PROTOKOLL ÉS RENDEZVÉNYSZERVEZÉS Szent István Egyetem 1
A RENDEZVÉNYSZERVEZÉS FOGALMA A rendezvényszervezés előre meghatározott célból (társadalmi, tudományos, szakmai, kul-turális, sport, egyéb) adott helyen és időben tartott összejövetellel kapcsolatos teljes körű előkészítő, szervező, összehangoló munka. Magában foglalja az esemény megvalósí-tásával kapcsolatos infrastruktúra (helyszín, technika, tolmácsolás) biztosítását, valamint a résztvevőkről való gondoskodást (szállás ). 2
AZ IDŐZÍTÉS A szállítási határidők, a tevékenységek végrehajtási határidejének és a rendezvény időpontjának egyeztetése. A más eseményekkel való ütközések. Részletes, reális időzítések, menetrend készítése. A menetrendek az ügyféllel, az alvállalkozókkal stb történő ismertetése. Az ügyfél, a vezetés tájékoztatása minden esetleges késedelemről. 3
A HELYSZÍN hagyományos vagy kuriózumszerű technikai felszereltség megfelelő méret megközelíthetőség parkolási lehetőség bérleti díj 4
A PROGRAM Legyen kreatív! Legyen pontos forgatókönyve. Kövessen tematikus rendet: kezdés kibontás bezárás 5
A KÖLTSÉGVETÉS Valamennyi tevékenység költségkihatásának egyeztetése. A járulékos tevékenységek költségeinek dokumentálása. Tájékoztatás a váratlanul felmerülő, extra költségekről, és ezek elfogadtatása. 6
ELLENŐRZŐ LISTA I. (Helyszín, időpont, előadók) A RENDEZVÉNY NEVE:. Tevékenység Eszköz/Feladat Határidő Felelős 1. Időpont a naptár ellenőrzése 2. Helyszín, cím bejárás, ajánlatkérés 3. Terem neve bejárás, ellenőrzés 4. Programtervezés 5. Előadók nevei felkérések és az előadások címei 6. Az előadók életrajzai, fordíttatás 7
ELLENŐRZŐ LISTA II. (Nyelvezet, technikák) A RENDEZVÉNY NEVE:. Tevékenység Eszköz/Feladat Határidő Felelős 7. Az előadások nyelve 8. Tolmács(ok) szinkrontolmács berendezés 9. Technika írásvetítő - fólia diavetítő - filmek filmvetítő - filmek projektor - video magnó - kazetták számítógépes programok (multimédia) 10. Anyagleadási határidő (magyarul és idegen nyelven) 8
ELLENŐRZŐ LISTA III. (Nyomtatványok, ajándéktárgyak) A RENDEZVÉNY NEVE:. Tevékenység Eszköz/Feladat Határidő Felelős 11. Fotók, ábrák formátum, darabszám 12. Nyomtatványok tervezés, ajánlatkérés 13. Példányszám, design programfüzet, szakanyag plakát konferenciatáska táblák, dekoráció egyéb: 9
ELLENŐRZŐ LISTA IV. (Költségvetés készítése) A RENDEZVÉNY NEVE:. Tevékenység Eszköz/Feladat Határidő Felelős 14. Költségvetés készítése: terembérlet-ajánlatok bekérése terem/helyszín megrendelése technikabérlet-ajánlatok bekérése technika megrendelése tolmácsok és technika megrendelése hostess és személyzet ajánlatok (tapasztalat) alapján történő megrendelés 10
ELLENŐRZŐ LISTA V. (Költségvetés készítése) A RENDEZVÉNY NEVE:. Tevékenység Eszköz/Feladat Határidő Felelős 14. Költségvetés készítése: cathering tervezése, ajánlatok bekérése cathering megrendelése kísérő programok tervezése kísérő programok ajánlatainak bekérése nyomtatványok elkészítésének ajánlatai nyomtatványok megrendelése (száll.) nyomtatványok korrektúrája, imprimatúrája kísérő levelek megírása 11
Cathering Catering: angol kifejezés, a jelentése tömegellátás, tömeg-élelmezés, utasellátás, közétkeztetés A vendéglátásban gyakorta magukban foglalják az étel-ital biztosításán kívül a rendezvény különböző elemeinek részleges vagy teljes megszervezését is: akár műsorszolgáltatás, akár a helyszín megválasztása, alkalmi berendezése, is szerepelhet a kínálatban. 12
ELLENŐRZŐ LISTA VI. (Kommunikáció) A RENDEZVÉNY NEVE:. Tevékenység Eszköz/Feladat Határidő Felelős 15. A meghívandók listájának összeállítása 16. Meghívók szétküldése (postázás) 17. Felvezető kommunikáció tervezése: News Release készítése News Release médiakör kiválasztása sajtóanyag készítése (magyar-idegen nyelv) meghívandó újságírók listájának összeáll. News Release szétküldése az újságírói meghívók szétküldése 13
A NEWS RELEASE Hírlevelet, kész, professzionálisan megírt cikket jelent. A sajtómunka egyik fontos eleme, a nyomtatott médiának szól. - Legyen érdekes a cím! - Az információk feleljenek meg a valóságnak! - Legyen érthető, világos! - Elemei: ki, mit, miért, hol, mikor? 14
ELLENŐRZŐ LISTA VII. (Helyszín) A RENDEZVÉNY NEVE:. Tevékenység Eszköz/Feladat Határidő Felelős 18. A helyszínre szállítás: 19. A regisztráció megszervezése okmányok szállítmányozás helyszíni fogadása a küldeményeknek biztosítás, helyszíni őrzés regisztrációs technika és személyzet 20. Helyszíni felügyelet: stáblista, feladatkörök hostessek! 15
ELLENŐRZŐ LISTA VIII. (Sajtóközpont) A RENDEZVÉNY NEVE:. Tevékenység Eszköz/Feladat Határidő Felelős 21. Sajtóiroda, sajtóközpont felállítása: (Sajtótájékoztató szerv!) helye vezetője felszerelése személyzete interjúigények felmérése interjúszoba (telefonvonal) bérlése nyilatkozók ellenőrzése nyilatkozók felkészítése 16
ELLENŐRZŐ LISTA IX. (Helyszíni dekoráció) A RENDEZVÉNY NEVE:. Tevékenység Eszköz/Feladat Határidő Felelős 22. Helyszíni dekoráció a dekorációs terv alapján 23. Fotó- és videó rögzítés, dokumentáció ajándék felvételek iránti igény felmérése sokszorosítás a kép és felvételanyagok átadása albumkészítés későbbi felhasználás lehetőségei 17
ELLENŐRZŐ LISTA X. (Follow up) A RENDEZVÉNY NEVE:. Tevékenység Eszköz/Feladat Határidő Felelős 24. Follow up (résztvevők szisztematikus utánkövetése) pénzügyi végelszámolás számlák bekérése és kifizetése anyagok, kellékek visszaszállítása köszönő levelek küldése a regisztráció alapján fotós beszámoló készítése a sajtónak News Release II. küldése a sajtónak, sajtófigyelés a tapasztalatok összegzése, ezek rögzítése 18
ELLENŐRZŐ LISTA XI. (Különleges helyzetek) A RENDEZVÉNY NEVE:. Tevékenység Eszköz/Feladat Határidő Felelős 25. Váratlan események, veszélyhelyzetek, melyekre a szervezőknek mindenképpen készülniük kell!: A felkért előadó nem érkezik meg. A technikai berendezések felmondják a szolgálatot. Az előadók, vendégek közül valaki rosszul lesz. Bombariadó zavarja meg a programot. Tűz üt ki a helyszínen. Fontos, hogy a szervező gárda minden tagja ismerje feladatait ilyen esetekben is! 19
A FORGATÓKÖNYV IDŐZÍTÉS ESEMÉNY VIZUÁLIS ELEM EGYÉB FELELŐS 8:00-14:30 Előkészületek (han- a techn. ber. R.C. 7 óra 30 p. gosítás, svédasztal ellenőrzése balett fénytechnika 14:30-15:30 Főpróba balett-show R.C. 1 óra 15:30-16:45 A vendégek érkezé- R.C. 1 óra 45 p. sének előkészítése 16:45-17:10 A vendégek érk. welcome drink A menedzsm. K.F.J. 30 perc regisztráció felszolgálása vez. fogad 17:11-17:14 Elhelyezkedés halk háttérzene R.C. 20
A FORGATÓKÖNYV IDŐZÍTÉS ESEMÉNY VIZUÁLIS ELEM EGYÉB FELELŐS 17:15-17:19 A cég képviselője A szöveget elkészíti: R.C. 5 perc köszönti a vend., felkéri a helyettes államtitkárt a pohárköszöntő megtartására. 17:20-17:25 Pohárköszöntő Felkészítő egyeztetés R.C. 5 perc az államtitkárral. 17:26-17:30 Dr. Minta Aladár K.F.J. 4 perc felkonferálása 17:31-17:41 Dr. Minta Aladár A beszéd tartalmi elemei: A.L. 10 perc beszéde 21
A FORGATÓKÖNYV IDŐZÍTÉS ESEMÉNY VIZUÁLIS ELEM EGYÉB FELELŐS 17:42-17:46 Vendég 2 K.F.J. 4 perc felkonferálása 17:47-17:57 Vendég 2 A beszéd tartalmi elemei. K.F.J. 10 perc beszéde 17:58-18:00 A balett felkonferálása K.F.J. 18:00-18:07 Balett-show Villanyok le! Színes fények R.C. 6 perc (a kommunikációról) a táncosokra irányulnak 18:08-18:10 Invitálás az állófogadásra Világítás! K.F.J. 18:11- Állófogadás A munkatársak ismerkednek a vendégekkel, közben lágy háttér zene szól. R.C. 22