ELLENŐRZÉSI JELENTÉS A FBGH Pénzügyi csoport vizsgálata Az vizsgálatot végezte: Az ellenőrzött szervezeti egység: Fővárosi Bíróság Belső Ellenőrzési Osztály Fővárosi Bíróság Gazdasági Hivatala Hivatkozási szám: 2010. El. IV. O. 10. Az ellenőrzés tárgya: Az ellenőrzés típusa: Ellenőrzési módszerek és eljárások: Ellenőrzött időszak: A FBGH Pénzügyi csoport vizsgálata pénzügyi ellenőrzés dokumentációk szúrópróbaszerű vizsgálata, elemzés 2009. év és 2010.I.félév Az ellenőrzés célja a Pénzügyi csoport kulcsfontosságú kockázati területeinek, vizsgálata. Pénzügyi ellenőrzés során a számviteli dokumentumokat a nagyobb mennyiség miatt szúrópróbaszerűen választjuk ki és azok kerülnek ellenőrzésre. A vizsgálat során a házipénztár is rovancsolásra kerül egy előre nem meghatározott munkanapon. I. Házipénztár ellenőrzése rovancsolással A Belső ellenőrzés 2010. szeptember 1-jén 15 óra 28 perckor a FB Házipénztárában rovancsot tartott. A szabályoknak megfelelően a készpénzállományt a pénztáros számolta meg, az ellenőrzés figyelemmel kísérte a számolás helyességét. A pénztár lezárása után pénztárjelentés készült. A Házipénztár működésének szabályai A Házipénztár kialakítása, működtetése a FB hatályos Pénz- és értékkezelési szabályzatának megfelelően történik. Az ellenőrzés során megállapítottuk, hogy a pénztár rendelkezik a szabályos és biztonságos üzemeléshez szükséges technikai feltételekkel. 1
Készpénzrovancs Rovancsoláskor a pénztárjelentés címletjegyzékén szereplő pénzmennyiség és címletek szerinti megoszlása megegyezett a pénztárban lévő készpénz állománnyal. Befizetés/bevételezés az adott napon nem volt. A rovancs időpontjáig 44 db kifizetés történt, melyek szabályszerűen dokumentáltak voltak. A nyitóegyenleg megegyezett az előző napi záróegyenleggel. A nap végén a záróegyenleg nem haladta meg a napi engedélyezett záró pénzkészletet. Étkezési és egyéb utalványok rovancsa Az étkezési és egyéb szigorú számadás alá tartozó utalványok kiosztása, valamint a hozzá tartozó analitikus kartonok vezetése a rovancs idején is folyamatban volt. Tárgynapi kifizetések ellenőrzése Az ellenőrzés napján a rovancs időpontjáig 44 bizonylaton, összességében 15 jogcímen történt kifizetés, melyek legnagyobb százalékát, 36,4 %-ot a Védői díj büntető ügyben kifizetések jelentették. II. Az FBGH Pénzügyi csoport célirányos rendszervizsgálata (2010.El.IV.O.7.) c. ellenőrzés javaslatai alapján tett intézkedések utóellenőrzése Az előző vizsgálatunk (2010. El. IV. O. 7.) javaslatai alapján a FBGH minden javaslathoz intézkedési tervet készített. A feladatok megoldásának határideje általában 2010. szeptember 30. vagy 2010. november 30. lett. Ezek az időpontok jelenlegi vizsgálatunk határidején kívül esnek, de a jövőben figyelemmel kísérjük ezen intézkedések megtételét. Néhány kisebb, vagy folyamatos bevezetést igénylő intézkedés azonban már megvalósításra került (pl. munkaköri leírás módosítás, a vezetői beszámoltatás és csoporton belüli kommunikáció erősödése), pozitív eredményeket mutatva a csoport munkájában. Az utóellenőrzés keretében megnéztük a célirányos vizsgálat során ellenőrzött felhalmozott iratanyag feldolgozottsági állapotát is. A tisztviselők, akiknek a dokumentumok szétosztásra kerültek az intézetekkel folytatott egyeztetések után már valamennyit feldolgozták, valamennyihez megtették a szükséges intézkedéseket (kiértesítések, számlabekérések elküldése, utalásra készítés stb.). Azok a csomagok, amelyekhez az intézetektől már minden megérkezett, utalásra is kerültek. A többi dokumentum, amelyekhez még iratok beérkezése szükséges, már előkészítve várakoznak. 2
A napi szinten érkező postaanyag általában már másnap feldolgozásra kerül. Azonban ezekben az anyagokban továbbra is sok a hiányos dokumentum, problémás irat (számla hiánya, téves áfa kulcs stb.). Létszámhelyzet Előző vizsgálatunk óta egy tisztviselő a csoportból távozott, munkája pedig szétosztásra került. Az optimális munkamegosztás, leterheltség kialakítása érdekében megfontolandónak tartjuk a Pénzügyi csoport létszámát pótolni. III. Bérmentesítő gépek A Fővárosi Bíróság és szervezeti egységeinél a bérmentesítő gépek használata 2007. március 1. napjával került bevezetésre. A PKKB PK csoportja 2010.01.01-én, a Közigazgatási Kollégium pedig 2009.06.29-én lépett a felhasználók közé. A bérmentesítő gépek távfeltöltéssel működnek. A feltöltések igényeit egy nyomtatványon küldik a szervezeti egységek a FB Pénzügyi csoportjába, a bérmentesítő gépek feltöltéséről szóló szabályzatban szereplő feltételeknek megfelelően. Elvétve találkoztunk olyan feltöltést igénylő nyomtatvánnyal, ahol a számlálók folytatólagossága elszámolás/elütés miatt nem egyezett, de ezek időben javításra kerültek. Általánosságban a szervezeti egységek megfelelően vezetik és nyújtják be a feltöltési igényléseket. Külföldi kiküldetés A FB 48. számú szabályzata a külföldi kiküldetésről a 2010. évben belépő változások miatt (pl. kiküldetésben lévő nyilatkozata az elszámolás árfolyamáról) frissítésre szorul, valamint a szabályzat tartalmát összhangba kell hozni a külföldi kiküldetéseket szabályozó jogszabályokkal, különös tekintettel a jogszabályi hivatkozások; a napidíj elszámolásához szükséges, kiküldetésben töltött napok kiszámításának módja (számított vagy megkezdett naptári napok alapján); alkalmazandó árfolyamok egyértelmű meghatározására. A mintába kiválasztott külföldi kiküldetési elszámoló lapokhoz valamennyi, az elszámolás alapjául szolgáló dokumentum csatolva volt, 2010. évtől pedig a dokumentumok között a kiküldetésben levő elszámolásra vonatkozó nyilatkozata is megtalálható. 3
VIP kártya A VIP kártyával történő fizetések, készpénzfelvételek elszámolása rendben történik. A nyitó egyenleg az előző évi záróegyenleggel egyezőséget mutat. A készpénzfelvételek bizonylatainál előfordult hiányosság, amelynek oka az volt, hogy a felvételkor használt ATM nem adott ki bizonylatot. Erről a kártyát használó az elszámolást végzőket tájékoztatja (pl. külföldi kiküldetésben történt használat esetében ez az úti jelentésben bejegyzésre is kerül). A VIP kártya használatánál a továbbiakban is ügyelni kell, hogy a vásárlásrólfizetésről kiállított számla a Fővárosi Bíróság nevére és címére szóljon. Intézményi kártya Az intézményi kártyával való fizetések bizonylatai rendben voltak. A nyitóegyenleg az előző évi záróegyenleggel egyezőséget mutatott. A számlákon szerepeltek a beszerzés szükségességét igazoló pecsétek, aláírások. A kártyás fizetés kártyabizonylatai mind csatolva voltak, az elszámolások, kártyafeltöltések rendben megtörténtek A kártyával történő 50.000 Ft alatti beszerzések esetében a FBGH ehhez kapcsolódó belső bizonylata a rendelkezésünkre bocsátott gyűjtött anyagban egy-két kivétellel minden esetben a vásárlás dokumentumaihoz volt csatolva, feltüntetve rajta a kötelezettségvállalás számát is. A 2010-es évből választott mintában néhány esetben a csatolt belső bizonylatra nem volt rávezetve a kötelezettségvállalásba vétel száma. Vendégszoba A szúrópróbaszerűen kiválasztott vendégszobai vevőszámlákat rendben találtuk. 2009. év 07. hónapjától az áfa-kulcs százalékában változás történt. 20%-ról 25%-ra emelkedett. A változást a kiállított számlákban megfelelően lekövették. 07. hónapban a vendégszobák nettó napidíja 3.575,- forintról 3.600,- forintra emelkedett. A vendégszobákban eltöltött éjszakák rendben kiszámlázásra és befizetésre kerültek. Épületek, helyiségek bérbeadásának díjbevétele Ellenőrzésünk során a 913212 főkönyvi számlára könyvelt összes 2009. évi és 2010. I. félévi tételt áttekintettük. A kifizetések dokumentációja megfelelő volt, a számlázások általában szerződésekben foglaltaknak megfelelően történtek. A több évre szóló bérleti szerződésekben meghatározott szerződésmódosítás évente a fogyasztói árindexnek megfelelően, 2009-ben 6,1%, 2010-ben 4,2% megtörtént. 4
Vállalkozás által üzemeltetett intézmények, éttermek, büfék bérleti díja A kifizetéseket mintavétellel vizsgáltuk. 2009-ben és 2010. I. félévében is a szerződéseknek megfelelő összegek havonta kiszámlázásra kerültek, a pénzösszegek befolytak. A bérleti díj összegéből szerződés alapján levonásra került a bérlő által befogadott étkezési utalványok kezelési költségének 50 %-a. A továbbszámlázott közüzemi díjak Ingatlan bérbeadása nélküli továbbszámlázott közüzemi díjak esetében mintát az államháztartáson belül továbbszámlázások közül vettünk. A továbbszámlázás szerződés alapján meghatározott százalékos megoszlás szerint történik, és ezen százalékok alapján kerülnek megbontásra a közüzemi számlák is, a számlák nettó összegének százalékos része kerül a megfelelő áfa kulccsal továbbszámlázásra. Megállapítások Az utóellenőrzés során megállapíthattuk, hogy az előző jelentésünkben feltárt hiányosságok megoldására tett intézkedések folyamatosan megvalósulnak, pozitív eredményeket mutatva a csoport munkájában; A VIP és az Intézményi kártyával való vásárlásról, fizetésről ahogy eddig is, továbbra is szükséges áfás számla kiállítása a FB nevére és címére; A FB 48. számú szabályzatát javasoljuk frissíteni; A rovancs során a pénztár működésében rendellenességet nem találtunk. Budapest, 2010. december 14. Fővárosi Bíróság Belső Ellenőrzési Osztály 5