14 TUDÁSMENEDZSMENT Intranet környezetben Budapest, 2005. május P:\BMS_CM_Portál\very\BMS_Intranet_for_K-Base_jav.doc
Tartalomjegyzék 1. VEZETŐI ÖSSZEFOGLALÓ 3 2. AZ INTRANET (BELSŐ-HÁLÓZAT) SZEREPE 5 3. MICROSOFT SHAREPOINT ALAPÚ INTRANET 6 4. MICROSOFT SQL SERVER 2000 ALAPÚ TUDÁS-BÁZIS 7 5. MS OFFICE 2003 MINT A TUDÁS-BÁZIS ÉS A CSOPORTMUNKA KLIENS ESZKÖZE 8 5.1. Megosztott dokumentumok kezelése 9 6. DOKUMENTUMTÁRAK KIJELÖLÉSE ÉS KEZELÉSE 10 7. AUTOMATIKUS ÉRTESÍTŐK KEZELÉSE 10 8. SZABAD ÉPÍTKEZÉS AZ INTRANET SITE-OKON. WEB-KIJELZŐK, WEB- ALKATRÉSZEK 11 9. A MICROSOFT SHAREPOINT TECHNOLÓGIÁK NYÚJTOTTA LEHETŐSÉGEK 12 BMS Informatikai Kft. 2./14
1. Vezetői összefoglaló A tudásalapú cégek, szervezetek ez idáig is fontosnak tartották a tudástranszfert, tudásgondozást, tudásfrissítést és megosztást. Az információs- és kommunikációs technológia rohamos fejlődésével azonban újabb és újabb lehetőségek adódnak ezen a területen is. Exponenciálisan halmozódik a számítógép-tárolókon felgyülemlett digitális tartalom, mely az egyes személyek- és a csoportok által létrehozott ismeretek digitális reprezentációi. Az információtechnológia célorientált eszközökkel és funkciókkal jól segít bennünket a tudáskezelő, tudásmegosztó munkában. A csoportmunkaeszközök közül ez idáig a IBM Lotus szoftvercsalád kínált számunkra hatékony megoldásokat. A Microsoft SharePoint technológia a jól ismert MS Office eszközökkel együttműködve és webes eléréssel kiegészítve azonban újabb lehetőségeket teremt a cégek számára. Melyek ezek? A jelentősebbek: 1. Jogosultság szerint, bármely időben, bárhonnan elérhetők a vállalati alkalmazások, adatok és dokumentumok. 2. Csoportmunkára és együttműködésre alkalmas belső-hálózat (Intranet) építhető ki. 3. Magas-szintű kommunikációs eszközök vonhatók be a belső hálózati munkába, pl: élő-beszéd, hangalapú konferencia, hang- és videó-alapú konferencia, szakmai csevegés (chat). 4. A felhasználói (user), azaz a személyi-jellegű eszközök (pl: Word, Excel, Power- Point, Visio) team-munkára alkalmas eszközökre frissíthetők. 5. Vállalati és csoportszintű (közös) dokumentumtárak alakíthatók ki, rendszerezhetők és érhetők el a jogosultak számára a belső-hálózaton. 6. Az Microsoft InfoPath eszköze, lehetőséget ad az Office alapú információkezelés hálózati kiterjesztésére. Viszonylag egyszerűen olyan űrlapokat készíthetünk, melyek adatbevitelre és adatmegjelenítésre egyaránt alkalmasak programozási munka nélkül. 7. Megoldható az Office dokumentumok (Word, Excel, stb) automatikus vagy kézzel vezérelt verziókezelése. 8. Ha egy közös dokumentumon dolgozik valaki, akkor az a munkavégzés idejére le van foglalva, le van kötve más információkezelő elől, majd a munka befejeztével visszamenthető, visszaállítható és elérhető az új tartalom mások számára is. 9. A rendszerezett és meta-adatokkal kiegészített tudáshordozó dokumentumok egy közös, központi adattárba kerülnek (MS SQL Server 2000 típusú adattárba), de a SharePoint számára elérhetők az eddig IBM Lotus Notes adatbázisokban tárolt dokumentumok is. 10. Hatékony keresőgép (search engine) támogatja a SharePoint-alapú Intranetről és a megnevezett külső portálokról (Internet, pl: www.apeh.hu) szöveges illetve képi információkinyerést. BMS Informatikai Kft. 3./14
A jelen dokumentum célja, hogy bemutassuk azokat az új lehetőségeket, amelyek alkalmazásával egy cég intranet hálózata a meglévő IT rendszerre ráépítve - rövid átfutási idő alatt kiépíthető. A projekt megvalósítása a prioritások figyelembe vételével több lépcsőben történhet. Mindegyik lépcső három fázisból áll: 1. Logikai rendszerterv készítése 2. Implementációs fázis 3. A rendszer üzembe helyezése. BMS Informatikai Kft. 4./14
2. Az Intranet (belső-hálózat) szerepe Egy cég, vagy szervezet saját belső hálózata, ahol a különböző szolgáltatásokat a belső számítógépeiről kíván igénybe venni. Az Intranet az Internet mintájára kiépített - vállalaton vagy szervezeten belüli információkezelésre és kommunikációra tervezett hálózat. Olyan szolgáltatásai vannak, mint pl. dokumentumok és szoftverek terjesztése, adatbázisokhoz, tudásbázisokhoz és tanfolyami anyagokhoz való hozzáférés. A belső hálózatot azért nevezik így, mert általában az internettel kapcsolatos alkalmazásokat, például weboldalakat, webböngészőket, FTP-helyeket, elektronikus levelezést, hírcsoportokat és levelezési listákat használ, melyek azonban csak a vállalat vagy szervezet tagjai számára elérhetőek. Sok mindent lehet intranet alkalmazásnak tekinteni: a levelezéstől kezdve, az Interneten keresztüli titkosított csatornákkal összekötött helyi hálózatokon át, a hagyományos alkalmazásokig. Olyan alkalmazásokat is jelent, amelyet Web böngésző segítségével lehet használni. Ilyen alkalmazások ma már vannak, és egyre többen lesznek. A hagyományos alkalmazások egymás után kapnak Webes felületet, és olyan új alkalmazások is kialakulnak, amelyek eddig nem léteztek, és amelyek hatékony megvalósítását a Web technológia teszi lehetővé. Ugyanakkor a Webet elsősorban nem arra találták ki, hogy univerzális kliens felület legyen kliens-szerver alkalmazásokhoz annak ellenére, hogy úgy tűnik, ez válik az elsődleges felhasználási móddá. A Web eredeti felhasználása információpublikálás, amely csak később lett kiegészítve olyan elemekkel, amelyek lehetővé teszik az eredetihez képest fordított, a kliens felől a szerver felé haladó információk továbbítását. Publikáció Kommunikáció Együttműködés Információ- és tudás- megosztás Kommunikáció és csoportmunka Külső hálózat Belső hálózat Internet Intranet Extranet Globális kommunikáció Cégek közötti együttműködés Az Intranet használat fokozatosan beépül a hivatalok, a gazdasági, a kormányzati és az önkormányzati szervezetek, valamint a vállalkozások mindennapi életébe. Ezek biztonságáról, az Interneten keresztüli behatolási kísérletek blokkolásáról a különböző tűzfal (Firewall) és Proxy programok hivatottak gondoskodni. A tűzfal típusú védelmek kijátszására vagy kikapcsolására szakosodott programokat soroljuk a tűzfal-támadók közé. Ezek többnyire azt használják ki, hogy a tűzfal program nem megfelelő beállítása komoly biztonsági réseket eredményezhet, s e réseken keresztül lehetőség nyílik a rendszerbe kívülről való bejutásra, másrészt szélesebb kaput lehet nyitni a megtámadott rendszerekbe bejuttatott kémprogramok és hozzáférési kulcs-lopók számára a begyűjtött adatok kijuttatásához. BMS Informatikai Kft. 5./14
3. Microsoft SharePoint alapú Intranet A vállalati Intraneten keresztül elérhetők az info-kommunikációs alkalmazások, vállalatirányítási-adattárak és az operatív- illetve archív-dokumentumok. Intranet környezet Tanácsadók Mobil munkahelyek WebTechnológia alapú integráció Távoli- és közvetlen elérés minden szinten Kiterjesztett ERP Kiterjesztett K-Base K Web Services ERP BER K-Base Tudásbázis BackOffice Az Intranet és a tudás-bázis az alábbi Microsoft (kliens és szerver) eszközökkel építhető ki: MS Explorer 6 MS OFFICE 2003 Word, Excel, Powerpoint, Visio, InfoPath Clients Szervezeti belső-hálózat (Intranet) Site-ok Internet Information Services 6 Mail Boxes Active Directory Content Database Config. Database Profile Database Service Database ERP BER K-BASE Notes Címtár Notes Database Alkalmazott vállalati adattárak Belső Hálózatba integrálhatók az alkalmazások, az adattárak, a címtárak (MS Active Directory és Lotus Notes Címtár) a Mail postafiókok és a dokumentumtárak. BMS Informatikai Kft. 6./14
A SharePoint típusú Intraneten strukturáltan rendszerezhető és kezelhető az adat, az információ és a tudás összes digitális komponense. A szervezeti kulcsemberek és kulcstartalmak un. Personal Site ok köré szervezhetők. Akörül épülnek és érhetők el. Szervezeti belső-hálózat (Intranet) Site-hierarchia Office kliensek Internet home Szervezeti site Csoport site Személyi site Ügyviteli rendszerek ERP BER K-BASE Notes Címtár Notes Database A site -ok szerkesztése, akárcsak a dokumentumok szerkesztése, a felhasználók részére is újabb lehetőséget teremt, melynek sablonjai sablon-könyvtárból nyerhetők. Ezáltal biztosítható az egységes arculat fenntartása, a cég belső szabványainak alkalmazása. 4. Microsoft SQL Server 2000 alapú tudás-bázis Process Solutions Ez egy minta, mely az Intranet nyitólapja. Szerkesztéséhez nem szükséges web-mester. A web-part-ok (web kijelzők) lehetőséget teremtenek a site összeállításához és változtatásához is. A tudás-bázis (tudástárház) pl: erről a lapról érhető el. BMS Informatikai Kft. 7./14
A következő ábra a tudás-bázis (Knowlege-Base) egy rendszerezését és tartalomjegyzékét mutatja be, kapcsolva a kereső-gép (search-engine) elérést. A keresőgép beállítható kizárólag a tudás-bázis tartalmára is. Az index-tábla abból készülhet. Process Solutions 5. MS Office 2003 mint a tudás-bázis és a csoportmunka kliens eszköze Az MS Office 2003 eszközei (Word, Excel, PowerPoint, stb) csoportos munkavégzésre használhatók. A dokumentumok a központi adattárba menthetők, vagy oda beemelhetők Upload funkcióval. Word, Excel, stb mentése: a közös dokumentumtárba BMS Informatikai Kft. 8./14
5.1. Megosztott dokumentumok kezelése SharePoint típusú site-hoz rendelten szabadon kialakíthatók a vállalati- és team-dokumentumtárolók. A dokumentumtárak hierarchikusan szervezhetők. Ezen belül többféle dokumentum tárolható és kezelhető egyidőben. (.doc,.xls,.pdf, stb) A dokumentumtárak és a web-komponensek, web-alkatrészek, lista típusú elemek, stb központilag is elérhetők és kezelhetők, például a tartalom-felelősök, adminisztrátorok számára. BMS Informatikai Kft. 9./14
6. Dokumentumtárak kijelölése és kezelése A dokumentumtárak dinamikusan építhetők, bővíthetők az arra jogosult felhasználók által: 7. Automatikus értesítők kezelése A rendszer automatikusan figyelmeztet, ill. értesít minden illetékest, akit egy új információ, hír, dokumentum, feladat, stb. érint. BMS Informatikai Kft. 10./14
A hálózati szereplők értesítése, riasztása (Alert) a tartalmi komponensekhez rendelt értesítési listák alapján történik úgy, hogy kliensenként feliratkozunk erre az értesítési listára. Annak változása esetén kapunk értesítést pl. e-mail formában. 8. Szabad építkezés az Intranet Site-okon. Web-kijelzők, web-alkatrészek A web-komponensek, web-kijelzők (web-parts) a site szerkesztés építőkockái, melyet a felhasználók (pl: power-users) kezelnek és tartanak karban. BMS Informatikai Kft. 11./14
9. A Microsoft Sharepoint technológiák nyújtotta lehetőségek A SharePoint Portal Server 2003 olyan intelligens Intranet / Extranet portálok és workflow-k kifejlesztését teszi lehetővé vállalatok számára, amelyek problémamentesen kapcsolják össze a felhasználókat és a csoportokat a szükséges ismeretekkel. A portál hozzásegíti a felhasználókat a hatékonyabb munkavégzéshez, hiszen hozzájuttatja őket az üzleti folyamatokban szükséges adatokhoz. Íme a SharePoint Portal Server 2003 mellett szóló 10 legfőbb érv: A vállalat működése azonnal áttekinthető A vállalat napi működéséhez szükséges összes adat, dokumentum és alkalmazás hozzáférhetővé tehető a SharePoint Portal Server 2003 portálon keresztül. Az egyszeri bejelentkezést igénylő rendszer, a beépített Microsoft BizTalk Server és az alkalmazások integrálásának lehetősége révén az informatikusok a portálba integrálhatják a meglévő üzleti alkalmazásokat. A teljes portálon keresve a rendszerekben és a jelentésekben az aktuális és szükséges adatok egyszerűen fellelhetők és újrahasznosíthatók, az egyes dokumentumok, projektek és gyakorlati tudnivalók gyorsan hozzáférhetők. Kijelzők használatával több forrásból is gyűjthetők kiegészítő adatok, így pl. az ügyféladatokat egyidejűleg tekintheti meg a tudásbázis-kezelő (KBS) rendszereken, a Microsoft Office Outlook programon, fájlmegosztásokon és web-helyeken keresztül. A szükséges adatok azonnal elérhetők A SharePoint Portal Server 2003 hatékonyabbá teszi a felhasználót, hiszen a friss szükséges adatokhoz azonnali hozzáférést biztosít számára. A napi munkához szükséges adatok, dokumentumok és alkalmazások a Saját hely egyetlen nézetében összegyűjthetők. A központi bejelentkezést és a testre szabást lehetővé tevő szolgáltatások nemcsak abban segítik a felhasználót, hogy az egyes alkalmazásokhoz hozzáférjen. A SharePoint Portal Server 2003 közvetlen elérést biztosít az egyes alkalmazásoknak a felhasználót legjobban érdeklő részeihez anélkül, hogy jelszavára emlékeznie kellene. A célközönség kijelölésével a vállalat informatikusai testre szabhatják a felhasználói környezetet az adott felhasználó szerepköre, beosztása vagy érdeklődési köre alapján. A portálon keresztül személyre szabottan láthatók el az egyes felhasználók hírekkel, hivatkozásokkal, dokumentumokkal, alkalmazásokkal és web-szolgáltatásokkal. Az ismeretek vállalati szinten oszthatók meg A SharePoint Portal Server 2003 programon keresztül a szervezeti egységek, csoportok és egyének egyszerűen adhatnak tartalmat a portálhoz. A szervezeti egységek integrálhatják saját portáljukat a vállalat portáljába, így ismereteiket megoszthatják a vállalat többi szervezeti egységével is. A dokumentumok és gyakorlati tudnivalók nyilvános nézethez való hozzáadásával a munkacsoportok saját Microsoft Windows SharePoint Services webhelyüket egyszerűen elérhetővé tehetik a portálon keresztül történő böngészésre és keresésre. Megjegyzés: A Windows SharePoint Services üzemeltetéséhez Microsoft Windows Server 2003 kiszolgálói operációs rendszer szükséges. A vállalat szellemi tőkéje kutathatóvá és eredményesen felhasználhatóvá tehető A SharePoint Portal Server 2003 napjaink legkorszerűbb keresési technológiáját alkalmazza. Ahelyett, hogy a mások által egyszer már létrehozott dokumentumokat, projektterveket és gyakorlati tudnivalókat a felhasználó feleslegesen ismét elkészítené, fel is kutathatja ezeket az elérhető fájlmegosztásokon, webhelyeken, Microsoft Exchange Server nyilvános mappákban, Lotus Notes vagy Windows SharePoint Services alapú webhelyeken és adatbázisokban. A BMS Informatikai Kft. 12./14
programon keresztül nemcsak dokumentumok és webhelyek lelhetők fel, a SharePoint Portal Server portálon keresztül elérhetők a vállalat munkájában résztvevő személyek és munkacsoportok is. Saját helyekre és SharePoint webhelyekre mutató hivatkozásokon keresztül a felhasználók a szakértők más munkáit is tanulmányozhatják. Az adatok, dokumentumok és webhelyek témakörökbe rendezhetők, így böngészés során a felhasználó eredményesen kutathat kapcsolódó tudnivalók után. A SharePoint webhelyek nem csupán kialakíthatók, de kutathatók és összesíthetők is. A SharePoint Portal Server 2003 a Windows SharePoint Services webhelyek alapján alakítja ki a munkatársak, az információk és a szervezetek portállapjait. A Windows SharePoint Services webhelyek lehetőségeit bővítve a portál olyan közös munkakörnyezetet alkot, amelyben a SharePoint webhelyek közvetlenül rendezhetők, kezelhetők és alakíthatók ki. A munkacsoportok is közzétehetnek információt webhelyeiken, így megoszthatják gyakorlati tapasztalataikat a vállalat egészével. Önkiszolgáló portálok hozhatók létre Napjaink legkorszerűbb keresési technológiája, a központi bejelentkezési szolgáltatás, a beépített BizTalk Server és az alkalmazások integrálása révén a SharePoint Portal Server 2003 segítségével önkiszolgáló portálokat biztosíthat alkalmazottai, üzleti partnerei vagy ügyfelei számára. A vállalat alkalmazottai hozzáférhetnek a humánerőforrás-rendszerekhez, vagy vállalati juttatásokat igényelhetnek ugyanazon portálon keresztül, amelyet mindennapi munkájukban munkatársak, csoportok és információk elérésére használnak. Mivel a SharePoint Portal Server 2003 könnyen kezelhető, extranetként is használható. Ezen a szolgáltatáson keresztül a vállalat ügyfelei és üzleti partnerei rendeléseket kezdeményezhetnek, nyomon követhetik azokat, de termék-/szolgáltatás-támogatási dokumentumokhoz is hozzáférhetnek. Mindez nemcsak az ügyfelek megelégedését növeli, de az ügyfélszolgálati költségeket is csökkenti. Az üzleti folyamatok automatizálhatók Az értesítési szolgáltatás és a célközönség kijelölése révén a SharePoint Portal Server 2003 lehetővé teszi, hogy a fontos információk valóban eljussanak a felhasználókhoz. A felhasználók értesítést kapnak, ha valaki a portálon fontos dokumentumot, SharePoint webhelyet vagy alkalmazást tesz közzé vagy módosít. A rendszer arra is beállítható, hogy akkor is értesítést küldjön, ha egy meghatározott szakértő vagy munkacsoport ad információt a portálhoz. A célközönség kijelölése révén a vállalat informatikusai lényeges tudnivalókkal és alkalmazásokkal láthatják el az azonos szerepkörű, beosztású vagy érdeklődésű felhasználók csoportjait. A célközönség létrehozható Active Directory címtárból, terjesztési listából, hierarchiából vagy bármilyen más szempont alapján. Bevezetést megkönnyítő ismerős felhasználói felület és eszközök Sok új technológia bukik meg azért, mert túl bonyolult, hiszen senkinek sincs ideje arra, hogy hosszadalmas továbbképzéseken vegyen részt. A SharePoint Portal Server 2003 programmal gyorsan megbarátkoznak a felhasználók. A portálon a Microsoft Office alkalmazások jól ismert eszközei találhatók. Ezek közé tartoznak a szerkesztési lehetőségek megjelenítésére szolgáló legördülő listák és a portál tartalmának és elrendezésének testreszabására szolgáló, húzással működő eszközök. Mindez csökkenti a képzési költségeket is. A vállalat informatikusai az információk, az alkalmazások és a webszolgáltatások ismertetésére olyan megszokott eszközökkel hozhatnak létre kijelzőket, mint a Microsoft Visual Studio.NET és a Microsoft Office FrontPage 2003 Az előre gyártott portálszolgáltatásokkal lerövidíthető a fejlesztési idő és csökkenthetők a fejlesztési költségek A SharePoint Portal Server 2003 közvetlenül a telepítés után, minden további fejlesztőmunka nélkül üzembe helyezhető. Olyan portálszolgáltatások, mint a keresés, a SharePoint BMS Informatikai Kft. 13./14
webhelyek kezelése, a témakörök és a saját helyek azonnal elérhetők. A Microsoft által gyártott alkalmazásokhoz (például a Microsoft Office Outlook 2003 programhoz) olvasási és írási hozzáférést biztosító kijelzők szintén elérhetők a telepítés után. A fejlesztési költségeket ez is csökkenti. Egyszerű telepítés rugalmas beállítási lehetőségekkel Akár alulról felfelé, akár felülről lefelé szeretné kiépíteni portálját a vállalat, a SharePoint Portal Server 2003 rendelkezik a vállalat igényeinek megfelelő telepítési modellel. Jól méretezhető, elosztott architektúrájának köszönhetően a portál egyetlen számítógépre vagy akár egy egész kiszolgálófarmra is telepíthető. A Windows SharePoint Services webhelyek, a szervezeti egységek portáljai és a vállalati portál között bármikor létrehozható a kapcsolat, a szükséges ismeretek így a vállalat egészével megoszthatók. BMS Informatikai Kft. 14./14