Tevékenységek Tevékenységek felvitele Tevékenységeket felvinni a View menü Gannt Chart nézetében lehet a tevékenység nevének begépelésével a Task Name oszlopba. Ha nem adunk meg kezdeti dátumot, akkor azt a program a Project menü Project Information ablakán beállított projekt kezdeti dátumhoz helyezi (ami pedig, ha ma nyitottuk a fájlt, akkor szintén a mai dátum lesz). E mellett meg kell adnunk a tevékenység időtartamát a Duration oszlopban. Alapértelemezés szerint minden új tevékenység 1 napos becsült időtartammal kerül bejegyzésre (erre utal az időtartam után beírt kérdőjel), de a leghatékonyabb tervezés érdekében célszerű a becsült időtartamok helyett konkrét időtartamot beállítani. Ha nem változtattunk az erre vonatkozó alapbeállításon (lásd fentebb), akkor a mértékegység nélkül bevitt számokat napnak fogja értelmezni a szoftver. Ettől eltérő esetekben használhatjuk a következő mértékegységeket: m, min, minute w, wk, week h, hr, hour mo, mon, month d, dy day y, yr, year Időütemezés A munkaidőre vonatkozó alapbeállítások a Tools menü Options menüpontjának Calendar lapján találhatók, ill. változtathatók meg. 1
Az alapértelmezés szerint 8 órától 17 óráig tartó munkaidő 8 munkaórát jelent (délben 1 órás ebédszünettel, bár ez itt nem látszódik), a Default start time a projekt alapértelmezett kezdőidőpontját, ill. azon tevékenységek kezdőidőpontját adják meg, amelyeknél ezeket azértékeket nem adjuk meg, fontos tudni azt, hogy az itt megadott értékek nem határozzák meg azt, hogy mikorra ütemezhető munka, azt a beállítást majd a naptárak fogják meghatározni. Ha hét mértékegységgel adunk meg időtartamot, akkor heti 40 munkaórával, hónap mértékegységgel megadott időtartam esetén pedig havi 20 munkanappal számol a program. Bármilyen mértékegységgel is adunk meg időtartamokat, a számításoknál a program mindig órára vetítve számol. Amikor megadjuk egy tevékenység időtartamát, akkor a jobb oldali ablakrészben lévő Gantt diagramon is megjelenik a hozzá tartozó időszalag. A megadott napok azonban csak a hét munkanapjaira vonatkoznak, ha ez időtartam alatt hétvége is van, akkor ábrázolástechnikai okokból a program nem szakítja meg a sávot a hétvégéknél, azonban nagyon fontos azt tudni, hogy ezekre a napokra nem tervez munkavégzést. Azt, hogy valójában mikor történhet munkavégzés egy tevékenység esetén, azt naptárakkal szabályozhatjuk. Naptárak A programban négyféle naptárat tudunk megkülönböztetni, ezek: Alapnaptár: három eltérő munkarendet leíró naptár (szabványos, 24 órás és éjszakai műszak), ezeket gyárilag beépítve tartalmazza a program, és alapértelmezés szerint a szíbványos naptár van kiválasztva. Ezen naptárak beállításait a Tools menü Change Working Time menüpontja alatt tudjuk megtekinteni, ill. módosítani. Az alapnaptárak szolgálnak alapul a projekt- ill. tevékenységnaptárakhoz. A beépített naptárakon kívül továbbiakat is létrehozhatunk a Create New Calendar gombra kattintva, név megadása után. 2
Naptár szerkesztése Akár újonnan létrehozott naptárunkban, akár meglévő naptárban kijelölhetünk olyan napokat, ahol a munkarend az általánostól eltér. Válasszuk az Exceptions lapot, adjunk meg kezdeti és befejező dátumot, majd a Details gombra kattintva adjuk meg a munkaidőt, vagy szabadnapot. A Work Weeks lapon a munkahetek napjainak munkarendjét tudjuk meghatározni. Projektnaptár: meghatározza a munkával tölthető időket és szabadidőket. Alapértelmezés szerint a Standard naptár a projektnaptár. Amennyiben nem határozunk másképpen, akkor az összes tevékenységhez, és erőforráshoz a projektnaptárként megadott naptár lesz hozzárendelve. Projektnaptár kiválasztására a Project menü Project Information menüpontban van lehetőség. Tevékenységnaptár: ha a projektnaptár által meghatározott munkarendtől eltérő munkaidőt szeretnénk egy tevékenységhez hozzárendelni, akkor egy-egy tevékenységhez egyedi naptárat is hozzárendelhetünk. Gannt Chart nézetben válasszuk ki azt a tevékenységet, vagy azokat a 3
tevékenységeket, amelyekhez egyedi naptárat szertnénk rendelni, majd kattintsunk az eszköztár Task Information ikonjára, majd a feljövő párbeszédablak Advanced lapján válasszunka Calendar listából. A nem projektnaptár szerinti munkarenddel rendelkező tevékenységek az Indicators oszlopban egy ikonnal meg vannak jelölve. Erőforrás naptár: azt határozza meg, hogy az erőforrás mikor végezhet munkát. Az erőforrásokhoz, amikor felvisszük őket, automatikusan létrejön egy-egy erőforrásnaptár is. Ezek a naptárak szintén megjelennek a Tools menü Change Working Time menüpontjában. Ha másként nem döntünk, akkor az erőforrások szintén a projektnaptárat kapják meg, ettől eltérő beállításokat az erőfforrások felvitelénél fogjuk megtekinteni. Gantt diagram nézetben a képernyő bal oldalának megjelenésbeli hasonlósága az Excellel sejteti, hogy kezelésében is vannak hasonlóságok. Meglévő tevékenységek közé újat beszúrni (New Task), vagy tevékenységet törölni (Delete task) a bal szélen lévő kijelölő sávra kért helyi menüben lehet. A tevékenységek sorrendjét megváltoztatni ugyanitt lehet, úgy hogy lenyomott bal egérgommbbal megragadjuk az adott tevékenység sora előtti kijelölő négyzetet, majd új helyére vonszoljuk. 4
Tevékenységszintek A projekt során elvégzendő munkafeladatokat az áttekinthetőség miatt azok összetettségétől függően érdemes lehet tovább bontani részfeladatokra, majd az így tagolt feladatlista elemeit hierarchikus rendszerben ábrázolni. Ehhez a feladatok közt alá- és fölérendeltségi viszonyt kell kialakítanunk, amit a programban a tevékenységek behúzásával tudunk kivitelezni. A tevékenységszintek beállításához használjuk az eszköztár Outdent ill. Indent ikonját értelem szerint. A tevékenységszintek beállítása után a következőket állapíthatjuk meg: a vastagított betűvel szedett sorok ún. összefoglaló tevékenységeket tartalmaznak, ezek a diagramon is meg vannak különböztetve a normál tevékenységektől; az összefoglaló tevékenységek soraiban lévő időtartamok és dátumok számított értékeket tartalmaznak, ezek közvetlenül nem is módosíthatók. Tevékenységek közti kapcsolatok A tevékenységek ütemezése a programban elsősorban a tevékenységek egymásraépülésén alapul. Egyrészt projektekben a tevékenységeknek meghatározott sorrendben kell követniük egymást, másrészt egy tevékenység kezdése vagy befejezése függ egy másik tevékenység aktuális állapotától. Az MS Project négy kapcsolattípust különböztet meg: 5
Finish to Start (FS) (B) tevékenység csak (A) tevékenység befejezése után kezdődhet. A legáltalánosabb kapcsolattípus. Start to Start (SS) (B) tevékenység csak (A) tevékenység kezdetekor indulhat el. Finish to Finish (FF) (B) tevékenység nem fejeződhet be (A) tevékenység befejezése előtt. Start to Finish (SF) (B) tevékenység nem fejeződhet be, amíg (A) el nem kezdődik. A kapcsolatok fenti ábrán történt bemutatásakor (B) tevékenység bekövetkezését tettük függővé (A) tevékenységtől. Késleltetés és átvezetési idő Sok esetben nem elég a tevékenységek közti függőségi viszonyok megadása, arra is szükség lehet, hogy a két tevékenység közt időeltérést is meghatározzunk. Ennek és maguknak a kapcsolatoknak a beállítása is a tevékenység adatlapján lehetséges, mégpedig úgy, hogy a függő tevékenységen kell állni, majd a Project menü Task Information menüpontját kiválasztva a párbeszédablak Predecessors lapján kell kiválasztani a megelőző tevékenység nevét a Task Name oszlopból, majd mellette a Type oszlopban a kapcsolat típusát, a Lag oszlopban pedig a késleltetést kell megadni. Ha az eltérés mezőbe pozitív számot írunk, akkor késleltetésről beszélünk, ha negatív számot használunk, akkor átvezetési időt adunk meg, azaz a két tevékenység egy bizonyos szakaszban párhozamosan folyhat. Határidő és korlát A tevékenységekhez megadhatunk határidőt, ha szeretnénk nyomonkövetni egy tevékenység befejezési dátumát, úgy hogy nem akarjuk a tevékenységet rugalmatlan korláttal ellátni. Beállításához jelöljük kia a tevékenységet, majd nyissuk meg a Task Information párbeszédpanelt, és a Deadline mezőben adjunk meg egy dátumot. A határidőt az idősávon lefelé mutató zöld nyíl szimbólum jelzi. 6
Ha a határidővel ellátott tevékenység valamilyen oknál fogva nem fejeződik be a megadott dátumig, akkor erről figyelmeztető ikon jelenik meg az Indicators oszlopban. A korlátok a határidővel ellentétben megkötéseket tartalmaznak arra vonatkozóan, hogy a program miként számolja a tevékenységek kezdési és befejezési dátumát. Alapértelemzés szerint a program a tevékenységekre a Minél korábban (As Soon As Possible) korlátot használja, így az ütemterv rugalmas marad, a kezdési és befejezési idők számításánál csak a tevékenységek hosszát, és tevékenységek közti kapcsolatokat kell figyelembe vegye. Vannak azonban olyan esetek, amikor szükséges lehet más jellegű korlát beállítására, mert például egy nem áthelyezhető tevékenység is szerepel a projektben. A korlátokat három típusba sorolhatjuk: Típus Korlát neve Leírás Rugalmas Félig rugalmas Minél később (As Late As Possible) Minél korábban (As Soon As Possible) Kezdés legkorábban (Start No Earlier Than ) Befejezés legkorábban (Finish No Earlier Than) Kezdés legkésőbb (Start No Later Than) Befejezés legkésőbb (Finish No Later Than) A tevékenységet a program úgy ütemezi, hogy az őt követő tevékenység, vagy a projekt vége előtt befejeződjön, azok késleltetése nélkül. Ne adjunk meg hozzá dátumot! A tevékenység kezdési időpontja csak a megelőző tevékenységektől függ, ne adjunk hozzá dátumot! Ez a programban az alapértelmezés. Kezdés a megadott dátumnál, vagy annál később. Befejezés a megadott dátumnál, vagy annál később. Kezdés a megadott dátumnál, vagy annál korábban. Befejezés a megadott dátumnál, vagy annál korábban. 7
Rugalmatlan Befejezés ekkor (Must Finish On) Kezdés ekkor (Must Start On) Pontosan a megadott időpontban. Pontosan a megadott időpontban. Ügyeljünk arra, hogy korlátokat csak indokolt esetben használjunk, azért, hogy a tervet a program minél rugalmasabban tudja kezelni! Ha kezdési vagy befejezési dátumot kézzel állítjuk be, akkor a program a félig rugalmas korlátok közül fog választani (Start No Earlier Than, Finis No Earlier Than). A korlátos tevékenységek az Indicators oszlopban meg vannak jelölve. 8