Vesztegetésellenes szabályzat Bevezetés Az RPC Group Plc (a Társaság ) a zéró tolerancia elvét alkalmazza a vesztegetés és a korrupció ellen üzleti tevékenységeiben az egész világon, a közületi és a magánszektorban egyaránt. Ez a szabályzat a Társaság és leányvállalatai (együttesen a Csoport ) valamennyi munkatársára alkalmazandó. Érvényes a külső üzleti partnerekre is, ha a Csoport megbízásából járnak el, beleértve többek között az ügynököket, tanácsadókat, forgalmazókat és vegyes vállalatokat. Minden üzleti tranzakcióra kiterjed valamennyi olyan országban, amelyben a Csoport tevékenykedik. A Csoport felső vezetősége elkötelezett amellett, hogy a Csoport üzleti tevékenységét e normák alapján végezze. A vesztegetés és a korrupció büntetőjogi eljárást vonhat maga után a Csoport, munkatársai és üzleti partnerei ellen, függetlenül attól, hogy a vesztegetés a világ mely részén valósult meg. Emellett negatívan befolyásolhatja a Csoport imázsát és hírnevét. A Csoport munkatársainak és üzleti partnereinek (a szállítókat nem számítva) a Csoport világméretű üzleti tevékenységére vonatkozó vesztegetésellenes törvényeknek, a jelen Szabályzatnak és minden kapcsolódó vesztegetésellenes eljárásnak megfelelően kell tevékenykedniük, amelyeket a Csoport hatályos vesztegetésellenes programja részeként vezettek be. A Csoport egyetlen munkatársát vagy üzleti partnerét sem érintheti negatív következmény annak következtében, hogy visszautasította vesztegetés adását vagy elfogadását, még ha emiatt a Csoport elesik is egy üzlettől. Pim Vervaat vezérigazgató 2014. szeptember 19. 1
A Szabályzat Mit jelent a vesztegetés? A vesztegetés pénzügyi vagy más személyes vagy üzleti célú előny, amelyet azért adnak vagy fogadnak el, hogy ösztönözzék vagy megjutalmazzák egy tisztség vagy tevékenység tisztességtelen ellátását. A Csoport tiltja: bármilyen vesztegetés közvetlen vagy közvetett felajánlását, átadását, megszervezését, megígérését, jóváhagyását, illetve elfogadását, kérését vagy vesztegetésre való felhívást. az alábbiaknak vagy az alábbiaktól: bármely személy vagy vállalat, akárhol találhatók is, és függetlenül attól, hogy állami tisztviselő, közületi szerv, magánszemély vagy magánvállalat, az alábbiak által: a Csoport bármely munkatársa vagy üzleti partnere, beleértve többek között az ügynököket, tanácsadókat, forgalmazókat és vegyes vállalatokat, ha a Csoport megbízásából járnak el. az alábbi célból: hogy bármilyen (pénzbeli vagy egyéb) tisztességtelen személyes vagy üzleti előnyhöz jussanak, vagy befolyásolják a független megítélést. A Csoport munkatársainak felelőssége A Csoport valamennyi munkatársa (beleértve az alkalmazottakat, igazgatókat, ideiglenes ügynököket és tanácsadókat) felelős a vesztegetés megakadályozásáért és feltárásáért és bármely vesztegetésnek a Csoport eljárásrendje szerinti jelentéséért. Amennyiben a Csoport munkatársa megszegi a Szabályzatot, ez fegyelmi eljáráshoz, akár a munkaviszony vagy a szerződéses kapcsolat megszüntetéséhez is vezethet a Csoport megfelelő vállalatával vagy vállalata által. Ösztönző juttatások Az ösztönző juttatások vesztegetésnek minősülnek, amit a jelen Szabályzat, valamint az Egyesült Királyság 2010. évi vesztegetési törvénye is tilt. Az ösztönző juttatások vagy kenőpénzek jellemzően kis összegű kifizetések egy állami tisztviselő részére, hogy meggyorsítsanak vagy elindítsanak egy adminisztratív eljárást. Például ha egy szerződést megakasztja a hivatalos bürokrácia vagy az, hogy egy tisztviselő nem hajlandó ellátni kötelességeit, akkor a pénz vagy más előny felajánlása annak érdekében, hogy a tisztviselő a szerződést legfőbb feladatának tekintse, ösztönző juttatásnak minősül. Nem szokatlan, hogy bizonyos szolgáltatók vagy állami hivatalok minden ügyfélnek előzősávot vagy jobb szolgáltatást kínálnak magasabb ár ellenében. Ha ez átlátható folyamat, és a magasabb árat a szóban forgó szolgáltató, vállalat vagy állami hivatal és nem magánszemély kapja, akkor ez valószínűleg nem ösztönző juttatás. Amennyiben kétségei vannak azzal kapcsolatban, hogy egy 2
kifizetés ösztönző juttatás-e, kérjen engedélyt az igazgatójától a Csoport eljárásrendjének megfelelően. Tisztában vagyunk azzal, hogy előfordulhatnak olyan ritka esetek, amelyekben kifizetéseket vagy más, nem pénzbeli előnyöket kényszer hatására adnak, törvénytelen testi sértés elleni védekezésként. Ilyen helyzetben a biztonság az első, és adja meg a követelt előnyt. Mindazonáltal erről utólag a legrövidebb időn belül részletes jelentést kell tennie az igazgatójának vagy a Csoport eljárásrendje alapján. Társult személyek beleértve az ügynököket és más külső feleket Minden olyan leányvállalat, ügynök, tanácsadó vagy külső üzleti partner, amelytől a Társaság vagy a Csoporthoz tartozó bármely vállalat szolgáltatásokat vesz igénybe, vagy amely az utóbbiak megbízásából eljár, a Csoport javára végzett tevékenységei során köteles betartani e Szabályzatot. A Csoport azon munkatársainak, akik az ügynökökkel, tanácsadókkal és üzleti partnerekkel (mint például vegyes vállalatokkal) való ügyletek megkötéséért felelősek, az illető ügynök, tanácsadó vagy üzleti partner kijelölése vagy a velük való megállapodás megkötése előtt az elvárható gondosság arányos és kockázati alapú megközelítését kell alkalmazniuk, és az elvárható gondosságról írásos nyilvántartást kell vezetniük. Ha egy vegyes vállalat mindennapi ügyeit a Csoport irányítja, akkor a vegyes vállalathoz való csatlakozás előfeltételeként e Szabályzat bevezetését kell előírnia. Ha a Csoport valamely vállalata kisebbségi vagy egyenlő partner egy vegyes vállalatban, és ezért nem írhatja elő a vállalati politikát és magatartási kódexet, akkor a Csoport vezetősége arra törekszik, hogy a partnerrel megállapodást kössön olyan normák bevezetéséről, amelyek összhangban vannak e Szabályzattal. Az ügynökökkel, tanácsadókkal és üzleti partnerekkel minden megállapodást írásba kell foglalni, és kötelezettségeket kell tartalmazniuk a vesztegetésellenes jogszabályok, a jelen Szabályzat és a kapcsolódó eljárások betartására (beleértve azt a kötelezettséget, hogy a tranzakciókról megfelelő és pontos nyilvántartást vezetnek, amelyeket a hatósági vagy igazságügyi szervek auditálhatnak vagy ellenőrizhetnek). Az érdekünkben eljáró harmadik személyek, beleértve ügynökök és tanácsadók által teljesített szolgáltatásokért fizetett térítéseknek (beleértve a díjakat és költségtérítéseket) megfelelőknek, igazolhatóknak kell lenniük, és kimutathatóan arányban kell állniuk a legitim szolgáltatások teljesítésével. A Csoport megelégedésére hivatkozni kell e legitim szolgáltatások teljesítésére, azzal a feltétellel, hogy az ügynök, tanácsadó vagy üzleti partner rendszeresen jelentést tesz az elvégzett szolgáltatásokról az igazgatónak, vagy pedig a Csoport eljárásrendjének megfelelően. Költségtérítést csak a legitim üzleti tevékenység során felmerült költségek fejében, nyugta ellenében és az igényelt költségek részletes ismertetése esetén fizetünk. Minden kockázatértékelési és az elvárható gondossággal kapcsolatos szabályzatot és folyamatot rendszeresen figyelemmel kell kísérni és át kell tekinteni. 3
Ajándékok és megvendégelés Ajándékok, üzleti vendéglátás és szórakoztatás, apró reklámajándékok, utazási és szállásköltség akkor adható, fizethető ki vagy fogadható el, ha ésszerűek és arányosak, és jóhiszemű, rutin jellegű üzleti célokra szolgálnak. Alapvető követelmény, hogy ajándékokat vagy szórakoztatást nem szabad olyan mértékben vagy gyakorisággal adni vagy elfogadni, hogy olyan üzlethez jelentsenek ösztönzést, vagy olyan üzleti vagy egyéb előnyt nyújtsanak, ami nélkülük nem valósítana meg. Semmilyen ajándék nem adható készpénzben vagy készpénz egyenértékesben (mind például ajándékutalvány, hitel vagy részvény formájában). Ha bármikor kételyei vannak azzal kapcsolatban, hogy adjon-e vagy elfogadjon-e ajándékokat vagy vállalati vendéglátást, kérje ki az igazgató tanácsát, vagy járjon el a Csoport eljárásrendje alapján. Jótékony célú és politikai adományok A Csoport politikája, hogy nem ad politikai hozzájárulásokat vagy adományokat készpénzben vagy természetben. A Csoport pénzügyi eszközei sohasem használhatók fel arra, hogy adományokat adjon egy jótékonysági szervezet, politikus vagy politikai párt számára azzal a céllal, hogy üzletet szerezzen vagy őrizzen meg a Csoport, a Társaság vagy a Csoporthoz tartozó valamely vállalat számára. További információk az elfogadható gyakorlatokról A jelen Szabályzat nem kívánja megtiltani az alábbi gyakorlatokat, feltéve, hogy az adott piacon szokásosak, tisztességes üzleti célokat szolgálnak, ésszerű és arányos mértékűek, és bizonylatokkal megfelelően alá vannak támasztva: ésszerű és megfelelő vendéglátás; ünnepi ajándék adása ünnepélyen vagy más különleges alkalommal, feltéve, hogy megfelel az ajándékokkal kapcsolatos fenti irányelveknek; bármilyen elfogadott, átlátható ás hivatalos előzősáv folyamat, amely mindenki számára elérhető az egység/szervezet és nem egy adott magánszemély számára történő díjfizetés ellenében; és források felajánlása segítségképpen egy személy vagy testület számára, hogy egy döntést hatékonyabban hozzon meg, feltéve, hogy e forrásokat kizárólag erre a célra nyújtják. A világ egyes részein, különösen a Távol-Keleten az ajándékok kicserélése a felső vezetők között fontos, jelképes jelentőséggel bír. Ilyen esetekben a másik fél státusának megfelelő ajándék adásának vagy elfogadásának elmaradása sértésnek tekinthető, és árthat a Csoport üzleti kapcsolatainak az illető féllel. Ilyenkor az érintett felső vezető írásban számoljon be erről az igazgatónak vagy a klasztervezetőnek, akik az ügyet felterjeszthetik a vezérigazgatóhoz. Annak eldöntése, hogy mi az, ami elfogadható, elkerülhetetlenül nem mindig egyszerű. Ha a Csoport munkatársainak kételyei vannak azzal kapcsolatban, hogy egy lehetséges lépés vesztegetésnek minősül-e, előzetesen kérje ki az igazgató tanácsát, vagy járjon el a Csoport eljárásrendje alapján. A Szabályzat figyelemmel kísérése és áttekintése A Csoporthoz tartozó valamennyi üzletág felelős, hogy a jelen Szabályzatnak megfelelő rendszerek és eljárások, ezen belül kockázatértékelések legyenek érvényben, szükség esetén szervezzen képzést, és biztosítsa a Szabályzat megismertetését a Csoport munkatársaival. 4
A Társaság igazgatótanácsa rendszeresen figyelemmel kíséri és áttekinti a jelen Szabályzat alkalmazását, valamint a Csoport kockázatértékelései és a Szabályzat végrehajtását biztosító eljárásokat, és bármikor hatályba léptethet új vagy módosított verziókat. 5