Vállalatirányítási filozófia Comshare MPC A TERVEZÉS, BESZÁMOLÁS ÉS ELEMZÉS INTEGRÁLT ESZKÖZRENDSZERE www.comtrans.hu COMTRANS K e r e s k e d e l m i é s S z o l g á l t a t ó K f t.
T a r t a l o m COMSHARE KONCEPCIÓ... 3 A RENDSZER KOMPONENSEI... 4 COMSHARE MPC... 5 INTELLIGENS ÜZLETI ALKALMAZÁS... 5 STRATÉGIAI TERVEZÉS... 7 WHAT IF ANALÍZIS... 7 TERVEZÉSI FOLYAMAT NYOMONKÖVETÉSE... 8 ADATBEKÜLDÉSI STÁTUSZ RIPORT... 8 TERVVÁLTOZAT KEZELÉSE... 9 ELEMZÉSEK... 10 ÉRTÉKFIGYELÉS, MONITOROZÁS... 10 BESZÁMOLÓ ELEMZÉS, HATÁRÉRTÉK FIGYELÉS... 11 IRÁNYÍTOTT ELEMZÉS... 12 MVK RT. COMSHARE VEZETŐI DÖNTÉSTÁMOGATÓ RENDSZER... 13 A COMSHARE RENDSZER FEJLESZTÉSÉNEK ELŐZMÉNYEI... 13 COMSHARE RENDSZER FELÉPÍTÉSE... 14 KÖLTSÉG ELEMZÉS MODUL... 15 BEVÉTEL ELEMZÉS MODUL... 17 FORGALMI TELJESÍTMÉNYEK MODUL... 18 TÍPUSKALKULÁCIÓ... 20-2 -
COMSHARE KONCEPCIÓ A Comshare MPC (Management Planning and Control) egy hatékony, rugalmas, gyors és konzisztens rendszer, mely garantálja a stratégiai célok megvalósítását, a cég hosszú távú sikerét. A Management Planning a vállalati célok és stratégiai lépések megfogalmazása mellett támogatja: a vállalati kulcstényezők (CSF) megfogalmazásával és számszerűsítésével (KPM) a stratégiai célok mutatószámrendszerre történő leképzését és érvényesítését az operatív működés szintjén; a felülről lefelé illetve a lentről felfelé irányuló üzleti tervezés folyamatait. A Management Control biztosítja a stratégiai célkitűzések megvalósítását a terv és tény adatok folyamatos monitorozásával, a tervváltozatok elemzésével és a szükséges korrekció elvégzésével. A Comshare MPC növeli a vállalat értékét és működésének hatékonyságát azáltal, hogy teljes körű támogatást biztosít a vállalat működését meghatározó négy alapvető vezetési folyamathoz: stratégiai tervezés, üzleti/operatív tervezés, beszámolás, elemzés. Egy rendszerbe foglalja a stratégiai célok implementálását, a döntések előkészítését és lerövidíti a piaci kihívásokra adott válaszok idejét. - 3 -
A RENDSZER KOMPONENSEI Comshare MPC az adatszolgáltatók, kontrollerek, és a menedzsment folyamatos együttműködéséhez nyújt tervezői, elemzői és adminisztratív környezetet. Központi, pénzügyi intelligenciával ellátott adatbázis tartalmazza a vállalati modellt, az adatokat, valamint a számított eredményeket. Az adatbázis kétirányú kapcsolatot tart fenn mind a tervezéshez és beszámoláshoz szükséges adatokat szolgáltató rendszerekkel, mind a felhasználói felületekkel. Felhasználóbarát, egyszerűen kezelhető felületek segítik az adatszolgáltatókat, kontrollereket, közép- és felsővezetőket a különböző tervezési, beszámolási és elemzési feladatokban. Speciális, beépített funkciók lehetővé teszik a tervek és kimutatások szöveges véleményezését. Hatékony ad hoc elemzési képesség segíti az azonnali piaci reakciók kialakítását. Egy átfogó biztonsági rendszer védelmet nyújt a jogosulatlan felhasználók ellen. - 4 -
COMSHARE MPC INTELLIGENS ÜZLETI ALKALMAZÁS Az MPC tágabb értelemben véve olyan vállalatvezetési filozófia és technológia, mely magában foglalja a tervek folyamatos értékelését, a tényleges teljesítmények figyelését, a terv-tény összehasonlítást, a visszacsatoláson alapuló korrekciót. A menedzsment egyszerűen nyomon követheti a teljes üzletmenet kulcsfontosságú területeit, elvégezheti az operatív tervben meghatározott és a tényleges adatok alakulására vonatkozó összehasonlításokat, és egyéb elemzéseket. Az egyes szervezeti egységek, teljesítmény egységek a terveiket, beszámolóikat, jelentéseiket a megszokott táblázatkezelőkkel, a beépített Comshare üzleti funkciókat használva készíthetik el. A kontrollerek számára egyszerűbbé válik a kockázatok pro-aktív jellegű felismerése, azok elemzése és megelőző intézkedések megtétele. - 5 -
A Comshare MPC a közép- és nagyvállalatok számára nyújt segítséget a piaci helyzetelőny megszerzésében. A termék előnyei: Integrált rendszer. Elősegíti a stratégiai célkitűzések leképezését az operatív tervekbe, majd az elemzések eredményei alapján a korrekciók elvégzését. Támogatja a Top-Down és Bottom-Up tervezés összhangjának megteremtését. Egy helyen tárolt adatok és szabályok. A rendszer minden felhasználója ugyanazokkal az adatokkal és szabályokkal dolgozik, amely biztosítja az adatok integritását, illetve a rendszer karbantarthatóságát. Beépített pénzügyi intelligencia: multidimenzionalitás, témakörönkénti dimenzióválasztás, többféle adattípus megkülönböztetése, tartozik-követel oldal kezelése, nyitó és záró készlet kezelése, valutaátváltás, részletezettségi szint megválasztása. Szabadon választható kalkulációs, konszolidációs szabályok. A felhasználó a saját beállításai alapján végezhet kalkulációkat, ezáltal csökken a központilag kézben tartott tevékenységek köre. Intelligens időszak-kezelés: pénzügyi és naptári időszak megkülönböztetése, témakörönkénti időszakválasztás, relatív időszak hivatkozás, YTD számítás, aktuális időszak kezelése. Hatékony kommunikáció és együttműködés támogatása. Irányított elemzés: legfontosabb eleme a folyamatos értékfigyelés a hierarchia minden szintjén. A modern Web technológia teljeskörű kihasználása.központi adatbázis jellemzői: relációs- Oracle, MS SQL, IBM DB2; OLAP- Hyperion Essbase, MS OLAP, IBM OLAP Server; könnyen integrálható a tranzakciós rendszerekkel; fejlett jogosultsági rendszer. - 6 -
STRATÉGIAI TERVEZÉS WHAT IF ANALÍZIS A menedzsment a vállalati célkitűzések kialakítását követően létrehozza a vállalati szintű stratégiai tervét. A Comshare Planning segítségével gyorsan és könnyen generálhatóak olyan pénzügyi állítások, melyek körvonalazzák a vállalati stratégiát. Felismerve a célkitűzések elérésének különböző módjait a Planning segítségével a tervszámok automatikusan generálhatóak. Egy szám megváltoztatásával függetlenül annak hierarchiában való elhelyezkedésétől - az egész terv megváltozik, és naprakésszé válik. Ezen információk birtokában a menedzsment pontosabban fogja tudni, mit kell tennie ahhoz, hogy céljait elérje. A Goal Seek segít a vállalati célkitűzések számszerűsítésében - 7 -
TERVEZÉSI FOLYAMAT NYOMONKÖVETÉSE ADATBEKÜLDÉSI STÁTUSZ RIPORT A Comshare WEB korszerűsíti, és jelentős mértékben leegyszerűsíti a tervezési és beszámolói folyamatok nyomon követését, ezzel lehetővé teszi az üzleti kritikus információk hatékonyabb kezelését. A legyező és a színek segítségével azonosítani lehet azokat a területeket, amelyekről még nem érkeztek be a tervezési folyamathoz szükséges tervadatok. Ennek megfelelően azonnal kiemelhetők azok a területek, amelyekre a felelős kontrollereknek összpontosítaniuk kell. Ez a riport lekérhető mind a vállalat egészére, mind pedig részterületekre is egyaránt. A tervezési folyamat könnyen kézben tartható - 8 -
TERVVÁLTOZAT KEZELÉSE A rendszer biztosítja a különböző tervváltozatok együttes kezelését beleértve az elkészült riportokat és szöveges megjegyzéseket. Lehetőség van a tervváltozatok bizonyos részeinek, vagy egészének átmásolására egy másik Terv 2 - tervváltozatra, vagy akár a végleges tervváltozatra. A BudgetPLUS nem korlátozza a kezelhető és tárolható változatok számát. Könnyen kialakíthatók a különböző tervezési alternatívák - 9 -
ELEMZÉSEK ÉRTÉKFIGYELÉS, MONITOROZÁS A Vezetői Nézeten (Decision Web/Desktop) keresztül elemzéseket lehet végezni a sok-dimenziós adatbázisban leásással, dimenzió cserével, sorba rendezéssel. A kalkulátor funkció segítségével újabb tagokat tudok kiszámolni, mint például eltéréselemzésnél kiszámoltathatom a Terv/Tény tagot, különböző arányszámokat, különbségeket, mindezt rögtön grafikus formában is megtekinthetem. Mindezeken a lehetőségeken kívül a Detect és Alert- elektronikus újság, mely többek között figyelmeztető üzenetet küld, ez az az eszköz, mely feltételvizsgálatok definiálásával megtanítható az adatfolyamatok monitorozására, s a kritikus határértéket meghaladó eltérés esetén riasztásokat léptet életbe, riportot küld az illetékesnek. Mindezen funkciók segítségével könnyű kezelni a különböző tervváltozatokat, nyomon követni a különböző adatbeviteli hibákat, nem úgy, mint amikor manuálisan készített riportok százai között kell keresni. Igény szerinti, pontos információ néhány percen belül - 10 -
BESZÁMOLÓ ELEMZÉS, HATÁRÉRTÉK FIGYELÉS Ez a képernyő példa az ad-hoc elemzésekre. A rendszer gyors és könnyen elvégezhető elemzési lehetőségeket biztosít az egyes felelősök részére. A hierarchikus határérték-figyelés ikonokkal és színkódolással a következőt jelenti: Az ikon az adott adat alá tartozó értékeket figyeli, ami segíti az adatbázis gyors áttekintését és felhívja a figyelmet a nem várt eseményekre. Proaktív előrejelzés előfeltétele a szükséges korrekciók végrehajtásának - 11 -
IRÁNYÍTOTT ELEMZÉS A fenti Overview -n bemutatott funkció nagy mennyiségű adat gyors áttekintését teszi lehetővé. Az ábra mozgatható annak megfelelően, hogy az idő dimenzióból melyik ágra vagyok kíváncsi, lebonthatok, összezárhatok egyes ágakat, és dinamikusan változtathatom a színkódhoz beállított értékeket. Vezetett elemzés segíti a problémás területek feltárását - 12 -
MVK RT. COMSHARE VEZETŐI DÖNTÉSTÁMOGATÓ RENDSZER A COMSHARE RENDSZER FEJLESZTÉSÉNEK ELŐZMÉNYEI A Miskolc Városi Közlekedési Rt. kontrolling rendszerét támogató Integrált Információs Rendszer kifejlesztése két egymásra épülő fázisban befejeződött. A fejlesztési stratégiának megfelelően kialakított információs rendszer moduljai lefedik a cég teljes gazdálkodását, integráltan működnek. A divízió szintű elszámoláshoz szükséges minden adat a számítógépes rendszerben rögzítésre kerül, az alkalmazásokhoz definiált adatbázisokban hozzáférhető. Az adatbázisokban tárolt információk a legalsó szintig elérhetőek, tételesen mutatják a gazdálkodás eredményeit. Ezen nagy tömegű információhalmaz lekérdezését a jelenleg működő Magic fejlesztő rendszer is lehetővé teszi, de ezek a lekérdezések bonyolult paraméterezéseket követően állnak rendelkezésre lista formátumban. Minden egyes lekérdezéshez újabb paraméterezés szükséges, amely különböző kombinációjú lekérdezések esetén bonyolult folyamatot és hosszú elérési időt eredményez, valamint szükséges hozzá az alkalmazás teljes mélységű ismerete. A listák terjedelme, sokszor bonyolult formátuma, részletessége nem áttekinthető, nem teszi lehetővé az elemzéseket. A hármas kódrendszer összetettsége, variálhatóságának lehetőségei azt eredményezik, hogy a vezetők egymástól függetlenül elkészített lekérdezései nem egységes paraméterezés esetén a vezetői értekezleteken eltérő információt hordoz, melynek az egyeztetése elterelheti a figyelmet az alapvető problémákról. A kontrolling rendszer feladata többek között az, hogy megalapozza a felső szintű vezetők döntéseit, ahhoz információkat szolgáltasson. Ezek az információk nem feltételezik a legalsó szinteken történő elemzéseket, hanem az adatstruktúra egy felsőbb szintjén összesített adatok elemzésén keresztül gyors válaszidőkkel támogatják a vezetői döntéseket. A fenti problémák megoldására ajánlott a Comshare szoftver rendszer, melynek segítségével olyan Comshare Vezetői Döntéstámogató Rendszer, VDR hozható létre, amely biztosítja a tervezés, elemzés és ellenőrzés funkciókon keresztül a döntési folyamatok előkészítését. A Comshare alapú VDR működése során naprakész információkkal támogatja az MVK Rt. vezetés, tervezés és ellenőrzés szereplőit a döntéshozatalban, a hármas kódrendszeren alapuló tervezésében, felhasználás elemzésében és ellenőrzésében. Mindez azt eredményezi, hogy növekszik az MVK Rt. mint szervezet hatékonysága, javul a döntések objektivitása. A VDR alapja az, hogy a jelenleg működő Integrált Információs Rendszerben kialakított, megfelelő információkat hordozó adatbázisok alapján, meghatározott időközönként a - 13 -
vezetői döntésekhez szükséges alap információk átkerülnek egy, az előzőektől független VDR multidimenzionális adatbázisba, ahonnan a vezetők igényeinek megfelelően, adatbányászati technológiával feldolgozott információk a vezetők részére azonnal, grafikusan, táblázatosan rendelkezésre állnak. COMSHARE RENDSZER FELÉPÍTÉSE A Fejlesztési koncepcióban megfogalmazott feladatoknak megfelelően a Comshare rendszer fejlesztése során az alábbi modulok valósultak meg: KÖLTSÉG ELEMZÉS BEVÉTEL ELEMZÉS FORGALMI TELJESÍTMÉNYEK TÍPUSKALKULÁCIÓ - 14 -
KÖLTSÉG ELEMZÉS MODUL A Költség elemzés modul lehetővé teszi - az MVK Rt. Integrált Információs Rendszere alrendszereiben lerögzített alapadatok birtokában a felmerült költségek lekérdezését és elemzések készítését. A rendszer alapadatait az Integrált Információs Rendszer meglévő adatbázisai szolgáltatják, oly módon, hogy feladást készítenek a Comshare rendszer felé havi és napi gyakorisággal. A lekérdezések alapja a hármas kódrendszer, amely kiegészül a munkaszámmal az alábbiak szerint: költséghely felhasználási cél költség típus, munkaszám, amely két részre bomlik munka tárgya munka típusa - 15 -
A feladás adatbázis a munkaszámon kívül tartalmazza tárgyi eszközök esetén a főkönyvi számlaszámot, fődarabok esetén a fődarab kódcsoportot. A terv és tényadatok birtokában tény/terv eltérés figyelésre, elemzésre van lehetőség. A tervadatok lekérdezése a költséghely vonatkozásában teljes (7 pozíció) mélységű a költség típus és a felhasználási cél esetén az első két pozíción értelmezhető. A terv és tény elemzése ily módon, a fenti összegfokozatokon végezhető el. - 16 -
BEVÉTEL ELEMZÉS MODUL A Bevétel elemzés modul lehetővé teszi - az MVK Rt. Integrált Információs Rendszere alrendszereiben lerögzített alapadatok birtokában a realizált bevételek lekérdezését és elemzések készítését. A lekérdezések alapja a bevétel típus, a bevétel azonosító, a bevételi költséghely és az idő dimenziók. A bevétel típus tartalmazza a számlakeret 9-es számlaosztály kódjait. Ezekre a kódokra a feladást a Főkönyvi könyvelés alrendszer készíti el. A bevétel azonosító cikkenkénti azonosítást tesz lehetővé a menetdíj bevételeket illetően. - 17 -
FORGALMI TELJESÍTMÉNYEK MODUL A Forgalmi teljesítmények modul lehetővé teszi, hogy járatonként és viszonylatonként lekérdezzük és elemezzük a menetlevelek alapján rögzített futásteljesítményeket az alábbiak szerint: futott kilométerek FHKM fordulószámok rezsi kilométerek különjárati kilométerek személyzeti kilométerek mutatószámok A lekérdezéseket és elemzéseket az alábbi dimenziók (adatnézetek) szerint végezhetjük el: járatok viszonylatok járművek forduló kódok Az idő dimenzió legalsó szintje a naptári nap, mivel a menetlevél feldolgozás a futásteljesítményeket naponta átadja a Comshare felé, ezáltal naponta tudjuk lekérdezni a futásteljesítményeket. - 18 -
A Forgalmi teljesítmények modul másik input alrendszere a Menetrend szerkesztés alkalmazás, amely a keretmenetrendek megszerkesztését és módosítását követően menetrendi időszakonként átadja a tervadatokat a Comshare felé. A feladás lehetővé teszi, hogy ezen adatok birtokában a tervadatok egy időszakra előre elkészüljenek. A forgalmi teljesítmények modul az előző feladatokon kívül az alábbi lehetőségeket kínálja a felhasználóknak: terv és tény összehasonlítás menetrendszerűség % lekérdezése futott kilométer és fordulószámok terv és tény összehasonlítás önköltség felosztás járatonként és viszonylatonként bevételek felosztása járatonként és viszonylatonként - 19 -
TÍPUSKALKULÁCIÓ A típus kalkuláció lehetővé teszi, hogy autóbuszra és villamosra rendszám szerint kimutatható legyen az üzemi szintű önköltség. A kalkulációs sémában meghatároztuk a kalkulációs tételekre vonatkozó: felhasználási célokat, költséghelyeket, költségnemeket, a típusra bontás alapját. A típusra bontás történhet: ténylegesen rendszám szerint, a közvetett költségeket feloszthatjuk KocsiKM, FHKM, fenntartási bérköltség arányában. A lekérdezés történhet jármű típusonként, azon belül járművenként az idő dimenzió vonatkozásában - 20 -