Hírlevél Fejlesztések és változások a Precíz Integrált ügyviteli információs rendszerben 2009. IV. negyedév 2009. október
Elektronikus bank Tartalom Elektronikus bank... 3 A banktípusok kódjai:... 3 Banki átutalások... 5 Banki átutalások készítése... 5 Banki átutalások karbantartása... 7 Banki átutalások feladása... 9 Raiffeisen Bank (DOS)... 10 Electra, Raiffeisen Expressz... 10 Spectra... 10 BB Business terminál (DOS)... 10 Multicash (Office Net)... 10 OTP-Electra... 10 MKB Electra... 10 OTP... 10 Magyar Államkincstár... 11 Banki kivonatok... 12 Banki kivonatok átvétele... 12 Raiffeisen Bank (DOS)... 13 Electra... 13 OTP-Electra... 13 MKB Electra... 13 Raiffeisen Expressz... 14 OTP... 14 Multicash (Office Net)... 14 Spectra... 14 BB Business terminál (DOS)... 14 Magyar Államkincstár... 15 Inter_Europa Bank (Bankonet)... 15 CIB Elektronikus Terminál... 15 Bankforgalmi tételek gépi kontírozása... 16 Banki kivonatok karbantartása... 16 CHKBFORG... 23 Posta csekkes befizetések... 24 Fizetési felszólítások Fizetési felszólítások készítése... 26 Fizetési felszólítások listázása... 28 Fizetési felszólítások e-mailben történő küldése... 30 Kiemelt ügyfelek fizetési felszólításai... 33 Összehasonlító korosító lista Összehasonlító korosító lista... 34 2
Elektronikus bank Az elektronikus banki modul a Pénzügy modulban található meg. Azok az ügyfeleink tudják használni, akik rendelkeznek közvetlen banki adatkapcsolattal. Az elektronikus banki modul révén banki átutalásokat tudunk készíteni, bank kivonatok feldolgozását, lekérdezését és automatikus lekönyveltetését végezhetjük el, valamint postai csekkes befizetéseket tudunk feldolgozni. Először is tájékozódnunk kell, milyen banki terminált használ a bankunk. Az elektronikus banki modul jelenleg 11 féle banki terminállal kompatibilis, de szakembereink bármelyik banki rendszerrel öszsze tudják kapcsolni a programot. A különböző banki terminálokat a rendszer banktípusként definiálja, és első lépésben ki kell választanunk, melyik banktípust szeretnénk használni. A Törzsadatok => Törzsadatok karbantartása => Rendszerparaméterek karbantartása menüpontot válasszuk ki. A Rendszerparaméterek karbantartása (P119) képernyőn kattintsunk a jobb alsó sarokban található Rendszerváltozók gombra. A Változók képernyő bal oldalán válasszuk ki egy pipával ismét a Rendszerváltozókat, majd a négyzetrácsos részre duplán kattintva vigyünk föl egy új változót, melynek a megnevezése: BANKTIPUS. Az Érték mezőbe pedig azt a banknak megfelelő kódot kell megadnunk, amely banknak az ügyfelei vagyunk. Ha az elektronikus banki modult több bank esetében is szeretnénk használni, az érték mezőbe írjunk 0-t (nullát). A banktípusok kódjai: 0: nincs alapértelmezett bankrendszer több bank esetén használatos; 1: Raiffeisen Bank (DOS); 2: Electra; 3: Raiffeisen Expressz; 4: OTP; 5: Spectra; 6: BB Business terminál (DOS); 7: Magyar Államkincstár 8: Inter_Europa Bank (Bankonet); 9: Multicash (Office Net); 10: CIB Elektronikus Terminál; A: OTP-Electra; B: MKB Electra. 3
Több bankos megoldás esetén (0) a banki átutalások átadása és a banki kivonatok átvétele előtt meg kell határoznunk a banktípust, utána enged csak tovább a program a következő képernyőre. A banknapló beállításainál nagyon fontos a jelleg, aminek bank naplónak kell lennie. A típusnál egyoldalas szerepeljen. A bankszámlaszámot is be kell írnunk, a banki átutalás során innen szedi a program a mi bankszámlaszámunkat, a banki kivonatok átvétele esetében pedig ez alapján azonosítja be, hogy a banki tételeket melyik naplóba helyezze. Devizás banknapló esetében meg kell adnunk a naplóban használatos devizanemet (Deviza) is. 4
Banki átutalások Banki átutalások készítése Ha iktatott számla által szeretnénk banki átutalást kezdeményezni, a Banki átutalások készítése menüpontot kell kiválasztanunk. A Bankbizonylatok készítése (X411) képernyőn válasszuk ki azokat a bejövő számláinkat, amelyeknek ellenértékét át szeretnénk utalni. A bejövő számlák közötti keresésre szolgálnak segítségül a fizetési határidő, a számla napló és a partner mezők. A bejövő számla kiválasztása előtt azonban meg kell határoznunk, hogy melyik bank(napló)ból kerül a számla kifizetésre. Mező Bank Kelt Fiz.hati. Szla. Napló Partner Tartalom Itt választhatjuk ki, hogy melyik bankból kívánjuk kiegyenlíteni a számlát. A szótár gomb, vagy a billentyőzeten az F1 billentyő lenyomásával választhatjuk ki a banknaplóink közül a megfelelıt (a program ebbıl a naplóból veszi a bankszámlaszámunkat is, ezért fontos, hogy a kiválasztott banknaplóban a bankszámlaszám mezı ki legyen töltve!). A megbízás dátuma (alapesetben a mai napot kínálja fel a program). A szótár gomb, illetve a billentyőzeten az F1 gomb megnyomásával korábbi dátumokban keresni lehet. Fizetési határidı: adott naphoz képest a még rendezetlen tételeket győjti le a program. A beírt fizetési határidıhöz képest lehet: < korábbi < = korábbi és aznapi = csak az aznapi > késıbbi >= késıbbi és aznapi dátumú a lekérés. A bejövő számlák naplója, amelyből a tartozásokat szeretnénk kiegyenlíteni. A partner sorszámának megadásával lekérhetjük adott partner rendezetlen folyószámla tételeit, illetve ha üresen hagyjuk a mezőt, akkor az összes partner rendezetlen állományának listája jelenik meg. 5
A leválogatott tételsorból válasszunk ki egyet, és vagy duplán kattintsunk rá, vagy nyomjuk meg a billentyűzeten az ENTER gombot. Mező Megbíz. kelte Átut. Sorszám Tartalom Nem módosítható a mező. A Bankbizonylatok készítése (411) képernyőn keltezésként megadott dátumot hozza fel a program. A program mindaddig nem ad sorszámot a bizonylatnak, amíg le nem rögzítjük azt. Összeg A számla teljes értékét ajánlja fel a program, de átírható az összeg. (Egy számla részkiegyenlítésénél az egyenleg oszlopban már csak a fennmaradó érték jelenik meg!). A jogosult számlaszáma Manuálisan kitölthető a mező, illetve ha a partnertörzsben be van állítva a számlaszám, automatikusan adja a program. Értéknap Akkor kell kitölteni, ha azt szeretnénk, hogy az átutalás később teljesüljön, mint a megbízás kelte. Bizonylatszám Megjegyzés felvitelére használható mező, a bizonylaton nem szerepel. Jel Közlemény X esetén a közlemény mezőbe írtakat hivatkozásnak tekintik. Számlaszám vagy egyéb közlemény. Az átutaló nevét a program a regisztrációban szereplő teljes cégnévből, a számlaszámot pedig a naplótörzsből generálja, ezért fontos, hogy a naplótörzsben ki legyen töltve a bankszámlaszám. A jogosult nevét a kiválasztott számla adja. Ezek nem módosítható mezők. Rögzítés után azok a tételsorok, melyeket leválogattunk utalásra, besárgulnak, és összegük megjelenik a Napi utalás oszlopban. Az utalás a bal felső sarokban található Törlés (X) gombbal törölhető az átutalást megelőzően. 6
Banki átutalások karbantartása Ha nem beérkező számla alapján szeretnénk átutalást fölvinni, hanem manuálisan rögzítenénk föl újat, a Banki átutalások karbantartása, lekérdezése (X412) képernyőn tehetjük ezt meg. A bejövő számlákhoz tartozó átutalások is lekérdezhetőek itt, de nem módosíthatók. A napi átutalásokat itt tudjuk lekérdezni és ellenőrizni. A bank és a megbízás dátuma (kelt) kiválasztása után, ha arra a napra még nem történt rögzítés, rögtön megjelenik az Átutalások karbantartása (X4121) képernyő. Ha már szerepel az adott napon átutalás, a korábbi átutalásra vagy a bal felső sarokban található Feldolgozás gombra kattintva szintén előhívhatjuk ezt az ablakot. Fontos, hogy ez esetben az átutalási sorszám mezőben nyomjunk F2 gombot a billentyűzeten, hogy kiossza számunkra a következő sorszámot. A képernyő felépítése nagyon hasonló az X4111 képernyőjéhez, új mezőként csupán a gazdasági esemény (Gazd. esemény) található rajta. Feltölthető a rendszerbe egy úgynevezett kontír tábla, mely a mindennapi munkát nagyban segíti. A sokszor használt gazdasági eseményeket elegendő egyszer rögzíteni és a munka folyamán csak ki kell választani a megfelelőt. A billentyűzeten az F1, illetve a szótár gombbal választhatunk a törzsadatok közé felvitt gazdasági események közül. Ha beírjuk a gazdasági eseményt, a későbbiekben a már visszavett bankkivonat gépi kontírozásánál megtalálja a program a hozzá tartozó főkönyvet, és lekontírozza. A jogosult neve és székhelye mezőben, amikor először belekattintunk, a billentyűzeten az F1 gombbal választhatunk a partnertörzsünkből jogosultat, ha a partnertörzsben nem szereplő jogosultról van szó, akkor az üres mezőn üssünk ENTER -t, és írjuk be a nevet, székhelyet. 7
Lehetőség van a partnerhez köthető plusz információk, például adószám, stb., az átutalás közlemény részében történő automatikus feltüntetésére is. A Partner karbantartása (P1101) képernyőn található Közlemény mezőbe fölvitt szöveg az adott partner banki átutalásának Közlemény mezőjébe automatikusan belekerül. 8
Banki átutalások feladása Banktípus függvénye, hogy néz ki az átutalás képernyője, azaz milyen adatokat kell megadni a feladás során. A feladáshoz be kell állítani egy rendszerváltozót. A Törzsadatok => Törzsadatok karbantartása => Rendszerparaméterek karbantartása menüpontot válasszuk ki. Kattintsunk a képernyő jobb alsó sarkában lévő Rendszerváltozók gombra. A Változók képernyő bal oldalán található felsorolásból a Rendszerváltozók mellé tegyünk egy pipát. Bármelyik változóra duplán kattintva vigyünk föl egy új változót, aminek a megnevezése: BEXPPATH. Értékének adjuk meg azt az adatútvonalat, ahová szeretnénk, hogy az átadandó állományt a program mentse. Ha egyszerre több bankunk van, akkor célszerű a mappánkat további mappákra bontani, a banknak megfelelő mappanevekkel. A rendszerváltozó neve mögé tegyük még hozzá a megfelelő banktípust, az érték mezőbe pedig a típusnak megfelelő mappanevet válasszuk ki. Ne felejtsük el a banki terminálokon is beállítani, hogy a megfelelő mappában keresse az átutalásokat tartalmazó átadó fájlt! 9
Raiffeisen Bank (DOS) A feladás képernyőjén csupán egyetlen beállítási lehetőség van, az Ismételt átadás, amely azt jelenti, hogy akkor kell Igen értékre billenteni, ha adott napon többször indítjuk el az átadást. Electra, Raiffeisen Expressz Spectra BB Business terminál (DOS) Multicash (Office Net) OTP-Electra MKB Electra A banki átadás során a banki naplónak és a megbízás dátumának megadása után a program automatikusan megképezi az állomány nevét (a megbízás dátumából). Ha a BEXPPATH rendszerváltozó be van állítva, akkor az adatútvonalnál felajánlja a változónál megadott adatútvonalat. Ez manuálisan (a szótár gomb segítségével) módosítható. Akárcsak a Raiffeisen Bank (DOS) átadásához hasonlóan, itt is megtalálható az ismételt átadás, ha adott napon többször indítjuk el az átadást. A BB Business terminál (DOS) esetében annyiban tér el a képernyő, hogy nem adhatunk meg állomány nevet. OTP Hasonló az Electra átadásokhoz, annyi különbséggel, hogy banki állomány nevét nem adhatjuk meg, illetve szerepel a képernyőn egy Sorszám mező, amely később majd a banki kivonaton érkezik vissza, és az átutalás beazonosítására és ellenőrzésre szolgál. 10
Magyar Államkincstár Az átadó képernyő hasonló felépítésű, mint az OTP képernyője, annyi különbséggel, hogy itt több banknaplót is megadhatunk egyszerre. 11
Banki kivonatok A bankból érkező kivonatok fogadására, karbantartására, lekérdezésére és könyvelésére alkalmas programrész. Banki kivonatok átvétele Átvétel a külső banki rendszerből. A banki terminál által készített külső banki állomány helyét meg kell határoznunk a program számára. Ezt rendszerváltozók alkalmazásával tehetjük meg. A Törzsadatok => Törzsadatok karbantartása => Rendszerparaméterek karbantartása menüpontot válasszuk ki, a Rendszerparaméterek karbantartása (P119) képernyő jobb alsó sarkában található Rendszerváltozók gombra kattintsunk, majd a Változók képernyő baloldalán a Rendszerváltozók menüpontot válasszuk ki. A négyzetrácsos részre duplán kattintva vigyük föl a BEGYPATH elnevezésű változót, amely a banki egyenleg átvételére szolgál. Vigyünk föl egy másik rendszerváltozót is, melynek neve BFORGPATH. Ez a változó a banki forgalmi adatok állományának helyét mutatja meg. Mindkét változónak (BEGYPATH és BFORGPATH) az Érték mezőjében fel kell tüntetni a banki állományok adatútvonalát. Ha egyszerre több bankunk van, akkor célszerű a mappánkat további mappákra bontani, a banknak megfelelő mappanevekkel. A rendszerváltozók neve mögé tegyük még hozzá a megfelelő banktípust, az érték mezőbe pedig a típusnak megfelelő mappanevet válasszuk ki. Mind a BEGYPATH, mind a BFORGPATH esetében meg kell adni a megfelelő bankot jelölő adatútvonalat. Ne felejtsük el a banki terminálokon is beállítani, hogy a megfelelő mappába helyezze el az átadó fájlokat!! 12
A banki kivonat átvétele képernyő felépítése, akárcsak a banki átutalások átadásakor, nagyban függ az alkalmazott banktípustól. Raiffeisen Bank (DOS) Első lépésként ki kell tallóznunk a banki állományt (átvétel helye). Ha a BEGYPATH és a BFORGPATH rendszerváltozók be vannak állítva, akkor automatikusan felajánlja a program az adatútvonalat. Ki kell választani a megfelelő bank Naplót (F1 gombbal a billentyűzeten vagy szótár gombbal kitallózható) és megadni a banki kivonat dátumát (Kelt). Az átvett tételekről lista készül, aminek listázása (Listázás iránya) történhet képernyőre, közvetlenül nyomtatóra, Excel fájlba, FoxPro, dbase állományokba, PDF fájlba, txt-be vagy CSV formátumba. Electra, OTP-Electra, MKB Electra Az Electra banki átvétel esetében lehetőségünk van kötegelt átvételre, ami több napi kivonat egyszerre történő átvételét jelenti. Kötegelt átvételnél Igen értékre kell átállítani a megfelelő mezőt, ez esetben a banki dátum mezőkben meg tudjuk adni azt az időintervallumot, amit át szeretnénk venni, valamint az Átvétel helye mezőben azt a mappát, ahol az átvételre kerülő állományok megtalálhatóak. Ha nem kötegelt átvételt választunk, akkor a Banki dátum és az Átvétel helye mező inaktívvá válik. Ilyenkor az állomány nevénél kell kitallóznunk az átvételre kerülő állományt. 13
Raiffeisen Expressz Ez esetben csak a banki állományt kell kitallóznunk, más paraméterezési lehetőség nincs. OTP Multicash (Office Net) A banki állomány kitallózása után az átvenni kívánt napok intervallumát kell megadnunk az átvételhez. Spectra BB Business terminál (DOS) Nagyon hasonló a képernyője az Electrához, annyi különbséggel, hogy itt lehetőség van A már létező forgalmi adatok felülírására is, ami egy (vagy több) nap újbóli átvétele esetén felülírja a már korábban átvett adatokat. 14
Magyar Államkincstár Ez esetben csak a banki állományt kell kitallóznunk, más paraméterezési lehetőség nincsen. Inter_Europa Bank (Bankonet) CIB Elektronikus Terminál A bank Napló és a kivonat dátumán (Banknap) kívül meg kell adni a kivonat számát is. A banki állomány kitallózása után lehetőségünk van A már létező forgalmi adatok felülírására is, azaz egy nap újbóli átvétele esetén felülírja a már korábban átvett adatokat. A CIB Elektronikus Terminál képernyője annyiban tér el, hogy ott a kivonat dátuma (Banknap) nem adható meg, hanem a banki állományból veszi a program. 15
Bankforgalmi tételek gépi kontírozása Az átvett banki tételeket a program megpróbálja automatikusan kikontírozni különböző szempontok, pl.: a hivatkozásokban (közleményben) feltüntetett számlaszámok, a partnertörzsben beállított főkönyvi számok, CHKBFORG, stb. szerint. A kivonatban szereplő, korábban a Precíz rendszerrel készített és a bankterminálnak átadott átutalásaink is ilyenkor automatikusan kontírozásra kerülnek. A képernyőn bank napló és kivonat dátum intervallum adható meg. Az ily módon megadott kivonatokat próbálja a program kikontírozni. A kikontírozott tételeket a Bankforgalmi adatok karbantartása (X423) képernyőn tudjuk ellenőrizni. Banki kivonatok karbantartása A banki kivonat dátuma és a banknapló kiválasztása után láthatjuk a bank által küldött kivonatból átvett tételeket. Fontos, hogy a banknaplóban meg legyen adva a bankszámlaszám, ugyanis ez alapján tudja a program a megfelelő naplóba besorolni a tételeket. A Bankforgalmi adatok karbantartása (X423) képernyő alján további információkat találunk nyitó-, záró-, és napi forgalom egyenlegéről, terhelésről, jóváírásról, stb. A bankforgalmi tételek gépi kontírozása után a program néhány (vagy mindegyik) tételhez megtalálta a megfelelő főkönyvi számokat és számlaszámokat. Azonban előfordulhat, hogy némelyiknél nem, itt kézzel kell megkeresni az utaláshoz tartozó számlát és főkönyvi számot. 16
Kattintsunk duplán a tételsoron, és a Bankforgalmi tételek karbantartása (X4231) képernyőn ki tudjuk kontírozni a tételünket. Az Ellenszámla a partner bankszámlaszáma, az Ellennév a partner neve és székhelye. A Bankinfo a partner által küldött megjegyzés. Jó esetben itt szerepel az átutalt számla számlaszáma. A Dev/Ft érték az átutalt összeget jelenti. Ezek a mezők a felhasználó által nem módosíthatóak! Ha ismert a számlaszám, a Szlaszám mezőbe beírható, vagy a billentyűzeten az F1 gombbal, illetve a szótár gombbal kikereshető (a szótár gomb a folyószámla analitikát nyitja meg, ahol a rendezetlen tételek között kereshetünk!). Az Esemény mezőben szintén az F1, illetve a szótár gombbal a gazdasági események (a rendszerbe előzetesen felrögzített kontír tábla) alapján válogathatunk. Erre csak akkor van szükség, ha nincs számlaszám hivatkozásunk vagy nem találjuk a számlaszámot. Ha a számlaszám megvan, az alapján ugyanis a program automatikusan megkeresi a főkönyvi számlát és a partnert. Ha azonban nincs meg a számlaszám, és gazdasági eseményt sem szeretnénk használni, manuálisan is megkereshetjük a kívánt főkönyvi számlát a Fők. Szla mezőben és a Partnert. Ha a főkönyvi számhoz analitika van beállítva, akkor itt rögzíthető a szerződés szám (Szerz.sz.), önelszámoló egység (Önelsz.), költséghely (Ktghely) és munkaszám. Az Átadható mező értéke alapesetben (N)em, egészen addig, amíg ki nincsen kontírozva a tétel. Utána átadhatóvá válik (I). A Könyvelve mező azután töltődik ki, hogy a Számvitel modul felé át lett adva a tétel. Ha egy átutalás több számlából áll, akkor a Bankforgalmi tételek karbantartása (X4231) képernyő jobb alsó sarkában található B gombbal tudjuk szétbontani. Ebben az esetben a Tétel szétbontás (X4232) képernyőn az Új érték mezőbe kell beírnunk az egyik számla értékét. Az OK gombra kattintás után a program készít egy új tételsort a megadott új értékkel, az eredeti tételen pedig a Tétel szétbontás képernyőn kiszámolásra kerülő Változás mező értéke kerül. A tétel ezek után tovább bontható, ha az eredeti átutalás kettőnél több számlából áll össze. Példa: a képeken látható példánál maradva a program készít egy új bankforgalmi tételt, 1.230 forinttal, a korábbi tétel, ami szétbontásra került, pedig 3.119 forinttal fog a továbbiakban szerepelni. Ez utóbbi tovább bontható. 17
Kompenzálás esetén is ezt a gombot használhatjuk, ilyenkor a tartozásunkat ellentétes előjellel vigyük fel! Ilyenkor a program figyelmeztet! Példa: szállítói tartozásunk 347.775 forint, de a partnerünk vásárolt nálunk 24.375 forintért. Az utalásunk értéke így 323.400 forint volt. A tétel szétbontásánál új értéknek felvisszük ellentétes előjellel a követelésünket, így ezzel az összeggel megnöveli az utalás értékét, ami a teljes tartozásunkat adja ki. A bontást törölni csak az újonnan létrehozott tételsor törlésével lehet! A Bankforgalmi adatok karbantartása (X423) képernyő jobb felső sarkában található F4 gombbal az aktuális banki tételek könyvelése történik meg, amivel átadjuk a Számvitel modulnak a kikontírozott tételeket. A megfelelő banknaplót kell megadni (egyszerre több naplót is megadhatunk), és a kivonatok dátumát (egyszerre több kivonat is lekönyvelhető). Devizás összegek esetén az Átlagárfolyam Igenre billentésével az épp aktuális átlagárfolyamon fogja számolni a program a forint értéket. A programrész lefutása után a Bankforgalmi tételek karbantartása (X4231) képernyőn a Könyvelve mezőbe bejegyződik a könyvelés dátuma. Ettől kezdve a banki tételek nem módosíthatóak. A Bankforgalmi adatok karbantartása (X423) képernyő jobb felső sarkában található AD gombot akkor használjuk, ha a lekönyvelt, számvitelnek átadott, és így nem módosítható banki kivonatunkon mégis módosítást szeretnénk kezdeményezni. Az AD gomb megnyomásakor a program rákérdez, hogy valóban törölni szeretnénk-e a könyvelési feladás jelzőt (ez a jelző jelöli, hogy már át lett adva a tétel a könyvelésnek). Igen esetén a Bankforgalmi tételek karbantartása (X4231) képernyőn a Könyvelve jelző ismét üres lesz, a tételek kontírja módosítható. Fontos! A Számvitel modulban ettől függetlenül a könyvelési tételek továbbra is szerepelnek, az ismételt föladás ezeket nem írja felül! A számvitelből a rossz feladást manuálisan kell törölni! 18
A Bankforgalmi adatok karbantartása (X423) képernyő jobb felső sarkában található BD gomb a kivonat törlésére szolgál. Törölni azonban csak le nem könyvelt, a számvitel részére át nem adott kivonatot lehet. Ha a számvitel számára átadott kivonatot szeretnénk törölni, akkor előtte az AD gombra kell kattintani, amivel a könyvelési feladás jelzőt töröljük. Azonban ez esetben is a számvitelből külön kell törölnünk a banki kivonat tételeit! Bankforgalmi adatok karbantartása (X423) képernyő jobb felső sarkában található B gomb bizonylat szám cserére szolgál. A program automatikusan kioszt a kivonathoz egy bizonylatszámot, ha ezt meg szeretnénk változtatni, ezzel a gombbal tehetjük meg. Használata egyszerű, a képernyőn látjuk a régi bizonylatszámot, amit a program megváltoztatja a manuálisan fölvitt új számra. Abban az esetben, ha lekönyvelt bizonylatról van szó, aminek kivonatát az elektronikus banki modulban az AD gombbal fölszabadítottuk, attól még a korábbi lekönyvelt bizonylat a számvitelben benne marad, amíg manuálisan ki nem töröljük! A Bankforgalmi adatok karbantartása (X423) képernyő jobb felső sarkában található F6 gombbal letilthatjuk a tételsor átadását a könyvelésbe. Az F3 gomb megnyomásakor a korábban tárgyalt Bankforgalmi tételek gépi kontírozása (X422) képernyő jelenik meg. Az S gomb különböző speciális feladatokat tartalmazó programmodulokat tartalmaz. A fő képernyőn kell megadnunk a banknaplót és a kivonat dátumát, amikkel kapcsolatban a feladatot alkalmazni szeretnénk. 19
Forint értékek kiszámítása Devizás banki kivonat esetén a megadott árfolyam értéken kiszámolja a bankforgalmi tételek devizáinak forint értékét. Partner bankszámlák feltöltése A program a feldolgozott banki kivonatok alapján betölti a bankszámlaszámokat a partnertörzsbe. A Törzsadatok => Törzsadatok karbantartása => Partnerek karbantartása menüpontot kiválasztva eljutunk a Partner karbantartása (P1121) képernyőre, ahol a jobb alsó sarokban található 1-es gombot kiválasztva megtalálhatjuk az adott partnerhez rendelt bankszámlát. Ez manuálisan vagy a program által, az előzőek alapján vázolt módon, is feltölthető. Célszerű a feltöltés előtt egy másik feltöltést is elvégezni: a Szerviz => Külső program futtatása menüpontban a \Cleansys\wbank mappában található bank_frissit.fxp elnevezésű szerviz programot tallózzuk kis és futtassuk, amely a banktörzs állományát feltölti. 20
Devizás átutalás esetén a Banki átutalások karbantartása, lekérdezése (X4111) képernyőn a Bank mezőben devizás banknaplót kell megadnunk. Ebben az esetben a Deviza átutalások karbantartása (X4122) képernyőt ajánlja fel a program. Hasonló mezők találhatóak ezen a képernyőn is, mint a forintos képernyőn (X4121), két dolgot kivéve: egyrészt az összeg mezőben a megfelelő devizában kell megadnunk az értéket, másrészt található itt egy Külföldi bank költség mező, amelynek az értékei a következők lehetnek: C BEN: Helyi és külföldi bankköltség kedvezményezett terhére; C SHA: Helyi bankköltség megbízó terhére, külföldi bankköltség kedvezményezett terhére; C OUR: Helyi és külföldi bankköltség megbízó terhére. A Banki átutalások karbantartása, lekérdezése (X412) képernyő jobb felső sarkában található egy J gomb, amely a banki nap javítására szolgál. Ha a felvitt, de még át nem adott utalásaink megbízási dátumát szeretnénk módosítani, itt van rá lehetőségünk. 21
Banki nap váltás Ha a kivonatunk dátumát szeretnénk megváltoztatni, akkor itt van rá lehetőségünk. Az Új banknap mezőbe egyszerűen csak írjuk be az új dátumot, és a program a kivonatot a kívánt dátumra módosítja. Csak számvitelbe át nem vett kivonatok esetén alkalmazható. Érdemes néha szúrópróbaszerűen összevetni a papír alapú kivonaton szereplő napi nyitó és záró egyenlegeket az állományban szereplő egyenlegekkel. Keressük meg a Pénzügy modulban a Forgalom => Banki tételek => Bankiktatás menüpontot, és itt a bal felső sarokban található Listázás gombra kattintva lekérni a banki bizonylatokat. 22
CHKBFORG Leegyszerűsíthetjük a kontírozás folyamatát, ha használjuk a CHKBFORG nevű segédprogramot, amely a banki tételekre vonatkozó ellenőrzési előírásokat tartalmaz. A Törzsadatok => Törzsadatok karbantartása => Kódszótár karbantartása menüpontot válasszuk ki, és a Kódcsoport menüpontba írjuk be: CHKBFORG. Ennek a segítségével be tudjuk állítani, hogy például egy adott ellenszámla (partner bankszámlaszáma) esetén milyen gazdasági esemény fusson le automatikusan. Példánkban az APEH EHO számlaszáma esetén a SZEHO átutalás nevű gazdasági esemény fusson le. A Kód mezőn állva a billentyűzet F2 gombjával kérjük a következő kódot. Adjunk egy Megnevezést, ami alapján be tudjuk azonosítani az előírásunkat, a Mezőnév legördülő listából kiválasztható, hogy mi alapján szeretnénk egyezőséget pl.: ellenszámla, főkönyv, szöveg, stb. A Feltétel esetében választhatunk a teljes egyezőség (=) és amellett, hogy a mező tartalmazza a keresett értéket, de mellette még mást is. Az Érték mezőben pedig a mezőnévnél kiválasztott hivatkozás értékét kell megadnunk, például számlaszám, főkönyvi szám, stb. A SZEHO átutalás gazdasági esemény pedig tartalmazza a könyvelésre kerülő megfelelő főkönyvi számokat. Így amikor a banki kivonat átvétele után, mikor lefuttatjuk a Bankforgalmi tételek gépi kontírozása (X422) menüpontot, a beállítás alapján a program automatikusan lekontírozza az APEH EHO számlaszámát tartalmazó banki tételt. 23
Posta csekkes befizetések A készpénz átutalási megbízással kezdeményezett befizetéseket a Posta Elszámoló Központ (PEK) feldolgozza és adathordozón juttatja el a bankszámlát vezető hitelintézetekhez. A PEK vállalja, hogy a befizetett csekk adatai és ellenértéke két banki munkanapon belül átkerül a számlavezető bankhoz. A PRECÍZ integrált ügyviteli információs rendszert felkészítettük a csekk befizetések gépi átvételére. Az átvételt megelőzően a számlarendbe nyitni kell egy átvezetés jellegű technikai számlát a postai csekk befizetések vezetésére. Mivel a kivonaton egy soron jelenik meg a csekk befizetés, ezért a bank adatok könyvelésekor is egy tételként kerül ez rögzítésre. A csekkek tételes átvétele úgynevezett egyoldalas vegyes naplóba történik. A naplóba definiáljunk egy vevői főkönyvi számot (3112) és ellenszámlaként átvezetési technikai számlát (3898). Az átvezetési technikai számlának (3898) nem lehet egyenlege. Ha egyenlege van, akkor ott valami hiba van. Ilyen esetben postai hibakódot kapunk. 24
Kontírozás: Banki kivonat feldolgozása: -T3 Elszámolási betét számla -K3 PEK feldolgozás technikai számla Csekk befizetés átvétele: -T3 PEK feldolgozás technikai számla -K3 Belföldi vevők A csekk befizetések gépi átvétele a Csekkes befizetések átvétele (X431) képernyőn történik. Meg kell adnunk a postai OCR naplót és a banki kivonat napját. Kékkel megjelenik a csekk állományban szereplő banki nap (09.09.11), az átvezetési számla (3898) és a megadott nap egyenlege. Ezek mind ellenőrzésként szolgálnak! Kitallózhatjuk a csekk állományt a megfelelő adatútvonalon, a kivonatszám pedig a vegyes bizonylat száma (javasolt a banki kivonat számmal megegyező bizonylatszámot választani a könnyebb egyeztetés miatt). Az átvételkor a csekk állomány alapján automatikusan elkészülnek a vegyes könyvelési tételek és kirendeződnek a kapcsolódó számlák. 25
Fizetési felszólítások készítése A kiegyenlítetlen számláik révén a program által lehetőségünk van ügyfeleinket a teljesítésre írásban felszólítani. Ezt fizetési felszólítás formájában tehetjük meg, amit a Pénzügy modul Lekérdezések menüpontjánál találunk meg. A Fizetési felszólítások két részből áll: a felszólítások készítéséből és a listázásból. A fizetési felszólítások készítésekor bejegyzés történik a vevők azon számláira, amelyeknek határideje lejárt, de a kiegyenlítés nem történt meg. Ez a bejegyzés felhasználó szinten nem látható, a program belsőleg figyeli, hogy hány felszólítás készült el az adott kiegyenlítetlen számlához kapcsolódóan. A Határnapig mezőnél határozzuk meg, mely napig vizsgálja a fizetési határidőket (alapesetben a program felajánlja az aktuális napot). A Főkönyvi számla intervallumnál csak a vezér típusú és vevő jellegű számlákkal foglalkozik a program. Az Időszak esetében csak az itt megadott könyvelési időszakba beleeső bizonylatokkal foglalkozik a program. Ha ENTER-rel lépkedve üresen hagyjuk az intervallum első tagját (lásd: kép!), akkor évekre visszamenőleg is ellenőriz a program. A Partner jelző és az Első számla mező a kiemelt ügyfelek felszólításainak elkészítéséhez szükséges (lásd: Kiemelt ügyfelek fizetési felszólításai!), ha nem kívánunk velük foglalkozni, ENTER-ezzük át ezeket a mezőket. A Max felsz. mezőnél adhatjuk meg azt, hogy maximum hány felszólítás készüljön el minden egyes határidőig ki nem egyenlített számlához. 26
A Fizetési felszólítások készítése (X331) program futtatása után külön képernyőn eredményt is kapunk, mely tételekből milyen fizetési felszólítás készült. Következő lépésben ezekből készítjük el a fizetési felszólító leveleinket. 27
Fizetési felszólítások listázása A fizetési felszólító levelek nyomtatása történik ebben a menüpontban. Az előző képernyőn elkészített felszólítások itt kerülnek kinyomtatásra. A levelek szövege előre definiálható és kiválasztható, így a különböző sorszámú levelek tartalma eltérhet egymástól, és azokat a beosztásuknak megfelelő személyek írhatják alá. A lista a Folyószámla analitika (F24) rendezetlen állományából dolgozik. Így azok a tételek is kigyűjtésre kerülhetnek (0 egyenleggel), melyek már ki lettek egyenlítve, de még nem kerültek át a rendezett állományba. Részletfizetés vagy részkompenzáció esetén (egyenlegét tekintve) a listán csak a fennmaradó összeg szerepel. A Fizetési felszólítások listázása (X332) képernyőn található mezők közül azok, amelyek a Fizetési felszólítások készítése (X331) képernyőn is megtalálhatóak, ugyanolyan jellemzőkkel bírnak. A Felsz. sorszám mezőben adjuk meg, hogy hányadik felszólítást kívánjuk kinyomtatni (első, második, harmadik ) - adott partnernek csak azok a felszólításai készíthetőek el, melyekre a Fizetési felszólítások készítése (X331) képernyőn elkészítették a megfelelő (első, második, harmadik ) bejegyzést, azaz a felszólítások készítése programrészt annyiszor kell futtatni, amilyen felszólítást nyomtatni szeretnénk. A Levél típus mezőnél választhatjuk ki a levél szövegét. Ide mi is fölvihetünk új típusokat, az F1 gombot nyomva a billentyűzeten megjelenik a Fizetési felszólító levelek szövege képernyő, ahol a Feldolgozás gombra kell kattintani. Az így megjelenő Kód karbantartása (P1101) képernyőn a Kód mezőben állva nyomjuk meg az F2 gombot a billentyűzeten, vigyünk föl egy beszédes Megnevezést, a Szöveg mezőbe pedig beírhatjuk a felszólításon megjeleníteni kívánt szöveget. Ha nem választunk ki levéltípust, a program a beépített sablont fogja felhasználni a felszólítások listázásánál. 28
A Lista típusánál kiválasztható a számla formátuma (tételes, összesített, soros). A Lista fejléc valójában a levél tárgyát jelenti. Ha üresen hagyjuk, a program automatikusan megjeleníti, hogy hányadik fizetési felszólításnak felel meg a listázásra kerülő felszólítás. Az Aláírónál és a Beosztásnál a felelős személy nevét és beosztását kell feltüntetni (ha üresen hagyjuk, nem kerülnek föl ezek a sorok a felszólításra). A felszólító levélen szereplő bankszámla számot a Törzsadatok => Törzsadatok karbantartása => Rendszerparaméterek karbantartása menüpontban, azon belül is a Rendszerváltozók gombra kattintva, a Változók képernyőn szintén a Rendszerváltozókat kiválasztva, tudjuk fölvinni a BANKSZAMLA nevű változó Érték mezőjében. Ha Ön speciálisabb felszólító levél formát szeretne (saját logóval, más elrendezéssel, idegen nyelven, stb.), külső report fájl alkalmazásával az is megoldható. Ez esetben vegye föl a kapcsolatot kollégáinkkal a 06-1-237-8070-es telefonszámon, akikkel megbeszélheti egyedi igényeit. 29
Fizetési felszólítások e-mailben történő küldése A legenerált fizetési felszólításainkat akár e-mailben is el tudjuk küldeni ügyfeleinknek, mellékelve e-mailünk mellé a be nem fizetett számlák másolatait is. Ehhez néhány egyszeri beállítást kell elvégeznünk a programban. Lépjünk be a Pénzügy modulba, és a Törzsadatok / Törzsadatok karbantartása / Rendszerparaméterek karbantartása menüpontnál válasszuk ki a Rendszerváltozók gombot. A Változók ablakban válasszuk ki ismét a Rendszerváltozókat, és vigyünk föl egy újat: FIZFELMAIL. Értéke: nagy i betű. A Partner karbantartása (P1121) ablakon ellenőrizzük, hogy a fizetésre felszólítani kívánt ügyfelünknek az E-mail cím mezője ki van-e töltve. Az itt megadott e-mail címre küldi el majd a fizetési felszólítást a program. A Fizetési felszólítás mezővel partnerenként eldönthető, hogy küldjön a program felszólítást adott partnernek, vagy ne. 30
A fizetési felszólítások generálása után, a Fizetési felszólítások listázása (X332) ablakban a paraméterek beállítása után válasszuk ki az E-mailben lehetőséget. Az E-mail fiók esetében be tudjuk állítani, hogy a program melyik e-mail fiókból küldje el a fizetési felszólításokat. Ha üresen hagyjuk, akkor az aktuális felhasználóéból fogja. A címzett, amikor kézhez kapja a felszólító levelet, az aktuális felhasználó e-mail címét fogja látni a feladó mezőben, és valószínűleg a választ is erre a címre fogja küldeni. Ha egy másik e-mail fiókot szeretnénk megadni, akkor az E-mail fiók mezőn állva nyomjuk meg az F1 gombot a billentyűzeten, az Elküldött üzenetek E-mail fiók törzs képernyőn pedig a Feldolgozás gombra kattintsunk. A Kód karbantartása (P1101) képernyőn a Kód mezőben F2 gombbal kiosztjuk a következő sorszámot, a Megnevezés mezőbe pedig fölvisszük a kívánt e-mail fiók ALIAS-át (a Microsoft Outlookban a címlistában a megfelelő fiók kiválasztása után a Tulajdonságok menüpontnál megtekinthető az ALIAS, illetve javasolt a rendszergazdától megkérdezni). Fontos, hogy a másik e-mail fiókból küldést a küldőnek is engedélyeznie kell. Ha esetleg névjegykártya küldése is be van állítva az aktuális felhasználó fiókjában, és másik e-mail fiókból kívánja kiküldeni a felszólításokat, ki kell kapcsolnia az ezt vezérlő programrészt a Microsoft Outlookban, különben a felszólításokkal az aktuális, felhasználó, és nem a küldő névjegyét küldi el a program. Ha egy meghatározott fiókot szeretnénk mindig használni a küldéshez, akkor a Törzsadatok => Törzsadatok karbantartása => Rendszerparaméterek karbantartása menüpontot kiválasztva beállíthatunk egy globális változót, amely az itt meghatározott fiókot fogja használni a küldésnél. A változó neve: BEHALFOFNAME. Értéke pedig a küldésre használni kívánt e-mail fiók ALIAS-a. 31
A program a partnertörzsben megadott e-mail címekre elküldi a fizetési felszólításokat. Abban az esetben, ha a Számlázás modulban beállítottuk a PDF formátumba archiválást, és le is archiváltuk a fizetésre felszólítani kívánt ügyfeleink számláit, a program automatikusan mellékeli a fizetési felszólítások mellé az ügyfélt érintő számlák PDF-es másolatait. A PDF formátumba archiválás menetéről a 2008. évi IV. negyedéves, novemberi Hírlevelünkben olvashatnak, amely megtalálható a /Cleansys/Hirek/2008 mappában vagy letölthető a weboldalunkról (http://www.cleansoft.hu). 32
Kiemelt ügyfelek fizetési felszólításai Eddig is volt mód régebbi, kiemelt ügyfeleinket megkülönböztetni más partnereinktől a partner jelző használatával. Később kiszélesítettük a partner jelző alkalmazási körét a fizetési felszólításokra is, valamint kiegészítettük egy olyan lehetőséggel, ami az első számlázási dátum révén időintervallum paraméterezéssel szűrhetővé teszi a régebbi, például a V.I.P. ügyfeleinket. A Fizetési felszólítások listázása (X332) ablakon helyet kapott egy Partner jelző intervallum, amely a Partner karbantartása (P1121) ablakon adott partnerhez hozzárendelt jelző alapján teszi lehetővé a partnertörzsünk szűrését (például: a partnertörzsben több partnerhez is megadjuk a Partner jelző mezőben a Leányvállalatok jelzőt, majd a fizetési felszólításoknál ezeknek a partnereinknek egy egészen más szövegezésű levelet küldünk el Levél típus beállítás!). Az Első számla mező a partner rögzítésének dátumát tárolja. Jelentősége abban áll, hogy dátum alapján adhatunk meg szűrési feltételt (például: a 2007.10.11 előtti első számlás, kiemelt ügyfeleinknek más típusú fizetési felszólítás kiküldése). A Partner karbantartása (P1121) ablakban látható az Első szla. dátum mező. Rögzítsük föl a globális változók közé az ESZLADÁTUM_FELTÖLT változót, Értékének pedig adjunk meg nagy i betűt. Ha ezt a változót beállítjuk, az új partnerek rögzítése során automatikusan ki fog töltődni ez a mező. Régebbi partnereink esetében egy szerviz programot kell lefuttatnunk, amit a Service mappában találunk meg a Cleansys mappa alatt, partner_eszladátum_feltöltés.fxp néven. Ez a korábban rögzített partnerek esetében végzi el a feltöltést. 33
Összehasonlító korosító lista Az összehasonlító korosító lista lehetőséget ad a határidőn túli kintlévőségek két időpontra történő kimutatására. A határnapokat az erre a célra szolgáló mezők kitöltésével határozhatjuk meg. A lista lehet mindösszesen, illetve összesítő típusú. Az utóbbi esetben a határidőn túli kintlévőségek két határnaphoz viszonyított különbségét is lekérhetjük ágazatonként. Összevont típusú lista lekérdezése esetén partnerenkénti bontásban láthatjuk a követeléseket. Változás még a X32-es listához képest, hogy az összehasonlító korosító listában (X36) öt időintervallum kijelölésére van lehetőség a korábbi négyhez képest (X36CT). A határidőn belüli kintlévőségek összege mindkét listából (X32,X36) lekérhető. 34
A partnerjelző funkciója a következő: A partnereket csoportosítás nélkül sorolja fel és nem jelzi, hogy melyik ágazathoz tartoznak. Nem ágazatonként írja ki a partnereket, de azok után ott szerepel, hogy milyen ágazathoz tartoznak. A partnereket ágazatonként csoportosítja és összesíti Mivel az Összehasonlító korosító lista (X36) egy teljesen új programrész a Pénzügy modulban, ezért a programkövetés telepítése és az állomány frissítése után ki kell osztani hozzá a megfelelő jogokat a Törzsadatok => Törzsadatok karbantartása => Ügyintézők karbantartása menüpontban. 35