Szegedi Kistérség Többcélú Társulása által meghirdetett Idısügyi szervezetek mőködésének támogatás elszámolásához kapcsolódó segédlet I. ÁLTALÁNOS TUDNIVALÓK Idısügyi szervezetek mőködésének támogatásában (továbbiakban: Támogatás) részesült szervezeteknek programjuk megvalósulásáról, a támogatás szabályszerő felhasználásáról 2014. november 15. napjáig be kell számolniuk. Az elszámolást a Szegedi Kistérség Többcélú Társulása (továbbiakban: Társulás) címére kizárólag postai úton kell eljuttatni (6720 Szeged, Széchenyi tér 5.). A beszámolási kötelezettség teljesítése során dokumentumokkal igazolni kell, hogy a támogatás rendeltetésszerően, a szerzıdésben rögzített feladatokra került felhasználásra. A beszámoló készítése során figyelmet kell fordítani arra, hogy a támogatás teljes támogatási szerzıdés szerinti összegével el kell számolni. Amennyiben a szakmai beszámoló nincs összhangban a pénzügyi elszámolással, vagy abból világosan nem tőnik ki, hogy a támogatást mire fordították, az elszámolás nem fogadható el. A beszámoló készítés során különös figyelmet kell fordítani az alábbiakra: a támogatási szerzıdésben szereplı összeggel kell elszámolni, az önerı és egyéb támogatás összegérıl nem kell elszámolni, a támogatás terhére csak olyan kiadások számolhatók el, amelyek a szervezet nevére kiállított számviteli bizonylatokkal (pl.: számla, kiküldetési rendelvény, megbízási szerzıdés stb.) igazoltak, az elszámoláshoz fénymásolt számviteli bizonylatokat kell becsatolni, az elszámolásban tételesen be kell mutatni, hogy a támogatást mire használták fel. A szakmai beszámolóban felsorolt, megvalósított feladatoknak igazodniuk kell a pénzügyi beszámoló számlaösszesítıjében szereplı sorokhoz, az abban megjelenı számviteli bizonylatokhoz. Itt kell szövegesen bemutatni a támogatási cél megvalósulásának körülményeit: milyen célkitőzés részeként használták fel a támogatást, milyen eszközt, tárgyat, szolgáltatást vásároltak, számviteli bizonylatok dátumainak a támogatási szerzıdésben rögzített megvalósítási idıszakba kell esniük.
-2- II. BESZÁMOLÓ KÉSZÍTÉSÉNEK MENETE A beszámoló fı részei: pénzügyi elszámolás, melynek elemei: számviteli bizonylatok fénymásolata, és a számlaösszesítı szakmai beszámoló és kapcsolódó mellékletek (jelenléti ívek, fényképek, újságcikkek stb.). Az elszámolás készítésének lépései: Elsı lépés: A számviteli bizonylat eredeti példányára vezesse rá a következı szöveget: A Szegedi Kistérség Többcélú Társulása által meghirdetett Idısügyi szervezetek mőködésének támogatása felé elszámolva.... Ft. Második lépés: Az eredeti számviteli bizonylatokat sorszámozza, majd sorszám szerint vezesse fel azokat a számlaösszesítıre. Az utolsó tétel felvezetését követıen összesítse a tételeket. A számlaösszesítı valamennyi oldalát lássa el kézjegyével. Harmadik lépés: Fénymásolja le az eredeti számviteli bizonylatokat, melyeket csatoljon a számlaösszesítıhöz a számozás sorrendje szerint. Negyedik lépés: Minden olyan további dokumentumot csatoljon, amely alátámasztja az elszámolásban szereplı számviteli bizonylatok tartalmát (pl.: jelenléti ívek, újságcikkek, megkötött szerzıdések, megrendelık, teljesítésigazolások, jegyzıkönyvek egyéb dokumentumok.) Ötödik lépés: Szakmai beszámoló készítése. A pályázatban vállalt cél megvalósulását kell bemutatni minimum 8 mondatban. A szakmai beszámolóban leírtak sorrendjének igazodniuk kell a számlaösszesítı soraihoz. A szakmai beszámoló szöveges részében fel kell tüntetni a számviteli bizonylat sorszámát, mely az adott cél megvalósításához kapcsolódik. Hatodik lépés: A szakmai beszámolót a dátumot és az aláírást megelızıen a következı záradékkal kell ellátni: Alulírott, büntetıjogi felelısségem tudatában kijelentem, hogy a beszámolóban és annak mellékleteiben közölt adatok valódiak és hitelesek, a támogatás a szerzıdésben meghatározott célra került felhasználásra.
-3- III. A PÉNZÜGYI BESZÁMOLÓ RÉSZEKÉNT BENYÚJTANDÓ DOKUMENTUMOKRÓL ÉS SPECIÁLIS ELSZÁMOLÁSI SZABÁLYOKRÓL Számla: Csak azok a számlák fogadhatók el, amelyek az általános forgalmi adóról szóló 2007. évi CXXVII. tv. 169. által meghatározott kritériumoknak megfelelnek, azaz: "A számla kötelezı adattartalma a következı: a) a számla kibocsátásának kelte; b) a számla sorszáma, amely a számlát, kétséget kizáróan azonosítja; c) a termék értékesítıjének, szolgáltatás nyújtójának adószáma, amely alatt a termék értékesítését, szolgáltatás nyújtását teljesítette; d) a termék beszerzıjének, szolgáltatás igénybevevıjének adószáma, amely alatt, mint adófizetésre kötelezettnek a termék értékesítését, szolgáltatás nyújtását teljesítették, vagy amely alatt a 89. -ban meghatározott termékértékesítést részére teljesítették; e) a termék értékesítıjének, szolgáltatás nyújtójának, valamint a termék beszerzıjének, szolgáltatás igénybevevıjének neve és címe; f) az értékesített termék megnevezése, annak jelölésére - a számlakibocsátásra kötelezett választása alapján - az e törvényben alkalmazott vtsz., továbbá mennyisége, illetıleg a nyújtott szolgáltatás megnevezése, annak jelölésére - a számlakibocsátásra kötelezett választása alapján - az e törvényben alkalmazott SZJ, továbbá mennyisége, feltéve, hogy az természetes mértékegységben kifejezhetı; g) a 163. (1) bekezdésének a) és b) pontjában említett idıpont, ha az eltér a számla kibocsátásának keltétıl; h) az adó alapja, továbbá az értékesített termék adó nélküli egységára, illetıleg a nyújtott szolgáltatás adó nélküli egységára, ha az természetes mértékegységben kifejezhetı, valamint az alkalmazott árengedmény, feltéve, hogy azt az egységár nem tartalmazza; i) az alkalmazott adó mértéke; j) az áthárított adó, kivéve, ha annak feltüntetését e törvény kizárja; k) adómentesség esetében, valamint abban az esetben, ha adófizetésre a termék beszerzıje, szolgáltatás igénybevevıje kötelezett, jogszabályi hivatkozás vagy bármely más, de egyértelmő utalás arra, hogy a termék értékesítése, szolgáltatás nyújtása ka) mentes az adó alól, vagy kb) után a termék beszerzıje, szolgáltatás igénybevevıje az adófizetésre kötelezett; l) új közlekedési eszköz 89. -ban meghatározott értékesítése esetében az új közlekedési eszközre vonatkozó, a 259. 25. pontjában meghatározott adatok; m) utazásszervezési szolgáltatás nyújtása esetében jogszabályi hivatkozás vagy bármely más, de egyértelmő utalás arra, hogy a XV. fejezetben meghatározott különös szabályokat alkalmazták; n) használt ingóság, mőalkotás, győjteménydarab vagy régiség értékesítése esetében jogszabályi hivatkozás vagy bármely más, de egyértelmő utalás arra, hogy a XVI. Fejezet 2. vagy 3. alfejezetében meghatározott különös szabályokat alkalmazták; o) pénzügyi képviselı alkalmazása esetében a pénzügyi képviselı neve, címe és adószáma. A fenti formai és tartalmi kritériumoknak nem megfelelı számla nem fogadható el elszámolásként. Külföldi számla elszámolásának módja: Külföldi számlák elszámolásához minden esetben a hivatalos képviselı által cégszerően aláírt fordítást kell csatolni, valamint forintosítani kell a számlát, váltási jegyzék csatolásával, vagy a számla kifizetésének napján, az MNB által közzétett, hivatalos devizaárfolyamon. Amennyiben forint számláról átutalással teljesült a kifizetés, akkor a bankszámlakivonat tartalmazza az átváltási árfolyamot.
-4- Magánszemély tulajdonában lévı gépjármő, a szervezet érdekében történı használat költségének elszámolása: kiküldetési rendelvény alapján, a NAV által közzétett üzemanyagár és amortizációs költségátalánnyal. A kiküldetési rendelvénynek tartalmaznia kell a kiküldöttek nevét, az utazás célját, idıtartamát, útvonalát, a megtett út hosszát, valamint a kiküldött tulajdonában lévı személygépjármővel történı utazás esetén a fogyasztási normát és az üzemanyagárat. A kiküldetési rendelvény másolata mellé a kifizetést igazoló bizonylat másolatát is csatolni kell, vagy a szervezet nevére szóló üzemanyag számlával, melyhez mellékelni kell a szervezet által elfogadott dokumentumot a magánszemély tulajdonában lévı gépjármő szervezet érdekében történı használatának elfogadásáról. A szervezet tulajdonában vagy bérleményében lévı gépjármő üzemanyagköltségének elszámolása: A szervezet nevére kiállított üzemanyag számla összege számolható el az útnyilvántartás alapján. Parkolási, úthasználati díj elszámolása: Kizárólag a szervezet tulajdonában, vagy bérleményében lévı jármővek estén számolható el. Magánszemély tulajdonában lévı gépjármő parkolási és úthasználati díja (pl. autópálya-matrica) nem elszámolható költség. Tömegközlekedési eszköz igénybevételének elszámolása: A szervezet nevére kiállított számla és menetjegy(ek) vagy kiküldetési rendelvény és menetjegy(ek) másolatát és a kifizetést igazoló bizonylat másolatát kell benyújtani. Mivel pl.: a MÁV kedvezményes utazás igénybevétele esetén a szervezet nevére szóló számlát nem állít ki, csak a magánszemély részére, így ilyen esetben elfogadható, a kedvezményes jegy, ha az elszámoláshoz becsatolt dokumentumokból egyértelmően kiderül, hogy a magánszemély a szervezet nevében, megbízásából jár el. Tárgyi eszköz elszámolásának módja: A szervezet nevére kiállított számviteli bizonylat másolatán felül, csatolni kell a leltárba kerülést, vagy az eszköz-nyilvántartásba vételt igazoló bizonylat másolatát is. Javítás, karbantartás költségeinek elszámolása: Csak a szervezet tulajdonában, vagy bérleményében lévı eszközök esetén elszámolható a költség. Étkezéssel kapcsolatos költségek elszámolásának módja: Étkezési költségként szeszesital, dohányáru nem számolható el. IV. BESZÁMOLÓ ELLENİRZÉSÉNEK MENETE A beszámoló ellenırzése A támogatott szervezet csak abban az esetben jogosult újabb támogatás elnyerésére, ha elszámolási és beszámolási kötelezettségének maradéktalanul eleget tett. A beszámoló ellenırzésének szempontjai: - A számviteli bizonylatok dátumai az adott megvalósítási idıszakba esnek-e? - A számlaösszesítıben nevesített adatok megfelelnek-e a fénymásolt számlák adatainak? - Szakmai beszámoló megfelelı tartalmú-e? - A csatolt számviteli bizonylatok tartalma kapcsolódik-e a pályázati célhoz? - A szakmai beszámoló összhangban van-e a pénzügyi elszámolással? - A támogatás összegét szegedi lakosok javára fordították-e?
-5- Az elszámolási kötelezettséget az elıírt határidıig nem, vagy hiányosan teljesítı támogatottat a Társulás írásban felszólítja hiánypótlásra, melynek kézhezvételétıl számított 8 napon belül a támogatott köteles eleget tenni. Ennek elmulasztása esetén a támogatás teljes összegét a felszólítás kézhezvételét követı 15 napon belül köteles visszafizetni és részére újabb támogatás 3 évig nem folyósítható. Nem szabályszerő elszámolás következményei Figyelembe véve az elszámolási kötelezettség teljesítésére vonatkozó szabályokat az elszámolás, vagy annak elemei nem felelnek meg az elıírásoknak, a Társulás kötelezi a támogatott szervezetet az elszámolás nem szabályszerő részének megfelelı támogatási összeg (részösszeg) visszafizetésére. A visszafizetés elmaradása esetén a támogatott szervezet a kötelezettség lejárati határidejétıl számított három évig kizárja magát a pályázati rendszerbıl. A felvett támogatás mértékénél kisebb összegő elszámolást benyújtó kedvezményezett szervezet elesik az el nem számolt támogatástól köteles visszafizetni a fennmaradó összeget. Meghatalmazás A nyertes szervezetek képviselıinek lehetıségük van a beszámoló és az elszámolás elkészítése során a képviseletre jogosult személyen túl bárkit meghatalmazni a dokumentumok aláírására, hitelesítésére. A meghatalmazásban a meghatalmazó képviselı és a meghatalmazott azonosítását szolgáló adatokon (név, lakcím, anyja neve, személyazonosító igazolvány száma) túl a meghatalmazás célját, a meghatalmazott eljárásban való jogosultságát kell megjelölni, valamint legalább két azonosítható tanú aláírásával kell ellátni. Az elszámoláshoz szükséges nyomtatványok letölthetık a Szegedi Kistérség Többcélú Társulása honlapjáról (www.kisterseg-szegedi.hu/palyazatok)