TÁJÉKOZTATÓ A PÉNZÜGYI ELSZÁMOLÁSHOZ A GOP-2011-3.4.1 PÁLYÁZATRA VONATKOZÓAN A vissza nem térítendő támogatás folyósítását a Kedvezményezett kezdeményezi a Kifizetés-igénylési dokumentáció (továbbiakban: kifizetési igénylés) benyújtásával. A támogatás igénybevétele utólag, teljesítmény- és forrásarányosan történik. A Kedvezményezettnek a kifizetési igénylést a Támogató képviseletében eljáró MAG - Magyar Gazdaságfejlesztési Központ Zrt.-nek kell benyújtania: Általános tájékoztatás: MAG - Magyar Gazdaságfejlesztési Központ Zrt. 1539 Budapest Pf.: 684. Felhívjuk a figyelmet, hogy a pénzügyi elszámolás folyamatát a GOP Részletes pályázati útmutató F.6, F.7 és D.5. pontjai szabályozzák. 1. Előleg igénybevétel Jelen pályázati konstrukció keretében indokolt esetben a támogatás 25%-a erejéig, KKV esetében a támogatás 50%-a erejéig, de maximum háromszáz millió forint összegig előleg nyújtható. Az előleg és az időközi kifizetések összege nem haladhatja meg a megítélt támogatás 80%-át. Az előleg folyósításához szükséges az előleg igénylésére vonatkozó Előleg igénylési kérelem adatlap (támogatási szerződés 9. sz. melléklete) kitöltése, cégszerű aláírása (aláírás és amennyiben jogszabály vagy az aláírási címpéldány szerint szükséges cégbélyegző) és a Közreműködő Szervezet részére történő megküldése. Amennyiben a hatályba lépett szerződése alapján előleget kíván igénybe venni, abban az esetben kérjük, hogy a formanyomtatványon a pályázatban valamely Magyarországon vezetett bankszámlája egyikét jelölje meg. A kedvezményezett köteles visszafizetni az előleget a támogatást nyújtó szervezetnek, amennyiben nem nyújt be kérelmet időközi kifizetésre az előleg folyósításától számított hat hónapon belül, illetve a benyújtott kifizetési igénylés vagy más körülmény a támogatás nem rendeltetésszerű felhasználását bizonyítja. Előleg engedményezésére nincs lehetőség. Az előleg folyósításának feltétele a biztosíték megléte. Nem nyújtható előleg, amennyiben a támogatás kifizetésére utófinanszírozással, a projekt megvalósítását követően, egy összegben kerül sor. Az egyösszegű elszámolás igénybevételéről a Támogatási szerződés megkötésével egyidejűleg nyilatkozni kell. (Támogatási Szerződés 10. melléklete). 2. Saját forrás igazolása Felhívjuk figyelmüket, hogy amennyiben a Támogatási szerződés megkötéséhez a saját forrás igazolása nem került bemutatásra, azt az előleg igényléshez, vagy amennyiben nem kívánnak előleget igénybe venni, az első kifizetési kérelemhez benyújtani szükséges.
A Kedvezményezettnek legalább a projekt elszámolható összköltségének 25 %-át kitevő igazolt saját forrással kell rendelkeznie, (a Gazdasági Versenyképesség Operatív Program 4. prioritására, a Gazdaságfejlesztési Operatív Programra és a Közép-Magyarországi Operatív Program 1. prioritására vonatkozó részletes szabályokról szóló 8/2007. (III. 19.) MeHVM rendelet 11. (5) szerint). Nem tekinthető saját forrásnak az államháztartás alrendszereitől kapott támogatás. (292/2009. (XII.19.) Korm. rendelet 114. (2) szerint). Saját forrás igazolása eredeti vagy hiteles másolati példányban, amennyiben a pályázatban vagy a Szerződés megkötésekor nem, vagy csak részben került leigazolásra a projekt elszámolható összköltségének legalább 25 %-át kitevő saját forrás: - Számlapénz esetében: A forrás igazolására kizárólag a Kedvezményezett nevére kiállított, 30 napnál nem régebbi bankszámlakivonat vagy banki igazolás fogadható el. Felhívjuk a figyelmet, hogy amennyiben a számlapénz rendelkezésre állását több bankszámlakivonattal, vagy banki igazolással kívánja igazolni egy hitelintézetnél vezetett több számláról, vagy több hitelintézetnél vezetett számlákról, a becsatolt dokumentumoknak ugyanarra a napra vonatkozó egyenleget kell tartalmaznia! - a Kedvezményezett nevére szóló bankbetét esetében 30 napnál nem régebbi, a számlavezető vagy hitelintézet által kiadott igazolás a bankbetét összegéről, és annak meglétéről. Felhívjuk a figyelmet, hogy amennyiben a bankbetét rendelkezésre állását több banki igazolással kívánja igazolni egy hitelintézetnél vezetett több számláról, vagy több hitelintézetnél vezetett számlákról, a becsatolt dokumentumoknak ugyanarra a napra vonatkozó egyenleget kell tartalmaznia! - a Kedvezményezett nevére szóló értékpapír igazolására kizárólag a Kedvezményezett nevére kiállított, 30 napnál nem régebbi értékpapír számlakivonat vagy banki igazolás fogadható el. Felhívjuk a figyelmet, hogy amennyiben az értékpapír rendelkezésre állását több számlakivonattal, vagy banki igazolással kívánja igazolni egy hitelintézetnél vezetett több számláról, vagy több hitelintézetnél vezetett számlákról, a becsatolt dokumentumoknak ugyanarra a napra vonatkozó egyenleget kell tartalmaznia! - Bankhitel esetén hitelszerződés. - A projekt megvalósítása érdekében végrehajtott tőkeemelés esetén 30 napnál nem régebbi, a hitelintézet által kiadott igazolás a törzstőke-emelés címén befizetett összegről. - Zárt végű pénzügyi lízing esetén lízingszerződés a mellékleteket képező átadásátvételi jegyzőkönyvvel és fizetési ütemtervvel együtt. A becsatolt saját forrás igazolások összegének (beleértve a TSZ-hez becsatolt egyéb támogatás soron feltüntetett saját forrást) fedeznie kell a Projekt adatlap Források Összesen soron megadott összeg 25 %-át. Felhívjuk a figyelmet, hogy a bankszámla kivonatoknak, a bankbetétnek és a Kedvezményezett nevére szóló értékpapír számlának is ugyanarra a dátumra kell vonatkoznia! 3. Időközi kifizetési igénylés Időközi kifizetés kizárólag a projekt fizikai előrehaladását bemutató időszakos beszámoló benyújtásával együtt igényelhető, ennek hiányában a kifizetés igénylés automatikusan elutasításra kerül. Időszakos beszámolóban a kedvezményezett köteles beszámolni a jelentéstételi időszak alatt lezajlott tevékenységeinek előrehaladásáról, illetve a megvalósított
tevékenységeinek eredményeiről. Az időszakos beszámolók által lefedett jelentéstételi időszakok egymást követik. Időközi kifizetési igénylés akkor nyújtható be, ha az igényelt támogatás összege meghaladja a megítélt támogatás 10%-át és legalább 200 ezer forintot. A 10%-os korlát nem vonatkozik az első időszakos beszámolóval benyújtott kifizetési igénylésre. Elszámolásra kizárólag olyan számla kerülhet benyújtásra, amely alapján az igényelhető támogatás összege eléri a 10 ezer forintot. A támogatási szerződés megkötésétől számított 12 hónapon belül a kedvezményezettnek a projekt megvalósítását meg kell kezdeni a következő feltételek szerint: a kedvezményezettnek időközi kifizetési igénylés benyújtásával kell igazolnia a megítélt támogatás legalább 10%-ának felhasználását, illetve a megvalósításhoz szükséges tervezett tevékenységek összértékének legalább 50%-át elérő mértékben megrendelést kell a szállítók felé leadni, vagy szerződést kell kötni. Az egyszeri elszámolók esetén a fenti korlátok nem értelmezhetők. Az egyösszegű elszámolás igénybevételéről a Támogatási szerződés megkötésével egyidejűleg a kedvezményezettnek nyilatkoznia kell. 4. Záró kifizetési igénylés A kedvezményezett a Projekt fizikai befejezését követő maximum 90 napon belül, de legkésőbb 2014. május 31.-ig köteles benyújtani a záró kifizetési igénylést. A Projekt fizikai befejezésének a beruházás utolsó elemének megvalósulása minősül. A záró kifizetési igénylés benyújtásáig a projektet pénzügyileg is, valamint fizikailag is be kell fejezni. A projekt fizikai megvalósításának napját követő teljesítésű (gazdasági) számlákra, bizonylatokra támogatás folyósítása nem lehetséges. A záró kifizetési igényléshez benyújtandó dokumentumok főszabály szerint megegyeznek az időközi kifizetési igénylés keretében benyújtandó dokumentumokkal a mátrixban foglaltak szerint. Záró kifizetési igénylés kizárólag a projekt fizikai megvalósítását bemutató záró beszámoló benyújtásával együtt igényelhető. A záró beszámolóhoz minden, a mátrixban előírt olyan anyagot, dokumentumot, esetenként fényképet és videofelvételt csatolni kell, ami alátámasztja az eredeti célkitűzés megvalósulásának tényét, és eddig még nem került benyújtásra a Közreműködő Szervezethez. Legkésőbb a záró kifizetési igénylésben amennyiben korábban nem történt meg az előleg teljes összegének elszámolása az előleggel köteles elszámolni a kedvezményezett. Amennyiben a kedvezményezett egyszeri elszámoló, benyújtott kifizetési igénylése automatikusan záró kifizetési igénylésnek minősül, amelynek meg kell felelnie a záró kifizetési igénylésre vonatkozó feltételeknek.
Zárt végű pénzügyi lízinggel finanszírozott beszerzés esetén a záró kifizetési igénylés benyújtásának határideje lízing szerződés lejáratát követő 90 nap, de legkésőbb 2014. május 31. A lízingtárgy feletti tulajdonjog megszerzésének a fizikai megvalósulásig meg kell történnie. A támogatás csak a lízingcég részére fizetendő összeg tőkerésze után igényelhető. A lízing futamidő azzal a feltétellel áthúzódhat a projekt fenntartási időszakra, ha a lízingdíj tőkerészének támogatásból finanszírozott hányada a projekt megvalósítás időszakában teljes egészében kifizetésre kerül, a tulajdonjog átszállása a lízingbe vevőre pedig a fenntartási időszak során megtörténik. A Kedvezményezett felelőssége a pályázat benyújtása előtt, hogy a fent felsorolt két lehetőség közül melyiket választja. Abban az esetben is, ha a lízing futamidő áthúzódik a projekt fenntartási időszakra, a Kedvezményezett felel a projekt fizikális és pénzügyi megvalósításáért, a tulajdonszerzés megvalósulásáért és a projekt fenntartásáért. A projekt fizikai befejezésének tényleges időpontját tartalmazó dokumentum (Támogatási Szerződés 7. sz. melléklete) eredeti, cégszerűen aláírt példányban benyújtandó, legkésőbb a záró elszámoláshoz. 5. A kifizetési kérelem mellé benyújtandó, pénzügyi és szakmai előrehaladást igazoló dokumentumok összessége - mátrix A kifizetési igénylésben benyújtandó kifizetési kérelmet alátámasztó, a projekt pénzügyi és szakmai előrehaladását igazoló alátámasztó dokumentumokat egységes szerkezetben mutatja be az ún. mátrix. A mátrix elszámolható költségek - projektelem tevékenység kategóriák szerint tartalmazza a benyújtandó dokumentumok körét. A mátrix három oszlopának jelentése: a) A beszámolóban részletezett tevékenységek megvalósulását, illetve a kifizetési igénylésben elszámolni kívánt költségek felmerülését alátámasztó dokumentumok : ez az oszlop tartalmazza azokat a dokumentumokat, amelyeket akkor köteles benyújtani, ha a tevékenység megvalósítása során elért eredményekről a kedvezményezett be kíván számolni a beszámolóban és a megvalósítás során felmerült költségekről a beszámoló mellé benyújtandó kifizetési igénylésben el kíván számolni, b) A 4/2011. (I.28.) Korm.rendelet 59. (1) bekezdésében foglaltak szerinti záradékolási kötelezettséget az alábbi dokumentumok vonatkozásában kell megtenni : a középső oszlopban kerültek megjelölésre azok a dokumentumok, amelyek kapcsán a 4/2011.(I.28.) kormányrendelet 59. (1) bekezdésében foglaltak szerinti záradékolási kötelezettsége van a kedvezményezettnek. (A kedvezményezett az eredeti számlán köteles feltüntetni a projekt regisztrációs számát, és azt, hogy a számla támogatás elszámolására benyújtásra került.) c) Időszakos, illetve záró beszámolóhoz benyújtandó alátámasztó dokumentumok : azok a dokumentumok, amelyeket kizárólag akkor kell a kedvezményezettnek időközi, illetve záró beszámolóval együtt benyújtani, amennyiben a beszámolóval érintett időszakban a kapcsolódó tevékenység megvalósítása kapcsán volt előrehaladás, melyről a kedvezményezett be kíván számolni a beszámolóban, viszont a tevékenység kapcsán felmerült költségeket nem kívánja a beszámoló mellé benyújtandó kifizetési igénylésben elszámolni, hanem csak egy időben később benyújtandó kifizetési igénylésben.
A mátrixban feltüntetett alátámasztó dokumentumokat a kedvezményezettnek egyszer, a kapcsolódó költség elszámolásra való benyújtásakor kell a kifizetési igényléshez benyújtani. Amennyiben a kedvezményezett a c) pontban meghatározott dokumentumokat benyújtja az adott időszakot lefedő időszakos beszámolója mellé, és kapcsolódó tevékenység kapcsán felmerült költségeket csak egy későbbi kifizetési igénylésben kívánja elszámolni, úgy a benyújtott dokumentumokat a később benyújtandó kifizetési igénylés mellé ismételten nem kell megküldenie, kizárólag akkor, ha a vonatkozó dokumentumokban változás történt. A mátrixban feltüntetett alátámasztó dokumentumok közül az alábbi dokumentumokat eredeti példányban köteles a kedvezményezett benyújtani: Eredeti számlák, valamint a kifizetés igénylés alátámasztását képező számviteli bizonylatok, összesítők; biztosítéknyújtási kötelezettség esetén az előleg kérelemhez vagy az első kifizetési igényléshez mellékleve kerüljön benyújtásra a biztosítékok iratanyaga; a kedvezményezett hiteles aláírásával (aláírás és amennyiben jogszabály vagy az aláírási címpéldány szerint szükséges cégbélyegző) ellátott kifizetési kérelem formanyomtatvány; időszakos, (illetve záró) beszámoló a kedvezményezett cégszerű nyilatkozatai (pl. nyilatkozat az üzembe helyezés helyéről, nyilatkozat írásbeli megrendelő/szerződés hiányáról) a projekt megvalósításának tényleges kezdő időpontja (támogatási szerződés 6. sz. melléklete), amennyiben korábban nem került benyújtásra a projekt fizikai befejezésének tényleges időpontja (támogatási szerződés 7. sz. melléklete) eredeti, cégszerűen aláírt példányban benyújtandó a záró elszámoláshoz. Amennyiben a projekt keretében elszámolható költségről szóló bizonylat eredeti, első példánya elveszett, vagy megsemmisült, és a számlakibocsájtó az általa kiállított, vagy őrzött bizonylatról másolatot állít ki, akkor az abban az esetben fogadható el, ha a számlakibocsájtó a bizonylat azonosságát szabályszerűen igazolta. Szabályszerű igazoláson a bizonylatot kibocsátó bizonylati rendjében szabályozott módon történő hitelesítési, aláírási rendnek megfelelő módon és személyek által történő aláírás, esetlegesen bélyegzőlenyomat alkalmazását kell érteni. Fentiek szerint azonban a másolatnak tartalmaznia kell azt a megjegyzést is, mely szerint a másolt bizonylat az eredetivel mindenben megegyezik, hiszen ez a megjegyzés különbözteti meg az egyszerű aláírást a hitelesítéstől. A kedvezményezettnek az így kiállított bizonylat eredeti példányát a 4/2011.(I.28.) Kormányrendelet 59. (1) bekezdésében foglaltak szerint záradékolnia szükséges és elkülönítetten nyilván kell tartania és meg kell azt őriznie. Kifizetési igénylés benyújtása esetén ezen záradékolt bizonylatokról kell a kedvezményezettnek hitelesített másolatot készítenie és a kifizetési kérelemhez mellékelnie. A mátrixban felsorolt többi alátámasztó dokumentum esetében elegendő a másolat benyújtása.
5. A benyújtandó dokumentumokkal szemben támasztott követelmények A számla Be kell nyújtani a Kedvezményezett nevére és címére kiállított költségszámlákat vagy a gazdasági eseményt hitelesen igazoló egyéb bizonylatokat (továbbiakban számlák) egy eredeti és egy eredetivel mindenben egyező másolati példányban ahol: az eredeti számlákon a Támogatási Szerződés Kedvezményezettjének a teljesítést igazolom vagy az átvettem felirat alatt cégszerű aláírással (aláírás és amennyiben jogszabály vagy az aláírási címpéldány szerint szükséges cégbélyegző) kell igazolnia a teljesítést, azaz a vásárolt termék átvételét, használatbavételét, az eredeti számlákon fel kell tűntetni a projekt azonosító számát valamint, az eredeti számlákra rá kell vezetni, hogy Támogatás elszámolására benyújtásra került., idegen nyelvű számla esetében a fentieken túlmenően a Kedvezményezett általi magyar nyelvű fordítás csatolása szükséges (a számlán elegendő a főbb megnevezések lefordítása, ill. a dátumokhoz kapcsolódó megnevezés fordítása) rész / végszámlához kapcsolódó előlegszámlát / előlegbekérőt / foglalót /helyesbítő vagy stornószámlát, stb. (továbbiakban számlák), szintén mellékelni szükséges. A kötelező megjegyzéseket ezen számlákra is rá kell vezetni. pénzügyi lízing keretében történt beszerzésről kiállított számlát, a lízingbeadó által kiállított fizetési értesítőket, áfa bekérőt (továbbiakban: számlák) a pályázat tárgyát képező eszközökre a fizetett előleg elszámolható, ha: - az előleg számla pénzügyi kiegyenlítése megtörtént - a benyújtott (rész/vég)számlában az előleg részben vagy egészben elszámolásra került - a számla fizikai teljesítés igazolása megtörtént. Devizaszámlák esetén amennyiben az elszámolni kívánt összeg több költségsort érint, kérjük, költségtételenként megbontani az eredeti deviza összeget, a kifizetési kérelem megfelelő táblázataiban. A Közreműködő Szervezet nem köteles elszámolásra befogadni azon számviteli bizonylatokat, amelyeken az áru/szolgáltatás megnevezése alapján VTSZ/SZJ/TESZOR statisztikai besorolás hiányában- a beszerzett áru/szolgáltatás egyértelműen nem beazonosítható. Amennyiben VTSZ/SZJ/TESZOR statisztikai besorolásban változás következik be, a támogatási szerződésben rögzítetthez képest, a változás akkor fogadható el, ha 1. áru/szolgáltatás műszaki tartalmában és funkciójában nem változik, 2. valamint az új VTSZ/SZJ/TESZOR statisztikai besorolás a Pályázati Felhívás szabályai és a GOP Részletes Pályázati Útmutató vonatkozó melléklete szerint is elszámolható. 3. Amennyiben az új VTSZ/SZJ/TESZOR statisztikai besorolás és a GOP Részletes Pályázati Útmutató vonatkozó melléklete szerint nem elszámolható, a számla/ bizonylat elutasításra kerül. Kifizetés igazolás Egy másolati példányban az adott számlák pénzügyi teljesítését igazoló bizonylatokat ahol:
átutalás esetén pénzforgalmi számlakivonatot, elektronikus számlakivonatot, banki igazolást (abban az esetben is szükséges csatolni, ha az utalás hitel/kölcsönszerződés alapján történik) - pénzforgalmi számlakivonatok esetében a kivonaton szerepeljen a jóváírandó és terhelendő pénzforgalmi számlaszám, a terhelt összeg, a terhelés napja, valamint hivatkozás a kiegyenlített bizonylat számára - amennyiben a közleményben nem szerepel a számla sorszáma, akkor pályázói nyilatkozatot kérünk, mely szerint az adott sorszámú kivonaton, mely sorszámú számla kifizetése történt meg - amennyiben több számlát egyenlít ki egyszerre (nem minden számla szerepel az elszámolásban), akkor ha az elszámolásban szereplő számla sorszáma szerepel a közleményben, és az átutalt összeg nagyobb, mint a számla összege, akkor elfogadható, nem kérünk nyilatkozatot - amennyiben a pályázó a szállító bankjában fizeti be a szállító számlájára a számla összegét, az erről készült banki bizonylat (melyen szerepelnie kell a pályázó cég nevének, szállító nevének, számlaszámának, az összegnek és a projekt azonosítónak vagy számla számnak) és kiadási pénztárbizonylat hiteles másolatának benyújtására van szükség nem támogathatóak azon nettó 100 ezer Forint összérték feletti számlák, melyek kiegyenlítése készpénzfizetéssel történt. amennyiben a számla kiegyenlítése készpénzben történt, de a számlán fizetés módjaként átutalás szerepel, akkor a megfelelő aláírásokkal ellátott kiadási pénztárbizonylat, vagy a naplófőkönyv másolatának benyújtása szükséges, amennyiben a számla kiegyenlítése készpénzben történt, és a számlán fizetés módjaként készpénz szerepel, akkor a kifizetést igazoló bizonylatot nem kell benyújtani. nem támogathatóak azon számlák, melyek kiegyenlítése nem pénzmozgással, hanem áruk és / vagy szolgáltatások kölcsönös beszámításával történt. A kompenzálással történő kiegyenlítés nem elfogadott a számlák pénzügyi teljesítésének igazolására. Váltóval, faktorálással, tartozásátvállalással történő fizetés nem támogatható Megrendelések, vállalkozói, szállítói, bérleti és megbízási szerződések Egy másolati példányban. Kedvezményezett ezzel kapcsolatos cégszerű nyilatkozatai: amennyiben írásbeli megrendelés és/vagy szerződés nem készült, úgy a Kedvezményezett cégszerű aláírásával (aláírás és cégbélyegző) ellátott nyilatkozat írásbeli megrendelő/szerződés hiányáról nyomtatványt. (A nyomtatvány a Támogató [www.nfu.hu], és a közreműködő szervezet [www.magzrt.hu] honlapjáról tölthető le). amennyiben a minőség-, környezet- és egyéb irányítási, vezetési, hitelesítési rendszerek, szabványok bevezetésével és / vagy tanúsíttatásával kapcsolatban szóbeli megállapodás született, úgy a felek együttes nyilatkozata szükséges, hogy írásbeli megrendelés, szerződés nem történt. A támogatás a 100.000 forint értékhatárt meghaladó értékű beszerzésére vagy szolgáltatás megrendelésére irányuló szerződésre akkor folyósítható, ha beszerzésére vagy szolgáltatás megrendelésére irányuló szerződést írásban kötötték.
Írásban kötött szerződésnek minősül az elküldött és visszaigazolt megrendelés is. Az írásbeli alak megsértése a szerződés érvényességét nem érinti, azonban az annak teljesítése érdekében történt kifizetése a támogatott tevékenység költségei között nem vehetők figyelembe. További, egyéb dokumentumok Zárt végű pénzügyi lízing esetén a lízingszerződést valamennyi mellékletével együtt (különösen fizetési ütemterv, átadás-átvételi jegyzőkönyv). Zárt végű pénzügyi lízing esetén a lízingszerződés lejáratakor a lízingbeadó jognyilatkozatának másolatát, hogy a Kedvezményezettel szemben semmilyen követelése nem áll fenn, és a lízing tárgya visszavonhatatlanul a Kedvezményezett tulajdonába került. A jognyilatkozatnak - megszerzésének elmaradása a kifizetett támogatás visszavonását vonja maga után. A kifizetési igényléshez nem kell benyújtani, de a Közreműködő Szervezet indokolt esetben bekérheti, és a helyszíni ellenőrzés során be kell mutatni: Európai Közösségen belülről (külföldről) történt eszköz/anyag beszerzése esetén az átvételt igazoló okmány másolatát: szállítólevelet, vagy átadás-átvételi jegyzőkönyvet, amelyen a Kedvezményezett az átvétel napját cégszerű aláírásával igazolja. Európai Közösségen kívülről beszerzett eszköz/anyag esetén a vámhatározat egy másolati példányát. A beszerzett eszköz használatba vételét / üzembe helyezését igazoló dokumentum (pl.:üzembe helyezési jegyzőkönyv). A dokumentumnak tartalmazni kell legalább az üzembe helyezés 1. időpontját, (támogatási szerződésben rögzített projekt kezdési és fizikai befejezési időpontja közötti) 2. helyét, 3. üzembe helyezett eszköz megnevezését, 4. üzembe helyező aláírását. (Minta megtekinthető és letölthető a közreműködő szervezet [www.magzrt.hu] honlapjáról.) Eszközök, berendezések csak abban az esetben számolhatóak el eszközbeszerzés keretében, amennyiben a Kedvezményezett könyvelésében azok a tárgyi eszközök között, a műszaki gépek, berendezések, járművek, vagy az egyéb berendezések, felszerelések, járművek között kerülnek aktiválásra. Immateriális javak beszerzése (szoftver) esetén tételes átadás-átvételi jegyzőkönyv másolatát, melyen a Kedvezményezett az átvétel napját cégszerű aláírásával igazolja. A támogatás akkor vehető igénybe, ha a kedvezményezett a támogatásban részesíthető immateriális javakat a kötelező üzemeltetési időszak alatt az érintett régióban használja fel és az immateriális javak közé kerül aktiválásra. Felhívjuk a figyelmet, hogy amennyiben nem az immateriális javak közé kerül aktiválásra, úgy kérjük, cégszerűen nyilatkozzanak annak okáról. Az elvégzett szolgáltatásról a számlakiállító és a Kedvezményezett együttes teljesítésigazolását. A teljesítésigazolásnak tartalmaznia kell legalább: 1. az elvégzett munka megnevezését,
2. a teljesítésigazolás által lefedett időszakot, 3. a munka nettó értékét valamint a felek cégszerű aláírását [aláírás, ill. cégbélyegző]. Tanácsadás esetén a tanácsadó cég által készített tanulmány másolatát, illetve az alábbi dokumentációkat: 1. BPR dokumentumai: Az alapállapot újraszervezéséről készített dokumentáció, ami tartalmazza a kiindulási és a vég állapotot. Projekt alapító dokumentum (a projekt végrehajtásának kereteit és szabályrendszerét megadó dokumentum) o A projekt leírása, céljai és kritikus tényezői o Projekt módszertan és minőségbiztosítás o A projekt szervezete o Kommunikáció és adatvédelem a projektben o Projektterv o A megvalósítás részletes leírása o Változáskezelési eljárás o Elfogadási eljárások és mérföldkövek o Projekt által szállított termék(ek) és annak átadása o Kockázatkezelés Követelmény specifikáció és rendszerterv: A követelményspecifikáció a rendszerrel szemben támasztott követelményeket fogalmazza meg. A dokumentum az alábbi részekre bontható: 1. Felhasználói követelmények: milyen szolgáltatásokat várunk el a rendszertől és annak mely megszorítások mellett kell működnie. 2. Rendszerkövetelmények (rendszerszolgáltatások): o Funkcionális követelmények, a rendszer által nyújtandó szolgáltatások. o Nem funkcionális leírás: a rendszer által kínált funkciókra és szolgáltatásokra tett megszorítások (az időbeli korlátozások, a fejlesztési folyamatra tett megszorítások, szabványok, stb.) 3. Rendszerterv: A rendszer többi alrendszere közötti kapcsolat és kommunikáció, valamint ezek típusai. 4. További elemei lehetnek: 5. Migrációs terv (ha szükséges) 6. Design terv (ha szükséges) Felhasználói kézikönyv: Telepítési leírás (a rendszer telepítésének menetét részletezése): 1. Minimálisan szükséges hardver konfiguráció. 2. Javasolt hardver konfiguráció. 3. Telepítéshez szükséges utasítások. 4. Telepítéssel kapcsolatos konfigurációfüggő állományok paraméterezése. A projekt során beszerzett és elszámolandó hardver eszközökhöz (számítógép, szerver, stb.) esetében szükséges beadni a kapcsolódó dokumentációkat, a releváns technikai paraméterek tételes bemutatásával, valamint a beszerzett hardver eszközök gyári garancialevél másolatának benyújtásával. Kérjük, mutassa be egyenként, hogy a Pályázati adatlap 2.8-as A fejlesztés, illetve a meglévő rendszereinek funkcionális célterületei pontjában tett vállalások hogyan valósultak meg a Pályázati felhívás V. Információs rendszerekkel, alkalmazásokkal szemben támasztott követelmények mellékletében foglaltak alapján a bevezetett rendszerben, ezek működését támassza alá (képernyőképekkel, és rövid leírással).
6. Kifizetési igénylés benyújtásának módja Kifizetési igénylés: Támogatás igénylése a kedvezményezett által a számlák rögzítését támogató elektronikus alkalmazás használatával számlakitöltő történik. Ezen keresztül rögzíti az adott időszakban felmerült, elszámolni kívánt számlák adatait, illetve kitölti a kifizetési igényléshez kapcsolódó alátámasztó dokumentumokat. Az online számlakitöltő program a Pályázói e-ügyintézés felületen érhető el: http://emir.nfu.hu/nd/uszt/. Az elektronikus Kifizetési igénylés benyújtása mellett Kedvezményezettek kötelesek a dokumentumok benyújtására. A Kifizetési igénylés ellenőrzése a dokumentum alapú benyújtást követően kezdődik. Beszámoló: Az időszakos (illetve a záró) beszámolót az NFÜ által meghatározott egységes formátumban, elektronikusan kell benyújtani az NFÜ honlapján található Pályázó e- ügyintézés felületről egyedi, titkos jelszóval elérhető alkalmazás használatával. 7. A kifizetési igénylés és beszámoló hiánypótoltatására és a támogatás kifizetésének határidejére vonatkozó szabályok Ha a kifizetési igénylés hiányos vagy hibás, a beérkezéstől számított 30 napon belül legfeljebb 15 napos határidő kitűzésével a Közreműködő Szervezet hiánypótlásra és a hibák javítására hívja fel a Kedvezményezettet. Hiánypótlási illetve hibajavítási felhívásra legfeljebb egy alkalommal kerülhet sor. Amennyiben a hiány pótlására és a hiba javítására a határidőben nem kerül sor, ez a kifizetési igénylés esetén az érintett rész elutasítását, míg időszakos beszámoló esetén a teljes beszámoló elutasítását eredményezi. Ez esetben további hiánypótlásnak nincs helye. A Közreműködő Szervezet a támogatást a kifizetési igénylés beérkezésétől számított 45 napon belül fizeti ki. A kifizetés határidejébe a Kedvezményezett által hiánypótlásra igénybe vett időtartam, az előre nem tervezett, előre nem látható okok miatt lefolytatott rendkívüli helyszíni ellenőrzés, a szabálytalansági gyanú kivizsgálására tett intézkedések, köztartozás, valamint az év végi zárási és év eleji számlanyitási folyamatok az NFÜ honlapján közlemény formájában közzétett - időtartama nem számítanak bele. 8. Egyszeri elszámolók időszakos beszámolóval történő jelentési kötelezettsége A Kedvezményezettnek a Szerződéskötéskor nyilatkozatot kell tennie arra vonatkozóan, hogy igénybe kívánja-e venni az egyszeri elszámolás lehetőségét. Amennyiben a kedvezményezett egyszeri elszámoló, a záró kifizetési igényléshez kapcsolódó záró beszámolóját megelőzően kifizetési igénylés nélkül időszakos beszámolót köteles benyújtani, annak érdekében, hogy a Közreműködő Szervezet meggyőződhessen a projekt megfelelő szakmai előrehaladásáról.
Az egyszeri elszámolók a TSZ kötés/a projekt megkezdésétől (amelyik időpont korábbi, azt kell figyelembe venni) számítva hathavonta kötelesek időszakos beszámolót benyújtani. Az időszakos beszámolók benyújtásának határidejét az EMIR automatikusan generálja. Ha a kedvezményezett nem nyújtja be a KSZ által megadott határidőre az időszakos beszámolót, a KSZ kezdeményezi a kifizetések azonnali felfüggesztését és megteszi a szerződésszegés jogkövetkezményei szerint szükséges eljárás lefolytatására irányuló intézkedéseket. Amennyiben az ellenőrzés során az időszakos beszámolóval kapcsolatban formai illetve tartalmi hiányosságok merülnek fel vagy a jelentéshez csatolandó dokumentumok valamelyike hiányzik, úgy a beérkezéstől számított 15 napon belül legfeljebb 15 napos határidő meghatározásával a Közreműködő Szervezet a hiány pótlására illetve a hiba javítására szólítja fel a kedvezményezettet. Hiánypótlási illetve hibajavítási felhívásra egy időszakos beszámoló esetében legfeljebb egy alkalommal kerülhet sor. A KSZ a jóváhagyásról értesíti a kedvezményezettet. 9. Egyéb tájékoztatás A Kedvezményezett által benyújtott kifizetési igénylés a 4/2011. (I.28.) Korm. rendelet, a 292/2009. (XII. 19.) Korm. rendelet, valamint a hatályos számviteli- és adótörvények szerint kerül ellenőrzésre. Az elszámolások ellenőrzéséhez a Közreműködő Szervezet kiegészítő információk bekérésének lehetőségével élhet. A támogatás megállapítása és folyósítása forintban történik, függetlenül attól, hogy a) a költség forintban vagy devizában keletkezett, b) a támogatás folyósítását a kedvezményezett vagy szállító milyen pénznemben kéri. Ha a kedvezményezett devizában kiállított szállítói számlát nyújt be, a kifizetési igénylésben, illetve az annak mellékletét képező számlaösszesítőben a számlák értékét forintban kell megjelölni, a számlán szereplő devizaösszeget főszabály szerint a fizikai teljesítés napján érvényes, a Magyar Nemzeti Bank által közzétett, hivatalos deviza árfolyamon kell átszámítani forintra. Elektronikus benyújtás esetén az átszámítást a Pályázati e-ügyintézés alkalmazás automatikusan elvégzi. Ha a számla nem tartalmazza a fizikai teljesítés dátumát, úgy a számlán szereplő deviza összeget a számla keltezésének napján érvényes, a Magyar Nemzeti Bank által közzétett, hivatalos deviza árfolyamon kell átszámítani forintra. Utófinanszírozás keretében az előlegszámla a rész- vagy végszámlával együtt nyújtható be elszámolásra. Ilyenkor a rész- vagy végszámlán szereplő fizikai teljesítés napján érvényes, a Magyar Nemzeti Bank által közzétett, hivatalos deviza árfolyamot kell alkalmazni az előlegszámlára is. A projekt költségnövekményét a kedvezményezett finanszírozza. Amennyiben a projekt költségei meghaladják a Támogatási Szerződésben rögzített összeget, a többletráfordítást a Kedvezményezett saját forrásból, illetve egyéb idegen forrás igénybevételével köteles biztosítani, mivel a támogatás összege nem követi a költségek emelkedését.