Kommunikációs terv Bácsalmás város szennyvízcsatornázása és szennyvíztisztítása projekt (KEOP 1-2-0/09-11-2011-0021 pályázat)
Tartalom Tartalom... 2 Bevezetés... 4 Keretek... 4 A projekt rövid összefoglalója... 5 Kommunikációs célcsoportok... 7 Projekt résztvevők... 8 Célok definiálása... 10 Kommunikációs célok... 10 Stratégiai célok... 11 Kommunikációs eszközök... 13 Rendezvények... 13 Internetes honlap készítése... 14 Nyomtatott tájékoztatók... 14 Sajtóközlemények kiadása... 15 Sajtómegjelenések összegyűjtése... 15 Térképtér feltöltése a projekthez kapcsolódó tartalommal... 15 A beruházás helyszínén B-típusú tábla elkészítése és kihelyezése... 15 D típusú tábla elkészítése és kihelyezése... 16 Nyomtatott sajtómegjelenések... 16
Közvélemény kutatása... 16 Zöld szám... 16 Reklámtárgy... 16 Tevékenységek ütemezése... 17 A kommunikációs kampány értékelése... 19 Összegzés... 19
Bevezetés Jelen Kommunikációs Terv a Bácsalmás város szennyvízcsatornázása és szennyvíztisztítása projekt keretében megvalósuló beruházás tájékoztatásra vonatkozó feladatait tartalmazza, a projekt kezdetétől a beruházás befejezéséig. Az Európai Unió által támogatott projektek, beruházások és fejlesztések alap jellemzője, hogy a pályázat nyertesének, a kedvezményezetteknek gondoskodnia kell a kötelezően megvalósítandó nyilvánosságról. A megbízó által közbeszerzés keretében kerül kiválasztásra, hogy a projekt kommunikációját mely vállalkozás fogja koordinálni és megvalósítani. Ez a gyakorlatban azt jelenti, hogy a Bácsalmás város szennyvízcsatornázása és szennyvíztisztítása projekt kapcsán a megbízott egy folyamatos kommunikációt, információáramlást biztosít az érintettek között és a tágabb környezet számára is. Keretek A tájékoztatásra és nyilvánosságra vonatkozó követelményeket a Nemzeti Fejlesztési Ügynökség (www.nfu.hu) honlapjáról letölthető Kedvezményezettek tájékoztatási kötelezettségei című dokumentum, valamint az Arculati Kézikönyv tartalmazza. A kommunikációs-, és pr feladatok ellátása Bácsalmás város szennyvízcsatornázása és szennyvíztisztítása projekt Támogatási Szerződésében foglalt Fenntarthatósági és Esélyegyenlőségi célkitűzések betartásával és azok megvalósításának támogatásával történik. Az alábbiakban a kommunikáció legfontosabb céljainak, célcsoportjainak bemutatása történik, az alkalmazásra kerülő kommunikációs eszközök ismertetése mellett. A megrendelő által kiírt közbeszerzést, cégünk a Di Clar Tanácsadó Kft. nyerte, amely a projekt megvalósítása során a pályázati dokumentáció részét képező - és a fentiekben hivatkozott - Kedvezményezettek tájékoztatási kötelezettségei című dokumentumban szereplő kommunikációs csomagot köteles megvalósítani, továbbá az Arculati Kézikönyvben szereplő elemeket az abban meghatározott módon alkalmazni.
A projekt rövid összefoglalója Szennyvízcsatorna- hálózat A projekt során Bácsalmás Város 3005 ingatlanjára valósul meg a beruházás. Jelenleg a Város 7 %- a rendelkezik csatornahálózattal, a fejlesztés megvalósulását követően 91,5 %-os csatornázottság lesz jellemző. A beruházási koncepció szerint a Bácsalmás Város közüzemű csatornázása gravitációs rendszer alkalmazásával kerül kiépítésre, a talajvizet érintve. A kedvező beruházási költséget biztosító KG-PVC csatornacső alkalmazásával, 5 db közterületi szennyvízátemelővel, és az átemelőkhöz tartozó szennyvíz nyomóvezetékekkel. Szennyvíztisztító-telep A projekt célja egy olyan szennyvíztisztító telep létesítése, amelynek hidraulikai kapacitása 800 m3/d, biológiai kapacitása pedig 7600 LE. Ez a jelenlegi kapacitások 1,5 illetve 2,5 szerese, a tervezett beruházás keretében meg kell építeni a jelenleg nem létező mechanikai és iszapkezelési fokozatot a teljes hozamra vonatkoztatva. A tervezett telep 14m3/d szippantott szennyvíz fogadására lesz alkalmas, egyrészről a a külterületről érkező szennyvizek kezelésére, mely ingatlanok esetében továbbra sem számíthatunk a szivárgásmentes zárt tárolók kiépítésére, illetve a beruházás megvalósulását követően, a hálózatra még rá nem kötött ingatlanokról érkezik majd ilyen módon a szennyvíz, melynek mennyisége a becsült 96%-os rákötési szint eléréséig folyamatosan csökken. Az iszap-víztelenítést és átmeneti tárolást követően az iszapot a jelenlegi gyakorlatnak megfelelően a Felső-Bácskai Regionális Komplex Hulladékkezelő telepre szállítják, ahol komposztálásra kerül. A tisztított szennyvízelvezetés a fertőtlenítést követően továbbra is a jelenlegi tisztított szennyvíz elvezető csatornán keresztül a Kígyós-főcsatornába történik. A telepet és a hálózatot jelenleg az önkormányzatok tulajdonában álló Bajavíz Kft. üzemelteti, a jövőben is ezt az üzemeltetési modellt kívánjuk fenntartani.
2012 őszén a Nemzeti Környezetvédelmi és Energia Központ Nonprofit Kft. önerő támogatási pályázatán a Belügyminisztérium 137.712.182 Ft. vissza nem térítendő EU önerő támogatást ítélt meg Bácsalmás város szennyvízcsatornázása és szennyvíztisztítása című projekt számára. A teljes költségvetés 85% -át az Európai Unió Kohéziós Alapjából és Magyarország központi költségvetéséből származik. Bácsalmás város szennyvízcsatornázása és szennyvíztisztítása című projektet a 29/2013. ( II.12.) Korm.rendelet kiemelt jelentőség üggyé nyilvánította.
Kommunikációs célcsoportok Célcsoportok Célcsoportok potenciális tagjai A szennyvízberuházás nyújtotta szolgáltatásokat igénybe vevő fogyasztók lakossági fogyasztók Közületi, intézményi fogyasztók A Városhoz kapcsolódó Döntéshozók, térségi vezetők Érintett szakmai kormányzati szervek Térségi országgyűlési képviselő Polgármester Önkormányzati vezetők, bizottsági tagok Munkatársak, a szolgáltatók munkatársai Felső-, és középvezetők Dolgozók, alkalmazottal - Irodai, technikai Projektmenedzsment Érdekvédelmi, szakmai és egyéb szervezetek Természetvédelmi, szervezetek környezetvédelmi Esélyegyenlőséggel, fogyatékkal élők érdekvédelmével foglalkozó egyesületek Egyéb partnerek Potenciális tőkeberuházások Helyi vállalkozások A településre látogató hazai és külföldi turisták
Projekt résztvevők A projekt kommunikációjának alapja, hogy összegyűjtésre kerültek a legfontosabb projektrésztvevők. Ez a lista a különböző rendezvények meghívásainak alapja is egyben. BÁCSALMÁS VÁROS SZENNYVÍZCSATORNÁZÁSA ÉS SZENNYVÍZTISZTÍTÁSA (KEOP 1.2.0/09-11-2011-0021) Megbízott Kapcsolattart ó Bácsalmás Városi Önkormányzat Beosztás E-mail Telefon Németh Balázs polgármester polgarmester@bacsalmas.hu 06 79 541 455 Kerényi Tamás műszaki munkatárs NKEK Répás Gyula projekt menedzser Kapos-Hidro Kft SZ-S Bácsalmás Konzorcium Szabadics Közmű- és Mélyépítő Zrt., SOLTÚT Útépítő, Fenntartó és Kereskedelmi Kft SOLTÚT Útépítő, Fenntartó és kerenyi@bacsalmas.hu 06 30 4662547 repas.gyula@nkek.hu 06 30 7196992 Dr Kiss Ándrás osztályvezető kiss.andras@nkek.hu 06 1 2386559 Kulcsár László ügyvezető info@kaposhidro.hu 06 82 317010 Boros István projekt menedzser Boda Csaba szennyvíz üzletág igazgató Kiszli László boros.istvan@kaposhidro.hu 06 20 5144574 info@szabadics.hu 06 93 541 920 boda.csaba@szabadics.hu 06 30 9527503 Kereskedelmi Kft AGROINVEST- EUROÚT KONZORCIUM Agroinvest Zrt Fekete Balázs vezérigazgató fekete@agroinvest.hu 0613852579 Klonka Katalin mérnök klonka@agroinvest.hu 0630 8693235 Kriston Ádám mérnök képviselője kriston80@gmail.com 0630 2475011 Eurout Mérnöki, Marokházi ügyvezető 06 1 8872600
Tanácsadó Szervező és Kereskedelmi Kft Deák Ügyvédi Iroda DI-CLAR Tanácsadó Kft. István Janotka János mérnök képviselője janotka.janos@eurout.hu 06 20 5291900 Bakó Zoltán ügyvéd chris.deak@t-online.hu 0674510 225 Máté Tünde ügyvezető tundi.mate@gmail.com 06 30 525 77 86
Célok definiálása Kommunikációs célok Célunk, hogy olyan kommunikációt folytassunk az érintettek között, amely pontosan meghatározza, kiket szeretnénk elérni, mi az a tartalom, amit kommunikálni szeretnénk feléjük. Célkitűzésünk a lehető leghatékonyabb csatornákon eljutni a célcsoportjainkhoz, közvetlen és közvetett módon értesíteni a felhasználóinkat az új fejlesztésről, a projekt valódi tartalmát bemutatni számukra, és természetesen mindezt olyan csatornákon keresztül, amelyet a célcsoportunkra tudunk szabni. Kommunikációnk tartalmát úgy hozzuk létre, hogy célcsoportunk figyelmét arra hívjuk fel, milyen előnyökkel, jár a fejlesztés és az esetleges kellemetlenségeket pedig megfelelő időben és módon szeretnénk eljutatni részükre.
Stratégiai célok A stratégiai célok meghatározásánál a projekt közvetlen célját, amely már a pályázat megírásánál megfogalmazódott és a beruházás közvetett céljait ismertetjük. Amely a fizikai kivitelessel, a szennyvízberuházás megvalósulásával jön létre Stratégiai célok a Város szennyvízcsatornázásának és szennyvíztisztításának magas színvonalon való megoldása A gazdasági lehetőségek fejlesztése Az infrastruktúra fejlesztésével élhetőbb környezet teremtése A hosszú távú szakmai, pénzügyi és intézményi fenntarthatóság biztosítása A fenntartathatóság biztosítása. Élőhelyek védelme, fenntartása, megvédése a környezetszennyezéstől Kommunikációs célok Korrekt tájékoztatás Miről? a beruházás megvalósulásának előnyeiről a projekt ütemezéséről az előrehaladásáról a kivitelezéssel kapcsolatos esetleges kellemetlenségekről
Hiteles tájékoztatás a felmerülő új lehetőségekről Hitelesség, nem csak az előnyöket a felmerülő kellemetlenségeket is időben jelezzük kommunikációs anyagok körültekintő elkészítése, megfelelő átgondolása, környezettudatos anyagválasztás a kommunikáció mindig a célcsoport kommunikációs igényeihez igazodik, a médiafogyasztási szokásaihoz, információbefogadó képességéhez a kommunikáció interaktív, amely párbeszédet teremt a célcsoportok és a tervezők között
Kommunikációs eszközök A nyertes pályázat adottsága, hogy mely kommunikációs csomagot és mely feladatokat kell kötelezően teljesíteni, természetesen kommunikációnk, során a lehető legjobb munka elvégzésére törekszünk, és a lehetőségeink szerint plusz kommunikációs eszközök használatát is szeretnénk megvalósítani. A kommunikáció legaktívabb szakasza a megvalósítási szakasz. Ebben az időszakban a kommunikáció fő feladata a projekt aktuális állapotának, az ütemtervnek megfelelő előrehaladottságának ismertetése a közvéleménnyel. Ezen szakasz keretében sajtóközlemények formájában értesítésre kerül a helyi és térségi média a jelentősebb lépésekről, mérföldkövekről, valamint a fejlesztésről tájékoztatót helyezünk el a város honlapján, emellett egy saját projekt honlapot is működtetünk majd. Továbbá kommunikációkban hangsúlyos szerepe lesz a rendezvények általi kommunikációnak is. Ennek oka, hogy a lakosoknak szüksége van a személyes találkozásra, a személyes információnyújtásra, és arra, hogy a megfelelő embereknek tehessék fel a kérdéseiket. Rendezvények Ahogyan fentebb említettem a lakossági kommunikáció egyik sarokpontja a személyes találkozás, ezért rendezvényeink során a lakosok ezzel kapcsolatos igényeit, a közvetlen kommunikáció lehetőségét próbáljuk megteremteni. A kommunikációs tevékenységünk alappillére, hogy jó kapcsolatot ápoljunk is alakítsunk ki a sajtó képviselőivel. Ezért rendezvényeinkre meghívásuk kiemelt fontosságú és az is, hogy számukra a projekt megfelelő módon legyen bemutatva. A projektben 6 különböző rendezvény kerül megrendezésre. 1 db sajtóesemény szervezése az újságírók számára.
4 db sajtó nyilvános esemény, ünnepélyes eseményekhez például projektnyitáshoz, átadáshoz kapcsolódó rendezvények. Ebből az egyik esemény a projekt Nyitórendezvénye. 1 db lakossági fórum, közmeghallgatás szervezése 1 db Sajtó-nyilvános ünnepélyes projektátadó rendezvény szervezése Internetes honlap készítése A projekt vállalásai szerint a beruházásnak akadálymentesített honlap került kifejlesztésre. A jelenkor gyors kommunikációs követelményeinek megfelelően híreinket, az érintettek számára leginkább ismert honlapon, a Város honlapján is elhelyezzük, illetve a projekt saját honlapján is, amelyet bannerekkel kötünk össze a települési web site-al, a könnyű megtalálás érdekében. A Város honlapja a www.bacsalmas.hu és a projektholnap webcímének lehetséges elérhetősége: www.bacsalmas.szennyvizberuhazas.hu Nyomtatott tájékoztatók Szórólapok, tájékoztató kiadványok összeállítása és eljuttatása a lakosok számára, először a projekt indításáról való tájékoztatás összesen 3000 db szórólap kiosztása. Nyomtatott tájékoztatók készítését fogjuk választani akkor is amikor a lakosokat meghívjuk a projekt nyitórendezvényére, ez újabb 3000 db szórólap kiosztását jelenti. Az első és második kommunikációs anyag az előírt kérdésekre fog választ adni az érintettek számára. Hogyan, milyen létező problémákra reagálva született meg a projekt? Miért van rá szükség? Kinek az érdekében történik? Mi a célja, mik a várható eredményei? Milyen időtávban lesz érzékelhető változás? Hogyan épül fel a program, milyen részekből áll, ki dolgozik rajta? Milyen társadalmi együttműködést igényel a program? Milyen forrásból finanszírozzák a munkát?
A projekt végén készítendő eredménykommunikációs kiadvány esetében törekedni fogunk az egyszerű, könnyen érthető és átlátható kommunikációra. Az eredmények pozitív hatásainak eljuttatására a lakosok számára. Valamit megköszönjük a több hónapos türelmüket az építkezés során. (1000 db) Sajtóközlemények kiadása A sajtóeseményeket megelőzően kiküldésre kerülnek a korábban elkészített sajtólista alapján a sajtóközlemények a projekt (kivitelezési munkálatok) indításáról és a projekt zárásáról egyaránt. A közlemény tömör, közérthető megfogalmazásban (maximum egy írott oldal terjedelemben) mutatja be a projekt főbb paramétereit (projektméret, támogatás összege és mértéke), a közreműködő és megvalósító partnereket és vállalkozásokat, valamint tájékoztatást nyújt a szakmai tartalomról (műszaki megoldások és kivitelezés ütemezése). (a tájékoztatási kötelezettségek című dokumentum alapján) Bemutatja a projekt megvalósulásából származó helyi és regionális előnyöket, pozitív hatásokat. A sajtóközlemény tartalmazza a kedvezményezett elérhetőségeit Sajtómegjelenések összegyűjtése Valamennyi sajtómegjelenés, újságcikk, megjelent sajtóközlemén, interjú és pr cikk. Az elektronikus sajtómegjelenések (televízió, internetes felületek) mind összegyűjtésre kerülnek, majd a projekt-honlapon, rendszerezve, tematikusan folyamatosan elérhetővé tesszük azokat. Térképtér feltöltése a projekthez kapcsolódó tartalommal Az NFÜ honlapján a Térképtérbe feltöltésre kerül a projekthez kapcsolódó tartalmak, a projektidőszak során összegyűjtött fotók és videók, közlemények. A beruházás helyszínén B-típusú tábla elkészítése és kihelyezése A projekt kötelező nyilvánosságához tartozó B típusú projekttábla a kedvezményezettel egyeztetett helyszínen (a település központjában) kerül
kihelyezésre a kivitelező kiválasztását követően, a munkaterület átadását megelőzően. Célunk, hogy forgalmas helyen a városközpontban állíthassuk fel. D típusú tábla elkészítése és kihelyezése A D típusú emlékeztető tábla a projekt helyszínén kihelyezésre kerül, a támogatási szerződésben meghatározott ideig. Nyomtatott sajtómegjelenések A projekt keretében a helyi nyomtatott sajtót és a regionális média lehetőséget szeretnénk kihasználni. Bácsalmási Városi Hírek, Petőfi Népe, Halas Tükör Közvélemény kutatása A projekt során, egyeztetve a megrendelővel közvélemény kutatást végzünk a Város lakosainak körében a projekthez kapcsolódó tartalommal. Ez lehetséges a projekt megkezdése előtt, vagy annak befejezésekor, egy értékelő célzattal. Zöld szám A projekt információs irodájában zöld szám működtetése, hogy a felmerülő problémák könnyen és a lakosok számára díjmentesen juthassanak el a kivitelező/ megrendelő számára. Reklámtárgy A projekt zárásakor tervezzük a 300 db elkészítését, amelyet a záró rendezvényen a meghívott vendégeinknek és a megjelent városi lakosoknak nyújtanánk át. Kis értékű ajándéktárgyban gondolkozunk, toll, anyagtáska, bögre. A döntés természetesen a megrendelő, a projektmenedzsment és a kommunikáció együtt hozza meg.
Tevékenységek ütemezése Ütemezés feladat célérték 2013. ősz, határidő a közbeszerzési eljárások befejezése Kommunikációs (cselekvési) terv készítése 1 db 2013. tavasz, határidő a nyitórendezvény időpontja A beruházás helyszínén a pályázati dokumentációban megjelölt típusú tábla B típus elkészítése és elhelyezése 1 db 2013. ősz Nyomtatott tájékoztatók (brosúrák, szórólapok, stb.) elkészítése és lakossági terjesztése 3000 db 2013.ősz Sajtóközlemény kiküldése a projekt indításáról és a sajtómegjelenések összegyűjtése 1 Sajtónyilvános események szervezése (ünnepélyes eseményekhez, pl. alapkőletétel, egyes beruházási fázisok befejezése, átadások, képzés zárása, stb.)= NYITÓRENDEZVÉNY 1 Fotódokumentáció készítése 1 nyomtatott sajtó megjelenés 1 2014. 1. negyedév Internetes honlap készítése, vagy meglévő honlap esetén a projekthez kapcsolódó tájékoztató (esetleg aloldal) létrehozása és folyamatos működtetése, frissítése 2014. 2. negyedév Sajtóesemények szervezése 1 lakossági fórum szervezése 1 nyomtatott sajtó megjelenés 1 Sajtónyilvános események szervezése (ünnepélyes eseményekhez, pl. alapkőletétel, egyes beruházási 1
fázisok befejezése, átadások, képzés zárása, stb.) 2014. 3. negyedév közvélemény kutatás 1 nyomtatott sajtó megjelenés 1 Sajtónyilvános események szervezése (ünnepélyes eseményekhez, pl. alapkőletétel, egyes beruházási fázisok befejezése, átadások, képzés zárása, stb 1 2014. 4. negyedév Sajtónyilvános események szervezése (ünnepélyes eseményekhez, pl. alapkőletétel, egyes beruházási fázisok befejezése, átadások, képzés zárása, stb 1 Reklámtárgyak készítése 2015. 1. negyedév Sajtó-nyilvános ünnepélyes projektátadó rendezvény szervezése 1 db Sajtóközlemény kiküldése a projekt zárásáról és a sajtómegjelenések összegyűjtése 1 db Eredménykommunikációs információs anyagok, kiadványok készítése 1000 db A beruházás helyszínén a pályázati dokumentációban megjelölt D típusú tábla elkészítése és elhelyezése 1db Folyamatosan a projekt során zöld szám működtetése térképtér feltöltése
A kommunikációs kampány értékelése A beruházás befejezésekor, a megvalósult kommunikációs kampány végén a helyi lakosság, vállalkozói csoport és az egyéb érintettek részére kifejtett addigi kommunikációs tevékenység értékelésére kerül sor. Nyomtatott tájékoztatók Visszajelzések kérése, összegyűjtése, elemzése Rendezvények Részvételi létszám Nyomtatott sajtó A megjelenések összegyűjtése, elemzése, személyes visszajelzések, vélemények Honlap Látogatási szám Összegzés A projekthez kapcsolódó nyilvánossági feladatok megvalósítása minden feladat esetében a megrendelővel való egyeztetés után valósul meg. Az előkészített anyagok a projektmenedzsment és / vagy a megrendelő által kerülnek engedélyezésre. A szerződésben meghatározott feladatokon keresztül tájékoztatjuk a lakosokat a helyi újságokban, sajtóközlemények, interjúk, PR cikkek formájában. Továbbá sajtókapcsolatainkon keresztül a lehető legtöbb sajtómegjelenésre törekszünk a nyomtatott sajtóban és a televízióban egyaránt. A projekt kommunikációnak elsődleges célja a projekt széles körű megismertetése az érintettekkel, a Nemzeti Fejlesztési Ügynökség (www.nfu.hu) honlapjáról letölthető Kedvezményezettek tájékoztatási kötelezettségei című dokumentum, valamint az Arculati Kézikönyv előírásai szerint.