Tartalom 1. PROJEKT BEMUTATÁSA... 3 2. CÉLKITŰZÉSEK MEGHATÁROZÁSA... 5 3. CÉLCSOPORTOK AZONOSÍTÁSA... 6 4. KOMMUNIKÁCIÓS STRATÉGIA... 7 5. KOMMUNIKÁCIÓS PORTFÓLIÓ... 8 6. KÜLSŐ KOMMUNIKÁCIÓ ÉS DISSZEMINÁCIÓ... 10 7. BELSŐ KOMMUNIKÁCIÓ... 10 8. CÉLCSOPORTOK/ ÜZENETEK/ ESZKÖZÖK... 15 9. ÉRTÉKELÉS... 17 10. TÁJÉKOZTATÁS SORÁN HASZNÁLT PUBLIKÁCIÓS ESZKÖZÖK... 18 11. IDŐZÍTÉSI TERV... 19 2
1. PROJEKT BEMUTATÁSA (Projekt háttere, célkitűzések, partnerek bemutatása) A repülőterek és vonzáskörzetük szerepe a globalizáció okozta társadalmi és gazdasági változások hatására fokozottan felértékelődött. A repülőterek integrált gazdasági fejlesztése segíthet a magasabb szintű versenyképesség elérésében és a globalizációs kihívásokhoz való alkalmazkodásban. Egy ilyen többszörösen összetett fejlesztési terv megvalósításának érdekében meg kell osztani a városok és a repülőtér környéki települések között a működési feladatokat és a felelősségi hatásköröket, valamint szükség van az érintettek, például helyhatóságok, fejlesztési ügynökségek és magánvállalkozások közötti együttműködés megerősítésére. Közép-Európa versenyképességének és területi kohéziójának növelése érdekében Budapest VIII. Kerület Önkormányzata elkötelezte magát egy repülőterekre és vonzáskörzetükre vonatkozó, hosszú távú fejlesztési koncepció kidolgozására. A cél elérésének érdekében hasonló kihívásokkal szembesülő régiókkal kötött partnerséget és megalapította az airled projektet. Az airled partnerségben így a következő négy partner régió/kerület vesz részt: Budapest VIII. Kerület Önkormányzata, a lengyel Mazovia, a szlovén Gorenjska és az olasz Emilia-Romagna. A projekt célja, hogy közösen kidolgozzanak egy olyan stratégiai keretrendszert, ami segíti a résztvevő partnerek Airport Cityvé válását és a repülőterek vonzáskörzetének integrált policentrikus fejlesztését. A stratégiaalkotási folyamat szakmai partnerek bevonásával megvalósuló intenzív Open Living Lab ( nyitott élő laboratórium ) keretében jön létre, ahol a szakmai párbeszéd három tematikus pillér mentén zajlik majd: 1) logisztika és közlekedés, 2) területfejlesztés, környezetvédelem és (város) építészet, 3) üzlet- és beruházás fejlesztés. 3
Budapest VIII. Kerület Önkormányzata a projekt megvalósulásával reméli, hogy elősegítheti az elszigetelt reptéri területek Budapest városfejlesztési stratégiájába való integrálását, Budapest Liszt Ferenc Nemzetközi Repülőtér vonzáskörzetében új munkahelyek teremtését és a gazdaságfejlesztés versenyképességének és fenntarthatóságának megőrzését. Az airled projektet vezető partner Budapest VIII. Kerület Önkormányzat és Vecsés Város Önkormányzata, akik másik három régióval (Mazovia-PL, Gorenjska-SL és Emilia Romagna- IT) együtt közvetlen felügyelik a stratégiai tervezés folyamatát és gyakorlatba való átültetését. Minden régiót egy regionális/ helyi hatóság vagy jogi személyként jegyzett társaság (fejlesztési ügynökség) képvisel. Budapest VIII. Kerület Önkormányzat az elmúlt években kiemelkedő szerepet játszott Budapest Liszt Ferenc Nemzetközi Repülőtér környékének fejlesztésében, ennek köszönhetően pedig releváns know-how-t tud biztosítani a projekt számára. Annak ellenére, hogy a reptér környékének kormányzása területileg rendkívül fragmentált, a kerületnek mégis sikerült kiépíteni a lehetőséget jövőbeni fejlesztések számára, és sikerült megszereznie kulcsfontosságú szereplők előzetes beleegyezését. A projektben résztvevő partnerek a következő főbb tapasztalatokkal rendelkeznek és járulnak hozzá a projekthez: Gorenjska- SL az elmúlt 15 évben megközelítőleg 160 EU által finanszírozott projektben vett részt projekt partnerként vagy vezetőként, melyek számos fejlesztési területet fedtek le (gazdasági, városi, turisztikai vagy pénzügyi, stb.). Emilia Romagna-IT több évre visszamenő tapasztalattal rendelkezik a területi tervezés és az integrált gazdasági fejlesztés területén és kiemelt feladata lesz a projekt nemzetközi szinten történő tevékenységeinek helyi szintre való átültetésében. Mazovia-PL régió korábban készített egy tanulmányt Mazovia repterének infrastrukturális fejlesztéséről, valamint több regionális tervezési dokumentumot, melyek repterek és környékük területi fejlesztéséhez kapcsolódnak, az ebben összegyűjtött tudást kívánják átültetni és továbbfejleszteni az airled projektben. 4
2. CÉLKITŰZÉSEK MEGHATÁROZÁSA (Stratégiai célkitűzések, kommunikációs célkitűzések) 5
3. CÉLCSOPORTOK AZONOSÍTÁSA Partnerek Fő kategóriák Közvetlen piaci résztvevők (stakeholders) Szegmentált albontás Pénzügyi és társult partnerek Reptéri üzemeltetők Földi kiszolgálásban részvevő cégek ATM cégek Nemzetközi és Európai Uniós politikai kooperációs platformok Politikai döntéshozók/ kormányzati szervek Kormányzatok (helyi/ regionális/nemzetközi szinten) Helyhatóságok és hatósági szervek (helyi/ regionális szinten) Szakmai szervezetek Üzleti szereplők/szolgáltatók Utasok/Látogatók Lakosság Nagyközönség Tudásközpontok/egyetemek/ kutató központok Stakeholder platformok, érdekcsoportok és szakmai társulások A reptéren és vonzáskörzetében. A reptéren és vonzáskörzetében. A reptéren és vonzáskörzetében. Elsősorban a reptér és vonzáskörzetének gazdasági fejlesztése iránt érdeklődők. Nemzeti Kapcsolattartó Pontok (National Contact Points) EU/ ERDF szervek és köztisztviselők Egyéb EU/ERDF Program kedvezményezettek Központi Közös Technikai Titkárság (Central Joint Technical Secretariat) A partnerkapcsolaton kívüli, egyéb EU/ERDF Program kedvezményezettek. 6
4. KOMMUNIKÁCIÓS STRATÉGIA A projekt rövidtávú és hosszú távú stratégiai célkitűzéseihez a kommunikációs stratégiának három fontos irányvonalat kell követnie: 1) Tudásátadás és tudáscsere: A projekt egyik rövidtávú célja, hogy a partner régiókkal, egyéb Európai Uniós szervekkel és különböző szinteken működő kormányzati szervekkel együttműködve összegyűjtsék az Airport City koncepcióhoz tartozó európai és nemzetközi jógyakorlatokat. Cél az összegyűjtött jógyakorlatok továbbadása, illetve javaslatok megfogalmazása a 2014-2020 közötti Európai Uniós tervezési időszakra. 2) Fejlesztésbe való bevonás: Az airled projekt szeretné felkelteni befektetők, vállalkozók figyelmét a repterek vonzáskörzetében lévő üzleti lehetőségekre. Ennek érdekében az üzleti lehetőségeket feltáró gazdasági elemzéseket és tanulmányokat, valamint azok eredményeit kommunikálni kell a befektetői és vállalkozói szféra irányába. Párbeszédet kell velük kialakítani és a projekt aktív résztvevőivé kell őket tenni, erősíteni kell a közöttük lévő kooperációt. 3) Informálás: Az Airport City koncepció társadalmi-gazdasági előnyei és lehetőségei a reptér környékén élő lakosság, a reptéri utasok/látogatók és a nagyközönség számára ismeretlenek. A projekt kommunikációjának fókuszba kell helyeznie, ezen ismeretek széles körben való megismertetését és terjesztését. 7
5. KOMMUNIKÁCIÓS PORTFÓLIÓ Az airled projekt főbb kommunikációs eszközei esemény fókuszúak, azaz mindig egy rendezvényt megelőzően, követően kerülnek megvalósításra. Sajtókonferencia és Sajtóközlemény: Minden rendezvényt egy sajtókonferencia és egy sajtóközlemény követ, segítve a személyes, kétirányú kommunikáció megteremtését. Az első sajtókonferenciát Budapest VIII. Kerület Önkormányzata szervezi a nyitókonferenciához kapcsolódóan. Az időközi konferenciához (Master Class) kapcsolódó sajtókonferenciát Emilia Romagna, az eredményeket bemutató záró konferenciához kapcsolódó sajtókonferenciát pedig Mazovia szervezi. Elektronikus hírlevek: A nyitó, időközi és záró konferenciához kapcsolódó információkat, tartalmakat és eredményeket elektronikus hírlevelek formájában fogjuk eljuttatni az érintettekhez. Az elektronikus hírlevelek a rendezvények előtt és után is kiküldésre kerülnek. Online/Offline média megjelenések: Minden rendezvényt követően a rendezvényen elhangzottakról online és offline cikkek fognak megjelenni. Az offline médiaszolgáltatók közül törekszünk országos érdekeltségű lapok és regionális/helyi lapok, reptéri szaklapok megkeresésére. 8
Online média megjelenéseket szeretnénk megjelentetni regionális honlapokon, valamint költségvetéstől függően országos online médiumokon, mint az index.hu, origo.hu. A nemzetközi szintű online/offline média megjelenéseket a projekt partnerek által leadott média kontaktlisták biztosítják. Honlap: A projekt hivatalos honlapja 2012. december 1-től működik, ezt követően a fenntartási szakaszban az oldal legalább kéthavonta frissítésre kerül a projekt végéig. A honlap egy dinamikus honlap kereső felülettel és regisztrációs felülettel ellátva, az utóbbin az éppen aktuális rendezvényekre tudnak majd jelentkezni a projektben résztvevő partnerek. A honlap tartalmához az inputokat a partner régiók közösen szolgáltatják. A honlapon feltöltésre kerülnek a rendezvények videói, amelyek egy linken keresztül a projekt hivatalos YouTube csatornájára vezetnek. Facebook oldal: Az airled projektnek létrehozunk egy angol nyelvű Facebook oldalt is, ahol a partnerek posztolhatják a projektről megjelenő vagy a projekt témájához kötődő nemzetközi cikkeket, tanulmányokat és megjelenéseket. Kiegészítő elemek: A kiegészítő elemek: a leaflet, a brosúra és az airled flyer megvalósításáért Budapest VIII. Kerület Önkormányzata felel attól független, hogy a kiegészítő elemhez kapcsolódó rendezvényt más partner régióban szervezik. Leaflet: A nyitókonferencián kerül kiadásra, célja, hogy szélesebb közönséggel ismertesse meg a projekt hátterét és céljait. Brosúra: Az időközi konferenciára (Master Class) készülő brosúra az Open Living Lab keretében kidolgozott eredményeket, fejleményeket foglalja össze. A záró konferenciára készülő brosúra pedig a teljes projekt eredményeit foglalja össze. airled flyer : Az airled flyer egy befektetői kiállításra készül, és tartalmazza az egyes régiók projekthez kapcsolódó befektetési lehetőségeit. 9
6. KÜLSŐ KOMMUNIKÁCIÓ ÉS DISSZEMINÁCIÓ Külső kommunikációs és disszeminációs eszközök: partner régiók által összeállított médialistán szereplő kontaktokkal találkozók megszervezése nemzetközi sajtókonferenciák és nemzetközi sajtóközlemények média megjelenések a nyitó, időközi és záró konferenciához kapcsolódóan regionális sajtókonferencia és regionális sajtóközlemény Az airled projektben résztvevő négy partner mindegyike összeállít egy média kontaktokat tartalmazó listát. A listán feltüntetett szereplőkkel follow up találkozókat szervezünk a projekt rendezvényei után. A nyitó, időközi és záró konferenciákat követően nemzetközi sajtókonferenciát szervez, sajtóközleményt ad ki és média megjelenéseket biztosít az eseményt megrendező partner. A peer review workshopokat követően minden partner a régiójában szervez regionális sajtókonferenciát és hozzájuk kapcsolódó sajtóközleményt ad ki. 7. Belső kommunikáció 1. A belső kommunikáció céljai és célkitűzései Az egyes projektcsoportokon belüli kommunikáció lehetőségének megteremtése és elősegítése A projekt céljainak egyértelmű meghatározása és az azokkal kapcsolatos közös megegyezés A projekttel kapcsolatos magas szintű motiváció és azonosulás kialakítása A közös munkához szükséges információk megosztása a többi partnerrel; A projekt alakulásával kapcsolatos tájékoztatás, ami lehetővé teszi a problémák és eredmények beazonosítását, és az azokra történő reagálást; Tájokoztatás a projekten belül és azon kívül (a programban) született döntésekről és változásokról Annak biztosítása, hogy minden partnernek naprakész információ van a birtokában. 10
2. A projekt belső kommunikációjának nyelve az angol. Következésképpen, minden projekt szintű kiadvány, adatbázis és egyéb információ kizárólag angol nyelvű. A partnerek PP szinten a projekttel kapcsolatos helyi/regionális és országos szintű tájékoztatásban saját országuk nyelvét használják. 3. Az airled partnerek különböző eszközöket használnak a belső kommunikáció megkönnyítésére, pl.: Belső levelezőlistát, amely tartalmazza az összes partner elektronikus leveleit. Minden kérdést, megjegyzést, javaslatot elsődlegesen ezen a levelezőlistán ajánlott közzétenni, hogy minden partner tájékoztatva legyen az aktuális témákkal kapcsolatban, és hogy a más PP-k által feltett kérdésekre adott válaszokat a többi partner is hasznosíthassa. Weboldal használat. A hasznos dokumentumok a PP-k rendelkezésére állnak letölthető formátumban. Az airled projekt logója, szórólapjai és egyéb kiadványai a weboldalon szintén elérhetőek. Szükség esetén megbeszélések tartása. A megbeszéléseken ki lehet értékelni az addigi tevékenységeket, meg lehet tervezni a következő lépéseket, meg lehet beszélni és ki lehet cserélni a kommunikációs stratégia végrehajtásával kapcsolatos tapasztalatokat. A megbeszélések eredményeit a Projekt Koordinációs Csapat (PCT) dokumentálja és jegyzőkönyv formájában minden partnernek megküldi. (A Projekt Koordinációs Csapat tagjai a Projekt Menedzser, a Pénzügyi Vezető, a Kommunikációs Vezető, további tagjai lehetnek a partner-szintű vezetők (PPM) és/vagy a külső projektvezető csapat. Virtuális megbeszélések GoToMeeting rendszeres, online Távkonferencia legalább havonta egyszer, hogy a partnerek egymást tájékoztassák a projekt alakulásáról, megbeszéljék a projekttevékenységeket, tisztázzák az aktuális kérdéseket, stb. 11
4. A nem elegendő vagy nem megfelelő kommunikáció konfliktusokhoz és problémákhoz vezethet. A túl sok, vagy nem a tárgyhoz kapcsolódó információ viszont zavaró lehet vagy következtében a projekttel kapcsolatos kommunikáció iránt lankad az érdeklődés. Ezért fontos tisztázni a következőket: Kit kell tájékoztatni? Mikor és milyen gyakran kell az adott résztvevőket tájékoztatni? Hogyan kell őket tájékoztatni? Mit kell velük közölni és milyen részletességig? Néhány alapvető, a kommunikáció minden formájára vonatkozó általános szabály, amit szem előtt kell tartani, tekintettel az airled projekt összetett multinacionális és távolsági jellegére: Egyszerű, érthető nyelvezet, amit a nem anyanyelvű beszélők is könnyen megértenek. Amennyire lehet, konkrétan kell fogalmazni kerülni kell a homályos, többértelmű üzeneteket, amik félreértést vagy konfliktusokat eredményezhetnek. Egy technológia alkalmazásakor, meg kell róla győződni, hogy minden partner rendelkezésére állnak ezek az eszközök, és birtokában van a képességeknek, amelyek az adott technológia használatához szükségesek, anélkül, hogy az számukra plusz munkát jelentsen. A vezető partnerek kommunikáció menedzsere felel a válogatott sajtó megjelenéseknek és vonatkozó dokumentumoknak a Közép-európai Transznacionális Együttműködési Program titkárához történő eljuttatásáért, hogy azokat a Program hírlevelében felhasználják. A partner szintű kommunikációs vezetők felelnek azért, hogy a Nemzeti Kapcsolattartók rendszeresen megkapják a naprakész információkat. 12
KOMMUNIKÁCIÓS VEZETŐK A Projekt Kommunikációs Vezetője (CM) A projekt elindulásakor (start-up fázis), a Vezető Partner (LP) nevezi ki a Kommunikációs Vezetőt (CM). A CM felel a projekt európai szintű teljes kommunikációjáért. Pozíciójából következően ez a személy felel azért, hogy a projekt eredményeit megismertesse a nagyközönséggel Európában. A CM továbbá ellenőrzi, hogy projekt szinten a PP-k közötti kommunikációban ne legyenek akadályok, továbbá koordinálja a belső kommunikációs tevékenységeket és kezeli az eszközöket. A CM a Projekt Koordinációs Csapattal (PCT) közösen előkészíti és megtervezi a kommunikációs tevékenységeket a projekt teljes idejére. A CM külső kommunikációs szakemberekkel is együttműködhet. A CM jellemző feladatai a következők: a végrehajtási terv (feladatok és határidők) nyomon követése, a fontosabb megbeszélések, feladatok és események előtt emlékeztetők kiküldése. szakmai anyagok (kiadványok, bevált gyakorlattal kapcsolatos dokumentumok, adatok) beszerzése a partnerszervezetektől kommunikációs anyagok (pl. sajtóközlemények, prezentációk, cikkek, hírlevelek) begyűjtése a partnerszervezetektől a kommunikációs terv és az arculati kézikönyv megosztása a partnerszervezetekkel, és annak felügyelete, hogy a partnerszervezetek azokat hogyan alkalmazzák fényképek és egyéb eseményekkel kapcsolatos anyagok begyűjtése a külső Kommunikációs Ügynökség (a 2REPUBLIC BTL továbbiakban: CA) munkájának koordinálása a weboldal rendszeres felülvizsgálata, módosítása a CA-nak anyagok küldése, amiket feltölthet a weboldalra 13
Partner Kommunikációs Vezető (PCM) Mindegyik projektpartner kinevez egy helyi kommunikációs vezetőt (PCM) a szervezetén/apparátusán belül, aki a partner projekttel kapcsolatos kommunikációs tevékenységeiért felel. A PP-k biztosítják a PCM-ek tökéletes együttműködését valamint a kommunikációs feladatok időben történő lebonyolítását és koordinálását, elsősorban a Kommunikációs Vezetők Virtuális Hálózatán (CMVN) keresztül. A PCM jellemző feladatai a következők: a projekt hivatalos hírlevelének megosztása a közönségével a weboldal megosztása a közönségével a média-megjelenések biztosítása a projekt weboldala számára szakmai anyagok, média-megjelenések biztosítása a projekt Facebook oldala számára 14
8. CÉLCSOPORTOK/ ÜZENETEK/ ESZKÖZÖK ÁLTALÁNOS KOMMUNIKÁCIÓS ÜZENET: "Nemzetközi együttműködés segíti a reptéri régiók gazdasági fejlődését" 15
16
9. ÉRTÉKELÉS Eszköz sajtókonferencia Értékelési módszer meghívottak- részt vettek aránya újságírók személyes visszajelzései Sajtómunka Rendezvények sajtótájékoztató online/offline média megjelenések nyitókonferencia, időközi konferencia, záró konferencia újságírók személyes visszajelzései megjelent sajtócikkek, tudósítások elemzése megjelenési irányszám:10-10 üzenetek felhasználása szövegkörnyezet minősítésük meghívottak-részt vettek aránya online feedback lap alapján visszajelzések Print anyagok Honlap Elektronikus hírlevelek brosúra, leaflet, "airled flyer" online feedback lap alapján visszajelzések látogatási szám visszafordulási arány (bounce rate) átlagosan eltöltött idő személyes visszajelzések videó letöltések száma hivatkozási számok mérése regisztrációk száma 17
10. TÁJÉKOZTATÁS SORÁN HASZNÁLT PUBLIKÁCIÓS ESZKÖZÖK Eszköz Tervezi a használatát? Célérték (darab) Igen Nem "A" típusú hirdetőtábla "B" típusú hirdetőtábla Tájékoztatási tábla "C" típus Emlékeztető tábla "D" típus Nyomtatott sajtó (cikkek, interjúk) 3 Televízió Rádió Internet (banner) Nyitórendezvény 1 Záró rendezvény Egyéb rendezvény, konferencia Sajtótájékoztató 2 Sajtóközlemény 2 Szórólap (brosúra, leaflet, "airled" flyer 1650 PR film Önálló internetes honlap 1 Zöld szám, információs központ (ügyfélszolgálat) DM levélkampány 3 Telemarketing Közvéleménykutatás Reklámtárgy Egyéb: 18