A kormányzati fejlesztéseknek köszönhetően az elektronikus iratok mennyisége exponenciálisan nő, aktív beavatkozás nélkül viszont néhány év alatt olvashatatlanná válnak. Ezeknek az iratoknak a nagy része joghatás kiváltására alkalmas, más részének az információs értéke jelentős, így nem megengedhető, hogy megsemmisüljenek, annál is inkább, mivel a társadalom részéről az igény egyre erősebb az információk megőrzésével és az ahhoz való hozzáféréssel kapcsolatban. A magyar királyok okleveleit, a középkori adóösszeírásokat, Széchenyi levelezését a levéltárak évszázadok óta őrzik. De vajon el tudjuk-e olvasni a miniszterelnök elektronikus levelezését tíz, ötven vagy száz év múlva? Vissza tudjuk-e keresni az autópálya-terveket, hatósági engedélyeket, egészségügyi adatokat, az EU 20 szolgáltatások gyorsan avuló technológiájával rögzített adatait? A levéltárak évszázadokon keresztül megoldották ezeket a feladatokat, most mégis olyan kihívás előtt állnak, amelyet csak további fejlesztéssel lesznek képesek megválaszolni. A Magyar Országos Levéltár, Budapest Főváros Levéltára és a Kopint-Datorg Infokommunikációs zrt. alkotta konzorcium által az Elektronikus Közigazgatás Operatív Programhoz benyújtott Elektronikus levéltár kiemelt projektjavaslat az Elektronikus Közigazgatás Operatív Program 2007/2008. évi akciótervének keretén belül valósul meg. A projekt céljai A projekt alapvető célja, hogy a köziratképző szervek ideértve a törvényhozás, államigazgatás, igazságszolgáltatás szerveit és az önkormányzatokat - maradandó értékű elektronikus iratainak kezelésére kialakításra kerüljön az elektronikus iratok hosszú távú megőrzését biztosító feltételrendszer. A fejlesztés eredményeként elérhetővé kell tenni az érintett levéltári anyagot az érdeklődő külső szervezetek és személyek számára. A projekt célja, hogy a levéltárak e-levéltári szolgáltatásaikkal a közigazgatás hatékony partnerévé lépjenek elő, a levéltári szolgáltatások széles körben elérhetővé tételével növeljék az esélyegyenlőséget, hozzájáruljanak a tudásalapú társadalom hatékony kiépítéséhez. Elektronikus levéltári szolgáltatásaikkal a levéltárak elősegítsék, hogy az állami és önkormányzati szervek ugyanazt a szolgáltatást kevesebb erőforrással, vagyis költséghatékonyabban láthassák el. 1.1 A PROJEKT FŐBB TEVÉKENYSÉGEI A projekt a fenti célokat a következő három tevékenységi csoportban valósítja meg. 1. Az elektronikus iratok megőrzését biztosító életciklus-menedzsment szemléletű folyamat, szabályozási feltételrendszer kialakítása, amely magában foglalja az elektronikus levéltári folyamatokhoz szükséges módszertan kidolgozását, az ezzel kapcsolatos európai gyakorlathoz történő illeszkedés biztosítását. Kialakítja az e-levéltár, közte a dokumentumátadás folyamatmodelljeit, a maradandó értékű iratok levéltári használatát befolyásoló beavatkozások teljes életciklus szemléletű technikai és iratkezelési szabályrendszerét. Kidolgozza az elektronikus iratok létrehozására, átadására, megőrzésére, a technikai kapcsolódási felületekre, tárolási formákra az azokhoz kapcsolódó műszaki követelményrendszerre vonatkozó levéltári ajánlásokat. (1-2 alprojekt) 2. Az elektronikus levéltár infrastrukturális feltételeinek megteremtése. Közvetlen célja, hogy létrejöjjön a szolgáltatások kialakításához és fenntartásához szükséges, az elektronikus levéltári kezelést támogató informatikai infrastruktúra, és létrejöjjön ennek hosszú távú üzemeltetését, működtetését és használatát biztosító feltételrendszere. (3-7. alprojekt) 3. Az elektronikus levéltári szolgáltatások hosszú távú használatának és fenntarthatóságának megalapozása, beleértve a hozzá tartozó tudásbázis felállítását és disztribúcióját. (8-9. alprojekt)
1.2 A PROJEKT HATÁRAI, HATÓKÖRE ÉS TERJEDELME - A projekt hatásköre országos: a MOL és a BFL levéltárak tekintetében a két levéltár illetékességi köre, az e- irattár vonatkozásában országos, a közfeladatot ellátó szervek köre. - A felhívásnak megfelelően, a projektben a Magyar Országos Levéltárban és Budapest Főváros Levéltárában valósulnak meg teljes körűen az elektronikus levéltári szolgáltatások. A projektben létrejövő, a KR-hez kötődő megoldások publikálásával ugyanakkor ezek ingyenesen hozzáférhetővé válnak a többi közlevéltár számára is, amely lehetővé teszi egy későbbi fejlesztés keretében a többi közlevéltár költséghatékony csatlakozását a rendszerhez. - A projekt a köziratképző szervek - a törvényhozás, a központi és területi államigazgatási, igazságszolgáltatási szervek és önkormányzatok működése során keletkezett elektronikus (elektronikusan keletkezett vagy digitalizált) nemzeti adatvagyon - iratkezelési szabályzatban foglaltak szerinti - maradandó értékű részének levéltárba kerülésekor a hosszú távú megőrzés, levéltári feldolgozás, az olvashatóság fenntartása és hozzáférhetővé tétel feltételeinek biztosítását valósítja meg. - A projekt nem valósítja meg a minősített adatot tartalmazó iratok levéltári megőrzését. - A projekt nem érinti azokat a területeket, ahol az elektronikusan keletkezett maradandó értékű iratok megőrzésének érintkezési pontjai vannak más területekkel: a. levéltári anyagok tömeges digitalizálásával, mint tevékenységgel; Ugyanakkor a felhívással összhangban kialakítja a normál működéshez szükséges digitalizálási feltételeket, támogatja a normál üzemhez tartozó digitalizálást, illetve, a már digitalizált anyagok átvételi feltételeinek biztosítását és megvalósítja azok átvételét; b. a papír alapú iratok őrzésével, és azok levéltári átadása előtti átmeneti irattározásával; Ugyanakkor a kialakított rendszernek támogatnia kell és képesnek kell lennie a hagyományos iratokat kezelő elektronikus nyilvántartási rendszerekkel történő együttműködésre, illetve a vegyes iratok kezelésére. A projekt egy hosszabb távú fejlesztés első üteme, amelynek végső célja valamennyi, elektronikusan rendelkezésre álló, maradandó értékű közirat és védett magánirat időkorlát nélküli megőrzése, illetve hozzáférhetővé tétele, az arra jogosultak részére. 1.3 TERVEZETT EREDMÉNYEK A fejlesztés eredményeként széles körben válnak hosszú távon elérhetővé és olvashatóvá az érintett levéltári anyagok, kialakulnak az Elektronikus Levéltár szabályozási, infrastrukturális, működési, üzemeltetési, használati és fenntarthatósági feltételei. A projekt eredményeképpen kialakul: - a két levéltár illetékességébe tartozó köziratképzők maradandó értékű elektronikus iratainak kezelését, az elektronikus iratok hosszú távú megőrzését biztosító, az elektronikus levéltári kezelését támogató informatikai infrastrukturális háttér; - létrejönnek a működtetéséhez és üzemeltetéséhez szükséges feltételek; - a levéltárba adást megelőzően a lezárt, központi elektronikus irattári anyagok tekintetében a közfeladatot ellátó szervek által önkéntesen hozzáférhető és igénybe vehető átmeneti irattárolást támogató, a mai jogszabályi környezetnek megfelelő tárolási szolgáltatás;
- a Hivatali kapuval rendelkező csatlakozott szervek részére az automatikus rendszerkapcsolat kiépítéséhez szükséges alapfeltételek; - a levéltárba adást követően a tartós levéltári megőrzést és használatot biztosító archívum szolgáltatás; - az elektronikus levéltári folyamat egészének szolgáltatás jellegű informatikai támogatása; - a kezelt levéltári anyagokhoz való, a törvényi előírásoknak megfelelő hozzáférés biztosítása egységesen és egykapus elérési feltételekkel a levéltári őrzési helytől függetlenül. Megvalósulnak az egységes és egykapus jogosultságkezelési alapfeltételek az Ügyfélkapuval rendelkező jogosult kutatók és regisztrált felhasználók részére - átmeneti tárhely szolgáltatás biztosításával a lekért iratok számára, a Központi Elektronikus Szolgáltató Rendszer Ügyféltár szolgáltatásainak segítségével. - Az e-levéltár szabályozási és folyamatmodellje, módszertana, tudásbázisa, valamint az iratátadáshoz, tároláshoz, kezeléshez, és eléréshez szükséges technikai szabályrendszer és műszaki követelményrendszer. Kidolgozásra kerülnek az elektronikus levéltárral kapcsolatos szabványok és ajánlások, és az elektronikus levéltár működési szabályzata. - Kialakulnak a szolgáltató levéltár fenntarthatóságának szakmai feltételei, megtörténik a szakemberképzés és szakmai továbbképzés megalapozása és megvalósul a módszertani központ felállítása. Mindezek eredményeként - a projektben résztvevő mindkét levéltár felkészült és képes lesz az e-levéltári szolgáltatások hosszú távú nyújtására és a központi archívum szolgáltatásainak igénybevételére; - a projektben kialakuló Központi Archívum Szolgáltatás képes lesz mindkét levéltár részére az archiválással kapcsolatos szolgáltatások a köziratképzők számára pedig átmeneti e-irattár szolgáltatás nyújtására; - a projektben létrejött virtuális elektronikus levéltári és technikai szolgáltatások (ASP jelleggel) elérhetővé válnak a később (a projekten kívül) csatlakozni kívánó levéltárak számára is. 1.4 A PROJEKTBEN LÉTREJÖVŐ EREDMÉNYEK HASZNÁLATA A projektben létrejövő elektronikus levéltár szolgáltatásainak felhasználói, ügyfelei az alábbiakban felsoroltak lehetnek, akik a következő szolgáltatásokat vehetik igénybe: További levéltárak a szükséges feltételrendszer biztosítása esetén további fejlesztések után csatlakozhatnak a projektben kialakuló elektronikus levéltári rendszerhez, amennyiben rendelkeznek az általuk igényelt mértékű adatkapcsolat létrehozásához szükséges internetes csatlakozáshoz szükséges feltételekkel és kialakítják a projektben meghatározott csatlakozási felületeiket. A levéltárak ezen felül igénybe vehetik és saját illetékességükben (és költségükre) személyre szabhatják a Magyar Országos Levéltár által a projektben ingyenesen publikált virtuális elektronikus levéltári alkalmazói szoftver elemeket is. Ezáltal képessé válhatnak saját elektronikus levéltári szolgáltatásaik kialakítására, illetve a náluk tárolt elektronikus adataik feltöltésére és elérhetővé tételére az egységes elektronikus levéltári kereső felületen. Jelen projekt ugyan nem képes támogatni további levéltáraknál a feltételek kialakítását, de a kialakult rendszer képes lesz ASP jellegű szolgáltatásokat biztosítani, fogadni és kezelni a később csatlakozott elektronikus levéltárakat. A köziratképző szervek a projekt eredményeként lehetőséget kapnak arra, hogy: adathordozón átadhassák kötegelt elektronikus állományaikat az illetékes közlevéltárnak, interneten keresztül csatlakozhatnak az elektronikus levéltári rendszerhez;
a Hivatali Kapuval rendelkezők automatikus rendszerkapcsolatot építhetnek ki és szabványos, tanúsított elektronikus iratkezelő rendszereik segítségével kezdeményezhetik a levéltári iratátadást; a Hivatali Kapuval rendelkezők automatikus rendszerkapcsolatot építhetnek ki és igénybe vehetik a szabványos, tanúsított elektronikus iratkezelő rendszereik segítségével, önkéntes jelleggel, csatlakozási szerződés alapján - az e-irattár tárolási szolgáltatásait. Ebben az esetben az e- irattárban tárolt iratok a levéltári rendszer számára nem elérhetőek, nem olvashatóak, ezen iratok felett kizárólag az iratképző szerveknek van kezelési jogosultságuk, így minden szervnek a saját iratkezelési szoftverét kell felkészíteni, hogy a projektben kiadott csatlakozási feltételeknek megfelelően képes legyen ebbe az irattárba adatot betenni, tárolni, onnan törölni, illetve az e- irattárból kezdeményezni az automatikus levéltárba adási folyamatot. Az iratképzők részére, az e- irattárban tárolt adatok megfelelő kezeléséhez elérhetővé tesszük azokat a projektben létrejövő központi szolgáltatásokat, amelyek az adatok selejtezéséhez, konvertálásához és hosszú távú megőrzéséhez, olvashatóságának biztosításához szükséges lehet. A levéltárhasználók számára a levéltári anyaghoz való rugalmasabb hozzáférését biztosító technológia valósul meg. a. A nem regisztrált használók a korlátozás nélkül megismerhető elektronikus iratokat interneten keresztül szabadon használhatják. A keresés alapja a minden felhasználó részére nyilvánosan elérhető nyilvános levéltári nyilvántartás és index-állomány. b. Regisztrált magánszemélyek: Az Ügyfélkapuval rendelkező, regisztrált ügyfelek, magánszemélyek, lehetőséget kapnak arra, hogy a publikus információkon felül kikérhessék és megismerhessék saját személyes adataikat tartalmazó irataikat ill. hozzáférhetnek más, az Adatvédelmi törvény által védettnek nyilvánított személyes adattartalmakhoz.. Ehhez levéltárosi közreműködés (pl anonimizálás) vagy jóváhagyás szükséges. Az Ügyfélkapus azonosítóval nem rendelkező ügyfelek a levéltárak kutatótermeiben történő azonosítást követően a levéltárakban kutathatják a nem publikus elektronikus iratokat, adattartalmakat. c. Tudományos kutatók: A tudományos kutatók speciális hozzáférési jogosultsággal rendelkezhetnek, így nemcsak a nyilvános iratokhoz férhetnek hozzá, hanem, amire a jogosultságuk kiterjed. A kutatók ennek megfelelően kérhetnek ki iratokat, amit levéltárosi közreműködés (pl anonimizálás) vagy engedélyezés után kaphatnak meg az általuk kért módon, átmeneti tárhelyükre, elektronikus levélben, vagy a levéltári kutatóteremben. 1.5 AZ ELEKTRONIKUS LEVÉLTÁR MEGVALÓSÍTÁSÁNAK ALAPELVEI, ÉS KÖVETELMÉNYEI A megoldás meghatározó alapelve a funkcionális központosítás, amely képes feloldani azt az ellentmondást, hogy valamennyi levéltárban nem lehet nagyértékű informatikai eszközöket beszerezni és fenntartani, a feladatok tekintetében ugyanakkor még belátható ideig a decentralizált szervezeti struktúra fenntartására (területi és szaklevéltárak rendszere) lesz szükség. Ennek megfelelően, valamint a gazdaságosság és hatékonyság követelményeket szem előtt tartva az állami és önkormányzati terület által közösen igénybe vehető infrastrukturális szolgáltatásokat és elemeket egységesen és központilag a Központi Elektronikus Szolgáltató Rendszer (Központi Rendszer, ill. KR) részeként létrejövő Központi Archívum Szolgáltatási infrastruktúráján keresztül kívánjuk megvalósítani. Ez a megközelítés egyrészről technológiai központosítást jelent: a Központi Rendszer koncetráltan, közös technológiai központon keresztül biztosítja a rendelkezésre álló erőforrások kihasználását, a költséghatékonyságot, a szakemberek és a technikai háttér magas színvonalon való működtetését.
A levéltárak jogszabályban meghatározott illetékessége megmarad, az elektronikus iratkezelés esetében azonban egyes dekoncentrált szerveknél megvalósított központi iratkezelés, központi e-irattározás tekintetében a projekt keretein belül feloldhatóvá kell tenni az illetékességi elhatárolásból eredő összeütközéseket. Fontos alapelv, hogy a megoldás teljes körű és magas színvonalú szakmai megoldást kínáljon. Olyan elektronikus levéltári modellt alakítottunk ki, ami képes kezelni a teljes szakterület legfontosabb szakmai kihívásait: a technológiai avulást, a vegyes iratok problémáját, az illetékesség szerint nem osztható iratok problémáját, az iratképzők dinamikus szervezeti átalakulását. Míg a törvényhozás, kormányzat és igazságszolgáltatás szervei számára a technológiailag centralizált megoldás a leghatékonyabb, és a területen keletkező iratok szerveződési struktúrája is ezt indokolja, az önkormányzati területen az önkormányzati autonómia elvének tiszteletben tartása nem tesz lehetővé erősen centralizált rendszert. Ezért olyan megoldást kellett találni, ami megfelel a központi és önkormányzati igényeknek is. A harmadik alapelv a rugalmasság, amelyet a dinamikusan változó intézményi és társadalmi környezet követel meg. A megvalósítandó fejlesztés lehetőséget nyújt arra, hogy a rendszeren belül könnyen megoldhatók legyenek az államigazgatási reform során átalakuló intézmények iratanyagainak illetékesség szerinti áthelyezései. Ugyanígy könnyen megvalósítható a biztonságos tárolás, illetve redundancia, az esetleges szolgáltatáskiesések automatikus helyettesítése. A megközelítés harmadik előnye a hálózatos felépítésből fakad: az e-levéltári - irattári infrastruktúra két meghatározó állami és önkormányzati levéltárral és a területi levéltárak megváltozott felhasználói és kiszolgálói szerepével nagyfokú rugalmasságot jelent olyan környezetben, ahol a technológiai, szervezeti, iratkezelési megoldások változásai dinamikusak, a szerepek ilyen jellegű kezelése megfelel egy átalakuló társadalom és közigazgatás igényeinek és hosszú távon képes biztosítani a megőrzéshez és adatszolgáltatáshoz kapcsolódó feladatokat. A negyedik alapelv, hogy az elektronikus levéltár egységes, szabványos, interoperábilis legyen. Ennek megfelelően a köziratképzők és levéltárhasználók felé az Elektronikus Levéltár egységes felületen egységes technológiai háttérrel nyújtja a résztvevő levéltárak szolgáltatásait, melynek során az információcserében szabványos megoldásokat alkalmaznak és biztosítják a technológiai platformok közötti átjárhatóságot. A kormányzati szintű szabványosodást szolgálja a már bevezetet KR szolgáltatások (Hivatali Kapu, Ügyfélkapu, Tartós Tár, EKG) használata. 1.6 AZ ELEKTRONIKUS LEVÉLTÁRI MODELL ELVI BEMUTATÁSA 1. A KR Központi Archívum Szolgáltatás A fenti elvek alapján a KR-ben kialakításra kerülnek a központi tárolási és archívum szolgáltatások, illetve az ezekhez kapcsolódó technológiai szolgáltatások megvalósításához szükséges alapfeltételek. Létrejön az elektronikus iratok online befogadásához, hosszú távú katasztrófatűrő tárolásához, az iratok megjelenítéséhez és a jogosultságoknak megfelelő internetes eléréséhez és kereséséhez szükséges alkalmazás-eszköztár és infrastruktúra. Ez a központi infrastruktúra biztosítja a tárhelyet a szervek részére tanúsított iratkezelő rendszerek esetén - önkéntesen igénybe vehetően, a levéltárba adás előtti átmeneti e-irattár infrastruktúraszolgáltatáshoz is. Ugyanez az elektronikus központi archívum szolgáltatás képes kiszolgálni a levéltárba adás előtti irattári anyagok online tömeges befogadását és tárolását is úgy a szervek rendszereitől, mint az átmeneti e-irattárból, ugyancsak a tanúsított iratkezelő rendszerek esetén. A katasztrófatűrő archiválási rendszert és folyamatait a nemzetközi (ISO) szabványok, elsősorban az OAIS szabványnak megfelelően alakítjuk ki. Az internetről történő online hozzáférés esetében a jogosultság ellenőrzéséhez, a személyazonosság megállapítására igénybe vesszük az Ügyfélkapu szolgáltatásait.
A kapcsolódó intézményi rendszerek és levéltárak részére nyílt szabványok mentén, csatlakozási felületet hozunk létre a Hivatali kapu segítségével, és biztosítjuk az EKG-n keresztüli automatizált rendszerkapcsolat (KR oldali) kialakításának a lehetőségeit is. Az elektronikus fizetési kapu létrejöttével (amennyiben ez a projekt futamideje alatt létrejön), létrehozzuk az elektronikus levéltár-fizetési kapu rendszerkapcsolatot és elektronikus úton is biztosítjuk a kialakított szolgáltatásokhoz rendelt, jogszabályok által a levéltári ügyintézésekhez elrendelt esetleges díj és illetékfizetési lehetőséget is. 2. Elektronikus Levéltári Technológiai Központok (MOL, BFL) A levéltárak egyedi alkalmazási igényeit és feladatait a levéltáraknál létrejövő Elektronikus Levéltári Technológiai Központok kialakításával és a központi rendszerhez (KR) történő csatlakoztatásukkal kívánjuk megvalósítani, oly módon, hogy a levéltári, archiválási, tárolási szolgáltatások a felhasználók, iratképzők és más levéltárak részére egységesen elérhetőek legyenek. A levéltári logika és adatkezelés teljes egészében a levéltáraknál marad, (pl. metaadatok kezelése, kutatók nyilvántartása, kezelése, levéltári feldolgozási folyamatok stb.). Ezek a technológiai központok végzik az illetékességükbe tartozó levéltári anyag átvételét, feldolgozását, nyilvántartását, a jogosultságok kezelését. A technológiai központokban kialakuló Elektronikus Archiváló Laboratóriumok végzik az iratképzőktől adathordozókon érkezett digitalizált vagy kötegelt állományok helyi befogadását, diszkeken, CD-ken, merevlemezeken, hangszalagon, videón stb. tárolt információk átvételét és előfeldolgozását. Az Elektronikus Levéltári Technológiai Központok használatára fejlesztett, de más levéltárak és iratképzők által is használható elektronikus levéltári funkciók és alkalmazások publikálásra kerülnek, így szolgáltatásként elérhetővé válnak más levéltárak részére is. A következő oldalon található 1. ábra demonstrálja a szerepek és illetékességek megosztását a megvalósuló Elektronikus Levéltári projetkben. Az ábrán látható, hogy a levéltári intézmények hatáskörében és illetékességében alakulnak ki mindazon szolgáltatások, amelyek az elektronikus levéltári alkalmazással kapcsolatosak, illetve az archivált iratok feletti kezelői jogokkal is a levéltárak rendelkeznek. A Központi Elektronikus Szolgáltató Rendszer, a KR szolgáltatja a központi archiválással kapcsolatos szolgáltatásokat. Az átmeneti e-irattár szolgáltatásai úgy lesznek kialakítva, hogy az ott tárolt iratok feletti rendelkezés jog a mai jogszabályoknak megfelelően- az iratképző szervnél marad.
KERESÉS KARANTÉN EKOP-1.2.8-08-2008-0001 Elektronikus levéltár Szerepek és illetékességek megosztása a megvalósuló 2009. szeptember Elektronikus 09. Levéltári Sajtótájékoztató rendszerben - háttéranyag Iratképző szervek Kötegelt állomány MOL Hagyományos iratok kezelése Vegyes iratok Elektronikus Levéltári Technológiai Központ MOL El. levéltári Archiváló laboratórium Levéltárak BFL Hagyományos iratok kezelése Vegyes iratok Elektronikus Levéltári Technológiai Központ BFL El. levéltári Archiváló laboratórium Felhasználók Levéltáros Kutató e-irat e-irat Internet Hivatali-Kapu Fizetési-Kapu EKG Központi Elektronikus Archívum Szolgáltatás Internet Ügyfél-kapu Ügyfél-tárak Nem azonosított Azonosított e-irat e-irattár átmeneti tárolás Központi Elektronikus Archívum Fizetésikapu Kutató IT Rendszer kapcsolat Központi Elektronikus Szolgáltató rendszer (KR) Kopint-Datorg 1. ábra - Az elektronikus levéltári szolgáltatások hozzárendelése a rendszer szereplőihez a megvalósítási alapelvek szerint. Az alkalmazott adatkezelési folyamatoknak és eljárásoknak az OAIS (Open Archival Information System) szabványra kell épülniük. Az elektronikus levéltárnak eleget kell tennie az elektronikus iratok hosszú távú megőrzését kutató szervezetek által 2007. januárban az elektronikus levéltárakkal szemben megfogalmazott alapkövetelményeknek. (CRL/OCLC: Trustworthy Repositories Audit & Certification: Criteria and Checklist, www.crl.edu/pdf/trac.pdf) 1.7 AZ ELEKTRONIKUS LEVÉLTÁR STRUKTÚRÁJA A teljes Elektronikus Levéltári rendszer a következő elemekből épül fel:
1. A Központi Elektronikus Szolgáltató Rendszerben kerül kialakításra a Központi Archívum Szolgáltatás, ami technológiai szolgáltatásként képes nyújtani: az iratok és irat szintű metaadatok (tömeges) online befogadását, katasztrófatűrő, hosszú távú tárolását, és megőrzését, az adatok sérthetetlenségének, integritásának a biztosítását, a joghatás folytonosságát biztosító elemi szolgáltatás-készletet, az olvashatóság fenntarthatóságának feltételeit biztosító konverziót-emulációt támogató elemi szolgáltatás-készletet, az információs csomagokat létrehozó elemi szolgáltatás-készletet, a kért adatok megjelenítéséhez szükséges elemi szolgáltatás-készletet, a (levéltári) szolgáltatási rendszerek által elkészített és publikált szolgáltatásainak a nyilvántartásba vételét, publikálását, elérhetővé tételét. a működéshez szükséges belső naplózások vezetését, és menedzsment szolgáltatások biztosítását, az archívumon belüli keresés támogatását, felhasználók részére a korlátozás nélkül megismerhető adatok internetes elérését, a levéltárak részére dedikált rendszerkapcsolatot biztosít, amelyen keresztül elérhetik az Központi Archívum Szolgáltatás szolgáltatásait, a szolgáltatók és iratképzők részére (EKG-n keresztüli) rendszerkapcsolatok kialakítását (Hivatali kapun keresztül) a tanúsított iratkezelő rendszerekkel, feldolgozói logikával rendelkező szolgáltatási rendszerek (a két levéltári rendszer) csatlakoztatását és kiszolgálását, az Elektronikus Levéltár és a résztvevő levéltárak saját webszolgáltatását. Az így kialakuló Központi Archívum Szolgáltatás képes a levéltárba adás előtti irattári anyagok átmeneti tárolására is, valamint a KR-hez kapcsolódó egyéb szolgáltatások részére az adatok és a közös szolgáltatáskészletet tárolására. 2. A projektben résztvevő levéltáraknál Elektronikus Levéltári Technológiai Központok kerülnek kiépítésre, mint a levéltári feldolgozást biztosító alkalmazói rendszerek, amelyek igénybe veszik a KR Központi Archívum Szolgáltatást. Az Elektronikus Levéltári Technológiai Központokban kerülnek elhelyezésre a Levéltári Intézményi Rendszerek, amelyek alkalmasak a levéltári anyag off-line és on-line átvételére, valamennyi levéltári anyag nyilvántartásba vételére, feldolgozására és használatba bocsátására, az off-line, on-line elektronikus adathordozókon és online leadott iratok befogadására. A levéltáraknál kialakítandó új alkalmazói rendszerek képesek együttműködni a. a hagyományos nyilvántartási rendszereikkel (részben integrálva azokat), b. a Központi Archívum Szolgáltatási rendszerrel (pl. az elektronikus iratok online levéltári befogadásához, tárolásához és megjelenítéséhez képesek igénybe venni a központ szolgáltatásait). A levéltárak kezelik az elektronikus és hagyományos iratokra vonatkozó levéltári szintű metaadatnyilvántartásaikat (levéltári anyag nyilvántartása),
képesek kezelni az elektronikus iratokra vonatkozó irat szintű metaadatokat, a Központi Archívum Szolgáltatás alkalmazásainak segítségével megvalósítják az olvashatóság fenntartása érdekében szükséges beavatkozásokat, nyilvántartják a kutatókat és a jogosultsági rendszert, kezelik és kiszolgálják a kutatói kérelmeket, az újonnan kialakuló, de máshol is használható elektronikus levéltári alkalmazásaikat publikálják a Központi Archívum Szolgáltatáson keresztül, hogy azok elérhetővé váljanak más levéltárak számára is, az újonnan kialakítandó levéltári rendszereiket csatlakoztatják az Központi Rendszerhez (EKG-hoz), a Hivatali Kapun keresztül. A projektben a levéltáraknál, a Elektronikus Levéltári Technológiai Központokon belül kiépítésre kerülnek az Elektronikus Archiváló Laboratóriumok, off-line és on-line érkező elektronikus iratok fogadására, archiválásra történő előkészítésére és egyéb technológiai-szakmai és műszaki feladatok előkészítésére. A laboratóriumok feladata a digitalis archiválás technológiai és módszertani továbbfejlesztése, a tapasztalatok terjesztésének előkészítése.