Készült a Phare HU0008-02 program támogatásával A felnőttoktatás és az élethosszig tartó tanulás lehetőségeinek javítása Salga Péter Készült a Phare HU0008-02-01-0007 számú Vállalkozások felhasználó-orientált informatikai humánerőforrás-fejlesztése pályázat keretében Debreceni Egyetem Agrártudományi Centrum Agrárgazdasági és Vidékfejlesztési Kar Gazdasági- és Agrárinformatikai Tanszék
Vállalkozások felhasználó-orientált informatikai humánerőforrás-fejlesztése című program Salga Péter DE ATC AVK, Gazdasági- és Agrárinformatikai Tanszék, 2004
Szerző: Salga Péter Lektor: Lengyel Péter DE ATC AVK, Gazdasági- és Agrárinformatikai Tanszék, 2004 ISBN 963 9274 67 4 Első kiadás A kiadvány szerzői jogvédelem alatt áll. A kiadványt, illetve annak részeit másolni, reprodukálni, adatrögzítő rendszerben tárolni bármilyen formában és bármilyen eszközzel elektronikus úton vagy más módon a kiadó és a szerzők előzetes írásbeli engedélye nélkül tilos. Kiadó: Debreceni Egyetem Agrártudományi Centrum Agrárgazdasági és Vidékfejlesztési Kar Gazdasági- és Agrárinformatikai Tanszék Debrecen, 2004. március
Tartalomjegyzék 1. Alapfogalmak...6 2. csoportosítása...8 3. Néhány kis- és közepes vállalkozás (KKV) számára készült információs rendszer összehasonlítása...11 4. KKV számára készült integrált ügyviteli rendszer ismertetése egy elképzelt modell alapján...13 4.1. Készletgazdálkodás, Rendeléskezelés, Kereskedelem...13 4.1.1. Készletgazdálkodás...13 4.1.2. Ügyfél nyilvántartás...20 4.1.3. Értékesítés...20 4.2. Termelés...23 4.2.1. Termelési egységek...23 4.2.2. Előkészítés...23 4.2.3. Vezetői információk...24 4.2.4. Ütemezés...24 4.3. Bér- és munkaügy...25 4.3.1. Munkaerő-gazdálkodás...25 4.3.2. Bérgazdálkodás...29 4.4. Könyvelés és tárgyieszköz...32 4.4.1. Pénzügyi modul...32 4.4.2. Pénztári modul (Házi- és valutapénztár)...33 4.4.3. Főkönyvi modul...34 4.4.4. Tárgyieszköz, befektetett eszköz modul...35 4.5. Egyéb modulok...38 4.5.1. Gépjárműnyilvántartás...38 4.5.2. Eseményfigyelés...39 4.5.3. Ügyfélkapcsolat-kezelő (CRM)...39 4.5.4. Projektkezelés...39 4.5.5. Dokumentumkezelő, iktató...39 4.5.6. Internetes szolgáltatások (Web áruház, Internetes rendeléskezelés stb.)...39 5. Melyik rendszert választaná? (Gyakorlat)...41 6. Vállalat informatikai stratégiája...44 6.1.1. Az informatikai stratégia szerepe...44 6.1.2. Az informatikai stratégiai tervezés és végrehajtás folyamata...46 6.1.3. Változás-menedzsment az informatikai stratégia megvalósítása során...48 7. Rendszer bevezetése, integráltság, kapcsolat meglévő rendszerekkel...52 8. Az információs rendszerek üzemeltetése, szapportálás (Jogosultságkezelés, adatbázisok karbantartása, adatbiztonság)...53 9. Gyakorlati feladatok...54 5
1. Alapfogalmak Az emberi agynak olyan a szerkezete, hogy csak valamilyen struktúrában tud gondolkodni. Arra a kérdésre például, hogy milyen a máj? nem lehet felelni, legfeljebb annyit, hogy csecse. Mert a kérdés struktúrán kívüli. Ám ha azt kérdezem: Milyen a máj fejlődéstana?, Milyen a máj szövettana?, Milyen a máj élettana?, Milyen a máj a szakácsművészet szempontjából? akkor bő forrásként buggyannak fel a válaszok, mert a májat belehelyeztem valamilyen gondolkodási struktúrába. Popper Péter Úgy hozta a Sors, hogy megalapítottál egy vállalkozást. Rengeteg munkával elérted azt, hogy alkalmazottakat tudsz foglalkoztatni, van egy szép telephelyed, büszkén vezeted végig a partnereidet a raktárakban, nem kell aggódnod a villanyszámla és a gázszámla miatt. Persze a problémáid nem fogytak el, sőt úgy tűnik egyre több van belőlük. Egyre több vevőd van, de hiába veszel fel több embert az irodára, átláthatatlan papírhalmaz fogad minden reggel. Céged nem tudja kielégíteni a vevők igényeit, nem kezelik jól a reklamációkat és felmerül benned az a vészterhes gondolat, hogy a befutott vállalkozásod néhány hónap alatt elveszíti mindazt, amiért addig küzdöttél. A világ felgyorsult: a sofőr morog és nincs ideje várni, amíg a raktáros fél órát vacakol a szállítólevél nyomtatásával, mert a DOS-os programja nem kezeli jól a lézernyomtatót; a nagy multi, akinek beszállítója vagy, nem fogadja el, hogy a számládon nem olyan számon szerepelnek a cikkek, amint azt ő nyilvántartja; az ellenőr büntetést ró ki, amiért néhány számlán rosszul kerekítettek a pénzügyesek. Sokáig lehetne sorolni a hasonló problémás szituációkat, amire nyilvánvaló a megoldás: jó információs rendszer. Információs rendszerből egyre több van a hazai piacon is, ez a jegyzet abban segít, hogy egy vezető el tudja dönteni melyik az a rendszer, ami az ő vállalkozása számára legjobban megfelel. Az információs rendszereket általában a vállalat ügyviteli feldolgozását megvalósító informatikai eszközökkel azonosítjuk, míg integrált vállalatirányítási rendszer (VIR, Enterprise Resource Planning System = ERP) alatt értjük egy vállalat valamennyi feldolgozását megvalósító, egységes információs rendszert. A vállalatirányítási rendszerek a vállalatoknál kialakult horizontális és vertikális munkamegosztásnak megfelelően funkcionális információs rendszerekre tagolódnak. Így beszélhetünk raktárnyilvántartó, termelésirányító, bér- és munkaügyi, könyvelő, tárgyieszköz (vagy befektetett eszköz) nyilvántartóról, stb., illetve vezetői információs rendszerről, szakértői rendszerekről. Az előbbiek jellegzetessége, hogy gyorsan feldolgozzák a vállalatoknál keletkező nagyszámú üzleti tranzakciót, míg az utóbbiak a meglévő adatokat analizálják és a vállalat vezetőit segítik döntéseik meghozatalában. Ez utóbbiak legnagyobbjai az adattárházak, amelyek igen sok információt tartalmaznak, amelyek kinyerése és csoportosítása kifinomult technológiákat (adatbányászat) igényel. (Csak példaként említenék meg egy érdekes példát az adattárház alkalmazására a mindennapi életből: a nagyobb áruházakban úgy rendezik el az egyes polcokat, hogy elemzik a vásárlói szokásokat, útvonalakat a rendelkezésre álló adatok alapján, és a kevésbé preferált termékek polcait úgy helyezik el, hogy a gyakran vásárolt termékekhez vezető úton legyenek, és a vásárlók akaratlanul is szembekerüljenek velük.) E jegyzet témája elsősorban az üzleti tranzakciók feldolgozása, de emellett kitekintünk a feldolgozott adatokból közvetlenül levezethető vezetői információkra is. Ha bemegyünk a boltba és leveszünk a polcról egy könyvelőprogramot, akkor dobozos szoftvert vásárolunk, ennek nagytestvére a standard szoftver, amely olyan nagy rendszert takar (általában vállalatirányítási rendszert) amelyhez készen lehet hozzájutni, és paraméterezéssel beállíthatóak a vállalat egyedi jellegzetességei. Ezeknél meg lehet spórolni a hosszadalmas szoftver-fejlesztési időszakot, de ez persze a rugalmasság rovására mehet. Manapság egyre fontosabb szerephez jut a 6
kis- és közepes vállalkozásoknál is a testreszabott szoftver, ugyanis a standard szoftverek egy elképzelt vállalati modell alapján íródnak, de a valóságban még ugyanabban az ágazatban tevékenykedő két vállalkozás ügyvitele között is óriási különbségek vannak. A legjobb információs rendszerek ötvözik a standard és testreszabott szoftverek előnyeit: egy nagyon stabil, átgondolt, standard vázzal rendelkeznek, amihez nagyon könnyen fejleszthetők plusz funkciók, komponensek a vállalat igényeinek megfelelően. Az ügyviteli folyamatok követhetőségét a bizonylatok biztosítják, amelyeket a hagyományos felfogással szemben nem kell feltétlenül egytől-egyig kinyomtatnunk, némelyikük elég ha csak az információs rendszerünkben létezik. Nehéz azzal vitatkozni, aki azt mondja, hogy programvagy hardverhiba miatt elveszhetnek a ki nem nyomtatott bizonylatok, de megfelelő archiválással és biztonsági berendezésekkel megelőzhetjük adataink károsodását, mindamellett sok fölösleges pénzkiadástól mentjük meg a céget, arról nem is beszélve, hogy védjük a környezetet. A bizonylatoknak tehát központi szerepük van az információs rendszerekben és velük kapcsolatban sok tévhitet kell eloszlatnunk. Találkoztam egy vállalatvezetővel, aki úgy képzelte az elektronikus iroda megvalósítását, hogy óriási kapacitású háttértárakat vásárolt és a cégnél képződött összes bizonylatát beszkennelte. Először megírták a számlát kézzel vagy a DOS-os könyvelőprogrammal, aztán a szuper-hiper (jobbra érdemes) számítógéppel bedigitalizálták. Amikor megemlítettem neki, hogy ez nem túl hatékony módja az információtárolásnak, és már csak ha a visszakeresést veszem is alapul, sokkal egyszerűbb, ha az adatokat beviszik egy egyszerű rendszerbe, akkor erre ő azt válaszolta, hogy látni akarja a pecsétet a számlán a számítógép képernyőjén. Erre persze én folytattam érveimet a jogosultságkezelésről, ami legalább olyan jó mint a pecsét, amíg a felhasználó nem árulja el másnak a jelszavát, biztosan tudni fogom, hogy ő vitte fel a bizonylatot. Az adatokat mindig az információs rendszerbe visszük be, és ha szükséges onnan adjuk át például partner-adatbázisba, másik modulnak vagy a nyomtatónak nyomtatás céljából. Ha be akarunk vezetni egy informatikai rendszert, szakítanunk kell a bizonylatok hagyományos kezelésével, és át kell vennünk a kidolgozott információtechnológiai módszereket. Az információs rendszerek másik sarkalatos pontja a bizonylati fegyelem, amelynek betartatása az információs rendszer feladata. Az üzleti folyamatok egymásra épülnek, sokszor egymás előfeltételei, ezért fontos hogy kezelésükben megfelelő szabályokhoz ragaszkodjunk. Képzeljük el mi történne a raktári készlet nyilvántartásával, ha megengednénk, hogy kiadjunk egy készletelemet, mielőtt bevettük volna a raktárba. Az ehhez hasonló fegyelmezetlenségek lehetősége egy információs rendszerben előbb vagy utóbb teljes káoszt eredményez, és azt az elvet teszi tönkre, amiért az információs rendszert bevezettük, vagyis hogy kezelhetőbbé, átláthatóbbá tegye az üzleti folyamatokat. 7
2. csoportosítása Schopenhauernek egyszer bemutattak egy csodálatos embert, aki hét nyelven beszélt tökéletesen. A filozófus, miután beszélgetett vele, így nyilatkozott: - Ez az ember valóban hét nyelven beszél, de mind a hét nyelven hülyeségeket! Az hogy egy információs rendszer jó relatív fogalom. A Volkswagen Beatle egy nagyon jó autó, de ha téglákat akarsz hordani vele az építkezésedhez, akkor hamar kiderül, hogy nem arra találták ki. Minden vállalkozásnak vannak sajátságai, és fontos, hogy ezeket figyelembe véve válasszuk ki az információs rendszert, amit sok éven át használni fogunk. Az integrált vállalatirányítási információs rendszerek egyre gyakrabban használt elnevezése a szakirodalomban az ERP: Enterprise Resource Planning System, vagyis a vállalati erőforrások tervezése rendszer. Ez az elnevezés arra utal, hogy ezen rendszerek legfontosabb feladata a vállalkozások folyamatos működéséhez szükséges technikai, pénzügyi, humán erőforrások folyamatos (újra)tervezése. Ez a megközelítés a vállalati folyamatokat és ezzel együtt az ERP rendszerek feldolgozásait is funkciói szerint csoportosítja (az ellátási láncba tartozó: beszerzési, szállítási, raktározási, rendelés-feldolgozási; pénzügyi: számviteli, tervezési, controlling, tárgyieszköz-gazdálkodási és egyéb folyamatok). Integrált irányítási információs rendszerek használata természetesen nem a vállalatok kizárólagos privilégiuma, ma már minden szervezet jogos igénye, hogy integrált informatikai megoldásokat használhasson, legyen az profit-orientált, vagy non-profit szervezet, bármely működési területen, beleértve a kórházakat, egészségügyi intézményeket, bankokat, biztosító társaságokat, kormányzati szerveket, stb. is. Jelen jegyzet céljára tekintettel a továbbiakban mi most csak a vállalatok integrált irányítási rendszereivel foglalkozunk. A választásnál kiindulási pont, hogy mi az a tevékenység, ami hangsúlyos a vállalkozásunknál. Egy termelő cégnél ez szinte kivétel nélkül mindig a termelés, de egy kereskedőnél már lehet fontos a készletszint percrekész ismerete vagy az ügynökök jutalékkezelése. Fontos, hogy olyan szoftvert válasszunk, amiben az a terület erős, ami nekünk a legfontosabb. Az információs rendszerek kinőnek valamilyen alap alkalmazásból, amely köré csoportosulnak a többi modulok. Ez az alap (először kifejlesztett) alkalmazás lehet a könyvelés, készletnyilvántartás esetleg a termelés és nagy általánosságban elmondható, hogy az lesz az ERP erőssége is. A másik fontos szempont, hogy mekkora vállalkozás részére készül a szoftver. A méret egy információs rendszernél leginkább a bizonylatok számában mérhető le egyszerűen. Egy több százmilliós éves forgalmú szolgáltató cég, akinek a forgalma évi egytucat értékesítésből származik megengedheti magának, hogy kézzel számlázzon (ezzel szemben viszont lehet, hogy bonyolult projekt menedzsment rendszert használ), de egy kis pékség, akinek elenyésző a forgalma értékben, mégis napi ezer számlát és szállítólevelet kell kiállítania biztosan nem győzné hatékony információs rendszer nélkül. A harmadik csoportosítási szempont, az ügyviteli bonyolultság. Egy olyan vállalkozásnak, amely csak a számlázását kívánja számítógéppel végezni biztosan elég egy dobozos számlázó program. Ha nincsenek speciális igényei (sok raktár, rakhelyes raktározás, kapcsolat más rendszerekkel, speciális bizonylatok) akkor bizonyára megteszi egy olcsó bolti program is. Ellenkező esetben olyan megoldást kell választania, amelynek szolgáltatásait előzetesen áttanulmányozta és megfelelőnek találta vállalkozása igényeihez. A szakirodalomban a vállalati menedzsment legfontosabb funkcióinak kétféle csoportosítása a leggyakoribb: 1., - tervezés, 8
- végrehajtás - szervezés, - munkaerő-biztosítás, - vezetés - ellenőrzés. Vagy 2., - tervezés, - szervezés, - utasítás, - koordinálás, - ellenőrzés. A vállalatvezetőknek e funkciók jelentőségét mérlegelve kell vizsgálniuk a bevezetendő információs rendszert. Emellett szem előtt kell tartaniuk az ügyviteli folyamatok funkcionális csoportosítását is. Magyarul ügyelniük kell arra, hogy az alábbiak közül a vállalkozásuk számára lényeges elemeket lefedje az információs rendszerük. o Készletgazdálkodás, Rendeléskezelés, Kereskedelem. Törzsadatok Készletmozgások kezelése, mozgásnemek Vevői, szállítói rendelés, keretrendelés Árkezelés, szállítólevél, számla (Folyamatos) leltározás Nyilvántartási ár o Termelés. Termelés követése Ütemezés, kapacitáskezelés Karbantartás o Bér- és munkaügy. Törzsadatok Jelenlétek, távollétek regisztrálása, kapcsolat beléptető rendszerekkel Teljesítménybér-számítási módozatok, jutalékkezelés o Tárgyieszköz, befektetett eszköz (értékcsökkenések számítása, befektetések értékének követése) o Könyvelés Folyószámla- és pénztárkezelés, banki feldolgozás Áfa nyilvántartás Kontírozás o Vezetői információk, eseményfigyelés Készletforgalom, készletmennyiség, minimális, maximális készletszint, elfekvő és lejárt készletek Késedelmesen, túl- és alulteljesített rendelések kimutatása Alapanyag-biztosítási terv, termelési terv, késztermék-alapanyag elszámolás Előkalkuláció, utókalkuláció, közvetett és közvetlen önköltségi ár számítás Selejtkimutatás, teljesítménykimutatás, kihasználtság Kintlévőségek, fizetési késedelmek Jelenléti, távolléti összesítők, bér- és teljesítménybér-kimutatás Mérleg-eredménykimutatás o Egyéb modulok (Gépjármű-nyilvántartás, Dokumentumkezelés), Internetes kapcsolatok (Web áruház, webes rendeléskezelés), CRM 9
Ezekről részletesen olvashatunk a továbbiakban. Legyünk maximalisták! Ha egy információs rendszer a legtöbb kritériumnak megfelel, amiket vele szemben támasztottunk, de van néhány fontos elem, ami hiányzik belőle, akkor üljünk le tárgyalni a fejlesztőkkel, hogy milyen áron fejlesztenék ki számunkra a hiányzó modulokat. Ne legyenek illúzióink, az ár biztosan magas lesz, az egyedi fejlesztésnek ára van. De tartsuk azt is szem előtt, hogy a fejlesztőnek is érdeke, hogy a kialakítandó új modulokkal még vonzóbbá tegye a szoftverét. Ha sikerül a megállapodás, akkor ne lepődjünk meg azon sem, ha a közös munkánk gyümölcse: az új modulokkal kiegészített program, szinte ugyanazon az alapáron kerül forgalomba, és az utánunk jövőknek nem kell megfizetnie a borsos egyedi fejlesztéseket. 10
3. Néhány kis- és közepes vállalkozás (KKV) számára készült információs rendszer összehasonlítása (Gyakorlat) A jaipuri maharadzsa összegyűjtötte a város vak embereit. Közéjük vezetett egy elefántot. - Milyen az elefánt? kérdezte. Aki az ormányát tapogatta így felelt: - Az elefánt egy vastag tömlőhöz hasonlít. Aki a lábát tapogatta: - Az elefánt olyan, mint egy hatalmas oszlop. Aki a farkát fogta: - Vékony kis bőrredő az elefánt. A következő rendszereket ismerhetjük meg gyakorlataink során: WinDirect (Commit Kft. magyar fejlesztésű) Armada (Parallel Szoftver - magyar fejlesztésű) IntSys (Pannon Szoftver Stúdió - magyar fejlesztésű) SAP (SAP AG német fejlesztésű) A gyakorlat során a következő szempontok alapján elemezzük az információs rendszereket: Felhasználóbarátság A felhasználóbarát program egyik jó tesztje, ha előzetes előismeret nélkül leülünk a program elé és megpróbáljuk használni. Természetesen lenni kell némi ismeretünknek a számítástechnikáról és az operációs rendszerről, de próbáljuk meg a Súgó és külső segítség nélkül megnyitni az ablakokat, új adatot felvinni, szerkeszteni a meglévőket, törölni. Vagyis ismerkedjünk a programmal és próbáljuk kialakítani róla az első benyomásunkat (ami mint tudjuk, sokat számít). Egy jól átgondolt rendszer kinézetén is látszik az átgondoltság, a könnyű kezelhetőség (a kivételek erősítik a szabályt). Az is lehet, hogy egy nagyon jól megszerkesztett, jól átgondolt program nem szimpatikus nekünk, mert máshoz szoktunk, vagy mert más struktúrák rögzítődtek az agyunkban. Ne ítéljünk tehát első benyomás alapján, de mindenképpen jegyezzük fel tapasztalatainkat füzetünkbe! Súgó Ez az a pont, amikor bátran elővehetjük a kézikönyvet, vagy használhatjuk a program Súgó funkcióját. Ismerkedjünk meg a programmal, próbáljuk ki a Súgóban írtak alapján mit hogyan lehet csinálni a programban. De ítéljük meg a Súgó felépítését és részletességét is. Úgy gondolom általánosítható az a szabály, hogy ha egy Súgó nagyon kidolgozott egy programban (vagyis arra is maradt idejük a programozóknak és rendszerszervezőknek, hogy részletes Súgót is írjanak), akkor maga a program is nagyon jó lehet. Tapasztalatainkat jegyezzük le jegyzetfüzetünkbe! Áttekinthetőség 11
Most képzeljük el mi lenne ha használnunk kellene a programot. Megtalálnánk-e gyorsan hogyan tudunk egy számlát nyomtatni, vagy végigvinni egy folyamatot, ami megszokott a vállalkozásunknál. Ha kell, hívjuk segítségül ehhez a Súgóban írtakat vagy kérjük az előadó segítségét. Írjuk le füzetünkbe milyen tevékenységeket tudtunk könnyen és mit nehezebben megvalósítani! Beállítási lehetőségek Nézzük meg hogyan tudjuk saját képünkre formálni a programot. Próbáljuk megváltoztatni az ablakok, táblázatok kinézetét. Nézzük meg milyen beállításokat tudunk véghezvinni a programban. Azt is ellenőrizzük, hogy a beállítások megőrződnek-e, ha bezártuk és újra kinyitjuk a programot. Tapasztalatainkat jegyezzük le jegyzetfüzetünkbe! Gyorsaság Talán most nem tűnik fontos szempontnak, de a későbbi használat során a program használhatóságát is befolyásolhatja a gyorsaság. Teszteljük le milyen gyorsan jelennek meg az ablakok, milyen gyorsan tudunk adatot felvinni stb. Fontos, hogy a gyorsaság függhet a tesztadatok mennyiségétől is (bár jó rendszerben ez nem észrevehető), tehát jegyzeteinkben mérlegeljük ezt a tényezőt is. Hibák Munkánk során mindig jegyezzük fel a hibaüzeneteket, amelyek a program stabilitásáról adnak némi információt. A hibák persze abból is adódhatnak, hogy a rendszergazdák rosszul állították be a rendszerparamétereket. Legyünk némileg elnézőek a programozók iránt is, akik valószínűleg nem készítették fel rendszerüket ilyen heves támadások ellen. Most el kell szakadnunk az információs rendszerek gyakorlati használatától, de fogjuk még látni őket, csak előbb elméletben megismerkedünk a vállalatirányítás fontosabb témaköreivel. 12
4. KKV számára készült integrált ügyviteli rendszer ismertetése egy elképzelt modell alapján Akik a Chryslernél az irodámban meglátogattak, gyakran meglepődtek, hogy az íróasztalomon nem áll számítógép-terminál. Talán megfeledkeznek arról, hogy mindazt, ami kijön a számítógépből, valakinek be is kell táplálnia. Napjainkban az amerikai gazdasági élet előtt álló legnagyobb probléma az, hogy a legtöbb menedzsert elárasztják az információk. Elkábulnak ettől az özöntől, és egyszerűen nem is tudják, mihez kezdjenek vele. Lee Iacocca Egy képzeletbeli vállalatirányítási rendszer leírása alapján próbáljuk végigtekinteni egy vállalat ügyviteli folyamatait és azok kezelését. Igyekszünk tekintetbe venni a termelő, a kereskedelmi és a szolgáltató szektor sajátságait is. 4.1. Készletgazdálkodás, Rendeléskezelés, Kereskedelem Több modern asztronómus szerint az űr, érdekes módon véges. Ez felettébb vigasztaló gondolat, különösen azok számára, akik mindig elhányják a holmijukat. Woody Allen 4.1.1.Készletgazdálkodás Készletek nyilvántartása Készletek csoportosítása A készletcsoportok megfelelő kialakításával a készletgazdálkodás, a készletforgalom a felhasználó által kívánt metszeteiben vizsgálható. A készletcsoportok két szinten hozhatók létre: csoportok és alcsoportok. A készletcsoportokat és alcsoportokat a felhasználó teljesen szabadon alakíthatja ki, tetszőleges neveket adhat azoknak, megjegyzéseket fűzhet hozzá. A készletelemek (áruk, termékek, stb.) az alcsoportokhoz rendelhetők hozzá, mégpedig úgy, hogy egy csoporton belül csak egy alcsoporthoz (ezáltal megakadályozható, hogy egyes elemek a kimutatásokban duplán jelenjenek meg). A különböző csoportokhoz tartozó alcsoportok közül azonban tetszőleges számúhoz besorolható. A készletcsoportok kialakításának többletenergiája a vezetői információknál térül meg, ahol tetszés szerinti kimutatások készíthetőek. A készletcsoport kétszintű csoportosítási lehetőséget tesz lehetővé (csoport, alcsoport) viszont a beszélő sajátkód-struktúra kialakításával a készletelemek tetszőleges mélyen strukturálhatóak. Ebben a struktúrában a sajátkód minden egyes helyiértéke (számjegye) egy-egy hierarchikus alcsoportot jelenthet. A kimutatások mind a készletcsoportok, mind pedig a sajátkód-csoportok szerinti metszetekben lekérdezhetőek. 13
Példa: Készletcsoport neve Készlet-alcsoport neve M5-ös csavar Nyilvántartás szerinti Alapanyagok csoportok Felhasználás csoportok szerinti Megmunkálás szerinti csoportok Elektromos jellemzők szerinti csoportok Félkésztermékek Késztermékek Áruk Göngyölegek Kötőelemek Idomvasak Szerszámok Mechanikus gépek Elektromos berendezések Öntvény Húzott Hengerelt Forgácsolt Aszinkron motorok Szinkron motorok x x x Nyilvántartási egységek A készleteket az alábbi szempontok alapján elkülönítve tartjuk nyilván: Nyilvántartási ár Lejárati idő Raktár Nyilvántartási ár A program az alábbi árformákat (módszereket) kezeli: Elszámoló ár FIFO Mérlegelt átlagár Egyéb tájékoztató jellegű A beszerzési árakat tetszőlegesen, forintban vagy euróban lehet megadni, ezek alapján a nyilvántartási ár mind forintban, mind euróban lekérdezhető. Mértékegységek, kiszerelési egységek Minden készletelemhez tetszőleges számú mértékegység rendelhető hozzá. Az alapértelmezett mértékegységet amelyeken a készletek nyilvántartása történik a törzsben kell meghatározni. Az alapértelmezett mértékegységet úgy kell megválasztani, hogy a mennyiségek alapértelmezésben négy tizedesjegy pontossággal tárolódnak. A mértékegységek között az átváltási tényező meghatározható a felhasználó által is. A kiszerelési egységeket a mértékegységek egy sajátos esetének tekintjük, azzal együtt kezeljük (pl. tekercs = 50 m). Az adatok bevitelénél bármely mértékegység használható, amelyiknek az alapértelmezett mértékegységhez van megadva átváltási tényezője egyébként a program nem engedi rögzíteni 14
az adatot. Két alapértelmezett mennyiségi egység megadására van lehetőség, amelyek közötti átváltást a készlet törzsben minden készletelemre külön meg lehet határozni (pl. Alutubus 40 x190 Kenőcs (nyitott) 150 g készletelemből 3500 db fér el egy raklap -on vagy 1 m 2 acéllemez = 2,5649 kg ). Helyettesítő kapcsolatok Mindegyik cikkhez több helyettesítő cikk is megadható. A helyettesítő anyagok mennyisége és mennyiségi egysége is különbözhet a helyettesítendőtől (pl. 1,5 kg ipari sót helyettesíti 15 liter 70%-os sóoldat). (A helyettesítő anyagokat a termelésirányítás során a program automatikusan felajánlja, ha az összetevők már nem találhatók raktáron, pl. termelési utasítás készítésekor. Az alapanyag-biztosítási tervben is kimutatható, hogy ha az alapanyag mennyisége a szükségesnél kevesebb, akkor milyen a helyettesítő készletelemek szintje.) Beállítható a termelési vagy kereskedelemi folyamatok egyes pontjain a helyettesítő kapcsolatok vizsgálata. Raktárak A programban tetszőleges számú raktár meghatározható, amelyeknek nevet a felhasználó adhat, megjegyzéseket fűzhet hozzá. Raktárnak fel kell venni minden olyan szervezeti egységet, tárolási helyet, amely nyilvántartási kötelezettségben és felelősségben elkülönül. A raktárak száma a használat során fejlesztői beavatkozás nélkül növelhető vagy csökkenthető. A program támogatja az ún. logikai raktárak nyilvántartását, ebben a rendszerben a készletelemek ugyan egy fizikai raktárban raktározódnak, de valamilyen szempont szerint a program elkülönülten kezeli őket. Leltározás A program a leltározást a leltárívek elkészítésével és a leltáradatok kiértékelésével segíti. A leltárívek raktáranként és készletcsoportonként nyomtathatók. Az adatok rögzítése történhet tetszőleges sorrendben és/vagy a leltárív sorrendjében. A program támogatja a folyamatos leltározást. A készletmozgás bizonylatoknál (lásd Raktári kiadási bizonylat, Raktári bevételi bizonylat, Raktárközi átadási bizonylat, Átminősítési bizonylat) a mozgás dátuma mellett az időpont is rögzítésre kerül. Az időpont ugyancsak rögzíthető a leltáríven is, ezáltal a munkával párhuzamos, attól független leltározás elvégezhető (folyamatos leltározás). Készletmozgások Mozgásfajták A készletmozgások fő csoportjai kötelezően az alábbiak: Készlet növelő mozgások Beszerzés Beszerzés visszáru Bizományba átvétel Késztermék lejelentés MEO, Raktárra vételezés Leltári többlet Raktárközi átvétel Készlet csökkentő mozgások Értékesítés Bizományba adás Értékesítés visszáru 15
Termelésbe adás Selejtezés Raktárközi átadás Leltári hiány normán belül Leltári hiány normán felül Átminősítés Lefoglalások (Rendelés alapján a megrendelt, de még ki nem szállított készletelemek könyvelése. Ezeket a készletelemeket ezután csak a rendelő cég részére lehet kiadni. A Lefoglalás feloldása menüponttal a készletelemek lefoglalt állapota megszüntethető. A diszpozícióban kiadott, adott munkaszámon szereplő alapanyagok lefoglalására is van lehetőség.) Ideiglenes lefoglalás Lefoglalás feloldása Az egyes csoportok fa-struktúra szerűen tovább bonthatók tetszőleges mélységben. Megfelelő kialakításukkal kapcsolhatók a könyvelési modulhoz. Kezelt bizonylatok Az alábbi bizonylatok a programban önálló menüponttal indíthatók különálló beviteli ablakokként lettek megvalósítva. Munkahelyenként és bizonylat típusonként külön-külön megadható a program telepítésekor, hogy a bizonylatszámot a program képezze-e, és ha igen, akkor mi legyen az induló sorszáma. Az adatbevitelt követően a bizonylat automatikusan nyomtatva legyen-e és milyen példányszámban. Raktári kiadási bizonylat Kiadás, általános A program nem tételez fel semmilyen előzetes beállítást. A tételeket egyenként kell kiválasztani a kiadáshoz. Kiadás vevői rendelés alapján Értékesítés mozgásnem esetén a program a vevő neve alapján felsorolja a nyitott rendeléseket. Ebből kiválaszthatók azok, amelyeket most akar teljesíteni a felhasználó. A program a rendelésből átveszi a nyitott tételeket. Ha voltak megelőző részszállítások, akkor a maradvány tételeket és mennyiségeket írja be. A program által felajánlott tételek törölhetők, újak vehetők fel, illetve a mennyiségek módosíthatók. Ha a kiadandó tételek köre és/vagy mennyisége meghaladja a hivatkozott rendelésben szereplőt, akkor a program figyelmeztetést küld a kezelőnek. Raktári bevételi bizonylat Bevételezés, általános A program nem tételez fel semmilyen előzetes beállítást. A tételeket egyenként kell kiválasztani a bevételezéshez. Bevételezés szállítói rendelés alapján Beszerzés mozgásnem esetén a program a szállító neve alapján felsorolja a nyitott rendeléseket. Ebből kiválaszthatók azok, amelyeket most teljesített a szállító. A program a rendelésből átveszi a nyitott tételeket. Ha voltak megelőző részszállítások, akkor a maradvány tételeket és mennyiségeket írja be. A program által felajánlott tételek törölhetők, újak vehetők fel, illetve a 16
mennyiségek módosíthatók. Ha a beérkezett tételek köre és/vagy mennyisége eltér a hivatkozott rendelésben szereplőtől, akkor a program figyelmeztetést küld a kezelőnek. Raktárközi átadási bizonylat Átminősítési bizonylat Szállítólevél A program mind a beszerzéseknél, mind az értékesítéseknél feltételezi a szállítólevelek használatát. Ennek ellenére a szállítólevél alkalmazása nem kötelező. Amennyiben a program nem kap a szállítólevélhez adatot, akkor minden ilyen bizonylathoz képez magának egy fiktív szállítólevelet. Bejövő szállítólevelek Kimenő szállítólevelek Szállítólevél elkészítése áru kiadása elő tt A szállítólevelek összeállíthatók az áru kiadása előtt is. Az összeállítás történhet egyedi adatbevitellel, vagy a vevői rendelések adatinak átvételével. Ekkor a szállítólevél mintegy kitárolási diszpozícióként is felfogható a raktárak számára. Egy szállítólevélhez több raktári kitárolás is kapcsolódhat. Az elkészült szállítólevél alapján a kijelölt raktárban a kiadási bizonylat is előre "elkészülve várja", hogy a kitárolás megtörténjen. Szállítólevél elkészítése áru kiadásakor A raktári kiadás rögzítésekor elkészíthető a szállítólevél is. Ez történhet automatikusan (rendszerparaméterek között állítható be), vagy a kezelő kezdeményezésére. Ekkor minden raktári kiadási bizonylathoz tartozni fog egy szállítólevél is. Szállítólevél elkészítése áru kiadása után Amennyiben nem lett összeállítva sem előzetesen, sem az áru kiadásakor a szállítólevél, lehetőség van utólagosan elkészíteni. Ekkor a program felajánlja azokat a raktári kiadási bizonylatokat, amelyekhez nem lett szállítólevél készítve. A megfelelőket kiválasztva készül el a szállítólevél, amelyben a tételsorok és mennyiségek nem változtathatók meg, csak az egységárak. Egy szállítólevélre több raktári kiadási bizonylat tartalmát fel lehet jegyezni. Bejövő számlák Számla adatok rögzítése bevételezés után A számla adatok bevitelének ezt a módját ott kell alkalmazni, ahol a készletek fizikai kezelése és a pénzügy helyileg és személyileg elkülönül egymástól. A bejövő számlák rögzítésének feltétele, hogy az áru már be legyen vételezve valamelyik raktárba. A program feltételezi azt is, hogy az egy szállítólevélen szereplő áruk egyszerre lettek kiszámlázva. A program a szállító neve alapján felsorolja azokat a szállítóleveleket, amelyekhez még nem érkezett számla. Ebből kiválaszthatók az érintett szállítólevelek, ami alapján a program meghatározza a számla várható tartalmát. Amennyiben a bevételezéskor ár lett megadva, akkor a program ezeket az árakat is megjeleníti. Ha a számlán szereplő árak ettől eltérnek, és a felhasználó a számla árait elfogadja, akkor az árak átírhatók. A program a műveletek alatt folyamatosan, tételesen és összesítve kijelzi a nettó és bruttó összegeket. Számla adatok rögzítése bevételezéssel együtt, rendelés alapján 17
A számla adatok bevitelének ezt a módját ott kell alkalmazni, ahol a készletek fizikai kezelése a pénzügyi - könyvelési feladatokkal együtt történik (tipikusan ilyen az önelszámoló üzlet), és általánosan használt a rendelés nyilvántartás. A program a szállító neve alapján felsorolja azokat a szállítói rendeléseket, amelyekhez még nem érkezett áru. Ebből kiválaszthatók az érintett megrendelések, ami alapján a program meghatározza a számla várható tartalmát. Amennyiben a rendelésen ár lett megadva, akkor a program ezeket az árakat is megjeleníti. Ha a számlán szereplő árak ettől eltérnek, és a felhasználó a számla árait elfogadja, akkor az árak átírhatók. A program a műveletek alatt folyamatosan, tételesen és összesítve kijelzi a nettó és bruttó összegeket. A program a számla lezárásakor elvégzi a tételek raktárra vételezését a kapcsolódó feladatokkal: Bevételezési bizonylat (és rekord) készítése Szállítólevél adatainak felvétele (vagy képzése) Számla adatok rögzítése bevételezéssel együtt A számla adatok bevitelének ezt a módját ott kell alkalmazni, ahol a készletek fizikai kezelése a pénzügyi - könyvelési feladatokkal együtt történik (tipikusan ilyen az önelszámoló üzlet), de a rendelés nyilvántartást nem alkalmazzák. A számla adatait tételesen, bevitelt könnyítő eljárások nélkül kell felvinni. A program a műveletek alatt folyamatosan, tételesen és összesítve kijelzi a nettó és bruttó összegeket. A program a számla lezárásakor elvégzi a tételek raktárra vételezését a kapcsolódó feladatokkal: Bevételezési bizonylat (és rekord) készítése Szállítólevél adatainak felvétele (vagy képzése) Kimenő számlák A kimenő számlák készítése történhet az áruszállítás megtörténte után, vagy azzal egyidejűleg. A számlák lehetnek készpénzesek, vagy átutalásosak. A számlán feltüntethetőek külön a megrendelő és a fizető cég adatai, ha különböznek. A számlákhoz formázott megjegyzések fűzhetőek. A számlák nyomtatási nézete a testreszabás során kerül meghatározásra. Lehetőség van több részletösszeg beépítésére, többnyelvű számlanyomtatásra, pénznemtől függő külalak meghatározására, egyedi forma kialakítására. Számlázás a szállítás után A program a vevő neve alapján felsorolja azokat a szállítóleveleket, amelyekhez még nem készült számla. Ebből kiválaszthatók az érintett szállítólevelek, ami alapján a program meghatározza a számla várható tartalmát. Amennyiben a szállítóleveleken árkollekcióval ellátott rendelési hivatkozás meg lett adva, akkor a program ezeket az árakat is megjeleníti. Ha a számlán ettől eltérő árakat kíván alkalmazni a felhasználó, akkor az árak átírhatók. A program a műveletek alatt folyamatosan, tételesen és összesítve kijelzi a nettó és bruttó összegeket. Számlázás a szállítással együtt, rendelés alapján A program a vevő neve alapján felsorolja azokat a rendeléseket, amelyekhez még nem készült számla. Ebből kiválaszthatók az érintett rendelések, ami alapján a program meghatározza a számla várható tartalmát. Amennyiben a rendeléseken árkollekció meg lett adva, akkor a program ezeket az árakat is megjeleníti. Ha a számlán ettől eltérő árakat kíván alkalmazni a felhasználó, akkor az árak átírhatók. A program a műveletek alatt folyamatosan, tételesen és összesítve kijelzi a nettó és bruttó összegeket. A számlázással egyszerre a program elkészíti a raktári kiadási bizonylatot és a szállítólevelet is. Ezek elkészítésére és nyomtatására az ott leírtak az irányadók. Számlázás a szállítással együtt 18
A program nem tételez fel semmilyen előzetes beállítást. A tételeket egyenként kell kiválasztani a számlához. Amennyiben a felhasználó adott meg árkollekciót, akkor a program ezeket az árakat használja. A program a műveletek alatt folyamatosan, tételesen és összesítve kijelzi a nettó és bruttó összegeket. A számlázással egyszerre a program elkészíti a raktári kiadási bizonylatot és a szállítólevelet is. Ezek elkészítésére és nyomtatására az ott leírtak az irányadók. Mozgásfajták és bizonylatok kapcsolata Raktári kiadási bizonylat Raktári bevételi bizonylat Raktárközi átadási bizonylat Átminősítési bizonylat Szállítólevél Beszerzés X X Beszerzés X X visszáru Bizományba X X átvétel Bizományba X X adás Értékesítés X X Értékesítés X X visszáru Termelésbe X adás Késztermék X lejelentés MEO, X Raktárra vételezés Selejtezés Átminősítés Raktárközi átadás Raktárközi átvétel Leltári hiány normán belül Leltári hiány normán felül Leltári többlet Lefoglalás Lefoglalás feloldása X X X X X Megjegyzések: A mozgások között vannak, amelyek elhagyása a bizonylati folyamat megszakadásához vezet (pl. raktárra vételezés), viszont más mozgások tetszés szerint kihagyhatóak a bizonylatok közül (pl. késztermék lejelentés). Egyes mozgások tovább finomíthatóak (pl. értékesítés készpénzzel, értékesítés átutalással). X X X X 19
Vezetői információk Készlet kimutatás A pillanatnyi készlet mennyisége és értéke mutatható ki. A kimutatás elkészíthető készletcsoportonként és/vagy raktáranként és/vagy összevontan is. Készletelem keresése Keresett cikkről kimutatja, hogy melyik raktárban mennyi található. Készletforgalom raktáranként Csak azok a szervezeti egységek jelenjenek meg a listában, ahol van raktározva készlet. Készletforgalom Készletelemenként rendezve és csoportonként összesítve jelenik meg a forgalom és a készlet. Megengedett szint alá csökkent (minimális) készlet Ha a készletelemeknél a minimális készlet értékét beállították, akkor a program automatikusan jelzi, ha a készlet ez alá csökken. Megengedett szint fölé emelkedett (maximális) készlet Ha a készletelemeknél a maximális készlet értékét beállították, akkor a program automatikusan jelzi, ha a készlet e fölé emelkedett. Elfekvő készletek kimutatása A készletelemenként beállítható, hogy mennyi idő után tekintendő elfekvőnek. A vizsgálatkor a készletcsökkentő mozgásokat vesszük figyelembe. Az elfekvő készletek bármikor kiírathatók. Lejárt készletek A készletelemek beszerzésekor megadható lejárati idő. A program figyeli ezeket a határidőket, és a lejárat előtt automatikus figyelmeztetést küld a felhasználónak. Az előjelzés ideje szintén a felhasználó által meghatározható. 4.1.2.Ügyfél nyilvántartás Az ügyfél nyilvántartás a vevők, a szállítók és a saját cég adatait egyaránt tartalmazza. Az ügyfelek telephelyei, szervezeti egységei külön tételként felvehetők. Ezáltal lehetőség van a számlázás folyamán a szállítási cím és a fizető vevő megkülönböztetésére. Az ügyfelekhez fizetési határidők, fizetési számlaszámok rendelhetőek, amelyet a rendszer a számla képzése során automatikusan alkalmaz. 4.1.3.Értékesítés Árkollekciók Az árkollekciók a termékek értékesítési árainak egyedi, tetszőleges akár vevőnkénti, akár ártípusonkénti, vagy más szempont szerinti összeállítását teszi lehetővé. Az árkollekciók számát semmi sem korlátozza. Egy termék tetszőleges számú árkollekcióban szerepelhet. Az árkollekció összeállításánál a felhasználó határozza meg a tartalmazott termékek körét, a szerződendő mennyiséget (ennek alkalmazása nem kötelező) és termékenként az értékesítési árat. Ha a mennyiségi adatok kitöltésre kerülnek, akkor kimutatja a várható árrést, amely az adatok változtatásával a megfelelő szintre beállítható. 20