Minőségirányítási rendszer irányítása MF 01.EF

Átírás

1 Változtatás átvezetésére kötelezett példány: nem kötelezett példány: Példány sorszám: Minőségirányítási rendszer irányítása MF 01.EF Készítette: Dr. Zagyi Bertalan folyamatgazda Átvizsgálta: Dr. Zagyi Bertalan minőségügyi programigazgató Jóváhagyta: Dr. Lukácskó Zsolt dékán M ó d o s í t á s o k Sorszáma Dátuma Leírása Kiadás dátuma: Oldalszám: 1/15

2 1. A folyamatleírás célja Ez a folyamatleírás meghatározza azokat a módszereket és tevékenységeket, amelyek segítségével a Debreceni Egyetem Orvos- és Egészségtudományi Centrum Egészségügyi Főiskolai Karán (DE EFK) kari szinten, biztosítjuk a Debreceni Egyetem Orvos- és Egészségtudományi Centrumával összehangolt: a kari stratégiai tervezést, a minőségpolitikai nyilatkozat és a minőségcélok kari tervezését és meghatározását, a belső és külső kapcsolattartást, a működés során keletkezett adatok elemzését, a minőségirányítási rendszer működésének átvizsgálását és értékelését, a rendszerirányítás és a szakmai tevékenység (oktatás, kutatás-fejlesztés) folyamatos továbbfejlesztését. 2. Alkalmazási terület Ezt a folyamatleírás vonatkozik a DE EFK minőségirányítási rendszerére, a minőségirányítási rendszer által lefedett valamennyi szervezeti egység munkatársára, valamint a Kari Minőségügyi Tanács (KMT), az egységek, minőségterületek folyamatgazdái által működtetett, a minőségfelelősök által közvetlenül irányított minőségkörök munkájára és az abban résztvevő vezetőkre és munkatársakra. 3. Hivatkozások DE OEC Stratégiája DE EFK Stratégiája DE EFK Küldetésnyilatkozata DE EFK Minőségpolitikai Nyilatkozata DE EFK Minőségcéljai MF 01.C Minőségirányítási rendszer irányítása, MF 16.C Belső felülvizsgálat MF 20.C Eltérések kezelése MR 001.EF az EFK működési rendje, MU 001.EF Minőségfejlesztési és Minőségbiztosítási Bizottság működési rendje, MSZ EN ISO 9001: 2000 A minőségirányítási rendszerek. Követelmények MSZ EN ISO 9000: 2000 Minőségirányítási rendszerek Alapok és szótár évi CXXXIX. törvény a felsőoktatásról Magyar Felsőoktatási Akkreditációs Bizottság Minőségértékelési Szempontrendszere Kiadás dátuma: Oldalszám: 2/15

3 4. Meghatározások Vevő: A DE EFK tevékenységét (oktatás, kutatás-fejlesztés) igénybevevők, pl.: hallgató, pályázat kiíró, képzést megrendelő intézmény, a hallgatók munkáltatói, valamennyi a kari képzési rendszer, az intézmény működésében érdekelt személy, szervezet. Helyesbítő intézkedés: Olyan intézkedés, amelyet egy észlelt eltérés vagy más nemkívánatos helyzet ismételt előfordulásának megszüntetésére végeznek. Megelőző intézkedés: Olyan intézkedés, amelyet egy lehetséges eltérés vagy más lehetséges nemkívánatos helyzet okának megszüntetésére végeznek. Hallgatók: A graduális- és posztgraduális képzésben résztvevők. Audit: auditbizonyítékok nyerésére és ezek objektív kiértékelésére irányuló módszeres, független és dokumentált folyamat annak meghatározására, hogy az auditkritériumok milyen mértékben teljesülnek. Auditkritériumok: összehasonlítási alapként használt előirányzatok, eljárások vagy követelmények összessége. Indikátor: viszonyszám, amely az idő függvényében jelzi egy folyamat teljesítményének vagy egy kimenet elérésének helyzetét vagy irányát. Az indikátor mérhető változó (vagy jellemző), annak meghatározására, hogy mennyire sikerült megfelelni egy standardnak vagy minőségi célnak. Hatékonyság: a kitűzött cél tekintetében elért eredmény és az eredmény eléréséhez felhasznált erőforrások (ráfordítások) aránya. MICS: Minőségirányítási Csoport. A DE on a minőségirányítási rendszer vezetőségi átvizsgálását végzők köre. A Csoport tagjai a minőségfelelősök, akik egy-egy minőségkör munkáját irányítják. Minőségkör: Az alapszakokon, a képzést közvetlenül segítő szervezeti egységek (Tanulmányi Osztály; nyelvi lektorátus és könyvtár), a minőségterületeken (oktatás, kutatás, gazdaság) működő, a minőségfelelősök (MICS tagok) által közvetlenül irányított operatív minőségirányítási és minőségfejlesztési csoport. MICS vezető: a kar Minőségirányítási Csoportjának vezetője, minőségügyi programigazgató. Minőségügyi Iroda: a minőségügyi programigazgató munkáját közvetlenül segítő egység, napi tevékenységét a minőségügyi programigazgató irányítja. Minőségfejlesztési és Minőségbiztosítási Bizottság: A DE EFK Kari Tanácsa állandó bizottsága, minőségirányítási rendszerének működtetését, fejlesztését támogató, véleményező és javaslattevő jogkörrel bíró bizottság. Kari Minőségügyi Tanács (KMT): A DE EFK minőségirányítási rendszerét felügyelő és a Kiadás dátuma: Oldalszám: 3/15

4 vezetőségi átvizsgálást végző testület. Minőségügyi programigazgató: A DE on folyó minőségirányítási és minőségfejlesztési munka teljes jogkörű kari szintű közvetlen irányítója, a dékán mellett a Kari Minőségügyi Tanács társ vezetője, a szervezeti egységek minőségfelelőseiből álló Minőségirányítási Csoport vezetője (MICS vezető), a Minőségfejlesztési és Minőségbiztosítási Bizottság elnöke. Minőségügyi felelős: A vezetőség minőségügyi képviselője. Feladata a minőségirányítási rendszer működtetésének és fejlesztésének irányítása. A DE EFK dékánja által kinevezett munkatárs, a szervezeti egységek, a minőségi területek minőségügyi kérdéseiben teljes jogkörrel felruházott tagja. Szervezeti egység vezető: Alapszak / Tanszék / Idegen Nyelvi Lektorátus, Tanulmányi Osztály, Könyvtár vezetője, Gazdasági Igazgató. Total Quality Management (TQM): Az a minőségirányítási filozófia, amikor a minőségirányítási program megvalósítása nem egy elkülönült rendszer feladata, hanem a minőségfejlesztés szervesen beépül a szervezet minden munkafolyamatába és ezáltal a minőség fejlesztéséhez a rendszer minden tagja tevékenyen hozzájárul. NAT: Nemzeti Akkreditáló Testület PR tevékenység: a DE EFK kapcsolata a lakossággal, partnerekkel, a médiákon és reklámokon keresztül. MAB: Magyar Akkreditációs Bizottság MFAB: Magyar Felsőoktatási Akkreditációs Bizottság 5. A folyamatleírás tartalma 5.1. Felelősség A folyamatleírás karbantartásáért a minőségügyi programigazgató, működtetéséért a dékán a felelős. 5.2 Küldetés A DE EFK Küldetésének kialakításáért a dékán felelős és aláírásával hagyja azt jóvá. A Küldetésben rögzíti a DE OEC küldetésével összhangban az működési feladatának megvalósulását, a mindenkori szakmai és társadalmi igényeket és körülmé- Kiadás dátuma: Oldalszám: 4/15

5 nyeket figyelembe véve. A Küldetést a KMT évente egyszer átvizsgálja és szükség szerint intézkedést határoz meg az aktualizálásra. 5.3 Stratégia A DE EFK Stratégiájának kialakításánál, rendszeres felülvizsgálatánál és aktualizálásánál figyelembe kell venni a társadalom irányából érkező információkat (pl.: jogszabályok, munkaerőpiac), a versenytársak teljesítménymutatóit és az egészségügy, a szociális, a gazdasági és demográfiai mutatók alakulását. A DE EFK Stratégiáját a Dékán határozza meg, annak tudatában, hogy összhangban kell lennie a DE OEC Stratégiájával, valamint hogy a Stratégia szolgálja: a dinamikus fejlődést, a hosszú távú stabilitást, a szolgáltatások (képzés, kutatás) minőségi paramétereinek és a szakmai fejlődésnek a folyamatos javítását, és hogy mindez az adott egészség- és szociálpolitika mentén a működő egészségügyi és szociális intézményrendszer kihívásai között valósuljon meg. A Stratégia a teljes DE EFK-ra vonatkozik, és ennek keretében a kar vezetői megtervezik az átfogó minőségmenedzsmentet és minőségfejlesztést, illetve prioritásokat állítanak fel. A Stratégia központi kérdése a karon folyó képzés fejlesztése. A Stratégia kialakításához, a döntéshozatalhoz az adatokat össze kell gyűjteni, elemezni kell, és használható információvá kell alakítani. Az adatelemzéssel folyamatos visszajelzés valósítható meg annak érdekében, hogy a döntések megfeleljenek a DE EFK Küldetésének és Minőségpolitikájának, de ezen kívül a menedzseri folyamatok fejlesztését is szolgálják. A Stratégiát a KMT évente egyszer átvizsgálja és szükség szerint intézkedést határoz meg az aktualizálásra Minőségpolitikai Nyilatkozat A végrehajtó felelősséggel bíró Dékánnak ki kell alakítania a DE EFK Minőségpolitikáját. A Kar Minőségpolitikai Nyilatkozata: legyen összhangban a DE OEC és saját Küldetésével és Stratégiájával, a DE OEC Minőségpolitikai Nyilatkozatával, tartalmazza a követelmények teljesítése és a minőségirányítási rendszer eredményességének folyamatos fokozása iránti elkötelezettséget, keretet adjon a Minőségcélok kitűzéséhez és átvizsgálásához, vegye figyelembe a kulcsfontosságú folyamatokat, rendszeresen legyen átvizsgálva a folyamatos alkalmasság szempontjából. A kari Minőségpolitikai Nyilatkozatot a Dékán hagyja jóvá. A minőségügyi programigazgató feladata gondoskodni arról, hogy a Stratégiát, a Küldetést és a Minőségpolitikai Nyilatkozatot minden munkatárs ismerje, megértse és az abban foglaltak megvalósításának aktív résztvevője legyen. Kiadás dátuma: Oldalszám: 5/15

6 5.5. Minőségcélok meghatározása A minőségirányítási rendszer bevezetését követően a DE OEC centrumszintű Minőségcéljait a Küldetéssel, a Stratégiával, és a Minőségpolitikai Nyilatkozattal összhangban, évente, naptári évre vonatkozóan a Minőségügyi Tanács határozza meg és a Centrumelnök hagyja jóvá. A DE on hasonlóan a DE OEC centrumszinthez évente naptári évre vonatkozóan a KMT határozza meg és a Dékán hagyja jóvá A Minőségcélok meghatározásakor a Kari Minőségügyi Tanács (KMT) az alábbiakat veszi figyelembe: a DE OEC aktuális minőségcéljait, az előző Kari Minőségügyi Tanács ülésén meghatározott célokat és azok végrehajtásáról szóló elemzést, a DE EFK Stratégiáját, az aktuálisan érvényes szakmapolitikai prioritásokat és szakmai irányelveket, a Felsőoktatási Törvénynek való megfelelést, a NAT ajánlásait, a MAB minőségértékelési szempontrendszerét, a munkáltatók, végzett hallgatók és más partnerek visszajelzéseit és azok elemzését, a külső és belső minőségügyi felülvizsgálat tapasztalatait, a korábban elhatározott helyesbítő, megelőző és továbbfejlesztési tevékenységek állapotáról készült elemzéseket, az EFQM (European Foundation for Quality Management) kari kiválósági modell alapelveit A Minőségcélok: mérhetők legyenek, járuljanak hozzá a folyamatos fejlődéshez, a megvalósításhoz álljanak rendelkezésre a szükséges erőforrások A mérhető Minőségcélok értékelésére minden esetben mérőszámokat (indikátorokat) használunk, melyek segítségével történik az eltelt időszak eredményeinek konkrét értékelése és a továbbfejlődés meghatározása, továbbá az újabb célok kitűzése A kari szintű Minőségcélokat a Kari Minőségügyi Tanács a Dékáni Hivatalon/Minőségügyi Irodán keresztül juttatja el a szervezeti egységek vezetőinek, akik kötelesek azt ismertetni a munkatársakkal, továbbá annak alapján meghatározni saját szervezetükre vonatkozó mérhető Minőségcéljaikat A minőségirányítási rendszer irányítása A centrumszintű minőségirányítási rendszer, az MSZ EN ISO 9001:2000 szabvány követelményeinek megfelelő, a kialakított és jóváhagyott szabályozások szerinti működtetése, Kiadás dátuma: Oldalszám: 6/15

7 fejlesztése a Centrumelnök felelőssége és a Minőségügyi Vezető feladata. A DE EFK szintjén a dékán, a szervezeti egységek szintjén a szervezeti egység vezetők felelősek a minőségirányítási rendszer működéséért. A rendszer operatív irányítója kari szinten a minőségügyi programigazgató, szervezeti egységek szintjén a minőségügyi felelős. A centrumszintű rendszerrel a kapcsolatot a minőségügyi programigazgató a DE OEC Minőségügyi Vezetőjén keresztül tartja. A minőségirányítási rendszerre vonatkozó szervezeti felépítést a 6.1. sz. melléklet tartalmazza A Kari Minőségügyi Tanács működése A DE EFK minőségirányítási rendszerében a vezetői átvizsgálást, a rendszer hatékony működésének vizsgálatát a centrum szintű (MT) és a Kari Minőségügyi Tanács (KMT) végzi. A Kari Minőségügyi Tanács évente legalább egyszer ülésezik. A Kari Minőségügyi Tanácsot a dékán és a minőségügyi programigazgató társelnöki rendszerben vezeti és a minőségügyi programigazgató hívja össze. A Kari Minőségügyi Tanács tagjai: Állandó tagok DE EFK dékánja, minőségügyi programigazgató, dékánhelyettesek, Gazdasági Igazgató, Alapszakfelelősök, Tanszékvezetők, Klinikai gyakorlatok igazgatója, Pedagógiai programigazgató EFK HÖK elnöke, Minőségügyi Iroda Vezetője Állandó meghívottak Dékáni Hivatal Vezetője, Tanulmányi Osztály Vezetője Felnőttképzési programigazgató, DE OEC Minőségügyi Vezetője. Meghívottak A Minőségügyi Tanács tagjai akadályoztatásuk esetén az ülés témájához felkészült, megbízása alapján szavazásra jogosult helyettesről gondoskodni kötelesek. A meghívottak - akik a témától függően változnak, csak tanácskozási és nem szavazati joggal vesznek részt a KMT ülésen. A KMT ülésen megtárgyalt témákra vonatkozó intézkedéseket, a Tanács javaslatait figyelembe véve, a dékán rendeli el. Kiadás dátuma: Oldalszám: 7/15

8 A minőségügyi programigazgató az ülés előtt legalább 5 nappal írásban ( /levél) tájékoztatja a tagokat és meghívottakat az ülés időpontjáról, az ülés helyéről és napirendi pontjairól. A meghívottak személyére a Tanács bármely tagja javaslatot tehet a minőségügyi programigazgatónak. Meghívásukról a dékán és a minőségügyi programigazgató dönt A KMT ülés napirendi pontjainak megfelelő írásos beszámolók elkészítéséért, az összefoglalók előterjesztéséért az alábbiakban megjelölt személyek a felelősek. A Minőségügyi Tanácsülés napirendi pontjai, amelyeket évente minimum egyszer meg kell tárgyalni: Az előző Minőségügyi Tanácsülés jegyzőkönyvében rögzített határozatok megvalósulásának értékelése. Felelős: minőségügyi programigazgató, a felelősök beszámolója alapján A minőségirányítási rendszer dokumentációs rendszerének felügyelete, tájékoztatás a változásokról. Felelős: minőségügyi programigazgató/minőségügyi Irodavezető, a MICS vezetők beszámolója alapján Az oktatás, kutatás műszaki-technikai feltételrendszerének értékelése. Felelős: oktatási ügyekért felelős dékánhelyettes A minőségirányítási rendszer működési (személyi, tárgyi, pénzügyi) feltételei meglétének és javításának vizsgálata, és a szükség szerinti intézkedés meghatározása. Felelős: gazdasági igazgató A gazdasági-pénzügyi tevékenység eredményeinek áttekintése. Felelős: gazdasági igazgató Helyesbítő, megelőző intézkedések és a folyamatos fejlődést biztosító intézkedések áttekintése, értékelése. Felelős: minőségügyi programigazgató DE EFK Küldetésének, Stratégiájának, Minőségpolitikai Nyilatkozatának átvizsgálása és aktualizálása. Felelős: minőségügyi programigazgató Előző évi Minőségcélok értékelése, következő évi Minőségcélok meghatározása. Felelős: minőségügyi programigazgató az egyes célok felelőseinek írásos beszámolója alapján A belső minőségügyi felülvizsgálatok eredményeinek áttekintése és a szükséges intézkedések meghatározása. Felelős: minőségügyi programigazgató Kiadás dátuma: Oldalszám: 8/15

9 Tanúsító szerv által végzett auditok eredményeinek áttekintése és a szükséges intézkedések meghatározása. Felelős: minőségügyi programigazgató A DE EFK hallgatói panaszainak, reklamációinak kivizsgálásáról értékeléséről készült összefoglaló áttekintése és a szükséges intézkedések meghatározása. Felelős: a hallgatói ügyekért felelős dékánhelyettes, a TO vezetője, a Dékáni Hivatal vezetője, a Diáktanácsadó Iroda vezetője, a HÖK elnöke és a Kar jogásza bevonásával A munkatársi elégedettségi vizsgálatok eredményeinek áttekintése és a szükséges intézkedések meghatározása. Felelős: munkatársi elégedettségi vizsgálatokért felelős dékánhelyettes, a minőségügyi programigazgató bevonásával A hallgatói elégedettségi vizsgálatról készült értékelés áttekintése és a szükséges intézkedések meghatározása. Felelős: oktatási dékánhelyettes, a minőségügyi programigazgató bevonásával A minőségirányítási rendszer folyamatainak működését jelző mérőszámok, indikátorok alakulásának áttekintése és a szükséges intézkedések meghatározása. Felelős: minőségügyi programigazgató, a MICS tagjai (minőségügyi felelősök), a folyamatgazdák beszámolói alapján Külső kapcsolatok alakulásának értékelése, PR tevékenység. Felelős: külső kapcsolatokért felelős dékánhelyettes Kutatás-fejlesztési tevékenység összefoglalása, értékelése Felelős: tudományos dékánhelyettes Munkatársak képzésének értékelése Felelős: fejlesztési ügyekért felelős dékánhelyettes az oktatók, nyelvtanárok vonatkozásában Gazdasági Igazgató, a kar nem oktatói és nyelvtanárai vonatkozásában A humánerőforrással való gazdálkodás helyzetelemzése. Felelős: dékán, a szervezeti egységek beszámolóinak felhasználásával Rendkívüli KMT ülés Rendkívüli átvizsgáló értekezlet, KMT ülés összehívását a DE EFK dékánja, a minőségügyi programigazgató és az állandó résztvevők kezdeményezhetik. Az értekezlet összehívásáról a DE EFK dékánja és a minőségügyi programigazgató közösen dönt. A minőségügyi programigazgató, az értekezletet megelőzően 5 nappal írásban értesíti az átvizsgáló értekezlet résztvevőit annak helyéről, időpontjáról, napirendjéről és felkéri az egyes napirendi pontokért felelős személyeket az írásos összefoglalók elkészítésére A Kari Minőségügyi Tanács üléséről jegyzőkönyv készül, amely tartalmazza a megtárgyalt témákat, a szükséges intézkedéseket. A jegyzőkönyv elkészítéséért a minőségügyi program- Kiadás dátuma: Oldalszám: 9/15

10 igazgató felelős. A jegyzőkönyvben szereplő határozatokban megjelöljük a felelősöket, a határidőket, illetve a feladat végrehajtásával kapcsolatos elvárásokat. A jegyzőkönyvet a dékán aláírásával hagyja jóvá A KMT jegyzőkönyvének tartalmaznia kell: a határozatokat az oktatás, a kutatás-fejlesztés és a minőségirányítási rendszer folyamatainak továbbfejlesztésére irányuló feladatokat, a végrehajtásért felelős személyeket, a végrehajtás határidejét, a feladatok végrehajtásához szükséges erőforrás szükségletet és annak biztosítási módját (személyi, tárgyi, információs feltételek, pénzügyi erőforrások) a végrehajtás ellenőrzésének, dokumentálásának módját A minőségügyi programigazgató felelős azért, hogy a jegyzőkönyvet eljuttassa: az értekezlet minden résztvevőjének, minden olyan személynek, akinek valamilyen intézkedést kell végrehajtania az értekezlet határozatai következtében, minden szervezeti egység vezetőnek minden MICS tagnak (minőségügyi felelősnek) A jegyzőkönyv elosztását a Dékáni Hivatal/Minőségügyi Iroda vezetője végzi. Az átvétel tényét vagy az eredeti jegyzőkönyv hátoldalán, vagy elosztási listán az átvevő nevével, aláírásával és dátummal kell dokumentálni A végrehajtás ellenőrzéséért, illetve az intézkedések hatásának vizsgálatáért a kar minőségügyi programigazgatója a felelős A jegyzőkönyvben rögzített határidőre a kijelölt felelős köteles a megtett intézkedést végrehajtani és a végrehajtásról jelentést készíteni, amit a határidőt követő egy héten belül eljuttat a minőségügyi programigazgató/minőségügyi Iroda részére A DE EFK KMT ülését követően egy hónapon belül a MICS is köteles megtartani a KMT határozatait, javaslatait értelmező, feladatmeghatározó ülését. A MICS ülések kötelező napirendi pontja a minőségirányítási rendszer hatékony működését vizsgáló, Kari Minőségügyi Tanács ülésének jegyzőkönyvében foglaltakhoz kapcsolódó témakörök áttekintése, értékelése A DE EFK KMT ülését követően l hónap elteltével a minőségirányítási rendszerben résztvevő szervezeti egységek vezetői/minőségügyi felelősök is kötelesek megtartani a saját, szervezeti egység szintű vezetőségi átvizsgálást (minőségkörök). A minőségkörök üléseinek elnöke a szervezeti egység vezetője. A MICS tagjait az MF 01.EF Minőségirányítási rendszer irányítása folyamatleírás mellett az MR 001.EF Az Működési Rendje című, szabályozások rögzítik. A MICS ülések kötelező napirendi pontja a minőségirányítási rendszer hatékony működését vizsgáló, Minőségügyi Tanács ülésének jegyzőkönyvében foglaltakhoz kapcsolódó témakörök áttekintése, értékelése. Kiadás dátuma: Oldalszám: 10/15

11 5.8. A Minőségirányítási Csoport (MICS) működése A minőségirányítási rendszer működtetéséért a Kar vezetője, az operatív feladatok elvégzéséért a Kar Minőségirányítási Csoportjának vezetője, a minőségügyi programigazgató felelős. A Minőségirányítási Csoport tagjait az alapszakok vezetői és a minőségirányítás folyamatgazdái közül a minőségügyi programigazgató (kari MICS vezető) a dékánnal történt előzetes egyeztetés után delegálják. A kari MICS tagjait (minőségfelelősöket) a DE EFK dékánja bízza meg. A kari Minőségirányítási Csoport (MICS): Vezetője: a minőségügyi programigazgató (kari MICS vezető) Tagjai: 5 fő, alapszakok minőségügyi felelősei, 2 fő, képzést közvetlenül támogatószervezetek min. felelősei (1 fő TO; 1 fő Könyvtár + Idegennyelvi és Egészségtudományi Szaknyelvi Lektorátus), 3 fő, minőségi területek felelősei (folyamatgazdák) (oktatás, kutatás, gazdaság), 1 fő, pedagógiai programigazgató Állandó meghívottak: dékáni hiv. vezetője, HÖK képviselője Meghívottak: egy-egy napirendhez meghívott belső vagy külső oktató, dolgozó, szakember A minőségfelelősök (MICS tagok) akadályoztatásuk esetén az adott minőségügyi területre, szervezetre vonatkozóan (pl. alapszakra) teljes döntési jogkörrel rendelkező helsettesről gondoskodni kötelesek A MICS évente szükség szerint, de legalább egyszer ülésezik. Az üléseket a minőségügyi programigazgató hívja össze és vezeti. Döntéseit, állásfoglalásait, ajánlásait, javaslatait szótöbbséggel hozza. A MICS ülésen kötelezően tárgyalandó napirendeket jelen szabályozás pontja és az MR 001.EF DE működési rendje (minőségügyi) szabályozás rögzíti. A KMT elé kerülő előterjesztéseket a MICS előzetesen véleményezi A DE OEC Minőségügyi Tanács ülését követő legkésőbb 1 hónapon belül a Karnak is kell tartania MICS ülést, amin elvégzik a vezetőségi átvizsgálást és elemzik a Centrum szintű ülés határozatait. Ennek alapján meghatározzák, szükség esetén a Karra vonatkozó feladatokat a felelősök és a határidők megjelölésével Rendkívüli MICS ülés szükség esetén összehívható, amennyiben azt az adott feladatok indokolttá teszik. Rendkívüli átvizsgáló értekezlet: a MICS ülés összehívását a kar dékánja, a minőségügyi programigazgató és az állandó tagok kezdeményezhetik. Az értekezlet összehívásáról a kar dékánja dönt A minőségügyi programigazgató, az értekezletet megelőzően 5 nappal írásban értesíti a MICS Kiadás dátuma: Oldalszám: 11/15

12 ülés résztvevőit annak helyéről, időpontjáról, napirendjéről és felkéri az egyes napirendi pontok előkészítéséért és előadásáért felelős személyeket A MICS üléséről jegyzőkönyv készül, mely tartalmazza a megtárgyalt témákat, a szükséges intézkedéseket. A jegyzőkönyv elkészítéséért a minőségügyi programigazgatója a felelős. A jegyzőkönyvben szereplő határozatokban rögzítjük a felelősöket, a határidőket, illetve a feladat végrehajtásával kapcsolatos elvárásokat A jegyzőkönyv tartalma A kari MICS ülés jegyzőkönyvének tartalmaznia kell: a határozatokat a folyamatok továbbfejlesztésére irányuló feladatokat, a végrehajtásért felelős személyeket, a végrehajtás határidejét, a feladatok végrehajtásához szükséges erőforrás biztosítását (személyi, tárgyi, információs, pénzügyi feltételek) a végrehajtás ellenőrzésének és az eredmény dokumentálásának módját A kar minőségügyi programigazgatójának felelőssége, a Minőségügyi Iroda feladata, hogy a jegyzőkönyvet eljuttassa: az értekezlet minden résztvevőjének, minden olyan személynek, akinek valamilyen intézkedést kell végrehajtania az értekezlet határozatai alapján, a DE OEC Minőségügyi Központnak. A jegyzőkönyv elosztása a minőségügyi programigazgató feladata. Az átvétel tényét az eredeti jegyzőkönyv hátoldalán aláírással és dátummal ellátva dokumentálni kell A jegyzőkönyvben rögzített határidőre a kijelölt felelős köteles a javasolt intézkedést végrehajtani és a végrehajtásról jelentést készíteni a minőségügyi programigazgató részére A határozatok végrehajtásának ellenőrzéséért, illetve az intézkedések hatásának vizsgálatáért a Minőségügyi programigazgató a felelős A Minőségkörök működése A minőségkörök működéséért elsődlegesen az adott szervezeti egység (alapszak/szak) vezetője, másodsorban minőségfelelőse, ill. minőségügyi folyamatgazda a felelős. A minőségkörök tagjait a területileg illetékes minőségfelelősök javaslatára az adott szervezeti egység vezetője (alapszakfelelős/szakfelelős), folyamatgazdák esetében a minőségügyi programigazgató véleményezése után a kar dékánja írásban kéri fel. A minőségkörök tagjairól a minőségügyi programigazgatót írásban tájékoztatni kell A minőségkörök operatív feladatokat látnak el. Működésük módját, formáját a szervezeti egység vezetőjével egyeztetve a minőségfelelős határozza meg. Kiadás dátuma: Oldalszám: 12/15

13 5.10. Minőségfejlesztési és Minőségbiztosítási Bizottság működése A Minőségfejlesztési és Minőségbiztosítási Bizottság a DE EFK Kari Tanácsa döntéselőkészítő, tanácsadó, véleményező állandó bizottsága. A Bizottság elnöke a minőségügyi programigazgató, kari MICS vezetője. Működési rendjét a MU 001.EF Minőségfejlesztési és Minőségbiztosítási Bizottság működési rendje című, a Kari Tanács által jóváhagyott munkautasítás szabályozza Folyamatkövetés A Minőségcélok megvalósítását, folyamataink működését év közben is követjük A minőségirányítási rendszer, az oktatás, a kutatás-fejlesztés, a gazdasági terület folyamatai működésének és a kitűzött Minőségcélok figyelemmel kísérésének fő eszköze a belső minőségügyi felülvizsgálat, amelynek részleteivel az MF 16.C "Belső felülvizsgálat" című folyamatleírás foglalkozik A folyamatkövetés másik módszere a kar minőségirányítási rendszerét alkotó folyamatok (oktatás, kutatás, gazdasági-műszaki tevékenység) működésére jellemző mutatókon keresztül történik. A mutatók kialakításánál a folyamat strukturális feltételeit, a folyamat végrehajtását, a folyamat eredményét, a törvényi és szakmai előírásokat, valamint a hazai és a nemzetközi javaslatokat kell figyelembe venni A működésre jellemző mutatók alakulását évente egyszer, az éves jelentéssel együtt, annak részeként értékelik és elemzik a minőségfelelősök (MICS tagok). Az értékelésről és elemzésről készült jelentést a minőségügyi programigazgatónak is eljuttatják. Ennek alapján számol be a minőségügyi programigazgató az KMT ülésen a folyamatkövetés helyzetéről. 6. Mellékletek 6.1. Minőségirányítási rendszert irányító szervezetek kapcsolata 6.2. A minőségirányítási rendszer irányítása a KMT ülés tevékenysége. (Folyamatábra) 7. Hivatkozott formanyomtatványok Azonosító kötetlen Cím KMT/MICS ülés jegyzőkönyve 7. A folyamat működésére jellemző mutatók Sorszám Mutató megnevezése Mutató számítása Számítás gyakorisága 1. Kitűzött Minőségcélok megvalósulása Eredmény/Cél*100 évente Kiadás dátuma: Oldalszám: 13/15

14 6.1 számú melléklet A DE EFK Minőségirányítási rendszerét irányító szervezetek és személyek kapcsolata összetétele: Kari Minőségügyi Tanács (KMT) Dékán Kari Tanács OEC Minőségügyi Vezető Kari MICS Vezető (minőségügyi programigazgató) Minőségfejlesztési és Minőségbiztosítási Bizottság összetétele: Vezetője: dékán, társvezetője: minőségügyi programigazgató Tagjai: minőségügyi programigazgató, dékánhelyettesek, gazdasági igazgató, alapszakfelelősök, tanszékvezetők, klinikai gyakorlatok igazgatója, pedagógiai programigazgató, HÖK elnöke Állandó meghívottak: Dékáni Hiv. vezetője, TO. vezetője, OEC minőségügyi vezetője felnőttképzési programigazgató Meghívottak: összetétele: Minőségirányítási csoport (MICS) Vezetője: 1 fő, minőségügyi programigazgató (kari MICS vezető) Tagjai: 5 fő, alapszak minőségügyi felelőse, 2 fő, képzést közvetlenül támogatószervezetek min. felelősei (TO; könyvtár+lektorátus), 3 fő, minőségi területek felelősei (folyamatgazdák) (oktatás, kutatás, gazdaság), 1 fő, pedagógiai programigazgató Állandó meghívottak: dékáni hiv. vezetője, HÖK képviselője Meghívottak: Minőségkörök összetétele: Vezetője: minőségügyi felelős Tagjai: minőségőrök (szakirányok minőségügyi felelősei, képzést közvetlenül támogatószervezetek minőségőrei, folyamatgazdák segítői, stb. Elnöke: minőségügyi programigazgató Tagjai: alapszakok képviselői HÖK képviselője lektorátus képviselője Dékáni Hiv. képviselője Meghívottak: döntés, utasítás javaslat, ajánlás Kiadás dátuma: Oldalszám: 14/15

15 6.2 számú melléklet A minőségirányítási rendszer irányítása: a Kari Minőségügyi Tanács (KMT) ülés tevékenysége. (Folyamatábra) Döntés az KMT ülés összehívásáról (dékán, minőségügyi programigazgató) Napirendi pontok meghatározása (dékán, minőségügyi programigazgató) A résztvevők írásos tájékoztatása (MICS vezető, min.ügyi felelősök, folyamatgazdák) A kitűzött témák megtárgyalása a KMT ülésen (dékán, napirendek felelősei) Határozathozatal (vélemény, ajánlás a dékánnak) Jegyzőkönyv eljuttatása az érintetteknek és minden területi vezetőnek (minőségügyi programigazgató) Szükséges intézkedések megtétele (dékáni, MICS vezetői utasítások) Intézkedések ellenőrzése (kari vezetés, MICS vezető és csoport, folyamatgazdák) Kiadás dátuma: Oldalszám: 15/15