0 /2013. sz. igazgatói utasítás Adatvédelmi Szabályzat

Átírás

1 Alsó-Dun-völgyi Vízügyi Igzgtóság Ikt. szám: 0010-CCO/2013. Témfelelős és szerkesztette: dr. Szőke Év, dr. Petz Gábor 0 /2013. sz. igzgtói utsítás Adtvédelmi Szbályzt Az információs önrendelkezési jogról és z információszbdságról szóló 201 évi CXII. törvény 24. (3) bekezdésében ( továbbikbn: Infotv.) foglltk lpján z Alsó-Dunvölgyi Vízügyi Igzgtóság ( továbbikbn: igzgtóság) Adtvédelmi Szbályztát ( továbbikbn: Szbályzt) z lábbik szerint dom ki. I. Áltlános rendelkezések A Szbályzt célj, hogy z igzgtóság tevékenysége során z Infotv. el őírási és személyes dtok védelméhez f űződő jog érvényesülésének biztosítás, vlmint z igzgtóság áltl kezelt személyes dtok jogosultln felhsználásánk megkdályozás érdekében meghtározz személyes dtok kezelése során iránydó dtvédelmi és dtbiztonsági el őírásokt. A Szbályzt htály kiterjed z igzgtóság vlmennyi szervezeti egységére, vlmint 2. z igzgtóság áltl kezelt személyes dtokr. Az elektronikusn kezelt dtokr z informtiki biztonsági szbályzt el őírási is iránydók. 3. A Szbályztbn foglltk betrtásáról minden érintett szervezeti egység vezet ő je köteles gondoskodni. Személyes dtot kezelni csk jogszbály így különösen z Infotv. és jelen utsítás 4. írásink figyelembevételével, z dtvédelemre vontkozó lpelvek tiszteletben elő trtásávl lehet. Ez kötelezettség vontkozik z igzgtóság megbízásából dtfeldolgozói tevékenységet végz őkre is, mit z dtfeldolgozóvl kötött szerz ődésben kell érvényesíteni. Jelen Szbályztbn nem szbályozott kérdések és foglmk tekintetében z Infotv. 5. rendelkezései z iránydók. II. A személyes dtok kezelése Az igzgtóság személyes dtot csk kkor kezelhet, h hhoz z érintett hozzájárul vgy zt törvény közérdeken lpuló célból elrendeli. 2. Az érintette) z dtkezelés megkezdése el ő tt közölni kell, hogy z dtkezelés hozzájáruláson lpul vgy kötelez ő. Az érintettet z dtkezelés megkezdése el őtt egyértelműen és részletesen tájékozttni kell z dti kezelésével kpcsoltos minden tényről, így különösen ) z dtkezelés céljáról és joglpjáról, b) z dtkezelésre és z dtfeldolgozásr jogosult személyér ől, c) z dtkezelés id őtrtmáról, 1

2 d) rról, h z érintett személyes dtit lpján kezeli, e) rról, hogy kik ismerhetik meg z dtokt 0 tájékozttásnk ki kell terjednie z éri jogorvoslti lehet őségeire is. 3. Kötelező dtkezelés esetén tájékozttás m trtlmzó jogszbályi rendelkezésekre vló ut 4. H személyes dt felvételére z érintett h felvett dtokt törvény eltér ő rendelkezésének ) rá vontkozó jogi kötelezettség teljesítés b) z dtkezel ő vgy hrmdik személy jogo érdek érvényesítése személyes dto ránybn áll további külön hozzájárulás nélkül, vlmint követően is kezelheti. 5. Az érintett kérelmére, kezdeményezésére ind dtok tekintetében z érintett hozzájárulását v 6. Személyes dt kizárólg meghtározott célból érdekében kezelhet ő. Az dtkezelésnek mi dtkezelés céljánk, z dtok felvételé törvényesnek kell lennie. 7. Csk olyn személyes dt kezelhet ő, mely elengedhetetlen, cél elérésére lklms. A sz szükséges mértékben és ideig kezelhet ő. 8. H hozzájáruláson lpuló dtkezelés célj végrehjtás, szerz ődésnek trtlmzni ke személyes dtok kezelése szempontjából z kell, így különösen kezelend ő dtok meg felhsználás célját, z dtok továbbítás igénybevételének tényét. A szerz ődésnek félre z érintett láírásávl hozzájárul dtink kezeléséhez. dtkezel ő z Infotv. 6. (5), bekez tett dtkezeléssel kpcsoltos jogir ése történhet 2. pont szerinti iniprmáci kt lás nyilvánosságr hoztlávl i zzájárulásávl került sor, z dtkeze]' iányábn céljából, vgy érdekének érvényesítése h e en védelméhez fűződő jog kor átozás l érintett hozzájárulásánk vistzvon át It ügyben z áltl megdott személ es elmezni kell. jog gykorlás és kötelezettség Iteljesít se den szkszábn meg kell felelnie k és kezelésének tisztessé snek és dtkezelés céljánk megvl sulás. élyes dt csk cél megvl ulásáh z z dtkezel ővel írásbn kötött minden olyn információt, Infotv. lpján z érintettnek tározását, z dtkezelés id őt k tényét, címzettjeit, dtf hetetlen módon trtlmzni szerződésben meghtározo zerző elyet isme át, ldolgo ell, ho szeri s e ó ti es III. Az érintett jogi Az érintett z Infotv.-ben meghtározottk szeri ) tájékozttását személyes dti kezelésér ől, b) személyes dtink helyesbítését, c) személyes dtink kötelez ő dtkezelés 2. Az érintett kérelmének igzgtóságr történ ő ér kérelmet z dtot kezel ő szervezeti egységre egység jogi feldtok ellátásáért felel ős szerv kérelem benyújtásától számított legrövidebb id ő kérelmezheti z igzgtóságnál 'vételével törlését vgy zárol sát. ezését követ ően szignálásr j gosult szignálj. Az dtot kezel ő s erveze ti egységgel együttm űködve öteles ltt, legfeljebb zonbn 30 npo belül 2

3 tiltkozási jog gykorlás esetén 15 npon belül írásbn, közérthet ő formábn tájékozttást dni z Infotv. rendelkezéseinek megfelel ően. A 2. pontbn fogllt tájékozttás ingyenes, h tájékozttást kér ő folyó évben zonos dtkörre vontkozón tájékozttási kérelmet z dtkezel ő höz még nem nyújtott be. Egyéb esetekben költségtérítés állpíthtó meg, mely tájékozttás el ő állításár fordított k számánk figyelembevételével kerül meghtározásr. A munkidő és közreműködő költségtérítés mértékét tájékozttást kér ővel kötött szerz ődés rögzíti. A már megfizetett költségtérítést vissz kell téríteni, h z dtokt jogellenesen kezelték, vgy tájékozttás kérése helyesbítéshez vezetett. Az érintett tájékozttásánk megtgdásár z Infotv ábn foglltk szerint vn ők lehető ség. A tájékozttás megtgdásáról válsz egy példányávl z egységvezet hldéktlnul tájékozttják jogi feldtok ellátásért felel ő s szervezeti egységet, mely z elutsított kérelmekr ől tárgyévet követ ő év jnuár 31-ig tájékozttj Nemzeti Adtvédelmi és Információszbdság Htóságot ( továbbikbn: Htóság). H z Infotv. lpján z érintett tájékozttás nem tgdhtó meg, tájékozttás kiterjed kezelt dtok forrásár, z dtkezelés céljár, joglpjár, id ő trtmár, z esetleges dtfeldolgozó nevére, címére, és z dtkezeléssel összefügg ő tevékenységekre, továbbá z érintett személyes dtink továbbítás esetén, z dttovábbítás joglpjár és címzettjére. IV. A tiltkozási jog gykorlás Az érintett z Infotv. 2 -ábn foglltk szerint tiltkozht személyes dtánk kezelése ellen. E tiltkozás elbírálásánk id őtrtmár z dtkezelést z érintett szervezeti egység vezet ője felfüggeszti. A felfüggesztés id őtrtm ltt z dt tiltkozási eljáráson kívül nem hsználhtó fel, nem továbbíthtó, jog elbírálásávl összefüggő tároláson kívül egyéb dtkezelési m űvelet nem végezhet ő. 2. Az dtkezel ő szervezeti egység tiltkozást kérelem benyújtásától számított n belül, de legfeljebb 15 npon belül megvizsgálj, nnk legrövidebb idő meglpozottság kérdésében döntést hoz és döntésér ől kérelmez őt írásbn tájékozttj. 3. H z dtkezel ő szervezeti egység z érintett tiltkozásánk meglpozottságát megállpítj, z dtkezelést beleértve további dtfelvételt és dttovábbítást is megszünteti, és z dtokt zárolj, vlmint tiltkozásról, továbbá z nnk lpján tett l értesíti mindzokt, kik részére tiltkozássl érintett személyes dtot intézkedésekrő korábbn továbbított, kik kötelesek intézkedni tiltkozási jog gykorlás érdekében. 4. H z érintett z dtkezel őnek 2. pont szerinti döntésével nem ért egyet, illetve, h z dtkezel ő 2. pont szerinti htáridőt elmulsztj, z érintett döntés közlését ől, illetve utolsó npjától számított 30 npon belül z Infotv ábn meghtározott htáridő módon bírósághoz fordulht. V. Adttovábbítás és dtigénylés Az igzgtóság törvény eltér ő rendelkezése hiányábn csk olyn személyes dtokt továbbítht, melyeknek z igzgtóság törvényben meghtározott dtkezel ője. Amennyiben más szerv z dtkezel ő, z dtkérést törvény eltér ő rendelkezése hiányábn el kell utsítni és z dtkér őt mennyiben ismert tájékozttni kell rról, hogy kért dtokt mely szervt ől igényelheti. 3

4 2. Az igzgtóság áltl kezelt személyes di hiányábn csk z Infotv. 5. (1) bekezdé' szerv vgy személy részére, jogszbálybn me elvének mrdéktln érvényesítésével. 3. Az dttovábbítás jogszerű, h személyes d dttovábbítás címzettje (dtkér ő) pedig jog dt kezelésére vontkozón és z dtkért dttovábbítás feltételeinek megléte és követelménye. 4. Hrmdik személy vgy szerv áltl benyúj jogszbálybn kötelezően előírt dttovábbít egység vezetőjének htáskörébe trtozik. 5. Az dtigénylés bbn z esetben teljesíthet ő, ) z dtigénylés célját, joglpját (z Infot pontos megjelölését); b) kért dtok pontos meghtározását, c) z érintett személy zonosításához szüks; dtigénylés esetén z érintettek zonosítás. 6. Az dtkezel ő szervezeti egység személyes Titkárságot, mely dttovábbítási nyilvántrtás ) személyes dtok továbbításánk id őpontj b) z dttovábbítás joglpját és címzettjét, c) továbbított személyes dtok körének meg d) vlmint z dtkezelést el őíró jogszbályb. 7. Az dttovábbítási nyilvántrtás dtit z Infot kell megőrizni. 8. Az igzgtóság áltl kezelt dtállományból gykorlás érdekében célhoz kötöttség el igényelhet ő és hsználhtó fel személyes d dtállományból, melyb ől történő dtigé dtkezelésre iránydó törvény felhtlmzz, feldt ellátás érdekében végezhet ő dtleké szervnek csk z Infotv. 5. (1) bekezdés szerin VI. Személyi irtok továbbítni z érintett bele yezés ek ben meghtározott joglppl rendel - z ő htározott körben lehet, célh z kötö ség tot kezel ő jogosult nnk továb ításár z ppl [Infotv. 5. (1) bek.] ren elkezi z célj mindezzel összhngb vn. Az elhoz kötöttség jogszerűsé együ es tt dttovábbítási kérelem el írálás s esetét kivéve z érintett szerve et z trtlmzz:. 5. (1) bekezdése szerinti réndelke es dtokt, több személyre oz szükséges csoportképz ő ism t továbbításáról hldéktlnu vezet z lábbi dtokkl: tározását, meghtározott egyéb dtokt (3) bekezdésében fogll izárólg z igzgtóság feld ek szigorú érvényre jutttás A más dtkezel ők áltl ke ylésre z igzgtóságot z sk z dott törvényben meg ezés, zok hrmdik személy joglp megléte esetén további ontk rveket értesít sze tkörén k mell t It oly n érint; tt tároz ek v htók. S és o 1 Ezen Szbályzt tekintetében személyi irt min jogviszonyánk létesítésekor, fennállás ltt, lklmzott személyével összefügg ő dtot, me köre: en z igzgtósággl jogviszon illetve zt követ ően keletke ]lpítást trtlmzó irt. Szemé bn ál ő és yi irt ) személyi lpnyilvántrtás és személyi n g irti, b) közlklmzotti jogviszonnyl összefügg ő i tok, c) közlklmzotti jogviszonnyl kpcsolto egyéb irtok (p dóbevllás letiltás stb.) fizeté Személyi irtr csk olyn dt és megállpítás -zethet ő, melynek lpj: 4

5 ) közokirt vgy dolgozó írásbeli nyiltkozt, b) munkálttói jogkör gykorlójánk írásbeli nyiltkozt, c) bíróság vgy más htóság döntése, d) jogszbályi rendelkezés. 2. A személyes dtokt trtlmzó irtokt Gzdsági Osztály kijelölt ügyintéz ője z egyéb irtoktól elkülönítetten zárhtó lemezszekrényben őrzi. 3. A munkálttó közlklmzottról közlklmzottk jogállásáról szóló évi XXXIII. törvény ( továbbikbn: Kjt.) 5. számú mellékletében meghtározott dtkörre kiterjedő nyilvántrtást vezet ( továbbikbn: közlklmzotti lpnyilvántrtás). A Kjt. mellékletében nem szerepl ő körben törvény eltér ő rendelkezésének hiányábn dtszerzés nem végezhet ő, ilyen dtot nyilvántrtni nem lehet. 4. A munkálttó közlklmzotti lpnyilvántrtási rendszere törvény felhtlmzásánk hiányábn más dtrendszerrel nem kpcsolhtó össze. A közlklmzotti lpnyilvántrtásból sttisztiki célr csk személyzonosításr lklmtln módon szolgáltthtó dt. 5. A közlklmzotti lpnyilvántrtásb Kjt.-ben foglltk szerint lehet betekinteni. Az lklmzott ról nyilvántrtott irtokb és dtokb korlátozás nélkül betekinthet. VII. Záró rendelkezések Jelen igzgtói utsítás február 15. npján lép htályb. Bj, február s Róbert igzgtó