Felhasználói Kézikönyv. PDE - Project Director Enterprise szoftverhez. Készítette: Procon-x Kft.

Átírás

1 PDE - Project Director Enterprise szoftverhez Készítette: Procon-x Kft.

2 Tartalomjegyzék Tartalomjegyzék Bejelentkezés Főmenü Szerződések modul VIR jelentések modul Admin modul Dokumentumok modul Projektek modul Projektmenü Tervezés Projektadatok modul Költségvetés modul Bázistervek Szerződések Dokumentumok Ütemtervek Nyomkövetés Számlák Fejezetszintű nyomkövetés Teljesítési igazolás szerkesztése Adatszolgáltatás Jelentések NIF jelentések NART jelentések Ellenőrzések Teljesítések Admin modul Cégek, szervezetek Személyek Felhasználók Munkaszámok Funkciók Szerepszerkesztő Szótárak Mappák szerkesztése

3 1. Bejelentkezés A rendszer indításakor egy bejelentkező ablak jelenik meg. Itt azonosító és jelszó segítségével tudunk belépni a kiválasztott rendszerbe. Továbbá be tudjuk állítani a nyelvet és jelszót is tudunk változtatni. 2. Főmenü A főmenüben azok a modulok találhatóak, amik globálisan az összes projektet érintik. Megtalálhatóak a rendszerben lévő dokumentumok és szerződések, az admin modul, amelyben globális szinten adhatunk meg adatokat és a vállalat szintű jelentéseket (V.I.R.) is itt találjuk. 2.1 Szerződések modul A szerződések modulban a rendszerben lévő összes szerződést megtaláljuk. Itt hozhatunk létre új szerződést, módosíthatjuk a már meglévőket és nyomtathatjuk őket. 3

4 A jelentések fülön különböző jelentéseket futtathatunk: - Szerződés statisztika - Szerződés összesítő - Szerződés adatok - Projekt változtatási kérelem napló (VN) 2.2 VIR jelentések modul Itt találjuk a vállalat szintű jelentéseket. 4

5 2.3 Admin modul Az admin modulban globális szinten adhatunk meg adatokat, amelyek az összes projektet érintik. 2.4 Dokumentumok modul A dokumentumok modulban a rendszerben lévő összes dokumentumot megtaláljuk. Itt hozhatunk létre új dokumentumot, módosíthatjuk a már meglévőket és nyomtathatjuk őket. 2.5 Projektek modul A projektek modulban találhatóak a rendszerben lévő összes projekt projektmappa struktúrában. Itt tudunk létrehozni új projektet, a meglévőeket pedig tudjuk mozgatni az áthelyezés gombbal. 5

6 3. Projektmenü 3.1 Tervezés Projektadatok modul Általános fül: Egy projekt Procon-x rendszerben történő kezelésének első lépése a projekt főbb adatainak rögzítése. Erre szolgál a projekt adatok modul általános füle. Itt adható meg a projekt megbízó és megbízott szervezete, a generál szerződés kezdete és befejezése, értéke, megkötésének dátuma, továbbá a projekthez szorosan kapcsolódó személyek és szervezetek (pl. Mérnök, Tervező, Labor, stb.). 6

7 Egyéb fül: Az egyéb fülön további részletes információk (dátumok, helyek, készültség, mennyiségek és szerződés adatok) megjelölése történhet. Státusz fül: A státusz fülön a projekt státuszát, és általános fedezeti százalékait lehet meghatározni. A projekt státusza lehet: - Ajánlati szakasz - Teszt - Várható - Kivitelezési szakasz - Szerződött, műszakilag átadva - Szerződött, felfüggesztett - Szerződött, garanciális időszak vége - Lezárt - Szerződés nélkül lezárt Karbantartás fül: A karbantartás fülön lehetőség nyílik úgynevezett szótárak importálására, exportálására és szerkesztésére. Ezek megadhatók a költségvetésben, tétel és fejezet szinten is. A költségvetésben továbbá lehetőség van az egyes szótárelemek normalizálására, illetve az 7

8 ellenőrzés fülön az ezekre történő szűrésre. Az egyéb műveletek menü, projektszereplők karbantartása funkció kiválasztásával lehet meghatározni a projekthez hozzáférő személyeket Költségvetés modul A költségvetési struktúra kialakításának nagy jelentősége van. Egy projekt akár több ezer költségvetési tételből is állhat, amit struktúra kialakítása nélkül, nagyon nehéz lenne beazonosítani, kikeresni, nyomon követni. A probléma elkerülése érdekében a költségvetési struktúrának tartalmazni kell alfejezeteket, főfejezeteket és összesítő fejezeteket is, ami leegyszerűsíti az átláthatóságot és a keresést. A költségvetés modulon belül lehetőség van a költségvetés importálására. Ezt a megadott szótárak szerinti kódolás előzi meg. A bal oldalon a korábban, még az importálás előtt megadott struktúrában jelenik meg a költségvetés. Az Új fejezet vagy az Új alfejezet gombbal újabb fejezetek létrehozására van lehetőség, amellyel a struktúra tovább bővíthető, illetve a korábban létrehozott fejezetek a Törlés gombbal törölhetők. A felület jobb oldalán az adatok fül tartalma látható. Ezen megjelenik az egyes fejezetek költsége és szerződött értéke is. A költségvetési struktúra fejezeteinek és alfejezeteinek meg kell adni a kódját, megnevezését, mely segít a tételek közötti tájékozódásban. Ajánlatos következetes kódrendszert alkalmazni az átláthatóság és a gyors eligazodás érdekében. A fejezeteket el kell látni különböző kiegészítő információkkal is. Megadható a munkaszám, költségviselő, termelési egység típusa, jellege valamint az előre definiált a szótárelemek. Az MSZ fülnél a munkaszám és a költségviselő adható meg. Az MN fülnél a munkanem és a termelési egység jellege adható meg. A PM fülnél jelölhető meg pótmunka a projekten belül. A felület középső részén találhatóak a projekthez előzetesen definiált szótárak, amikkel a fejezeteket el tudjuk látni. A szótárak segítségével még több plusz információkkal láthatjuk el az adott fejezetet. 8

9 A költségvetési struktúrát lehet exportálni Excel vagy PDF fájlba a nyomtatás gomb segítségével. Többféle választási lehetőség van a nyomtatás során. Új tétel létrehozásánál lehetőség van megadni a tétel kódját, a tétel nevét, a tétel mennyiségét illetve a tétel egységét. Egy tétel másolásával létrehozásával le lehet egyszerűsíteni a folyamatot. A tételek gomb megnyomásával lehetőség nyílik tételek felvételére a fejezeteken belül. A tételek a költségvetési struktúra legelemibb részei. Itt a tételhez az új erőforrás létrehozására, illetve már korábban létrehozottak törlésére van lehetőség. Az Új gombra kattintva, a megjelenő ablaknál kiválaszthatók az érintett erőforrások. A keresés megkönnyítésére lehet névre vagy kódra is szűrni. 9

10 A kód megadása után a tétel mennyiségét két féle módon lehet megadni: A Fajl. mezőben a tétel egységnyi végrehajtásához szükséges fajlagos mennyiséget, vagy a Mennyiség mezőben a tétel teljes mennyiségéhez tartozó erőforrás-szükséglete adható meg. Az egységár is kétféle képpen tölthető ki. Az egyik lehetőség, olyan erőforrás választása, melyhez már van erőforrás ár rendelve. A másik lehetőség a Eá. pipa megadása után az erőforrás egyedi egységárral történő ellátása Bázistervek Bázistervek modulon belül tudunk bázistervet menteni, törölni és kiválasztani több közül az éppen aktuálisat Szerződések Új szerződés létrehozása után az általános adatok fülön a következő adatokat adhatjuk meg: - Szerződés száma - Szerződés tárgya - Megbízó - Megbízott - Szerződés értéke - Szerződés típusa - Szerződés kezdete és befejezése - Megkötés dátuma - Iktatás dátuma 10

11 A leírás mezőben megjegyzést fűzhetünk az adott szerződéshez. A dokumentumok gomb segítségével fájlokat, anyagokat csatolhatunk a szerződéshez. Az aláírás gomb segítségével aláírhatjuk a szerződést az új módosítás gombbal pedig új verziót hozhatunk létre. A garanciák fülön új garanciát hozhatunk létre. Megadhatjuk a következő adatokat: - Értékét - Azonosítót - Kibocsátót - Megbízót - A garancia kezdetét és lejártát - Kiállítás dátumát - A garancia státuszát, amely lehet aktív, inaktív és hamis Létrehozhatunk új lehívásokat, megadhatjuk az összegét és időpontját, valamint a lehívás okát is megfogalmazhatjuk. 11

12 A változási napló fülön új változtatási kérelmet hozhatunk létre. A következő adatokat adhatjuk meg: - Leírás - Levélszám - Igényelt összeg - Javasolt összeg - Elfogadott összeg - Szerződött összeg - Dátum - Státusz - Típus1, Típus 2 - Megjegyzés Dokumentumok Lehetőség van sablonok közül választani. Két féle sablont tartalmaz a modul, Projekt alapító dokumentumot (PAD) és Projekt státusz jelentést (PSJ). Tölthetünk fel hozzá mellékletet illetve létrehozhatunk különböző változatokat, amelyek a változatok fülön meg is jelennek. Az elkészült dokumentumokat menthetjük a mentés gombbal és az aláírás gombbal alá is írhatjuk őket. Az új változat gomb segítségével új változatot hozhatunk létre és a két nyíl használatával tudunk lépegetni a változatok között. 12

13 3.1.6 Ütemtervek Az ütemtervszerkesztő célja, hogy a projekt tevékenységeit időben megfelelően el tudjuk helyezni. A költségek, időtartamok és kapcsolatok megadásával a program előrehaladási jelentéseket, pénzügyi terveket és erőforrásterveket tud előállítani hónapokra lebontva. Az ütemtervek modul megnyitása után egy ütemterv böngésző jelenik meg, amelyben új ütemtervet tudunk létrehozni illetve meglévőt törölni. Az ütemterv megnyitása után egy hálóterv szerkesztő nyílik meg, ahol különböző műveleteket tudunk végrehajtani. - Ütemterv szerkesztése - Ütemterv megtekintése - Tevékenységek szerkesztése - Generálás költségvetésből - Ütemterv aktualizálása Ütemterv generálása költségvetésből A megadott AUTO WBS struktúra szerint a program automatikusan generálja az ütemtervet a költségvetésből. Lehetőség van manuális generálásra is, ilyenkor mi rendelhetjük hozzá a tevékenységekhez a tételeket. 13

14 ProjectDirector4.1 Professional Az ütemtervező modul önállóan is használható alkalmazás. A szoftver képes automatikusan átvenni a tevékenységeket, a költségvetési tételeket és az erőforrásokat a költségvetésből, megteremtve a teljes integrációt a költséglebontási (CBS) és munkalebontási (WBS) struktúra között. A logikai kapcsolatok meghatározása, és az időelemzés után automatikusan állnak elő a pénzügyi és az erőforrás tervek. A kapcsolat típusok lehetővé teszik, hogy a tevékenységek között ne csak a szükséges minimális, hanem a maximális távolságot is meghatározhassuk. Az alkalmazható logikai kapcsolatok az alábbiak: minkk, minkb, minbk, minbb, minkr maxkk, maxkb, maxbk, maxbb, maxkr A tevékenységekhez, az erőforrásokhoz, a kapcsolati időközökhöz tetszőleges naptár rendelhető. A rendszer tartalmaz egy alapnaptárt, de további naptárak felvételére is van lehetőség. Ez az alapnaptár általában 5 nap 8 óra szokott lenni, illetve egy téli leállás nevű naptár is szokott születni, amely téli hónapokban a munka leállását jelzi. A terv és tényadatok összehasonlításával (bázistervek alapján) lehetőség nyílik időbeli újratervezésre. 14

15 A szoftvernek saját jelentésgenerátor funkciója van, ami a felhasználók számára biztosítja a gyors és rugalmas egyedi információ kinyerést és megjelenítést a szoftverből. Az adatbázisból felépített ütem és költségterv vagy tény adatokat tartalmazó file kiemelhető a rendszerből, tovább szerkeszthető és bizonyos szabályok betartásával újra vissza tehető az adatbázisba. Ütemterv aktualizálása Ütemtervet három módszer révén lehetséges aktualizálni: Automatikusan nyomkövetési adatokból, illetve a teljesítés igazolások alapján, valamint manuálisan, a szerkesztőben. A hálóterv szerkesztő ablakban a legördülő listából válasszuk az ütemterv aktualizálása lehetőséget. Ekkor három módszerrel aktualizálhatjuk az ütemtervet: Manuális aktualizálás Manuális aktualizálásnál mi visszük fel a rendszerbe a teljesítést az adott tételre. Ez főként akkor jön jól, ha már egy aktualizált ütemterv teljesítését szeretnénk módosítani, mert akkor nem kell újra aktualizálni az egész ütemtervet, hanem elég csak az adott tételt módosítani. Aktualizálás nyomkövetés alapján adott dátumig Aktualizálás a kijelölt teljesítés igazolás alapján Ennél a lehetőségnél a kiválasztott teljesítési igazolás alapján aktualizálhatjuk az ütemtervet. Ilyenkor a teljesítés igazolásban szereplő tételek kerülnek aktualizálásra. 3.2 Nyomkövetés Számlák A számlák modul a projekthez tartozó számlákat tartalmazza. A keresési feltételek megadása után szűrni is tudjuk a számlákat, illetve az alsó tartozik és követel sorban nyomon tudjuk követni a pénzügyi adatokat. Itt tudunk létrehozni új kimenő és új bejövő számlát. 15

16 3.2.2 Fejezetszintű nyomkövetés A rendszerben, a költségvetési struktúrában szereplő tétel szintjén követhető nyomon az aktuális előrehaladás. Az rendszerbe százalékos vagy mennyiség formában lehet felvinni a teljesítéseket. A fejezetszintű nyomkövetés modul három egymásra épülő ablakból épül fel. - Dátumválasztó: Itt kerül megadásra az előrehaladás dátuma. A besötétített dátum jelzi, hogy az adott időpontra már történt rögzítés. 16

17 - Bázisterv választó: Az dátum kiválasztása után a bázisterv választó ablak jelenik meg. Ennek jelen esetben fontos szerepe van, mivel az egyes bázistervek tételei (amire a rögzítés történik) összegben, mennyiségben, struktúrában jelentősen eltérhetnek egymástól, ezáltal a kalkulált készültségük számottevően különbözhet. Amennyiben nem történik meg a bázisterv kiválasztása, a rendszer automatikusan az utolsó lezárt bázistervet jeleníti meg. - Költségvetés szerkesztés A kiválasztás után a Költségvetés készültségének szerkesztése ablak jelenik meg. Ebben az adott bázisterv költségvetés struktúrája látható. Itt lehetőség van a tételek szintjén rögzíteni az előrehaladást. A felső sorban lehetőségünk van tétel, tevékenység névre rákeresni, valamint a struktúrát szintenként kibontani. Ez meggyorsíthatja a keresést. A szerkesztő mezőben, az első oszlopban a költségvetési fejezet neve jelenik meg. Utána az adott fejezet összesen addig elkészült mennyisége, utána a mennyiség típusa, majd az elkészült mennyiség százalékban. Az előrehaladás tételekre történő rögzítésére az ablak alsó részében a Költségvetési tételek szerkesztőben van lehetőség. Itt a megjelölt fejezetben szereplő tétel, tételek találhatók. Az Össz. mennyiség oszlopban a költségvetésben szereplő mennyiség jelenik meg. Az Össz. elkészült oszlopban az aktualizálás időpontjáig rögzített mennyiség szerepel. Az Aktuális elkészült mennyiség illetve az Aktuális elkészült százalék oszlopban az adott időpontra felvitt mennyiség vagy százalék látható. A rendszerben elég az egyiket megadni, a másik a tervezett mennyiségtől függően számolódik. Abban az esetben, ha a tételhez a költségvetés struktúrában alvállalkozó van rendelve, akkor az megjelenik az Alvállalkozó oszlopban. 17

18 3.2.3 Teljesítési igazolás szerkesztése Ebben a modulban lehetőség van az adott hónap állapotjelentését és teljesítési igazolását szerkeszteni és újat létrehozni. Amennyiben még nem volt teljesítés, a program meg fogja kérdezni, hogy akarunk-e újat létrehozni. Meg kell adni a kódot, megnevezést és az igazolás dátumát majd ezek után tudjuk szerkeszteni, nyomtatni, aláírni, lezárni, exportálni vagy importálni az adott jelentést az egyéb műveletek fülön Adatszolgáltatás Itt van lehetőség teljes költségvetés és hálóterv importálására és exportálására, valamint fejezetek, tételek és erőforrások exportálására. 3.3 Jelentések NIF jelentések Itt találhatóak a NIF által használt jelentések. 18

19 3.3.2 NART jelentések Itt találhatóak az állapotjelentésekhez, teljesítés igazolásokhoz és műszaki előrehaladásokhoz kapcsolódó jelentések Ellenőrzések Az ellenőrzések modulban tudjuk leellenőrizni a költségvetés hiányzó adatait, az ütemterv tételeit és a struktúráját, a beszerzésben nem szereplő tételeket Teljesítések A teljesítések modulban jelentéseket tudunk lefuttatni. Főösszesítő: a választott hónapra állapotjelentést és teljesítési igazolást tudunk lekérdezni főösszesítő formában. Tételes állapotjelentés: itt már több paramétert is megadhatunk a jelentés lefuttatásához. 19

20 4. Admin modul 4.1 Cégek, szervezetek A modul a program alapadatai közül a partnerek adatbázisának kezelését biztosítja. Lehetőség van kézzel és importálás útján felvenni cégeket és szervezeteket. A partnerhez rögzíthetők az általános adatok (cégjegyzékszám, adószám, 3 db számlaszám), címek - kapcsolatok (székhely, levelezési cím, kapcsolatok), kategóriák (kategóriák alatt szótárakat értünk, melyek lehetnek szervezeti kategóriák, munkanemek, erőforrásnevek). 4.2 Személyek Itt lehetőség van a szervezeti egységhez tartozó személyek felvételére és adatainak rögzítésére, úgymint személyes adatok, címek, munkavállalói adatok, előző munkahelyek, végzettségek, nyelvtudás, szakképesítések, tanfolyamok, nyugdíjadatok, bér és pótlékok valamint az elismerések, kitüntetések adatainak tárolására. 20

21 4.3 Felhasználók A felhasználók közé azokat a munkavállalókat rögzítjük, akik a rendszert használják. Ennek megfelelően a munkavállalók saját azonosítót kapnak, az azonosítóhoz tartozó jelszó természetesen bármikor megváltoztatható. A rendszer ezen részében adjuk meg a felhasználónak a jogosultságokat, melyek a rendszerhez való hozzáférés mértékét biztosítják. 4.4 Munkaszámok Munkaszámmal (egyedi azonosítóval) rendelkezik minden projekt, ebben a modulban hozhatóak létre. A létrehozáshoz kötelezően meg kell adni a munka számát, megnevezését, költséghelyét, illetve itt történik a már meglévő projekthez történő hozzárendelés is. A régi, már nem aktuális munkaszámokat itt lehet inaktívvá tenni, mely esetben a projekt (munkaszám) már nem jelenik meg semelyik jelentésben és elemzésben. 4.5 Funkciók Ebben a modulban adhatjuk meg vállalati szinten az adminisztrátori jogosultságokhoz, és a VIR (vállalat irányítási rendszer) jelentéseihez hozzáférő felhasználókat. 4.6 Szerepszerkesztő A felhasználók jogosultságait szükséges korlátozni. Ezeket a jogosultságok un. objektumtípusokhoz kell rendelni. Objektumtípus lehet a projekt, az ütemterv, a költségvetés, a bizonylatok, az erőforrások stb. Ezekhez az objektumtípusokhoz egyenként definiálhatunk szerepeket, pl: szerkesztő, létrehozó, megtekintő stb.. A szerepszerkesztő modulban a következő jogosultság fajták állnak rendelkezésre: view (megtekintő); modify (módosító); create (létrehozó); delete (törlő), admin rights (teljes adminisztrátori jogosultság); sign (aláíró). 4.7 Szótárak A rendszer által tartalmazott nagy adathalmaz kezelhetősége érdekében az adatokat szótárelemek segítségével csoportosíthatjuk. Ezen szótárakat lehet létrehozni illetve a meglévőket módosítani a modulban. 4.8 Mappák szerkesztése Itt szerkeszthetők a projektben lévő mappák globális szinten. 21