DokiRex.SQL Betegnyilvántartó szoftver (továbbiakban: program) Felhasználói kézikönyv Számlázás modul Kézikönyv és vonatkozó induló program verzió: [v16.1.xx] Az ahol az xx tetszőleges köztes alverzió számot jelent, fő verziószám változással járó éles program változat kiadása és a számlázás modulban bekövetkezett módosítás esetén a kézikönyv minden esetben aktualizálásra kerül. Érvényes: 2016. január 1-től változtatásig.
Tartalomjegyzék 1. Számlázás modul aktiválása, fő beállításai 2. Ártételek, árak felvitele, karbantartása 3. Ártétel hozzárendelése pácienshez 4. Számlaparaméterek megadása, számla kiállítása 5. Kiállított számlák kezelése 1. sz. melléklet Eredeti számla nyomtatási képe 2. sz. melléklet Másolati számla nyomtatási képe 3. sz. melléklet Sztornó számla nyomtatási képe Megjegyzés: a fentiek szerinti tartalommal elkészített leírás a számázással kapcsolatos fő tudnivalókat ismerteti, az egyes egyedi ügyféligényeknek megfelelően ezekben a folyamatokban eszközölt kisebb kiegészítő, elsősorban az orvosi és adminisztratív tevékenységgel összefüggő készségek bemutatására jelen dokumentum nem tér ki
1. Számlázás modul aktiválása, fő beállításai A számlázás modul aktiválására a programban a Karbantartás menü -> Rendszer paraméterek menüpontjában a <Számlázás> almenüpontjában van lehetőség adminisztrátori jogosultság és az ún. funkció aktiváló kód birtokában. A számlakiállító beállítandó alap adatai a következők: név, cím, telefon, adószám, számlaszám és megjegyzés mely adatok összessége a számlán kerül megjelenítésre, a Szállító rubrikában. További beállítható paraméterek: - Nyugta adminisztrálható a rendszerben: a funkció aktiválása esetén a program lehetőséget ad a pénzügyi bevételezés nyilvántartására tényleges, papír alapú gépi számla nyomtatása nélkül arra az esetre, ha a bevételezésről szóló bizonylat, nyugta vagy számla kézzel, számla- vagy nyugtatömbből kerül kiállításra a felhasználó igénye szerint - Változó árú tétel adminisztrálható a rendszerben: a funkció aktiválása esetén a program lehetőséget ad olyan típusú ártétel(ek) rögzítésére majd felhasználására a beavatkozás (árlista) törzsbe, melyek fix árral nem rendelkeznek, az adott páciens részére aktuálisan nyújtott szolgáltatás árát a tétel alkalmazásakor kell megadni közvetlen annak kiválasztásakor - Adminisztratív tétel rögzíthető: a funkció aktiválása esetén a program lehetőséget ad ún. adminisztratív ártétel(ek) rögzítésére majd felhasználására a beavatkozás (árlista) törzsbe, melyek pénzügyi bevételezéssel nem járnak, a számlán feltüntetésre nem kerülnek, későbbi statisztikai lekérdezések részét képezik - Kedvezmény állítási lehetőség számlázáskor aktív: a funkció aktiválása esetén a program lehetőséget ad tetszőleges mértékű százalékos kedvezmény beállítására egy adott számlatétel alkalmazása esetén - Számlázáskor nem kötelező minimum egy tétel: a funkció aktiválása esetén a program lehetőséget ad a számlatétel pácienshez való hozzárendelést lehetővé tevő ablak elhagyására úgy, hogy egyetlen számla tétel sem került kiválasztásra
2. Ártételek, árak felvitele, karbantartása A számlázás modul alapját képező árlista a program Info menü -> Ártételek menüpontjában érhető el adminisztrátori jogosultságokkal rendelkező felhasználó részére. Itt lehetőség nyílik a számlázáskor felhasználni kívánt ártételek rögzítésére, a már meglévő módosítására, amennyiben még az korábban nem szerepelt egy számlán sem. Ha mégis, a régi ártételt törölni kell, majd újra fel kell rögzíteni az új árával; így garantálja a program korábbi számla másolatának készítésekor az eredeti adatok ár megjelentését. Az ár minden esetben nettó és egyben bruttó ár a számlán történő feltüntetéskor 0% Áfa tartalommal, vagyis Áfa mentesen, elsősorban egészségügyi tevékenység számlázására. Egyéb, Áfa tartalommal bíró szolgáltatás, termék számlázására program nem alkalmas. Szintén ebben az ablakban jelölhető meg az adott ártétel mint Változó árú vagy Adminisztratív tétel. (ez utóbbi két fogalom meghatározását lásd 1. fejezet)
3. Ártétel hozzárendelése pácienshez A számlázási tétel kiválasztására a vizsgálati lap mentését követően automatikusan megjelenő ablakban van lehetőség, mely funkció a későbbiekben bármikor újra megnyitható az adott páciens kiválasztását követően a Karbantartás menü -> Számlatétel rögzítése menüpontjában, vagy a CTRL+R billentyűkombináció segítségével. A számlatétel az elnevezése alapján a felső listából történt kikeresését követően a kettős nyíl gomb segítségével vagy dupla egér kattintással dobható le az alsó listába, ezzel a hozzárendelése a pácienshez megtörtént. Eltávolítani hasonló módon fordított sorrendben lehetséges. Amennyiben szükséges, a darabszám akár a hozzárendelés előtt akár azt követően megváltoztatható ill. aktivált állapotában és megfelelő jogosultság birtokában pedig a kedvezmény állítási lehetőség is ugyanígy elérhető. Változó árú tétel ára a tétel ledobásakor adható meg. Az ablakot alap-beállítás szerint csak akkor hagyható el, ha legalább egy számlatétel hozzárendelésre került a pácienshez. Amennyiben az ablak elhagyása a <Nyugta>, <Ment> v. <Mégsem> gombok valamelyikével történik meg, további közvetlen teendő nincs, ebben a sorrendben: automatikusan keletkezik egy nyugta, menti a program a pácienshez rendelt számlatétel(ek) állapotát későbbi számlázás céljából ill. nem történik változás a pácienshez rendelt számlatétel(ek) állapotában. Az ablak <Számla> gombra való kattintással történő elhagyása esetében kerül kiállításra ténylegesen a nyomatott számla, mely folyamatot részletesen lásd a következő fejezetben. A gomb lenyomás előtt legyünk körültekintőek, ellenőrizzük az adatokat, a folyamat ezután nem szakítható meg.
4. Számlaparaméterek megadása, számla kiállítása Az általános számlaparaméterek megadására közvetlenül számla kiállítás előtt van lehetőség, melyek a következők: - vevő neve, címe: a program az aktuális páciens adatait bekészti, azonban ezek igény szerint megváltoztathatók - egészségpénztári adatok: számla egészségpénztárra való kiállítása esetén kell megadni a pénztár nevét, címét, adószámát mely adatok listából választhatók ill. a tag egészségpénztári tagkódját; előzőek automatikusan megtörténnek, amennyiben a páciens törzsadatai közé elmentésre kerültek - fizetés módja; teljesítés és fizetési határidők megadása a fizetés módjának függvényében - példányszám, amennyiben az alapértelmezettől eltérő, de minimum 2 - megjegyzés: tetszőleges szöveggel kiegészíthető amennyiben volt alapértelmezett szövege, egyéb esetben új szöveg megadható, vagy üresen hagyható Fentiek megadását követően az <Ok> gomb lenyomását követően küldi ki a program a nyomatási feladatot a beállított példányszámban úgy, hogy minden esetben egy eredeti és további beállított példányszám-1 másolat keletkezik. A Nyomtatás sikeres volt-e? kérdésre csak abban az esetben szabad Igen választ adni, ha ténylegesen az volt, eredeti példány más módon nem állítható elő a programból újra. Ha a nyomtatás többszöri próbálkozásra sem sikerül pl. a nyomtató hibája miatt, akkor az eredeti példány hiányos számláról előbb egy másolatot, majd egy sztornó számlát kell készíteni. (lásd 5. fejezet)
5. Kiállított számlák kezelése A korábban kiállított számlákkal kapcsolatos adminisztratív teendőkre a Karbantartás menü -> Kiállított számlák kezelése menüpontjában ad lehetőséget a program, ahol alapértelmezetten mindig az adott nap kiállított számlák kerülnek megjelenítésre a sztornó számlák nélkül, azonban a szűrő feltételek tetszőlegesen megváltoztathatók. Az eredménylistában a kívánt számlát készíthető számla másolat, vagy sztornózható az adott számla. Nyugta esetében szintén lehetőség van a sztornó funkció igénybevételére, amennyiben nyugta adminisztrálható a programban és ugyanakkor tévesen került a funkció meghívásra, vagyis pénzügyi bevételezés nem történt. Itt közvetlenül elérhető egy számlaösszesítő funkció is, ahol az eredmény listában megjelenített összegek kerülnek összesítésre akár nyomtatott formában. ADÓHATÓSÁGI ELLENŐRZÉSI ADATSZOLGÁLTATÁS A 23/2014. (VI. 30.) NGM rendelet 11/A -a szerint a számlázó program modulnak olyan önálló, de a programba beépített, "adóhatósági ellenőrzési adatszolgáltatás" elnevezésű funkcióval kell rendelkeznie, amelynek elindításával adatexport végezhető adóhatósági ellenőrzés során. A rendelet szerint lehetőség van egy adott időszakban készült, vagy egy adott számla sorszám tartományba tartozó összes számla adatainak exportjára. Ezzel összhangban a Karbantartás menü -> Kiállított számlák kezelése menüpontjában elérhető egy új szűrőfeltétel, mely egy konkrét számlaszámra vagy számlasorszám tartományra is vonatkozhat, felhasználásakor pontos számlaszámo(ka)t kell megadni ill. ez esetben a dátum feltételt figyelmen kívül hagyja a keresés. -- tipp: amennyiben egy konkrét sorszámú számlát keresünk, lehetséges azt mint "ig" számlaszámot megadni a "tól" mező üresen hagyásával, ezt követően a szűrt eredménylista legelső eleme lesz a keresett számla -- A rendelet szerinti adatexportra egy új funkció segítségével van lehetőség, ugyanitt, a Kiállított számlák kezelése ablakban a szűrt eredménylista mellett található sárga alapon fekete nyilat ábrázoló szimbólumra kattintva. Az ezt követően felugró ablakban az ott bekért alapadatok kitöltését követően az adatexport függően a számlák darabszámától akár hosszú percekig is eltarthat. A folyamat végén az ún. xml fájl, tetszőleges helyre és néven menthető el, a helyszíni NAV ellenőrzés elvárásaink megfelelően. Annak érdekében, hogy az export állomány a címek tekintetében is megfelelő lehessen, mostantól a számlákra kerülő, "egyéb" címek esetében - úgy mint páciens cím változtatás a számla nyomtatása erejéig ill. az egészségpénztárak címe - az <irányítószám> <város>, <közterület> <házszám> címformátum a követendő, vagyis fontos, hogy a várost kövesse egy vessző, majd értelem szerűen üres hely. pl.: 9024 Győr, Táncsics M. u. 43.
1. sz. melléklet Eredeti számla nyomtatási képe
2. sz. melléklet Másolati számla nyomtatási képe
3. sz. melléklet Sztornó számla nyomtatási képe