V I AD O R O K Ö Z I G A Z G A T Á S F E J L E S Z T É S I T A N Á C S A D Ó É S S Z O L G Á L T A T Ó K F T. 82 30 B A L A T O N F Ü R E D, V A J D A J. U. 3 3. +36 (3 0 ) 55 5-9 09 6 A R O P.PA L Y A Z A T@YA H O O. C O M SZEGHALOM VÁROS ÖNKORMÁNYZATA POLGÁRMESTERI HIVATALÁNAK SZERVEZETFEJLESZTÉSE SZERVEZETFEJLESZTÉSI FELMÉRÉS DÖNTÉSTÁMOGATÁS KÉZIRAT Készült az Új Magyarország Fejlesztési terv Államreform Operatív Program Polgármesteri Hivatalok Szervezetfejlesztése Pályázat Szeghalom város polgármesteri hivatalának szervezetfejlesztése 2009 ÁROP 1.A.2/A-2008-0278 kódszámú pályázata keretében 2009
1. Stratégiatervezés az ügytípusokban a szociális igazgatás, a pénzügy-adóügy és a pályázatkezeléshez tartozó ügytípusok Szeghalom Város Önkormányzata Polgármesteri Hivatalában a vizsgált három ügytípushoz (szociális igazgatás, pénzügy-adóügy, pályázatkezelés) jelenleg nem kapcsolódik stratégiai tervezés, azonban megállapítható, hogy különbözı szintő tervezımunka folyik, és tervdokumentumok is készülnek. Az Önkormányzat Polgármesteri Hivatalában a szociális igazgatás ügytípushoz kapcsolódó új ellátások bevezetésének eljárása jelenleg nincs szabályozva. A tervezés menete a felmérés idején kizárólag informális jellegő, idıtávja maximum egy év, tekintettel arra, hogy kizárólag az éves költségvetéshez kapcsolódik. A pénzügy-adóügy ügytípus szervezését az éves költségvetés elıirányzatai határozzák meg. 2. Az ügyintézık képzésének tervezése a képzési terv Szeghalom Város Önkormányzata Polgármesteri Hivatalában az ügyintézık képzése teljes egészében megoldott. A szociális igazgatás ügytípus szervezéséért az irodavezetı a felelıs. Az irodavezetı vezetıi beosztásban látja el a feladatát, végzettsége megfelelı. Az irodavezetı szerepel az éves képzési tervben. A szociális igazgatás ügytípus körébe tartozó eljárások lefolytatásában három fı ügyintézı vesz részt. Végzettségük megfelelı: a Ktv.-ben, valamint a köztisztviselık képesítési elıírásairól szóló 9/1995. (II.3.) Korm. rendeletben elıírt minimum követelményekkel mindegyik ügyintézı rendelkezik. A szociális igazgatás ügytípus ügyintézıi szerepelnek az éves képzési tervben. Az Önkormányzat Polgármesteri Hivatalában szervezetileg a Pénzügyi Irodához tartozik az adóügyi csoport is. A Pénzügyi Iroda vezetıje felelıs az adóügyi ügymenet szervezéséért. Végzettsége megfelelı, és szerepel az éves képzési tervben. A pénzügy-adóügy ügytípus eljárásaiban két fı ügyintézı vesz részt, végzettségük megfelelı, a Ktv.-ben elıírt minimum követelményekkel mindegyikük rendelkezik. A pénzügy-adóügy ügytípus ügyintézıi is szerepelnek az éves képzési tervben. Szeghalom Város Önkormányzata Polgármesteri Hivatalában az ügyintézıknek van lehetıségük tanulmányi szerzıdés kötésére, amennyiben szakirányú képzésen kívánnak részt venni. Az éves képzési terven túlmenıen esetileg lehet engedélyt igényelni, hozzájárulást kérni egyei képzésre, továbbképzésre. A Polgármesteri Hivatalban az éves képzési tervet a jegyzı állítja össze, és ı terjeszti a képviselıtestület elé, amely határozatban elfogadja. Az éves képzési terv elıkészítése tárgyévet megelızı év novemberében történik, költségvetése részét képezi az önkormányzat éves költségvetési tervének. Az éves képzési terv végleges változatát az önkormányzat éves költségvetési tervének elfogadásával együtt fogadja el a képviselı- testület. A képzési terv megvalósítását a jegyzı ellenırzi. A Polgármesteri Hivatal éves képzési tervének felülvizsgálata nem jellemzı. A legjobb befektetés és a legnagyobb megtérülés: az INFORMÁCIÓ 2
3. Rendeletalkotási folyamatok Szeghalom Város Önkormányzatánál a szabályozás-, jogszabályalkotás rendje az SzMSz-ben van szabályozva. A szabályozási-, jogszabály alkotási folyamat rendje egyrészt követi a vonatkozó jogszabályokból fakadó rendeletalkotási kötelezettségeket: törvényi felhatalmazás, illetve törvénybıl eredı rendeletalkotási felhatalmazás alapján végzett jogszabály alkotási folyamat, amelynek nem követése mulasztásos jogszabálysértést jelent. A szabályozási-, jogszabály alkotási folyamat rendje másrészt a törvény által nem szabályozott társadalmi viszonyok szabályozására vonatkozik, amelyeket részben a képviselıtestület kezdeményez, illetve lakossági igény során fogalmazódnak meg. A lakossági igény megjelenése a szabályozási-, jogszabály alkotási folyamatban történhet a képviselıtestület tagjain keresztül, illetve lakossági fórumok során. Az Önkormányzat képviselı-testülete kiemelt figyelmet fordít a bizottságokban közremőködı civilek arányára. Ennek érdekében nagy létszámúak a testület bizottságai; a civil szervezetek, egyházak, közintézmények, szakmai szervezetek vezetıi és tagjai egyaránt részt vesznek a bizottsági munkában. A képviselı-testületben a civil szervezetek delegáltjainak aránya 49 %. Az önkormányzat képviselıtestületének ülésein részt vesznek az ülés témája szerint érintett közszolgáltató intézmények vezetıi is, akik egyeztetési jogukat gyakorolhatják (pl. gazdasági-pénzügy témákban). Az Önkormányzatnál a szabályozás, jogszabályalkotás elıkészítése során a jegyzı, illetve a polgármester tekinti át a beérkezett javaslatokat, majd kidolgozásra továbbadják az érintett ügyintézınek. A kidolgozott javaslatokat mérlegelés után a jegyzı terjeszti a képviselı-testület elé. A testület számára a jegyzı, illetve a polgármester állásfoglalást is elıkészít. A szabályozás, jogszabályalkotás elıkészítéséhez, a tervezetek elıterjesztése elfogadásához kapcsolódó dokumentumoknak nincs rögzített alakisága. Az állásfoglalások rendszerint írásba foglaltak, de formanyomtatványt nem használnak. A szabályozás, jogszabályalkotás elıkészítéséhez a jegyzı, illetve a polgármester gyakran csak szóban egyeztet az ügyintézıvel. Az Önkormányzatnál a szabályozás, jogszabályalkotás elıkészítéséhez, a tervezetek elıterjesztése elfogadásához kapcsolódó dokumentumok közül a rendeletek és határozatok elkészítését és elfogadását hivatalon belül a jegyzı koordinálja. Az alacsonyabb színtő szabályozást vagy tervezést a polgármesteri hivatal szervezeti egységei (Mőszaki iroda, pályázatkezelés, Pénzügyi Iroda adóügy) önállóan végzik. A szabályozás, jogszabályalkotás elıkészítéséhez, a tervezetek elıterjesztése elfogadásához kapcsolódó dokumentumok elektronikus adathordozón jelenleg nem állnak rendelkezésre, de tervezik a bevezetését. A képviselı-testületben a jogszabályalkotás, szabályozás elfogadásának rendje a határozati javaslat, illetve a rendelettervezet tárgyától függıen változik. A költségvetés elfogadása a leginkább idıigényes folyamat: 1-2 hónap. Jellemzıek azonban a kevésbé idıigényes döntések tekinthetık, ez esetben áltagosan 1-2 nap az átfutási idı. A helyi jogszabály hatályossága és érvényessége szintén az elıterjesztés tárgyától függ. A helyi jogszabályok az azokat elfogadó testületi ülés után, a hónap elsı munkanapján kerülnek kihirdetésre és lépnek hatályba. A szociális terület érintı rendeletek jellemzıen késıbb lépnek hatályba, mert annak tartalmát meg kell ismertetni a lakossággal, és az esetleges véleményeket meg kell vitatnia a testületnek, érvényesíteni kell a visszacsatolás lehetıségét. A helyi jogszabály (határozat, rendelet) alkotásának elindítását vagy módosítását bármely helyi lakos, vállalkozás vagy szervezet is kezdeményezheti. Írásos javaslatával a polgármesterhez és a jegyzıhöz kell fordulnia. A jegyzı a hivatalos úton terjeszti a testület elé. A legjobb befektetés és a legnagyobb megtérülés: az INFORMÁCIÓ 3
A képviselı-testületének éves munkaterve van. A munkaterv tartalmát az elızı évek gyakorlata szerint részben a képviselı-testület tagjainak javaslati alapján a jegyzı állítja össze és terjeszti elfogadásra a testület elé. A képviselı-testület tárgyév január hónapjában tárgyalja meg a tárgyévi munkatervet, javaslatot tehetnek annak kiegészítésére, módosítására. A javaslatokat a jegyzı terjeszti elı a képviselıtestület ülésére. Kötelezı témája a munkatervnek a MÁK felé a költségvetés, illetve a zárszámadás elfogadása. A képviselı-testület rendes és rendkívüli üléseit a jegyzı hívja össze. Szeghalom Város Önkormányzata képviselı-testületének rendes éves szünete július hónapban van. Az ülések idıpontjai nincsenek konkrétan meghatározva, mind a rendes, mind a rendkívüli testületi üléseket a jegyzı hívja össze (pl. pályázatokkal kapcsolatos döntések miatt). A rendes testületi ülések hosszabbak, 5-6 órát is eltartanak, a rendkívüli testületi ülések néhány óráig tartanak, idıtartamuk módosítására nincs szükség. Az Önkormányzat képviselı-testülete üléseinek jegyzıkönyvei a központi TERKA rendszerben, döntései a KÖZADAT rendszerben találhatók elektronikusan. A dokumentumok papír alapon megtekinthetık az állampolgárok, civil szervezetek és vállalkozások számára. Korábban a könyvtárban, jelenleg az önkormányzati hivatalban tekinthetık meg a jegyzıkönyvek és az egyéb dokumentumok. Általánosan megállapítható, hogy allampolgári igény a betekintésre nincs. Az Önkormányzat szabályozással, jogszabályalkotással kapcsolatos döntés-elıkészítés, - hozatal nyilvánosságához kapcsolódó területei, eszközei között a legfontosabb az évente egy alkalommal összehívott várospolitikai fórum. Az Önkormányzat szabályozással, jogszabályalkotással kapcsolatos döntéselıkészítés, - hozatal nyilvánosságához kapcsolódó egyéb területei és eszközei között az alábbiaat lehet kiemelni: - az eleve nyilvános testületi ülések szélesebb körő érdeklıdésre számot tartó témáinak (mint pl. az elmúlt év eredményei, éves költségvetés elfogadása, pályázatok, fejlesztések, a tárgyévben tervezett intézkedése, a támogatások felhasználása, állattartási, parkolási rendelet, építési határozat biomassza társadalmi vitája) alaposabb megvitatására várják a civil szervezetek képviselıit; - egyes szakmai területek szakembereit is meghívják a testület üléseire, mint pl. kábeltévé bevezetése, rádióantenna telepítése (sugárbiológiai szakértı). Az önkormányzat rendeletalkotási, illetve egyéb szabályozási folyamataihoz jelenleg nem kapcsolódik IKT megoldás, de tervezik a bevezetést. A képviselı-testület tagjai számára jelenleg nem állnak rendelkezésre elektronikus formában a döntés-elıkészítı dokumentumok, de ennek a megoldásnak a bevezetését is szorgalmazzák és igénylik a hivatalban. 4. A polgármesteri hivatal szervezeti egységei közötti együttmőködés 4.1. A polgármesteri hivatal szervezeti egységei közötti információáramlás Szeghalom Város Önkormányzata Polgármesteri Hivatalában a szervezeti egységek közötti formális információáramlás rendje és szabályzata az SzMSz-be és a hivatal ügyrendjébe van beépítve. A szervezeti egységek közötti információáramlás formális csatornái között szerepelnek: a) a munkaértekezletek b) az állománygyőlések (évente egyszer) c) a vezetıi értekezletek az irodavezetık számára A legjobb befektetés és a legnagyobb megtérülés: az INFORMÁCIÓ 4
d) a projektmegbeszélések a konkrét feladatok esetén vezetı-beosztott között igény és szükség szerinti gyakorisággal A szervezeti egységek közötti formális információáramlásnak két szintje van jelenleg: 1. a vezetıi szint, illetve a 2. projekt szint Szeghalom Város Önkormányzata Polgármesteri Hivatalának vezetıje nem híve a meghatározott idıben és helyszínen történı megbeszéléseknek, mert az elırehaladást és a problémákat látja az iratforgalom adataiból. A szervezeti egységek közötti formális információáramlás alkalmait a jegyzı hívja öszsze. Azokat irodavezetı is kezdeményezheti, de ebben az esetben is a jegyzın keresztül történik az értekezlet összehívása. A szervezeti egységek közötti formális információáramlás során létrejövı dokumentumok a munkaértekezletek jegyzıkönyvei. Egyéb dokumentum jelenleg nincs, a formális információáramlás során nem jön létre visszacsatolás, mert a jegyzı hivatalból folyamatosan látja az ügymeneteket. A szervezeti egységek közötti formális információáramlást jelenleg nem támogatják informatikai eszközök, csak e-mail. A szervezeti egységek közötti formális információáramlást támogatja ugyan belsı informatikai hálózat, de az jelenleg csoportmunkára nem alkalmas. 4.2. A hivatal szervezeti egységei közötti koordináció Szeghalom Város Önkormányzata Polgármesteri Hivatalában a szociális igazgatás ügytípushoz formálisan kapcsolódó más ügytípusok közé taroznak a pénzügy-adóügy ügytípusok, például a kifizetésekkel kapcsolatban. A pénzügy-adóügy ügytípushoz formálisan kapcsolódó szervezeti egység, illetve ügyintézık a szociális ügyintézı, az építéshatósági ügyintézı, az igazgatási ügyintézı, pénzügyi és adóügyi ügyintézı, a pályázatkezelı ügyintézı, a pénztár és a könyvvizsgáló. A kapcsolódó tevékenységek az iktatásban és a postázásban jelölhetık meg. Bár a hivatal SzmSz-e a koordinációs tevékenységet röviden érinti, a Polgármesteri Hivatalban a szervezeti egységek közötti koordináció formális kapcsolódás folyamatának eljárásrendje önállóan nem jelenik meg.. A szervezeti egységek közötti koordináció informális kapcsolódásait általában maguk az ügyintézık kezdeményezik. Ilyen alkalmak például a reggeli kávézás, vagy a fénymásolás. A szervezeti egységek közötti koordináció szolgáltatóvá tételéhez elektronikus megoldások jelenleg nem állnak rendelkezésre, de tervezik. A szervezeti egységek közötti koordináció során a vezetık jelenleg nem állnak intraneten keresztül kapcsolatban. A felmérés során kiderült, hogy hasznos megoldásnak tartják, és elkötelezettek annak bevezetését illetıen, eddig is keresték a lehetıségeket, azonban egyelıre nem jutottak el a megvalósításig. A szervezeti egységek közötti koordinációra természetesen van igény, azonban szabályozására nincs szükség. Nincs idı a szervezett koordinációra, jelenleg minden spontán módon, akár soron kívül is történhet. A legjobb befektetés és a legnagyobb megtérülés: az INFORMÁCIÓ 5
5. Az önkormányzati intézmények 5.1. Az önkormányzati intézmények felügyelete Szeghalom Város Önkormányzata által fenntartott intézmények kistérségi együttmőködésére példák: szociális intézmény, orvosi ügyelet, belsı ellenırzés, turinform iroda. Az intézmények és az önkormányzati hivatal közötti egyéb koordináció folyamatos, havonta egyszer mindegyik intézmény vezetıje találkozik a polgármesterrel. Továbbá minden testületi vagy bizottsági ülésen részt vehetnek az intézményvezetık. Az Önkormányzat által fenntartott intézmények és az önkormányzati hivatal közötti egyéb koordináció módosítására nincs igény. Az Önkormányzat által fenntartott intézményeket érintı döntések, ellenırzések elıkészítése során a többcélú kistérségi társulás belsı ellenırzési csoportjával egyeztetik az ellenırzési tervet. A többcélú kistérségi társulás belsı ellenırzési csoportja elvégzi az ellenırzést az Önkormányzat által fenntartott intézményekben. Az Önkormányzat által fenntartott intézmények vezetıi készítik elı az intézmény SzMSz-ét és az intézmények szakmai programját. Azokat a Polgármesteri Hivatal Hatósági és szervezési Irodája oktatási szakreferensének nyújtják be, aki átnézi, és szükséges esetben javításra visszaküldi. Javítás, kiegészítés után a szakmai bizottság elé kerülnek a dokumentumok, amely átvizsgálja, majd a jegyzıhöz kerül, aki önállóan a jogszabályok és határidık szempontjából ellenırzi, majd elıterjesztésre készíti a képviselı-testület ülésére. Az intézmények szakmai programjához kapcsolódnak egyéb tervdokumentumok, amelyeket külsı szakértık készítenek el. A dokumentumok elıterjesztését szükség szerint akár több hónapos tervezıi és szakértıi munka elızheti meg. A külsı szakértık által készített szakértıi tanulmányokat az intézkedést érintı javaslat, elıterjesztés mellé csatolják. Az Önkormányzat által fenntartott intézmények SzMSz-ének, tervezési programjainak módosítását az intézmény vezetıje, a polgármester, jegyzı, illetve a szakbizottság képviselı-tagja kezdeményezheti a jegyzın keresztül a képviselıtestület felé. Az intézmények SzMSz-ével, tervezési programjaival kapcsolatos módosítás folyamata megegyezik a rendeletek elıterjesztésének folyamatával. Szeghalom Város Önkormányzata által fenntartott intézmények vezetıinek szakmai-, döntési- és felelısségi kompetenciája az intézmény típusától függ. a) Az önállóan gazdálkodó intézmény vezetıje szakmai kompetenciájához tartozik az intézmény szakmai programjának összeállítása, döntési joga van az intézmény munkatársai bér és járulékokat érintı költségvetésének összeállításában, felelıssége a szakmai terv és (a dologi költségvetéssel kiegészített) intézményi költségvetési terv betartására is kiterjed. Továbbá az intézmény vezetıje képviselı-testületi felhatalmazás alapján rendelkezik a dologi, beszerzési keretek felett is. A beruházások finanszírozásával kapcsolatos döntések azonban már a képviselı-testület kompetenciájába tartoznak. b) Részben önállóan gazdálkodó intézmény: megállapodás alapján az intézményvezetı kötelezettsége a munkáltatói jog gyakorlása, a dologi kiadások feletti rendelkezés, a közüzemi díjak mértéke betartásának felelıssége. Az intézményvezetık kinevezése, munkájuk értékelése a polgármester és képviselı-testület feladata, az intézmények dolgozói munkájának felügyelete és értékelése az intézményvezetı feladata. A legjobb befektetés és a legnagyobb megtérülés: az INFORMÁCIÓ 6
Az Önkormányzat által fenntartott intézményeket érintı döntések, ellenırzések elıkészítésének alkalmai az éves költségvetési terv összeállításának szakmai vitái, amelyen munkáltatók és munkavállalók egyaránt részt vehetnek. Az Önkormányzat által fenntartott intézményeket értı ellenırzések közé tartozik a mőködési engedély kiadó hatóság rendszeres külsı ellenırzése, a szakmailag kompetens módszertani szervezet ellenırzése, az Ász ellenırzése, a kistérségi társulás mint fenntartó ellenırzése. Az ellenırzések alapján az intézményvezetıvel közösen a jegyzı intézkedési tervet készít, amelyet a jegyzı elfogadásra (határozat) a testület elé terjeszt. A testületi határozatban elfogadott intézkedési tervet eljuttatják a MÁK-hoz Az Önkormányzat által fenntartott intézmények SzMSz-e tervezési programjainak van elektronikus adathordozója, többségük az adott intézmény honlapján megtekinthetı. Ezek a tervdokumentumok, mivel csatolva vannak az Önkormányzat képviselı-testülete számára benyújtott elıterjesztésekhez, azokkal együtt automatikusan publikálásra kerülnek az Önkormányzat honlapján is. Az intézmények és az önkormányzati hivatal közötti koordináció szolgáltatóvá tételének elektronikus megoldásai között az internetes elérhetıség szerepel, de jelenleg nem mőködik. 5.2. Az önkormányzati intézmények információáramlása A Szeghalom Város Önkormányzata által felügyelt intézmények és a Polgármesteri Hivatal közötti szakmai információ nagyobb részét a költségvetés tervezés döntés-elıkészítéséhez szükséges dokumentumok alkotják. Ezeken túlmenıen jelentısebb információt az intézmény belsı ellenırzési tervének elıkészítése igényel. Az intézmények vezetıi részt vesznek az intézmény belsı ellenırzési tervének elıkészítésében. A belsı ellenırzési tervet (illetve annak tartalmát) a jegyzı terjeszti elı, a testület fogadja el, önkormányzati rendelet szintő helyi jogszabály formájában, a tárgyévet megelızı év november 15. napjáig. Az Önkormányzat által fenntartott közintézmények negyedéves gazdasági ügyeirıl, szakmai eredményeirıl az intézményvezetı készít éves beszámolót írásban, amelyet a jegyzı terjeszt a képviselıtestület elé, amely határozatban elfogadja azt. A közintézmények vezetıi negyedéves gazdasági ügyek jelentést készítenek a célelıirányzat felhasználásáról, havi jelentést a tartozásállomány alakulásáról. A beszámolókat a jegyzı terjeszti a képviselıtestület elé, amelyek csak tájékoztató információt jelentenek, elfogadni vagy határozatot hozni róla nem kell. Az intézmények belsı ellenırzésének jelentését az éves zárszámadással együtt (tárgyév május vége) a jegyzı terjeszti a testület elé, amely a zárszámadással együtt, önkormányzati rendelet szintő helyi jogszabály formájában fogadja el. A testületi elfogadás idıpontjáig a belsı ellenırzésben megfogalmazott észrevételek, ajánlások alapján a jegyzı saját hatáskörben tesz intézkedéseket. Egyéb területek, amelyekrıl az intézményvezetık tájékoztatás adnak vagy kérnek: rendkívüli kiadások, pályázatok. Az Önkormányzat által felügyelt intézményekkel a rendszeres információ áramlás legjelentısebb tárgya az intézmények éves költségvetésének megtervezése és elfogadása. Az Önkormányzat rendesen bázisalapú ciklusterv alapján készíti költségvetését, ennek megfelelıen az Önkormányzata által felügyelt intézmények is hasonló módon terveznek. Az Önkormányzat által felügyelt intézményekkel a rendszeres információ áramlás nincs külön szabályozva. A rendszeres információ áramlás felelıse a Polgármesteri Hivatal részérıl az oktatási fıtanácsos. Az intézményekkel tartott rendszeres információáramlás visszacsatolása során a belsı ellenırzés által végzett, ellenırzésrıl szóló jelentést a jegyzı fogadja be. Amennyiben a belsı ellenırzést végzı szakértık módosítási javaslatot, észrevételt tesznek, a jegyzı intézkedési tervet készít, amely megvalósítása kötelezı érvényő az intézmény vezetıjére nézve. A legjobb befektetés és a legnagyobb megtérülés: az INFORMÁCIÓ 7
Az intézményekkel tartott rendszeres információáramlásnak jelenleg kevés az informatikai támogatottsága, csak e-mail-en létezik. Informatikai fejlesztéseket terveznek. Az intézmények vezetıi számára elektronikusan rendelkezésre álló döntés-elıkészítı dokumentumok jelenleg nincsenek, azonban mind a hivatal vezetıje, mint az intézmények vezetıi igénylik. 6. Mérések SzeghalomVáros Önkormányzata Polgármesteri Hivatalának mőködésének illetve a nyújtott közszolgáltatások mérésétıl a szolgáltatásfejlesztés és a településfejlesztés támogatását várják el. Továbbá a hivatali munka törvényességének betartását, amelynek eredményei a jogorvoslatok, a törvényesség visszajelzések és a lakossági panaszok kezelése. Szeghalom Város Önkormányzata Polgármesteri Hivatalának és a nyújtott közszolgáltatások eredményességét nem mérik, de igény mutatkozik a rendszeres eredményesség-mérés bevezetésére. A Polgármesteri Hivatal mőködésének beszámolóját képezi az éves KSH jelentés, amelynek eredményessége, hogy az okmányiroda finanszírozása az elvégzett ügyek száma alapján történik. A KSH jelentést a Polgármesteri Hivatal Hatósági és szervezési Irodája állítja elı, a kapcsolódó munkálatok informatikai eszközökkel (ügyiratkezelı program) támogatottak. A Polgármesteri Hivatalban a hivatal mőködésének, illetve a nyújtott közszolgáltatások mérésével kapcsolatos döntéseket a jegyzı hozza meg. Külön fórum a közszolgáltatások mérése eredményeinek bemutatására jelenleg nincs. A Polgármesteri Hivatal és a nyújtott közszolgáltatások eredményességét mérı mutatószámok még nincsenek kidolgozva, ezért a szociális igazgatás, a pénzügy-adóügy és a pályázatkezelési ügytípusok ügyintézıjének számára (sincs) kidolgozva egyéb eredménymérésre alapozott motivációs rendszer. A Hivatal szervezeti egységei értékelésének önálló rendje sincs jelenleg kidolgozva. Jelenleg köztisztviselıi törvény szerinti teljesítményértékelést végeznek. Jutalomkeretre az éves költségvetésben van meghatározott forrás, amelybıl minden évben jutalmaznak ügyintézıket (év végén vagy köztisztviselık napján). Mivel a Polgármesteri Hivatal és a nyújtott közszolgáltatások eredményességét mérı mutatószámok még nincsenek kidolgozva, ezért a) célrendszerek és mérések nem az SzMSzben szerepelnek, hanem a munkaköri leírásokban. b) célrendszer meghatározásának jelenleg nincs sem módja, sem eljárása c) a mérést és értékelést követı változások visszavezetése, visszacsatolás nem történik Az Önkormányzat Polgármesteri Hivatala szervezeti egységei értékelését évente kétszer a jegyzı végzi, emellett a polgármesternek véleményezési joga van. Az értékelésének jelenleg nincs önálló szabályzata. A Önkormányzat Polgármesteri Hivatala szervezeti egységei értékelésére, illetve a meglévı értékelési eljárásrend változtatására van igény, de nincs rá lehetıség. 7. Projektmenedzsment a hivatalban Szeghalom Város Önkormányzata képviselı-testületének tagjai nem ismerik, a Polgármesteri Hivatal vezetıi ismerik a projektszemléletet. A Hivatalban a projektszemlélet bevezetését elvégezték a pályázatírás tevékenységéire. A pályázatok megvalósítása során az ügyintézık team-ekben dolgoznak, a meglévı szervezeti kereteket indokolt esetben túllépik. A projektszemlélet bevezetésének elınyei között A legjobb befektetés és a legnagyobb megtérülés: az INFORMÁCIÓ 8
tartják számon a feladatok áttekinthetıségét, a komplex rálátást a feladatokra, a munka összehangolásának lehetıségét. A projektszemlélet bevezetésének semmilyen hátrányát nem látják. A Polgármesteri Hivatalban általában, a fenti ügytípus során végzett projekt alapú mőködés során kialakult véleménnyel szemben a projektszemlélet bevezetésének akadályát abban látják, hogy olyan többirányú, bonyolult folyamat, amely során nehéz az együttmőködés megszervezése, ezért sok esetben külsı szakértı felkérése szükséges. A projektszemlélet bevezetését támogatta képzés, ami részben az Államigazgatási Hivatal által szervezett továbbképzés keretében történt, részben tanácsadó cég szervezése keretében is. Utóbbin a polgármesteri hivatal ügyintézıje pályázatírói képzésen vett részt.. A projektmenedzsmentet nem támogatja informatikai eszköz, és projektmenedzsment szoftvert sem használnak a munkatársak. A felmérés során azonosítani lehetett a projektmenedzsment szoftver iránti igényt, azzal, hogy annak egyszerően használhatónak, a legfontosabb projekt mozzanatok dokumentálására és tervezésére kell alkalmasnak lennie. 8. A szakpolitikák Szeghalom Város Önkormányzatánál az alábbi szakpolitikák vannak önállóan jelen: sport, közmővelıdés, oktatás és környezetvédelem. Az egyes szakpolitikáknak nincsenek felelısei, azok a képviselı-testület bizottságaihoz vannak delegálva: a szakpolitikák tervezését és értékelését a képviselı-testület bizottságai végzik. A szakpolitikák erıforrásai intézményekre lebontva jelennek meg a költségvetésben, az oktatási és egyéb tervekben. A képviselı-testület bizottságai a tárgyévet megelızı év október-november hónapjában felmérést készítenek az egyes szakpolitikák állapotáról, kapcsolódó igényeirıl, tervdokumentumairól, amelyeket az egyes bizottság feldolgoz és a jegyzın keresztül a testület elé terjeszti, amely dönt az erıforrásigényekrıl. A szakpolitikák az alábbi dokumentumokkal rendelkeznek: tervdokumentumok, az egyes szakpolitikához kapcsolódó szabályzatok, rendeletek, határozatok. A szakpolitikáknak dokumentumai elıterjesztésének, elfogadásának, ellenırzésének rendje megegyezik a testületi döntés-elıkészítı és hozatali munka rendjével. A szakpolitikák mérésének eljárásai és rendje mérési szabályzatban találhatók, amelyben a jogszabályok alapján tervezett indikátorok szerepelnek (pl. esélyegyenlıségi terv indikátorai) 9. Gazdálkodási felelısségvállalás Szeghalom Város Önkormányzata Polgármesteri Hivatalában a pénzügy-adóügyi és a gazdálkodási felelısségvállalás szabályozás eljárásrendje az ÁHR szerint történik. 10. Stratégiai tervezés a költségvetés tervezésében Szeghalom Város Önkormányzata négyéves stratégiai programmal rendelkezik, amelyet 2006-ban fogadtak el. Az Önkormányzat költségvetése készítésének módszertana bázislapú ciklusterv. Módosításra, javaslatra nyitottak. A legjobb befektetés és a legnagyobb megtérülés: az INFORMÁCIÓ 9
Szeghalom Város Önkormányzata választott tisztségviselıi és a hivatal vezetıi közül többen is ismerik a stratégiai tervezés módszertanát. A stratégia tervezés kiterjesztését nehezíti, hogy az ágazati tervekhez, szabályozáshoz és forrásokhoz kell igazodnia az Önkormányzatnak. Bár az önkormányzatnál a stratégiai tervezés a kapcsolódó logisztikai feltételek jelenlegi hiányosságai miatt nem terjedt el, a beruházásoknál, fejlesztéseknél viszont jelentkezik a stratégiai tervezés, annak kiterjesztése iránti elkötelezettséget már érezni lehet a képviselı-testületben. A stratégiai tervezés bevezetésének elınyeit látják az Önkormányzatnál, de akadálynak érzik, hogy felsıbb szinten (szakigazgatás) sincs még stratégiai tervezés bevezetve, továbbá a normatív finanszírozás, a ciklusterv gátat szab a stratégiai tervezés bevezetésének. Az Önkormányzatnál a stratégiai tervezés bevezetését jelenleg sem informatikai eszköz, sem képzés nem támogatja. 11. A költségvetéshez tartozó döntéstámogató folyamatok Szeghalom Város Önkormányzata költségvetésének elkészítéséért a jegyzı felel, aki a tervezési munkában a hivatalon belül a bizottságok munkájára támaszkodik. Az Önkormányzat által fenntartott intézmény(ek) vezetı(i) saját hatáskörükben elkészítik az intézmény(ek) intézményi költségvetési tervét, amely az intézményben dolgozó közalkalmazottak bér és járulékainak tervezésébıl áll. Az intézmények dologi kiadásainak tervezését a jegyzı végzi el. Az intézmények költségvetés tervezetét az intézmény vezetıje nyújtja be a jegyzınek. A döntés-elıkészítés folyamatát meghatározza a központi költségvetés elfogadásának idıpontja, hiszen az tartalmazza a normatív támogatás elemeit. Szeghalom Város Önkormányzata által fenntartott intézmények költségvetési tervét tárgyév január végére kéri be a jegyzı. Az önkormányzat éves költségvetési tervének képviselı-testület elı történı beterjesztése a tárgyév február 15.-ig megtörténik, a terv megvitatása és elfogadása ettıl kezdıdıen 30 napon belül megy végbe.. A képviselıtestület a beterjesztett éves költségvetési terv elfogadásáról rendeletben dönt. A költségvetési terv mellé csatolt dokumentumok: részletes indoklás, rendeletterv, táblázatok. Szeghalom Város Önkormányzata költségvetésének elkészítéséhez és elfogadásához döntéstámogatási eszközök a hivatal SzMSsz-ében szabályzatban találhatók. A költségvetés készítését érintı képzést, továbbképzést jelenleg a PénzügyiIroda vezetıjénél alkalmaznak. Javasolt a képzés kiterjesztése más szakirányú munkatárs felé is. AzÖönkormányzat éves költségvetés tervének megvitatása és elfogadása folyamatához jelenleg informatikai támogatottságként egy pénzügy-adóügyi rendszert alkalmaznak. Az intézmények vezetıi számára lehetıség van betekinteni a döntés-elıkészítı dokumentációba, de nem kapják meg automatikusan, és csak a saját intézményükét ismerik. Nincs alapos informatikai támogatottsága sem az intézményi döntés-elıkészítésnek. 12. Közbeszerzés 12.1. Közbeszerzési eljárások lebonyolítása Szeghalom Város Önkormányzatának közbeszerzési koncepcióit a Polgármesteri Hivatal Mőszaki Irodája, a testület közbeszerzési bizottsága és egy külsı közbeszerzési tanácsadó cég egyezteti. A koncepciót a Mőszaki Iroda vezetıje terjeszti a jegyzın keresztül a testület elé. A testület közbeszerzési A legjobb befektetés és a legnagyobb megtérülés: az INFORMÁCIÓ 10
bizottsága külsı közbeszerzési tanácsadó cég közremőködésével elkészíti az ajánlatkérést, közzéteszi, az ajánlatokat a külsı közbeszerzési tanácsadó cég elbírálja, majd a testület közbeszerzési bizottsága tárgyalja meg, és terjeszti a testület elé. A közbeszerzések lebonyolításában az intézmények vezetıi az intézményt érintı beruházás során (pl. iskolaépület felújítása) konzultációs joggal élhetnek. A közbeszerzésrıl a képviselı-testület dönt. A közbeszerzés lebonyolításához jelenleg közbeszerzési szabályzat áll rendelkezésre, mint döntéstámogató eszközök. A döntés-támogatáshoz külsı szakértı céget vesz igénybe az Önkormányzat, amelynek részérıl a közbeszerzési bizottság vesz részt az egyeztetésben A Kbt. iránymutatásain túl nem alkalmaznak egyéb technikákat a közbeszerzés lebonyolításához, jelenleg nem kapcsolódik hozzá stratégiai tervezés sem. Szeghalom Város Önkormányzatánál a közbeszerzések lebonyolításával kapcsolatban elektronikusan rendelkezésre álló döntés-elıkészítı dokumentumok jelenleg nincsenek, csak papír alapúak. Igény van arra, hogy a hivatal belsı portálján jelen legyenek a jelzett dokumentumok. Szeghalom Város Önkormányzatánál a közbeszerzések lebonyolítását IKT eszközök nem támogatják, nincs erre szükség, mert külsı cég végzi a kacsolódó szakmai eljárásokat. 12.2. A környezetbarát közbeszerzési gyakorlat Szeghalom Város Önkormányzatánál a környezetbarát közbeszerzési gyakorlat bevezetésével kapcsolatban elektronikusan rendelkezésre álló döntés-elıkészítı dokumentumok jelenleg nincsenek, azonban tervezik az átállást 13. Nyilvánosság fejlesztése 13.1. Szervezeti megoldások Szeghalom Város Önkormányzati Hivatalában a lakosság naprakész és folyamatos tájékoztatása javításának, a döntések nyilvánossá tételét támogató szervezeti megoldások bevezetéséhez kapcsolódó döntés-elıkészítés folyamatának általános felelıse nincs, a jegyzı fogja össze a kapcsolatos feladatokat. A lakosság naprakész és folyamatos tájékoztatása javításának, a döntések nyilvánossá tételének eljárásáról a nyilvános tartalmak kijelölésérıl a polgármester, illetve a jegyzı dönt. A lakosság naprakész és folyamatos tájékoztatásának javítását, a döntések nyilvánossá tételét támogató szervezeti megoldások bevezetéséhez kapcsolódó döntési folyamatnak általános felelıse nincs, a jegyzı fogja össze a kapcsolatos feladatokat. A Polgármesteri Hivatalban és az önkormányzat intézményeiben jelenleg nem terveznek képzést, továbbképzést a döntések nyilvánossá tétele folyamatát érintıen. Korábban az oktatási referens szakterülethez kapcsolódó képzése már lezajlott. Az önkormányzatnak jelenleg nincs kommunikációs és PR terve, koncepciója. A nyilvánosság jelenlegi informatikai támogatottsága az önkormányzat honlapján található fórum rovat, közéleti és sport-tartalmakkal. 13.2. Kapcsolatszervezés A legjobb befektetés és a legnagyobb megtérülés: az INFORMÁCIÓ 11
A Polgármesteri Hivatalban a civil és a vállalkozói szférával kialakítható kapcsolatok megszervezéséhez kapcsolódó döntés-elıkészítés folyamatának általános felelıse nincs, a jegyzı fogja össze a kapcsolatos feladatokat. A Hivatalban a civil és a vállalkozói szférával kialakítható kapcsolatok megszervezéséhez szükséges kapcsolattartás formális személyi és szervezeti elvárásai a hivatali és az intézményi SzMSz-ekbenés a dolgozók munkaköri leírásaiban jelenleg nem nevesítettek, és jelenleg nem állnak rendelkezésre a tartalommenedzsment fejlesztésének feltételei. Tervek léteznek, aa pályázat során megvalósítandó cél. A Hivatalban az oktatási referens végez rendszeres sajtófigyelést és -elemzést. Szeghalom Város Önkormányzata képviselı-testületének állandó és ad hoc bizottságai munkájában részt vesznek a társadalmi szervezetek képviselıi, a bizottságokban a civil és a vállalkozói szféra képviselıinek részvétele 100 %-os. Szeghalom Város Önkormányzata honlapján fórum rovat keretében van a vélemények fogadásával, panaszkezeléssel foglalkozó rovat. 13.3. Partnerség Szeghalom Város Önkormányzata gesztorként sok színtő és széleskörő partnerséget hozott létre és tart fenn. Ilyen például a TISZK, a szociális kerekasztal. Az Önkormányzat képviselı-testületének állandó és ad hoc bizottságaiban nincsenek a partnerek által delegált tagok. Az Önkormányzat honlapján hozzáférhetık az önkormányzati döntés-elıkészítésnek a tervdokumentumai, a projektek megvalósítása ellenırzésének eredményei. Szeghalom Város Önkormányzatánál a horizontális alapelvek érvényesülésében jelen vannak a párbeszéd keretei. Támogatja: esélyegyenlıségi terv. Fenntarthatósági terv elkészítését tervezik. A legjobb befektetés és a legnagyobb megtérülés: az INFORMÁCIÓ 12