Procon-X Lite Általános funkcióleírás
Bevezetés A Procon-X Lite egy olyan integrált projektirányítási rendszer, melyet alapvetően a projekt szemléletben dolgozó építőipar részére fejlesztett ki a Procon-x Kft. Az építőiparban működő vállalatok speciális igényei az iparág alábbi jellemzőiből vezethetők le: az építőipar nem telepített ipar, projektenként különbözik a projektek lebonyolításának módszere, a fizikai megvalósítás (kivitelezés) technológiája, a döntésekhez, elemzésekhez rendelkezésre álló gazdasági, műszaki információk minősége, mennyisége a megvalósítás műszaki gazdasági, minőségi tervezhetősége a főbb projektszereplők igényei A Procon-X Lite integrált projektirányítási rendszer azért, mert a fent felsorolt jellemzőkből adódó követelményekre nyújt megoldást a beruházási folyamat különböző résztvevői számára. A rendszer lehetővé teszi az egyes projektek eltérő kezelését, de ezek együttes feldolgozásával vállalati tervezési és irányítási célokat is kiszolgál. A Procon-X Lite kulcsfontosságot tulajdonít a Procon-X Enterprise rendszerekkel történő adatintegrációra és szinkronizációra, ezzel jelentősen növelve a beruházó és vállalkozó közötti kapcsolatot. 2
A Procon-X Lite legnagyobb előnyei: építőipari projekt orientáltság a teljes építőipari projekt életciklus (beruházási folyamat) integrált kezelése nagyfokú skálázhatóság, paraméterezhetőség relációs adatbázis kezelőn alapuló adatkezelés, több felhasználós online üzemmód (licenceléstől függő egyidejű felhasználószám) speciális, építőipari beruházók elvárásainak megfelelően kidolgozott riport struktúrák 3
Procon-X Lite rendszer bemutatása A Procon-X Lite a Procon-X Enterprise család legkisebb tagja. A termékcsalád többi elemével teljes mértékben kompatibilis, egyszerűbb felépítésű, kisebb funkcionalitású. A Procon-X Lite rendszert választó felhasználóink kétféle felhasználási területet fednek le: egyik terület, amikor valamely beruházó felé történő ajánlat- és projektelőrehaladási adatszolgáltatási céllal használják a rendszert a felhasználók másik csoportja, akik már vállalati szintű projekt tervezési és monitoring eszközt kívánnak használni, de (még) nincs projekt controlling igényük Fentiek alapján a Procon-X Lite rendszer egyfelől alkalmas teljes körű adatszolgáltatásra azon beruházók (pl. Nemzeti Infrastruktúra Zrt.) felé, akik Procon-X Enterprise rendszerrel vezetik projektjeiket. A rendszer használata általában lefedi a teljes monitoring folyamatot (költségvetés készítés, nyomkövetés, teljesítés igazolás, ütemtervezés és aktualizálás), de ez beruházói igény függvénye. Ezen beruházóknál a Procon-X Lite része az adott beruházónál rendszeresített jelentések és export formátumok is. A rendszer felhasználóinak másik csoportjába azok tartoznak, akik az építőipari igényeket maximálisan kielégítő vállalati szintű projekt monitoring rendszert kívánnak használni. 4
A Procon-X Lite rendszer moduljai: Vállalati szintű modulok erőforrás-kezelés (anyag, gép, ember stb.) munkaszámok kezelése kézikönyv (felhasználói útmutató) Projekt szintű modulok projektadminisztráció költségvetés-készítés tervezés (ütemterv, nyomkövetés) projektmenedzsment monitoring: mérés, ellenőrzés (felmérés, teljesítésigazolás) jelentések 5
Vállalati szintű modulok Erőforrás kezelés A modul lehetőséget biztosít vállalati szintű erőforrások alapadatainak rögzítésére erőforrásokhoz tartozó mértékegység átváltások megadására 1 erőforrás-nemek és csoportok kialakítására központi ármódosításra Így a vállalkozó saját erőforrásokon (s így erőforrásárakon) tervezheti költségvetését (természetesen ezen árak nem kerülnek vissza a beruházóhoz) másfelől, képes tervezni, s a beruházó felé átadni a szükséges kiemelt (un. vezér) erőforrásokat, s azok felhasználását 1 Az organizációs táblázatok általában tonna alapúak, ezért szükséges, hogy a más mértékegységben (pl. köbméterben) nyilvántartott anyagok átváltását (ez köbméter-tonna relációban az anyag sűrűségével egyezik) megadjuk. 6
Munkaszámok kezelése E modul segítségével tudunk a költségvetés összetartozó tételcsoportjainak megkülönböztetésére szolgáló munkaszámokat létrehozni. Munkaszámokat leggyakrabban két esetben alkalmazunk: konzorciumi munkáknál a konzorciumi tagokhoz tartozó tételek megjelölésére beruházói költségvetés-fejezetek beazonosítására A munkaszámokhoz rendelhetünk költségviselőt (költséghelyet), mely a rendszerben szervezetet jelent. Felhasználástól függően egy munkaszámhoz nulla, egy vagy több költségviselő tartozhat. Kézikönyv (felhasználói útmutató) Ez az on-line segédlet teszi lehetővé, hogy a felhasználó az egyes funkciók használatának módjáról alapos és kielégítő információt kapjon. 7
Projekt szintű modulok Projekt, projektadminisztráció (általános adatok) A modulban az alábbi főbb, a projekttel kapcsolatos alapinformációk adhatók meg: projekt alapadatai (kód, név, státusz, projektmenedzser, címlista) beruházói és saját szótárak, projekthez hozzáférő felhasználók egyéb alapadatok (szelvényszámok, dátumok, mennyiségek) 8
Költségvetés készítés A projekt költségstruktúráját általában a beruházó határozza meg és adja át vagy Procon-X Enterprise vagy Excel formában a vállalkozó részére. A beruházói szintnek nevezett import állomány korlátlan további saját bontásban dolgozható ki. A munka befejeztével az összes információ beruházói részletességgel kerül exportálásra, kivéve a vállalkozói fedezetet és erőforrásárakat. A rendszer különösen támogatja olyan költségvetési fejezetek, tételek kidolgozását, ami felhasználói szinten nem került kiírásra, de szükséges figyelembe venni a projekt önköltségeinek kidolgozásakor. 9
Több felhasználós Procon-X Lite rendszerek esetén, a költségvetési fejezetekhez tartozó tételek kiírása történhet normarendszerekből 2. Normarendszerekből történő kiírás esetén a rendszer lehetőséget biztosít több, gyakorlatilag bármely normaadattár használatára: ÖN, ÉN, ÉNK, ÉMIR, SAJÁT VÁLLALATI ADATTÁR, mindezt különböző árszintek figyelembevételével. Természetesen ehhez szükséges, hogy a felhasználó rendelkezzen ezen adattárak használati jogával. 2 Az egy felhasználós Procon-X Lite rendszerben ez az opció nem érhető el. 10
A modul lehetőséget biztosít a projekt ajánlat és költségvetés változásának nyomon követésére. A költségvetést megfelelő állapotban le lehet fényképezni s így bármikor lehetőség van a különböző állapotok összevetésére, elemzésére. A fedezetek beállítása az építőiparban elvárt részletességű és rugalmasan alakítható. Az elkészült több verzióból a döntéshozó kiválasztja a kiadható ajánlatot, amely később a szerződés, a termelés bázisa, és elszámolás alapja lesz. 11
Időtervezéshez (ütemtervek) alapadatokat szolgáltat ez a modul. A költség lebontási struktúra (a költségvetés hierarchiája), vagy bármely projektszótár ill. szótárak kombinációja alapján a munka lebontási struktúra (WBS) építhető fel automatizmusok mentén. A rendszerhez integrált ütemtervező megoldás a ProjectDirector4 Professional szoftver. 12
Ütemtervek (ProjectDirector4 Professional) Az ütemtervező modul önállóan is használható alkalmazás, a Procon-X Lite-ba integrálva. A szoftver képes automatikusan átvenni a tevékenységeket, a költségvetési tételeket és az erőforrásokat a költségvetésből, megteremtve a teljes integrációt a költséglebontási (CBS) és munkalebontási (WBS) struktúra között. Itt történik a projekt végrehajtási egységeinek (tevékenységek ill. termelési egységek) időtervezése, mely a következő lépésekből áll: o tevékenységekhez átfutási idő rendelése o naptárak definiálása (abban az esetben, ha ezeket a beruházó nem határozza meg) o naptárak tevékenységhez rendelése o tevékenységek közötti logikai kapcsolatok meghatározása A logikai kapcsolatok meghatározása, és az időütemezés után automatikusan állnak elő a költség, pénzügyi és az erőforrás tervek. A tervezés során az angolszász szoftverekben megadható 4 fajta logikai kapcsolat helyett 8 fajta kapcsolat használható. A kapcsolat típusok lehetővé teszik, hogy a tevékenységek között ne csak a szükséges minimális, hanem a maximális távolságot is meghatározhassuk. Az alkalmazható logikai kapcsolatok az alábbiak: minfs, minss, minsf, minff maxfs, maxss, maxsf, maxff Az ütemterv összegző tevékenységeihez is rendelhető erőforrás és logikai kapcsolat. 13
A tevékenységekhez, az erőforrásokhoz, a kapcsolati időközökhöz tetszőleges naptár rendelhető. Ezek, és más itt nem említett tulajdonságok olyan tervezési lehetőséget biztosítanak, amire nagyon kevés hasonló célú projektmenedzser szoftver képes. Az építőipar specialitásaira különösen sok egyedi funkciót tartalmaz a megoldás. A terv és tényadatok összehasonlításával (bázistervek alapján) lehetőség nyílik időbeli újratervezésre és earned value elemzésre is. A szoftvernek saját jelentésgenerátor funkciója van, ami a felhasználók számára biztosítja a gyors és rugalmas egyedi információ kinyerést és megjelenítést a szoftverből. Az adatbázisból felépített ütem és költség, illetve bevételi terv, vagy tény adatokat tartalmazó file kiemelhető a rendszerből, tovább szerkeszthető és bizonyos szabályok betartásával újra visszatehető az adatbázisba. Speciális, az építőipar igényeit kielégítő szolgáltatás a projektek ciklogramm formában történő megjeleníthetősége. A ciklogramm az ütemtervek megjelenítésének egy speciális formája. A jól ismert sávos diagrammhoz képest annyiban nyújt többet, hogy a ciklogrammos ábrázolásban az egyes tevékenységek pontos időbeli lefolyásáról is képet kaphatunk, azaz jól láthatók a tevékenységen belüli tervezett intenzitásváltozások. Továbbá, grafikus módon láthatóvá teszi a térben és időben ütköző tevékenységeket. Jellemzően az alábbi vonalas létesítmények kivitelezésénél használják: - útépítés - vasútépítés - csatornázás - csővezeték építés 14
A kiegészítő modul nem része az alapmegoldásnak, opcionálisan lehet megvásárolni. Nyomkövetés, teljesítés-igazolások, építőipari controlling, monitoring Nyomkövetés (termelés) Ebben a modulban lehetőség van a teljesítések tétel, vagy fejezetszint, azaz fizikai készenlét alapján történő követésére (felmérési napló), A nyomkövetést meghatározott időszakonként naponta, hetente, dekádonként érdemes végezni. A modul lehetőséget biztosít a tételek kezdési és befejezési idejének rögzítésére is, mely adatok átkerülnek az ütemtervbe az aktualizáláskor. 15
A feldolgozott tételek alapján mérhető és elemezhető a megtermelt érték, termelés előrehaladás, jövőbeni termelés, jövőbeni készültség. 16
Az információk nagy része az ütemtervező ProjectDirector4 Professional-ba is átkerül, így grafikusan, táblázatosan, vagy a szoftver által kínált egyéb formában megtekinthetők és elemezhetők terv-(kvázi)tény adatok. A döntés gyors és könnyű, mert időben (azonnal) rendelkezésre álló információk alapján lehet a projekt során beavatkozni, átcsoportosítani, bevonni vállalati, vagy külső erőforrásokat. Állapot-jelentés, teljesítés-igazolás Tetszőleges időközönként ún. teljesítési igazolás készíthető, mely rögzíti az előző teljesítésigazolás óta elvégzett munkát, számlázható termelést, beépített értéket. A rendszer támogatja a beruházó felé, vagy beszállítók, alvállalkozók felől jövő teljesítések projektbe történő feldolgozását. A teljesítési igazolásokat előre definiált rend (automatikus üzenetek és feladatok kiadásával) szerint lehet jóváhagyni, innentől kedve azok nem módosíthatók. A teljesítés-igazolás formáját az esetek többségében a beruházó határozza meg, s általában a számlázás alapja (számla alátét). 17
Jelentések A jelentések modul tartalmazza a beruházási folyamat különböző fázisaihoz kapcsolódó jelentéseket (költségvetés, beszerzések, ütemterv, nyomkövetés, stb.). A Procon-X Lite szűkített formában a következő jelentés struktúrát tartalmazza: 18
19
Minden jelentés struktúrátlan, modulárisan és rugalmasan építhető fel, xls vagy.xml formátumban exportálható és tovább feldolgozható más alkalmazásokban. Ezzel korlátlan módon alakítható és testre szabható minden jelentés. 20
Jelentések információi felülírhatók úgy, hogy az alapadatokat a rendszer megőrzi és azok bármikor visszaállíthatók. Az Oracle technológia adottságai miatt adattárak, lekérdező szoftverek, menedzsment információs rendszerek illeszthetők gyorsan és rugalmasan a szoftverhez. A jelentések többnyelvűek (felhasználók igényei szerint beállítás szükséges). Vállalati rendszerekből integráltan adatokat, tényadatokat fogad és ad a szoftver, ezzel egy és homogén rendszer szolgálja ki a vállalat információ és döntéseket támogató igényeit. 21
NIF sajátosságok A Procon-X Lite messzemenően kiszolgálja a Nemzeti Infrastruktúra Fejlesztő Zrt.(NIF) adatszolgáltatási igényeit. Az általuk beruházott, megvalósításra kerülő nagy mennyiségű és különböző típusú projekt együttes kezelése miatt, számos jelentéskészítési előírást kell betartani a vállalkozónak a projekt tervezési és kivitelezési időszakában. E feladatok maradéktalan kielégítésére készítettük a Procon-X Lite projektirányítási rendszert. A Procon-X Lite támogatja: a NIF által készített beruházói költségvetés, és a hozzá tartozó szótárak ill. szótárelemhozzárendelések átvételét digitális Procon-X Enterprise formában a kivitelezői ütemterv hatékony elkészítését az ütemtervi tevékenységek és költségvetési tételek összerendelését bázisterv készítését és átadását a NIF felé digitális Procon-X Enterprise formában nyomkövetés (felmérés) készítését a NIF által kijelölt mérnök szervezet által leigazolt teljesítmények alapján nyomkövetés átvezetését és esetleges újratervezést az ütemterven állapotjelentés és teljesítés igazolás készítését (mely egyben számlaalátétként is szolgál), valamint ezek digitális Procon-X Enterprise formában történő átadását 22
A NIF beruházások adatelőkészítési és adatszolgáltatási folyamatai Beruházói költségvetés Vállalkozói költségvetés elkészítése Nyomkövetés Nem Ütemterv elkészítése Ütemterv aktualizálás Ellenőrzés, vizsgálat Állapotjelentés Elfogadva? Teljesítés igazolás Igen Bázisterv készítés Számla 23