Belső kontrollrendszer értékelése 2. számú melléklet Ellenőrző kérdések: Igen Nem Megjegyzés 1.1. Célok és szervezeti felépítés 1. KONTROLLKÖRNYEZET 1. Az Alapító okirat naprakészen követi a jogszabályváltozásokat? 2. Az Alapító okirat tartalmazza a költségvetési szerv főbb tevékenységi köreit, feladatait? 3. Rendelkezik a költségvetési szerv szervezeti ábrával? 4. A szervezeti ábra megfelelően tartalmazza a költségvetési szerv szervezeti felépítését? 5. A munkatársak részére a felvételkor rendelkezésre bocsátják az SZMSZ-t és a szervezeti ábrát? 1.2. Belső szabályzatok 1. A jogszabályok által előírt szabályzatokat elkészítették-e? 2. A jogszabályok által kötelezően előírt belső szabályzatok megfelelően adaptálták a jogszabályi előírásokat? 3. A belső szabályzatokban szerepelnek a kötelező elemek? 4. A belső szabályzatok kialakításánál figyelembe vették az adott területre vonatkozó jogszabályi előírásokat? 5. A belső szabályozások során betartották a szabályzati hierarchia követelményét? 6. A kialakított szabályzatok lefedik a költségvetési szerv teljes tevékenységét? 7. A szabályzatok egyértelműen írják elő a feladatokat, jogokat, kötelezettségeket? 8. Gondoskodtak a költségvetési szerv számára fontos, de jogszabályok által nem érintett tevékenységek szabályozásáról? 9. A belső szabályzatok kialakításába bevonták a folyamatgazdákat? 10. Rendelkezik-e a szervezet a szabálytalanságok kezelésére, valamint a szabálytalanságokkal kapcsolatos jelentések kezelésére vonatkozó írásos eljárásrenddel, formanyomtatványokkal, ellenőrzési listákkal, kitöltési útmutatókkal? 1
11. Az új belépőknek belépésük alkalmával milyen szabályzatokat bocsátottak rendelkezésükre? 12. A szabályzatokat milyen formában adták át az új dolgozóknak? 13. A szabályzatokat milyen módon és hol tartják nyilván? 14. A dolgozók a munkakörükhöz közvetlenül nem kapcsolódó szabályzatokhoz hogyan juthatnak hozzá? 15. A szabályzatok módosítását követően, azokról milyen módon kap a dolgozó tájékoztatást? 1.3. Feladat- és felelősségi körök 1. Az Alapító okirat tartalmazza a költségvetési szerv jogszabályban meghatározott közfeladatát, alaptevékenységét? 2. A belső szabályzatok megfelelően segítik a feladatellátás szabályos végrehajtását? 3. Az SZMSZ tartalmazza a szervezeti egységek megnevezését és funkcióját? 4. Az SZMSZ-re épülő ügyrend kellő részletességgel írja elő a szervezeti egység feladatait? 5. A kinevezési okmánnyal együtt a köztisztviselőnek átadják a kinevezési okmány mellékletét képező munkaköri leírását? 6. A munkaköri leírás tartalmazza a szükséges formai, nyilvántartási és tartalmi elemeket? 7. A munkaköri leírásban pontosan meghatározták a köztisztviselő jogait, kötelezettségeit és felelősségét? 8. A helyi vezetők megfelelő útmutatásokkal segítik munkatársaikat a feladatellátásban? 9. Megadják-e a feladatellátáshoz szükséges valamennyi információt és eszközt? 10. A belső beszámolási, beszámoltatási rendszer kialakításánál figyelembe vették a vonatkozó jogszabályi előírásokat? 11. A költségvetési szerv vezetője megszervezte a beszámolásokkal kapcsolatos kötelezettségeinek teljesítését megalapozó belső beszámolási rendszert? 12. A felelősségi szintek rendszerét és kapcsolatait rögzítő dokumentumok elérhetők minden dolgozó számára? 1.4. A folyamatok meghatározása és dokumentálása 1. Megfelelő színvonalú szabályzatok állnak rendelkezésre az ellenőrzési nyomvonalak elkészítéséhez? 2. A folyamatleírások alkalmasak a tevékenységek integrálására, a folyamatok rangsorolására? 2
3. Az ellenőrzési nyomvonal választott formája és tartalma megfelel az előírásoknak? 4. Az ellenőrzési nyomvonalakhoz csatolták a szükséges mellékleteket? 5. Folyamatosan nyomon követik a jogszabály és egyéb külső változásokat? 6. Az ellenőrzési nyomvonalakat folyamatosan összhangba hozzák a folyamatok változásával? 7. A szükséges módosítások megtörténtét rendszeresen ellenőrzik? 1.5 Humánerőforrás 1. Felmérték-e, hogy mekkora a feladatok végrehajtásának erőforrásigénye? 2. A rendelkezésre álló státuszok hány százaléka van betöltve? 3. Meghatározták és biztosították a humánerőforrással való gazdálkodáshoz szükséges eszközöket, forrásokat? 4. Rendelkezésre állnak-e a szükséges erőforrások a feladatok szakszerű ellátására? 5. Kidolgozta a költségvetési szerv minden munkakörre a szükségesnek tartott szakmai követelményeket? 6. A kidolgozott követelmények tartalmazzák, az általános követelmények mellett, a speciális szakmai igényeket? 7. Az új dolgozók részére belépéskor rendelkezésre bocsátották a munkakör ellátásához szükséges eszközöket? 8. Szerveznek helyi speciális képzéseket a szakmai fogások jobb elsajátítására? 9. Megfelelően tájékoztatják a dolgozókat a képzések időpontjáról és helyéről? 10. Létezik-e használható teljesítményértékelési rendszer a szervezetnél? 11. Elvégzik a dolgozók munkateljesítményének évenkénti értékelését? 12. A teljesítménykövetelményeket előre meghatározva ismertetik az alkalmazottakkal? 13. Az értékelés során felhívják a munkatárs figyelmét teljesítményének gyenge pontjaira? 14. A tartósan jól dolgozó munkatársak teljesítményét anyagilag megfelelően ismerik el? 15. A kiemelkedő teljesítményt nyújtók számára megteremtik a vezetővé váláshoz szükséges feltételeket? 1.6. Etikai értékek és integritás 1. A költségvetési szerv vezetése megfogalmazta az 3
alkalmazottaival szembeni etikai elvárásokat? 2. A költségvetési szerv céljainak figyelembevételével állították össze az Etikai Kódex tervezetét? 3. Az Etikai Kódex a vezetőkkel szemben szigorúbb követelményeket támaszt, mint amiket a beosztott dolgozóktól megkövetel? 4. Felhasználják az etikai normák betartásával kapcsolatos tapasztalatokat az alkalmazottak teljesítményértékeléséhez és minősítéséhez? Összesítés Fejlesztési javaslat: 2. KOCKÁZATKEZELÉS 2.1. A kockázatok meghatározása és felmérése 1. A kockázatok felmérése és csoportosítása során elkülönítették a külső és a belső okokra visszavezethető kockázatokat? 2. Megfelelően határozták meg a kockázatfeltárás lehetséges főbb lépéseit? 3. Bevonták a kockázatok felmérésébe az adott terület szakembereit? 4. Rendelkezik a költségvetési szerv a kockázatokról adatbázissal? 5. Gondoskodott a vezetés arról, hogy az egyes szakterületeket érintő, beazonosított kockázatok listáját az érintettek megkapják? 6. Milyen formában juthatnak hozzá a kockázatokkal kapcsolatos információkhoz az érintett dolgozók? 7. A kapott információk alkalmasak a kockázatok kezelésére? 2.2. A kockázatok elemzése 1. Megfelelő dokumentációs módszereket alkalmaztak a kockázatok rangsorolásához? 2. Ismertek a kockázati rangsor kialakításának technikai módszerei? 3. Jelentőségüknek megfelelően rangsorolták a folyamatokat? 4. Helyesen sorolják be a kockázatokat a három 4
kategóriába? 5. Alkalmazzák a költségvetési szervnél a KKM-et a kockázatok hatásának értékeléséhez? 6. Írásban rögzítik a kockázatok értékelésének eredményét? 7. A vezetés meghatározta a kockázatkezelési stratégiát? 8. Meghatározták a kockázatkezelésért felelős személyeket? 9. Döntöttek az egyes kockázatokkal kapcsolatos tűréshatárokról? 2.3. A kockázatok kezelése 1. Kialakították a tűréshatár feletti kockázatok kezeléséhez szükséges feltételeket? 2. Meghatározták-e az adott szinten alkalmazandó válaszlépéseket? 3. Kijelölték a végrehajtásért felelős személyeket? 4. Megfelelően dokumentálták a megtett lépéseket? 5. Értékelték-e a tett intézkedések eredményeit? 6. Minden egyes kockázati tényező esetében kidolgozták kezelésük módját? 7. A kidolgozás során mérlegelték, hogy melyik válaszlépés a leghatékonyabb? 8. A kockázatkezelésben résztvevők számára megadták a lehetőséget a szükséges tudásszint eléréséhez? 9. A kockázatkezelők megkapták a szükséges felhatalmazást és a hozzáférési jogosítványokat? 10. Rendelkezésükre bocsátották a technikai eszközöket? 11. Folyamatosan gondoskodnak a tevékenységi kockázatok mérsékléséről, megszüntetéséről? 12. Meggyőződnek arról, hogy az intézkedések kellően hatékonyak voltak? 13. Biztosított-e a négy szem elvének érvényesülése valamennyi folyamatnál? 14. Kidolgozták az intézkedések nyomon követésének módszereit? 2.4. A kockázatkezelés teljes folyamatának felülvizsgálata 1. A vezetés rendelkezett arról, hogy a beazonosított kockázatokat évente legalább egyszer felül kell vizsgálni? 2. Kidolgozták a felülvizsgálat módszerét? 3. A felülvizsgálat kiterjedt minden kockázat esetében a legfontosabbnak tartott tényezőkre? 4. Rendelkezik-e a szervezet érvényes, aktualizált kockázatkezelési szabályzattal? 5. A vezetés gondoskodott arról, hogy a kockázatkezelési folyamat elemeit évente legalább 5
egyszer teljes körűen felülvizsgálja? 6. A felülvizsgálat tapasztalatai hasznosításra kerülnek a kockázatkezelési tevékenység korszerűsítéséhez? 7. Hasznosítják a belső ellenőrzés vizsgálati tapasztalatait? 2.5. Csalás, korrupció 1. Vizsgálták, hogy a költségvetési szerv mennyire kitett a csalás és korrupció veszélyének? 2. Hoztak intézkedéseket a csalás és korrupció megelőzésére? 3. Bűncselekmény gyanújára utaló tevékenység esetén következetesen éltek a feljelentési kötelezettséggel? Összesítés Fejlesztési javaslat: 3.1. Kontrollstratégiák és módszerek 3. KONTROLLTEVÉKENYSÉGEK 1. Felmérte a vezetés, hogy a szervezet egyes tevékenységeihez milyen típusú kontrollokat célszerű alkalmazni? 2. Kidolgozták a kontrollok folyamatokba, rendszerekbe való beépítésének szabályait? 3. A kontrolldokumentációk tartalma megfelel a velük szemben támasztott követelményeknek? 4. Kialakították a folyamatok sajátosságaira tekintettel alkalmazandó kontrollokat? 5. Figyelembe vették a beépített kontroll más kontrollokkal való kapcsolatait? 6. A kontrollok beépítésénél és működtetésénél támaszkodtak a helyi vezetők tapasztalataira? 7. A költségvetési szerv vezetője eleget tesz a külső szervek részére készítendő jelentéstételi kötelezettségének? 8. A jelentések tartalmának megalapozottságára kidolgoztak belső jelentéstételi rendszert? 9. A belső jelentéstételi rendszer biztosítja az azokban szereplő adatok, információk valóságtartalmát? 10. Alkalmazzák az adatok, információk 6
megbízhatóságának biztosítására a négy szem elvét? 11. Meghatározta a vezetés, hogy a költségvetési szerven belül milyen adatokat és információkat kell gyűjteni, tárolni, nyilvántartani? 12. Megfelelő módszerekkel meggyőződtek az adatok, információk megbízhatóságáról? 13. Kialakította és működteti a vezetés a FEUVE rendszert? 14. Meghatározták a vezetői szintek függvényében a vezetők ellenőrzési kötelezettségeit? 15. A kontrollok alkalmazásánál figyelembe vették a költség-haszon elemzés tapasztalatait? 16. Az ellenőrzési nyomvonalak kialakításánál pontosan határozták meg az ellenőrzési pontokat (kontrollpontokat)? 17. A kontrolldokumentáció tartalmazza azokat az előírásokat, amelyek a végrehajtáshoz szükségesek? 18. Pontosan írták elő az ellenőrzést végző személy feladatait, intézkedési jogait és kötelezettségeit? 19. Igazolható az előírt dokumentálás alapján a feladatok elvégzése? 3.2. Feladatkörök szétválasztása 1. Pontosan határozták meg az egyes szervezeti egységek, személyek feladatait, hatásköreit? 2. A feladat- és hatáskörök meghatározásánál figyelemmel voltak az adott szervezeti egység funkciójára (végrehajtó, ellenőrző stb.)? 3. A feladatkörök szétválasztása megfelelő biztosítékot nyújt a kockázatok mérséklésére? 4. Úgy alakították ki a szervezeti felépítést, hogy az biztosítsa az együttműködő szervezeti egységek egymástól való függetlenségét? 3.3. A feladatvégzés folytonossága 1. Készítettek munkaköri átadás-átvételi jegyzőkönyv mintát? 2. A munkakör átadás-átvételi eljárás során egyértelműen rögzítik, hogy a kilépő által el nem végzett feladatoknak mik voltak az okai? 3. Érvényesítik a kilépővel szemben a felelősséget, gondatlan vagy szándékosan szabálytalanul végzett munka esetén? 4. Segítik a belépő dolgozó megfelelő munkavégzését, a kilépő munkájának hiányosságaira figyelemmel, megfelelő intézkedésekkel, a szükséges feltételek biztosításával? 7
Összesítés Fejlesztési javaslat: 4.1. Információ és kommunikáció 4. INFORMÁCIÓ ÉS KOMMUNIKÁCIÓ 1. Kidolgozták a költségvetési szerv információs és kommunikációs szabályait? 2. A szabályozás alkalmas az információk vertikális és horizontális áramoltatására? 3. A szabályozás képes biztosítani, hogy az információk kellő időben, megfelelő mennyiségben és minőségben jussanak el rendeltetési helyükre? 4. Meghatározták az információ átadás különböző formáinak szabályait? 5. A szabályzatok tartalmazzák a szervezettől kimenő információk formáját? 6. Alkalmaznak formanyomtatványokat, munkalapokat az információ átadás nyomon követéséhez? 7. Gondoskodtak a bizalmas információk kezeléséről? 8. A vezetés a kommunikációs csatornákon át időben juttatja el a feladatellátáshoz szükséges információkat? 9. Megoldották, hogy adott vezetői szintre releváns és pontos információk érkezzenek? 10. Létrehozták a vezetői információs rendszert? 11. Rendszeresen felülvizsgálják a VIR működését, az általa szolgáltatott információk hasznosíthatóságát? 4.2. Iktatási rendszer 1. Megfelelően szabályozott a költségvetési szervhez érkező iratok nyilvántartásba vétele? 2. Megoldott a költségvetési szerven belül keletkezett iratok nyilvántartása és kiadmányozása? 3. Pontosan határozza meg a szabályzat a nyilvántartásba vétel egymást követő lépéseit? 4. A szabályzat kiemelten kezeli a különleges (titkos, bizalmas) iratokat? 5. Készítettek iratkezelési szabályzatot? 8
6. Az iratkezelési szabályzat részletesen tartalmazza az ügyiratkezelők feladatait? 7. Rendelkezik az iratkezelési szabályzat az iktatási rendszerbe való bekerülés és tárolás követelményeiről? 8. Megfelelő biztonságot nyújt az iratok kikérésének, illetve lekérdezésének szabályozása? 9. Alkalmas a szabályozás a határidő késedelem, vagy a nem megfelelő ügykezelés miatti felelősség érvényesítésére? 10. Az iratkezelési szabályzat, az alkalmazott iktatási rendszerrel (hagyományos vagy számítógépes) összefüggésben, megfelelően írja elő a hozzáférési jogosultságokat? 11. A szabályzat figyelembe veszi az adatvédelmi törvény előírásait? 12. Megfelelő előírásokat tartalmaz a szabályzat az állam- és szolgálati titok, és a bizalmas adatok kezelésére, védelmére? 13. Kellő mélységben foglalkozik a szabályzat az iratok ügyintézés közbeni átmeneti tárolásával? 14. Az iratkezelési szabályzat biztosítja az üggyel kapcsolatos iratok útjának szervezeten belüli nyomon követését? 15. Az iratkezelés rendje lehetővé teszi annak ellenőrzését, hogy ki mettől-meddig foglalkozott az adott üggyel? 16. Jelzi a rendszer, ha az ügyintézés valamiért elakad? 17. A hosszabb elintézési időtartamot igénylő ügyek (pl. beruházás, felújítás) részhatáridőinek jelzését az iktatási rendszer megoldja? 4.3. Hiányosságok, szabálytalanságok, korrupció jelentése 1. Elkészítették a szabálytalanságkezelési szabályzatot? 2. A szabályzat részletesen előírja a szabálytalanság észlelésével kapcsolatos feladatokat? 3. Meghatározza a szabályzat az észlelt szabálytalanságokról készült jelentések kötelező útvonalait? 4. A szabályzat egyértelműen kötelezi a vezetőket a kompetenciájukba tartozó területen feltárt szabálytalanságok kivizsgálására? 5. Meghatározza a szabályzat, hogy a kivizsgálásról milyen tartalmú jegyzőkönyvet kell felvenni? 6. Tartalmazza a szabályzat, hogy a kivizsgálásra alapozottan, a vezető milyen intézkedéseket tehet, illetve kezdeményezhet? 7. Tartalmazza a szabályzat a hosszabb időszakot igénylő intézkedés-sorozatra intézkedési terv 9
elkészítésének kötelezettségét? 8. A szabályzat tartalmaz olyan előírásokat, amelyek a szabálytalanságot bejelentő védelmét szolgálják? 9. A vezetés szankcionálja, ha a szabálytalanságot jelentővel szemben retorziókat alkalmaznak? Összesítés Fejlesztési javaslat: 5. MONITORING 5.1. A szervezeti célok megvalósításának monitoringja 1. Megalkották a költségvetési szerv monitoring stratégiáját? 2. A monitoring stratégia a költségvetési szerv valamennyi szervezeti egységére, folyamatára, funkciójára kiterjed? 3. A monitoring stratégia alkalmas arra, hogy az annak alapján kidolgozott monitoring rendszer segítse a vezetést, a változásokat követő korrekciós intézkedések meghozatalában? 4. A monitoring tevékenységgel foglalkozó szervezeti egység teljes körű és megbízható adatokkal rendelkezik-e az adminisztratív, pénzügyi és szakmai folyamatok helyzetéről? 5. A monitoring információk alapján készülnek-e jelentések a döntések előkészítéséhez? 5.2. A belső kontroll értékelése 1. Elvégzik évente a belső kontrollrendszer átfogó felülvizsgálatát? 2. A felülvizsgálat az érintettek önbeszámolóira alapozott? 3. Támaszkodnak-e a belső ellenőrzés belső kontrollrendszert érintő vizsgálatainak tapasztalataira? 4. A belső ellenőr által készített ellenőrzési jelentéseket megkapják-e az érintettek? 5. Készül-e intézkedési terv az egyes ellenőrzések megállapításaira, ajánlásaira? 6. Vezetnek-e nyilvántartást az elrendelt intézkedésekről? 10
Összesítés Fejlesztési javaslat: Összefoglaló értékelés: 11