzıdés tervezett idıtartamát (teljesítés határidejét), az Egyetem képviseletében a Bíráló Bizottságba (továbbiakban BB vagy Bíráló Bizottság) esetileg delegált résztvevık megnevezését, egyéb, az eljárás lefolytatása szempontjából jelentıséggel bíró tényeket, információkat. Az ÁKB döntéséhez szükséges hiányosságok pótlását a kitőzött határidıben el kell végezni. A Lebonyolító vezetıje, a SMF utasítása alapján, haladéktalanul írásban, a kijavításra - hiánypótlásra elegendı, de legfeljebb 7 munkanapban megállapított határidı kitőzésével felszólítja az igénylı szervezeti egységet, illetve az ÁKB által meghatározott szervezeti egységet, az alkalmatlan és/vagy jogszabálysértı feltétel kijavítására. Egyúttal figyelmezteti a megkeresett szervezeti egységet a mulasztásból eredı jogkövetkezményekre, amennyiben nem vagy nem megfelelıen képviselteti magát, hiányos, az eljárás lefolytatásának, a felhívás és a dokumentáció feltételeinek meghatározásához, tisztázásához alkalmatlan, és/vagy jogszabálysértı közbeszerzési mőszaki-szakmai anyagot nyújt be. 13
6. BIZOTTSÁGOK ÉS MŐKÖDÉSÜK 6.1. Állandó Közbeszerzési Bizottság (ÁKB): Hatásköre: hatáskörét testületi szervként, az ülésen gyakorolja Ülés vezetıje: az ÁKB Elnöke, illetve az ıt helyettesítı személy. Döntéseit szótöbbséggel hozza. Döntéshozatalra jogosult személyek: a Rektor, és az Egyetem Fıigazgatói (Stratégiai és Mőködésfejlesztési Fıigazgató és Gazdasági Fıigazgató) illetve távollétükben az általuk meghatalmazott helyetteseik. Dönt a közbeszerzési eljárások indításáról, az alkalmazható eljárás fajtájáról, és az eljárás lezárásáról. E döntés alapján az eljárást lezáró határozatot (11. sz. melléklet) a Rektor hozza meg és kiadmányozza. Határoz a beszerzés szempontjairól, az adott eljárásban közremőködıkrıl, a bizottságok személyi összetételérıl. Ellenırzi a közbeszerzési eljárásokat, a közbeszerzés tevékenységének szabályos mőködését. Jogosult bármely kérdés eldöntését a közbeszerzési eljárás bármely részében magához vonni. Így különösen a nemzeti eljárás rendben megadott 3 ajánlattevı kiválasztásáról illetve az önálló eljárási szabályok szerint lefolytatandó beszerzésrıl való döntést. 6.1.1. ÁKB állandó tagjainak meghatározása, a helyettesítés lehetıségeinek szabályai. Döntéshozatali joggal résztvevı állandó tagok: az Egyetem Rektora, Stratégiai és Mőködésfejlesztési Fıigazgató (SMF) Gazdasági Fıigazgató (GMF) Döntéshozók helyettesítésének szabályai: Az ÁKB ülésein a döntéshozók meghatalmazottja írásbeli, esetenkénti, az adott napi ülésre szóló meghatalmazással jelen lehet, helyettesítheti a tanácskozás során, illetve a döntéshozatalban a döntéshozót. Abban az esetben, ha a helyettesítés a döntéshozatalra is kiterjed, akkor az írásbeli meghatalmazásban azt kifejezetten fel kell tüntetni. A helyettesítésre a döntéshozó általános meghatalmazást is adhat, mely a meghatalmazás keltétıl annak visszavonásáig hatályos, és kiterjedhet az üléseken történı tanácskozásra, illetve a döntéshozatalra is. Döntéshozó a helyettesítésére olyan az Egyetemmel közalkalmazotti jogviszonyban álló személyt köteles választani, aki felkészült és a megfelelı 14
szervezeti, szakmai ismeretekkel rendelkezik az egyetemi közbeszerzési gyakorlatra vonatkozóan. Döntéshozó az ÁKB tanácskozási joggal rendelkezı állandó, illetve esetenként meghívott tagok közül is választhat helyettesítı személyt, meghatalmazottat. Döntéshozó helyettesítésre nem kérhet fel másik döntéshozó állandó tagot. ÁKB Titkárának feladata: ÁKB munkájának szakmai elıkészítése, dokumentálása. a beszerzések minısítése során, az eljárások elıkészítésében hivatalos közbeszerzési szakértıi tevékenység ellátása, az eljárások lebonyolításának szakmai felügyelete, Megbízott szakértıként esetenként, az ÁKB határozatainak megfelelıen az eljárások hivatalos közbeszerzési szakértıi teendıinek ellátása. Tanácskozási joggal résztvevık, A közbeszerzések felügyeletét ellátó rektori tanácsadó; Hivatalos közbeszerzési szakértı, a Bizottság Titkára, A Rektori Hivatal Jogi és Igazgatási Osztály képviselıje; Az Egyetemet közbeszerzéssel kapcsolatos peres ügyeiben képviselı ügyvéd, Az Egyetem alaptevékenységét reprezentáló, megbízott rektori tanácsadó; Az eljárások elıkészítése, lebonyolítása során tanácsadó hivatalos közbeszerzési szakértı; Tanácskozási joggal résztvevık feladata: elıterjesztésekkel élhetnek, napirendi pontra javaslatot tehetnek, véleményt nyilváníthatnak, tanácskozhatnak, döntés elıkészítı anyagot nyújthatnak be szóban és írásban, döntési javaslatot tehetnek. Tanácskozási joggal állandó résztvevık helyettesítésének szabályai: Az ÁKB ülésein a résztvevık meghatalmazottja írásbeli esetenkénti, az adott napi ülésre szóló meghatalmazással jelen lehet, helyettesítheti a tanácskozás során a résztvevıt. A helyettesítésre résztvevı általános meghatalmazást is adhat, mely a meghatalmazás keltétıl annak visszavonásáig hatályos. Résztvevı a helyettesítésre olyan személyt köteles választani, aki felkészült és a megfelelı szervezeti, szakmai ismeretekkel rendelkezik az egyetemi közbeszerzési gyakorlatra vonatkozóan. Résztvevı az ÁKB döntéshozó állandó tagjai közül nem választhat meghatalmazottat. 15
Titkár a helyettesítésre, valamelyik döntéshozó tag hozzájárulásával jelölhet ki, arra megfelelıen felkészült, hivatalos közbeszerzési szakértıi minısítéssel rendelkezı személyt. Az ÁKB szakértıinek, esetenkénti meghívott résztvevıinek meghatározása, a helyettesítés lehetıségei, szabályai. Az ÁKB napirendjének megfelelı esetenként meghívott résztvevık is jelen lehetnek az ÁKB ülésein. Az eseti meghívást az ÁKB valamelyik döntéshozó tagja jelöli és az ÁKB titkára kézbesíti a meghívott személy részére, legalább 2 munkanappal az ÁKB ülése elıtt. Az eseti meghívott személynek biztosítani kell minden szükséges, rendelkezésre álló információt, ismeretet, dokumentumot annak érdekében, hogy az ülésen felkészülten részt vehessen. Az eseti meghívott résztvevı akadályoztatása esetén helyettesítésérıl köteles gondoskodni, írásbeli meghatalmazással a részvételre alkalmas személlyel képviseltetni magát az ülésen. A helyettesítésre nem választhatók az ÁKB állandó tagjai. 6.1.2 ÁKB ülés rendje: Az ülésen elhangzottakról Emlékeztetıt kell készíteni, amely az alábbiakat tartalmazza: ülés tárgyát, helyét, idıpontját, a jelenlévık megnevezését, képviselt intézmények megnevezését, csatolni kell a felhívás, a dokumentáció és az eljárás rögzített paramétereit, feltételrendszerét, valamint az ülésen elhangzottak lényeges tartalmát, momentumait, az ülés berekesztésének idıpontját. Az ÁKB Titkára felelıs az Emlékeztetı elkészítésért és tartalmának teljes körőségéért. Az Emlékeztetıt a Titkár és még egy állandó tag aláírása hitelesíti. Az Emlékeztetı egy másolati példányát a Titkár az ÁKB tagok részére megküldi. Az ÁKB, a Lebonyolító által összeállított, Elıterjesztés (3/1-4. sz. melléklet) elfogadásával dönt a közbeszerzési eljárás fajtáját illetıen az eljárás megkezdésérıl. Az ÁKB bízza meg a Bíráló Bizottság tagjait és dönt a közremőködı és az eljárást lebonyolító kiválasztásáról, határoz a közbeszerzési eljárás lebonyolításáért felelıs szervezetrıl illetve személyekrıl, meghatározza az eljárás felelısségi rendjét (4. sz. melléklet). Az ÁKB a közbeszerzési eljárás megindításakor, eljárásonként legalább 3 tagú Bíráló Bizottságot (továbbiakban: BB) köteles létrehozni, az alábbi tagi összetétellel (a tagok számába az Elnök is beszámít). az adott közbeszerzés tárgyában érintett szervezeti egység(ek) nyilatkozattételre jogosult - képviselıje(i), 16
Lebonyolító vezetıje, az ÁKB által delegált képviselı(k), Az ÁKB a BB összetételének meghatározásakor köteles biztosítani Kbt. 22. - (3) bekezdésében foglaltaknak megfelelıen az adott közbeszerzésben a tárgyhoz kapcsolódó szakmai, pénzügyi és jogi, valamint közbeszerzési szakértelmet, az alábbiak szerint: Gazdasági-, pénzügyi szakértelem a Gazdasági Fıigazgató által megjelölt képviselı által biztosítható. Beszerzés tárgyának megfelelı szakértelmet, lehetıség szerint az érintett szakterület felelıs vezetı beosztású munkatársa, vagy megbízott szakértı révén kell biztosítani. Informatikai és távközlési tárgyú beszerzések esetében a BB tagja szakértıként az Informatikai Központ képviselıje. Az ilyen tartalmú szerzıdést az Informatikai Központ szakértıjének jóváhagyólag ellen kell jegyeznie, amely a megrendelés tárgya szerinti eszközök mőszaki minıségi alkalmasságát igazolja. Építési- illetve vagyonvédelmi, környezetvédelmi, biztonságszervezési (munka-, tőz- és katasztrófavédelem), valamint logisztikai (szállítás, különleges szállítás, költöztetés) területet érintı részteljesítések esetén a BB tagja a Beruházási és Vagyongazdálkodási Igazgatóság illetve a Biztonságtechnikai és Logisztikai Igazgatóság vezetıje vagy kijelölt képviselıje. A szerzıdést jóváhagyó ellenjegyzésükkel el kell látni. Üzemeltetési- karbantartási és szolgáltatási beszerzések esetében az Üzemeltetési és szolgáltatási igazgatóság vezetıje vagy kijelölt képviselıje. A szerzıdést jóváhagyó ellenjegyzésükkel is el kell látni. továbbá esetenként hivatalos közbeszerzési tanácsadót, az uniós támogatásból megvalósított közbeszerzési eljárásoknál ÁKB által delegált egyéb tisztségviselıt, szakértıt. A közbeszerzési szakértelem biztosítása a Lebonyolító feladata. 6.2. Bontó Bizottság (BOB): a részvételi jelentkezések/ajánlatok szabályszerő lajstromba vételét, bontását, jegyzıkönyvezését végzı legalább 2 tagú testület, amelyet az ajánlatkérı megbízása alapján eljáró Lebonyolító alapít meg. A BOB a Kbt. 62. (4) bekezdése alapján az ajánlatok tárgyalásos eljárásban a végleges ajánlatok - felbontása elıtt közvetlenül ismerteti a szerzıdés teljesítéséhez rendelkezésre álló anyagi fedezet összegét. Az ajánlatok felbontásánál az ajánlatkérı, az ajánlattevık, valamint az általuk meghívott személyek, továbbá a közbeszerzéshez támogatásban részesülı ajánlatkérık esetében a külön jogszabályban meghatározott szervek képviselıi, valamint személyek lehetnek jelen. 6.3. Bíráló Bizottság (BB): a közbeszerzési eljárásban testületi szerv, amely a Kbt. 22. (4) bekezdése alapján kijelölt elıkészítéssel és bírálattal megbízott Bizottság, melynek legalább háromtagúnak kell lenni. Feladatuk ellátását megbízólevél alapján végzik. (5.1-2. sz. melléklet) 17
A BB hatáskörét ülésen gyakorolja. A BB munkájáról jegyzıkönyvet kell készíteni a Kbt. 22. (4) bekezdés alapján, melynek mellékletét képezik a tagok indokolással ellátott bírálati lapjai (9. ill. 10. melléklet) Ülés tartása nélkül akkor határozhat, ha ezzel a BB minden tagja egyetért, ilyen esetben megadott idıpontig a döntéshozatali kört e - mail útján kell megszervezni, a következıkben leírt módon A BB tagjai ilyen esetben a jegyzıkönyv formai követelményeinek figyelembevételével idıhatár kitőzésével véleményt közölnek egymással, amit a döntéshozatal követ. A bírálati lapokat szkennelve kell a referens részére megküldeni. A véleményeket, a döntéshozatalt a referens összesíti, és kör e-mail útján ismerteti a Bíráló Bizottság tagjaival. Feladata: a szakmai specifikáció, dokumentáció és szerzıdéstervezet elıkészítésében való részvétel, a benyújtott ajánlatok Kbt. 63. (3)-(4) bekezdése, valamint a dokumentációban megadott szempontok szerinti elbírálása, szükség esetén hiánypótlás, felvilágosítás vagy indokolás a Kbt. 67-70. szerint, határozatot hoz jelentkezések/ajánlatok érvényességérıl/érvénytelenségérıl, az alkalmassági szempontoknak való megfelelésrıl, írásbeli szakvéleményt és döntési javaslatot tesz az eljárást lezáró testület illetve döntést meghozó személy részére. A BB elnökét/tagjait titoktartási kötelezettség köti. A Lebonyolító (közbeszerzési referens) szakmai támogatása mellett, a BB elnöke és tagjai Összeférhetetlenségi és titoktartási / Közömbösségi nyilatkozatot tesznek (6. illetve 7. számú. melléklet). A BB mőködéséhez tartozó szervezési feladat ellátása a Lebonyolító kötelezettsége. A BB üléseit a Lebonyolító hívja össze, vezeti az ülések jegyzıkönyveit, és az ülések során hozott határozatokat nyilvántartja és megırzi, gondoskodik az érintettek értesítésérıl. A Lebonyolító a tervezett ülés napirendjét, idıpontját és helyszínét az ülésen tárgyalandó elıterjesztéseket, vizsgálandó dokumentumokat az ülést megelızıen legalább 3 munkanappal a BB tagjai számára hozzáférhetıvé teszi. A Bontó / Bíráló Bizottság Titkára: a Lebonyolító alkalmazásában álló közbeszerzési referens (közbeszerzési szakértı), aki ellátja e bizottságok mőködésének szervezési és adminisztratív feladatait. 18
7. KÖZBESZERZÉSI ELJÁRÁSOK ÁLTALÁNOS RENDJE 7.1. Közbeszerzési eljárás elıkészítése: Közbeszerzések tervezése: a jelen szabályzat szerinti tervek, elızetes összesített tájékoztató összeállítása, közzététele, Beszerzési igények megfogalmazása, elıterjesztése (specifikáció, becsült érték, fedezet): a jelen szabályzat alapján a szervezeti egységek által a beszerzési igények fenti paraméterek szerinti összeállítása, eseti igények megfogalmazása, elıterjesztés elkészítése, az elıterjesztések ÁKB részére történı továbbítása. Beszerzési igények minısítése: a jelen szabályzat szerint a szerzıdéskötéshez szükséges beszerzési, közbeszerzési eljárás meghatározása, a szakmai, pénzügyi és jogi feltételek elıírása. Döntés a beszerzési eljárás indításáról ÁKB döntése a szerzıdéskötéshez szükséges eljárás indításáról, engedély az eljárás lebonyolítására. Közbeszerzési eljárás esetén döntés a BB összetételérıl ÁKB döntés az eljárást lebonyolító személyrıl, szervezetrıl. 7.2. Közbeszerzési eljárás indítása Az ajánlati, ajánlattételi (részvételi) felhívást, valamint a kapcsolódó dokumentáció összeállítását a Lebonyolító vezetıje által kijelölt felelıs személy referens készíti el, szakértı felügyelete mellett és a BB közremőködésével. Az elkészült és BB által jóváhagyott felhívást a közbeszerzési ellenjegyzıvel ellen kell jegyeztetni. Az ellenjegyzı köteles ellenırizni a felhívás/hirdetmény közbeszerzési és jogi megfelelıségét. A közbeszerzési ellenjegyzést hivatalos közbeszerzési tanácsadó vagy ügyvédhivatalos közbeszerzési tanácsadó teljesíti. Az ÁKB vagy Kbt. ettıl eltérı rendelkezése alapján az adott közbeszerzés eseti lebonyolítója köteles a Kbt. 22. (3) bekezdés szerinti szakértelmet biztosítani, illetve a Kbt. ettıl eltérı rendelkezése alapján eljáró tanácsadó gyakorolja a törvényben meghatározott hatáskörét, amelyet a Lebonyolító kísér figyelemmel és biztosítja a szervezeti kereteket. Közbeszerzési eljárás indítása összefoglalva: Az elızetes jogszabályi feltételek vizsgálatát követıen a Lebonyolító, hivatalos közbeszerzési tanácsadó/ügyvéd-hivatalos közbeszerzési tanácsadó ellenjegyzése után gondoskodik az eljárást megindító felhívás / hirdetmény továbbításáról. 7.3. Közbeszerzési eljárás lebonyolítása: Az eljárások Kbt. - ben szabályozott módon történı lebonyolítása (ajánlatkérés; illetve részvételre való felhívás; ajánlattételi-, részvételi szakasz feladatainak elvégzése; jelentkezések, ajánlatok bontása; kommunikáció a jelentkezıkkel, ajánlattevıkkel, jelentkezések, ajánlatok értékelése, rangsorolása, eredményhirdetés) 19
Döntés az eljárás lezárásáról: A Bíráló Bizottság javaslatát követıen az ÁKB döntése alapján hozott határozat, az eljárások eredményes, illetve eredménytelen befejezésérıl szóló döntés, a nyertes ajánlattevı megnevezése. Szerzıdéskötés: eredményes eljárás esetén, a szerzıdéskötési moratórium lejártát követıen, a 11. napon a nyertes ajánlat alapján a szerzıdés megkötése a nyertes Ajánlattevıvel. A szerzıdés 4 eredeti példányban készül. A Lebonyolító ügyvezetıje intézkedik a nyertes Ajánlattevı által aláírt szerzıdés Egyetem részére való megküldésérıl. A megküldés akkor szabályszerő, ha az ügyirat anyaga tartalmazza az Ajánlattevı által aláírt szerzıdést, 4 példányban, valamint az eljárást lezáró határozat másodpéldányát. A Lebonyolító szervezetnél a témafelelıs közbeszerzési referens által összeállított ügyiratkísérıt általában az alábbiakban felsorolt szervezetek vezetıi egyetértést jelzı aláírásukkal ellátják. Állandó aláírók: Lebonyolító szervezet, Pénzügyi Igazgatóság, Gazdasági Mőszaki Fıigazgatóság, Stratégiai és Mőködésfejlesztési Fıigazgatóság, Jogi ellenırzı, Kötelezettségvállaló (rektor) A beszerzés tárgyának függvényében változó aláírók köre a teljesség igénye nélkül: Beszerzést igénylı szervezet vezetıje vagy a Gazdasági-mőszaki Fıigazgatóság érintett Igazgatósága Orvosszakmai, finanszírozási és Minıségbiztosítási Igazgatóság Ezt követıen a Lebonyolító az Egyetem rektora által aláírt szerzıdést az alábbiak szerint küldi meg az érintetteknek: Eredeti példányt kap a szerzıdés szerinti szállító, szolgáltató vagy vállalkozó. a beszerzı szervezeti egység, Amennyiben több igénylı szervezeti egység érintett a beszerzésben, akkor egy eredeti, a többi egység másolati példányt kap, a Pénzügyi Igazgatóság, irattározásra kerül a közbeszerzési eljárás dokumentációjának részeként. Szkennelt, elektronikus példányt kap: Rektori Hivatal Jogi és Igazgatási Osztály Ellenırzési Igazgatóság 20
Üzemeltetési Szolgáltatási Igazgatóság az anyagok és szolgáltatások vonatkozásában Lebonyolító, aki gondoskodik a SAP rendszer szerzıdés nyilvántartásába történı felvitelrıl és az Egyetem honlapján való közzétételrıl. Szerzıdés monitoring: A szerzıdésben foglalt jogok, kötelezettségek számba vétele, a teljesítés és a pénzügyi teljesítés okmányainak követése. A szükséges igazolások, engedélyek, jóváhagyások figyelemmel kísérése. Szerzıdések teljesítése: beszerzési igény teljesítésének biztosítása az igénylı szervezeti egység és a nyertes ajánlattevı, mint szerzıdés szerinti partner (szállító szolgáltató vagy vállalkozó). Szerzıdésmódosítás, változáskezelés: A módosítás, kiegészítés, változtatási igény megfogalmazása a szervezeti egység feladata és a Lebonyolító az írásbeli megkeresés alapján foglal állást a változás kezelés konkrét módjáról, illetve nyilatkozik a Kbt. alapján annak megengedhetıségérıl, a szükséges dokumentációról. Nyilvánosság biztosítása: közbeszerzéssel kapcsolatos dokumentumok közzététele az Egyetem honlapján. (Lebonyolító szervezet feladata) Közzétételek az Európai Unió Hivatalos Lapjában, illetve a Közbeszerzési Értesítıben jogszabály alapján kötelezı hirdetmények megjelentetése. 7.4. Közbeszerzési eljárásban résztvevı szervezetek, személyek feladatai, munkamegosztás 7.4.1. Szervezeti egységek feladatai: Stratégiai, tervezési feladatok: A költségvetés kialakításakor az éves beszerzés szakmai és pénzügyi tervek elıkészítése. Operatív feladatok: o az egyes beszerzések elıkészítésekor (minısítésre történı elıterjesztésekor) megadják a Beszerzés Minısítı lap (2/a. melléklet) kitöltésével, a beszerzési igény megfogalmazását (milyen szükségletet, igényt kell kielégíteni beszerzéssel), o javaslatot tesznek a beszerzés szakmai specifikációjára (mit akarnak venni), mellékelik a finanszírozás, pénzügyi fedezet szervezeti lehetıségeit (mennyi áll rendelkezésre és milyen forrásból), o javaslatot adnak a szakmai követelményrendszerre, üzleti és szerzıdési feltételekre, bírálati szempontokra, stb.(3. sz. melléklet) o Az Elıterjesztés vonatkozó - 1., és 2. - részének kitöltése illetve több szervezeti egységet érintı beszerzés esetén adat és információ szolgáltatás a Lebonyolító referense általi kitöltéshez. Jelentés a Lebonyolító felé o szerzıdés módosítás igényét, melynek felmerülésekor ugyan úgy kell eljárni, mint a beszerzési igény esetén. (Értelemszerően a változásokat és a kiegészítéseket kell figyelembe venni). 21
7.4.2. Állandó Közbeszerzési Bizottság (ÁKB) feladata: stratégiai döntések: tervezés, éves illetve hosszabb távú beszerzési koncepció kialakítása, továbbá tervek felülvizsgálata, egyes részterültek beszerzési koncepciójának kidolgozása, operatív döntések: közbeszerzési eljárások indításának engedélyezése, közbeszerzési eljárást lezáró határozat illetve eljárást lezáró döntés meghozatala, közbeszerzési eljárások ellenırzése, bíráló bizottságok kijelölése, beszámoltatása, alapvetı beszerzési szempontok, lényeges üzleti, szakmai és jogi feltételek meghatározása Ellenırzés: az ÁKB ülésein beszámoltathatja a közbeszerzési eljárásokban résztvevı személyeket. ÁKB dokumentumtára: 1. Beszerzési tervek, 2. Stratégiai elıterjesztések, anyagok, tanulmányok, döntés elıkészítési anyagok, 3. Operatív beszerzési elıterjesztések, 4. Döntés elıkészítı anyagok, szakértıi anyagok, 5. Ülések szervezésére vonatkozó dokumentumok (meghívók, értesítések stb.), 6. Ülések jegyzıkönyvei, 7. Határozatok; 8. Iktatási dokumentáció, 9. Nyilvántartási dokumentáció, 10. Közbeszerzési adminisztráció (az iratok rendszerezését, nyilvántartását, ırzését az ÁKB Titkára végzi, a SMF támogatásával). ÁKB Titkár feladata: elıkészíti az ÁKB üléseinek napirendjét, benyújtja az elıterjesztéseket, benyújtja a közbeszerzési tervet, benyújtja a közbeszerzési szabályzat változásait tárgyalásra, elkészíti az ülések jegyzıkönyveit, önálló elıterjesztésekkel élhet, hivatalos közbeszerzési szakértıként ellenırzi a közbeszerzések elıkészítését, hivatalos közbeszerzési szakértıként részt vesz a közbeszerzési eljárások lebonyolításában, jelölés esetén BB tagként részt vesz a közbeszerzési eljárások, lebonyolításában, BB munkájában, elvégzi az ÁKB adminisztrációs feladatait. 7.4.3. Bíráló Bizottság (BB) feladatai: 22
Irányítja az eljárások lebonyolítását, a Közremőködık, szakértık tevékenységét, Ülésein határoz az egyes eljárási lépésekrıl, intézkedésekrıl azok tartalmáról. Meghatározza a részvételi-, ajánlati-, ajánlattételi felhívások részletes tartalmát figyelemmel a külön jogszabály szerinti jóváhagyás(ok), engedélyek rendelkezésre állására. Engedélyezi az eljárásokkal kapcsolatos közleményeket, tájékoztatókat, levelezéseket, az információ cseréket az Egyetem belsı szervezeteivel, illetve külsı személyekkel, szakértıkkel, ajánlattevıkkel történı kapcsolattartás, a Kbt. - ben szabályozott módon és formában a Kbt. alapelveinek figyelembe vételével. Dönt a közzétételrıl. Elfogadja a részvételi/ajánlattételi szakaszban az ajánlattevıi kérdésekre adott ajánlatkérıi-, szakértıi válaszokat (kiegészítı tájékoztatást). Értékeli a nem egyértelmő kijelentések pontosítását. Megállapítja a jelentkezık, ajánlattevık alkalmasságát/alkalmatlanságát. Megállapítja a jelentkezések, ajánlatok érvényességét/érvénytelenségét. Rangsorolja, értékeli az ajánlatokat, jelentkezéseket. Határoz az eljárást lezáró határozat tervezetérıl az eljárás nyertesének javasolt ajánlattevırıl, adott esetben a 2. helyezettrıl. Véleményt, javaslatot fogalmaz az eljárásról. 7.4.4. Lebonyolító feladata: Az igénylı szervezeti egységek közbeszerzési szakértıi támogatása. Beszerzési igények lajstromba vétele, elemzése, rendszerezése. Beszerzés közbeszerzési minısítése, Beszerzés minısítı lapok kezelése, nyilvántartása, szakmai véleményezése. Szakmai, pénzügyi, jogi közbeszerzési szakértelem biztosítása Az ellenjegyzés kijelölt személy útján történı biztosítása. A közbeszerzési eljárás lebonyolításának írásbeli elıkészítése. Közbeszerzési dokumentáció megszerkesztése, az összeállítás ellenırzése. Bontó Bizottság kijelölése. Bontó/Bíráló Bizottság mőködési feltételeinek biztosítása. Eljárási dokumentációk rendelkezésre bocsátása, tender anyagok átadása, szakmai döntés elıkészítı javaslatok megfogalmazása és elıterjesztése a Bontó/Bíráló Bizottság munkájának szakértı és adminisztrációs támogatása, a bizottsági ülések megszervezése, elıkészítése, lebonyolítása. Közbeszerzési tárgyalások lebonyolítása. Az eljárások adminisztrációjának követése és dokumentálása. Jegyzıkönyvek vezetése és az érintettek részére történı megküldése. Az ajánlati biztosíték teljesítésével kapcsolatos tevékenység ellátása, ideértve a biztosíték formájától függıen a nyilvántartást, az iratok megırzését és a Kbt.-ben meghatározott esetben azok visszaszármaztatásának teljesítését, nem értve ide a letéti összegek kezelését és egyéb pénzkezelési feladatok ellátását (ezek az ajánlatkérı 23
belsı szabályzatai szerinti hatáskörrel rendelkezı szervezeti egységek feladatai, Részvétel és szakértıi támogatás a jelentkezések, az ajánlatok értékelésében, az értékelés szakértıi ellenırzése. Eredményhirdetés lebonyolítása Ajánlattevık tájékoztatása az eljárást lezáró döntésrıl, az összegzésrıl illetve mindazon intézkedések megtétele illetve fogadása, amiket a Kbt. Lebonyolító számára kötelezıen elıírt. Tájékoztatók, közzétételek, egyéb közlemények elıkészítése, dokumentáció megszerkesztése, az összeállítása közbeszerzési ellenırzése. Eredményhirdetések adminisztrációs, szervezési feladatainak lebonyolítása. Eredményes eljárást követıen a szerzıdéskötést elıkészítı feladatok elvégzése. A közbeszerzési iratok nyilvántartása, rendszerezése, a SMF megbízása alapján a szünetelı irattár fenntartása, és mőködtetése. Közbeszerzés adatainak folyamatos karbantartása az Egyetem honlapján (www.semmelweis-egyetem.hu). Közzétételek hirdetményben illetve honlapon történı bonyolítása és dokumentálása. Szerzıdési monitoring rendszer kiépítése és mőködtetése, Szakértı cégként mőködik közre az alábbi hirdetmények közzétételében o Tájékoztató a szerzıdések teljesítésérıl, módosításáról o Az eljárások Megbízó érdekkörében felmerült okból történı módosítása, visszavonása Külsı, eseti lebonyolító, illetve egyéb közremőködı szakértı bevonása esetén: Kapcsolattartás, együttmőködés az ÁKB döntése alapján bevont szakértı, más lebonyolító szervezet munkatársaival. Figyelemmel kíséri a külsı szakértı, más lebonyolító szervezet tevékenységét a közbeszerzési eljárás folyamatát, szükség szerint információkkal segíti a tevékenységet. Külsı, eseti lebonyolító, illetve egyéb közremőködı szakértı alkalmazása esetén ellenırzi a bevonásra került szakértı közremőködı tevékenységét. 7.5. Közbeszerzési szerzıdés módosítása, kiegészítése A közbeszerzési eljárás során létrejött szerzıdések módosításának, kiegészítésének igénye esetén az erre vonatkozó igény részletes leírásával és az erre vonatkozó az érvényes szerzıdés csatolásával kell a Lebonyolítóhoz fordulni. Az igény közbeszerzési szempontból való minısítését a Lebonyolító végzi, szükség szerint BML alkalmazásával. BML mellızésére akkor kerül sor, ha módosítás, kiegészítés nem irányul beszerzési igény kielégítésére. Adat- illetve információhiány esetén a Lebonyolító a hiánypótlására hívja fel az igénylı szervezetet. Ennek keretében okiratok, nyilatkozatok, egyéb dokumentumok kérhetık be, szakmai, jogi, pénzügyi elıkészítı munkálatok végezhetık. A szerzıdésmódosítás illetve kiegészítés engedélyezésérıl az ÁKB dönt. 24
A részletes feltételeket ez alapján kell meghatározni, külön figyelemmel arra, hogy a Kbt. csak nagyon szőkkörben teszi lehetıvé a közbeszerzési eljárás alapján létrejött szerzıdés-módosítását, valamint az ezzel egy tekintet alá esı kiegészítését. A szerzıdés módosításáról illetve kiegészítésérıl közbeszerzési memorandum készül, amely a változások alapdokumentuma. A Közbeszerzési memorandum (12. sz. melléklet) tartalmazza, a felek megnevezését (azonosító adatok feltüntetésével) a szerzıdés tárgyát, tartalmát és egyéb lényeges feltételeit, ideértve különösen a teljesítési és pénzügyi feltételeket. Az alapszerzıdés eredeti vagy hiteles másolati példányát, A partner aktuális cégiratait (illetve vállalkozási engedélyét) másolatban. A változások jegyzékét. A módosítási okiratot. A módosítást követı hatályt és érvényességet. Pénzügyi és jogi, valamint közbeszerzési ellenjegyzést. Nyilatkozatokat a szakmai megfelelıségrıl. A szerzıdés-módosítás közbeszerzési memorandumait a Közbeszerzési Értesítıben közzétett hirdetmény zárja le. 7.6. Közbeszerzési eljárás nyilvánossága A Lebonyolító által szolgáltatott tartalommal a SMF folyamatosan közzéteszi az egyetem honlapján a közbeszerzési eljárásaival kapcsolatos eseményekrıl, a Kbt. 31. - (1) bekezdésében elıírtaknak megfelelıen, az alábbi közbeszerzési dokumentumokat: a) a közbeszerzési tervet, valamint annak módosítását (módosításait) b) a Kbt. 9. (1) bekezdés k) pontja alkalmazásával megkötött szerzıdéseket; c) az elızetes vitarendezéssel kapcsolatos Kbt. 79. (2) bekezdése szerinti adatokat; d) a közbeszerzési eljárás kapcsán indult jogorvoslati eljárás vonatkozásában da) a kérelem e törvényben meghatározott adatait (Kbt. 137. (9) bekezdés), db) a Közbeszerzési Döntıbizottság szerzıdés megkötését engedélyezı végzését (Kbt. 144. (4) bekezdés e) a közbeszerzési eljárás alapján megkötött szerzıdéseket; f) a szerzıdés teljesítésére vonatkozó következı adatokat: hivatkozást a közbeszerzési eljárást megindító hirdetményre, a szerzıdı felek megnevezését, azt, hogy a teljesítés szerzıdésszerő volt-e, a szerzıdés teljesítésének az ajánlatkérı általi elismert idıpontját, továbbá az ellenszolgáltatás teljesítésének idıpontját és a kifizetett ellenszolgáltatás értékét; g) a külön jogszabályban meghatározott az éves statisztikai összegzést; Az (1) bekezdés f) pontja szerinti adatok, információk közzétételének idıpontjáról a Kbt. 31. (6) bekezdése rendelkezik, mely szerint a szerzıdések teljesítésére vonatkozó adatokat a mindkét fél általi teljesítésétıl számított 15 munkanapon belül közzé kell tenni. az egy évnél hosszabb vagy határozatlan idıre kötött szerzıdés esetében a szerzıdés megkötésétıl számítva évenként kell a közzétett adatokat aktualizálni. 25