Fonyód Város Önkormányzata ÁROP-1.A.5 Tanácsadói Dokumentum: Koncepció beágyazása Kapcsolódó pályázati tevékenység: A fenntartható gazdálkodás és költségvetési egyensúly megteremtését szolgáló strukturális változtatások, ezzel összefüggésben az önkormányzat rövid- és középtávú költségvetési helyzetének, finanszírozási struktúrájának értékelése, valamint a költségcsökkentés, hatékonyságnövelés rövid, közép- és hosszú távú opcióinak és stratégiájának kidolgozása és a legnagyobb potenciállal rendelkező opciók meghatározása Kapcsolódó indikátor: Hatékonyságnövelés lehetőségeit bemutató tanulmány
Tartalomjegyzék Tartalomjegyzék... 2 Ábra és táblajegyzék... 2 Bevezető... 3 A Fonyódi Polgármesteri Hivatal szervezeti felépítése és létszám adatai... 4 Vizsgálatunk hatókörének meghatározása... 5 Pénzügyi Osztály felépítése és feladatai... 7 Közelmúltbeli változások a Pénzügyi Osztály működésében... 8 A Pénzügyi Osztály munkamegosztásának, leterheltségének értékelése összegzése... 9 A Pénzügyi Osztály tevékenységét támogató informatikai alkalmazási háttér... 9 A Pénzügyi Osztály legjellemzőbb kapcsolódásai más területekkel...10 A tanácsadási tevékenység összefoglalása... Hiba! A könyvjelző nem létezik. Ábra és táblajegyzék 1. ábra Szervezeti egységek és létszám adatok táblázata... 4 2. ábra A tanácsadási tevékenység hatóköre... 6 3. ábra A Pénzügyi Osztály feladatainak megosztása az osztályon dolgozók között... 7 4. ábra Közelmúltbeli változások a Pénzügyi Osztály működésében... 8 5. ábra A Pénzügyi Osztály legjellemzőbb kapcsolódásai más területekkel...11
Bevezető Jelen tevékenység a Magyary Program feladat beavatkozási területéhez kapcsolódó intézkedés, amely a program tevékenységei közül a kötelező tevékenységekhez tartozik. A tevékenység leírása a nyertes pályázat mellékletét képező szakmai koncepció alapján: A fenntartható gazdálkodás és költségvetési egyensúly megteremtését szolgáló strukturális változtatások, ezzel összefüggésben az önkormányzat rövid- és középtávú költségvetési helyzetének, finanszírozási struktúrájának értékelése, valamint a költségcsökkentés, hatékonyságnövelés rövid, közép- és hosszú távú opcióinak és stratégiájának kidolgozása és a legnagyobb potenciállal rendelkező opciók meghatározása. A tanácsadási tevékenység során számos, a Fonyódi Önkormányzat napi operatív munkavégzésének során fennálló problémákat azonosítottunk, melyek egy részéhez megoldási javaslatokat is kidolgoztunk. Ezek bemutatását és összefoglalását a Fenntartható Gazdálkodás és költségvetési Egyensúly 2. Back Office Tanácsadás során keletkező Tanácsadói dokumentum tartalmazza
A Fonyódi Polgármesteri Hivatal szervezeti felépítése és létszám adatai Vizsgálatunkat a Fonyódi Polgármesteri Hivatal szervezeti felépítésének megismerésével indítottuk. A hivatal az alábbiak szerint épül fel: Szervezeti egység / pozíció / feladatok Létszám Jegyző Aljegyző Alkalmazott köztisztviselők száma: 1 fő Alkalmazott köztisztviselők száma: 1 fő (betöltetlen, jelenleg a feladatot a Jegyző látja el) Hatósági Osztály: Anyakönyvkezelés, adókkal kapcsolatos teendők, behajtás, közterület felügyelet, birtok védelem, vitás ügyek intézése tartoznak ide Alkalmazott köztisztviselők száma: 9 fő Építéshatósági- és Műszaki Osztály: Építéssel kapcsolatos ügyek tartoznak a területhez Pénzügyi Osztály: A Hivatal pénzügyi jellegű feladatainak ellátását végzi Alkalmazott köztisztviselők száma: 4 fő, ebből határozott időre kinevezve: 1 fő Alkalmazott köztisztviselők száma: 6 fő köztisztviselő 7 fő Kabinet és Beruházási Osztály: Ellátja a Képviselőtestület működésével összefüggő feladatokat határozott időre kinevezve 1 fő munkaszerződéssel 5 fő 1. ábra Szervezeti egységek és létszám adatok táblázata
Vizsgálatunk hatókörének meghatározása Az előzőekben bemutatott szervezeten belül vizsgálatunk alapvető irányainak meghatározását Fonyód Önkormányzatának vezetőivel végeztük el. Ennek megfelelően a tanácsadási folyamat során alapvetően a következő területekre fókuszálunk: Pénzügyi Osztály működése, működési problémák beazonosítása, javasolt megoldások összegyűjtése Beruházási és Kabinet Osztály / Pályázatos Csoport működése, a működési problémák beazonosítása, javasolt megoldások összegyűjtése Szervezeti szintű működési problémák beazonosítása, javasolt megoldások összegyűjtése A Fonyódi Önkormányzat Osztályainak általános együttműködését fejlesztő lépések kidolgozása. A lépések kihatásának becslése az önkormányzat költségvetésére rövid, közép- és hosszú távon.
A következő ábra a Polgármesteri Hivatal osztályait, ezen belül pedig a tanácsadási tevékenység hatókörét szemlélteti. 2. ábra A tanácsadási tevékenység hatóköre
Pénzügyi Osztály felépítése és feladatai 6 fő alkotja a Pénzügyi Osztályt. Ez a 6 fő az alábbi feladatokat látja el egyénileg a csoporton belül: A Pénzügyi Osztály feladatainak megosztása az osztályon dolgozók között 1. 2. 3. 4. 5. 6. 6+1 A pénzügyi osztályvezető az, aki összefogja a teljes terület működését. Ő a felelős az önkormányzati szintű költségvetés megtervezéséért, végzi az állami támogatások igénylését, az ezzel kapcsolatos elszámolásokat, normatíva felméréseket, a keretszámok meghatározását, az intézményekkel történő költségvetési koordinációs feladatokat. Egy pénzügyes kolléga foglalkozik a Fonyód Kistérségi Társulás és a szennyvízelvezetés projektre épülő társulásának pénzügyi teendőivel. Van a csoportban egy pénztáros munkatárs, aki az intézményi pénztárakat havonta zárja, az Önkormányzat és a Polgármesteri Hivatal pénztárát pedig 10 naponta. Összesen 10 pénztár működik az önkormányzati intézményekben. A Pénzügyi Osztály dolgozói közül ketten foglalkoznak a főkönyvvel kapcsolatos teendőkkel: közülük az egyik kolléga a Fonyódi Önkormányzat pénzügyeivel foglalkozik, valamint az adó, pályázat, bérlakással kapcsolatos bankszámlák könyveléséért felel. Összességében kb. 30 bankszámlája van az önkormányzatnak. A másik főkönyvvel foglalkozó kolléga a Fonyód Polgármesteri Hivatal és az intézmények könyvelését, valamint a civil szervezetek támogatásával kapcsolatos teendőket végzi. Egy pénzügyes kolléga pedig a számlákat viszi fel az országos rendszerként működő Eco-Stat informatikai alkalmazásba. A Pénzügyi Osztály jelenleg a nyári diákmunka program támogatásával egy asszisztenst is foglalkoztat egy hónapra, ami ebben a túlterhelt időszakban fontos támogatást jelent a napi feladatokban. 3. ábra A Pénzügyi Osztály feladatainak megosztása az osztályon dolgozók között
Közelmúltbeli változások a Pénzügyi Osztály működésében A Pénzügyi Osztály feladatai a közelmúltban az alábbiakban változtak, főként a 2013. január 1.-i Fonyódi Járási Hivatal megalakulása kapcsán. 4. ábra Közelmúltbeli változások a Pénzügyi Osztály működésében A változások részletes leírása: 2013. január 1-ével alakult meg a Fonyódi Járási Hivatal. Ekkor a Pénzügyi Osztály két kollégája átkerült a Hivatalhoz. Az egyik kollégát egy új munkatárssal pótolták. A másik elment kolléga feladatait szétosztották maguk között az osztályon dolgozók, ilyen módon jelenleg 5-en végzik azt a feladatmennyiséget, amelyet korábban 6 munkatárs végzett.
Egy új munkatárs is került az osztályhoz, aki most a Fonyód Kistérség feladatait látja el. Ez feladatkör bővülést eredményezett a korábbiakhoz képest. A fluktuáció miatt jelentős a betanítási feladatok aránya. Az elmúlt 2 évben 3 kollégát kellett betanítani az EcoStat program használatára. A Fonyódi Önkormányzatnál egy tapasztaltnak számító felhasználó végzi az összes ilyen jellegű betanítást. A Pénzügyi Osztály munkamegosztásának, leterheltségének értékelése összegzése Az interjúk alapján a jelenlegi munkamegosztás a feladatok körét illetően a Pénzügyi Osztályon belül megfelelő, mindemellett jelentős mértékű a túlterhelés az osztályon belül, melyet a csoportmunkák és a vezetői interjúk alapján több tényező együttes hatása okoz, s mely okokat a problémafelvetések során mutatunk be részletesen. A Pénzügyi Osztály tevékenységét támogató informatikai alkalmazási háttér Az EcoStat program, és a működéssel kapcsolatos eddigi tapasztalatok: Az EcoStat rendszer pénzügyi modulját 2009. július 1-től, míg a főkönyvi modult 2010. január óta használja a Fonyódi Önkormányzat. A korábbi évek programhasználata alapján elégedettek voltak az EcoStat program működésével, a problémák, fejlesztési javaslatok visszajelzések rendszerével. Ezalatt a 2009-2014-ig tartó időszak alatt jelentős szakmai tapasztalat gyűlt össze a program használatát illetően. 2014 során viszont a számviteli törvény változása óta a program használhatósága jelentősen romlott, sok problémát okoz az átállás a szoftver használatában. Az EcoStat rendszer következő moduljait használja a Fonyódi Önkormányzat: Rendelés-szerződés modul Kötelezettségvállalás modul Pénzügyi modul Főkönyvi modul Tárgyi eszköz modul
A Pénzügyi Osztály legjellemzőbb kapcsolódásai más területekkel 1. Beruházási és Kabinet Osztály / Pályázatos Csoporttal történő kapcsolattartás: Vagyongazda Titkársági ügyintéző Pályázattal foglalkozók 2. Hatósági Osztály Adózással foglalkozó terület Szociális ügyintéző (pénztáros felé). A két önkormányzati munkaterület kapcsolódási pontjait és együttműködését vizsgálatunk előre meghatározott hatókörének értelmében részletesen is feltártuk: Számlák kifizetése Bankszámla kivonatok kérése Adatszolgáltatás: Sok pályázatban gyakran van szükség adatszolgáltatás megtételére. Ehhez a pénzügy gyűjti le a részleteket. Ezek többnyire nem ad-hoc feladatok, abban az értelemben hogy néhány napra előre láthatóak. A problémát az jelenti, hogy a pénzügy jelenlegi túlterheltsége mellett ez a tevékenység gyakran nehezen oldható meg. Pályázatoknál előírják azt, hogy a teljes pénzügyi dokumentációt elkülönítve kell tartani. A Pénzügyi Osztályon azonban jelenleg ezeket is a többi dokumentummal együtt, időrendben tárolják, melyhez jelenleg csak a Pénzügyi Osztály munkatársai férnek hozzá, a saját irattáruk konzisztenciájának biztosítása érdekében.
A fentebb leírtak mentén a Pénzügyi Osztály kapcsolódásai így ábrázolhatóak. Az ábrán a Beruházási és Kabinet Osztály / Pályázatos Csoporttal történő kapcsolattartás funkcionális szinten is és feladat szerinti bontás is fel van tüntetve: 5. ábra A Pénzügyi Osztály legjellemzőbb kapcsolódásai más területekkel
A tanácsadási tevékenység összefoglalása A tanácsadási tevékenység során a hatókör kialakításának megfelelően elvégeztük a helyzetfelmérést a Pénzügyi Osztály működését és feladatait illetően, melyet jelen dokumentum fejezetei tartalmaznak. A tanácsadási terület további tevékenységeit és lépéseit az Fenntartható Gazdálkodás és Költségvetési Egyensúly 2. back office tanácsadási tevékenység tanácsadói dokumentuma mutatja be. Ez a tanácsadói dokumentum egyben a folyamatot záró tanácsadói dokumentum is, amely a javaslatok megfogalmazását tartalmazza.