ÖNKÖLTSÉGSZÁMÍTÁSI SZABÁLYZAT
MTA Nyelvtudományi Intézet ÖNKÖLTSÉGSZÁMÍTÁSI SZABÁLYZAT Hatályos: 2014. 01. 01-tıl Készítette: Máté Ildikó 2
I. AZ ÖNKÖLTSÉG SZÁMÍTÁSI SZABÁLYZAT CÉLJA, TARTALMA 1. Az önköltség számítási szabályzat célja Az önköltség számítási szabályzat célja, hogy a számvitelrıl szóló 2000. évi C. törvény (továbbiakban Szt.), valamint az államháztartás számvitelérıl szóló 4/2013. (I.11.) Korm. rendelet (továbbiakban: Áhsz.) elıírásai alapján részletesen szabályozza intézetünk alap- és vállalkozási tevékenysége, valamint a szabad kapacitás terhére végzett tevékenységek, elıállított kiadványok, létrehozott adatbázisok, szolgáltatások közvetlen önköltségen való értékelése; értékesített saját elıállítású termékek, teljesített szolgáltatások közvetlen önköltségének meghatározása; saját elıállítású eszköz bekerülési, elıállítási értékének megállapítása; saját kivitelezéső beruházás és felújítás teljesítményértékének megállapítása / jelenleg intézményünk nem rendelkezik saját kivitelezıi kapacitással/ megalapozza intézményünk külsı és belsı ellenırzését. Az önköltségszámítás feladata, hogy az 5, 6, 7 számlaosztályban rögzített kiadásokról (költségekrıl) adatokat szolgáltasson saját elıállítású eszközönként, tevékenységenként valamint szolgáltatásonként. 2. Az önköltség-számítási szabályzattal szembeni követelmények Az önköltség számítási szabályzattal szembeni követelmények: az adatok kellı idıben rendelkezésre álljanak; megbízhatóak és könnyen kezelhetıek legyenek; biztosítsa a könyvvitel számára a megfelelı adatbázist; adattartalma és információáramlása megfelelı legyen. Ezeket a követelményeket a kalkulációs alapelvek gyakorlatban történı megvalósításával lehet biztosítani. 3
A kalkulációs alapelvek a következık: - költségokozat elve: minden kalkulációs egységre csak annyi költséget lehet elszámolni, amennyi az elıállításával kapcsolatosan ténylegesen felmerült és azzal ok-okozati összefüggésben van; - költségviselı-képesség elve: az egyes termékek, szolgáltatások önköltségébe ezen elv érvényesítésekor a közvetett költségek egy része nem mennyiség- vagy értékorientáltan kerül átterhelésre, hanem költséghaszon számítás függvényében egyikre több, a másikra kevesebb jut; - költségvalódiság elve: minden költséget csak egyszer szabad elszámolni. Az utalványozási és a gazdálkodási fegyelem, valamint az esetleges törvényi elıírások betartása, annak ellenırzése fontos követelménye a pontos, megbízható önköltségszámításnak; - költségteljesség elve: a költségszámításnak a szervezet egészére és a könyvviteli mérleg elkészítését megelızıen ismertté vált költségeket érintı gazdasági eseményre ki kell terjednie. Valamennyi költséget figyelembe kell venni lehetıleg integrált adatfeldolgozás segítségével, egyszeri adatfelvitellel, kiszőrve a halmozódást; - következetesség elve: az önköltségszámítás módszere, a kalkuláció formai és tartalmi felépítése egy-egy idıszakon belül állandó legyen és idıszakok között is csak indokolt esetben szabad azt megváltoztatni, különben nem biztosítható az összehasonlíthatóság; - közvetlen költségként való elszámolás elıtérbe helyezése: minden költséget - ha lehetséges - közvetlen költségként kell elszámolni, mert ez biztosítja legjobban az önköltség kiszámítása során a tényleges terhelések elvének érvényesülését. 4. Az önköltség számítási szabályzat jogszabályi alapjai Az önköltség számítási szabályzat készítésére vonatkozó jogszabályi elıírások: Intézetünk önköltség számítási szabályzatkészítési kötelezettségét az Szt.14. (5)c bekezdése határozza meg. A költségvetési szerv alaptevékenysége, valamint a szabad kapacitás terhére végzett tevékenysége keretében saját elıállítású terméket értékesít, szolgáltatást nyújt, ezek közvetlen önköltségét az önköltségszámítás rendjére vonatkozó belsı szabályzat szerint köteles megállapítani. 4
Törvényi elıírások: - az Áht. 7. -ában leírt kitétel, miszerint a költségvetési szerv haszonszerzés nélkül közfeladatot lát el. A haszonszerzés nélküli érték meghatározása az önköltségszámítás módszerével lehetséges. - az Áht. 69. szerint a költségvetési szervnek gazdálkodása és mőködése során meg kell felelni a gazdaságossági, hatékonysági és eredményességi szempontoknak, melyek mérése szintén önköltség-számítási módszerekkel lehetséges. Az Áht. 46. (2) bekezdés szerint: - a költségvetési szerv, vállalkozási tevékenységet folytathat. A vállalkozási tevékenység keretében végzett szolgáltatás, termék-elıállítás értékesítésébıl származó bevételnek fedeznie kell a tevékenységet terhelı összes kiadást. A kiadásokba a tevékenységeknél bele kell számítani a tevékenységhez használt eszközök terv szerinti értékcsökkenését és a tevékenység után befizetendı adót. A költségvetési szerv szellemi és anyagi infrastruktúráját magáncélra, meghatározott feladat elvégzésére igénybe vevı számára az intézmény köteles térítést elıírni a felhasználás illetve az igénybevétel alapján felmerült közvetlen és közvetett költségek figyelembevételével. Ha a költségvetési szerv meghatározott feladat ellátására bevételhez jut vagy támogatásban részesül az ezzel összefüggésben ténylegesen felmerült költségeket úgy kell megosztani, hogy az a felmerült közvetlen költségek mellett fedezetet nyújtson az intézményüzemeltetési, fenntartási költségek arányos részére is, kivéve az uniós támogatással megvalósuló programok esetében. A megosztás nem veszélyeztetheti a vállalt kötelezettségek teljesítését. Támogatásból nem finanszírozható a szabad kapacitás kihasználását célzó, nem haszonszerzés céljából végzett alaptevékenység. A költségvetési szerv e tevékenységébıl származó bevételeinek fedeznie kell a végzett tevékenységgel összefüggı valamennyi közvetlen kiadást és az ahhoz hozzárendelhetı közvetett kiadásokat. Szervezetünk önköltség számítási szabályzata a következı témákhoz kapcsolódóan tartalmaz elıírásokat: 1. költség, önköltség számítási fogalmak, 2. az önköltség számítás tárgya (a kalkulációs egységek), 3. a kalkulációs séma, a kalkulációs költségtényezık tartalma, 4. az önköltség számítás módszere, a költségek felosztásának, módja, 5. munkaszámok, azok nyilvántartása, 6. az utókalkuláció alapját képezı bizonylatok, 7. az önköltség számítás készítésének idıpontja, a kalkulációs idıszak, 8. az önköltség számítás és a könyvvitel adatai egyeztetésének módja. 9. A közérdekő adatszolgáltatáshoz kapcsolódó költségtérítés összege megállapításának szabályai. II. 5
AZ ÖNKÖLTSÉG SZÁMÍTÁSI SZABÁLYZAT RÉSZLETES ELİÍRÁSAI 1. Költség, önköltség számítási fogalmak 1.1. Kiadás: pénzügyi fogalomként történı értelmezésben pénzeszköz igénybevételét, készpénz vagy számlapénz felhasználást, vagyis pénzkiadást jelent. 1.2. Költség: a tevékenység érdekében történı erıforrás felhasználás pénzben kifejezett értéke. A költség fogalmi meghatározásából következik -a költség mindig egy meghatározott tevékenység elvégzése, vagy feladat ellátása érdekében merül fel. A tevékenység lehet termék elıállítás vagy szolgáltatás teljesítése. - csak olyan erıforrás felhasználása minısül költségnek, amely pénzben kifejezhetı. Pénzértékben kifejezhetı a tevékenység végzéséhez felhasznált munkateljesítmény /bérköltség/, eszközfelhasználás /anyag, energia költség/. 1.3. Ráfordítás: a költségnél tartalmilag bıvebb fogalom. A szervezet mőködéséhez kapcsolódó erıforrás felhasználása, egy adott idıszaki tevékenység bekerülési értéke. A ráfordítások körébe olyan felhasználások tartoznak, amelyek nem képezik a tevékenység költségét. A ráfordítások így tartalmazzák azokat az erıforrás-felhasználásokat is, amelyek a költségvetési szerv mőködése során merülnek fel, függetlenül a tevékenység végzésétıl. Természetesen a ráfordítás is pénzben kifejezhetı érték. Pl. a ráfordítások körébe tartozó felhasználás - amely nem tartozik a költségek körébe - a tárgyi eszköz vásárlása, hitelek kamata. A ráfordítás lehet: - egyidejőleg költség is (anyag, bér stb.) - átmenetileg nem költség (eszközvásárlás, késıbb az értékcsökkenéssel válik költséggé - nem költség, mivel a tevékenység eredményének terhére közvetlenül kerül elszámolásra, nem jelenik meg a költségek között (adó jellegő fizetések). Általában megállapítható, hogy a költség teljesítményhez, a ráfordítás a hozamhoz kapcsolódó fogalom. 1.4. Költségnem A költségnem a felmerült költségeknek a megjelenési formájuk (fajtájuk) szerinti csoportosítását jelenti. A költségeket megjelenési formájuk (fajtájuk) szerint az Áhsz. 16. mellékletében rögzített egységes számlatükör 5. számlaosztály 51.-56. számlacsoportjai szerint kijelölt és meghatározott csoportokban kell elszámolni. 1.5. Költséghely 6
A költséghely a költségek felmerülésének helye, területileg elhatárolt szervezeti egység vagy részleg. Az itt felmerült költségek a felmerülésük alkalmával nem számolhatók el közvetlenül az eszközre (termékre), vagy szolgáltatásra, tevékenységre. Felmerülésükkor közvetlen költségnek nem minısíthetık. Ezeknek a költségeknek azon része, amely az elıállítással illetve a szolgáltatással szoros kapcsolatba hozható, a különféle teljesítményadatok segítségével a kalkulációs egységekre - ezen szabályzatban foglaltak szerint - átvezetendık. A könyvelésben a 6. számlaosztály a tartalmazza a közvetett költségeket, a költségek felmerülésének helye szerinti győjtésére szolgál. 1.6. Költségviselı Költségviselı az eszköz (termék) vagy szolgáltatás, tevékenység, amelyre a költségek felmerülésük alkalmával közvetlenül elszámolhatók, amelynek elıállítása, teljesítése érdekében a költségek felmerülnek. A könyvelésben a 7. számlaosztály szolgál az eszközök elıállítása, a szolgáltatások teljesítése során felmerült és az eszközök elıállításával, szolgáltatásnyújtással összefüggésben közvetlenül (valamint a felosztás után a közvetetten) elszámolható költségek tevékenységek szerinti könyvviteli nyilvántartására. A 7. számlaosztály a költségvetésben meghatározott szakfeladat rend szerinti tagolásban, kormányzati funkciónként elkülönítve tartalmazza a folyó kiadásokat. A szakfeladatok kiadásai (költségei) közvetlen és közvetett kiadásokból (költségekbıl) tevıdnek össze. 1.7. Önköltség A tevékenység mennyiségi egységére jutó felhasználás pénzben kifejezett értéke. 1.8. A közvetlen önköltség, bekerülési (elıállítási) érték A közvetlen önköltség, bekerülési (elıállítási) érték a tevékenység, a szolgáltatás, valamint a saját elıállítású eszközök (immateriális javak, tárgyi eszközök, készletek) egy meghatározott egységére jutó eszközfelhasználás (élımunka, holtmunka) pénzben kifejezett értéke. Az Áhsz. 16. (2) bekezdésében foglalt elıírások alapján a saját elıállítású immateriális javak bekerülési értéke az Szt. 51. -a alapján megállapított közvetlen önköltség. Az Áhsz. 16. (3a) bekezdésében foglalt elıírások alapján a saját elıállítású rendeltetésszerően használatba nem vett, üzembe nem helyezett tárgyi eszközök továbbá a már használatba vett, illetve a mérlegben nem szerepeltethetı tárgyi eszközök bıvítésével, rendeltetésének megváltoztatásával, átalakításával, élettartamának, teljesítıképességének közvetlen növelésével, felújításával összefüggı saját tevékenységben végzett munkák bekerülési értéke az Szt. 51. -a alapján megállapított közvetlen önköltség. 7
Az Áhsz. 16. (7) bekezdésében foglalt elıírások alapján a befejezetlen termelés, félkész termék, késztermékek, állatok bekerülési értéke az Szt. 62. (2) bekezdése szerint számított elıállítási érték. A Szt. 62. (2) bekezdésében foglalt elıírások alapján a saját termeléső készleteknél (befejezetlen termelés, félkész és késztermék, állatok) elıállítási érték a Szt. 51. szerinti közvetlen önköltség. A Szt. 51. (1) bekezdése alapján: az eszköz bekerülési (elıállítási) értékének részét képezik azok a költségek, amelyek: a) az eszköz (termék) elıállítása, üzembe helyezése, bıvítése, rendeltetésének megváltoztatása, átalakítása, eredeti állagának helyreállítása során közvetlenül felmerültek, b) az elıállítással bizonyíthatóan szoros kapcsolatban voltak, továbbá c) az eszközre (termékre) megfelelı mutatók, jellemzık segítségével elszámolhatók (együttesen: közvetlen önköltség). A Szt. 51. (2) bekezdése alapján: az elvégzett, a nyújtott, a teljesített szolgáltatás bekerülési (elıállítási) értékének részét azok a költségek képezik, amelyek a) a szolgáltatás végzése, nyújtása, teljesítése során közvetlenül felmerültek, b) a szolgáltatás végzésével, nyújtásával, teljesítésével szoros kapcsolatban voltak, továbbá c) a szolgáltatásra megfelelı mutatók, jellemzık segítségével elszámolhatók (együttesen: közvetlen önköltség). A Szt. 51. (3) bekezdése alapján: az elıállítási költségek között kell elszámolni [és így a bekerülési (elıállítási) érték részét képezi] az idegen vállalkozó által megvalósított beruházáshoz a beruházó által biztosított (az idegen vállalkozó felé nem számlázott) vásárolt anyag bekerülési (beszerzési) értékét, továbbá a saját elıállítású termék, nyújtott szolgáltatás közvetlen önköltségét a vásárolt anyag, a saját elıállítású termék tényleges beépítésekor, a szolgáltatásnyújtással egyidejőleg. A közvetlen önköltség, bekerülési (elıállítási) érték a tevékenység, a szolgáltatás, valamint a saját elıállítású eszközök (immateriális javak, tárgyi eszközök, készletek) egy meghatározott mennyiségi egységére jutó eszközfelhasználás (élımunka, holtmunka) pénzben kifejezett összege. A Szt. 51. (4) bekezdése alapján a közvetlen önköltség nem tartalmazhat: a) értékesítési költségeket és b) az elıállítással közvetlen kapcsolatba nem hozható igazgatási és egyéb általános költségeket. 1.9.Közvetett/általános/költség Azokat a költségeket, amelyekrıl a felmerülés idıpontjában nem állapítható meg, hogy melyik tevékenység /szakfeladat/ érdekében merültek fel nevezzük közvetett költségeknek. 1.6. A költségek könyvviteli elszámolása 8
Az eszköz elıállítása, a szolgáltatás teljesítése, a tevékenység végzése során felmerült költségek elszámolására - szervezetünk számlarendjében rögzítetteknek megfelelıen - három számlaosztály szolgál: a.) az 5. (Költségnemek) számlaosztály a költségeket költségnemek szerint csoportosítva tartalmazza, a költségek költségnemenkénti győjtését szolgálja, b.) a 6. (Általános költségek) számlaosztály a közvetett költségeket tartalmazza, a költségek felmerülésének helye szerinti győjtésére szolgál, c.) a 7. (Szakfeladatok költségei) számlaosztály az eszközök elıállítása, a szolgáltatások teljesítése során felmerült és az eszközök elıállításával, szolgáltatás nyújtással összefüggésben közvetlenül (valamint a felosztás után a közvetetten) elszámolható költségek könyvviteli nyilvántartására szolgál. A 7. számlaosztály a költségvetésben meghatározott szakfeladat rend szerinti tagolásban tartalmazza a folyó költségeket. A szakfeladatok költségei közvetlen és közvetett költségekbıl tevıdnek össze. 1.10. Az önköltségszámítás Az önköltségszámítás olyan mőszaki-gazdasági tevékenység, amellyel megállapítható az elıállított eszközök (termékek), a végzett szolgáltatás várható (tervezett) illetve tényleges közvetlen önköltsége, elıállítási költsége. Az önköltségszámítás feladata, hogy adatokat szolgáltasson a saját elıállítású eszközök (immatareiális javak, tárgyi eszközök, készletek), szolgáltatások értékeléséhez, az elıállítási értékének meghatározásához, a saját elıállítású eszközök (immatareiális javak, tárgyi eszközök, készletek), szolgáltatások, valamint a közérdekő adatszolgáltatás önköltségének tervezéséhez és megállapításához, a gazdasági számításokhoz. 1.11. Az önköltségszámítás - kalkuláció formái A kalkuláció formái: az elıkalkuláció (elızetes önköltség), a közbeesı kalkuláció (termelés közbeni önköltség), az utókalkuláció (utólagos önköltség), norma szerinti közvetlen önköltség lehet. 9
Az elıkalkuláció az a mőszaki-gazdasági tevékenység, amellyel a tevékenység, a szolgáltatás megkezdése elıtt szervezetünk meghatározza a mőszaki és technológiai elıírások betartása mellett - felhasználható élı- és holtmunka mennyiségét és ebbıl az érvényben lévı árak és díjtételek, valamint személyi jellegő ráfordítások figyelembevételével kiszámításra kerül az elıállítandó termék, tevékenység, szolgáltatás terv szerinti önköltsége. Elıkalkulációt lehet készíteni minden olyan tevékenységre, amelynek költségkihatása van /pályázatok beadásakor. A közbeesı kalkuláció az a tevékenység, amely a tevékenység, szolgáltatás folyamatában - annak egyes fázisait követıen - informál a termék, tevékenység, szolgáltatás önköltségének alakulásáról. Az utókalkuláció az a mőszaki-gazdasági tevékenység, amellyel a termék, tevékenység, szolgáltatás befejezése után a ténylegesen felhasznált élı- és holtmunka mennyisége és értéke alapján meghatározzuk az eszköz, tevékenység, vagy szolgáltatás tényleges közvetlen önköltségét, elıállítási költségét. Norma szerinti közvetlen önköltség megállapítása során a saját elıállítású készletek közvetlen önöltségének megállapítása a termék (szolgáltatás) elıállításához szükséges mőszaki normák alapján történik. 2. Az önköltségszámítás tárgya (a kalkulációs egységek) Az önköltségszámítás tárgya az a termék, szolgáltatás vagy teljesítmény, amelynek önköltségét meg kívánjuk határozni. Az önköltségszámítás egysége általában az önköltségszámítás tárgyának természetes mértékegysége vagy teljesítményegysége, a kalkulációs egység. Szervezetünknél kalkulációs egységet képez: - A szakfeladatok szerint csoportosított azon tevékenységek, melyek érdekében az Intézet kiadásai felmerülnek, és amelyek terhére végül az Intézetnél felmerült összes kiadás vagy közvetlenül, vagy közvetve költséghelyi győjtés utáni felosztással könyvelésre kerül. A költségviselık tagolása a 7-es számlaosztályon belüli fıkönyvi számlákkal történik. - Intézetünknél a költségviselık zömét a tudományos kutatással kapcsolatos feladatok alkotják. Az intézeti kutatások a három fı szakfeladat szerint nyelv és irodalomtudományi alap-, alkalmazott kutatás és kísérleti fejlesztés. -Az egyes pályázatok, valamint a szabad kapacitás terhére történı megbízások szerinti költségviselık szintén a fenti szakfeladat, valamint az alapító okiratban engedélyezett szakfeladatok szerinti csoportosításban kerülnek felvezetésre. - Új feladat, pályázat indulásakor új fıkönyvi számot kap a 7-es számlaosztályban a költségviselı, valamint az ellenırzés végett új munkaszámot. - Külön kalkulációs egységet képez az Intézet által elıállított kiadvány/szakfeladat szerint/ - Amennyiben elıfordul külön kalkulációs egységet kell képezzen a a./ saját kivitelezéső beruházás b./ tárgyi eszköz felújítás 10
3. A kalkulációs költségtényezık tartalma A kalkulációs séma a kalkulációs költség/kiadás tényezınkénti csoportosítását és a kiszámításra kerülı önköltség-kategóriák felsorolását jelenti. 3.1. Az egyes kalkulációs egységek közvetlen önköltségét a következı kalkulációs séma szerinti részletezésben javasolt könyvelni: 1.1. Közvetlen személyi juttatások és járulékaik 1.2. Közvetlen anyagköltség/kiadás 1.3. Igénybe vett, közvetlenül elszámolható szolgáltatások költsége/kiadása 1.4. Terv szerinti értékcsökkenés közvetlen költsége 1.5. Saját termeléső termékek felhasználása/ha van/ 1.6. Egyéb közvetlen költség/kiadás 1.7. Közvetlen önköltség ( 1+.+6) 1.8. Felosztott általános kiadások ( központi irányadás nélkül) 1.9. Szőkített önköltség (7+8) 1.10.Felosztott központi irányítási költség 1.11.Teljes önköltség (9+10) 3.2. Saját kivitelezésben elıállított, felújított tárgyi eszköz önköltségének meghatározása A saját kivitelezésben történı tárgyi eszköz (immateriális javak) elıállítása, felújítása esetén az önköltség megállapításánál nemcsak a konkrét eszköz elıállításával, kivitelezésével, szerelésével kapcsolatos közvetlen költségeket kell számításba venni, hanem a beruházás (felújítás) megszervezésével, lebonyolításával, mőszaki tervezésével kapcsolatosan felmerülı, a tárgyi eszközök hozzárendelhetı közvetlen költségeket is. A tárgyi eszköz saját vállalkozásban történı elıállításakor az elıállítás közvetlen önköltségének része az alapozási, szerelési költség, valamint a próbaüzemeltetés költsége. Ha a saját vállalkozásban végzett beruházást (felújítást) - bizonyíthatóan - ilyen címen folyósított hitel, kölcsön finanszírozása, akkor annak üzembe helyezéséig felmerült kamatát nem a közvetlen önköltségben, hanem a beszerzési költségek között kell elszámolni. 3.3. A kalkulációs költségtényezık tartalma 3.3.1. Közvetlenül elszámolható személyi juttatás Közvetlenül elszámolható személyi juttatásként kell figyelembe venni - az egy-egy kalkulációs egységként meghatározott - a tevékenység, szolgáltatás teljesítése valamint az eszközök elıállítása érdekében közvetlenül felmerült, illetve kifizetett illetményeket és költségtérítéseket. Pályázati elszámolásoknál külön kell vezetni a személyi juttatások összegén kívül, a személyi juttatások számfejtésének alapjául szolgáló munkaidıt is. 11
3.3.2. Közvetlenül elszámolt személyi juttatások munkaadót terhelı járuléka A személyi juttatások munkaadót terhelı járulékai a nyugdíjbiztosítási és egészségbiztosítási járulékok, az egészségügyi hozzájárulás, továbbá minden olyan adók módjára fizetendı összeg, amelyet a személyi juttatások, vagy a foglalkoztatottak száma alapján kell megállapítani, függetlenül azok elnevezésétıl. A közvetlenül elszámolt személyi juttatások munkaadót terhelı járulékai címén az elıkalkulációban beállítandó összeget az éves tervezett pótlékkulcs alapján lehet meghatározni. Az utókalkulációban a személyi juttatások munkaadót terhelı járulékai címén beállítandó összeget a havi bérfeladás tényleges adatai alapján kell meghatározni. 3.3.3. Közvetlenül elszámolható anyagköltség Közvetlen anyagköltségként kell kimutatni a kalkulációs egység terhére utalványozható anyagok értékét. A vásárolt anyagok, félkész termékek, alkatrészek bekerülési (beszerzési) értékét képezi: az engedményekkel csökkentett, felárakkal növelt vételár, a beszerzéssel, raktárba történt beszállítással kapcsolatban felmerült szállítási és rakodási költségek összege, a közvetítıi tevékenység ellenértéke, díja, a bizományi díj, a beszerzéshez kapcsolódó adók (fogyasztási adó, jövedéki adó), a vámterhek (vám, vámpótlék, vámkezelési díj), fizetendı (fizetett) illetékek, az elızetesen felszámított, de le nem vonható általános forgalmi adó, a jogszabályon alapuló hatósági igazgatási, szolgáltatási díjak, az egyéb hatósági igazgatási, szolgáltatási eljárási díjak (környezetvédelmi termékdíj, szakértıi díj). Anyagköltségként csak a ténylegesen felhasznált érték számolható el. A tovább felhasznált saját termeléső készletek értékét tényleges közvetlen önköltségen kell számításba venni. 3.3.4. Közvetlenül elszámolható dologi kiadások Közvetlenül elszámolható dologi kiadásként kell elszámolni az adott kalkulációs egységgel kapcsolatban közvetlenül felmerült dologi kiadásokat. A dologi kiadásokat a Korm. rendelet 16. számú mellékletének a számlaosztályok tartalmára vonatkozó elıírások rögzítik. 12
3.3.5. Közvetlenül elszámolható szolgáltatási kiadások Közvetlenül elszámolható szolgáltatási kiadásként kell elszámolni az adott kalkulációs egységgel kapcsolatban közvetlenül felmerült szolgáltatási kiadásokat. A szolgáltatási kiadásokat a Korm. rendelet 16. számú mellékletének a számlaosztályok tartalmára vonatkozó elıírások rögzítik. 3.3.6. Egyéb közvetlen költség (kiadás) Az elızıekben felsorolt költségeken túlmenıen egyéb közvetlen költségként (kiadásként) kell kimutatni a kalkulációs egységre utalványozható (elszámolható) közvetlen dologi kiadásokat. (pld. szállítási és rakodási költség, a gépek (termelı berendezések) bérleti díja. 4. Az önköltség számítás módszere, közvetett (költséghelyeken felmerült) kiadások (költségek) elszámolásának és felosztásának módja Az önköltség számítási kalkuláció fajtái: - Egyedi kalkuláció: (beruházás, kutatási tevékenység, szolgáltatás, bérbeadás) az egyedi kalkuláció tárgya egyedi termék vagy szolgáltatás, tevékenység. Az egyedi kalkuláció esetében a költségviselı elszámolás és az önköltségszámítás tárgya megegyezik, az analitikus nyilvántartás a könyvelés vagy az utókalkuláció keretében vezethetı. - Sorozat kalkuláció: egy sorozatba tartozó termékek, szolgáltatások összessége jelenti a kalkuláció tárgyát. - Idıszaki kalkuláció: egy idıszak alatt gyártott termékek, azonos jellegő szolgáltatások végzésekor kell ezt alkalmazni. Az itt alkalmazott önköltség számítási módszer az osztókalkuláció. Egyszerő osztókalkuláció az, amikor a tevékenység során felmerült költséget nem kell megbontani közvetlen és közvetett költségre. Az összköltséget el kell osztani a mennyiséggel. Az alkalmazott önköltség számítási módszer: - Pótlékoló kalkuláció: többféle szolgáltatás végzésénél alkalmazható. A közvetett költségek felosztása olyan vetítési alappal történik, amely szoros kapcsolatban van a költségek, kiadások alakulásával, így ezek segítségével a valódiság elvének leginkább megfelel. Az adott költséghely igénybevétele arányában hozzárendelhetık a költséghelyen felmerült költségek /kiadások a költségviselıkre, feladatokra. Fontos a megfelelı vetítési alap kiválasztása. Vetítési alap: általában természetes mértékegységben meghatározott mérıszám, amellyel a közvetlen, általános költségek/ kiadások alakulása a legjellemzıbb módon összefügg, amely egy adott költségtényezı alakulását döntıen befolyásolja. Pótlékkulcs: felosztandó költség/vetítési alap összesen= P. Az egyes tevékenységekre, témákra jutó felosztott általános költséget úgy kapjuk meg, hogy a vetítési alapok részösszegeit beszorozzuk a pótlékkulccsal. 13
Az egyes feladatok költségeinek/kiadásainak megállapításánál alapvetı követelmény, hogy a közvetlen kiadások körét növelni kell. A feladatoknál, az egyes pályázatoknál fontos, hogy a pályázat beadásakor a feladatokhoz megfelelı mélységő elıkalkuláció (költségterv) készüljön. A pályázati kiírásokban a közvetett kiadások, közvetlen kiadásokra vetített elszámolható mértékét rögzítik. Itt a pótlékoló kalkuláció a pályázati költségviselıre terhelt a pályázatban rögzített általános költség lekönyvelése. A közvetett kiadások felosztását a pótlékoló kalkuláció módszerével célszerő végrehajtani. - Normatív kalkuláció A normatív kalkuláció lényege a termelésben, hogy egy termék norma szerinti önköltségét a gyártás elıtt meghatározzák és a normától való eltéréseket a gyártás közben utalványozzák. - Vegyes kalkuláció Az elızı módszerek egyes elemeinek együttes alkalmazása. Intézetünkben, az elméleti kutatási tevékenységbıl adódóan általános, költséghelyi, vagy közvetett kiadások azok, amelyekrıl felmerülésük idıpontjában még nem lehet megállapítani, hogy melyik költségviselıt terhelik. Ezek az üzemeltetéssel, irányítással kapcsolatos költségek és intézeti sajátosságból adódóan a könyvtár is. Ezeket a felmerülésük helye, un. költséghelyek szerint a 6-os számlaosztályban megnyitott számlákon győjtjük, majd a költségviselıkre osztjuk fel. Az általános kiadások fıbb csoportjai: - üzemi általános kiadás, épületfenntartás kiadásai - központi irányítás kiadásai - könyvtár kiadásai Üzemi általános kiadás, épületfenntartás kiadásai Itt kell elszámolni az épülettel és az azokhoz tartozó berendezésekkel kapcsolatos kiadásokat, az üzemeltetéssel, fenntartással kapcsolatos összes kiadást. Itt kell elszámolni az épület üzemeltetésével kapcsolatos személyi kiadást, portások, takarítók bére és járulékai, az összes épület fenn tartással kapcsolatos anyag és eszközkiadás, energiafelhasználás, külsı szolgáltatók kiadásait. Központi irányítás kiadásai A központi irányításban foglalkoztatottak személyi kiadásai és járuléka, az igazgatóság és a gazdasági osztály anyag és eszközbeszerzése, nyomtatvány, irodaszer kiadás, bankköltség, bírságok, jogsegély szolgálat igénybevétele, szakkönyvek, folyóiratok beszerzése, tagsági díjak stb. 14
Könyvtár kiadásai Az intézeti könyvtár az intézet több szakfeladata érdekében mőködik, a könyvtár személyi kiadásait, és annak járulékait, valamint a könyvtári könyvbeszerzéseket győjtjük közvetett kiadásként ezen a költséghelyen. Az általános költségek felosztása költségviselıkre Az általános kiadások felosztása negyedévente történik, vetítıszámok alapján. Az intézeti kutatásokra, a három alaptevékenységre, nyelv- és irodalomtudományi alap-, alkalmazott kutatás és kísérleti fejlesztés költségviselıkre vetítıszámok alapján kerülnek az általános költségek felosztásra. A vetítıszámokat az elızı év végi egy-egy kutatási szakfeladaton foglalkoztatott szakmai dolgozók létszáma alapján számoljuk ki minden év kezdetén. Az egyéb alaptevékenységként végzett szakfeladatok általános költségeit a feladatokra fordított idı arányában képzett mutatószámok alapján állapítjuk meg. Az egyes pályázatok költségviselıire az általános kiadásokat a pályázati szerzıdésekben megadott százalékos mutatók alapján számoljuk el. Térítés ellenében végzett szolgáltatások Az intézet térítés ellenében végzett szolgáltatásai, bérleti díjak, konferenciák rendezése, szakértıi tevékenység a térítési díj megállapításakor az általános költségek felszámolása a következık szerint történik. Az épület fenntartásának /főtés, világítás, stb./ az elızı év tényleges kiadásai alapján 1 mőködési napra számolt költség, valamint a központi irányítás 1 napra számolt költsége arányosan, a tevékenység hely és idı igénye függvényében. 5. Munkaszámok, azok nyilvántartása Munkaszám: a kalkulációs egységet jelölı szám. Minden egyes kalkulációs egységet, kalkulációs egységenként egyedi munkaszámmal jelölünk meg. A tevékenység, szolgáltatás megkezdését minden esetben munkaszám kiadása elızi meg. A munkaszámokról nyilvántartást kell vezetni. Az év közben törölt munkaszám a késıbbiekben nem használható fel újra. A munkaszámokat a gazdasági osztályon vezetik. 6. Az önköltségszámítás idıpontja, a kalkuláció alapját képezı bizonylatok Elıkalkuláció Elıkalkuláció az a mőszaki-gazdasági tevékenység, amellyel a tevékenység, a termelés, a szolgáltatás nyújtásának megkezdése elıtt meghatározzák valamely termék (szolgáltatás) elıállítása során felhasználható élı-és holtmunka mennyiségét és ebbıl a tervezett vagy tényleges értékadatokkal kiszámítják az elıállítandó termék (szolgáltatás) önköltségét. 15
Elıkalkulációt célszerő a termékértékesítési és szolgáltatásnyújtási szerzıdések megkötése, a pályázatok beadása elıtt elkészíteni, mert a várható önköltség ismeretében alakítható ki a termék vagy a végzett szolgáltatás ára. A költségvetési szerveknek minden évben elemi költségvetést kell készíteniük. Az elemi költségvetés képezi alapját a tárgyév gazdálkodási feladatainak végrehajtásának. Az elemi költségvetésben mind a várható bevételeket, mind a várható kiadásokat részletesen (bevételi és kiadási jogcímenként) meg kell tervezni. Az elızıek alapján a költségvetés készítési szempontokat figyelembe véve célszerő, ha az elıkalkulációt a szerzıdések megkötése elıtt készítik. A költségvetési szempontok mellett az elıkalkuláció szerzıdéskötés elıtti elkészítése azért is fontos, mert csak a várható önköltség ismeretében alakítható ki a termék vagy szolgáltatás ára. Közbensı kalkuláció A termelési folyamat befejezése elıtt, a kalkulációs idıszak közben ellenırzési és beavatkozási célból készített önköltségszámítás. Általában a hosszabb átfutási idejő, több termelési vertikumban, munkafázisban résztvevı termékek önköltségének meghatározására és a szükséges beavatkozó intézkedések meghozatalának alátámasztására szolgáló számítás. Közbensı kalkuláció az a tevékenység, amellyel a gyártás ( a tevékenység) folyamat közben-idıszakonként vagy a gyártás egy-egy fázisban- meghatározzák a termék (a szolgáltatás) önköltségét. Utókalkuláció Utókalkuláció az a mőszaki-gazdasági tevékenység, amellyel a termelés (a tevékenység) befejezése után (a mérlegfordulónapi) készletérték meghatározása során) megállapítják a termék (a tevékenység) tényleges (közvetlen) önköltségét. Az utókalkuláció az elmúlt idıszak könyvvitelében a tevékenység győjtött költségei/kiadásai és a tevékenység mennyisége alapján a termék, szolgáltatás elmúlt idıszakra vonatkozó tényleges önköltségét számszerősíti. Az utókalkuláció szerinti közvetlen önköltségen történı értékelés utókalkuláció készítését teszi szükségessé, melynél a termék elıállítás, szolgáltatás befejezése után, illetve az év végén az elszámolásokban győjtött költségek alapján számítják ki a termék, szolgáltatás tényleges közvetlen önköltségét. Az adott tevékenységre készített elı- és utókalkuláció közötti összhangot biztosítani kell. Az adatokat a jelen szabályzat 1. számú mellékletében meghatározott forma és tartalom szerint kell szolgáltatni. Az adatszolgáltatás határideje a félévet követı hónap 10. napja. 6.1. A közvetett kiadások idıszakonkénti negyedévenkénti felosztásáról illetve azok kalkulációs egységekhez kapcsolódó összegérıl - kalkulációs egységenkénti bontásban - kimutatást kell készíteni, és azt át kell adni az utókalkulációt készítı(k) részére. 6.2. A költségek utalványozásának, elszámolásának bizonylati rendje A Számviteli törvény elıírásai szerint minden gazdasági mőveletrıl, eseményrıl, amely az eszközök, illetve az eszközök forrásainak állományát vagy összetételét megváltoztatja, bizonylatot kell kiállítani (készíteni). 16
A számviteli, és ebbıl következıen az önköltségszámítással kapcsolatos nyilvántartásokba csak szabályszerően kiállított bizonylat alapján szabad adatokat bejegyezni. Az önköltségszámítás bizonylatainak kiemelt alaki és tartalmi kellékei a következık: a bizonylat megnevezése és sorszáma, vagy egyéb más azonosítója, a bizonylatot kiállító szervezeti egység megjelölése, a gazdasági mőveletet elrendelı személy vagy szervezet megjelölése, az utalványozó és a rendelkezés végrehajtását igazoló személy, a készletmozgások bizonylatain az átvevı aláírása, a bizonylat kiállításának idıpontja, illetve kivételesen - a gazdasági mővelet jellegétıl, idıbeni hatályától függıen -annak az idıszaknak a megjelölése, amelyre a bizonylat adatai vonatkoznak, a (megtörtént) gazdasági mővelet tartalmának leírása vagy megjelölése, a gazdasági mővelet okozta változások mennyiségi, minıségi és értékbeni adatai, a bizonylatok adatainak összesítése esetén az összesítés alapjául szolgáló bizonylatok körének, valamint annak az idıszaknak a megjelölése, amelyre az összesítés vonatkozik. Az önköltségszámítás számvitelen belüli folyamatában az önköltségszámítás alapbizonylatai azonosak a számvitel analitikus, illetve szintetikus (fıkönyvi) könyvelésének alapbizonylataival. A termék elıállítással, nyújtott szolgáltatással összefüggı alapvetı bizonylatok a következık: igénybe vett szolgáltatások bizonylata, személyi jellegő ráfordítások bizonylata, értékcsökkenési leírás bizonylatai, egyéb költségek bizonylatai, közvetett költségek felosztásának bizonylatai. 7. Az önköltségszámítás készítésének idıpontja, a kalkulációs idıszak, az elkészítésért felelıs személyek 7.1. A saját termeléső készletek, valamint a saját kivitelezésben megvalósított befejezetlen beruházások (felújítások) év végi mérlegértékének meghatározásához utókalkulációt kell készíteni a tárgyévet követı január 31-ig. A saját termeléső készletek utókalkulációjának elkészítéséért a könyvelı felelıs. A saját kivitelezésben megvalósított befejezetlen beruházások (felújítások) utókalkulációjának elkészítéséért a könyvelı felelıs. 7.2. A saját kivitelezésben megvalósított beruházás valamint felújítás aktiválható értékének megállapítása érdekében és beruházás, felújítás befejezését követıen a befejezést követı negyedév 30 napjáig utókalkulációt kell készíteni. Az utókalkuláció elkészítéséért a könyvelı felelıs. 17
7.3. A megrendelésre teljesített szakmai szolgáltatás, tevékenység önköltségének megállapítása érdekében a tevékenység befejezését követı hónap 30 napjáig utókalkulációt kell készíteni. Az utókalkuláció elkészítéséért a könyvelı a felelıs. 8. Az önköltségszámítás és a könyvvitel adatainak egyeztetése Az elkészített utókalkulációk adatait a könyvviteli nyilvántartásban szereplı adatokkal egyeztetni kell. Az egyeztetést az utókalkuláció befejezését követıen 10 napon belül egyeztetni kell. Az egyeztetést a gazdasági vezetınek kell elvégeznie. 9. Az önköltség számítási szabályzat elkészítéséért, tartalmáért, megváltoztatásáért felelıs személy Az önköltség számítási szabályzat elkészítéséért, tartalmáért, megváltoztatásáért, aktualizálásáért az intézet igazgatója a felelıs, a szabályzatot ı hagyja jóvá. A módosításra akkor van szükség, illetve lehetıség, ha azt a Számviteli törvény, illetve az Áhsz. elıírásainak megváltozása igényli, vagy, ha a szabályzat elfogadásakor fennálló körülményekben olyan lényeges változás következik be, amely a változtatást szükségessé teszi. A szabályzatban rögzítettek a következetesség számviteli alapelvét figyelembe véve csak nagyon indokolt esetben, de akkor is az év elsı napjától változtathatók meg. 8. A közérdekő adatszolgáltatáshoz kapcsolódó költség térítés összege megállapításának szabályai A személyes adatok védelmérıl és a közérdekő adatok nyilvánosságáról szóló 1992. évi LXIII. törvény 20. (3) bekezdése alapján: Az adatokat tartalmazó dokumentumról vagy dokumentumrészrıl, annak tárolási módjától függetlenül az igénylı másolatot kaphat. Az adatot kezelı szerv kizárólag a másolat készítéséért - legfeljebb az azzal kapcsolatban felmerült költség mértékéig terjedıen - állapíthat meg költségtérítést, amelynek összegét az igénylı kérésére elıre közölni kell. A költségtérítés összegét a következık szerint kell megállapítani: a.) adatok másolatra történı elıkészítése: a.a.) a másolását végzı személy(ek)nek a feladat elvégzésére fordított munkaórája:. óra x a közalkalmazott egy órára esı illetményének összegével (. Ft/munkaóra) =... Ft. a.b.) az a.a.) pontban kiszámolt illetmény után fizetendı (. % Tb., valamint.. % munkaerı-piaci) járulék =. Ft. a.c.) a.a.) + a.b.) összesen: Ft 18
b.) a másolás költsége: másolt oldalak száma:.. db oldalanként fizetendı összeg:. Ft/oldal a másolásért fizetendı összeg:. Ft c.) költségtérítés összesen: c.a.) adatok másolásra történı elıkészítése:.. Ft c.b.) másolás költsége: Összesen: Ft.. Ft Az adatok másolásához szükséges idıráfordítását a gondnok igazolja le. Az elızıek szerint kiszámított költségtérítést az adatok elıállítása után, de azoknak a kérelmezı részére történı átadása elıtt, készpénzfizetési számla alapján kell megfizetni. Szellemi és anyagi infrastruktúra igénybevétele esetén alkalmazandó eljárásrend - a térítési díj megállapítása minden esetben egyéni elbírálás szerint történik; - a térítési díjnak mindenképpen fedeznie kell az eszköz, vagy szellemi alkotás igénybevételével kapcsolatos közvetlen költségeket / anyagköltség, szállítási költség stb./; - eszköz igénybevétele esetén az értékcsökkenési leírás arányos összegét fel kell számolni; - minden esetben felelısségvállalási nyilatkozattal kell átadni az eszközt, melyben annak a kölcsönbevevı hibájából történı meghibásodásának, megrongálódásának megtérítését elı kell írni. 10. Záró rendelkezés Az ÖNKÖLTSÉGSZÁMÍTÁSI SZABÁLYZAT 2014. 01.01. nap lép hatályba. Az Önköltségszámítási Szabályzat tartalmát érintı jogszabályi változások esetén a Szabályzatot ki kell egészíteni, szükség esetén módosítani kell. Budapest, 2014. március 31....... Kenesei István igazgató 19
1.sz. melléklet Költséghely megnevezése:... Költséghely fıkönyvi számlaszáma:... Elszámolási idıszak:... Kimutatás a közvetett költségek felosztásáról Összesen: 633 Könyvtár 62 Fenntartás 65 Kp-i irányítás Összesen..., 201........ vezetı 20
2. sz. melléklet Nyilvántartás a munkaszámokról Intézetünkben a munkaszámok a könyvelésben a számlatükör mellékletét képezik. A munkaszámok csoportosítása a következı: 100-as A felügyeleti szervtıl elszámolási kötelezettséggel kapott póttámogatások 200-as Az OTKA pályázatok munkaszámait vezetjük. 300-as EU-s pályázatok munkaszámai. 400-as Külföldi egyéb pályázatok munkaszámai. 500-as Egyéb magyar pályázatok, saját szervezéső, önköltséges szolgáltatások 21
Megismerési nyilatkozat A Nyelvtudományi Intézet 2014.01.01.-tıl hatályos Önköltségszámítási szabályzatában foglaltakat megismertem. Tudomásul veszem, hogy az abban leírtakat a munkám során köteles vagyok betartatni. Név Feladat, hatáskör Dátum Aláírás 22