FÖLDES NAGYKÖZSÉG POLGÁRMESTERE 4177 FÖLDES, Karácsony Sándor tér 5. /Fax: (54) 531 000 ; 531 001 E-mail: foldes.ph@gmail.com Iktatószám:2311-2/2012. 6. E LŐTERJESZTÉS a Képviselő-testülethez Földes Nagyközség Önkormányzata 2011. évi belső ellenőrzési jelentésének elfogadására Készítette: Dr. Vinczéné Kiss Mariann jegyző Diószeginé Kovács Éva pü. irodavezető Matkó Mária belső ellenőr KÉPVISELŐ-TESTÜLETI ÜLÉS FÖLDES, 2012. ÁPRILIS 26.
Tisztelt Képviselő-testület! Önkormányzatunk a kötelező ellenőrzési teendőket az önkormányzattal szerződéses jogviszonyban álló szervezettel láttatja el, függetlenített belső ellenőrt nem alkalmaz. A helyi önkormányzatokról szóló 1990. évi LXV. törvény 92. (10) bekezdése alapján a polgármester a tárgyévre vonatkozó éves ellenőrzési jelentést a tárgyévet követően, a zárszámadással egyidejűleg a képviselő-testület elé terjeszti. A jogszabályi előírásnak megfelelően mellékelten a képviselő-testület elé terjesztjük a 2011. évre vonatkozó éves ellenőri jelentést. Földes, 2012. április 19. Dr. Vinczéné Kiss Mariann s.k. jegyző Diószeginé Kovács Éva s.k. pénzügyi irodavezető 2
FÖLDES NAGYKÖZSÉGI POLGÁRMESTERI HIVATAL Iktató szám:2311/2012. ELLENŐRZÉSI JELENTÉS ÉVES ELLENŐRI JELENTÉS 2011. ÉV Az ellenőrzési jelentés kelte: 2012. január hó 18. nap 3
1. A BELSŐ ELLENŐRZÉS ÁLTAL VÉGZETT TEVÉKENYSÉG BEMUTATÁSA A tervadatok teljesítésének értékelése A Polgármester által jóváhagyott belső ellenőrzési ütemtervnek megfelelően végezte munkáját a belső ellenőrzés. MEGNEVEZÉS TERV TÉNY I. Témavizsgálatok: 1. A vagyongazdálkodás vizsgálata 1 1 2. A Civil szervezeteknek nyújtott támogatások vizsgálata 1 1 3. Ingatlanok nyilvántartásának vizsgálata 1 1 4. Gépjárművek használatának vizsgálata 1 1 5. Kötelezettségvállalás ellenőrzése 1 1 6. Leltározás és selejtezés szabályozása és végrehajtása 1 1 7. Mérlegvalódiság ellenőrzése 1 1 8. Pénzgazdálkodás vizsgálata 1 1 9. Szabályzatok vizsgálata 1 1 II. Utóvizsgálatok: 2. A belső ellenőrzés során feltárt hiányosságok. 0 0 Kiküszöbölésére tett intézkedések és azok végrehajtásainak ellenőrzése A tervezett és elvégzett vizsgálatok az ellenőrzés jellege szerint: MEGNEVEZÉS Ütemterv Végrehajtott Ütemterven szerinti ellenőrzések Felüli Ellenőrzések Ellenőrzések Témavizsgálat 9 9 0 Célvizsgálat 0 0 0 Utóvizsgálat 0 0 0 Összesen 9 9 0 4
Ellenőrzések személyi feltételeinek megléte Az önkormányzatnál a belső ellenőrzést külső vállalkozói szerződéssel végeztetjük. Szakképzettség: Matkó Mária Közgazdász Pénzügyi számviteli szakellenőr Adószakértő Ellenőrzések tárgyi feltételeinek megléte Az ellenőrzések megfelelő tárgyi feltételei biztosítottak, rendelkezésünkre áll a hivatalban a pénzügyi irodavezető irodájában egy asztal és szükség esetén számítógép. Ellenőrzéseket segítő egyéb tényezők A külső szolgáltató belső ellenőrnek a hivatalon belül, biztosított helyiségben, az ellenőrzéshez szükséges összes dokumentumba, bizonylatba, teljes körű betekintést nyerünk. A vizsgálat során felmerülő kérdésekre a munkahelyükön jelenlévő alkalmazottak azonnal kielégítő választ tudnak adni. Ellenőrzéseket akadályozó egyéb tényezők A hivatal dolgozói a belső ellenőrzés vizsgálatához szükséges bizonylatokat, dokumentumokat az ellenőrök rendelkezésére tudják bocsátani. Ellenőrzések fontosabb megállapításai I. Témavizsgálatok: 1. számú vizsgálati program: 5
A vagyongazdálkodás vizsgálata Az Önkormányzat Vagyonrendeletében meghatározottaknak megfelelően tartja nyílván a vagyonát. A vagyongazdálkodás eredményét, alakulását a jelentésben tárgyalt grafikonok, százalékok mutatják. A meglévő ingatlan tulajdonainak állapotáról és állagáról gondos gazda módjára gondoskodik. 2. számú vizsgálati program: A Civilszervezeteknek nyújtott támogatások vizsgálata Az ellenőrzésünk során a következőket állapítottuk meg: A Nonprofit szervezetek pályázatot nyújtanak be a támogatások elnyerése érdekében. A pályázatok elnyerése után megállapodást kötnek az Önkormányzattal és utólagos finanszírozásra kapják meg az összeget. Minden nonprofit szervezet az elszámolása mellé csatolta a számlák hiteles másolatát Kizárólagosan üzemelési költségek finanszírozására használtak fel a támogatásokat. Az elszámolások rendezettek, áttekinthetőek. 3. számú vizsgálati program: Az ingatlanok nyilvántartásának ellenőrzése A jelentésben említettek alapján, az Önkormányzat tulajdonában levő ingatlanvagyon számviteli nyilvántartása megfelel a jogszabályi előírásoknak. A főkönyvi nyilvántartásban szereplő ingatlanok az analitikus nyilvántartásban is megtalálhatók. Az ingatlankataszterben nyilvántartott, valamint az analitikus nyilvántartásban szereplő vagyontárgyak mennyiségi és értékbeli egyezősége biztosított. Az éves leltár teljes körűsége, valamint a mérlegtételek leltárral történő alátámasztása biztosított. Megvalósul a mérleg valódiságának elve. Az önkormányzati vagyon valós értékének vagyonkataszterrel történő alátámasztása biztosított. 4. számú vizsgálati program: Gépjárművek használatának vizsgálata A vizsgálat során megállapítást nyert, hogy az Önkormányzatnál a Gépjármű üzemeltetési szabályzat naprakész, aktualizálása megtörtént. A benne szabályozott feladatokat betartják. 6
A tulajdon védelme, valamint a géppark üzemanyag elszámolásának szabályossága és helyessége az Önkormányzatnál teljes mértékben biztosított. A gépjárművek igénybevételekor minden esetben használnak menetlevelet. A kézi kisgépek működéséhez vezetnek pontos kimutatást, mely alapján meghatározható azok üzemanyag felhasználása. 5. sorszámú vizsgálati program Kötelezettségvállalás ellenőrzése A hivatalban a szállítói-, illetve vállalkozói szerződéseket iktatóban érkeztetik, az eredeti példány az iktatóban marad, egy másolati példánynak minden esetben a pénzügyi csoport rendelkezésére bocsátani, hogy az kötelezettségvállalás nyilvántartásban felvezetésre kerülhessen. A készpénzfizetési számlák mellé csatolt, a mintavétellel vizsgált utalványrendeleten, minden esetben szerepel, az utalványozó, ellenjegyző aláírása. A készpénzfizetési számlákon a szakmai teljesítés igazolása, a felhasználás igazolása minden helyen fel van tüntetve. A törvényi előírások betartása és betartatása érdekében javasoljuk, hogy az utalványozást végző polgármester vagy az ellenjegyzést végző jegyző, addig kézjegyével ne lássa el a bizonylatot (szerződés, megállapodás, megrendelő, szállítólevél, számla, bérszámfejtés, szociális segélyek, stb.) amíg a kötelezettségvállalás száma nincs feltüntetve rajta. Minden egyes kötelezettségvállalást, igazoló dokumentumot el kell juttatni a kötelezettségvállalást vezető személyhez. 6. sorszámú vizsgálati program Leltározás és selejtezés szabályozása és végrehajtása Az ellenőrzés során rendelkezésünkre átadott dokumentumok, bizonylatok alapján a leltározás rendezett, áttekinthető. A vizsgálat megállapította, hogy az önkormányzatnak és intézményeinek a leltározással és selejtezéssel kapcsolatos szabályai megfelelőek. Az analitikus nyilvántartások vezetésének ellenőrzése során bebizonyosodott, a leltározás és a selejtezés végrehajtása során az előírásokat betartották. A rendezett leltározásból következően esetleges eltérés esetén a személyi felelősség megállapítása megtörténhet. 7. sorszámú vizsgálati program Mérlegvalódiság ellenőrzése 7
Az ellenőrzés megállapításainak összefoglalása: a leltárral alátámasztott mérleg a főkönyvi kivonattal megegyező a főkönyv és az analitikus nyilvántartások közötti kapcsolat biztosított a számviteli alapelvek érvényesültek a beszámoló megfelel a valódiság elvének A kiszámolt mutatószámok jellemzik az Önkormányzat helyzetét. A mutatók magyarázata segítséget nyújt a mutatók értelmezéséhez. A likviditási mutató kivételével minden mutató kedvezőnek mondható. A vizsgálat során rendelkezésünkre átadott iratok, dokumentumok, beszámoló mellékletét képező analitikus nyilvántartások rendezettek, áttekinthetőek. 8. sorszámú vizsgálati program Pénzgazdálkodás vizsgálata A pénztár kiadási és bevételi bizonylatoknál betartották az előírásokat. Utalványrendelettel ellátták a bevételt és a kifizetéseket, igazoló számlákat, dokumentumokat. Ezek az utalványrendeletek minden esetben aláírásra kerültek az ellenjegyző, utalványozó, érvényesítő és a könyvelő részéről. A felhasználást, kifizethetőséget, a szakmai teljesítést minden esetben igazolták. 9. sorszámú vizsgálati program Szabályzatok ellenőrzése Vizsgálatunk során a szabályozottság aktualizálás alatt. Soron kívüli ellenőrzések A 2011. évre vonatkozó működés és gazdálkodással kapcsolatban nem történt soron kívüli ellenőrzés. Utóvizsgálatok: 1. A belső ellenőrzés során feltárt hiányosságok kiküszöbölésére tett intézkedések és azok végrehajtásai. Minden belső ellenőri vizsgálathoz részletes vizsgálati program fog készülni a feladatokról, a határidők megjelölésével, valamint a vizsgálat körébe bevonandó okiratok és bizonylatok meghatározásával. 8
9
FÖLDES NAGYKÖZSÉGI ÖNKORMÁNYZAT KÉPVISELŐ-TESTÜLETÉNEK../2012. (IV ) számú H A T Á R O Z A T - T E R V E Z E T E Földes Nagyközség Önkormányzata 2011. évi belső ellenőrzési jelentésének elfogadásáról A Képviselő-testület Földes Nagyközség Önkormányzata 2011. évi belső ellenőrzési tevékenységéről készült éves ellenőrzési jelentést a határozat mellékletében foglaltak szerint jóváhagyólag t u d o m á s u l v e s z i. Földes, 2012. április 26. Jeneiné dr. Egri Izabella sk. polgármester Dr. Vinczéné Kiss Mariann sk. jegyző A kiadmány hiteléül: 10