Utalások kezelése felhasználói dokumentum Lezárva: 2015.11.24. Griffsoft Informatikai Zrt. 6723 Szeged, Felső-Tisza part 31-34 M lph. fszt.2. Telefon: (62) 549-100 Telefax: (62) 401-417
TARTALOM 1 UTALÁSOK KEZELÉSE... 2 1.1 ELSŐ UTALÁS ELŐTTI LÉPÉSEK... 2 1.1.1 Napló létrehozása... 2 1.1.2 Utalási csomagok paramétereinek és útvonalainak beállítása... 2 1.1.3 Környezeti paraméterek kiválasztása... 4 1.1.4 Egyéb környezeti beállítások... 5 1.2 UTALÁSI CSOMAG ELŐÁLLÍTÁSA... 5 1.2.1 Számlák, egyéb kifizetések kijelölése utalásra... 5 1.2.1.1 Utalásra kijelölés feltételei... 6 1.2.1.2 Számla adatinak esetleges módosítása kijelölés előtt... 6 1.2.1.3 Egy bizonylat utalásra kijelölése... 7 1.2.1.4 Egy bizonylat részösszegének utalásra kijelölése... 7 1.2.1.5 Csoportos utalásra kijelölés... 7 1.2.2 Előzetes lista megtekintése, nyomtatása a kijelölt utalásokról... 8 1.2.3 Utalási csomag generálása... 8 1.2.3.1 File II-es utalási csomag generálása... 8 1.2.3.2 File I-es utalási csomag generálása... 9 1.3 SPECIÁLIS FUNKCIÓK... 11 1.3.1 Devizás utalási megbízások létrehozása... 11 1.3.1.1 Utalásra kijelölés... 11 1.3.1.2 Utalási bizonylatok generálása... 11 1.3.1.3 Utalási bizonylatok adatainak kiegészítése... 12 1.3.1.4 Utalási bizonylatok zárása... 12 1.3.1.5 Utalási csomag előállítása... 12 1.3.2 Utalási bizonylat érvénytelenítése... 13 1.3.3 Utalási csomag újraküldése... 13 1.3.4 Csomag előállítása csomagszám nélküli utalási bizonylatok alapján... 14 1.4 LEGGYAKRABBAN HASZNÁLT LEKÉRDEZÉSI HELYEK... 15 1.4.1 Utalások lekérdezése... 15 1
1 Utalások kezelése 1.1 Első utalás előtti lépések 1.1.1 Napló létrehozása Elegendő egy naplót létrehozni! PÉNZÜGYI MODUL / NAPLÓ / PÉNZÜGYI NAPLÓ NYITÁSA 1.1.2 Utalási csomagok paramétereinek és útvonalainak beállítása A BANKI ÉS POSTAI KÜLDÉS-FOGADÉS MODUL / ADATMOZGATÁS / UTALÁSI FORMÁTUM KARBANTARTÁS menüpontban léteznie egy 100 -as és egy KIN azonosítóval rendelkező sor. 2
Az ikonsoron található ikonra kattintva megjelenő ablak fel van töltve. Ha nincs feltöltve, akkor a képernyők alapján ez megtehető. Az output név és Deviza utalás fáj név első három karakterének meg kell egyeznie a külső azonosítóval. A ikonnal megjelenő ablakban az Output könyvtára és a Kísérőjegyzék helye mezőben fel van töltve az az útvonal, amelyre generálni szeretnénk az utalási fájlokat. 100 3
KIN 1.1.3 Környezeti paraméterek kiválasztása MENÜ: PÉNZÜGYI MODUL / SZÁLLÍTÓ / KIFIZETÉSEK KEZDEMÉNYEZÉSE, UTALÁSOK / SZÁMLANYILVÁNTARTÁS Jelöljük ki a környezeti paramétereket: Banki karton, Napló, Feldolgozási hely (iktatókönyv), Bizonylati tömb: A program következő belépéskor megjegyzi a beállított paramétereket. 4
Amennyiben az adatbázis Feldolgozási helyenkénti utalás paramétere Nem fldhelyes, hanem iktatókönyves utalás értéket vesz fel, akkor a Feldolgozási hely helyett Iktatókönyv jelenik meg. 1.1.4 Egyéb környezeti beállítások Első használat előtt érdemes beállítani (vagy kivenni a beállítást) pár környezeti lehetőséget a KÖRNYEZET FÜL alatt Értéknap visszaírása: A program az utalási értéknapot visszaírja az elutalt bizonylat fej értéknap mezőjébe Számla megjegyzése a közleménybe: A program az utalási bizonylat közlemény adatait kiegészíti az utalandó bizonylat fej adataiban látható megjegyzés mezővel Számlahivatkozás a közleménybe: A program az utalási bizonylat közlemény adatait kiegészíti az utalandó bizonylat forrásos iktatószámával (pl.: S805-00001). A bizonylat külső bizonylatszáma automatikusan bekerül a közleménybe, és a beazonosítás nem a számlahivatkozás alapján történik. ÁHT a közleménybe: A program az utalási bizonylat közlemény adatait kiegészíti a saját ÁHT azonosítójával A program következő belépéskor megjegyzi a beállított paramétereket. 1.2 Utalási csomag előállítása 1.2.1 Számlák, egyéb kifizetések kijelölése utalásra Utalásra kijelölés menüpontja: PÉNZÜGYI MODUL / SZÁLLÍTÓ / KIFIZETÉSEK KEZDEMÉNYEZÉSE, UTALÁSOK / SZÁMLANYILVÁNTARTÁS 5
1.2.1.1 Utalásra kijelölés feltételei Környezeti paraméterek kijelöltek (lásd feljebb!) Kezdeményezendő mező Nem értéket vesz fel. Ha Igen, akkor már megtörtént a kijelölés Bizonylat státusza Zárt vagy Könyvelt Fizetési mód Átutalás (U) vagy Postai utánvét/kifizetés (P) Kezdeményezendő összeg kisebb, mint 0 Bizonylat igazolás jelzője I (Utalványozott) 1.2.1.2 Számla adatinak esetleges módosítása kijelölés előtt Ha szükséges, utalásra kijelölés előtt a számla alábbi adatait lehet módosítani: Pénzügyi karton (melyik bankszámláról kezdeményezzük az utalást) Partner bankszámlaszáma Igazolás jelző Partner adatai Navigációs felületen jelöljük ki az érintett bizonylatot, majd nyomjuk meg a a megfelelő mező módosítsuk le. ikont, majd Az igazolási státuszokat átállíthatjuk a ikonnal belépve a bizonylat karbantartó felületére az erre alkalmas ikonokkal (lásd szállító dokumentum igazolás jelző állítás résznél) 6
1.2.1.3 Egy bizonylat utalásra kijelölése Jelöljük ki a megfelelő bizonylatot (kattintsunk egyszer a megfelelő sorra), majd ikon Ha tévesen jelöltünk ki egy számlát utalásra, akkor a érvényteleníthetjük a kijelölést. ikonnal (Utalásra kijelölés törlése) 1.2.1.4 Egy bizonylat részösszegének utalásra kijelölése Ha egy szállítói bizonylatot nem egy összegben, hanem részletekben szeretnénk elutalni, akkor lehetőség van a ikonnal a szállítói bizonylat összegének csak egy részét kijelölni utalásra. 1.2.1.5 Csoportos utalásra kijelölés Lehetőség van egy bizonylat intervallumot is kijelölni egyszerre utalásra. Indítsuk el a CSOPORTOS MŰVELETEK / CSOPORTOS UTALÁSRA KIJELÖLÉS funkciót, majd válasszuk ki a Belföldi átutalás gombot. Hatására az alábbi ablak jelenik meg. Összesen utalható: Összeghatárt lehet megadni a teljes utalásra Pénzügyi esedékességig: A program csak azokat a bizonylatokat válogatja le, amelyek fizetési határideje nem nagyobb, mint az itt beírt dátum. 7
gomb hatására az alábbi ablak jelenik meg, amellyel F2 segítségével egy bizonylat intervallum adható meg. gomb hatására a program kijelöli utalásra az összes megadott bizonylat intervallumba eső, a kijelölés feltételeinek eleget tevő (lásd feljebb) bizonylatot. 1.2.2 Előzetes lista megtekintése, nyomtatása a kijelölt utalásokról Lista menüpontja: CSOPORTOS MŰVELETEK / ELŐZETES LISTA AZ UTALÁSOKRÓL Hatására egy általános lekérdező jelenik meg, ahol kijelölhető a megfelelő lekérdezés, majd megtekinthető, nyomtatható. 1.2.3 Utalási csomag generálása Miután kijelöltük utalásra a bizonylatainkat, majd megtekintettük a listát, kigenerálhatjuk az(oka)t a fájl(oka)t, amelye(ke)t lehetőségünk van beimportálni az elektra rendszerbe. 1.2.3.1 File II-es utalási csomag generálása File II-es utalási csomag indítása: CSOPORTOS MŰVELETEK / FILE II UTALÁSI CSOMAG ELŐÁLLÍTÁSA Bizonylat dátuma: A csomag előállításának dátuma. 8
Értéknap: Az itt beírt dátummal tölti fej a szállítói (vevői) bizonylatok értéknap mezőjét a program, ha a környezetben az Értéknap visszaírása környezeti lehetőség be van pipálva. gomb hatására a program megkezdi a generálást, majd előállít egy listát, amelyet ESC-kel el lehet dobni. A megfelelő értéknap megadása után, az gomb megnyomásának hatására a program kigenerálja az utalási csomagot, és egy képernyőn jelzi annak nevét és elérési helyét. Az ablakot a gombot megnyomva zárhatjuk be. 1.2.3.2 File I-es utalási csomag generálása A file I-es fájlformátummal van lehetőség a lakcímre utaláshoz szükséges CSL kezdetű állományokat kigenerálni. Azokból a bizonylatokból van lehetőség ilyen típusú utalási állományt készíteni, amelyek fizetés módja P, vagyis posta címre utalás. File I-es utalási csomag indítása: CSOPORTOS MŰVELETEK / FILE I UTALÁSI CSOMAG ELŐÁLLÍTÁSA 9
A program kigenerálja az utalási csomagot, és egy képernyőn jelzi annak nevét és elérési helyét. Az ablakot a gombot megnyomva zárhatjuk be. 10
1.3 Speciális funkciók 1.3.1 Devizás utalási megbízások létrehozása Feltétele: Az érintett partnernél a partner törzsben az alábbi adatok ki vannak töltve: Partner típusa: Külföldi Külföldi neve Ország Külföldi számlavezető IBAN kód Swift kód 1.3.1.1 Utalásra kijelölés Jelöljük ki az érintett külföldi számlákat, egyéb devizás kifizetéseket utalásra a SZÁMLANYILVÁNTARTÁS menüpontban (lásd feljebb)! 1.3.1.2 Utalási bizonylatok generálása Bizonylatok létrehozásának menüpontja: PÉNZÜGYI MODUL / KIFIZETÉSEK KEZDEMÉNYEZÉSE, UTALÁSOK / DEVIZA UTALÁS Első generálás előtt környezeti paraméterek beállítása (Napló, Bank, Bizonylati tömb, feldolgozási hely (iktatókönyv)). Lásd feljebb 11
CSOPORTOS MŰVELETEK / GENERÁLÁS 1.3.1.3 Utalási bizonylatok adatainak kiegészítése Az utalási bizonylat navigációs képernyőjén nyomjuk le a Az alábbi adatokkal kell kiegészíteni az utalási bizonylatokat: Utalás devizaneme Költségviselés módja (Esetleg Partner adatai) ikont! 1.3.1.4 Utalási bizonylatok zárása Az utalási bizonylat navigációs képernyőjén indítsuk el az alábbi funkciót: CSOPORTOS MŰVELETEK / ZÁRÁS 1.3.1.5 Utalási csomag előállítása Az utalási bizonylat navigációs képernyőjén indítsuk el az alábbi funkciót: CSOPORTOS MŰVELETEK / FILE II UTALÁSI CSOMAG ELŐÁLLÍTÁSA (ZÁRÁS UTÁN) 12
Az gomb megnyomása után a program kigenerálja az utalási csomagot, és egy képernyőn jelzi annak nevét és elérési helyét. 1.3.2 Utalási bizonylat érvénytelenítése Hatására az utalási bizonylathoz kapcsolódó számla újra kijelölhető lesz utalásra! MENÜ: PÉNZÜGYI MODUL / KIFIZETÉSEK KEZDEMÉNYEZÉSE, UTALÁSOK / FORINT UTALÁS vagy DEVIZA UTALÁS Feltétele, hogy a környezeti paraméterek (napló, bizonylati tömb, stb.) ki legyenek jelölve (lásd feljebb). Az érvénytelenítéshez az utalási bizonylat karbantartó felületén nyomjuk le a (Érvénytelenítés)! ikont Ezt a funkciót a BANKI ÉS POSTAI ADATOK FOGADÁSA modulban indítható ELUTASÍTÁSOK FELDOLGOZÁSA funkció automatikusan elvégzi, amennyiben az adott napon visszautasította a Kincstár az érintett utalást, és az ezzel kapcsolatos HIG fájl be lett olvasva a Forrás.NET-be! 1.3.3 Utalási csomag újraküldése A funkció hatására lehetőségünk van egy teljes csomagot újból előállítani. A csomag ugyanazzal a sorszámmal és értéknappal áll elő, így akkor lehet ezt a funkciót alkalmazni, ha az elektra program még nem hagyta jóvá a fájl importálását. Ha csomag előállítása előtt egy vagy több utalási bizonylatot érvénytelenítettünk, akkor ezt figyelembe veszi a program, és ezek nélkül állítja elő újra a csomagot. 13
MENÜ: PÉNZÜGYI MODUL / KIFIZETÉSEK KEZDEMÉNYEZÉSE, UTALÁSOK / FORINT UTALÁS vagy DEVIZA UTALÁS menüpontban a CSOPORTOS MŰVELETEK / FILE II CSOMAG ÚJRAKÜLDÉSE vagy FILE I CSOMAG ÚJRAKÜLDÉSE A külső bizonylatszám mezőben F2-vel kiválasztható az újragenerálandó csomag. 1.3.4 Csomag előállítása csomagszám nélküli utalási bizonylatok alapján A funkció akkor használható, ha az utalási bizonylatok létrejöttek a FORINT UTALÁS menüpontban, de valamilyen okból nem generálódott belőlük utalási fájl. Ennek oka lehet például, hogy nem volt elérhető a célkönyvtár. MENÜ: PÉNZÜGYI MODUL / KIFIZETÉSEK KEZDEMÉNYEZÉSE, UTALÁSOK / FORINT UTALÁS vagy DEVIZA UTALÁS menüpontban a CSOPORTOS MŰVELETEK / FILE II CSOMAG ELŐÁLLÍTÁSA )ZÁRÁS UTÁN) vagy FILE I CSOMAG ELŐÁLLÍTÁSA )ZÁRÁS UTÁN) 14
Az első és utolsó bizonylatszám mezőkben lehet kijelölni azoknak az utalási bizonylatoknak az intervallumát, amelyekből valamely oknál fogva nem generálódott utalási fájl. Azokat a bizonylatokat jelennek meg, amelyek Utalandó-e mezője Igen, Státusza Zárt és Külső bizonylatszám mezője üres. 1.4 Leggyakrabban használt lekérdezési helyek 1.4.1 Utalások lekérdezése Az alábbi funkcióval lehetőségünk van az utalás bizonylatok fej és sor adatait lekérdezni. Indítsuk el a PÉNZÜGYI MODUL / SZÁLLÍTÓ / LEKÉRDEZÉSEK / UTALÁSOK LEKÉRDEZÉSE menüpontot. Hatására az általános lekérdező jelenik meg. Itt a betöltés gombra kattintva ( a megfelelő listát. Ezután kattintsunk a ikonra. ) válasszuk ki 15