A NYOMONKÖVETÉSI RENDSZER ALAPELVEI Nagykálló Város Önkormányzata Készült a,,teljesítmény, minőség, hatékonyság 2.0. ÁROP-1.A.5-2013-2013-0114 projekt keretében 1
KÉSZÍTETTE: MEGAKOM STRATÉGIAI TANÁCSADÓ IRODA KFT. MEGBÍZÓ: NAGYKÁLLÓ VÁROS ÖNKORMÁNYZATA DÁTUM: 2014. ÁPRILIS 30. A tanulmány az az Államreform operatív program keretében megvalósuló Szervezetfejlesztés konvergencia régiókban levő önkormányzatok számára című egyfordulós pályázati felhívás (Kódszám: ÁROP-1.A.5-2013) keretében finanszírozott,,teljesítmény, minőség, hatékonyság 2.0. ÁROP-1.A.5-2013-2013-0114 azonosítószámú projekthez kapcsolódóan került kidolgozásra. 2
Tartalom 1 A PROJEKT NYOMONKÖVETÉSÉNEK ALAPELVEI... 4 2 A PÁLYÁZATI-ADMINISZTRATÍV SZEMPONTÚ NYOMONKÖVETÉS... 4 3 SZAKMAI NYOMONKÖVETÉS... 5 3.1.1 Szakmai ellenőrzés a szervezetfejlesztést végző, külső szállítónál... 5 3.1.2 Szakmai ellenőrzés és nyomonkövetés az önkormányzati projektmenedzsment szintjén. 5 3.1.3 A támogató általi szakmai nyomonkövetés és ellenőrzés... 5 3.1.4 Záró nyomonkövető értékelés... 5 4 AZ ÖNKORMÁNYZATI PROJEKTMENEDZSMENT SZERVEZET BEMUTATÁSA... 7 5 MELLÉKLET (ELLENŐRZŐLISTA)... 8 3
A projekt nyomonkövetésének alapelvei A projekt szakmai koncepciója szerint a projekt nyomonkövetése a pályázat szakmai megvalósítása keretében, annak kiegészítéseképp, a projektben összesen teljesíteni vállalt 11 fejlesztési elem közül, 13. számú fejlesztési elemként került megvalósításra, az alábbiak szerint. 13. fejlesztési elem: A projektmegvalósítás időszakában 3 szintű nyomonkövetés történik. Az önkormányzat részéről szakmai vezető követi nyomon, hogy a pályázati felhívással és útmutatóval, valamint az adatlappal összhangban valósuljon meg a projekt. A szervezetfejlesztést végző cég vagy cégek részéről elvárás lesz, hogy kijelöljenek, egy a projektben közvetlenül nem részt vevő munkatársat, aki rendelkezik szervezetfejlesztési gyakorlattal, hogy nyomonkövesse a vállat tevékenységek szakszerű megvalósítását. A nyomonkövetés 3. szintje, hogy a projekt keretében elkészülő outputok munkaváltozatát a projektgazda megküldi véleményezésre a KIM Tanácsadók, illetve kijelölt tanácsadó számára. Mindezzel összhangban, figyelembe véve a projekt viszonylag rövid megvalósítási idejét, egy egyszerű nyomonkövetési rendszer kerül kialakításra. A projekt nyomkövetése alapvetően két különböző jellegű és célú, két szálon futó folyamat az alábbi részelemekből áll: 1. pályázati-adminisztratív jellegű nyomonkövetés; 2. szakmai nyomonkövetés. A pályázati-adminisztratív szempontú nyomonkövetés A pályázati-adminisztratív jellegű nyomonkövetés a projekt támogatásához készített pályázatban, majd az az alapján készült Támogatási Szerződésben meghatározott, a támogatott projekt alapvetői információinak és az azokból fakadó feladatoknak a monitoringját jelöli, úgy mint: a teljes projekt határidőn belüli megvalósítása; a TSZ-ben rögzített projekttevékenységek határidőn belüli megvalósítása; a TSZ-ben rögzített kifizetési kérelmek határidőben történő előkészítése és benyújtása; a TSZ-ben rögzített indikátorok teljesítésének ellenőrzése; a tájékoztatás és nyilvánosság biztosításával kapcsolatos feladatok előírt és határidőben történő teljesítése és dokumentálása; a horizontális vállalásokkal kapcsolatos feladatok határidőben történő teljesítése és dokumentálása; projektben vállalt tudás- és ismeretátadási szint teljesítésének előkészítése és dokumentálása; a szakmai feladatok teljesítésének ellenőrzése, aszerint, hogy azok igazodnak-e a pályázatban előírt ütemezéshez, amely alapján a projektben tervezett tanulmányok mindegyikének legalább a projektzárás előtt 3 hónappal el kell készülnie; a Záró Beszámoló előkészítése és határidőben történő benyújtása. A pályázati adminisztratív jellegű nyomonkövetés tehát lényegében a projekt szakmai koncepciójában ismertetett 1. szintű nyomonkövetéssel egyezik meg. 4
A nyomonkövetéshez egy ellenőrzőlista is készül, amely jelentősen megkönnyíti a projekt monitoringját. (lásd a Mellékletet) Szakmai nyomonkövetés A szakmai nyomonkövetés a pályázat szakmai koncepciójával összhangban három szintű. Szakmai ellenőrzés a szervezetfejlesztést végző, külső szállítónál Első eleme a szervezetfejlesztési tevékenységet végző cégben valósul meg, annak felelősségi körébe tartozik. Az, hogy az általuk készített szakmai anyagokat egy független külső vagy a szervezetükön belüli belső, de a projektbe nem bevont szakértővel előzetesen minőségbiztosítsák. Ez nem kötelező előírás, azonban hasznos lépés. Szakmai ellenőrzés és nyomonkövetés az önkormányzati projektmenedzsment szintjén A külső szállító által leadandó dokumentumok előzetes megküldése az önkormányzat által kijelölt szakmai projektkoordinátornak és projektmenedzsernek azonban előfeltétele annak, hogy az anyagok elfogadásra kerüljenek (2. elem). A szakmailag indokolt esetekben az önkormányzat által kijelölt szakmai kapcsolattartó az önkormányzaton belüli felelős szervezeti egységének (Jegyzői Kabinet) közvetlenül is meg kell küldenie előzetes véleményezésre. A szakmai projektkoordinátor és a bevont egyéb szervezeti egységek véleménye alapján a projektmenedzser terjeszti elő a teljesítés igazolását a jegyzőnek/polgármesternek. A támogató általi szakmai nyomonkövetés és ellenőrzés A támogató általi nyomonkövetés két részből áll. Az adminisztratív nyomonkövetés kiegészítő, de kötelező eleme a minden hónap utolsó munkanapján a közreműködő szervezet számára megküldendő monitoring tábla, amely a TSZ-ben rögzített, legfontosabb tevékenységek és mérföldkövek teljesítésének nyomonkövetésére szolgál. A tábla folyamatos aktualizálása és megküldése a projektmenedzser felelőssége. A szakmai nyomonkövetés 3. eleme az elkészült anyagok KIM tanácsadók számára történő megküldése. A Közreműködő Szervezet tájékoztatása alapján ez nem jelenti azt, hogy minden esetben, minden szakmai teljesítés dokumentumát meg kell küldeni a KIM tanácsadóknak, hanem a KIM tanácsadók szúrópróbaszerűen fogják ellenőrizni az egyes projekteket. Ez tehát egy opcionális minőségbiztosítási elem a projekt nyomonkövetésen belül. Záró nyomonkövető értékelés A szakmai nyomonkövetés záró része továbbá egy összegző, záró nyomonkövető értékelés fejlesztési elemenként, ez lényegében a fejlesztési elemek keretében ténylegesen is megvalósult tevékenységeket és azok hatásait összegezni és értékelné, és meghatározná az esetlegesen szükséges további intézkedéseket is. A záró nyomonkövető értékelés két fontos elemből tevődik össze: Egyrészt a külső szakértők a projekt utolsó időszakában ellenőrzőlista segítségével vizsgálják a bevezetett változások állapotát, esetleg már érzékelhető hatásait. Másrészt egy egyszerűen alkalmazható eszköz segítéségével összefoglalóan áttekintik minden fejlesztési elemnél az elért eredményeket, és amelynek használata az adott 5
területért felelős hivatali vezető koordinálásával az értékelés a projekt lezárulta után is rendszeresen elvégezhető és dokumentálható. A záró nyomonkövető értékelés eredményeinek összefoglalása minden fejlesztési elem esetében az alábbi táblázattal történik és tartalmazza a javaslat intézkedések/fejlesztések/változtatások és azon belül a konkrét tevékenységek megnevezését, majd annak bemutatását, hogy: megvalósult-e az adott tevékenység, szöveges megjegyzést a tevékenységre, annak megvalósulására vonatkozóan, a megvalósulás időpontját vagy időszakát, a keletkezett output leírását. A záró nyomonkövetés alapját az alábbi ellenőrzőlista jelenti: Javasolt intézkedés, fejlesztés Konkrét tevékenység Megvalósult-e? Megjegyzés Határidő / időpont Output igen nem részben - - - - - - - - 6
Az önkormányzati projektmenedzsment szervezet bemutatása Az önkormányzati részéről az alábbi munkatársak vesznek részt a projektmenedzsmentben, így különösen a projekt nyomonkövetésében és pályázati-adminisztratív jellegű megvalósításában. Projektmenedzser: A projektgazda, Nagykálló Város Önkormányzata részéről a projektmenedzselést Dr. Török László, jegyző látja el. A jegyző rendelkezik azokkal a döntési jogosultságokkal, amely a projektgazda részéről nélkülözhetetlen a zökkenőmentes, eredményes megvalósításhoz, van jogosultsága a döntéshozatali folyamat elindítására. A jegyző az előző ÁROP-1.A.2/A-2008-0081 azonosítószámú Teljesítmény, minőség, hatékonyság A nagykállói Polgármesteri Hivatal szervezetfejlesztése című pályázatban is projektmenedzserként vett részt. Szakmai közreműködők: Bereczki Mária, közgazdász. Több éves banki és gazdasági szférában szerzett tapasztalattal rendelkezik. Jelenleg Nagykálló Város Polgármesteri Hivatalának Gazdasági Irodáját vezeti. A pénzügyi elszámolásokban való jártasság mellett rendelkezik projekt-menedzselési közbeszerzési tapasztalatokkal is. A gazdasági vezető az előző ÁROP-1.A.2/A-2008-0081 azonosítószámú Teljesítmény, minőség, hatékonyság A nagykállói Polgármesteri Hivatal szervezetfejlesztése című pályázatban is részt vett. Makárné dr. Kriston Katalin, jogász. Jelenleg Nagykálló Város Polgármesteri Hivatalának Hatósági és Ügyfélszolgálati Irodájának a vezetője. Kapcsolt munkakörben nemzetiségi referens és közbiztonsági referens. 7
Melléklet (Nyomonkövetési ellenőrzőlista) Mérföldkő neve mérföldkőhöz rendelt határidő / teljesítés / benyújtás határideje hiánypótlás érkeztetése (ha releváns) hiánypótlás teljesítés (ha releváns) teljesítés tartalma (összeg vagy output) egyéb megjegyzés, változás Előlegigénylés 2013.12.31 4 994 275 Ft C típusú hirdető tábla elkészítése és elhelyezése 2013.12.31 Időközi kifizetési kérelem 2014.04.30 11 938 000 Ft Adatbázisok, tanulmányok elkészítése 1. ütem 2014.04.30 Adatbázisok, tanulmányok elkészítése 2. ütem 2014.06.30 5 037 000 Ft Szakmai tevékenység végrehajtása 1. ütem 2014.06.30 Szakmai tevékenység végrehajtása 2. ütem 2014.09.30 Tudásmegosztás lebonyolítása 2014.09.30 Képzések lebonyolítása 2014.09.30 TÉRKÉPTÉR feltöltése a projekthez kapcsolódó tartalommal 2014.09.30 Sajtóközlemény kiküldése a projekt zárásáról és a sajtómegjelenések összegyűjtése 2014.09.30 Fotódokumentáció elkészítése 2014.09.30 D típusú tábla elkészítése és elhelyezése 2014.09.30 Horizontális vállalások teljesítése 2014.09.30 Záró kifizetési kérelem 2014.09.30 8 039 100 Ft előlegelszámolással záró beszámoló 2014.09.30