Szárnyra kapott a dokumentumkezelés Ügyfél: LUFTHANSA SYSTEMS HUNGÁRIA KFT. Iparág: IT Megoldás: DMSONE Ultimate Készítés időpontja: 2012. augusztus 29. Honlap: www.lhsystems.com/hungary www.dmsone.hu
A Lufthansa Systems elsősorban a szerződések strukturált kezelésére keresett egy olyan rendszert, mely amellett, hogy leegyszerűsíti a szerződésekkel kapcsolatos munkafolyamatot, biztonságos hozzáférést is biztosít a felhasználók számára. A bevezetéssel jelentősen hatékonyabb adminisztráció valósult meg, ráadásul a korábban papír alapú postakönyvi iktatást is felváltotta az elektronikus. - Hogyan merült fel az igény a Lufthansa Systemsnél az elektronikus dokumentumkezelés bevezetésére? - Andok Orsolya, beszerzési és eszközgazdálkodási vezető: Elsősorban szerződéseink strukturált kezelésére kerestünk jó megoldást. A rendszer bevezetése előtt a belső hálózatunkon egy központi dokumentumtárban tároltuk a szerződéseket, amihez csak pár kollégának volt hozzáférése. Amikor létrejött egy szerződés, azt a felelős kolléga felmásolta ebbe a központi könyvtárba. Valójában ez nem volt jól strukturált és kezelhető, áttekinthető módszer. - Milyen nehézségek adódtak ebből a strukturálatlan szerződéskezelésből? - A. O.: Egyrészt nem volt egyszerű az egyes dokumentumok megosztása. A dokumentumtárhoz ugyanis csupán néhány vezetőnek, illetve adminisztratív munkatársnak volt hozzáférése, így ha valamelyik másik kollégának szüksége volt egy szerződésre, akkor őket kellett megkérni, hogy keressék azt elő, és például e-mailhez csatolva vagy kinyomtatva osszák meg. Ezen kívül a szerződések kezelésének munkafolyamatát is szerettük volna leegyszerűsíteni. Korábban a dokumentumkezelés során e-mailekben köröztek a szerződéstervezetek, nehéz volt követni az egyes verziókat és a kommenteket. Fontosnak tartottuk, hogy legyen egy olyan központi rendszer, ami kezeli a szerződésekhez kötődő munkafolyamatokat: az összes érintett meg tudja tekinteni és véleményezni a szerződést, illetve a felelős vezetők jóvá is tudják hagyni a folyamat végén az utolsó verziót. 2
- A dokumentumkezelési rendszer bevezetése óta hogyan változott meg ez a folyamat? - A. O.: A DMSONE rendszer teljes mértékben megvalósítja a strukturált szerződéskezelést. A legnagyobb előnye, hogy minden kompetens személy számára biztosított a megfelelő hozzáférés, mindenki láthatja az összes olyan dokumentumot, ami az ő munkájához releváns, emellett egyszerűen meg is tudja osztani ezeket a dokumentumokat más felhasználókkal. A szerződésekkel kapcsolatban a verziókövetés és a kommentezés is biztosított a rendszeren belül. Maga a jóváhagyási folyamat is dokumentált, ezáltal visszakereshető a rendszerben. Emellett a kereshetőség is ég és föld a korábbihoz képest, nagyon sok szempontot figyelembe véve lehet gyorsan és egyszerűen keresni a dokumentumok között, ami jelentősen megkönnyíti a munkatársak dolgát. - Hogyan választottak partnert a dokumentumkezelési rendszer bevezetéséhez? A DMSONE rendszer legnagyobb előnye, hogy minden kompetens személy számára biztosított a megfelelő hozzáférés, mindenki láthatja az összes olyan dokumentumot, ami az ő munkájához releváns, emellett egyszerűen meg is tudja osztani ezeket a dokumentumokat más felhasználókkal. A szerződésekkel kapcsolatban a verziókövetés és a kommentezés is biztosított a rendszerben. - A. O.: Jól felépített szempontrendszerrel készültünk a tenderre. Úgy vágtunk bele a szállító kiválasztásba, hogy házon belül végeztünk egy igényfelmérést a szerződésekkel dolgozó kollégák körében arról, hogy milyen elvárásaik vannak a dokumentumkezelő rendszerrel szemben: miképp legyen strukturálva a tárolás, milyen fajta hozzáféréseket kell biztosítani, milyen típusú funkciókat kell a rendszernek ellátnia, a dokumentumok mely metaadatait kell rögzíteni a rendszerben ahhoz, hogy kereshető, riportálható legyen stb. Nagyon fontos volt például az, hogy az iratokban rögzített határidőkről úgy, mint a szerződésekhez tartozó garanciákról és egyéb feltételekről, valamint magának a szerződésnek az érvényességéről/lejáratáról a rendszer információt nyújtson, hogy a szerződésekért felelős kollégák időben megtehessék a szükséges lépéseket, pl. megújítsák, módosítsák, felmondhassák a szerződést. Szintén nagyon lényeges igény volt részünkről a rendszer biztonságának megoldása: fontos, hogy a hozzáférések nagyon komolyan adminisztrálhatóak legyenek, és egy olyan zárt rendszer működjön, ahol a lehető legkisebb az esély arra, hogy illetéktelen hozzáférjen a belső dokumentumainkhoz. Miután ezeket az igényeket házon belül összegyűjtöttük, elkészült a részletes specifikáció, ami alapján a pályázókat/ pályázatokat értékeltük. 3
- Végül miért a DMSONE mellett döntöttek? - A. O.: A legtöbb cég, aki ezzel a területtel foglalkozik, egyéni igényekre fejlesztett terméket kínál, így a pályázói bemutatók során nagyon kevésszer fordult az elő, hogy a mi igényeinkhez közel álló, kész rendszert működés közben láthattunk. A DMSONE-nak nagy előnye volt, hogy működő rendszeren tudta bemutatni a funkcionalitást. Ez a fejlesztési időben és költségekben is visszaköszönt, hiszen sokkal gyorsabb és költséghatékonyabb egy, a mi igényeinkhez közel álló megoldást testre szabni, mint teljesen új fejlesztést csinálni. Döntő volt az is, hogy a legfontosabb igényeinket, így például a biztonsági elvárásainkat, a dokumentumok strukturálásának lehetőségét, a hozzáférés-kezelést stb. a DMSONE már az elején maradéktalanul teljesítette. A DMSONE mellett szólt az is, hogy maga a felület nagyon felhasználóbarát, jól áttekinthető és adminisztrálható, ráadásul nagyon sok egyéni testre szabási lehetőséget kínál. Mivel cégünk szoftverfejlesztéssel is foglalkozik, tudjuk, hogy mennyire fontos a szoftver-ergonómia. Annak ellenére, hogy egy késztermékről van szó, mégis szinte felhasználónként testre szabható, így mindenki tényleg csak azokat a funkciókat látja a rendszerben, amelyekre a használat során valóban szüksége van. - A szerződések kezelésén túl másra is használják a dokumentumkezelő rendszert? - A. O.: Alapvetően a szerződések adminisztrálására kerestünk megoldást, de járulékosan az iktatást is kezeli az új rendszer. Például a postai levelek iktatása korábban hagyományos, papír alapú iktatókönyvben történt, így nagyon fáradságos volt egy-egy keresett dokumentumnak utánajárni, visszalapozgatni, ráadásul több postakönyv is volt forgalomban, ezért elég nehéz volt ezek követése. A DMSONE Ultimate bevezetésével az iktatás folyamata is nagyban leegyszerűsödött. - Volt-e olyan speciális igény a projekt során, amit egyedileg kellett a DMSONE-nak lefejlesztenie? - A. O.: Nem is egy. A rendszer böngésző alapú, és számunkra fontos elvárás volt, hogy ehhez biztosítva legyen a biztonságos elérés. Egy speciális fejlesztésnek köszönhetően a kollégák a Lufthansa Systems biztonsági előírásában meghatározott követelményeknek megfelelő hozzáféréssel, jelszavas védelemmel tudják használni a dokumentumkezelőt. A felület nagyon felhasználóbarát, jól áttekinthető és adminisztrálható, ráadásul nagyon sok egyéni testre szabási lehetőséget kínál. Mivel cégünk szoftverfejlesztéssel is foglalkozik, tudjuk, hogy mennyire fontos a szoftver-ergonómia. Ezen kívül a kérésünknek megfelelően a nyelvet is személyre szabták a DMSONE szakemberei. Bár a rendszer elérhető volt angolul is, de mivel mi cégen belül bizonyos fogalmakat másképp használunk, mint a dokumentumkezelési szaknyelv, ezért át kellett formálni a Lufthansa dolgozók nyelvhasználatához közelebb állóra a menü- és funkció-elnevezéseket, valamint a rendszerüzeneteket is. Emellett a szerződéskezelési workflow kapcsán is volt néhány speciális fejlesztési kérésünk. Utóbbi annyira sikeres volt, hogy már a más cégek által használt verziókban is elérhető. - Hogyan sikerült ezeket az egyedi fejlesztéseket megvalósítani? - A. O.: A tervezettnél hosszabb ideig, de nagyobb gond nélkül zajlott a fejlesztés és bevezetés. Sok apróbb, előre nem látható testre szabási igénnyel álltunk elő, de a DMSONE munkatársai rugalmasan és viszonylag gyorsan megoldották a kéréseinket. Jó munkakapcsolat alakult ki közöttünk. A DMSONE két szakértőjével tartottuk a kapcsolatot, és mindkettőjükről az derült ki, hogy amellett, hogy jól ismerik a saját rendszerüket, nagyon kompetensek az iratkezelési folyamatokban. Sokat tudtak segíteni abban, hogy a mi folyamatainknak megfelelően hogyan szabjuk testre a rendszert, illetve abban is tanácsot adtak, hogy adott esetben hogyan tudjuk megváltoztatni a mi folyamatainkat ahhoz, hogy hatékonyabban működjön. 4
- Amikor elkészült a rendszer, miként történt a felhasználók betanítása? - A. O.: 50 felhasználóra vásároltunk licencet. Mivel minden munkatársunk nagyon szoros határidőkkel dolgozik, nehéz volt az oktatásukat összehangolni, ezért a DMSONE három különböző időpontban, kb. 2 órás tréningeket tartott. A tesztrendszeren bemutatták a szoftver funkcionalitását, emellett természetesen a felhasználói kézikönyvet is megkapták a kollégák. A rendszergazdáink és az iktatással foglalkozó munkatársaink külön oktatást kaptak. - Egy új szoftver bevezetése utáni első időszak mindig nagyon kritikus egy cég életében. Ezzel kapcsolatban milyen visszajelzések érkeztek a kollégák részéről? - A. O.: Mint említettem, fontos volt a bevezető projekt során, hogy az érintett területeket is bevonjuk a tervezésbe. Ennek köszönhetően több helyről kapunk olyan visszajelzéseket, hogy milyen jól eltaláltuk azt a fajta működési módot, amit vártak, és amitől egyszerűbb lesz a munkájuk. Nagyobb ellenállás nem volt tapasztalható, persze tipikus kritikák, észrevételek, amik felmerülhetnek bármilyen bevezetés kapcsán, jöttek (pl. a böngésző alapú működés valakinek tetszett, valakinek nem). Mindenki megértette, hogy ennek az egész rendszerbevezetésnek mi az előnye. - A projekt tapasztalatait látva, mit tanácsolna más cégeknek, akik dokumentumkezelési rendszer bevezetése előtt állnak? - A. O.: Mindenhol érdemes a projekt legelején odafigyelni arra, hogy az érintettekkel, illetve a leendő felhasználókkal üljenek le, és beszéljék át az igényeket. Ezek ismerete alapvetően fontos ahhoz, hogy a bevezetés is könnyen menjen, hiszen sokkal pozitívabb lesz a hozzáállás, hogy ha visszaköszönnek azok az igények, amelyeket ők támasztottak. 5
A DMSONE Ultimate dokumentumkezelő rendszerről A DMSONE Ultimate elektronikus dokumentum- és folyamatkezelő rendszer komplex megoldást jelent közepes és nagyvállalatok számára, alkalmas akár több divízió önálló, de integrált kezelésére is. Minden keletkező dokumentumot egy rendszerben kezel, így felgyorsítja a telephelyek, részlegek közötti információáramlást, optimalizálja az adminisztrációt, a projektek átláhatóvá, a költségek kiszámíthatóvá válnak. A kifejezetten vállalati igényekre kialakított megoldás integrálható egyéb üzleti alkalmazásokkal (pl. ERP, CRM és CMS rendszerekkel), így elszigetelt architektúra helyett egy felületen érhető el minden információ. Többdimenziós jogosultságpolitikájából adódóan egymástól függetlenül szabályozhatók a különböző jogosultsági kategóriák. A DMS rendszer kezelőfelülete maximálisan testre szabható, így a vállalat egyedi igényeitől függően állítható be, hogy mely adatmezők szerepeljenek rajta. A rendszer emellett egységes tartalomkezelést és skálázhatóságot biztosít a felhasználók számára, a tetszőleges szűrési feltételek szerint történő adatlekérések pedig nagymértékben hozzájárulnak a szervezeten belüli sikeres vezetői döntéshozatalhoz. A szoftver nem csak az ad hoc, hanem az előre definiálható munkafolyamatok támogatására is kiválóan alkalmas. A Lufthansa Systems Hungáriáról A Lufthansa Systems Hungária Kft. 1995-ben alapult a Lufthansa Systems első leányvállalataként. Mára a budapesti cég több mint 500 képzett dolgozót alkalmaz, akiknek átlagos életkora 30 év alatt van. A vállalat jelentős mértékben járul hozzá az anyacég termékfejlesztési terveihez, valamint nemzetközi ügyfeleknek nyújt IT- infrastruktúra szolgáltatásokat. A Lufthansa Systems Hungária Kft. születése IT mérnökök egy kis csoportjának képzésével kezdődött, akiket különböző projektekben és a fejlesztő csoportokban alkalmaztak a konszern más vállalataiban. Ennek köszönhetően nem csak az összetett munkaprogramok kezeléséhez szükséges magas szintű szakmai tudást sajátíthatták el, hanem megalapozták a kulturális párbeszéd és nemzetközi együttműködés jövőjét a munkafolyamatokban. Az így létrejött budapesti projektcsapatra egyre több teljes, összetett alkalmazást vagy ezek jelentős részét bízták, és a Lufthansa Systems Hungária Kft. hamarosan egy fontos fejlesztési és termékelőállítási központtá nőtte ki magát a nemzetközi konszernen belül. A vállalat főbb tevékenységei elsősorban továbbra is a légiközlekedési ágazaton belüli és további IT-szolgáltatások és alkalmazások fejlesztését célozzák meg. 6
www.dmsone.hu