E L Ő T E R J E S Z T É S Zirc Városi Önkormányzat Képviselő-testülete 2005. december 19-i ülésére Tárgy: Zirc Városi Önkormányzat 2006. évi belső ellenőrzési tervének kockázatelemzése Előterjesztés tartalma: határozati javaslat Előadó: dr. Árpásy Tamás jegyző Szavazás módja: egyszerű többség Az előterjesztés előkészítésében részt vett: Mészáros Judit belső ellenőr Az előterjesztés előkészítésében közreműködnek: Ügyrendi és Igazgatási Bizottság, Pénzügyi Ellenőrző Bizottság
Tisztelt Képviselő- testület! A Zirc Városi Önkormányzat Képviselő- testülete 2005. október 24- i ülésén 259/2005.(X.24.) Kt. számú határozatával hagyta jóvá az Önkormányzat 2006. évi belső ellenőrzési tervét. A hivatkozott előterjesztés előkészítése során történt parázs viták során felmerült az ellenőrzési tervben felsorolt intézmények, az intézményekben lefolytatandó ellenőrzési témakörök ilyetén súlyozásának oka, a kockázatelemzés módszertanának önkormányzati szintű kidolgozatlansága. Ez utóbbit, vagyis a kockázatelemzés hiányát hivatott pótolni a jelen előterjesztés, hiszen a költségvetési szervek belső ellenőrzéséről szóló 193/2003.(XI.26.) Kormányrendelet 21. (3) bek.a./ pontjában leírtak alapján mindez a terv része. A jóváhagyás óta eltelt időszakban több más megyénkben található önkormányzathoz hasonlóan a Polgármesteri Hivatal belső ellenőre kidolgozta a Zirc Városi Önkormányzat költségvetési intézményeinek belső ellenőrzésére vonatkozó kockázatelemzést. Az abban vázolt alapelvek, szempontok és a pontszámok szerint számszerűsített súlyú kockázati tényezők alapján megállapítható, hogy a jóváhagyott terv a kockázatelemzés, mint alkalmazott módszertan követelményeinek megfelel. Látható például, hogy a három legnagyobb súlyszámú kockázati tényező (sorrendben: 1. Bevételszintek/kiadássszintek ; 2.: Kontrollok értékelése ; 3.: Rendszer komplexitása ) a 9 ellenőrzési témakörben hangsúlyosan szerepel, a következőképpen: - 1.: Bevételszintek/kiadássszintek: 7 alkalommal, - 2.: Kontrollok értékelése: 5 alkalommal, - 3.: rendszer komplexitása: 5 alkalommal. A három legkisebb súlyozású tényező (1.: Munkatársak képzettsége ; 2.: Jövőre gyakorolt hatás, illetve: Kölcsönhatás más rendszerekkel ) a témakörök tárgyai között egyáltalán nem szerepel (ami természetesen nem jelenti azt, hogy az ellenőrzések során nem kell figyelembe venni). A viták során általam elmondottakat megerősítve ismételten jelzem, hogy természetesen a 2006- ban lefolytatandó egyes ellenőrzések során is a kockázatelemzésben leírt szempontok, annak súlyozása lesz a belső ellenőr számára az egyik legfőbb vezérfonal. A fentiekre tekintettel kérem az előterjesztés megvitatását, a határozati javaslat elfogadását. Zirc, 2005. december 8. Dr. Árpásy Tamás jegyző 2
Határozati javaslat /2005.(..) Kt. sz. határozat Zirc Városi Önkormányzat Képviselő- testülete a 259/2005.(X.24.) Kt. számú határozatával jóváhagyott 2006. évre vonatkozó belső ellenőrzési terv kiegészítéseként a Zirc Városi Önkormányzat 2006. évi belső ellenőrzési tervének kockázatelemzését a jelen előterjesztés mellékletében foglaltak szerint jóváhagyja Felelős: dr. Árpásy Tamás jegyző Határidő: azonnal 3
MELLÉKLET Zirc Városi Önkormányzat 2006. évi belső ellenőrzési tervének kockázatelemzése Kockázatelemzés: objektív módszer az ellenőrizendő területek kiválasztására, mely meghatározza a pénzügyi irányítási és ellenőrzési rendszerekben rejlő kockázatokat, valamilyen kedvezőtlen vagy nem kívánt esemény bekövetkezésének valószínűségét mérlegeli. Minden helyszíni vizsgálat előtt újra kell kockázatbecslést végezni, mivel ennek függvényében célszerű kidolgozni az ellenőrzési programot. A magas prioritású rendszerek beazonosításához a vezetőség kéréseit is figyelembe kell venni, nemcsak a kockázatértékelést. Eredendő kockázat: a hibák előfordulására való fogékonyság, környezeti hatások, változnak a jogszabályok, a tárgyi, személyi feltételek hiányosak, stb. - az önkormányzat szakmai és gazdasági feladataiban dolgozó alkalmazottak szakmailag megfelelően felkészültek és tapasztaltak, továbbképzésük részben megoldott; - a polgármesteri hivatalban a vezetésben, illetve a gazdasági dolgozók körében nincs jelentős fluktuáció; - az alkalmazott számviteli információs rendszerek megbízhatóak, bár részben még fejlesztés alatt állnak; - az önkormányzat általános gazdasági helyzetére a szűkös források jellemzőek; - a költségvetési szervek működését szabályozó jogszabályokban gyakori a változás, ezek állandó nyomon követése, értelmezése és időben történő alkalmazása sokrétű feladat. A fenti szempontok alapján az eredendő kockázat: közepes Belső kontroll kockázat: - a polgármesteri hivatal rendelkezik megfelelő számviteli politikával, és a gazdálkodáshoz kapcsolódó egyéb szabályzatokkal ( Bizonylati szabályzat, leltárkészítési szabályzat, eszközök és források értékelésének szabályzata, stb.) - a képviselő-testület választott Pénzügyi Ellenőrző Bizottságot, melynek feladatait a képviselő-testület Szervezeti és Működési Szabályzata tartalmazza; - a jogkörök megfelelően elkülönítettek; - az intézmények is elkészítették szervezeti és működési szabályzatukat ; - a folyamatba épített előzetes és utólagos vezetői ellenőrzés (FEUVE) a kialakítás szakaszában van a Polgármesteri Hivatalban és az önkormányzat által felügyelt intézményekben egyaránt; - 1 fő függetlenített belső ellenőr 2005. szeptember 1. óta áll a hivatal alkalmazásában; - a belső ellenőrzési tevékenységet 1 fő látja el a polgármesteri hivatalnál és az intézményeknél. A fenti szempontok alapján a belső kontroll kockázat: magas 4
A belső ellenőrzési tevékenység során mindenekelőtt a költségvetési intézmények gazdálkodásának biztonságosságát, eredményességét, hatékonyságát és jogszerűségét kell szem előtt tartani. Ezen alapelvet, valamint a korábbi belső ellenőrzési jelentésekből kitűnő hiányosságokat és kritikus pontokat is figyelembe kell venni, valamint gondot kell fordítani az utóellenőrzések lefolytatására is a 2006. évre vonatkozó belső ellenőrzési terv összeállításakor. A vizsgálandó területek kiválasztásánál még további szempont, hogy az intézményeket 2-3 évente ajánlott ellenőrizni. A mellékelt táblázat adatait is elemezve az ellenőrizendő területek meghatározásánál a források gazdaságos felhasználására, a kiadási szintek optimalizálására, a lehetséges bevételek növelésére is hangsúlyt kell fektetni. A táblázatban szereplő kockázati tényezők az önkormányzat felügyelete alá tartozó valamennyi költségvetési intézmény működésére hatással vannak. Az önkormányzat által kötelezően ellátandó feladatok sokrétűsége miatt a lehető legtöbb feladatkört ajánlott érinteni, és áttekinteni azok színvonalát, hatékony és jogszerű működtetését. Ennek értelmében a feladatokat ellátó szervezetek, intézmények teljesítményének vizsgálata jelentős feladat. A konkrét ellenőrzések lefolytatása előtt a kockázatelemzést újra el kell végezni az adott területre, intézményre, a vizsgálati szempontok pontos meghatározása és a kritikus pontok azonosítása érdekében. A helyszíni vizsgálatokat megelőző kockázatelemzések módszere eltérő lehet, a tervezett ellenőrzési területek konkrétabb meghatározása alapján egyéb kockázati tényezők is azonosításra kerülhetnek, valamint az év közben felmerülő változásokra is tekintettel kell lenni. Az éves ellenőrzési terv összeállításánál az Önkormányzat működésének komplexitását lehet elemezni, ennek széleskörű vizsgálatát kell célul kitűzni. Zirc, 2005. december 8. Mészáros Judit belső ellenőr 5
Elemzett terület Zirc Városi Önkormányzat által fenntartott költségvetési szervek Sor- Kockázati Alkalma- Értékelt szám Kockázati tényező tényező zott kockázat Pontszám terjedelme súly 1. Kontrollok értékelése 1-3 5 3 15 2. Változás / Átszervezés 1-3 4 2 8 3. A rendszer komplexitása 1-3 4 3 12 4. Kölcsönhatás más rendszerekkel 1-3 3 2 6 5. Bevételszintek / kiadásszintek 1-3 6 3 18 6. Külső/harmadik fél által gyakorolt befolyás 1-3 3 3 9 7. Legutóbbi ellenőrzés óta eltelt idő 1-5 3 3 9 8. Vezetőség aggályai 1-3 3 2 6 9. Jövőre gyakorolt hatás 1-3 3 2 6 10. Munkatársak képzettsége 1-3 3 1 3 11. Közvélemény értékelése Összes pontszám: 1-3 4 2 8 100 A város költségvetési intézményeinek kockázati szintje összeségében magas. Kritikus tényezők: kontrollok értékelése a rendszer komplexitása bevételszintek/kiadásszintek