NYÍREGYHÁZI FŐISKOLA NEMZETKÖZI KAPCSOLATOK IRODA ÜGYRENDJE Elfogadva: 2011. január 28., hatályos: 2011. január 31.
A Nemzetközi Kapcsolatok Iroda (a továbbiakban: NK Iroda) Ügyrendjét a Nyíregyházi Főiskola (a továbbiakban: Főiskola) Szenátusa az alábbiakban hagyja jóvá: I. ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK I.1. A Szabályzat hatálya (1) Az NK Iroda Ügyrendjének (a továbbiakban: ügyrend) hatálya kiterjed: a) az NK Irodára, mint szervezeti egységre; b) az NK Irodába beosztott főiskolai közalkalmazottakra, és c) az NK Iroda tevékenységébe bekapcsolódó, a feladatok ellátásában közreműködő más személyekre. I.2. Jogállás (1) Az NK Iroda a Nyíregyházi Főiskola funkcionális szervezeti egysége, amely a rendelkezésére bocsátott költségvetési összegekkel önállóan gazdálkodik. Pénzügyi, finanszírozási rendszere a főiskola pénzügyi, számviteli rendszeréhez kapcsolódik. (2) Az NK Iroda az általános rektorhelyettes irányítása alatt működik. II. AZ NK IRODA SZERVEZETE ÉS VEZETÉSE II.1. Az NK Iroda szervezete (1) Az NK Iroda vezetőjét és közalkalmazottait a rektor bízza meg, illetve menti fel. Az irodavezető megbízása legfeljebb öt évre szól, amely több alkalommal meghosszabbítható. (2) Az NK Iroda közalkalmazottainak munkáját az irodavezető irányítja és ellenőrzi. (3) Az NK Irodán belül munkamegosztás rendjét az irodavezető alakítja ki és határozza meg. II.2. Az irodavezető feladata, hatásköre (1) Az irodavezető főbb feladata és hatásköre: a) elkészíti, és felterjeszti az általános rektorhelyettesnek az NK Iroda ügyrendjét vélemyényezésre; b) gondoskodik az ügyrendben foglaltak betartásáért; c) szervezi, irányítja és rendszeresen ellenőrzi az NK Irodában dolgozó közalkalmazottak szakmai tevékenységét; d) betartja és munkatársaival betartatja a tevékenységükre vonatkozó jogszabályok, főiskolai szabályzatok előírásait, illetve a munkaköri leírásban meghatározott rendelkezéseket; 2
e) javaslatot tesz az NK Iroda dolgozóinak személyi ügyeiben, előkészíti azok munkaköri leírásait, gondoskodik a munkaköri leírások frissítéséről; f) kapcsolatot tart az NK Iroda feladatait érintően az intézmény más szervezeti egységeinek vezetőivel; g) a rektor felhatalmazása alapján kapcsolatot tart külső szervezetekkel és azok vezetőivel. (2) Az irodavezető tartós távolléte esetén helyettesítéséről a rektor rendelkezik. III. AZ NK IRODA MŰKÖDÉSE III.1. Feladatmegosztás (1) Az NK Irodában dolgozó közalkalmazottak feladataikat a hatályos jogszabályok és a Főiskola szabályzatainak betartásával, a szervezeti egységen belüli munkamegosztás, a saját munkaköri leírásuk és az irodavezető eseti utasításai szerint végzik. (2) Az NK Iroda dolgozóinak feladat- és hatáskörét részletesen munkaköri leírásuk tartalmazza. III.2 Az NK Iroda általános feladatai III.2.1. Az ERASMUS program koordinálása E feladatkörbe tartozik: a) az Erasmus szerződések megkötésében való aktív részvétel, b) folyamatos kapcsolattartás az Erasmus partnerekkel, c) újabb szerződéslehetőségek felkutatása és realizálása, d) a féléves és éves beszámolók és e) a pénzügyi elszámolások elkészítése. III.2.2. Kiutazó hallgatók ügyeinek intézése A főiskola külföldre utazó hallgatóinak kiutaztatásával kapcsolatos feladatok ellátása körében: a) szerződéskötés előkészítése a kiutazó hallgatókkal, b) az ösztöndíjak átutalásának ügyintézése, c) a kiutazó hallgatók tájékoztatása a legfontosabb tudnivalókról, jogaikról és kötelezettségeikről, d) kapcsolattartás a külföldön tartózkodás idején úgy a hallgatóval, mint a partner intézmény koordinátorával, e) hazaérkezés után az igazolások, kreditpontok beszámításának intézése és a dokumentumok iktatása. III.2.3. Beutazó hallgatók ügyeinek intézése A partnerintézményekből a főiskolára érkező hallgatók ügyeinek intézésével összefüggő teendők: a) a jelentkezések összesítése a külföldi partnerintézményekből, 3
b) kapcsolatfelvétel a beutazó hallgatókkal, c) a külföldi hallgatók órarendjének összeállítása az érintett oktatókkal együttműködve, d) a beutazás, szállás, étkeztetés megszervezése, e) szabadidős tevékenységek (kirándulás) szervezése a külföldi hallgatók számára, f) hazautazás előtt a végbizonyítványok (Transcript of Records) kiállítása. III.2.4. Az oktatók utazásainak szervezése A főiskola oktatóinak külföldi utazásaival az NK Irodára háruló feladatok a következők: a) szerződéskötés előkészítése a kiutazó oktatókkal, b) ösztöndíjak átutalásának ügyintézése, c) hazaérkezés után az igazolások és egyéb dokumentumok iktatása. III.3. Egyéb feladatok III.3.1. Főiskolai közalkalmazottak külföldi utaztatása A főiskolai közalkalmazottak külföldi utaztatásával kapcsolatos feladatok, különösen: a) utazási határozat készítése az utazás nyilvántartásba vételének céljából, b) pénzügyi előleg felvételének megszervezése, együttműködve a Gazdasági és Műszaki Főigazgatósággal, c) a pénzügyi elszámolás elkészítése a hazaérkezéstől számított 8 munkanapon belül. III.3.2. Nemzetközi konferenciák szervezése A Főiskolán szervezendő nemzetközi konferenciák szervezésével, bonyolításával összefüggő feladatok, a szervezőkkel együttműködve: a) a meghívók kiküldése, b) a jelentkezések regisztrálása, c) szállások lefoglalása, d) belföldi utaztatás megszervezése, e) a konferencia helyszínének biztosítása, f) kommunikációs és számítástechnikai infrastruktúra igénylése, g) a konferencia valamennyi pénzügyi kiadásának/bevételének kezelése, h) a programok összeállítása és megszervezése, i) a rendezvényen való aktív részvétel, j) a végleges pénzügyi elszámolás elkészítése. III.3.3. Külföldi vendégek fogadása az intézményben A Főiskolára érkező külföldi vendégek fogadásával összefüggő teendők: a) a beérkező külföldi vendégek belföldi utaztatásának megszervezése, b) szállás, étkeztetés biztosítása, 4
c) a vendég szakmai és szabadidős programjainak szervezése együttműködve személyekkel, szervezeti egységekkel, illetve a fogadó tanszékkel. III.3.4. Kapcsolattartás a Főiskola szerződéses partnereivel 13. A Főiskola szerződéses partnereivel való kapcsolattartás körében adódó feladatok: a) a partnerintézmények képviselőinek meghívása a Főiskola által szervezett rendezvényekre, b) a kapcsolatok élénkítése és lehetőség szerint személyes találkozások megszervezése, c) a Főiskola képviselőinek delegálása a partnerintézmények kezdeményezésekor, d) szerződések előkészítése és szövegezése a partnerkapcsolatok hivatalossá tétele érdekében. III.3.5. A nemzetközi kapcsolatok ápolásával összefüggő egyéb feladatok A nemzetközi kapcsolatok ápolásával, szorosabbá, tartalmasabbá tételével kapcsolatos további feladatok: a) kapcsolattartás a Tempus Közalapítvánnyal, b) részvétel a hazai és külföldi szakmai rendezvényeken, c) a Főiskola képviselete nemzetközi rendezvényeken, d) új együttműködési lehetőségek felkutatása, e) folyamatos ösztöndíj tanácsadás hallgatók számára, IV. ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK A Nemzetközi Kapcsolatok Iroda Ügyrendjét a Nyíregyházi Főiskola Szenátusa az RH/55-6/2011. (január 28.) számú határozatával, 2011. január 31.-i hatállyal fogadta el, és ezzel egyidejűleg minden korábbi, ebben a tárgyban hozott rendelkezés hatályát veszti. Nyíregyháza, 2011. január 28. a Szenátus nevében: Prof. Dr. Jánosi Zoltán rektor 5