II. Rákóczi Ferenc Megyei Könyvtár A folymtb épített, elızetes és utólgos vezetıi ellenırzés (FEUVE) szbályztához kpcsolódó Ellenırzési nyomvonl szbályzt (SZMSZ melléklet) Jóváhgyt: -.... Jóváhgyás idıpontj: 2005. december
Ellenırzési nyomvonl (SZMSZ melléklet) Az ellenırzési nyomvonl jelentısége II. Rákóczi Ferenc Megyei Könyvtár mőködésében Az ellenırzési nyomvonl folymtokr vontkozó egyes tevékenységeket, tevékenységek jogi lpját, felelısét, ellenırzését, nyomon követését, kpcsolódó dokumentumokt öleli fel: könyvtár mőködésének, egyes tevékenységeinek egymásr épülı eljárásrendjeit egységes folymtként muttj, teljes egészében trtlmzz z ellenırzési pontok (típusok) összességét; " ' ' kilkításávl könyvtárr jellemzı vlmennyi tevékenység, vlmennyi szereplı, funkció együttes koordinálásár kerül sor, vlmennyi résztvevı számár írott és átláthtó formábn válik (követendı eljárásként) feldttá z eljárások és módszerek betrtás, miközben referenciák, dokumentumtípusok és mguk z eljárások is stndrdizáltkká válnk, megmuttj szervezet folymtb épített ellenırzési rendszerének hiányosságit, így felgyorsítj pénzügyi irányítás folymtink megfelelı átlkítását, és mőködtetés színvonlánk, nyújtott szolgálttások értéknövekedését segíti elı, A felelısségi szintek terén: - z ellenırzési nyomvonl egy stndrdot jelent, eljárások együttesét, melyek lpján meghtározhtók vlmennyi folymtbn felelısök, ellenırzési pontok,, - z ellenırzési nyomvonl segítségével könnyen és gyorsn zonosíthtó hibás mőködés, hozzá trtozó felelıs, - megmuttj, hogy teljes folymt minısége z egyes résztevékenységekért felelıs közremőködıkön is múlik. A szervezeten belüli együttmőködés erısítése terén:. különbözı szervezeti egységek kpcsoltábn ngyobb ruglmsság, jobb együttmőködés, koordináció várhtó z ellenırzési nyomvonl kilkításától; z ellenırzési nyomvonl eljárások, ellenırzések együttesét jelenti, mi költségvetési szerv teljes mőködését lefedi, teljes feldtellátásár kiterjed, vgyis mőködtetés jobbításánk fontos eszköze.
A szervezeti mőködés terén: megbízhtó ellenırzési nyomvonl kilkításánk jelentısége bbn áll, hogy segítségével feltérképezhetı szervezet összes folymtábn rejlı mőködési kockázt, hibásn kilkított ellenırzési nyomvonl gátolhtj szervezet folymtink pontos ismeretét, így mőködtetését; z ellenırzési pontok elégtelensége vgy z átfedések kilkulás mőködési zvrokhoz vezethet. A könyvtár igzgtójánk kötelezettsége: A költségvetési forrás felhsználásábn résztvevı költségvetési szerv vezetıjének z állmháztrtásról szóló módosított 1992. évi XXXVllI. törvény, ( továbbikbn Áht.) vlmint z állmháztrtás mőködési rendjérıl szóló 217/1998. (XII. 30.) Korm. rendelet ( továbbikbn: Ámr.) szbályozásánk megfelelıen kell megszerveznie és mőködtetnie, folymtb épített elızetes, utólgos és vezetıi ellenırzést költségvetési szerven belül. Az Áht. 97. (1) bekezdése szerint " költségvetési szerv vezetıje felelıs feldti ellátásához.. folymtb épített, elızetes és utólgos vezetıi ellenırzés... megszervezéséért és htékony mőködtetéséért," illetve 121. lpján mindezeket "pénzügyminiszter áltl közzétett irányelvek figyelembe vételévei" kell végrehjtni. Az Ámr. 145/B. lpján: "A költségvetési szerv vezetıje köteles elkészíteni költségvetési szerv ellenırzési nyomvonlát, mely költségvetési szervezet tervezési, pénzügyi lebonyolítási és ellenırzési folymtink szöveges, vgy tábláztb fogllt, vgy folymtábrákkl szemléltetett leírás. " Az ellenırzési nyomvonl foglm Az Ámr. rendelkezései szerint z ellenırzési nyomvonl jelentése z lábbi: " költségvetési szerv végrehjtási, pénzügyi lebonyolítási és ellenırzési folymtink szöveges, vgy tábláztb fogllt, vgy folymtábrákkl szemléltetett leírás" Az ellenırzési nyomvonl elkészítése A II. Rákóczi ' Ferenc Megyei Könyvtár ' mőködési folymti szervezet célkitőzéseinek. elérése érdekébenben kerülnek kilkításr és ennek ( mőködési folymtoknk) megfelelıen kell könyvtárt mőködtetni. Az ellenırzési nyomvonlt ezekhez mőködési folymtokhoz (gzdsági eseményekhez) kell hozzárendelni. Az ellenırzési nyomvonl készítésének kötelezettsége felöleli könyvtár tevékenységét jellemzı összes folymtot. A megfelelı irányítási szinteken folyó szbályozott tevékenységek részletes információkt nyújtnk z egyes, költségvetési szerv tevékenységére vontkozó gzdsági eseményekrıl, mőveletekrıl, mőveletekben résztvevıkrıl, felelısségeikrıl, pénzügyi trnzkciókról, folymtot kísérı dokumentumokról. A szbályszerően vezetett és dokumentált folymtok megmuttják mővelettel kpcsoltos információkt, mővelet idıpontját, feldt ellátásánk módját, z látámsztó (beérkezı és kimenı) dokumentumokt.
Az ellenırzési nyomvonl kilkítás könyvtár teljes tevékenységére vontkozik, könyvtár szervezetét, struktúráját jellemzı mőködési folymtokkl, illetve folymtokt mőködtetı folymtgzdákkl együtt, vgyis zon személyekkel, kik szervezeten belül elsıdlegesen felelısek z dott folymt végrehjtásáért. Az ellenırzési nyomvonl kilkításánk elsı lépése folymtok és folymtgzdák zonosítás. A könyvtár mőködési folymtit fıfolymtok mentén kell csoportosítni, mjd fıfolymtokt megfelelı módon, oszthtóságuk lpján részfolymtokká kell bontni. A mőködési folymtok szbályozottságár lehet lpozni z ellenırzési pontok, nyomvonlk elkészítését. A mőködési folymtok pontos és teljes körő meghtározás, szbályztokbn vló rögzítése szintén költségvetési szerv vezetıjének felelıssége és kötelezettsége. Intézményi szinten: Az Ámr. 10. (5) bekezdése lpján: "Az szervezeti és mőködési szbályztbn vgy nnk mellékletében szbályozni kell feldtellátásnk könyvtár kidásit, bevételeit befolyásoló, gzdálkodás elıirányztok keretei között trtását biztosító ) feltétel és követelményrendszerét, b) folymtát, kpcsoltrendszerét, továbbá b) kötelezettségválllások célszerőségét meglpozó eljárást és dokumentumi trtlmát." Az ellenırzési nyomvonl kilkításánál lklmzott tevékenységcsoportok meghtározás Az ellenırzési nyomvonl kilkításánál lpkövetelmény olyn tevékenységcsoportok kilkítás, melyek több elemi tevékenységet összefogllón képesek leírni. Figyelembe kell venni z intézményrendszer többszintő mőködését, z egyes szintek feldt- és funkcióbeli sjátosságit, szintek hierrchiájábn' végbemenı pénz-, illetve dokumentumármlást, vlmint z egyes szintek egymásr htás esetén két (vgy több) fél közötti elszámolás módját.
A tervezéssel kpcsoltos ellenırzési nyomvonl Utólgos vezetıi Tevékenység Elızetes vezetıi ellenırzés Folymtb épített ellenırzés ellenırzés Módszer Felelıs Htáridı Módszer Felelıs Htáridı Módszer Felelıs Htári I. Közép és hosszútávú szkmi progrm -- elıkészítés Megbeszélés igzgtó vez. Konzultáció igzgtó szükség Elemzés igzgtó ktuáli pályázt szerint sn módosítás Megbeszélés igzgtó szükség Konzultáció igzgtó szükség Elemzés igzgtó ktuáli II. Költségvetési tervezés szerint szerint sn szkmi értekezletek igzgtó, gzd. tervezés költségvetési gzd. folymtos - - - felkészülés vezetı elıtt rendelet vezetı áttekintése bevételek tervezése megbeszélés igzgtó, gzd. tervezés elızı évi igzgtó, ktuálisn számszki gzd. ktuáli tényszámo vezetı, egyéb elıtt gzd. helyesség vezetı sn k vezetık áttekintése vezetı megállpítás kidások tervezése megbeszélés igzgtó, gzd. tervezés támogtás, és igzgtó, ktuálisn tervezést gzd. ktuáli vezetı elıtt bevétel gzd. meglpozó vezetı sn felosztás vezetı számítások ismételt áttekintése egyeztetés értekezlet, fenntrtó, tervezés - - - megbeszélés, igzgtó, fenntr fenntrtóvl megbeszélés igzgtó, gzd. elıtt tpsztltok gzd. tói vezetı összegzése vezetı egyezte tést dı követı
en egyeztetés helyi megbeszélés igzgtó tervezés - - - - - - érdekképviselettel közlklmzotti elıtt tnács szkmi megbeszélés igzgtó, gzd. tervezés konzultáció igzgtó, ktuálisn számszki gzd. ktuáli elıirányztok vezetı elıtt gzd. helyesség vezetı sn tervezése vezetı, megállpítás szkmi vezetık elızetes igzgtó, gzd. tervezés közbeszerzési igzgtó ktuálisn mőszki mőszki ktuáli felújítások krbntrtások árklkulációk vezetı elıtt relevnci megfelelıség ell. - sn tervezése beszerzése felmérése ellenırzése
A végrehjtássl kpcsoltos ellenırzési nyomvonl Elızetes vezetıi Tevékenys ellenırzés Folymtb épített ellenırzés Utólgos vezetıi ellenırzés ég Módszer Felelıs Htáridı Módszer Felelıs Htáridı Módszer Felelıs I. Szkmi beszerzések (könyvtári dokumentumok) Megrendel ések szükségesség szkmi megrendelés elırendelés feldolgoz folymtos száml és feldolgoz ktuá lisn elbírálás, vezetık, gzd. elıtt nyilvántrtás ó osztály rjt szereplı ó pénzügyi keret vezetı vezetıje áru, vlmint osztály rendelkezésre megrendelés vezetıje állás megegyezısé gzd. gének vezetı ellenırzése II. Rendezvények, mősorok megszervezése, felkérések Felkéré sek pénzügyi keret szkmi igzgtóhelyett es osztályvezetı k, felkérés elıtt igzgtó, rendezvény szkmi ig.h., olvsósz megtörténtének olgálti ktuáli sn szerzıdés és gzd. pénzü rendelkezésre ki fizetés vezetı gyi állás, szerepel-e gzd. vezetı ellenırzése, bizonyltin teljesít rendezvény leigzolás osztályve k és zetı, rendezvény részlegve szbályszerős elıtt zetık tervben? ége, leigzolás megtörténte Htá ri dı
III. Az elıirányztok felhsználásánk idırányosság Elıírányzt értekezlet igzgtó, gzd. ok vezetı költségve tés elfogdás kidási és igzgtó, hvon t, zárás bevételi oldl gzd. után negyedéves igzgtó teljesítés, gzd. negye áttekintése után lkulás vezetı áttekintése vezetı déves IV. Az elıirányztok felhsználásánk szbályszerősége nptári év zárás viszonyltábn után A egyéni igzgtó, gzd. szbályszerő igzgtó, folymto sn vontkozó felkészülés, vezetı, minden költségvet ési ellenırzés z igzgtó. utlvá felhsználás gzd. utlványozás nyozás elıírások értekezlet vezetı rendelet ellenırzése vezetı során, áttekintése V. A Kjt.-nek, Mt.-nek, intézményi kollektív szerzıdésnek megfelelı munkvégzés ellenırzése elfogdás átutlások átutlá után elıtt skor Munkügyi igzgtó, gzd. döntés elıtt szúróprób szerü igzgtó hvont személyügyi igzgtó évente döntések elıtti munkviszonyr vontkoz ó vezetı ellenırzések, e leglább gnyilvántrtás leglá y egyes szbályok lklom ml ellenırzése bb egy ellenırzés szbály és érvényesüléséne lklo tényállás k kérdésében mml egybevetése z kor.
VI. A vgyongzdálkodási szbályok ellenırzése felkészülé A igzgtó, gzd. döntés elıtt normtiv gzd. s lebonyolítás szerzıdések igzgtó új vgyongzd joglklmzásr vezetı megfelelés vezetı pénzügyi felülvizsgált szerzı álkodási vizsgált folymt désköt döntések elıtt ések meghozás elıtt korább i gykor ltr vontk ozón VII. Könyvelés, nlitik, feldások Fıkönyvi könyvelés, Változáso k áttekintése, gzd. vezetı évelején fıkönyvi gzd. hvont, ill. fıkönyvi gzd. könyvelés és z vezetı feldásonkén t kivontok vezetı beszá nlitikus sjátosságok, nlitikus áttekintése, molók könyvelés, htáridık nyilvántrtások teljesítési elıtt z elıbbiek megbeszélése rendjének dtok közötti figyelemmel elıirányzto k kpcsolt, feldások kísérése, kl vló feldások összehsonlítá ellenırzése s, szóbeli beszámolttás
VIII. Bizonylti rend és bizonyltkezelés Bizonylti terület gzd. vezetı évelején bizonylti rend gzd. feldásonként szóbeli igzgtó rend és áttekintése és vezetı beszámolttás beszá bizonyltke bizonyltkezelés molók zelés folymtink elıtt IX. Házipénztár, bnkszámlforglom áttekintése Készpénzfo személyi igzgtó szükség pénztárnpló, gzd. hvont szóbeli igzgtó évente rglom feltételek szerint pénztárjelentése vezetı beszámolttás bonyoiítás ellenırzése k ellenırzése, bevételi és rovncs kidási bizonyltok lpján Bnkszáml rendelkezési igzgtó évente bnknpl ó, gzd. hvont szóbeli igzgtó évente forglom jogosultságok, bnkszámlforg vezetı beszámolttás bonyoiítás kellı lom tételes szbályozottság vizsgált áttekintése
X. Leltározási tevékenység Leltározási ütemterv gzd. z ütemterv szóbeli igzgtó évente ütemterv ellenırzése vezetı készítése ltt beszámolttás készítése A fel dtok igzgtó évente végrehjtás gzd. leltározás igzgtó évente leltározási megbeszélése áttekintés lt vezetı e t jegyzıkönyv tevékenysé leltározás i átvétele, g dokumentumok ellenırzése végrehjtás lpján XI Selejtezés A selejtezés selejtezés igzgtó évente selejtezés gzd. selejtezés szóbeli igzgtó évente szbályink folymtánk vezetı lt t beszámolttás áttekintése áttekintése, jegyzıkönyv ellenırzése XII. A pénzgzdálkodássl kpcsoltos tevékenység területre értekezlet, igzgtó, gzd. évente jogszbályi igzgtó folymtosn helyi igzgtó szüksé vontkozó vlmennyi vezetı, egyéb környezet szbályztok, gzd. g szbályok vezetı vezetık változás ánk ktulizálás vezetı szerint áttekintése részvételével figyelemmel kísérése megbeszélés, igzgtó évente eg y z ellenjegyzés gzd. minden szóbeli igzgtó kötelezettsé feldtellátók lklomml trtlmánk vezetı kötelezettség beszámolttás féléves gválllások tájékozttás megfelelı válllásnál beszá
ellenjegyzé kontroll ellátás molóh se oz kpcso lódv teljesítés szempontok és igzgtó évente eg y teljesítés és feldtell hvont 2 szóbeli igzgtó szkmi módszerek lklomml kötelezettségváll átó lklomm l beszámolttás féléves igzolás meghtározás lás egybevetése beszá molóh oz kpcso lódv érvényesíté z érvényesítés igzgtó évente eg y szkmi gzd. hvont 2 szóbeli igzgtó s szbályink lklomml igzolás, vezetı, lklomm l beszámolttás féléves megbeszélése fedezet beszá meglétének, z érvényes molóh lki ítı oz követelmények kpcso betrtásánk ellenırzése lódv utlványozá z utlványozás igzgtó évente egy z utlványozott igzgtó hvont 2 szóbeli igzgtó s szbályink lklomml dokumentumok lklomml beszámolttás féléve s megbeszélése ellenırzése beszá molóh oz kpcso lódv
z z ellenjegyzés igzgtó évente egy z ellenjegyzés gzd. minden szóbeli igzgtó utlványozá szbályink lklomml trtlmánk vezetı utlványozá féléve beszámolttás s s s megbeszélése megfelelı nál beszá ellenjegyzé kontroll ellátás molóh se oz kpcso lódv XIII. Az informtiki rendszer ellenırzése Informtik vírusvédelmi és rendszergzd évente vírusvédelmid t rendszer folymtosn z év során rendszer év i rendszer behtolásvédelmi bázis, és tőzfl gzd lklmzott gzd, végén ell. strtégi frissítése megoldások igzgtó elemzés e