1. A szabályozás célja Jelen eljárásutasítás a TÜV Rheinland InterCert (TRI) Ipari szolgáltatások üzletág I02 üzleti terület ajánlatadási és szerződéskötési folyamatát, illetve a megkeresések, ajánlatkérések feldolgozását, az ajánlatok elküldését és a szerződések vagy megrendelések jóváhagyás előtti ellenőrzését szabályozza annak érdekében, hogy a megrendelő követelményei, elvárásai rögzítettek, hiánytalanok és a szerződő felek által egyértelműen tisztázottak legyenek. Egyedi kismegrendelők esetében az emelőgépek biztonságtechnikai vizsgálatára irányuló megbízás személyes vagy telefonon, telefaxon, e-mailben való megkeresés alapján történik, ezért nem szükséges az ajánlatadási, szerződéskötési adminisztráció betartása. 2. Alkalmazási terület A szabályozás az ajánlatadással és szerződéskötéssel foglalkozó munkatársaira vonatkozik. 3. Meghatározások Témafelelős: aaz üzleti területvezetője által az ajánlat részletes kidolgozásával megbízott szakértő vagy műszaki munkatárs. Ajánlat: a vevői megkeresésre adott, joghatással járó válasz. Szerződés: a felek közötti megállapodás, a vevői megkeresésre készített és a vevő által visszaigazolt ajánlat, a vevői megrendelés, illetve mindazon cselekmény, amelynek alapján a felek közötti kötelezettségvállalás hatályosnak és jogszerűnek tekinthető (pl. elfogadott, cégszerűen aláírt, visszaigazolt ajánlat). 4. A szabályozás leírása Az általános szerződési feltételeket és a TRI vizsgálati, ellenőrzési és tanúsítási rendjét az VETSZ tartalmazza, amelyet a szerződésekhez (szóbeli ajánlatoknál a megrendelés visszaigazolásához) mellékelni kell. _5_0 Eljárásutasítás Érvényes: 2014.06.05-től Oldal: 1 / (7)
Kiemelt jelentőségű az ajánlatadási, tárgyalási, valamint szerződéskötési szakaszban készült dokumentumok tartalmi szempontból történő egyeztetése, az esetleges eltérések tisztázása, illetve az összhangjuk biztosítása. A szabályozás alapelve, hogy az üzleti terület, ezen belül a vizsgálólaboratórium arra vállalkozzon, amire minden szempontból (minőség, ár, határidő, szakmai szempontok) maradéktalanul és felelősséggel képes, és ezt a képességét megfelelő módon igazolni is tudja. 4.1. Ajánlatkérési igények feldolgozása Az ajánlatkérés beérkezése után az üzleti terület vezetője értékeli azt, és az ő feladata annak elbírálása is, hogy rendelkezik-e az üzleti terület vagy egyéb, a TÜV Rheinland Csoporthoz tartozó szervezet az igényelt szolgáltatás teljesítéséhez szükséges erőforrásokkal. Döntésének előkészítése során, igény szerint, felveszi a kapcsolatot az ügyféllel, és tisztázza a műszaki részleteket. Az ajánlatkérés megjelenési formája tetszőleges; az ajánlatkérés megkönnyítésére megkereséskor igény esetén az -A jelű formanyomtatvány küldhető az ügyfélnek. Ha az üzleti terület vagy egyéb, a TÜV Rheinland Csoporthoz tartozó szervezet rendelkezik az igényelt szolgáltatással, az üzleti terület vezetője kijelöli az ajánlat részletes kidolgozását végző projektfelelőst, akinek az ajánlati anyagot átadja. A projektfelelős ezt követően szükség szerint rögzíti az ajánlatkérő cég adatait, valamint megnyitja az ajánlati megbízást az üzletág nyilvántartásában. Amennyiben az igényelt szolgáltatás nyújtására a TÜV Rheinland Csoport nem rendelkezik megfelelő felkészültséggel, akkor az ajánlatkérést a lehető legrövidebb időn belül öt munkanapon belül el kell utasítani. A kiadott ajánlatot az üzleti terület vezetője minden esetben köteles ellenőrizni. 4.2. Az ajánlat kidolgozása és megküldése a megrendelőnek A projektfelelős feladata az ajánlati adatlapot, valamint az ajánlatkéréshez tartozó valamennyi (az ügyfél által megküldött) lényeges dokumentumot összeállítani és _5_0 Eljárásutasítás Érvényes: 2014.06.05-től Oldal: 2 / (7)
kidolgozni a részletes ajánlatot az -B alapján. Ha az ajánlat további pontosítása szükséges a projektfelelős felveszi a kapcsolatot az ügyféllel. Az ajánlat részletes kidolgozása keretében meg kell határozni azokat az egyeztetett kritériumokat, amelyek alapul szolgálhatnak az igényelt szolgáltatás elvégzéséhez. Továbbá meg kell határozni azokat a kiértékelési pontokat is, melyek elvégzéséhez az osztály saját erőforrásokkal rendelkezik, illetve amelyek elvégzéséhez alvállalkozók bevonása szükséges. Az alvállalkozók bevonását az IC 13 szabályozza. Amennyiben a projektfelelős számára az ajánlat részletes kidolgozása során az ügyfél olyan igényeket fogalmaz meg, melyek megítélése a szakmai illetékességét meghaladják, köteles erről az üzleti terület vezetőjét értesíteni. A szükséges adatok és információk beszerzését és értékelését követően a projektfelelős az üzletág aktuális díjszabásának felhasználásával elvégzi az árkalkulációt, valamint elkészíti az írásos ajánlatot az ügyfél részére, kinyomtatja a szükséges mellékleteket, és az egész anyagot átadja vizsgáló laboratórium vezetőjének és az üzleti terület vezetőjének jóváhagyásra. 4.3. Átvizsgálás A vizsgáló laboratórium, valamint az üzleti terület vezetője minden megkeresést, ajánlatkérést átvizsgál annak érdekében, hogy pontosan megismerje az elvárásokat, igényeket, követelményeket, illetve eldönti, hogy elegendő információval rendelkezik-e a minden szempontból korrekt ajánlat kidolgozásához. Minden szerződés elkészítése előtt át kell vizsgálni a következőket: a követelmények meghatározása egyértelmű-e; az ajánlat megfelel-e az ügyfél követelményeinek, világosan meg lettek-e azok fogalmazva; pontosan meg lettek-e fogalmazva a szolgáltatás teljesítésének keretei; megfelelőek-e a jogszabály- és szabvány-hivatkozások; _5_0 Eljárásutasítás Érvényes: 2014.06.05-től Oldal: 3 / (7)
rendelkezésre állnak-e a következők: a műszaki tervek, az alkalmazandó szabványok, előírások, jogszabályok, minőségi követelmények; rendelkezik-e az üzletág a szükséges erőforrásokkal; tisztázottak-e a szükséges szervezési kérdések (kooperáció, alvállalkozás stb.); az alvállalkozó bevonásával végzett vizsgálatok esetén az alvállalkozó kiválasztásának körülményei; rögzítve vannak-e a megrendelő által biztosított anyagok, szolgáltatások; a megrendelő előírásai teljesíthetők-e szakmai, pénzügyi, minőségi, határidő szempontból; az ajánlat megfelel-e a TRI és az üzleti terület üzletpolitikai céljainak és megfelel-e az elvárható általános formai és tartalmi követelményeknek. Amennyiben az ajánlat és annak visszaigazolása, vagy a szerződés között eltérés van, úgy az üzleti terület vezetője tisztázza ennek okát. Jogi értelemben vett szerződés a megbízóval csak akkor köthető, ha minden eltérés megfelelő módon rendeződött. Ha szükséges, az osztály vezetője külön megbeszélést, egyeztetést kezdeményez a megrendelővel az esetleges félreértések tisztázása végett. A szerződések elkészítésekor a pénzügyi feltételek mellett a minőségképességet és a szakmai szempontból történő vállalhatóságot kell szem előtt tartani. Az osztály csak olyan megrendeléseket fogad el, amelyeket valamennyi, előírt szempontból maradéktalanul és megbízhatóan teljesíteni tud. Amennyiben az ellenőrzés során az elkészült ajánlatot az ellenőrzést végző megfelelőnek ítéli, aláírja, az adatbázisban rögzíti az ajánlat kiküldésének dátumát és továbbítja a projektfelelősnek. Ellenkező esetben konzultál a projektfelelőssel és, ha szükséges az ajánlatot módosításra visszaadja. A projektfelelős feladata az ajánlat kipostázása, illetve az ajánlati tasak megőrzése. _5_0 Eljárásutasítás Érvényes: 2014.06.05-től Oldal: 4 / (7)
4.4. Szerződéskötés TÜV Rheinland InterCert Kft. Az ajánlatot szükség szerint a szerződést, az egyes módosításokat, az ajánlat átvizsgálásához kapcsolódó feljegyzéseket, a Megrendelő dokumentumait és a Megrendelővel folytatott megbeszélésekről készült feljegyzéséket azonosító jelzéssel kell ellátni megrendelő neve, projektfelelős, dátum és az ajánlati tasakban megőrizni. A vizsgálólaboratórium a megrendelőit a szerződésben vállaltaktól történő bárminemű eltérés esetén haladéktalanul írásban tájékoztatja. A vizsgálólaboratórium teljes körű felelősséget vállal az alvállalkozók által elvégzett vizsgálatokért is. A szerződésben külön ki kell térni a vállalással kapcsolatos tevékenységekre vonatkozó munkavédelmi kötelezettségekre (szükséges-e munkavédelmi ruházat, felszerelés, eszköz, illetve ezekről melyik szerződő fél gondoskodik), a biztonságos munkavégzés feltételeinek biztosítására. 4.4.1. Szerződéskötés a 146/2014. (V. 5.) Korm. rendelet szerinti tevékenységek esetében A vizsgálólaboratórium ajánlati anyaga tartalmaz egy adatlapot, melyen szerepelnek a szolgáltatáshoz kapcsolódó fontosabb adatok, valamint az ajánlat elfogadásának igazolására szolgáló mező. Amennyiben a Megrendelő ezt az adatlapot aláírva visszaküldi, a vizsgálólaboratórium vezetője úgy tekinti, hogy a felek megegyeztek az ajánlatban rögzített feltételekben, és így a megbízási szerződés létrejött köztük. A Megrendelő külön kérésére, vagy ha azt jogszabály írja elő, az ajánlat elfogadását követően az üzletág az ajánlatban rögzített feltételeknek megfelelően szerződést (- C) dolgoz ki. A szerződést lehetőség szerint az a munkatárs készíti elő, aki az elfogadott ajánlatot készítette. Az így kidolgozott szerződést a vizsgálólaboratórium vezetője átvizsgálja, aláírja, vagy módosításra visszaadja. A keretszerződéses megkereséseket a szerződésben rögzítettek szerint kell végezni. A tanúsítók lehívására a fent említettek a mérvadóak. Számlázás az elvégzett faladatok _5_0 Eljárásutasítás Érvényes: 2014.06.05-től Oldal: 5 / (7)
után, de legalább kéthavonta történik. A keretszerződések a -D formalap felhasználásával készülnek. 4.4.2. Szerződéskötés a 108/2001. (XII.23.) FVM-GM együttes rendelet szerinti tevékenységek esetében A Megrendelő az ajánlatot a számára megküldött Megrendelőlap és nyilatkozat című formalap (FV 11-A) kitöltésével, cégszerű aláírásával, és a TRI Felvonó és mozgólépcső vagy az emelőgép vizsgálólaboratóriumába való eljuttatásával fogadja el. Ezzel a megbízási szerződés a felek között létrejön. Ezt követően a vizsgálólaboratórium az ajánlatban rögzített feltételeknek megfelelően megbízási szerződést (-F) dolgoz ki. A szerződést lehetőség szerint az a munkatárs készíti elő, aki az elfogadott ajánlatot készítette. Az így kidolgozott szerződést a laboratóriumvezető átvizsgálja, aláírja, vagy módosításra visszaadja. A Megbízási szerződés mellékleteként a vizsgálólaboratórium kiadja tájékoztatás céljából a szerződött összeg részletezését az -E formalapon. 4.5. Ajánlatok, szerződések módosítása Az ajánlatokat, megbízásokat, szerződéseket a vizsgálólaboratórium vezetője folyamatosan figyelemmel kíséri a vállalt kötelezettségek teljesíthetősége és tarthatósága szempontjából. Amennyiben bármely szerződő fél részéről felmerül a megbízás-, szerződésmódosítás igénye, úgy azt a vizsgálólaboratórium vezetője jogosult intézni. A megrendelői igényeknek figyelembevételével szükség lehet a már kidolgozott ajánlat, szerződés módosítására, átdolgozására. Ilyen esetben minden alkalommal úgy kell eljárni, mint egy új megkeresés esetében és követni kell ezen eljárásutasítás előírásait. 4.6. Feljegyzések Az ajánlatadási, a tárgyalási, illetve a szerződéskötési vagy szerződésmódosítási szakaszban történt lényeges megbeszélésekről, tárgyalásokról, egyeztetésekről, (telefon) beszélgetésekről, átvizsgálásokról a szükséges mértékű feljegyzések készülnek. _5_0 Eljárásutasítás Érvényes: 2014.06.05-től Oldal: 6 / (7)
5. A vonatkozó szabályozások ÁSZF A TÜV Rheinland InterCert általános szerződéses feltételei. 6. A kapcsolódó bizonylatok és azok formalapjai -A Ajánlatkérő adatlap; -B Árajánlat; -C Vállalkozási szerződés a 146/2014. (V. 5.) Korm. rendelet szerinti tevékenységekhez; -D Keretszerződés a 146/2014. (V. 5.) Korm. rendelet szerinti tevékenységekhez; -E Szolgáltatás díjtételei a felvonók 108/2001. (XII. 23.) FVM-GM együttes rendelet / 95/16/EK irányelv szerinti megfelelőség tanúsításáról; -F Megbízási szerződés egyedi / típus felvonó 108/2001.(XII. 23.) FVM- GM együttes rendelet / 95/16/EK irányelv szerinti megfelelőség tanúsítására; FV 11-A Megrendelőlap és nyilatkozat. _5_0 Eljárásutasítás Érvényes: 2014.06.05-től Oldal: 7 / (7)