A DUNAÚJVÁROSI EGYETEM GAZDASÁGI OSZTÁLY ÜGYRENDJE Dunaújváros 2016
Dunaújvárosi Egyetem Szenátusa által 40-2016/2017. (2016.10.25.) határozatával egységes szerkezetben a kancellár tájékoztatását elfogadta Hatályos: 2016.10.21.
Tartalom Preambulum... 4 1. Az ügyrend hatálya... 4 2. Az ügyrend célja... 4 3. A Gazdasági Osztály felépítése... 4 4. A Gazdasági Osztály feladatai... 5 5. A Gazdasági Osztály vezetőjének feladatai... 8 6. A gazdasági osztályvezető helyettesítése... 9 7. Ügyintézés rendje... 9 8. Záró rendelkezések... 9
Preambulum 1 A Dunaújvárosi Egyetem a hatályos jogszabályokkal, valamint az Egyetem Szervezeti és Működési Szabályzatával összhangban a Gazdasági és Üzemeltetési Igazgatósághoz tartozó Gazdasági Osztály Ügyrendjét az alábbiak szerint határozza meg. 1. Az ügyrend hatálya (1) Az ügyrend személyi hatálya kiterjed az Egyetem valamennyi alkalmazottjának tevékenységére, függetlenül attól, hogy foglalkoztatásuk közalkalmazotti, vagy egyéb jogviszonyban történik. (2) Az ügyrend tárgyi hatálya kiterjed a Gazdasági Osztály által végzett valamennyi tevékenységre, eljárásra. 2. Az ügyrend célja 2 Az ügyrend célja, hogy egységessé és áttekinthetővé tegye az Egyetem gazdálkodási feladatait ellátó Gazdasági Osztály feladatköreit, ügyintézési és ügyviteli rendjét, az ezekhez kapcsolódó tevékenységeit és ezáltal elősegítse az Egyetem gazdálkodási feladatainak magas színvonalú ellátását. 3 3. A Gazdasági Osztály felépítése 4 (1) A gazdasági osztályvezető munkáját közvetlenül a gazdasági és üzemeltetési igazgató irányítja. (2) A Gazdasági Osztály (GO) két csoportra tagozódik, melynek tevékenységét a csoportvezetők irányítják: a) közgazdasági csoport; b) számviteli és pénzügyi csoport. A Gazdasági Osztály állományába tartozó közalkalmazottak feletti munkáltatói joggyakorlás a kancellár hatáskörébe tartozik. A kancellár a munkairányítási, ellenőrzési, szabadságkiadási jogköröket a Gazdasági Osztály vezetőjére ruházza át. 1 A kancellár 2016. október 20. napjával módosította, hatályos 2016.október 21. napjától. 2 A kancellár 2016. október 20. napjával pontosította, hatályos 2016. október 21. napjától. 3 Az eredeti 3. törlésre került. A kancellár 2016. október 20. napjával módosította, hatályos 2016.október 21. napjától. 4 A kancellár 2016. október 20. napjával pontosította, hatályos 2016.október 21. napjától.
4. A Gazdasági Osztály feladatai 5 (1) A Gazdasági Osztály ellátja az Egyetem gazdálkodási, pénzügyi illetve számviteli feladatait. (2) Ellátja az Egyetem költségvetésének előirányzatai tekintetében a gazdálkodással, könyvvezetéssel és az adatszolgáltatással kapcsolatos feladatokat. (3) Szervezi és adatokat szolgáltat az intézményi költségvetési terv elkészítéséhez, nyilvántartja az előirányzatok felhasználását, azok módosítását, a folyamatosan ellenőrzi a jóváhagyott költségvetés kiadási és bevételi előirányzatainak betartását. (4) Figyelemmel kíséri az anyagi-pénzügyi eszközök rendeltetésszerű, gazdaságos és célszerű felhasználását. (5) Gondoskodik az Egyetem gazdasági-pénzügyi kötelezettségeinek teljesítéséről, követeléseinek érvényesítéséről. (6) Szervezi és ellenőrzi a tervezést, a gazdálkodást, elvégzi a számviteli feladatokat, gondoskodik a bizonylati fegyelem betartásáról. Biztosítja a kötelezettségvállalás és utalványozás rendjét, maradéktalan érvényesülését és a gazdálkodási és pénzügyi jogszabályok végrehajtását, betartását. (7) Elkészíti az Egyetem gazdálkodási szabályzatait, kidolgozza a gazdasági osztály ügyrendjét. (8) Pénzügyi-gazdasági kérdésekben folyamatos tájékoztatással segíti az Egyetem vezetőinek munkáját és felelős azért, hogy az Egyetem szervezeti egységeinek vezetői az Egyetem gazdálkodásáról és az igényelt adatokról megfelelő tájékoztatást kapjanak. (9) Ellátja mindazokat a feladatokat, amelyeket számára jogszabály, szabályzat, szenátusi határozat és a kancellár meghatároz. (10) A közgazdasági csoport, közgazdasági, nyilvántartási és adatszolgáltatási, valamint tervezési és tájékoztatási feladatokat lát el. (11) Közgazdasági feladatai tekintetében: a) a gazdálkodási rendszerben történő adatrögzítés, az adatfeldolgozások szabályszerűségének és naprakészségének biztosítása, b) bevételi és kiadási kötelezettségvállalások, szerződések rögzítése, c) szerződések EOS-ban történő nyilvántartása d) a bejövő számlák és egyéb bizonylatok nyomon követése, előkészítése utalványozásra, a megfelelő alátámasztó dokumentumok meglétének ellenőrzése e) ösztöndíjakkal kapcsolatos utalások ellenőrzése, egyeztetése f) K+F+I munkákkal kapcsolatos témaszámok felügyelete g) kapcsolattartás a kincstárral és a külső szervekkel, h) hivatalos külföldi utazásokkal kapcsolatos pénzügyi teendők ellátása, eredeti dokumentumok nyilvántartása, i) a témaszámok kiadási, karbantartási rendjének meghatározása, témaszám nyitásoktörlések vezetése, j) az Egyetem adott évi költségvetési előirányzatainak témaszám szerinti részletezése, kimutatásokkal való alátámasztása (12) Nyilvántartási és adatszolgáltatási feladatai tekintetében: 5 Az eredeti 6-10. -ok a 4. -ban kerültek összevonásra. A kancellár 2016. október 20. napjával módosította, hatályos 2016.október 21. napjától.
a) az eredeti és a módosított költségvetési előirányzatok felhasználásának figyelemmel kísérése, a szabályozottól eltérő folyamatok esetén kezdeményezés annak megoldására, b) a keretgazdálkodó intézetek és szervezeti egységek által kezelt keretek témaszámonkénti, forrásonkénti, jogcímenkénti kiadások és bevételek nyilvántartása, a felhasználások, a keretmódosítások, a keretátadások és elszámolások figyelemmel kísérése, szabad keretek figyelése c) a saját források, a térítéses képzések költségterveinek ellenőrzése a szabályzatok figyelembe vételével, javaslattétel a keretek szükség szerinti módosítására, a keretfelhasználások ellenőrzése. d) témaszámok kiadása, karbantartási rendjének meghatározása. Témaszám nyitások engedélyezése, rögzítése, e) a költségvetés kiosztása keretekre, a Szenátusi döntést követően. f) év végén az évzárási-évnyitási teendők: törlendő témák nullázása, zárása. Kódok felülvizsgálata, átforgatása g) maradványok ellenőrzése, előkészítése átforgatásra, h) külön nyilvántartásban (táblázatban) vezeti és figyelemmel kíséri az aláírásra továbbított utalványrendeletek visszaérkezését. (13) Tervezési és tájékoztatási feladatai tekintetében: a) javaslattétel a kiadási és bevételi előirányzatok tervezésére, b) az éves, valamint az évközben előforduló költségvetési beszámolókhoz adatszolgáltatás, c) éves költségvetési beszámoló összeállítása, d) vezetői információk biztosítása havi, negyedéves, féléves, éves jelentések készítése, e) adatszolgáltatási kötelezettségek teljesítése, f) kapcsolattartás a téma és keretgazdálkodási egységek vezetőivel, külső szervekkel, g) az elfogadott elemi költségvetésről a keretgazdálkodó egységek tájékoztatása, h) előirányzatok felhasználásának ellenőrzése a PJ02-es kivonattal, i) várható bevételek és kiadások tervezése, nyilvántartása, a likviditás tervezése (LT-01) (14) A számviteli és pénzügyi csoport pénzügyi-számviteli, valamint tervezési és tájékoztatási feladatokat lát el. (15)A pénzügyi-számviteli feladatok tekintetében az alábbiakat látja el: a) a gazdálkodási rendszerben történő adatrögzítés, az adatfeldolgozások szabályszerűségének és naprakészségének biztosítása, b) a pénztár működtetése, a biztonságos pénzkezelés és a pénztár- ellenőrzés feltételeinek megteremtése, a pénztárost távolléte esetén a hivatalsegéd helyettesíti c) a házi pénztáron keresztül történő a készpénz befizetési kötelezettségek teljesítésének biztosítása, gondoskodás a szükséges, készpénz-állományról d) kintlévőség kezelés, tartozások nyomon követése, kintlévőség behajtásának előkészítése e) vevőállomány, szállító állomány kezelése, fizetési felszólítások készítése, nyilvántartása, kezelése f) kapcsolattartás a kincstárral és a külső szervekkel, g) hivatalos külföldi utazásokkal kapcsolatos pénzügyi teendők ellátása, h) a kimenő számlák elkészítése, tartozások nyomon követése, kintlévőségek behajtása a Jogi Irodával együttműködve, i) a beérkező számlákat ellenőrzi, iktatja, elkészíti az utalványrendeletet, j) GIRO és egyéb utalások indítása, k) a készpénz és számlaforgalom egyeztetése,
l) a HRSZK, valamint a Tanulmányi Hivatal által készített alkalmazotti és hallgatói pénzbeli juttatások GIRO rendszeren keresztül történő utalása, m) a személyi kifizetésekhez kapcsolódó adó- és járulékbevallások elkészítése a HRSZK-tól kapott adatok alapján, az egyéb adók tekintetében a bevallások elkészítése és az adók átutalása, n) kontírozza a gazdasági eseményeket, o) végzi a számviteli és vegyes bizonylatok rögzítését, p) a beszámoló jelentések alapjául szolgáló, a számviteli törvényben, valamint az Áht. tv-ben és Ávr-ben és egyéb jogszabályokban elrendelt, a költségvetési szervekre vonatkozó analitikus és főkönyvi nyilvántartások vezetése, q) az eszközök és a források az éves beszámolóban kimutatott értékének az Egyetem számviteli politikájában, valamint a Leltározás és a Selejtezési Szabályzatban foglaltak szerint elkészített analitikus nyilvántartásokkal történő alátámasztása, r) a leltározások hatásának számviteli rendezése, s) tételesen ellenőrzi a kincstári tranzakciós kódok és a főkönyvi könyvelés megfeleltetését (ERA) kódok, eltérés esetén kezdeményezi annak módosítását, t) az ÁFA analitikus nyilvántartási adatai alapján a számviteli szintetikus nyilvántartás egyezősége biztosítása mellett a bevallás elkészítése a törvényi előírásoknak megfelelően, u) utalja a kontírozott és utalványozásra előkészített szállítói kötelezettségeket; (16) Tervezési és tájékoztatási feladatok tekintetében az alábbiakat látja el: a) javaslattétel a kiadási és bevételi előirányzatok tervezésére, b) adatszolgáltatás az éves, valamint az évközi költségvetési beszámolókhoz c) éves költségvetési beszámoló összeállítása, d) vezetői információk biztosítása havi, negyedéves, féléves, éves jelentések készítése, e) adatszolgáltatási kötelezettségek teljesítése, f) kapcsolattartás a téma és keretgazdálkodási egységek vezetőivel, külső szervekkel g) mérlegkészítés és adatszolgáltatás, h) előirányzatok felhasználásának ellenőrzése a PJ02-es kivonattal, i) előkészíti a negyedéves mérlegjelentéseket, gondoskodik a mérlegtételek leltárral történő alátámasztásáról. (17) Eszköznyilvántartás tekintetében az alábbi feladatokat látja el: a) a Leltározási és Selejtezési szabályzat alapján a jogszabályban előírt határidőkben és külön elrendelésre leltár előkészítése és végrehajtása kiértékeléssel, b) tárgyi eszközök nyilvántartása, állományba vétele; c) vagyonvédelmi feladatok támogatása; d) selejtezési eljárások előkészítése és lebonyolítása; e) negyedévente tárgyi eszköz feladás elkészítése; f) negyedéves, éves statisztikák elkészítése; g) tárgyi eszközök értékesítése, átadás-átvételének dokumentálása; h) igény szerint szerződés mellékletek szerkesztése, alátámasztása; i) adatszolgáltatási feladatok ellátása. (18) Anyag és készlet nyilvántartási feladatai: a) a Dunaújvárosi Egyetem Raktárának vezetése; b) a beszerzett irodaszerek, áruk és egyéb anyagok nyilvántartásba vétele; c) szállítókkal való kapcsolattartás; d) negyedéves anyagfeladások elvégzése; e) raktári nyilvántartások vezetése; f) felesleges anyagok selejtezése, értékesítése;
g) a Közbeszerzési referens munkájának támogatása; h) anyag és készlet beszerzések támogatása. (19) Adatot kell szolgáltatni a saját tulajdonú gazdasági társaságok tárgyévet megelőző, lezárt üzleti évéről. (20) A gazdasági osztályvezető közvetlen irányítása alá tartozik a Postázó működése. A Postázó feladata a beérkező és kimenő levelek és csomagok kezelése és iktatása az Egyetem Iratkezelési Szabályzata rendelkezéseinek megfelelően. Átnézi, szortírozza, továbbítja a bejövő postát. A Postázó tevékenységi körébe tartozó feladatokat ellátó hivatalsegéd szükség szerinti feladatkörébe tartozik a Számviteli és Pénzügyi csoporthoz tartozó pénztáros helyettesítése is. 5. A Gazdasági Osztály vezetőjének feladatai 6 (1) A Gazdasági Osztály munkájának irányítása a gazdasági osztályvezető hatáskörébe tartozik. A gazdasági osztályvezetőt egyes, külön nevesített intézkedését megelőzően tájékoztatási kötelezettség terheli a gazdasági és üzemeltetési igazgató felé. (2) A Gazdasági Osztály vezetője látja el az Egyetem pénzügyi ellenjegyzés jogának gyakorlását, a személyi jellegű kifizetések és a közbeszerzések indítása kivételével. E feladatával összefüggésben a gazdasági osztályvezető megvizsgálja a kötelezettségvállalás célszerűségét valamint szabályosságát. Ezen túlmenően megvizsgálja, hogy a kötelezettségvállaláshoz, illetve a kifizetéshez rendelkezésre áll-e a szükséges pénzügyi fedezet. A gazdasági osztályvezető ellenjegyzése nélkül az Egyetem szervezeti egységei az Egyetemet terhelő gazdasági kihatású kötelezettséget nem vállalhatnak, és a vagyontárgyakat érintő intézkedést nem tehetnek. (3) A gazdasági osztályvezető feladatai: a) felelős a GO hatáskörébe utalt csoportok, egyéb egységek feladatkörébe sorolt feladatok végrehajtásáért, munkafolyamataiért és a csoportok irányításáért; b) a GO-t érintő gazdálkodási, pénzügyi, statisztikai és egyéb adatszolgáltatási feladatok összefogása, szervezése és határidőre történő elkészíttetése a kapcsolódó jogszabályok, rendelkezések figyelembevételével, szakmai felügyelete; c) az Egyetem gazdálkodását érintő jogszabályváltozások által megkívánt gazdasági, ügyviteli utasítások előkészítése, a már meglévők felülvizsgálata, kiegészítése és módosítása a GO egyéb kapcsolódó feladataival összehangoltan a gazdasági és üzemeltetési igazgató tájékoztatása a változásokról. d) ellenőrző munkája során vagy más módon észlelt szabálytalanságok esetén a hibák megszüntetésének hibamegelőző tevékenység megindításának kezdeményezése a gazdasági és üzemeltetési igazgatónál; e) Az Egyetem gazdálkodásának folyamatos elemzése és értékelése, f) Gondoskodik a gazdasági folyamatok működéséről, az Egyetem gazdálkodási tevékenységének belső szervezettségéről, a szabályszerűségnek feltétel rendszeréről, azok betartatásáról, korszerűsítéséről. 6 A kancellár 2016. október 20. napjával pontosította, hatályos 2016.október 21. napjától.