Átállás az új Dohányszoftver programra Útmutató Tisztelt Partnerünk! Mint bizonyára tudja, 2013.09.01-től kötelező a készletnyilvántartás vezetése, és a forgalmi adatok NDN Zrt részére való beküldése a dohányboltokban (10.01-től pedig szankcionálható az elmaradása). A készletnyilvántartó programokat az NDN Zrt minősíttette, ennek a mi programunk is megfelelt. Az Önök által eddig használt "régi" program helyett új, az NDN-nel kommunikáló programot telepítünk az Ön számítógépére. Az új programban számos olyan újdonságot kell megszokni, mely az eddigi használathoz képest más, elsőre nehezebbnek tűnik. Higgyék el, sokat dolgoztunk rajta, hogy a programot alkalmassá tegyük az NDN szigorú feltételeinek betartására, de amellett megpróbáljuk megőrizni az egyszerűségét. Az alábbiakban sorba vesszük azokat az újdonságokat, melyekkel a programban találkozni fognak. 1. NDN által biztosított, egységes cikktörzs. A legnagyobb újdonság, hogy az NDN Zrt egységes, közös cikktörzsét kell hogy használja minden dohányüzlet. A program minden reggel automatikusan letölti a központi törzset, aktualizálja a saját helyi rendszerben. A cikktörzsbe az NDN viszi fel az összes terméket, azok nevével, fogyasztói árával, vonalkódjával, minden adatával együtt. Ön nem is módosíthat ezeken az adatokon, nem engedi a program. Jól megszokott terméknevei helyett tehát meg kell barátkoznia az új nevekkel, új árucsoport nevekkel. A cikktörzs kb 60%-a olyan termék, mely csak a nagyobb dohányüzletekben található meg, különleges szivarok, exkluzív dohánytermékek. Ezeket "el kell viselni", a programban szerepelniük kell. A dohánytermékekre jellemző, hogy egy terméket különböző fogyasztói áron kell értékesíteni. Ez nagyban megnehezíti a pontos nyilvántartást, a vonalkódos rendszer nem tud mit kezdeni az azonos vonalkódokkal. Ezt a problémát csak úgy lehet megoldani, hogy termék vonalkódjának leolvasásakor, ha a termék többféle áras lehet, a program megkérdezi, hogy melyik fogyasztói áras terméket olvasta le. A programban beállíthatók a következő könnyítések: - a többféle ár közül csak azok jelenjenek meg, melyeken van is készlet - eladáskor az utoljára eladott árra ugorjuk automatikusan, segítve a választást
Az áru törzs ablakban, az áru adatok fülön, jobb alsó sarokban jelenik meg, hogy melyik áras termékből mennyi a készlet. 2. Cikktörzs hibák, hiányosságok Az NDN cikktörzsében számos hiányosság látható, melyeknek kijavítását az NDN folyamatosan végzi. - egyes termékek nevei nem azonosítják megfelelő pontossággal a terméket - azonos vonalkód különböző termékhez van felvéve - 2013.09.21-én még a Continental Dohányipari Zrt számos terméke még hibás áron szerepel a cikktörzsben. Sajnos, ezeket a hibákat Ön nem javíthatja ki. El kell őket viselni, amíg az NDN központilag elvégzi a javításokat. Mivel nem Ön, nem a saját logikája szerint végzi a cikktörzs karbantartást, hanem az NDN végzi azt központilag, várható, hogy sokkal rugalmatlanabb, nehézkesebb lesz az egész rendszer. A rendelkezések értelmében Ön nem értékesíthet olyan dohányterméket, melynek az árát a program nem tartalmazza. Nem vihet fel olyan új terméket a rendszerbe, mely a következők valamelyike: a) cigaretta b) szivar c) szivarka d) finomra vágott fogyasztási dohány (cigarettadohány) e) egyéb fogyasztási dohány (pipadohány) f ) bármely olyan egyéb termék, amelyet dohányzás céljából gyártanak, még abban az esetben is, ha csupán részben tartalmaz dohányt g) cigarettapapír, akár cigarettapapír-lap, akár cigarettapapír-hüvely formájában hozzák azt forgalomba, h) füstszűrő 3. Bonyolultabb, fogyasztói árhoz rögzített készlet A régi program egy termékhez egy árat, és egy készletet tartott nyilván. Az új rendszerben egy terméknek lehet több ára. A többféle árhoz a program külön-külön tartja nyilván a készletet. Azaz Ön ki tudja mutatni, hány db 840 Ft-os és hány db
860 Ft-os Marlboro Gold-ja van. Van aki ennek örül, más nehezítést lát benne - nehezebb nyilvántartani a készletet, nagyobb a keveredés valószínűsége. Ezután így kell megoldani, tehát áranként külön, és ha a program rákérdez az árra, a jót kell mindig kiválasztani. A Segédprogramok, Szerviz, Beállítások menüpontban több könnyítő funkció is megjelent, mely a választás pontosságát segíti (csak készletesből lehessen választani; ráálljon az utolsó eladott árasra). Javasoljuk, hogy ezután is egyszerre csak egyféle áras terméket áruljon, és ha a régi áras elfogyott, akkor tegye ki a polcra az új árasat. Ha új áras dohányt kap a beszállítótól, tegye külön helyre, amíg a régi áras ki nem fogy. 4. FIFO beállítások értelmüket vesztik Hiszen úgyis külön áranként kell nyilvántartani a készletet. A programban végigvezettük a külön áras készlet nyilvántartást. 5. A már véglegesített beszerzéseken nem lehet utólag módosítani Eltűnik a Törzsadatok -> Bizonylatok menüpontból a Tételek hozzáadása gomb. Lehetőség van viszont teljes bizonylat stornózására. Javító tételeket pedig csak új bizonylat kezdésével lehet felvinni. 5. Összekötés online kasszákkal Sokan kérdezik, hogy a rendszer összeköthető-e pénztárgéppel. Akkor célszerű összekötni, ha Ön a pénztárgépet kizárólag dohány értékesítésére használja egy dohányboltban, és a számítógép és a pénztárgép egymás közelében van. Ha összeköti a pénztárgépet és a számítógépet, akkor utána csak olyan terméket tud majd a pénztárgéppel értékesíteni, ami benne van a program cikktörzsében. Több gyártóval is kapcsolatban vagyunk, összekötésre alkalmas lehetséges pénztárgépek jelenleg a következők: Micra Jota M, Euro Flexy 150. Amennyiben Ön szeretné összekötni majdani online pénztárgépét a számítógéppel, válasszon ezek közül a típusok közül. Ne feledje a pénztárgépre rendelését leadni, mert szeptember 30-a után visszaigazolt megrendelése kell hogy legyen (NAV ellenőr kérheti). Interneten a www.micra.hu, illetve a www.ecr-penztargep.hu oldalon adhatja le megrendelését, vagy keresse megszokott pénztárgép forgalmazóját. A meglévő információk alapján nem tudjuk garantálni, hogy összeköthető lesz, de amennyiben lehetséges az összeköttetés (törvényi akadálya nincs, és nem kell hozzá külön MKEH engedély), akkor meg fogjuk oldani. Amennyiben Ön nem csak a dohányforgalmat viszi a pénztárgépbe, (például az élelmiszerüzlet, vagy italbolt forgalmát is abba ütné), és nincs preferált pénztárgép gyártója, akkor is javasoljuk, hogy válasszon ezekből a típusokból, hosszú távon hátha változás lesz az üzletében. A típusválaszték várhatóan bővülni fog a későbbiekben.
6. Kötelező internetkapcsolat A program interneten keresztül tölti le az NDN cikktörzset, illetve, NDN által meghatározott időpontokban, óránként általában 2 alkalommal feltölti a forgalmat, bevételezést. Ehhez folyamatos internetkapcsolat szükséges. Mobilinternet is megfelelő, de akkor ne engedje lecsatlakozni, egész nap aktívnak kell lennie. Az adatforgalom mennyisége (ez főleg a forgalomkorlátos csomagok esetén fontos) naponta kb 2-4 Mb, azaz egy hónapban kb 50-100 Mbyte lesz (ez csak becslés). A reggeli bejelentkezés, és a napközbeni adatcsere is automatikus, Önnek külön teendője nincs, csak biztosítsa az internetkapcsolatot a számítógépen. Ha a program esetleg hibaüzenetet ad adatkapcsolat során, akkor azt továbbítsa felénk. 7. Az átállás folyamata Telepítjük az Ön gépére az új programot, minden szükséges kellékével együtt. A régi és az új program külön parancsikonként jelenik meg az Ön gépén. Az új programba fel van töltve az NDN cikktörzse, és nyitó leltárral kell bele a meglévő készletet feltölteni. Nyitó leltár folyamata: 1. Segédprogramok, Leltár, Új leltár kezdése menüpont. a. Vegye kézbe a terméket (fajtánként, azon belül áranként külön-külön kell rögzíteni) b. Olvassa le a vonalkódját. A program ráugrik a megfelelő termékre. Ha több termékhez illik a vonalkód, akkor a program előbb megkérdezi a pontos terméket. c. Üssön egy entert, és adja meg a leltározott mennyiséget. d. Ha a terméknek NDN definíció szerint több ára lehet, akkor választó ablak jelenik meg, ebben ki kell választani a megfelelő árat. e. A program rögzíti a termékhez és az árhoz a készletet. Javításhoz szintén üssön egy entert a terméken állva, és adja meg a hozzáadandó mennyiséget (negatív számot is adhat) f. Javasoljuk, hogy adja meg a termék beszerzési árát is a gombra kattintással, vagy F1 billentyű nyomással. A fogyasztói árat arra az árra állítsa be, amennyiért a következő dobozzal el fogja adni. g. Az ablakban alul a vonalkód alapján megfelelő termék és készlete jelenik meg a korábbi, régi programjából, ez hasznos segítség lehet. De vigyázzon, ha egyedi vonalkódokat vitt fel a régi cikktörzsébe, vagy egy terméket többször vitt fel a külön árak miatt, nem biztos hogy helyes adatot fog látni. Legbiztosabb, ha teljes leltárt készít, vagy ha régi készlete pontos, akkor kinyomtatja, és végigmegy azon a listán.
2. Segédprogramok, Leltár, Leltár javítása menüpont - itt mégegyszer átnézheti a rögzített mennyiségeket. Javasoljuk, hogy a régi program készletét nyomtassa ki (vagy mentse el pdf-ként), és azzal olvassa össze az új programba rögzített készleteket. 3. Segédprogramok, Leltár, Leltár lezárása menüpont. Ezzel véglegesíti, készletre veszi a rögzített mennyiségeket. Fontos, hogy a programban csak teljes leltár készíthető, azaz egy rész felleltározása után még ne zárja le a leltárt, csak a legvégén. Utólagosan az Áru bevételezés menüpontban lehet Leltár korrekció mozgásnemmel leltárt érintő tételeket rögzíteni. Leltár lezárása, készletre vételezése után már csak az új programban dolgozzon. A régi programba véletlenül se hajtson végre eladást, bevételezést, legjobb ha még a parancsikonját is letörli. Nagyon feszített tempóban kellett megoldani a rendszer illesztését az NDN elvárásaihoz, valamint a véglegesnek tekinthető (viszonylag kevéssé hibás) cikktörzs is későn jött ki. Mindent megtettünk annak érdekében, hogy zökkenőmentessé tegyük az átállást, de hibák sajnos így is előfordulhatnak. Kérjük, ha hibával találkozik a programban, akkor az info@dohanyszoftver.hu címen, vagy a 30/498-11-53 telefonszámon jelezze.