MAÚT 1508/2012 msz. KözOp -2.5.0-09-11-2011-0008 projekt A vasúti műszaki szabályozási rendszer megújítása A Projekt minőségirányítása Tapasztalatok Mikó György minőségirányítási szakértő a projekt minőségirányítási vezetője MAÚT Előzmények A MAÚT 2012-ben nagy értékű, hosszúátfutású projektmunkát nyert el A MAÚT projektmenedzsment tapasztalatai akkor még szerényebbek voltak mint most Projektmenedzsment képzések Projekt-minőségirányítás kialakítása, biztosítása A Projekt saját minőségirányításának integrálása az MAÚT ISO 9001-es tanúsított minőségirányítási rendszerébe 1
Az alapdokumentáció A projektmenedzsment elvárásoknak megfelelően az első lépésekkel együtt néhány hét alatt elkészült a projekt alapdokumentációja: Projektindító bejelentés (Elnöki tájékoztató) Projektalapító okirat Megbízások (projektvezető, projekt koordinátor, team tagok felkérése) Projekt szervezet felállítása A Projekt Minőségpolitikája Projekt KK Projekt folyamatszabályozás Projekt cselekvési terv és a tevékenységek diagramos ábrázolása (Pld. Gantt diagram) Projekt formátumai és használatuk Projektszervezet Valós projektszervezet jött létre. Projektszervezetünk részben kiegyensúlyozott mátrix és összetett szervezet, ahol a projektmenedzser hatásköre, a MAÚT működéséből adódóan is, bizonyos értelemben korlátozott, az erőforrások, mind a pénz, mind az eszköz és humán területen is. A projekttagok, alapvetően a szakértők, különféle szakcsoportokban dolgoztak, és időben korlátozottan, részmunkaidőben vettek részt. A szakértők mellett a projektnél alvállalkozók (közbeszerzési pályázat alapján kiválasztott, és közvetlenül, az eddigi tapasztalatok alapján megbízott szervezetek) működtek. Folyamatos változások az öntanulás és fejlesztésnek megfelelően. Projekt szponzor projektmenedzser - projekt tagok alvállalkozók Szakbizottságok. Projekt-minőségirányítás folyamatos minőségkontroll! 2
Minőségpolitika, Minőségcélok Minőségpolitikánk azt jelentette, hogy olyan projektmenedzsmentet alkalmaztunk, ahol biztosítottuk a rendelkezésre álló anyagi kereteken belül a Projekt- Mérföldkövek betartását és a Projekt sikeres megvalósítását. A MAÚT hagyományainak megfelelően olyan módon tudtunk dolgozni, ami kölcsönösen előnyös, hosszú távú partneri kapcsolatok kiépítését és fenntartását jelentette, és reméljük, hogy jelenti továbbra is a MÁV Zrt.-vel, és a többi, vasúti tevékenységben érdekelt szervezettel. Projekt minőségcélok felvételére 2013 tavaszán került sor. Kiemelt célunk e-vasút rendszerének kialakítása, a jelenlegi előírások elektronikus feldolgozása és első megjelenítése volt. Olyan a célokat állapítottuk meg, amelyek segítik a projektcélok, mint stratégiai követelmény teljesítését. A projekt kidolgozása során kitűzött és figyelembe vett céloknál a kiindulási érték a TSZ-ből adódott, de mi úgy értékeltük, hogy számunkra a legfontosabb projekt minőségcél a kockázatok elkerülésén keresztül jelenik meg. Minőségcélok Így projektcélként tűztük ki: A kidolgozásra fordított idő rövidítését, a későbbi szakmai viták lebonyolíthatósága érdekében, Munkaerő kapacitás terén emberi erőforrás megtakarítást, A rendszeres konzultációkat az alvállalkozókkal és a szakmai bizottságok tagjaival, Szakmai vita fórumok ismételt megtartását vasút üzemeltetőkkel, a MÁV-val, és a minisztériummal. Megállapítottuk, hogy a célokat minden esetben teljesíteni tudtuk. Ennek eredményeképpen a TSZ-ben rögzített határidőket maradéktalanul betartottuk, a humán és pénzügyi erőforrásokkal való gazdálkodásunk, a projekt terv következetes végrehajtása, az e-vasút megalkotását eredményezte. Költségterven belül maradtak a munkák, a projekt zárójelentése végső stádiumban van és szakmai közmegegyeztetés alatt állnak. 3
Projekt kockázatkezelés A projekt kockázatelemzését (a Projekt jellege miatt) célszerűen az alábbi területekre korlátoztuk: Adatbiztonság és általános információbiztonság, A szabványok és az előírások szerzői jogának megszerzése, Humán erőforrások biztosítása, A szakmai bizottságok feldolgozói és az e-vasút-hoz megoldásokat biztosító munkák, Szoftveradaptáció kérdései. Az elemzésekből látható volt, hogy a MAÚT kockázatkezelési stratégiája alapján a kockázatok jelentős része elfogadható (elviselhető) kockázatot jelentett. A kockázatok között nem volt olyan, ami áthárítható lehetett volna. Projekt kockázatkezelés A kockázat elemzésnek a megállapításait a projekt egész lefutása alatt szem előtt tartva, tanulságképpen, rögzítettük, hogy melyek voltak a projekt kidolgozása során fennálló jelentősebb kockázatok: Az egyik kiemelt kockázat megfelelő munkatársak további alkalmazása a projekt tevékenységeinél. Az új munkatársak alkalmazásához az az engedélyek (pl. MÁV) biztosítása. A másik kiemelt kockázat, a belső strukturált számítógépes projektkönyvtár kialakításának kezdeti hiánya. A harmadik fontos kockázati tényező a döntések, feladatok kezelésénél a felelősök és a határidők megadása és betartatása. A negyedik kiemelt kockázat a várható, előre azonban nem látott újabb szakmai feladatok kezelése miatti, újabb személyi igények, a még feldolgozásra váró ellenőrzési, irányítási szabályozások mennyisége. Az ötödik ugyancsak kiemelt kockázat az informatikai szolgáltatási feladatok végzésére vonatkozó közbeszerzési pályázat tervezett időpontjának eltolódása. A fent felsorolt területekre kiemelt figyelmet fordítottunk, mivel ezeknél a kockázati szám (rizikó index) nagyobb, mint 21 pont érték. Megállapítottuk, hogy a kockázatok kezelése végül sikeres volt, és további kockázatokkal nem számoltunk. 4
Jelentések, dokumentumok, munkabizonyítékok A projekttel kapcsolatos összes dokumentum azonosítása, nyomon követése, csak strukturált könyvtár rendszerben volt lehetséges. Ehhez elsőként a MAÚT nagy értékű KözOP projektjei közül ennél a projektnél, szabályozott projektdokumentációs rendszert alakítottunk ki, egységes, biztonságos és strukturált számítógépes könyvtár formában, kiemelten figyelve a nyomon követésre és az infóbiztonságra! A TSZ-ben előírtaknak megfelelően minden hónapban elkészítettük a Projekt Státuszjelentéseket (PSJ). A projekt minőségirányítás keretén belül, hónapról-hónapra készültek el a projekt minőségirányítás jelentései. Időről-időre a projekt előrehaladásának, az azonosításoknak és nyomon követéseknek a megvalósításával kapcsolatos ellenőrzések és jelentések is készültek, amelyek rámutattak a szükséges erőforrások biztosításának helyzetére, és a folyamatok (szakbizottságok) hatékony működésével kapcsolatos tennivalókra, a nélkülözhetetlen belső feljegyzések helyzetére, a felmerülő kockázatokra. Alvállalkozók Az összes alvállalkozót értékelve megállapítottuk, hogy: Szakmailag kiváló munkát végeztek, A teljesítésekkel szemben eddig szakmai észrevétel nem fogalmazódott meg, Hatékony és súrlódásmentes kommunikáció zajlott a teljes projekt munka alatt, Tartották a megállapított határidőket, A leadott dokumentációk mintaértékűek és jól használhatók, A díjazásban a legolcsóbbak voltak, A jövőben, más munkák esetében is számítunk rájuk, és más szervezeteknek is ajánlani tudjuk őket. 5
Felügyelet, reklamációk Nagy örömünkre szolgál, hogy eddig sem szakmai sem adminisztratív vagy pénzügyi elszámolás területen sem kaptunk reklamációt. A Minisztérium által kijelölt független műszaki ellenőr követte a konzultációkat, és észrevételek panaszok elmarasztalások nem merültek fel. Projekttagok kompetenciája és értékelésük A MAÚT projekttagjai, a szakértői bizottságok sokoldalú kompetenciájukkal (műszaki, jogi, hatósági, vasúti, kutatói szakértők) jól lefedték a szükséges szakterületeket. A szakmai egyeztetések során jelentős elhivatottsággal képviselték a projekt és a kialakított bizottsági érdekeket. Minden projekttag munkájával kapcsolatban önértékelést végzett, és sor került projektvezetői értékelésre is. Ezeket az értékeléseket, már 2013 végén, és most is elvégeztük. Külön értékelési összeállítást is készítettünk Berényi Zsófia MAÚT minőségirányítási vezető közreműködésével. Az eredmények és az értékelés azt mutatja, hogy munkatársaik mind szakmailag, mind elkötelezettség területén kiválóak, és szívesen dolgoznánk együtt továbbra is. 6
Minőségirányítási ellenőrzések, jelentések A munkák előrehaladása és a Támogató Szerződések (TSZ), a Projektmenedzsment elvárások és a MAÚT ISO 9001-es szabvány szerinti irányítási rendszerének értelmében a projekt minőségirányítási ellenőrzések napról-napra valóságos minőségügyi kontroll folyamat elemeiként jelentkeztek. A gyakorlatban nagyon sok ellenőrzési pont jelentkezhet, de ennél a projektnél, leginkább, az alábbi elemek követésére és ellenőrzésére került sor: o Határidők, mérföldkövek azonosítása (Megnevezések értelmezése, időpontok tarása.) o A megvalósítási folyamat témái. (Jelentések, emlékeztetők, teljesítési igazolások, alvállalkozói teljesítések elfogadása, változtatások nyomon követése minden részlet dokumentált megjelenítése, archiválása.) Ide tartozhatnak a PSJ-k, a PEJ-k (Projekt előrehaladási jelentések, és az összes Melléklet, Mérföldkőjelentés stb.) o Kockázatok és kezelésük. (Mindhárom projekt rendelkezik a kockázatok felmérésével és folyamatos figyelésével.) o A projektek nyomon követéséhez a fontosabb helyek ellenőrzése. (Adatrögzítések, tényadatok és tervadatok összevetése, pld a kiadások és a munkatársak alkalmazása, a mutatók összevetése. Eltérések esetében a döntések dokumentált megjelenítése, és a korrekciós intézkedések dokumentált meghozatala, azok teljesítésének értékelése.) o Projekt minőségirányítás általános megállapításai. (Összefoglalók, értékelések) Minőségirányítási ellenőrzések, jelentések A rendszeres PSJ leadások utáni értékelések, és a projektkontrollal kapcsolatos emlékeztetők, értékelések, átvizsgálások megtörténtek. A projekt minőségirányítás folyamatos emléketető jelentései a Projekt Status Jelentésekről (PSJ-k), valamint a mellékletekről, folyamatosan készültek, rövid értékelésekkel. Készült a projekt minőségirányítás dokumentációjáról összefoglaló nyilvántartás is. 7
MAÚT 1508/2012 msz. KözOp -2.5.0-09-11-2011-0008 projekt Köszönöm figyelmüket Mikó György minőségirányítási szakértő a projekt minőségirányítási vezetője MAÚT 8