KOMÁROM-ESZTERGOM MEGYE FŐJEGYZŐJE VI. 537 / 2010. ELİTERJESZTÉS A Komárom-Esztergom Megyei Közgyűlés 2010. április 29-i ü l é s é r e Tárgy: Éves ellenırzési jelentés a Komárom-Esztergom Megyei Önkormányzat intézményeinek 2009. évi belsı- és fenntartói ellenırzési tevékenységérıl Elıterjesztı: Dr. Péntek Péter fıjegyzı Elıadó: Tóbiásné Makai Edit osztályvezetı
Tisztelt Megyei Közgyőlés! A Komárom-Esztergom Megyei Önkormányzat intézményeinek 2009. évi belsı- és fenntartói ellenırzésérıl szóló éves ellenırzési jelentést a költségvetési szervek belsı ellenırzésérıl szóló 193/2003. (XI. 26.) kormányrendeletben (a továbbiakban Ber.) elıírt tartalommal az alábbiakban terjesztem elı. A.) AZ INTÉZMÉNYI BELSİ ELLENİRZÉS BEMUTATÁSA aa) Az ellenırzési tervben foglalt feladatok teljesítésének értékelése, a tervtıl való eltérések indoka, a terven felüli ellenırzések indokoltsága A 2009-re tervezett vizsgálati feladatok az alábbiak voltak: 1.) Pénzforgalom ellenırzése a Szent Borbála Kórházban (Tatabánya) 2.) A 2008. évi állami normatíva elszámolás alapjául szolgáló létszámadatok helyszíni felülvizsgálata a közoktatási, a gyermekvédelmi, valamint a szociális intézményekben 3.) Átfogó pénzügyi, gazdasági ellenırzés az Alapy Gáspár Szakiskola és Szakközépiskolában (Komárom) 4.) Az egy éves igazgatói megbízás lejárata miatti ellenırzés a 2008. évi átfogó ellenırzés utóvizsgálatával az alábbi intézményekben: - Középfokú Kollégium (Komárom) - Széchenyi István Szakiskola és Szakközépiskola (Komárom) 5.) Az öt éves igazgatói ciklus lejárata miatti ellenırzés a 2008. évi átfogó ellenırzés utóvizsgálatával az alábbi intézményekben: - Levéltár (Esztergom) - Erkel Ferenc Alapfokú Mővészetoktatási Intézmény (Dorog) 6.) Élelmezési tevékenység ellenırzése a Hegyháti Alajos Óvoda, Általános Iskola, Készségfejlesztı Speciális Szakiskola, Diákotthon és Gyermekotthonban (Kömlıd) 7.) Befektetett eszköz- és készletgazdálkodás ellenırzése a Kultsár István Szakközépiskolában (Komárom) 8.) Az integráció tapasztalatainak ellenırzése a gazdasági folyamatok szervezésében az Integrált Szociális Intézményben (Esztergom) 9.) 2008. évi mérlegvalódiság ellenırzése az alábbi intézményekben: - Géza Fejedelem Ipari Szakképzı Iskola (Esztergom) - Jávorka Sándor Mezıgazdasági és Élelmiszeripari Szakközépiskola és Szakiskola és Kollégium (Tata) 10.) Bérbesorolások ellenırzése az alábbi intézményekben: - Géza Fejedelem Ipari Szakképzı Iskola (Esztergom) - Jávorka Sándor Mezıgazdasági és Élelmiszeripari Szakközépiskola és Szakiskola és Kollégium (Tata) 11.) Valamennyi közoktatási intézmény állami normatíva igénylésének ellenırzése a 2009. évi tanévi nyitó statisztikai adatok helyszíni egyeztetésével 2
Az ellenırzések jellegüket tekintve szabályszerőségi, pénzügyi, tételes, illetve szúrópróbaszerőek voltak. Az ellenırzési tervtıl való eltérések és indokaik: 1. Fıjegyzıi rendelkezésre (VI.1508-1/2008.) nem történt meg a Szent borbála Kórház pénzforgalmának ellenırzése, tekintettel a Kórházban folyó reorganizációs, elnöki biztosi vizsgálatra. 2. Nem valósult meg az élelmezési tevékenység ellenırzése a Hegyháti Alajos Óvoda, Általános Iskola, Készségfejlesztı Speciális Szakiskola, Diákotthon és Gyermekotthonban (Kömlıd) tekintettel arra, hogy a Magyar Államkincstár normatíva ellenırzése kiterjedt az intézményi étkeztetés témakörére. 3. Okafogyottá vált a Széchenyi István Szakiskola és Szakközépiskola (Komárom) igazgatói megbízás lejárata miatti ellenırzése, mert a megbízás lejárata késıbbi idıpontban, 2014- ben esedékes. 4. A közoktatási intézmények állami normatíva igénylésének ellenırzése a 2009. évi tanévi nyitó statisztikai adatok helyszíni egyeztetésével részben valósult meg. Az ellenırzési terv elfogadását követıen lépett hatályba a KEMÖH Normatíva szabályzata (fıjegyzıi utasítás), mely az Intézményi Ellenırzési Osztály részére nem állapít meg feladatot a tárgyévre. A szakmai referensek feladata a tárgyév októberében a létszámok ellenırzése. A gyermekvédelmi referens tartós betegállománya miatt azonban elvégeztük a KEMÖ Pedagógiai és Gyermekvédelmi-Szakszolgálati Intézménye, valamint a KEMÖ Óvodája, Általános Iskolája, Speciális Szakiskolája, Diákotthona és Gyermekotthona normatíva ellenırzését a 2009. évre. 5. Nem teljesült a 2008. évi mérlegvalódiság és bérbesorolások ellenırzése a Jávorka Sándor Mezıgazdasági és Élelmiszeripari Szakközépiskola és Szakiskola és Kollégiumban (Tata), tekintettel arra, hogy az intézményben a tervezettnél korábbi idıpontban igazgatói megbízás lejárata miatti ellenırzést hajtottunk végre. Az ellenırzési terven felüli vizsgálatok és indokaik: 1. Szent Borbála Kórház célellenırzése arra vonatkozóan, hogy a kórházzal közalkalmazotti jogviszonyban álló dolgozók egyéb jogviszonyban történı foglalkoztatása szabályszerő volt-e. Az ellenırzést soron kívüli célvizsgálatként a fıjegyzı rendelte el. 2. A Magyar Államkincstár Közép-dunántúli Regionális Igazgatósága ellenırzést folytatott le a központi költségvetésbıl származó hozzájárulások és támogatások 2007. évi igénybevételének és elszámolásának alapjául szolgáló adatok megalapozottságára vonatkozóan. Megállapításaikat az Intézményi Ellenırzési Osztály felülvizsgálta és annak megfelelıen önrevíziót nyújtott be a Magyar Államkincstárhoz. 3. Az Integrált Szociális Intézmény igazgatóváltás miatti átadás-átvételének ellenırzése. 4. A Középfokú Kollégium igazgatóváltás miatti átadás-átvételének ellenırzése. 3
5. Az Eötvös József Szakközépiskola mandátumzáró pénzügyi-gazdasági ellenırzése. 6. Az Integrált Szociális Intézmény két telephelyének célellenırzése a fıjegyzı elrendelése alapján. Az ellenırzés a Pszichiátriai Betegek Otthonában és az Esthajnal Idıskorúak Otthona Visegrádi úti telephelyén a dolgozói étkezési térítési díjak befizetési rendjére irányult, továbbá a Pszichiátriai Betegek Otthonában a gondozotti térítési díjak, a konyha használati bérleti díj befolyásának alakulására, valamint a gondozotti pénzkezelés rendjére. 7. A Móra Ferenc Általános Iskolája, Szakiskolája, Speciális Szakiskolája és Készségfejlesztı Speciális Szakiskolája utóellenırzése. Az intézmény 2008. évi átfogó vizsgálatakor olyan számú és súlyú hiba került feltárásra, mely szükségessé tette az utóellenırzést. (A 2009. évi ellenırzési tervbe azonban az utóellenırzés nem került be, mert az átfogó vizsgálatra az ellenırzési terv elkészítését és elfogadását követıen került sor.) A helyszíni ellenırzések lebonyolításán kívül a revizoroknak 2009. évben is be kellett számolniuk a Közgyőlésnek az elızı év (2008.) ellenırzéseirıl, valamint el kellett készíteni a következı évre (2010.) szóló ellenırzési munkatervüket. Ellátták továbbá tanácsadói feladatukat az intézmények irányában (jogszabály hivatkozás keresése, jogszabály értelmezés, alkalmazott gazdálkodási gyakorlat kialakításának segítése, stb.). A 2009. évre 2 fı revizori kapacitással, 359 revizori nappal terveztük az ellenırzéseket. Ennek 70 %-át (251 napot) a terv szerinti, 30 %-át (108 napot) az elıre nem tervezhetı, fıjegyzıi elrendeléső cél-, illetve témavizsgálatokra kellett fenntartani. Összefoglalásként elmondható, hogy a 2009-ra tervezett 15 ellenırzésbıl 10 valósult meg (5 esetben fentiek miatt teljesen, vagy részben el kellett tekinteni a tervtıl), azonban további 7 témában, az elıre elfogadott terven felül kellett vizsgálatokat végezni. Így összesen 17 témában végzett ellenırzéseket az Osztály, ami 113 %-os teljesítést jelent a tervhez képest. ab) Az ellenırzések minısége, személyi és tárgyi feltételei, a tevékenységet elısegítı és akadályozó tényezık Az Önkormányzati Hivatal Intézményi Ellenırzési Osztálya látja el az intézményekhez kapcsolódó pénzügyi belsı ellenırzési feladatokat a fıjegyzı közvetlen irányításával. A funkcionális függetlensége a jogszabályi elıírásoknak megfelelıen biztosított. Az osztály engedélyezett álláshelyeinek száma 2009-ben 2 fı volt. Az osztályvezetıi feladatokat a hivatali belsı ellenır látta el kapcsolt munkakörben. Az Osztály dolgozói megfelelnek az elıírt képesítési feltételeknek, rendelkeznek a munkakör betöltéséhez szükséges képzettséggel és gyakorlattal. 2009-ben megtörtént az Államháztartásról szóló törvényben elıírt pénzügyminisztériumi regisztrációjuk is. 4
2009-ben több továbbképzésen vettek részt: - 2009. április 21. A Kjt. változásai (Milton Kft.) - 2009. október 07. A költségvetési szervezetek belsı ellenırzése, normatív hozzájárulások, célés egyéb támogatások (Struktúra-VS Kft.) - 2009. október 12-13. A mérlegképes könyvelık kötelezı továbbképzése A szervezett keretek között megtartott tanfolyamok mellett az ellenırök számára továbbra is meghatározó az önképzés. A revizorok jó körülmények között végezték a hivatali tevékenységüket. Az irodai infrastruktúra megfelelı, továbbá biztosított a jogtárhoz és internethez történı hozzáférés. A vidéki intézményi ellenırzésekhez általában a hivatali gépjármő biztosított az ellenırök részére. A hivatalon kívüli helyszíni munkavégzéshez az intézmények biztosítottak elhelyezést. ac) Az ellenırzések fontosabb megállapítása, következtetései és javaslatai Az ellenırzési jelentésekben az adott intézményekre, ellenırzési részterületekre vonatkozóan részletesen szerepelnek a vizsgálatok megállapításai, az azokra tett javaslatokkal együtt. A fontosabb megállapítások az alábbiak voltak: Állami normatíva számítás alapjául szolgáló intézményi adatok ellenırzése területén 2009. év elején a 2008. évi normatíva elszámolás, 2009. év végén négy intézményben a normatíva igénylés alapjául szolgáló 2009. október 1-jei közoktatási nyitó statisztikai adatok ellenırzése történt. Észrevételeink: - az intézményi adatszolgáltatás minısége továbbra sem megfelelı, - több esetben elıfordult, hogy az intézményben nem néztek utána a normatíva jogcímek tartalmának, nem megfelelı jogcímeken jelentettek adatokat, - nem egyeztették a közoktatási statisztikában szereplı adatokat a normatíva adataihoz, - alapbizonylatokkal nem teljes körően támasztották alá az elszámolt tételeket, - nem rendelkeztek teljes körően az elıírt szakértıi véleményekkel, igazolásokkal, - a gondozási napok nyilvántartása nem volt megbontva normatíva jogcímenként. Szabályozottság, szerzıdések területén - a pénzkezelési szabályzatban nem szerepelt a napi záró pénzkészlet, a szigorú számadású nyomtatványok felsorolása nem volt teljes körő, - a szabályzatokat nem látták el megismerési záradékkal, - intézményi integráció esetében a szabályzatok a székhely intézmény szabályzatai voltak, nem tartalmazták megfelelıen a telephelyvezetık jogait, felelısségét, - egy intézménynél elmaradt a szabályzatok jogszabályi és személyi változások miatti aktualizálása. - elıfordultak a közalkalmazotti jogviszonnyal összeférhetetlen szerzıdések, 5
- szolgáltatás igénybevételekor nem tartották be a közbeszerzési törvény és az Önkormányzat vagyonrendeletének elıírásait, elmaradt a közbeszerzés, három árajánlat kérése. Pénzkezelés területén - kiküldetés elszámolásakor a dolgozóknak nem adták át a kiküldetési rendelvény egy példányát, - a kiküldetési rendelvényen a kiküldetés célját nem tüntették fel, - helytelen átlagnormával számolták el a saját gépkocsi hivatalos használatáért járó költségtérítést, - néhány dolgozó év közben gépkocsit cserélt, a saját gépkocsi hivatalos használatáért járó költségtérítés alapjául szolgáló nyilatkozatot nem töltötte ki az új gépkocsira vonatkozóan, - a közalkalmazotti jogviszony megszőnésekor a munkaruha fennmaradó kihordási idejére jutó ellenértékét nem téríttették meg a dolgozóval, - két nyugdíjba vonuló dolgozónak vásárolt ajándékutalvány esetében az átvétel igazolását tartalmazó listát nem csatoltak, - egy intézményben néhány selejt eszköz értékesítésére megkötött adásvételi szerzıdésbıl a vevı személyes adatai hiányoztak, a szerzıdést tanúk nem írták alá, - a költıpénz kartonok szerint több gondozottnál negatív egyenleg szerepelt, tehát a többi gondozott hitelezett nekik, - a szigorú számadású nyomtatványok nyilvántartásában szereplı bizonylatok köre nem egyezett a szabályzatban felsoroltakkal, - külföldi számla magyarra fordítása nem történt meg, - késve történt a bérleti díj kiszámlázása, - nem volt nyilvántartás a több hónapra elıre megvásárolt, a dolgozóknak még ki nem osztott étkezési utalványokról. Befektetett eszközök területén - kisértékő tárgyi eszköz beszerzésekor a számlán nem jelölték a bevételezését, a helyiségleltárban nem szerepeltették a beszerzett eszközöket, - pendrive karbantartási anyagként került könyvelésre kisértékő tárgyi eszköz helyett, és a nyilvántartásban sem szerepelt, - állománybavételi bizonylatot az ellenırzött idıszakban nem állítottak ki minden eszközrıl, vagy az eszközökhöz késıbb beszerzett tartozékokról, - több, eltérı típusú és beszerzési árú eszközt egyetlen állományba vételi bizonylatra vezettek fel, - szoftvereket helytelenül a szellemi termékek állománycsoportban szerepeltették, a vagyoni értékő jogok helyett. Ez befolyásolja az értékcsökkenés számítást is, hiszen a 249/2000. (XII.24.) Kormányrendelet 30. (2) bekezdése szerint a leírási kulcs a vagyoni értékő jogok esetében 16 %, a szellemi termékek esetében 33 %. Ezáltal a mérlegben szerepeltetett nettó érték is eltérhet a valóstól, nem érvényesül a mérlegvalódiság követelménye, - a leltárban és a fıkönyvi könyvelésben szereplı tárgyi eszköz érték nem egyezett, 6
- személyi használatra kiadott eszközökrıl (laptop, pendrive) nem készítettek átvételi elismervényt, - egy intézménynél a selejtezés összege (4.214 E Ft) a 2008. évi beszámolóban helytelenül a térítésmentes átadás soron szerepelt. Leltározás, selejtezés területén - elıfordult, hogy a megsemmisítés módját nem a valóságnak megfelelıen tüntették fel, törést és égetést jelöltek meg, a valóságban hulladék elszállítás és értékesítés történt, - elıfordult, hogy a selejtezésekrıl hivatalos jegyzıkönyveket (selejtezési, megsemmisítési) nem állítottak ki, - formális volt a leltározás, olyan tételeket is tartalmazott, amelyet leselejteztek. Munkaügyi és bérgazdálkodás területén - helytelen volt a dolgozók fizetési osztályának/fokozatának megállapítása, a magasabb fizetési fokozatba történı elırelépés idıpontja, - elıfordult, hogy személyi anyag nem tartalmazta a besorolásánál figyelembe vett bizonyítvány másolatát, - nem készítettek közalkalmazotti alapnyilvántartást, - közoktatási intézményekben új dolgozó felvételekor a büntetlen elıéletet bizonyító erkölcsi bizonyítványt nem csatoltak a személyi anyaghoz, - elıfordult, hogy a kifizetett jubileumi jutalom összegébe nem számították bele a garantált illetmény növekedést további szakképesítés miatt, - jubileumi jutalom kifizetésekor rendelkezı levelet nem csatoltak sem a banki bizonylatok közé, sem a személyi anyagba, - férfi dolgozók esetében nem ellenırizték, hogy a katonaság idejét a fizetési fokozat megállapításánál figyelembe vették-e, - egy intézményben pedagógusoknak nem vezettek szabadság-nyilvántartást. Gépjármő üzemeltetés területén - az üzemanyag számlákon nem minden esetben tüntették fel a gépjármő rendszámát, - az elszámolásból hiányoztak menetlevelek. Élelmezési tevékenység területén - az étkezık létszámának változásakor nem készítettek pótlólagos anyagkiszabatot, - a friss és használt étolajat is értékben tartották nyilván, - az étkezési térítési díjakból származó hátralék összege nem szerepelt a számviteli mérlegben. Belsı ellenırzés területén - belsı ellenırzési jegyzıkönyvek kevés intézményben készültek, - a munkafolyamatba épített ellenırzés sok esetben nem mőködött megfelelıen, - a munkafolyamatba épített ellenırzés dokumentálása elmaradt. 7
ad) Az ellenırzések során büntetı-, szabálysértési-, kártérítési-, illetve fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekmény, mulasztás vagy hiányosságok gyanúja kapcsán tett jelentések száma és rövid összefoglalása A 2009. évi ellenırzések során büntetı-, szabálysértési-, kártérítési-, illetve fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekményt, mulasztást, vagy hiányosságot az ellenırzés nem tárt fel. ae) A belsı kontrollrendszer szabályszerőségének, gazdaságosságának, hatékonyságának és eredményességének növelése, javítása érdekében tett fontosabb javaslatok A belsı kontrollrendszer szabályszerő mőködtetését biztosítja az Államháztartásról szóló törvény belsı ellenırök regisztrációjára vonatkozó szabályainak betartása, az elıírt kötelezı továbbképzés teljesítése. 2009. november 20-tól hatályos a 18/2009. (X.6.) PM rendelet, melynek értelmében ettıl az idıponttól kezdıdıen költségvetési szervnél belsı ellenırzési tevékenységet csak nyilvántartásba vett, regisztrált belsı ellenır végezhet. A revizorok nyilvántartásba vétele megtörtént, továbbképzési kötelezettségüknek folyamatosan eleget kell tenniük, ami a minıségi munkavégzést biztosítja. A belsı kontrollrendszer hatékonyságának, eredményességének növelése érdekében az ellenırzések során feltárt hibákat, hiányosságokat valamennyi intézménnyel megismertetjük. A téma- és célvizsgálatok körének bıvítése szélesíti az ellenırzési spektrumot. Kiemelt szerepük van az utóvizsgálatoknak, melyeket a szőkös kapacitás ellenére is végrehajtunk. Az ellenırzések nyomán elkészített intézkedési tervek teljeskörőségét kontrolláljuk és utóvizsgálataink alkalmával a végrehajtást ellenırizzük. B.) A BELSİ ELLENİRZÉS ÁLTAL TETT MEGÁLLAPÍTÁSOK ÉS JAVASLATOK HASZNOSÍTÁSA ba) Az intézkedési tervek megvalósításáról szóló beszámolás a Ber. 12. n) pontjában meghatározott nyilvántartási rendszer alapján, figyelembe véve a 29/A. (4) és (5) bekezdésében meghatározott, az ellenırzött szerv, szervezeti egység vezetıje által megküldött beszámolót Az Intézményi Ellenırzési Osztály vezetıje a 2009. április 07-én megrendezett intézményvezetıi értekezleten elıadása során, valamint kiosztott tájékoztatójában is felhívta a figyelmet az intézmények nyilvántartási kötelezettségére a belsı és külsı ellenırzések nyomán megtett intézkedések vonatkozásában. 8
A KEMÖH intézményei a költségvetési szervek belsı ellenırzésérıl szóló 193/2003. (XI.26.) Kormányrendelet elıírásának megfelelıen 2010. január 31-ig megküldték a 2009. évben végzett ellenırzésekkel kapcsolatos beszámolóikat a Fıjegyzı részére, valamint az Intézményi Ellenırzési Osztálynak. A revizorok az utóellenırzéseik során vizsgálták az intézkedési tervekben foglalt intézkedések tényleges megvalósulását. bb) Az ellenırzési tevékenység fejlesztésére vonatkozó javaslatok A hatékonyság, eredményesség növelésének eszköze az Intézményi Ellenırzési Osztály létszámának bıvítése lehet. Több idıt fordíthatnának utóellenırzésekre, az intézmények által megtett intézkedések kontrolljára, növekedhetne az ellenırzések száma, gyakorisága, ami a minıségbiztosítás fontos eleme lenne. A szakmai referensekkel való szorosabb együttmőködés elısegítheti a hatékonyság fokozását. A 2010-tıl jogszabály alapján kötelezı évenkénti továbbképzések és vizsgák által biztosított a szakmai fejlıdés. Mivel az ellenırzés a vezetés tájékoztatásának, a szakmai tanácsadásnak az egyik fı eleme, ezért továbbra is a rendelkezésre álló létszám hatékony foglalkoztatásával, esetlegesen kapacitásbıvítéssel lehet a revizorok munkáját segíteni. Kérem a Tisztelt Közgyőlést, fogadja el a 2009. évi intézményi ellenırzési jelentést. Tatabánya, 2010. április 14. Dr. Péntek Péter 9
HATÁROZATI JAVASLAT A Komárom-Esztergomi Megyei Közgyőlés 1. A 2009. évi intézményi ellenırzési beszámolót elfogadja. 2. Felhívja az intézmények vezetıinek a figyelmét az alábbiakra: - Az intézmények mőködtetését, gazdálkodását a jogszabályi elıírások betartásával végezzék. - Törekedni kell az erıforrásokkal való takarékos gazdálkodásra, a költségcsökkentésre. - Intézményükben hatékonyan kell mőködtetni a belsı kontrollrendszert, a FEUVE-t. -Az állami normatíva igénylés, elszámolás során az intézmények kötelesek a jogszabályoknak megfelelıen megbízható és pontos, határidıre történı adatszolgáltatást teljesíteni. - Az ellenırzések során feltárt hibákat, hiányosságokat korrigálniuk kell, törekedniük kell a további hibák elkerülésére. Határidı: - a határozat megküldésére: azonnal - a határozat végrehajtására: folyamatosan Felelıs: - Dr. Péntek Péter fıjegyzı - intézmények vezetıi 10