Változtatás átvezetésére kötelezett példány: nem kötelezett példány: Példány sorszám: Berendezések és épületek karbantartása MF 14.B1 Készítette: Vattai Éva Rita Folyamatgazda Átvizsgálta: Dr. Várvölgyi Csaba MICS Vezető Jóváhagyta: Prof. Dr. Paragh György Klinikaigazgató M ó d o s í t á s o k Sorszáma Dátuma Leírása 1. 2002.10.17. 5.2.2., 5.2.3. pontok és az oldalszám módosítása 2. 2005.10.28. A folyamat teljes körű átdolgozása 3. 2006. 11.07. 4, 5.2.2, 5.3.4. pontok módosítása 4. 2008. 11.13. A folyamat teljes körű átdolgozása 5. 2010. 08.30. A folyamat teljes körű átdolgozása 6. 2011. 10.17. A folyamat teljes körű átdolgozása 7. 2013.10.29. A folyamat teljes körű átdolgozása Kiadás dátuma: 2013. október 29. Oldalszám: 5/1
1. Cél A folyamatleírás célja a DE OEC A épületére, berendezéseire vonatkozó üzemeltetési és karbantartási előírások és tevékenységek szabályozása. 2. Alkalmazási terület 2.1. Ez a folyamatleírás vonatkozik a DE OEC A épületére, valamint az épületben található valamennyi orvostechnikai eszközre, berendezésre, valamint az ezeket ellátó energetikai eszközökre, az ott dolgozó munkatársakra. 3. Hivatkozások 3.1. MF 14.C Berendezések és épületek karbantartása 3.2. MF 04.B1 Beszerzés 3.3. MF 24.C Épületberuházási munkák 3.4. Tűzvédelmi szabályzat 4. Meghatározások Orvostechnikai eszköz: Minden olyan, akár önállóan, akár más termékkel együttesen használt készülék, berendezés, anyag, szoftver vagy más termék - ideértve az azok megfelelő működéséhez szükséges szoftvert, amely a gyártó szándéka szerint kifejezetten diagnosztikai, illetve terápiás célra szolgál, valamint a rendelésre készült eszközt, továbbá a klinikai vizsgálatra szánt eszközt is -, amely a gyártó meghatározása szerint emberen történő alkalmazásra szolgál. (Forrás: 4/2009 EüM rendelet) SAP: A DE OEC-nél használt tárgyi eszköz és pénzügyi keret nyilvántartó program. PMCS: Program Megvalósítási Csoport DE OEC GI: Debreceni Egyetem Orvos- és Egészségtudományi Centrum Gazdasági Igazgatósága Karbantartás: Tervszerű rendszeres megelőző tevékenység, mely a maximális üzembiztos működés elérésére irányul. Olyan műszaki beavatkozások sorozata, mely az állagmegóvást biztosítja. Kiadás dátuma: 2013. október 29. Oldalszám: 5/2
5. A folyamat és lépései 5.1. Felelősség. A folyamatleírás elkészítéséért, karbantartásáért a kijelölt folyamatgazda, a folyamat működtetéséért a DE OEC A épület igazgatója a felelős. 5.1.1. Centrumszintű felelősség: - A központosított energia ellátásért (elektromos, gáz, víz, hő). - Tűzvédelem- tűzvédelmi felelős centrumszinten és DEOEC A épület szintjén megbízott felelős. - Épület karbantartás, telefonok, klímák ügyintézése, ellenőrzése. - A szükséges szerződések megkötése, a szerződés szerinti tevékenységek ellenőrzése, ütemezése Gép-műszer csoport. 5.1.2. A centrumszintű munkák elvégzése esetén a munkalapok leigazolását a klinika ezen feladattal megbízott munkatársa végzi. 5.2. Nyilvántartás vezetése, elérhetősége. Az épületek, épületgépészeti berendezések, orvosi gáz, energiahálózatok és telefonhálózatok, valamint az ezekhez kapcsolódó orvostechnikai berendezések nyilvántartása Centrumszinten, számítógépen történik. A nyilvántartás kezelése és aktualizálása a gazdasági előadó (gazdasági előadó) feladata. A DE OEC nagy értékű orvostechnikai eszköznyilvántartása a Kereskedelmi Osztályon számítógépen történik. Az adatokat a Kereskedelmi Osztály Beruházási és gazdálkodási csoportjának eszköz nyilvántartója viszi be a tárgyi eszköz állományba vételi és a kiegészítő adatlap alapján. Az adatlapokat kitöltve a Klinikák gazdasági előadói juttatják el a Kereskedelmi Osztály számára. A nyilvántartás rájuk vonatkozó részét a klinikák gazdasági előadói le tudják kérdezni a számítógépes hálózaton keresztül. Az épületek naprakész nyilvántartása a Műszaki Osztály kijelölt dolgozójának a feladata, melyet az MF 14. C folyamatleírás szabályoz. 5.3. Szállítók, vállalkozók értékelése Az értékelés a szállítók/vállalkozók nyilvántartó és értékelő lapja (F 0843.C) formanyomtatványon történik, az értékelésért felelős által megbízott munkatársak közreműködésével. Részletes szabályozása az MF 04.C folyamatleírás alapján történik. Kiadás dátuma: 2013. október 29. Oldalszám: 5/3
5.4. Éves karbantartási terv készítése Az éves karbantartási, felújítási terveket a Műszaki Osztály vezetőjének átirata alapján a klinika állítja össze szakma szerinti csoportosításban. A klinika igazgatójának jóváhagyása, aláírása után a Műszaki Osztály vezetője részére megküldi jóváhagyás, beütemezés és fedezetvállalás céljából. 5.4.1. Épületek tetőszerkezetei Az éves tervet az érvényes szerződéssel rendelkező vállalkozó készíti el a tárgyév szerződésben meghatározott időpontjáig, melyet a Műszaki Osztály építész műszaki ellenőrei egyeztetnek az érintett szervezeti egységgel. 5.4.2. Orvostechnikai eszközök, berendezések A gép-műszer műszaki ellenőr összesíti az adott évben felülvizsgálandó eszközöket a szervezeti egységek eszköznyilvántartásai alapján a 4/2009. EüM rendeletben előírt felülvizsgálati időtartamok figyelembevételével. Ez alapján a szerződéses vállalkozó ütemtervet készít a gép-műszer műszaki ellenőr jóváhagyásával. A felülvizsgálatok ütemterve megtalálható a gép-műszer műszaki ellenőrnél. Az ezen felül szükséges ütemezett karbantartásokat a szerződéssel rendelkező vállalkozó adja meg. A karbantartások pontos időpontját a műszaki ellenőr egyezteti az érintett egységgel és a karbantartó cég képviselőjével. A felülvizsgálat (4/2009. EüM) körébe nem tartozó berendezésekre, diagnosztikai eszközökre nem készül központi ütemterv, a karbantartások gyakorisága szerződésben kerül rögzítésre. 5.4.3. Számítástechnikai hálózat, számítógépek kezelését, karbantartását az MF 14.C folyamatleírás alapján végezzük. 5.4.4. Irodatechnikai berendezések karbantartását a Klinika igazgatójának döntése alapján az MF 14.C folyamatleírásban foglaltak szerint végezzük. 5.4.5. Fűtési, víz-, csatorna, villamos, orvosi gáz hálózatok és légtechnikai rendszerek, épület karbantartását az MF 14.C folyamatleírás alapján végezzük. 5.4.6. Felvonók (személy és teher) karbantartását az MF 14.C folyamatleírás alapján végezzük. Kiadás dátuma: 2013. október 29. Oldalszám: 5/4
5.5. Karbantartás A munkadíjazási összegétől függően a beszerzés (MF 04.C folyamatleírás) szabályai szerint történik. Berendezés, orvostechnikai eszközök beüzemelését követően a klinika igazgatójának jóváhagyása után a Műszaki Osztály köti meg a karbantartási szerződést. A Klinikán folyó szerződéses karbantartás elvégzéséről készült munkalapokat a műszertechnikus, laborvezető, a gazdasági előadó vagy a részlegvezető igazolja. A karbantartásokat az MF 14.C folyamatleírás szabályozza. 5.6. Eseti meghibásodás A hiba elhárítását az F 0827.C munkaigénylő lapon lehet igényelni, melyet a klinika gazdasági előadója állít ki. Értékhatár felett az igénylő szervezeti egység írásban kéri egy mellékelt árajánlat alapján az eszköz javításának megrendelését a Műszaki Osztálytól. A Műszaki Osztály megrendeli az eszköz javítását. A szerviz munkalappal igazolja a munka elvégzését. Az értékhatár alatti, nem zavar jellegű meghibásodások esetén a klinika illetékes munkatársa értesíti a szakvállalatot, illetve szakvállalkozót, akik az elvégzett javításról munkalapot állítanak ki, amit az igénylő részlegvezetője, a műszertechnikus, vagy a gazdasági előadó leigazol. Egy példányát a számlamásolat mellé tűzve 1 évig meg kell őrizni. Az eseti meghibásodások elvégzését az MF 14.C folyamatleírás szabályozza. 5.7. A megrendelés menet A megrendelések menetét az MF 14.C folyamatleírásban foglaltak alapján végezzük. 6. Mellékletek Nem alkalmazható. 7. Hivatkozott formanyomtatványok Azonosító K 0415.C F 0827.C F 0843.C Cím Munkaigénylő lap Műszaki igénylés Szállítók/alvállalkozók nyilvántartó és értékelő lapja 8. A folyamat működésére jellemző mutatók Nem alkalmazható. Kiadás dátuma: 2013. október 29. Oldalszám: 5/5