EGY MÓDSZERTANI KÍSÉRLET A RAKTÁRI JEGYZÉKEK SZÁMÍTÓGÉPES MEGJELENÍTÉSE Boross István MNL Veszprém Megyei Levéltára Juhász Zoltán Pannon Egyetem MNL Veszprém Megyei Levéltára, 2014. május 20.
A MÓDSZERTANI TANULMÁNY Módszertani tanulmány írása (2013 2014) raktári jegyzék története, elemzése adatmodell számítógépes megjelenítés lehetőségei (technológia, szabványok) javaslat: XML-séma Motiváció VeML Pannon Egyetem együttműködése - pilotprojektek Külön fájlokban (word, excel) tárolt jegyzékek adatbázisba rendezésének igénye Elektronikus formátum nyilvánvaló előnyei Tapasztalatok - raktári jegyzék adatbázis - 2 verzió (2010, 2012)
SZÜKSÉG VAN-E A RAKTÁRI JEGYZÉKRE? Kifutó segédlet vagy továbbélő segédlet? A levéltári leírás és a raktári jegyzék egymáshoz való viszonya Adattartalma nélkülözhetetlen Megfelelő reformálás után megőrizhető Végső cél: a digitális tartalomszolgáltatás részévé tenni
MIRE JÓ AZ ELEKTRONIKUS FORMÁTUM? Egységes adatszerkezet Egységes adatbevitel Kereshetőség Munkafolyamat menedzselése Hatékonyság növelése
PÉLDÁK Hagyományos, gépelt raktári jegyzék Keretek: 1971. évi munkautasítás LÜSZ 10/2002. NKÖM rendelet
PÉLDÁK Digitális alakváltozás: Excel formátumú raktári jegyzék
PÉLDÁK raktári jegyzék becsatolása levéltári honlaphoz
PÉLDÁK honlapról megnyitott raktári jegyzék
PÉLDÁK Raktári jegyzék az ELP-en, a Scope Query-ben
PÉLDÁK Raktári jegyzék az ELP-en, a Scope Query-ben
PÉLDÁK Dán Állami Levéltár Daisy nyilvántartó rendszer Fondok listája
Fond: Dánia statisztikái PÉLDÁK Dán Állami Levéltár Daisy nyilvántartó rendszer fond - sorozatok Sorozat: 1850. évi népszámlálás, Nyugat-Indiák
PÉLDÁK Dán Állami Levéltár Daisy nyilvántartó rendszer Nyugat-Indiák, 1850. évi népszámlálás
PÉLDÁK Dán Állami Levéltár Daisy nyilvántartó rendszer 1850. évi népszámlálás, Nyugat-Indiák 1. doboz
TARTALMI MODELL ELEMZÉSE Áttekintő és egyszerű raktári jegyzék Többszintűség Raktári egység levéltári egység 2 szerkezeti alaptípus Tárgyilag nem tagolt iratsorozat (regisztratúra /iktatott iratok stb.) Tárgyilag tagolt iratsorozat Adatelemek csoportosítása Általános adatok Speciális adatok
STRUKTURÁLT ADATOK TÁROLÁSA Relációs adatbázis Mit várunk Mit nyújt Részlegesen strukturált adatok Szöveg alapú
Esterházy IV. Dániel 1755-ben Oszlop és Csetény lakosainak robotkötelezettségeit megállapítván ötven öl fa megvágására kötelezte jobbágyait, a fát Győrbe voltak kötelesek szállítani és ott eladni, minden öl után 1 tallért tartoztak fizetni a roboton kívül, robotjukba pedig mindezért 5 gyalogos napszám került beszámításra. <név>esterházy IV. Dániel</név> <dátum>1755</dátum>-ben <helység>oszlop</helység> és <helység>csetény</helység> lakosainak robotkötelezettségeit megállapítván ötven öl fa megvágására kötelezte jobbágyait, a fát <helység>győr</helység>be voltak kötelesek szállítani és ott eladni, minden öl után 1 tallért tartoztak fizetni a roboton kívül, robotjukba pedig mindezért 5 gyalogos napszám került beszámításra.
XML INTRO <könyv> <cím>a levéltári segédletek</cím> <szerző>ember Győző</szerző> <kiadó>akadémiai Kiadó</kiadó> <év>1958</év> </könyv> Szabványos jelölő (markup) nyelv Bővíthető Számítógépes feldolgozásra alkalmas Szöveges tárolási forma, nem bináris adat Hosszútávú archiválás! Az informatikai ipar teljes támogatása
LEÍRÁSI ALTERNATÍVÁK Nemzetközi vagy magyar szabvány? Egyedi modell? Magyar vagy angol nevezéktan? Levéltári és raktári egység kapcsolat kezelése
EAD SZABVÁNY Számítógépes feldolgozásra készült XML alapú XML séma (jelenleg EAD2, EAD 2014 most készül) Nem raktári jegyzék leírásra készült, de alkalmazható Bonyolult, sok tag, sok kötelező elem
XML RAKTÁRI JEGYZÉK LÉTREHOZÁSA Űrlap Séma-vezérelt bevitel Szerkezeti ellenőrzés Karakterfelismerő program Lehetséges segítség Szöveg elemzés, feldolgozás továbbra is szükséges
JAVASOLT XML SÉMA: TARTALMI RÉSZ Főbb részek Majd részletek A séma alkalmazása
KERESÉS Melyik dobozban találhatók a iratok? Adott jelzet keresése Adott év, évkör tárgyi egységeinek listázása Egy adott szint iratainak listázása Tetszőleges szavakra keresés Mi található az adott dobozban?
ÖSSZEFOGLALÁS Javaslat egy XML-alapú raktári jegyzék leírásra Szakmai vita, majd egyetértés szükséges: kell-e a raktári jegyzék a jövőben, ha igen, milyen tartalommal és formában, milyen szabvány alkalmazásával és milyen szoftver támogatással. Munkabizottság a raktári jegyzék szabvány létrehozására Pilot rendszer kifejlesztése Scope Archiv integrálási lehetőség vizsgálata A raktári jegyzék/nyilvántartás optimális formájának kialakítása