A beszámoló az ÁROP-1.2.18. azonosító jelű, Szervezetfejlesztési Program című kiemelt projekt keretében készült.

TESZTELÉSI BESZÁMOLÓ A CAF önértékelési modell alkalmazásához készített módszertanhoz Minőségirányítás beavatkozási terület Tesztelő szervezet: KIM/KIH 2013. július 31. Készítette: 6/B CAF tesztelési munkacsoport A beszámoló az ÁROP-1.2.18. azonosító jelű, Szervezetfejlesztési Program című kiemelt projekt keretében készült. 1/30

Tartalom 1 BEVEZETŐ... 4 2 VEZETŐI ÖSSZEFOGLALÓ (A TESZTELÉSI TAPASZTALATOK RÖVID ÖSSZEGZÉSE)... 4 3 A TESZTELÉS ADATAI, FOLYAMATA... 6 3.1 AZ EGYÉNI ÉRTÉKELÉSBE BEVONTAK KÖRE... 6 3.2 A TESZTELÉS IDŐTARTAMA... 6 3.3 A TESZTELÉSI FOLYAMAT, A KONSZENZUSTEREMTÉS ÉS AZ INTÉZKEDÉSI TERV A FEJLESZTÉSI MÓDSZERTANBAN MEGHATÁROZOTT 10 LÉPÉS ALAPJÁN... 6 3.3.1 1. lépés: Az önértékelés szervezésének és tervezésének meghatározása... 6 3.3.2 3. lépés: Egy vagy több önértékelési csoport létrehozása... 7 3.3.3 4. lépés: Képzések szervezése... 7 3.3.4 5. lépés: Az önértékelés megkezdése... 8 3.3.5 6. lépés: Az önértékelés eredményeit bemutató jelentés elkészítése... 10 3.3.6 7. lépés: Az intézkedési terv összeállítása... 11 3.4 KIZÁRÁSOK... 12 4 TESZTELÉSI TAPASZTALATOK A FEJLESZTÉSI MÓDSZERTANBAN MEGHATÁROZOTT ÉS MEGVALÓSÍTOTT 10 LÉPÉS ALAPJÁN... 12 4.1 1. LÉPÉS: AZ ÖNÉRTÉKELÉS SZERVEZÉSÉNEK ÉS TERVEZÉSÉNEK MEGHATÁROZÁSA... 13 4.2 3. LÉPÉS: EGY VAGY TÖBB ÖNÉRTÉKELÉSI CSOPORT LÉTREHOZÁSA... 14 4.3 4. LÉPÉS: KÉPZÉSEK SZERVEZÉSE... 14 4.4 5. LÉPÉS: AZ ÖNÉRTÉKELÉS MEGKEZDÉSE... 15 4.4.1 Általános tapasztalatok... 15 4.4.2 Előnyök... 15 4.4.3 Hiányosságok... 15 2/30

4.5 6. LÉPÉS: AZ ÖNÉRTÉKELÉS EREDMÉNYEIT BEMUTATÓ JELENTÉS ELKÉSZÍTÉSE... 15 4.6 7. LÉPÉS: AZ INTÉZKEDÉSI TERV ÖSSZEÁLLÍTÁSA... 16 5 A FEJLESZTÉSI MÓDSZERTANHOZ KAPCSOLÓDÓ ÉSZREVÉTELEK, FEJLESZTÉSI JAVASLATOK... 16 6 A MÓDSZERTANBAN BEMUTATOTT CAF MODELLHEZ KAPCSOLÓDÓ FEJLESZTÉSI ÉSZREVÉTELEK, JAVASLATOK... 23 7 A TESZTELÉS TAPASZTALATAI ALAPJÁN A MÓDSZERTANT A JÖVŐBEN ALKALMAZNI KÍVÁNÓ KÖZIGAZGATÁSI SZERVEK SZÁMÁRA MEGFOGALMAZOTT JAVASLATOK... 24 8 AZ ONLINE RENDSZERHEZ KAPCSOLÓDÓ ÉSZREVÉTELEK, FEJLESZTÉSI JAVASLATOK... 25 9 ÖSSZEGZÉS... 29 10 MELLÉKLETEK... 30 10.1 ÁROP 1. 2. 18. TESZTELÉSI ÜTEMTERV 6/B... 30 10.2 KIM EUHÁT PILOT FELMÉRÉS 2013 KONSZENZUS 4+ 7... 30 10.3 KIM EUHÁT PILOT FELMÉRÉS 2013. ÖNÉRTÉKELÉS JELENTÉS... 30 10.4 KIM EUHÁT PILOT FELMÉRÉS 2013 PONTSZÁM ÁTLAG... 30 10.5 KIM EUHÁT PILOT FELMÉRÉS 2013 INTÉZKEDÉSI TERV 4.4... 30 10.6 CAF MÓDSZERTAN VÉLEMÉNYEZÉS... 30 3/30

1 Bevezető Az ÁROP-1.2.18. azonosító jelű, Szervezetfejlesztési Program című kiemelt projekt keretében két munkacsoport tesztelte a közös értékelési keretrendszer (Common Assessment Framework; a továbbiakban: CAF) módszertanát, illetve magát a CAF 2013 modellt. A 6/C munkacsoport a Közigazgatási és Igazságügyi Hivatal (KIH) igazságügyi elnökhelyettesének irányítása alá tartozó szervezeti egységek tekintetében végezte el a tesztelést, munkájáról külön tesztelési beszámolót készített. A 6/B tesztelési munkacsoport (a továbbiakban: munkacsoport) feladata az volt, hogy a Közigazgatási és Igazságügyi Minisztérium (KIM) EU- és Nemzetközi Igazságügyi Együttműködésért Felelős Helyettes Államtitkársága (EUHÁT) vonatkozásában tesztelje a módszertant és a modellt, majd egy tesztelési beszámolóban összegezze tapasztalatait és javaslatait. A munka során a munkacsoport törekedett arra, hogy az elkészített tesztelési beszámoló rávilágítson a pozitívumokra és kiemelje az esetleges fejlesztendő területeket. A munkacsoport célja volt, hogy javaslataival, észrevételeivel hozzájáruljon egy, a közigazgatásban széles körben alkalmazható önértékelési modell tökéletesítéséhez. E tesztelési beszámoló bemutatja a tesztelés teljes folyamatát, a munkacsoport munkáját, a tesztelés során tapasztalt nehézségeket. A tesztelési beszámoló megírásakor a munkacsoport kiemelten törekedett arra, hogy az könnyen érthető és értelmezhető legyen, ezáltal tényleges segítséget jelentsen az önértékelés elvégzése mellett döntő szervezetek és munkatársaik számára. 2 Vezetői összefoglaló (a tesztelési tapasztalatok rövid összegzése) A munkacsoport feladatai a CAF 2013 modell, illetve a modell hazai adaptációjára készült fejlesztési módszertan áttekintésére, véleményezésére, a szervezeti önértékelés elvégzéséhez kialakított online rendszer tesztelésére, valamint az ezek során összegyűjtött tapasztalatoknak és a tapasztalatok alapján kidolgozott javaslatoknak egy beszámolóban való összegzésére terjedtek ki. A CAF 2013 modell a korábbi, 2006-os modellhez hasonlóan holisztikus megközelítést alkalmaz, felépítése alapvetően nem változott. A részben módosított alkritériumok, az átdolgozott példák, valamint az immár magyar nyelven is rendelkezésre álló fogalomtár ugyanakkor további segítséget jelentenek az önértékelés folyamatának a közszférában történő elvégzéséhez. A változtatásokat a közigazgatást megújító folyamatok indokolták, így a CAF 2013 modell jobban tükrözi a közigazgatás jelenlegi állapotát, a vele szemben támasztható elvárásokat. A módszertan tesztelése több fázisban valósult meg. 4/30

A munkacsoport az első fázisban a modell, valamint a módszertan alapos áttekintését, véleményezését helyezte előtérbe. A módszertannal kapcsolatos stilisztikai, fordítási és tartalmi észrevételeit a munkacsoport több ülés keretében vitatta meg és észrevételeit megküldte a fejlesztő munkacsoport számára. A második fázisban a munkacsoport elvégezte a tesztjellegű önértékelést és ezzel párhuzamosan tesztelte a módszertan gyakorlati oldalát, valamint az online rendszert. A harmadik fázisban újra áttekintette és kiegészítette észrevételeit az összes tesztelendő területre vonatkozóan. Az addig szerzett tapasztalatok megvizsgálása mellett a munkacsoport az első két fázisban szerzett tapasztalatait összevetette egymással annak érdekében, hogy az esetleges különbségek okaira fény derüljön. Az online rendszer tesztelésében a munkacsoporttagok (7 fő) mellett a Közigazgatási és Igazságügyi Minisztérium igazságügyért felelős államtitkárának irányítása alá tartozó szervezeti egységek további 11 munkatársa vett részt. A tesztelés folyamatáról szóló félnapos oktatást követően másfél napon át egy külön helyiség állt a tesztelők rendelkezésére a kérdőív kitöltésére. Az értékelők válaszait, valamint észrevételeit a munkacsoport összegyűjtötte és egy munkacsoportülés keretében összegezte. Kiemelendő, hogy a munkacsoport tagjai két kritérium vonatkozásában teremtettek konszenzust, és egy alkritérium esetében fejlesztési javaslatokat fogalmaztak meg. Az online rendszer elengedhetetlen része az önértékelésnek, feladata, hogy elősegítse a kérdőív hatékony,,könnyű kitöltését és segítse a gyors, precíz kiértékelést. A kérdőív tesztjellegű kitöltése alatt ezért a munkacsoport kiemelt figyelmet fordított arra, hogy az online rendszer tartalmi része mellett annak felhasználóbarát jellegét is vizsgálja. A tesztjellegű értékelést követően a munkacsoport tagjai egyhangúlag arra a megállapításra jutottak az online felülettel kapcsolatosan, hogy az könnyen kezelhető, működése felhasználóbarát, viszont megfontolandó az online felület tehermentesítése, azaz a szöveges rész arányának csökkentése. Összességében elmondható, hogy a munkacsoport kilenc munkacsoportülés és egy kétnapos workshop keretében sikeresen elvégezte feladatát. Megfigyelhető volt, ahogy a munkafolyamat alatt a javaslatok folyamatosan módosultak a gyakorlatban szerzett tapasztalatok és a külső visszajelzések alapján. A tapasztalatokat és a javaslatokat az alábbi beszámoló mutatja be. 5/30

3 A tesztelés adatai, folyamata 3.1 Az egyéni értékelésbe bevontak köre A tesztjellegű önértékelés egyéni értékelését összesen 18 munkatárs végezte el, ami megfelel a tesztelési ütemtervben (lásd a 1. mellékletet) előzetesen meghatározott maximum 20 fős létszámnak. A kérdőív kitöltésében 7 munkacsoporttag és 11 munkacsoporton kívüli munkatárs vett részt, akik a Közigazgatási és Igazságügyi Minisztérium igazságügyért felelős államtitkárának irányítása alá tartozó szervezeti egységek munkatársai közül kerültek kiválasztásra. A részt vevő munkatársak a szervezeti egység különböző szintjeit képviselték. 3.2 A tesztelés időtartama 2013.május 3-ától július 31-éig. (A tesztelés részletezett időbeli ütemezése a tesztelési beszámoló1. mellékletében található.) 3.3 A tesztelési folyamat, a konszenzusteremtés és az intézkedési terv a fejlesztési módszertanban meghatározott 10 lépés alapján A fejlesztési módszertanban meghatározott tíz lépés szolgált útmutatóként az önértékelési folyamat megvalósításához. Tekintettel arra, hogy az önértékelés ez esetben tesztjellegű volt, a lépések közül összesen hat valósult meg teljes egészében, egy csak részben (2. lépés), három pedig egyáltalán nem (8., 9., 10. lépés). Az alábbiakban a munkacsoport által megvalósított lépések bemutatására kerül sor: 3.3.1 1. lépés: Az önértékelés szervezésének és tervezésének meghatározása Az önértékelési folyamatról való döntés meghozatala után a módszertan tesztelésére a Közigazgatási és Igazságügyi Minisztérium EU- és Nemzetközi Igazságügyi Együttműködésért Felelős Helyettes Államtitkársága került kijelölésre. A CAF hagyományos értékelési módszere szolgált alapul az önértékeléshez. Egy szervezeti önértékelés megtervezésénél elengedhetetlen a CAF nyelvezetének, valamint a példáknak a felülvizsgálata és az adott szervezet számára értelmezhetővé tétele. Hasonlóképpen fontos a bizonyítékok előzetes összegyűjtése. A tesztjellegű önértékelés tervezésekor a munkacsoport ennek megfelelően áttekintette a példákat, szem előtt tartva az 6/30

EU- és Nemzetközi Igazságügyi Együttműködésért Felelős Helyettes Államtitkárság adottságait. Az elemzés nyomán a munkacsoport megállapította, hogy egyes alkritériumok különösen a szervezet pénzügyeinek kezelésére vonatkozó 4.3., valamint az eszközök és vagyontárgyak kezelésére vonatkozó 4.6. alkritérium nem értelmezhetők a kiválasztott szervezeti egység esetében, tekintettel arra, hogy annak nincs kompetenciája a pénzügyek és a vagyontárgyak kezelésére. 3.3.2 3. lépés: Egy vagy több önértékelési csoport létrehozása Az önértékelési csoportban való részvételhez összesen tizennyolc, eltérő beosztással és munkakörrel rendelkező egyéni értékelő került kiválasztásra a szervezeti egység alá tartozó különböző főosztályokról annak érdekében, hogy az ily módon összeállított reprezentatív csoport minél átfogóbb, pontosabb és részletesebb képet nyújtson a szervezeti egységről. Az önértékelési csoport az alábbiak szerint állt össze: kabinetfőnök, főosztályvezető, főosztályvezető-helyettes, osztályvezető, közigazgatási főtanácsadó, politikai tanácsadó, szakreferensek különböző szakterületekről, titkársági referensek, valamint egy külső munkatárs. Ez az összetétel adott lehetőséget arra, hogy az önértékelés során több különböző információval rendelkező munkatárs véleményét megismerve konszenzust alakíthasson ki a munkacsoport. 3.3.3 4. lépés: Képzések szervezése Az online kérdőív hatékony kitöltése érdekében egy kétnapos workshop keretein belül egy, az elengedhetetlen informatikai eszközökkel felszerelt, különterem állt a munkatársak rendelkezésére. A workshopot megelőző napokban az önértékelési csoport minden tagja megkapta az online rendszerhez szükséges anonim azonosítóját és jelszavát, hogy előzetesen leellenőrizhessék hozzáférésüket. A workshop első napján az önértékelési csoport tagjai egy félnapos felkészítő oktatásban részesültek. Az oktatás elméleti része alatt bemutatásra került a CAF modell, az önértékelési folyamat, valamint maga az online kérdőív. A gyakorlati részben próbakitöltést végeztek a résztvevők egy-egy Adottságok oldali és Eredmények oldali alkritérium vonatkozásában. Ezt követően lehetőséget kaptak arra, hogy feltehessék a kérdőívvel, valamint az online felülettel kapcsolatos kérdéseiket. 7/30

3.3.4 5. lépés: Az önértékelés megkezdése 3.3.4.1 A kérdőív kitöltése A kérdőív kitöltésével kapcsolatban kiemelendő, hogy az EU- és Nemzetközi Igazságügyi Együttműködésért Felelős Helyettes Államtitkárság irányítása alá tartozó szervezeti egységek két munkatársa, akik az egyéni értékelés időpontjában külszolgálatot teljesítettek Magyarország Európai Unió melletti Állandó Képviseletén, saját időbeosztásuknak megfelelően, önállóan töltötték ki a kérdőívet. Amennyiben a kitöltés során kérdésük merült fel az online rendszerrel, valamint magával a kitöltéssel kapcsolatosan, a munkacsoport tagjai, különösen pedig a munkacsoport vezetője, a külső tanácsadó, valamint koordinátor készségesen által a rendelkezésükre, és szakmai iránymutatást nyújtott számukra. Brüsszeli kötelezettségeik maradéktalan ellátása érdekében a két munkatárs több szakaszban, külön töltötte ki a kérdőívet, Az itthoni munkatársak ugyanakkor a rendelkezésre álló különteremben nyugodtabb körülmények között, részben egyszerre végezték el az egyéni értékelést. A kétféle kitöltési metódus tanulságai alapján a munkacsoport az online rendszer pozitív tulajdonságaként értékeli azt a lehetőséget, hogy a kérdőívet kitöltését több részben is lehet végezni. Az önértékelési kérdőív tartalmi kitöltése mellett a módszertant, valamint az online felületet is vizsgálták a munkatársak. Itt többek között az egyértelműség, az érthetőség, valamint a felhasználóbarát jelleg volt a legfontosabb szempont. Ezzel kapcsolatos javaslatait, észrevételeit a munkacsoport külön táblázatban foglalta össze. 3.3.4.2 Konszenzusteremtés, pontozásos értékelés A kérdőív kitöltését követően a munkacsoport összesítette az egyes kritériumokra adott válaszokat. Konszenzusteremtésre azonban kizárólag két kritérium vonatkozásában került sor. A két kritérium kiválasztásánál fontos szempont volt, hogy az egyik Eredmények oldali, a másik Adottságok oldali legyen. A munkacsoport tagjai a kritériumok áttekintését és alapos mérlegelését követően a tesztelési ütemtervtől (lásd a 1. mellékletet) eltérve a külső tanácsadó 8/30

által korábban javasolt 5. és 6. kritérium helyett a 4. és a 7. kritériumot választották ki a konszenzusteremtéshez. A 4. kritériumot (Partnerkapcsolatok és erőforrások) a munkacsoport a tesztelés szempontjait is szem előtt tartva azért ítélte alkalmasabbnak az 5. kritériumnál (Folyamatok), mert több alkritériumra (3 helyett 6) tagolódik, így a konszenzusteremtés során több lehetőséget kínál konstruktív vita lefolytatásához. A 6. kritérium (Állampolgár-/ügyfélközpontú eredmények) mellőzésének legfőbb oka az, hogy csak abban az esetben lett volna értékelhető, ha a Közigazgatási és Igazságügyi Minisztérium EU- és Nemzetközi Igazságügyi Együttműködésért Felelős Helyettes Államtitkárságán már végeztek volna ügyfélelégedettségmérést. Az ÁROP 7b ügyfélelégedettség-mérést végző munkacsoport a jelen munkacsoport tesztelésével egyidejűleg kezdte meg az ügyfélelégedettség-mérést, az eredményeik pedig még nem voltak felhasználhatóak. A korábbi felmérések hiányára tekintettel 0-10 pont közötti érték lett volna adható, mivel azonban a tesztelés elvégzésekor már folyamatban volt az említett felmérés, az értékelés nem a valós helyzetet mutatta volna be. A 4. kritériumot azért tartotta kiemelkedő fontosságúnak a munkacsoport, mivel a szervezeti egységeknek jó kapcsolatot kell ápolniuk a különböző ügyfelekkel, így például a kormányzattal, minisztériumokkal, hatóságokkal, bíróságokkal. Az erőforrásokkal való gazdálkodással kapcsolatos példák több esetben rávilágítottak arra, hogy e kérdések csak az egész minisztérium vonatkozásában értelmezhetőek. Az Eredmények oldalon lévő, a munkatársakkal kapcsolatos eredményekre vonatkozó 7. kritérium a szervezet által a munkatársak kompetenciája, motivációja, elégedettsége, véleménye és teljesítménye terén elért eredményeket mutatja be. A konszenzusteremtésre egy külön munkacsoportülés keretében került sor, kizárólag a fenti két kritérium tekintetében. Ki kell emelni, hogy a beérkezett válaszok számos esetben eltérőek, egymásnak ellentmondóak voltak; ez a konszenzusteremtésre kiválasztott kritériumokkal kapcsolatban is megfigyelhető volt. Előfordult, hogy míg az értékelők egy része azt válaszolta egy kérdésre, hogy nincs adat, illetve felmérés, addig ugyanannál a kérdésnél mások kifejtették, hogy melyek az erősségek és a fejlesztendő területek, és indokolták is az általuk adott magasabb pontszámot. Arra is volt példa, hogy ugyanazon érveket, adottságokat egyesek erősségként, mások pedig fejlesztendő területként értékeltek az adott kritériumon belül. A pontszámok közötti kiugró eltérések okai a résztvevők eltérő ismereteiben, tájékozottságában, az egyes kérdések nem egységes értelmezésében, az egyéni értékelőkhöz a szervezetben elfoglalt beosztásuktól függően eltérő módon, mennyiségben érkező információkban vagy azok hiányában, valamint az EU- és Nemzetközi Igazságügyi Együttműködésért Felelős Helyettes Államtitkárságra nem értelmezhető kérdések kitöltésében, illetve a PDCA-ciklus nem megfelelő alkalmazásában kereshetők. Tekintettel az ellentétes válaszokra, a munkacsoport tagjai a konszenzusteremtés folyamán úgy döntöttek, 9/30

Értékelés (átlag) ÁROP 1.2.18. Szervezetfejlesztési Program hogy a pontszámok átlagértékétől eltérő pontszámot határoznak meg. A pontszám meghatározásánál az egyéni értékelők lehetőséget kaptak álláspontjuk kifejtésére, ezt követően pedig a munkacsoport tagjai közösen állapították meg a valós helyzetet legjobban tükröző pontszámokat, az erősségeket és a fejlesztendő területeket. Az eredeti pontszámok átlagértékeit és a konszenzus során kialakított értékeket az 1. ábra szemlélteti. ( A szöveges összefoglaló lásd a 2. mellékletet.) 1. ábra: A 4. és a 7. kritérium alkritériumainak konszenzusos és átlagértékei 100 90 80 70 60 50 40 30 20 10 0 1.1. 1.2. 1.3. 1.4. 2.1. 2.2. 2.3. 2.4. 3.1. 3.2. 3.3. 4.1. 4.2. 4.3. 4.4. 4.5. 4.6. 5.1. 5.2. 5.3. 6.1. 6.2. 7.1. 7.2. 8.1. 8.2. 9.1. 9.2. Alkritériumok Jelmagyarázat: Szürke színnel jelölt mező: Konszenzusos érték Kék színnel jelölt mező: Átlagérték 3.3.5 6. lépés: Az önértékelés eredményeit bemutató jelentés elkészítése Az önértékelési jelentés, tekintettel a tesztjellegre, helyenként eltér a módszertanban leírtaktól. Az önértékelési jelentés elkészítését nagymértékben segítette az online rendszer, mivel többek között arra is lehetőséget ad, hogy az önértékelők a felmérés szöveges eredményét Worddokumentumként, áttekinthető formában töltsék le. A letöltött dokumentumban alkritériumonkénti bontásban megtalálható válaszokat a munkacsoport feldolgozta, és egy jelentésben összefoglalta. (lásd a 3. és 4. mellékletet) A jelentés tartalmazza az egyes kritériumoknál megállapított erősségeket és fejlesztendő 10/30

Értékelés (átlag) ÁROP 1.2.18. Szervezetfejlesztési Program területek szöveges összegzését. A hagyományos önértékelési jelentéstől eltérően, konszenzusteremtésre a fentiekben leírtaknak megfelelően kizárólag két kritériumnál került sor, a többi kritérium esetében a munkacsoporttagok az alkritériumok átlagértékének elfogadása mellett döntöttek (lásd a 2. ábrát). 2. ábra: Az egyes alkritériumok átlagértékei 100 90 80 70 60 50 40 30 20 10 0 1.1. 1.2. 1.3. 1.4. 2.1. 2.2. 2.3. 2.4. 3.1. 3.2. 3.3. 4.1. 4.2. 4.3. 4.4. 4.5. 4.6. 5.1. 5.2. 5.3. 6.1. 6.2. 7.1. 7.2. 8.1. 8.2. 9.1. 9.2. Alkritériumok Jelmagyarázat: Lila színnel jelölt mező: Adottságok oldali alkritérium átlagértéke Kék színnel jelölt mező: Eredmények oldali alkritérium átlagértéke 3.3.6 7. lépés: Az intézkedési terv összeállítása A munkacsoporttagok közösen megállapodtak abban, hogy intézkedési tervet, tekintettel annak tesztjellegére, kizárólag a 4.4. alkritériumra állítanak össze. Az intézkedési terv célja az, hogy a CAF-önértékelés eredményei alapján konkrét fejlesztési javaslatokat fogalmazzon meg a szervezet részére. Fontos, hogy meghatározásra kerüljenek a fejlesztések megvalósításához szükséges erőforrások, a megvalósítás ütemezése és a megvalósításért felelős személyek. Az intézkedési terv összeállításához segítségül szolgált a módszertan 2. függelékében szereplő minta (a továbbiakban: minta). A munkacsoport az intézkedési terv tesztjellegére tekintettel a minta alapján készítette el az intézkedési tervet, letesztelve ezzel a függeléket is. A munkacsoport tesztjellegű intézkedési tervét a beszámoló 5. melléklete tartalmazza. Annak ellenére, hogy az intézkedési terv tesztjellegű, ajánlott annak megfontolása és megvalósítása, illetve alkalmazása opcionális. 11/30

Annak ellenére, hogy az intézkedési terv tesztjellegű, ajánlott annak megfontolása és megvalósítása, illetve alkalmazása opcionális. 3.4 Kizárások Tekintettel az önértékelés tesztjellegére, valamint időtartamára, három lépés (8. 9., 10. lépés) nem, illetve egy lépés (2. lépés) csak részben került megvalósításra. Az önértékelés kommunikációja (2. lépés) a résztvevők, illetve az EU- és Nemzetközi Igazságügyi Együttműködésért Felelős Helyettes Államtitkársághoz tartozó vezetők tájékoztatására terjedt ki, nem pedig a teljes szervezeti egységre. Ugyanezen megfontolásból az intézkedési terv sem kerül széleskörű kommunikációra (8-as lépés). Tekintettel arra, hogy az önértékelés célja elsődlegesen a módszertan tesztelése, nem pedig a szervezeti egység fejlesztése, az intézkedési terv elkészítése is csak tesztjellegű, és bár az abban foglaltak megalapozottak elsősorban a módszertan használhatóságának vizsgálatára szorítkozik, nem terjed ki minden kritériumra. Ezek alapján a 8. (az intézkedési terv kommunikációja), a 9. (az intézkedési terv alkalmazása) és a 10. (a következő önértékelés megszervezése) lépés megvalósítására a projekt céljaival összhangban nem került sor. 4 Tesztelési tapasztalatok a fejlesztési módszertanban meghatározott és megvalósított 10 lépés alapján Fontos leszögezni, hogy a tesztjellegű önértékelés lefolytatására nem egy szervezet, hanem egy szervezeti egység, a Közigazgatási és Igazságügyi Minisztérium EU- és Nemzetközi Igazságügyi Együttműködésért Felelős Helyettes Államtitkársága vonatkozásában került sor. Ez azt is jelentette, hogy nem minden kritérium, alkritérium volt értelmezhető, értékelhető, hiszen például a pénzügyek kezelése, irányítása (4.3. kritérium) vagy az eszközök és vagyontárgyak kezelése (4.6. alkritérium) a minisztérium más szervezeti egységeinél, szintjein folyik, A teszteléshez szükséges mértékben az önértékelés így is megfelelően lefolytatható volt, de fontos szem előtt tartani, hogy a CAF modell kritériumrendszerét alapvetően a kellő autonómiával rendelkező szervezetekre dolgozták ki. A munkacsoport a tesztjellegű önértékelés tapasztalatai alapján meg tudja erősíteni azt a fejlesztési módszertanban röviden összefoglalt ajánlást, hogy szervezeti egységek esetében akkor 12/30

hajtható végre az önértékelés megfelelően, azaz akkor értelmezhető és értékelhető minden kritérium és alkritérium, ha az önértékelő szervezeti egység kellő autonómiával rendelkezik, tehát megfelelő hatásköre van azokon a területeken, amelyek egy önálló szervezetet jellemeznek. Amennyiben ezek a feltételek nem állnak fenn, akkor célszerű egyeztetni más szervezeti egységekkel, vagy tisztában kell lenni azzal, hogy az önértékelés eredményei csak korlátozottan lesznek felhasználhatóak a fejlesztési intézkedések kidolgozásához. 4.1 1. lépés: Az önértékelés szervezésének és tervezésének meghatározása Az önértékelés megtervezésével kapcsolatosan külön ki kell emelni az az önértékelést végző szerv projektkoordinátorának szerepét és annak fontosságát, hogy a projektkoordinátor előzetesen részletesen ismerkedjen meg a CAF modellel, gyűjtse össze az önértékelést végző szervezet tekintetében szóba jöhető bizonyítékokat, valamint az alkritériumokhoz kapcsolódó példákat szabja az adott szerv struktúrájára, megkönnyítve ezzel az értékelést végző munkatársak feladatát. A munkacsoport előzetesen szóban megvitatta a fejlesztési módszertanban szereplő példákat, és több példával kapcsolatban is megállapította, hogy az nem értelmezhető a vizsgált szervezeti egység tekintetében. A munkacsoport ennek ellenére eltekintett attól, hogy a példákat testre szabja, mivel úgy ítélte meg, hogy az alapvetően tesztelési célú önértékelés elvégzéséhez erre nincs szükség. Ugyanakkor így lehetőség nyílt arra, hogy az egységes értelmezés hiánya miatt született, egymásnak ellentmondó, kiugróan széles pontozási skálán mozgó értékelések révén modellezhető legyen, milyen nagymértékben befolyásolhatja az önértékelés eredményességét az előkészítés alapossága, átgondoltsága.(lásd a 3. ábrát). 13/30

Értékelés ÁROP 1.2.18. Szervezetfejlesztési Program 3. ábra: A 4.3. alkritériumra adott pontozásos értékelések megoszlása 100 90 80 70 60 50 40 30 20 10 0 4.2 3. lépés: Egy vagy több önértékelési csoport létrehozása A kérdőív szöveges értékeléseinek és pontozásának összevetésénél a munkacsoport megállapította, hogy a különböző beosztásokból, szervezeti szintekről érkező értékelő munkatársak eltérő információkkal rendelkeznek, más perspektívából szemlélik a szervezetet. Az önértékelési csoport létrehozásával kapcsolatban tehát levonható az a következtetés, hogy célszerű az értékelésben részt vevő munkatársakat a szervezet különböző szintjeiről kiválasztani, mivel így biztosítható, hogy az értékelés közel valósághűen tükrözze a szervezet működését. 4.3 4. lépés: Képzések szervezése A munkatársak visszajelzései alapján az is egyértelműen megállapítható, hogy az oktatás rendkívül fontos és szükséges. Ezzel kapcsolatban ismét ki kell emelni a projektkoordinátor szerepét. Minél részletesebben megismerkedik a projektkoordinátor a CAF modellel, és minél alaposabban ismeri a szervezet felépítését, működését, annál hatékonyabban tud segíteni a képzések anyagának, módszertanának kidolgozásában, adott esetben a képzések megtartásában. 14/30

4.4 5. lépés: Az önértékelés megkezdése 4.4.1 Általános tapasztalatok Az önértékelési kérdőív kétnapos workshop keretében történt kitöltése hozzájárult ahhoz, hogy az értékelő munkatársak egységesen értelmezzék az önértékelés kritériumait, és megosszák egymással az online felülettel kapcsolatos nehézségeiket. Az értékelők pozitívumként említették, hogy azáltal, hogy az egyéni értékelés idejére kiléphettek a megszokott munkarendből, jobban tudtak összpontosítani a kérdőívre, zavartalanul, gyorsabban tudtak haladni, válaszaikat alaposabban meg tudták fontolni, és volt idejük azok újbóli ellenőrzésére, szükség esetén módosítására is. 4.4.2 Előnyök A kérdőív pozitívuma, hogy az egyes alkritériumok mellett az értelmezést elősegítő példák is megjelennek, megkönnyítve ezzel a válaszadást. Előnyként értékelendő az is, hogy nem szükséges egyszerre kitölteni a kérdőívet, mivel az online felülethez bármikor hozzá lehet férni, folytatni lehet a kitöltést. Az online rendszer előnye, hogy az egyes kritériumok, illetve alkritériumok között szabadon lehet lépegetni, és az értékelő munkatársak tetszés szerinti sorrendben fejthetik ki álláspontjukat az egyes kritériumok, valamint alkritériumok vonatkozásában. A kérdőív kitöltésével kapcsolatosan megállapítható, hogy az online felület könnyen kezelhető, az egyes kritériumokhoz, alktritériumokhoz adott példák érdemi segítséget nyújtanak a kitöltéshez. 4.4.3 Hiányosságok Lásd az 5. pontban szereplő táblázatot. 4.5 6. lépés: Az önértékelés eredményeit bemutató jelentés elkészítése Az önértékelési jelentés elkészítését nagymértékben segítették az online rendszerből letölthető különböző összesítő dokumentumok és ábrák. Ezek a dokumentumok egyben felkészítő anyagként is szolgáltak a konszenzusteremtéshez. A konszenzusalkotás eredményei is átvezetésre kerültek az online rendszerbe, amely lehetővé tette az ezzel kapcsolatos automatikus összesítések és diagramok letöltését. 15/30

4.6 7. lépés: Az intézkedési terv összeállítása Az intézkedési terv összeállításához a munkacsoport a mintán kívül megvizsgált több más, a CAF-önértékelést már elvégzett szervezetek által közzétett intézkedési tervet is. Ezekből megállapítható, hogy a CAF-önértékelést már elvégzett szervezetek általában mellőzték az intézkedési terv összeállítása során a minta használatát. A minta alapvetően alkalmas az intézkedési terv elkészítésére, tartalmaz minden elemet, amire szükség lehet a fejlesztési terv összeállításához. A kitöltést megkönnyíti, hogy a minta egyes mezői mellett magyarázat is szerepel. A minta két mezőjénél Terület és Érdekelt felek azonban nem egyértelmű, hogy pontosan mire vonatkoznak azok, így javasolt ezek mellé is magyarázatot adni a függelékben. A minta egyes mezőinek kitöltése adott esetben nehézséget okozhat (ilyen például a Feltárandó alternatív lehetőségek mező) ugyanis nem minden esetben található ésszerű és célszerű alternatív lehetőség. Ez esetben célszerű a mezőt kitöltetlenül hagyni. Zavaró, megtévesztő lehet, hogy a minta az intézkedési program kifejezést használja, míg a módszertanban intézkedési terv szerepel. A CAF-önértékelést végző szervezetek szabadon, formakényszer nélkül fogalmazhatják meg intézkedési terveiket, a minta azonban hasznos támpontul szolgál ehhez, ezért a munkacsoport javasolja a minta használatát. 5 A fejlesztési módszertanhoz kapcsolódó észrevételek, fejlesztési javaslatok A módszertan fordítását, stilisztikáját még a tesztelés előtt áttekintette előzetesen a munkacsoport. Az önértékelők észrevételeit a munkacsoporttagok egy ülés keretében egységesítették, majd továbbították azokat a fejlesztő munkacsoportnak véleményezésre (6. melléklet). A javaslatok egy részét még a tesztelés elvégzése előtt átültette a fejlesztő munkacsoport a módszertanba, így a lenti táblázatban az átvezetett észrevételek nem szerepelnek, az át nem vezetett észrevételeket pedig továbbra is fenntartja a munkacsoport Megemlítendő, hogy az előzetes véleményezés több tartalmi észrevételt is tartalmazott. Fontos kiemelni, hogy a módszertan függelékei nehezen értelmezhetők, ezért szükség lenne érthetőbbé, felhasználhatóbbá átalakítani. Meg kell jegyezni, hogy a munkacsoport nem talált olyan hibát, amely veszélyeztetné az önértékelés megvalósítását. 16/30

Észrevétel 1. A fogalomtár a magyar kifejezések szerint lett abc sorrendbe állítva, ugyanakkor néhány helyen az angol kifejezés alapján történt a besorolás. 2. A 3.2. alkritérium fontos elemeként kezdetű mondat nehezen értelmezhető. Minek a fontos elemeként? Továbbá át van írva az alkritérium címe (csak a szórend változott), ami félrevezető lehet, nem az van a célokkal összhangban, hogy felmérést és fejlesztést kell végezni, hanem a felmérésnek és fejlesztésnek összhangban kell lennie a célokkal. Fejlesztési/korrekciós javaslat A fogalomtár ábécésorrendjének tisztázása. A 3.2. alkritérium megfogalmazásának áttekintése. A minősítése* Fejlesztési lehetőség Fejlesztési lehetőség javaslat 3. A 3.3. alkritériumnál a kérdés nyelvtanilag hibás és kissé értelmetlen is. Szerepelnie kellene annak, hogy mibe vonják be a munkatársakat (pl. a döntésekbe). A felhatalmazás alkalmazása fogalom nem értelmezhető az Át lehetne fogalmazni az egész kérdést úgy, hogy: Tekintsék át, mit tesz a szervezet annak érdekében, hogy fokozza a munkatársak bevonását a döntések meghozatalába (vagy Egyéb észrevétel 17/30

útmutató nélkül, a fogalom lényege igazából az önállóság növelése a döntési folyamatokban. döntési folyamatokba) párbeszéddel, jóllétük támogatásával, valamint önállóságuk növelésével. nyílt a az 4. A 4.2. alkritériumnál és a fogalomtárban az ügyfél fogalom túl szűk, nem tartoznak ide más szervezeti egységek, illetve hatóságok. A 4.2. alkritériumnál és a fogalomtárban az ügyfél fogalmánál szükséges kifejteni, hogy tágan kell értelmezni a fogalmat, az állampolgárok mellett más szervezeti egységek, illetve hatóságok is ügyfélnek minősülhetnek. Fejlesztési lehetőség 5. A módszertan szövegében több esetben felváltva szerepel a fejlesztési terv és az intézkedési terv fogalma. A fogalomtárban az intézkedési terv fogalma került definiálásra. A módszertan szövegében több esetben felválta szerepel a fejlesztési terv és az intézkedési terv fogalma. A fogalomtárban az intézkedési terv fogalma Javasolt, hogy a módszertanban következetesen csak az egyik fogalom kerüljön megjelenítésre. Tekintettel arra, hogy a fogalomtárban az intézkedési terv lett megjelölve, tanácsos az egész szövegben ezt a megnevezést alkalmazni. Fejlesztendő terület 18/30

került definiálásra. Ugyanez vonatkozik a fejlesztési intézkedések ( 86. oldal: 3. A szervezet erősségeire épít, és rávilágít annak fejlesztendő területeire, amelyekre megfelelő fejlesztési intézkedésekkel reagál. ) vagy fejlesztési lépések-re. ( 87. oldal: Az áttekinthetőség megőrzése érdekében hasznos lehet a fejlesztési lépéseket a CAF struktúrájához kötni. ) 6. A 2. függelékben lévő minta 1. pontjában az Intézkedési program szóhasználat szerepel, azonban a módszertan az intézkedési terv kifejezést használja. 7. Nem egyértelmű, hogy a 2. függelékben lévő minta Terület és Érdekelt felek mezőibe mit szükséges írni. A 2. függelékben lévő minta 1. pontjában az Intézkedési program Intézkedési terv-re történő átírása. A 2. függelékben lévő minta Terület és Érdekelt felek mezőihez magyarázat megadása. Egyéb észrevétel Fejlesztési lehetőség 8. Nincs iránymutatás arra nézve, hogy bizonyíték hiányában a 0-10-es skálán belül milyen szempontok alapján szükséges a pontszámokat meghatározni. A módszertan térjen ki arra, hogy bizonyíték hiányában a 0-10-es skálán belül milyen szempontok alapján szükséges a pontszámokat meghatározni. Fejlesztési lehetőség 19/30

9. A módszertan 2. fejezet 7. bekezdésében az szerepel, hogy a CAF modellnek nincs olyan alkritériuma, amely valamilyen szeinten ne lenne értelmezhető bármilyen szervezetnél vagy egységnél. A magyar közigazgatásban ez az állítás nem tükrözi a valóságot. 10. A módszertanban felmerülő egyes szerepek fordítása/ meghatározása pontatlan, ezáltal nem egyértelműek. Módszertan adaptálása a magyar közigazgatás sajátosságaira. A fejlesztő munkacsoport újra tekintse át az egyes szerepek fordítását/ meghatározását. Fejlesztési lehetőség Hiba Szerepek: projektvezető (pl. 77. oldal: Ebben a fázisban kell döntést hoznia a felső vezetésnek a projektvezető személyéről és kinevezéséről. A projektvezető feladatai közé tartozik: ) projektkoordinátor (online rendszeren elérhető útmutató címe: Kezelési útmutató szervezeti koordinátorok számára ) tréner (81.oldal: Az EIPA CAF Forrásközpontja minden évben szervez 20/30

trénerképző tanfolyamot, és számos európai ország ad helyet hasonló képzéseknek. ) önértékelési csoportvezető (73. oldal: Az önértékelési csoport vezetője lehet magának a projektnek is a vezetője, ami segíthet a projekt és az önértékelés megvalósítása közötti koordinációban. Ugyanakkor figyelni kell a két szerepből adódó összeférhetetlenség elkerülésére, valamint a két szerepből adódó feladatok összetorlódása következtében felmerülő nehézségekre is. ) titkár/titkári feladatok (73.oldal: Nélkülözhetetlen az önértékelési projekt megvalósításához a titkári feladatok ellátása is, például a megbeszélések megszervezése és a szükséges technikai feltételek (terem, projektor stb.) biztosítása, ami nagymértékben segítheti az önértékelési csoport vezetőjének a Hiba 21/30

munkáját. ) 111.. konszenzusteremtés moderátora (82. oldal: Amennyiben az önértékelési csoport vezetője végzi a moderátori feladatokat is, úgy az ő feladata lehet az egyéni értékelések összesítése és előkészítése a konszenzus megbeszélésre. ) A CAF modell szervezetre való adaptálása (példák áttekintése) nagymértékben befolyásolja az Javasolt ezt a folyamatot egyértelműen feladatként megfogalmazni, valamint az annak elvégzésért felelős személyt kijelölni Fejlesztési lehetőség önértékelés sikeres elvégzését. (77. oldal: Ezért minden szervezetnél ajánlott a modell szervezetre történő adaptálása, az abban szereplő példák»szervezetre szabása«(átírása), a későbbiekben részletezett képzéseken felül. ) Ezen adaptáció elvégzése viszont nem lett egyértelműen a projektvezető/koordinátor feladataként meghatározva. 22/30

6 A módszertanban bemutatott CAF modellhez kapcsolódó fejlesztési észrevételek, javaslatok A munkacsoport tagjai a módszertanban bemutatott modellhez a következő fejlesztési javaslatokat fogalmazták meg: Az egyes kritériumok, alkritériumok nem minden szervezetvonatkozásában értelmezhetőek. A Közigazgatási és Igazságügyi Minisztérium EU- és Nemzetközi Igazságügyi Együttműködésért Felelős Helyettes Államtitkárságához tartozó szervezeti egységek tekintetében például nem értelmezhető a 4.3. (pénzügyek kezelése, irányítása) és a 4.6. alkritérium (eszközök és vagyontárgyak kezelése), mivel ezeket magasabb szinten végzi a minisztérium. Kiemelendő, hogy általánosságban nem voltak érdemben értékelhetők a Közigazgatási és Igazságügyi Minisztérium EUés Nemzetközi Igazságügyi Együttműködésért Felelős Helyettes Államtitkársággal kapcsolatban az eredményekbe tartozó kritériumok (6 9. kritérium), tekintettel a felmérések hiányára. Megjegyzendő azonban, hogy nem minden szervezeti egységnek előnyös minden, a CAF modellben szereplő alkritériumhoz tartozó felmérést elvégezni, azaz a 10 alatti pontszám nem minden esetben jelöl fejlesztendő területet. A kérdőív kitöltése során meghatározandó pontszámnál sok esetben nagyobb jelentőséggel bír az erősségek és a fejlesztendő területek meghatározása, ez különösképpen az Eredmények oldalra igaz. Az Eredmények oldal ugyanis nem értékelhető érdemben, ha nincs az adott alkritériumra vonatkozó felmérés, viszont nem minden esetben ajánlott a felmérések elvégzése. Sokszor formalizált felmérések nélkül is van információja az adott szervezeti egységnek az eredmény tekintetében, azonban ennek hiányában maximum 10. pontszám adható olyan esetben is, amikor egyébként a szervezeti egység az informális visszajelzések alapján eredményes a területen. Ilyen esetekben az erősségek és a fejlesztendő területek szolgálnak érdemi információval, mivel az alacsony pontszám nem azt jelzi, hogy a szervezet gyengén teljesít, hanem azt, hogy nincs erről felmérés. Ez utóbbi természetesen jelentheti azt, hogy szükséges lehet felméréseket bevezetni, azonban minden esetben vizsgálni kell, hogy valóban szükség van-e erre. Tanácsos kitérni az útmutatóban a pontozásra, a pontozási értékhatárokra vonatkozó részletes szabályokra, valamint azoknak a szóban forgó szervezeti egységre történő értelmezésére. 23/30

7 A tesztelés tapasztalatai alapján a módszertant a jövőben alkalmazni kívánó közigazgatási szervek számára megfogalmazott javaslatok A közszolgálati szervezetek sikeres önértékeléseiből nemcsak e szervezetek profitálhatnak sokat, hanem rajtuk keresztül az állampolgárok/ügyfelek is. A CAF magyar nemzeti változatának kidolgozása és tesztelése során nyert tapasztalatokból összeállított javaslatokban azon szempontok kiemelésére törekedett a tesztelő munkacsoport, amelyek révén hatékonyabban szervezhető meg és végezhető el az önértékelés. A munkacsoport konkrét javaslatai a következők: Az egyéni értékelést célszerű többnapos workshop keretében végezni, mivel így megfelelően tudnak összpontosítani a munkatársak a kérdőív kitöltésére. Az önértékelés szervezése során a projektkoordinátor és/vagy a külső tanácsadó feladatai közé tartozik a segédanyagok és bizonyítékok gyűjtése. Tekintettel arra, hogy ezek jelentősen elősegítik az önértékelők munkáját érdemes elegendő időt szánni erre a feladatra. Az önértékelési csoport összeállítása során figyelemmel kell lenni arra, hogy a szervezet rendeltetésszerűen működjön a kérdőív kitöltése során. Az önértékelők kiválasztásakor fontos szempont továbbá, hogy a kiválasztott munkatársak megfelelően reprezentálják a szervezetet, annak minden szintjét és területét. Az optimális létszám meghatározása és a megfelelő reprezentativitás a konszenzusteremtés során kiemelt jelentőséggel bír. A túl nagy létszám ellehetetleníti a konszenzusteremtést, a túl alacsony pedig nem reprezentálja megfelelően a szervezetet. Kiemelten fontos javaslat, hogy a projektkoordinátor és/vagy a külső tanácsadó a kérdőív kitöltésének megkezdése előtt gondoskodjon arról, hogy a résztvevők megfelelő képzésben részesüljenek. Az önértékelés jelentősége megfelelően legyen kommunikálva mind az önértékelést végző munkatársak, mind a vezetőik irányába. Elengedhetetlenül fontos, hogy az önértékelés elvégzéséhez kellő időt biztosítson a vezetés és a munkatársakat mentesítsék ezalatt a munkavégzés alól. A munkatársaknak az önértékelés elvégzését követően célszerű újra áttekinteniük a fejlesztési módszertant, hiszen a friss gyakorlati tapasztalatok fényében új megvilágításba kerülnek az abban foglaltak, könnyebben érthetővé válnak az összefüggések. Az így nyert nagyobb rálátás révén segítséget lehet nyújtani más 24/30

önértékelő szervezeteknek, illetve a saját szervezet későbbi önértékelései is gördülékenyebbé, hatékonyabbá válhatnak. Az önértékelés eredményeit bemutató jelentés a CAF struktúráját követi. Fontos kiemelni, hogy annak érdekében, hogy ennek alapján a jövőben a szervezetben fejlesztés indulhasson, a felső vezetés egyértelmű támogatására van szükség. Az intézkedési terv összeállításával kapcsolatban problémaként merült fel a fejlesztési módszertan függelékében található minta értelmezése, ezért a munkacsoport javasolja a fejlesztő munkacsoport részére, hogy a mintához készítsen egy rövid és érthető magyarázatot, hogy a későbbi felhasználók részére az értelmezés ne jelentsen gondot. Nagyon fontos javaslat, hogy az intézkedési terv összeállításakor törekedni kell arra, hogy illeszkedjen a szervezet felépítéséhez, működéséhez illetve legyen megvalósítható. Fontos szereplő az önértékelési módszertanokban jártas tanácsadó, aki a projekt előkészítése során együttműködhet a projektkoordinátorral a CAF modellnek a szervezetre szabásában, továbbá megismertetheti az önértékelést végző munkatársakat a CAF módszertanával. A CAF modell az értékelésnél tág 10, illetve 20 pontos értéktartományokat határoz meg az egyes szintekhez, de nem nyújt támpontot arra vonatkozóan, hogy egy adott szinthez tartozó értéktartományon belül milyen szempontok alapján kell meghatározni a pontszámot. Ez komoly hiányosság, hiszen az önértékelés eredményét jelentékenyen befolyásolhatja, ha az önértékelők nem egységes elvek mentén pontozzák az egyes alkritériumokat. Ez a hiányosság úgy orvosolható, ha a projektkoordinátor akár a tanácsadóval együttműködve egységes pontozást lehetővé tevő objektív szempontrendszert dolgoz ki. 8 Az online rendszerhez kapcsolódó észrevételek, fejlesztési javaslatok Az egyéni értékelés megkezdését megelőzően a munkacsoport megkérte az önértékelő munkatársakat arra, hogy az online kérdőív kitöltése során kövessék figyelemmel az online rendszer működését, és a munka végeztével tegyék meg ezzel kapcsolatban az észrevételeiket. Az online rendszerrel kapcsolatban elmondható, hogy az kielégítően működik, könnyen kezelhető és logikus, jól láthatóan fel van tüntetve a pontozási skála, és a kérdőívet nem szükséges egyszerre kitölteni. 25/30

Az egyéni értékelésben részt vevő munkatársak javaslatokat is megfogalmaztak az online rendszer fejlesztésére vonatkozóan, ezeket az alábbi táblázat foglalja össze: Észrevétel Fejlesztési javaslat A javaslat minősítése* 1. Zavaró, hogy az automatikus mentéskor a kurzor az ablak elejére ugrik. Fejlesztési lehetőség 2. Az online rendszerben nem érhető el a fogalomtár, viszont a fogalomtárra utaló * jelölés néhány helyen (pl. 1.2. alkritérium: Balanced Scorecard) benne maradt a fejlesztési módszertanból átemelt szövegben. 3. A 6.1. alkritérium címe sok melléütést tartalmaz, a leadott anyagban ezek nem szerepeltek. Amennyiben a jelöléshez az online rendszerben nem kapcsolódik magyarázat, a jelölést el kell hagyni. Hasznos lenne azonban, ha a fejlesztési módszertanhoz készült fogalomtár elérhető lenne az online rendszerben is. Az online környezet adta lehetőségeket kihasználva a fejlesztési módszertanban alkalmazottól eltérő jelölési rendszer is kidolgozható a fogalomtárban megtalálható kifejezések hiperszöveggé alakítása révén. Így az adott kifejezésre kattintva egy új ablakban felnyílhatna a fogalomtár a megfelelő szócikkel, vagy egy legördülő menüben is megjelenhetne a keresett definíció. Melléütések kijavítása. Fejlesztési lehetőség Hiba 26/30

4. Az online felület betűmérete olvashatatlanul kicsi, ami az alkritériumok hosszú magyarázatára és a helyhiányra vezethető vissza. 5. Gyorsítaná a kitöltést, ha bizonyos alapvető válaszok automatikusan is elérhetők lennének. A hosszú, részletes magyarázatokat egy legördülő menü segítségével lehessen elérni. Egy olyan legördülő ablak kifejlesztése, amely tartalmaz bizonyos standard válaszlehetőségeket (pl. Nincs információm, Nem tudom megindokolni stb.). Fejlesztési lehetőség Fejlesztési lehetőség Javasolt továbbá a Nem értelmezhető opció kialakítása az online kérdőíven. Ha egy alkritérium nem értelmezhető az értékelt szervezeti egység tekintetében, az egyéni értékelők ezt az opciót választhatnák, ez alapján pedig a szoftver nem számítaná be a statisztikába a nem értelmezhető alkritériumot. 6. A biztonságos, anonim kitöltés elősegítése. Hasznos lenne, ha a rendszer néhány perc után automatikusan kiléptetné az egyéni értékelőt, ha a kérdőív kitöltése szünetel. Ez fontos lehet az anonimitás megőrzése szempontjából. Fejlesztési lehetőség 27/30

7. A kérdőívben való sikeres továbblépéshez minden mezőben legalább 4 leütésre van szükség. 8. Az online rendszerben nem érhető el a fejlesztési módszertanban található intézkedésitervminta. A Súgó funkció alá beillesztett útmutató térjen ki a továbblépéshez szükséges karakterszámra, vagy a továbblépéshez legyen elegendő egy leütés is. Elérhetővé kell tenni az online rendszerben az intézkedési terv mintáját. Fejlesztési lehetőség Fejlesztési lehetőség 28/30

9 Összegzés Összességében elmondható, hogy kilenc munkacsoportülés és egy workshop keretében a munkacsoport a feladatát elvégezte. Nagyon érdekes volt megtapasztalni, ahogy a munka során a megfogalmazott javaslatok csiszolódtak, újra és újra pontosításra kerültek a gyakorlatban szerzett tapasztalatok és a külső visszajelzések alapján. A munkacsoport mindvégig a fejlesztési módszertanban leírt lépéseket követte, mivel annak megfelelő minőségű teszteléséhez ez volt a legcélravezetőbb módszer. A munkacsoport tagjai és a tesztjellegű önértékelésben részt vevő munkatársak munkájának eredménye ez a tesztelési beszámoló. 29/30

10 Mellékletek 10.1 ÁROP 1. 2. 18. tesztelési ütemterv 6/B 10.2 KIM EUHÁT pilot felmérés 2013 konszenzus 4+ 7 10.3 KIM EUHÁT pilot felmérés 2013. ÖNÉRTÉKELÉS jelentés 10.4 KIM EUHÁT Pilot Felmérés 2013 pontszám átlag 10.5 KIM EUHÁT Pilot Felmérés 2013 intézkedési terv 4.4 10.6 CAF Módszertan véleményezés 1 30/30