Nemzetközi projektmenedzsment Balázsy Eszter, csoportvezetı ÉARFÜ Nonprofit Kft. 2009. augusztus 17.
Nemzetközi pályázatok: miben más? Hosszú elıkészítés, egyeztetés Partnerek száma 10-15 is lehet Kommunikáció nyelve: angol Intézményrendszere nemzetközi Támogatás EUR-ban érkezik Általában utófinaszírozású projektek Vezetı partner elv Általában soft projektek Hosszabb megvalósítás Utánkövetés Projekt logikai felépítése más (pl. munkacsomagok, indikátorok)
Az ötlettıl a pályázatig Ha vezetı partnerek vagyunk: Helyzetelemzés, stratégia mentén kidolgozott projektötlet Teljes felelısség! Ha partnerek vagyunk: Kompetencián alapuljon Illeszkedik a szervezet céljaihoz Szelektálás!
Projektciklus: Új projekt ötlet Meghatározás Értékelés, lezárás Kidolgozás Megvalósítás Elızetes értékelés Tárgyalás, döntés
Értékelési szempontrendszer A pályázat relevanciája (program céljaihoz, nemzetközi jelleg érvényesülése, EU stratégiáihoz) A pályázat koherenciája, a módszertan minısége (logikai felépítés, tevékenységek megvalósíthatóság,) Eredmények minısége (hozzáadott érték, innovatív jelleg, fenntarthatóság, disszemináció) Menedzsment (döntéshozatal, tapasztalat) Partnerség minısége (partnerek, lefedettség, feladatleosztás) Költségvetés ( value for money )
Döntéshozatali mechanizmus Formai értékelés Szakmai értékelés (pontozás) JTS sorrend Döntés: Monitoring Bizottság
A projekt összeállításának javasolt lépései 1. Célok meghatározás 2. Célcsoport meghatározása 3. A projekt indokoltsága (helyzetelemzés) 4. A projekt környezet elemzése (stakeholder elemzés) 5. Projekt szakaszolása 6. Mérföldkövek meghatározása 7. Munkacsomagok, tevékenységek meghatározása, felelısök meghatározása 8. Indikátorok 9. Határidı tervezés 10. Eszköz és ráfordítás tervezés 11. Pénzügyi, finanszírozás tervezés 12. Menedzsment struktúra 13. Kockázatelemzés 14. Kommunikációs terv 15. Horizontális politikákhoz való illeszkedés
Folyamatosan szükséges: Egyeztetés a partnerekkel Formái: Személyes találkozók (akár tájékoztató napokhoz kapcsolódóan) min. 2 alkalommal Email, telefon, skype Imput a partnerektıl (költségvetésnél pontos tervezés)
A projekt felépítése
Stakeholderek konfliktuspotenciája és befolyása (példa) Várható konfliktus ÉARFT magas Turisztikai szervezetek politikusok Felsıoktatási intézmények HVK, ITD-H Államkincstár alacsony vállalkozások Civil szervezetek alacsony magas Befolyása a projektre
Projekt struktúra terv (példa: Regionális marketing stratégia kidolgozása a magyar-román határtérségben) 1.Projektmenedzsment 2. Kommunikáció 2.1. Honlap 2.2 Hírlevél 2.3 Konferenciák 2.3.1 Nyitó konferencia 2.3.2 Záró konferencia 3. Közös regionális marketing stratégia kidolgozása 3.1. Elıkészítés 3.1.1.Regionális munkacsoportok felállítása 3.1.2. Közös munkacsoport felállítása 3.1.3. Közös módszertan kidolgozása 3.2. Marketing Stratégia elkészítése 3.2.1.Helyzetfelmérés 3.2.1.1. Primér kutatások 3.2.1.2. Secunder kutatások 3.2.2. Stratégiai alkotás 3.2.3. Programozás 3.3. Társadalmasítás 3.3.1.Workshopok 3.3.2.Online véleményezés
Munkacsomagok meghatározása Ráfordítás Költség Kezdési idıpont Befejezési idıpont Cél Tevékenységek Mérföldkövek Eredmények Output indikátor Eredményindikátor
Folyamatterv
Hálóterv (példa)
Költségtervezése A projektköltségek befolyásolhatóságának mértéke a projekt életciklusának elırehaladtával csökken, míg ezen költségek tervezhetısége és elıre jelezhetısége egyre nı. A költségek menedzsmentje a pénzügyi ráfordítások becslése, tervezése, egyeztetése, ellenırzés és irányítása.
Pénzügyi és finanszírozási terv Biztosítják a projekt költség és finanszírozási helyzetének átláthatóságát Cash flow tervezés Kiadások elırejelzése a vezetıség felé Fontos az önerı és a költségvetés vállalásához A projekt pénzügyi egyenleg mindig pozitív legyen( Utófinanszírozású projekteknél fontos) A pénzügyi menedzsment azon intézkedések és eszközök összessége, amelyekkel a pénzeszközök tervezését, ellenırzését és szabályozását lehet végezni.
A projekt pénzügyi egyenlege Költség-bevétel grafikon 12 000 000 10 000 000 Ft 8 000 000 6 000 000 4 000 000 2 000 000 Halmozott költségek Bevétel 0 1 5 10 12 19 21 25 33 37 39 44 46 Hetek száma
Projektmenedzsment Nemzetközi projektcsapat Minden partner képviselteti magát Szervezeten belüli projektmenedzsment: pl. projektteam Belsı kommunikáció fontossága Döntéshozatali folyamat kidolgozása: átlátható és igazságos Projektmenedzsment struktúra
Projektmenedzsment ábra (példa) Steering Committee Scientific Board Project management unit High Level Commissio n
Kockázatelemzés Kockázatnak nevezzük azokat a lehetséges eseményeket és helyzeteket, amelyek a projektre nézve hátrányos következménnyel bírnak. A kockázatok jellemzi: Bekövetkezésük valószínőség és bekövetkezéskor tapasztalt hatása A kockázatmenedzsment a potenciális kockázatokból eredı fenyegetettség felismerése és kezelése. A projekt kockázatai négy szinten jelennek meg: a projektmenedzsment szintjén, szakmai és finanszírozás szinten valamint a külsı stakeholderek szintjén.
A projekt kockázatértékelése (példa)
SMART Specifikus Mérhetı Indikátorok jellemzıi Alkalmazható, rendelkezésre áll Releváns Tényszerő, megbízható Aktuális Output indikátor, eredmény indikátor, hatás indikátor Forrása: hivatalos statisztikák
Kommunikációs terv Külsı kommunikáció -Célja -Célcsoportok A célcsoportok szintjei: Regionális szint: Országos szint: Nemzetközi szint: Csatornák: Elektronikus Rendezvények Nyomtatott Belsı kommunikáció -Formái -Felelısök
Köszönöm a figyelmet! ebalazsy@eszakalfold.hu www.eszakalfold.hu