BELSİ KONTROLL KÉZIKÖNYV

Átírás

1 A BELSİ KONTROLL KÉZIKÖNYV Hatályos: 00. január -tıl Kazincbarcika és Vidéke Többcélú Önkormányzati Kistréségi Társulás

2 I. Bevezetés Az államháztartásról szóló 99. évi VIII. törvény (Áht.) 0.., 0/A., 0/B.,., /A., továbbá az államháztartás mőködési rendjérıl szóló 9/009. (II.9.) Korm. rendelet (Ámr.)., 6., 7., 8., 69. és 60. elıírásai alapján a (továbbiakban: ) Belsı Kontroll Kézikönyvet készített. Az önállóan mőködı és gazdálkodó intézménye az önállóan mőködı Egységes Kistérségi Pedagógiai Szakszolgáltató Központ (EKPSZK), melynek pénzügyi-gazdasági feladatait együttmőködési megállapodás alapján ellátja. Ennek megfelelıen a Belsı Kontroll Kézikönyvének hatálya az EKPSZK szervezetére is kiterjed. Jelen kézikönyv elıírásokat tartalmaz a belsı kontroll rendszer alábbi elemei tekintetében: - a szabályzatok rendszere, a gazdaságos, hatékony és eredményes gazdálkodás követelményei - belsı ellenırzés - kontrollkörnyezet - kockázatkezelés kontrolltevékenységek - információs és kommunikáció - monitoring II. A szabályzatok rendszere, a gazdaságos, hatékony és eredményes gazdálkodás követelményei A belsı kontrollrendszere tartalmazza mindazon elveket, eljárásokat és belsı szabályzatokat, melyek alapján a és az EKPSZK érvényesíti a feladati ellátására szolgáló elıirányzatokkal, létszámmal és a vagyonnal való szabályszerő, gazdaságos, hatékony és eredményes gazdálkodás követelményeit (Ámr.). () bekezdése. A szabályosság érdekében a következı eljárásokat kell lefolytatni: Gondoskodni kell a jogszabályok, elıírások hozzáférhetıségérıl. Biztosítani kell a dolgozók rendszeres továbbképzését. Gondoskodni kell a szakkönyvek, szakmai folyóiratok beszerzésérıl. Biztosítani kell a belsı szabályzatok hozzáférhetıségét. Fel kell hívni a dolgozók figyelmét, a szabályzatok betartására. A szabályosságot a következı eszközökkel kell biztosítani: elızetes vezetıi ellenırzés, egymást ellenırzı folyamatok rendszerével, az utólagos vezetıi ellenırzés A szabályosság területén alkalmazott eszközök: Az elızetes vezetıi ellenırzés legfontosabb eszköze a dolgozók szabályozottsági ismereteinek a megismerése, megbeszélés, beszámoltatás útján. A folyamatba épített ellenırzés legfontosabb eszköze a szabályosság tekintetében az, hogy a szabályok kialakításánál ügyelni kell arra, hogy a tevékenység részfolyamatait ne ugyanaz a személy lássa el. Az adott feladatot ellátónak kötelessége legyen az elızı feladat elvégzésének az ellenırzése.

3 Az utólagos vezetıi ellenırzés eszköze a szabályosság vonatkozásában a betartás ellenırzése beszámoltatással, a dokumentumok áttekintésével, megbeszéléssel. A gazdaságosság követelménye az alábbi eljárások, elvek alapján érvényesül: Az elsı szintő pénzügyi és ellenırzési feladatok ellátása során az intézményvezetı feladata, hogy a feladatok ellátására szolgáló bevételi és kiadási elıirányzatokkal, a létszám-elıirányzattal, valamint a rendelkezésre álló vagyonnal úgy gazdálkodjon, hogy érvényesüljenek a gazdaságosság követelményei. A cél, a megfelelı minıségi, áru beszerzése a legalacsonyabb áron. A gazdaságosság követelménye, hogy az adott feladat, tevékenység ellátásához felhasznált erıforrások költségei, - a minıség fenntartása mellett, - optimalizálva legyenek. Az intézmény akkor mőködik gazdaságosan, ha a rendelkezésre álló erıforrásokból költséghatékony módon szerzik be és használják fel az eszközöket és az emberi erıforrásokat. A gazdaságosság érdekében a következı eljárásokat kell lefolytatni: Gazdaságossági számításokat kell végezni a bevételi és kiadási elıirányzatok felhasználása vonatkozásában, a létszám-elıirányzatok tekintetében és a vagyongazdálkodás során. Fel kell mérni az elıirányzatokat, melyek felhasználásában a legnagyobb kockázat rejlik. Rendszeresen vizsgálni kell a vagyongazdálkodás gazdaságosságát. Folyamatosan figyelemmel kell kísérni a külsı erıforrásokat. A gazdaságosság szempontjából kiemelt területek: az anyag, készlet, vásárolt szolgáltatások beszerzése, a létszám és személyi juttatás elıirányzatai és felhasználása. A hatékonyság követelménye a következı elvek, eljárások alapján érvényesül: Az intézmény vezetıjének a feladata, hogy a gazdálkodás során figyelembe vegye a hatékonyság követelményeit. A hatékonyság követelményeinek érvényesülnie kell: a bevételi és kiadási elıirányzatokkal, a létszám elıirányzattal, valamint a vagyonnal való gazdálkodás során. A hatékonyság követelménye, hogy az adott feladat ellátása során, a nyújtott szolgáltatás, az eredmény, valamint az ezek elvégzéséhez felhasznált források közötti kapcsolat megfelelı legyen. A tevékenység akkor hatékony, ha az intézmény a lehetı legkevesebb tárgyi és munkaerı felhasználásával a lehetı legtöbb és a legjobb minıségő feladatellátást végez. A hatékonyság érdekében a következı eljárásokat kell lefolytatni: Hatékonysági számításokat kell végezni a bevételi és kiadási elıirányzatok felhasználása vonatkozásában, a létszám elıirányzatok tekintetében, a vagyongazdálkodás során. Fel kell mérni, hogy a hatékonyság szempontjából melyek azok az elıirányzatok, amelyek a legnagyobb kockázatot rejtik.

4 Az eredményesség követelménye az alábbi elvek, eljárások alapján érvényesül: Az intézményvezetı feladata, hogy úgy gazdálkodjon, hogy figyelembe vegye az eredményesség követelményeit, melynek az alábbi területeken kell érvényesülnie: a kiadási elıirányzatok felhasználása, a létszám felhasználása, valamint a vagyonnal való gazdálkodás területén. Az eredményesség, az intézmény tevékenységének megvalósulási mértéke, a feladatellátás tervezett és tényleges teljesítése közötti kapcsolat. Az eredményesség azt mutatja, hogy az intézmény feladatellátása elérte-e a célját, és ha elérte, ott milyen hatást váltott ki. Az intézmény tevékenysége akkor eredményes, ha a szolgáltatásnyújtását az érdekeltek ténylegesen igénybe vették, és azzal elégedettek. A hatékonyság érdekében a következı eljárásokat kell lefolytatni: hatékonysági számításokat kell végezni a bevételi és kiadási elıirányzatok felhasználása tekintetében, a létszám felhasználás tekintetében, a vagyongazdálkodás során. Fel kell tárni azokat az elıirányzatokat, amelyek felhasználása a legnagyobb kockázatot rejtik az eredményesség szempontjából. Az eredményesség javítása érdekében számításokkal, felmérésekkel alátámasztott javaslatokat kell megfogalmazni. A pénzügyi irányítási és ellenırzési feladatok elkülönítése Az irodavezetı, illetve az igazgató (az EKPSZK esetében) felelıs - a gazdálkodási feladatok végrehajtásárért, - a költségvetés tervezet benyújtásáért, az elfogadott költségvetés végrehajtásáért, - a kötelezettségvállalásokért és a vagyonnal való gazdálkodásáért, - a mőködés szabályozottságért, - az elıirányzatok, a módosított elıirányzatok és azok teljesülésének könyveléséért, - a beszámoló készítéséért, - az ellenırzési rendszer kialakításáért és mőködéséért, - a gazdálkodás szabályozottságáért. II. Belsı ellenırzés A Belsı ellenırzésrıl szóló 9/00. (I. 6.) Korm. rendelet (Ber.). () bek. h) pontja alapján keretében mőködı belsı ellenırzése csoport belsı ellenırei látják el a és az EKPSZK belsı ellenırzési feladatait. A belsı ellenırök a tevékenységüket a Belsı Ellenırzési Kézikönyve alapján végzik. A Belsı ellenırzés csoport éves Munkatervének elkészítése során a belsı ellenırzési vezetı figyelembe veszi az irodavezetı, illetve az igazgató (az EKPSZK esetében) által javasolt, kockázatértékelésen nyugvó, belsı ellenırzési feladatokat. 4

5 III. Kontrollkörnyezet Az Ámr. 6. -a elıírásának megfelelıen a irodavezetıje és az EKPSZK igazgatója kontrollkörnyezetet alakított ki. A és az EKPSZK szervezeti struktúráját a Szervezeti és mőködési szabályzataikban foglalt szervezeti felépítés mutatja be. A felelısségi és hatásköröket Kötelezettségvállalás, utalványozás, ellenjegyzés érvényesítés rendjére vonatkozó szabályzat, munkaköri leírások tartalmazzák. A Belsı ellenırzési kézikönyv ismerteti a belsı ellenırök szakmai etikai kódexét. Az ellenırzési nyomvonal Az államháztartás mőködési rendjérıl szóló 9/998. (II. 9.) Korm. rendelet 7. () bek. szerint ellenırzési nyomvonal a költségvetési szerv mőködési folyamatainak szöveges vagy táblázatba foglalt, vagy folyamatábrákkal szemléltetett leírása, mely tartalmazza különösen a felelısségi és információs szinteket és kapcsolatokat, továbbá irányítási és ellenırzési folyamatokat, lehetıvé téve azok nyomon követését és utólagos ellenırzését. Az irodavezetı és az igazgató (az EKPSZK esetében) köteles olyan szabályzatokat kiadni, folyamatokat kialakítani és mőködtetni a szervezeten belül, amelyek biztosítják a rendelkezésre álló erıforrások szabályszerő, szabályozott, gazdaságos, hatékony és eredményes felhasználását. A és az EKPSZK ellenırzési nyomvonalának kialakításakor az adott költségvetési szervre legjellemzıbb mőködési folyamatok kerültek kiválasztásra és kidolgozásra. Az ellenırzési nyomvonal felülvizsgálatáért az irodavezetı és az igazgató (az EKPSZK esetében) felelıs. Az Irodavezetı és az EKPSZK elkészítette a fıbb mőködési folyamatok táblázatba foglalt ellenırzési nyomvonalát, amely jelen kézikönyv. sz. mellékletét képezi. IV. Kockázatkezelés Áht. 0. B. () bek. e) bető szerint: A költségvetési szerv belsı kontroll rendszeréért a költségvetési szerv vezetıje a felelıs, aki köteles - szervezet minden szintjére érvényesülı - megfelelı kockázatkezelési rendszert kialakítani és mőködtetni. Az Ámr. 7. -a értelmében: () bek.: A költségvetési szerv vezetıje köteles a kockázati tényezık figyelembevételével kockázatelemzést végezni és kockázatkezelési rendszert mőködtetni, () bek.: A kockázatelemzés során fel kell mérni és meg kell állapítani a költségvetési szerv tevékenységében, gazdálkodásában rejlı kockázatokat. () bek.: A kockázatkezelés keretében meg kell határozni az egyes kockázatokkal kapcsolatos intézkedéseket és megtételük módját. (4) bek.: A szervezet mőködésében rejlı kockázatos területek kiválasztására objektív kockázatelemzési módszert kell alkalmazni a pénzügyminiszter által kiadott módszertani útmutatók alapján.

6 Az irodavezetı és az igazgató (az EKPSZK esetében) elvégezte a két intézménynél a legnagyobb kockázatot rejtı folyamat kockázatelemzését, annak érdekében, hogy szükséges-e intézkedés a kockázatok kezelésére. Az irodavezetı és az igazgató (az EKPSZK esetében) felméri, mi jelenthet kockázatot az adott területen és mekkora kockázat-nagyságokkal lehet számolni, és a meghatározott kockázati nagyság alapján milyen intézkedéseket kell elvégezni. A KOCKÁZATKEZELÉS LÉPÉSEI I. Kockázatok azonosítása II. Kockázatok értékelése III. Kockázatra adott reakciók (kockázatkezelés) IV. Kockázatok felülvizsgálata PÁLYÁZATI TERVEZET (PROJECT) LEFOLYTATÁSÁNAK KOCKÁZATELEMZÉSE I. KOCKÁZATI TÉNYEZİK AZONOSÍTÁSA: ) Az értékelés során használt hatástényezı kiválasztása ) Kockázat tényezık csoportjainak meghatározása ) Kockázati tényezık feltárása I./. Az értékelés során használt hatástényezı kiválasztása : A pályázati tervezet határidıre, elıirányzott minıségben és pénzügyi kereten belüli megvalósítása. 6

7 I./) Kockázat tényezık csoportjainak meghatározása /) TÖRVÉNYI SZABÁLYOZÁS KOCKÁZATAI /) PÉNZÜGYI KOCKÁZATOK /) MŐSZAKI-KIVITELEZİI KOCKÁZATOK /4) EMBERI TÉNYEZİ KOCKÁZATAI /) EGYÉB KOCKÁZATOK I./. Kockázati tényezık feltárása /) TÖRVÉNYI SZABÁLYOZÁS KOCKÁZATAI: A) A pályázat elszámolásának szabályai menet közben változnak B) A számviteli elıírások változnak C) Az adótörvények változása (pl. adókulcs, stb.) D) A normatív támogatások feltételeinek változása miatt a finanszírozás feltételei romlanak /) PÉNZÜGYI KOCKÁZATOK: A) Többletkiadások merülnek fel B) A támogatás átutalása csúszik C) Utófinaszírozás miatt likviditási gondok D) Az önerıre szánt pénz nem biztosított /) MŐSZAKI-MEGVALÓSÍTÁSI KOCKÁZATOK A) Pótmunkák szükségessége merült föl B) A megvalósítás idıben csúszik C) A megvalósítás nem megfelelı minıségben történt D) A megvalósítás eltér az elıirányzattól 7

8 /4) EMBERI TÉNYEZİI KOCKÁZATAI A) A közbeszerzés lefolytatása nem volt szakszerő B) A pénzügyi koordináció nem megfelelı C) A mőszaki ellenır nem kellıen figyeli a kivitelezést D) Az összeállított pályázati anyag nem volt szakszerő /) EGYÉB KOCKÁZATOK A) Külsı ellenırzı szerv hiányosságot tár fel B) A támogató szerv ellenırei hiányosságot tárnak fel C) Anyagi kár keletkezik (természeti vagy emberi ok) D) Személyi változások nehezítik a megvalósítást a) Valószínőségi skála meghatározása Célszerő ötfokozatú skálát választani: - -0 % közötti valószínőség % közötti valószínőség % közötti valószínőség % közötti valószínőség % közötti valószínőség b) Hatásskála meghatározása Célszerő ötfokozatú skálát választani: % % % % % 8

9 c) Mennyiségi értékelés lefolytatása d) Kritikus tényezık kiválasztása A kritikus tényezık kiválasztásához meg kell határozni az egyes kockázati tényezık kockázati együtthatóját K, amely pl. a következı képlet szerint számítható ki: K= V + * H, ahol V= Valószínőség, H= Hatás. KOCK. TÉNY. //A //B //C //D //A //B //C //D //A //B VALÓSZÍNŐSÉG HATÁS EGYÜTTHATÓ KOCK. TÉNY. //C //D /4/A /4/B /4/C /4/D //A //B //C //D VALÓSZÍNŐSÉG HATÁS EGYÜTTHATÓ d) A kritikus tényezık kiválasztása A kockázat automatikusan kritikus, ha értéke és között van! Két azonosított kockázat van közel a kritikus zónához: - /4/B: A pénzügyi koordináció nem megfelelı - //B: A támogató szerv ellenırei hiányosságot tárnak fel 9

10 III. KOCKÁZATOKRA ADOTT REAKCIÓK (KOCKÁZATKEZELÉS) - A kritikus kockázatokra javaslatokat kell kidolgozni - A javaslatok alapján intézkedéseket kell kidolgozni - Kockázatok és intézkedések nyilvántartásának vezetése Esetünkben kritikus kockázatot nem tártunk fel, ezért kockázatkezelési intézkedés meghozatalára nincs szükség! A kritikus zónához köze elhelyezkedı kockázatokat figyelni kell! IV. KOCKÁZATOK FELÜLVIZSGÁLATA - Évenkénti felülvizsgálat az ajánlott V. Kontrolltevékenységek A kontrolltevékenységre vonatkozó jogszabályok: Áht. 0. B. () bek. c) bető szerint: A költségvetési szerv belsı kontroll rendszeréért a költségvetési szerv vezetıje a felelıs, aki köteles - szervezet minden szintjére érvényesülı - megfelelı kontrolltevékenységeket kialakítani és mőködtetni. Az Ámr. 8. () bek. értelmében: A költségvetési szerv vezetıje köteles a szervezeten belül kontrolltevékenységeket kialakítani, melyek biztosítják a kockázatok kezelését, hozzájárulnak a szervezet céljainak eléréséhez. Az Ámr. 8. () bek. értelmében: A költségvetési szerv vezetıje köteles a költségvetési szerv belsı szabályzataiban legalább az alábbiakat szabályozni: a) engedélyezési és jóváhagyási eljárások b) az információhoz való hozzáférés c) fizikai kontrollok (hozzáférés az eszközökhöz) d) beszámolási eljárások 0

11 A S ZE RVE ZE TNÉ L ALKALMAZOTT KONTROLL TE VÉ KE NYS É GE K LE ÍRÁS A Engedélyezési és jóváhagyási eljárások - Az Intézménynél a Kötelezettségvállalás, utalványozás, érvényesítés, ellenjegyzés és szakmai teljesítés rendjére vonatkozó szabályzat szerint történik. - A banki utalások és pénztári kifizetések engedélyezése a Pénzkezelési szabályzat elıírásai szerint történik - A kiküldetéseket az intézményvezetı, távollétében vagy amennyiben érintett a helyettese igazolja le. - - A jelenléti íveket az intézményvezetı, távollétében vagy amennyiben érintett a helyettese igazolja le. - - A szabadságokat az intézményvezetı engedélyezi, ha érintett, a munkáltatója. - A túlórákat az intézményvezetı rendeli, ha érintett, a munkáltatója. Munkaköri leírások A munkaköri leírásokban rögzíteni kell: A munkaköri elírásban a munkakör átadásának szabályait az alábbi módon rögzíteni kell. A munkatárs végrehajtási, ellenırzési, illetve pénzügyi teljesítési tevékenységeit. A dolgozó által gyakorolt jogköröket. A helyettesítés rendjét. A munkatárs által elvégzendı kontroll tevékenységeket.

12 Az Intézménynél alkalmazott kontrolltevékenységek módszerei - Szemrevételezés,alkalmazása: A tevékenység végrehajtásának figyelése, Négy szem módszer : A tevékenység elvégzésének az azt elvégzıtıl független másik személy által történı felülvizsgálata. - Dokumentumok vizsgálata: A tevékenységhez kapcsolódó dokumentumok vizsgálata - Újraelvégzés: Egy lezajlott folyamatot, ugyanolyan körülmények között végig követünk - Többirányú kikérdezés: Részletes kikérdezés alapján igyekszünk levonni következtetést, hogy a tevékenység megfelelıen, mőködik-e? VI. Információ és kommunikácó Az Ámr. 9. értelmében a költségvetési szerv vezetıje köteles olyan rendszereket kialakítani és mőködtetni, melyek biztosítják, hogy a megfelelı információk a megfelelı idıben eljutnak az illetékes szervezethez, szervezeti egységhez, illetve személyhez. Az információáramlás útvonala munkaköri leírásokban és a szabályzatokban szerepel. Ezen kívül a Társulási Irodánál az irodavezetı heti rendszerességgel értekezletet tart az Iroda dolgozói részére, illetve külön értekezletet a belsı ellenırzési csoport belsı ellenıreinek bevonásával. Szükség esetén összevont megbeszélésre kerül sor. Az EKPSZK-nál az igazgató heti rendszerességgel munkaértekezletet tart.

13 VI. Monitoring MONITORING RENDSZER A monitoring tevékenys kenység g végzv gzését t elıíró jogszabályok: Áht.. 0. B. () bek.. e) bető szerint: A A költsk ltségvetési szerv belsı kontroll rendszeréé éért a költsk ltségvetési szerv vezetıje a felelıs, aki köteles - szervezet minden szintjére érvényesülı - megfelelı monitoring rendszert kialakítani és mőködtetni. Az Ámr a értelmében: A A költsk ltségvetési szerv vezetıje köteles k olyan monitoring rendszert mőködtetni, m amely lehetıvé teszi a szervezettevékenys kenységének, nek, a célok c megvalósításának nyomon követk vetését. t. A MONITORING ING MÓDSM ZE RE I A belsı kontroll rendszer nyomon követése olyan folyamat, amely felméri a rendszerek adott idıtartományában mutatott teljesítményének minıségét. EZ KÉTFÉLE MÓDON TÖRTÉNHET: FOLYAMATOS ÉS/VAGY EGYEDI ÉRTÉKELÉSEK: lehetıvé teszik a vezetıség számára, hogy, a kontroll rendszer megfelelıen mőködik-e? A HIÁNYOSSÁGOK JELENTÉSE: meghatározzák a belsı kontroll rendszer hiányosságait, és azokról idıben tájékoztatják a helyesbítı intézkedésekért felelıs munkatársakat, illetve a vezetıség tagjait.

14 A MONITORING ING LÉL P É S E I ADATGYŐJTÉS: módja, gyakorisága, az adatok forrása az adatok megbízhatóságára vonatkozó megfontolások az adatok feldolgozása MONITORING JELENTÉSKÉSZÍTÉS a jelentéskészítés ütemterve (határidık) a rendszeresen készülı jelentések tartalma a jelentések jóváhagyatási rendje a jelentések érintetteknek való megküldésének rendje ÉRTÉKELÉS: a jelentéskészítés ütemterve (határidık) a rendszeresen készülı jelentések tartalma a jelentések jóváhagyatási rendje a jelentések érintetteknek történı megküldésének rendje visszacsatolások, intézkedési eljárásrend a program lebonyolításának menetében. Monitoring rendszer táblázatos formában Az egyes folyamatokra meghatározni szükséges: Tevékenység, folyamat, fejlesztés megnevezése Monitoringért felelıs személy Adatszolgáltatásért, beszámolóért felelıs személy Adatszolgáltatás, beszámoló megnevezése Határidık NYILVÁNTARTÁS a külsı ellenırzési szervek, a belsı ellenırzés és az intézményvezetı által lefolytatott ellenırzések hatására hozott intézkedési tervek megvalósításáról. 4

15 VII. Záró rendelkezések Ez a szabályzat 00. január. napján lép hatályba. Társulási Irodánál az irodavezetı, a EKPSZK-nál az igazgató gondoskodik arról, hogy a szabályzatban foglalt elıírásokat az érintett munkatársak megismerjék, annak tényét a szabályzathoz csatolt íven aláírásukkal igazolják, a hatálybalépés napjával egyidejőleg. Kelt: Kazincbarcika, 00. év január hó 04. nap Kerekes Barbara igazgató Székelyné Varga Mária irodavezetı

16 Megismerési nyilatkozat A Belsı kontroll kézikönyvet foglaltakat megismertem. Tudomásul veszem, hogy az abban foglaltakat a munkavégzésem során köteles vagyok betartani. Név Beosztás Kelt Aláírás 6