Nyugat-magyarországi Egyetem Savaria Egyetemi Központ Levéltár

Hasonló dokumentumok
Nyugat-magyarországi Egyetem Savaria Egyetemi Központ Levéltár BESZÁMOLÓ A ÉVBEN VÉGZETT LEVÉLTÁRI MUNKÁRÓL SZOMBATHELY 2011.

Nyugat-magyarországi Egyetem Savaria Egyetemi Központ Levéltár évi MUNKATERV SZOMBATHELY 2009.

Nyugat-magyarországi Egyetem Savaria Egyetemi Központ Levéltár

A Nyugat-magyarországi Egyetem Központi Levéltára

ZALA MEGYEI LEVÉLTÁR Zalaegerszeg, Széchenyi tér 3.

A PTE EGYETEMI LEVÉLTÁR

A több városban működő integrált egyetemek levéltári hálózata tapasztalatai

Az e-archivum működés közben. Puzsár Imre (Magyar Országos Levéltár)

A NYUGAT-MAGYARORSZÁGI EGYETEM SZENÁTUSÁNAK ÉVI HATÁROZATAI

A Pécsi Tudományegyetem Levéltárának fond- és állagjegyzéke.

AZ EÖTVÖS LORÁND TUDOMÁNYEGYETEM LEVÉLTÁRÁNAK SZERVEZETI ÉS MŰKÖDÉSI SZABÁLYZATA 1

Nyugat-magyarországi Egyetem Savaria Egyetemi Központ Levéltár. Beszámoló a évi levéltári tevékenységről SZOMBATHELY 2009.

Bemutatkozik a SZIE KDKL Levéltára

ZALA MEGYEI LEVÉLTÁR RAKTÁRI JEGYZÉK

A PTE EGYETEMI LEVÉLTÁR évi munkabeszámolója

A PTE EGYETEMI LEVÉLTÁR

A PTE EGYETEMI LEVÉLTÁR


XXIII. 13. Zala Megyei Tanács V. B. Munkaügyi Osztály ( : Munkaerő-gazdálkodási Osztály) iratai

3/a Törzskönyvek kötet = 7,15 ifm.

A PTE EGYETEMI LEVÉLTÁR évi munkabeszámolója

A PTE EGYETEMI LEVÉLTÁR

A REKTORI HIVATAL ÜGYRENDJE

Előző évi rendezetlen fm. Rendezett fm

Somogy Megyei Levéltár. Kisbárapáti mgtsz-ek (tszcs-k) iratgyűjteménye XXX. 306.

A PTE EGYETEMI LEVÉLTÁR

A Semmelweis Egyetem Levéltára fond- és állagjegyzéke

ZALA MEGYEI LEVÉLTÁR RAKTÁRI JEGYZÉK

A PTE EGYETEMI LEVÉLTÁR évi munkabeszámolója

Somogy Megyei Levéltár. Somogy Megyei Egészségbiztosítási Pénztár iratai XXIV Terjedelem

4. Gazdasági Hivatal, Gazdasági- Műszaki Főigazgatóság raktári egység = 2,48 ifm

Az Újhartyáni Német Nemzetiségi Általános Iskola IRATKEZELÉSI ÉS ADATKEZELÉSI SZABÁLYZATA

Segédlevéltáros Segédlevéltáros Levéltári kezelő, iratkezelő, Segédlevéltáros

A Szombathelyi Tanárképző Intézet Irattári Terve 1972.

A SOE Központi Levéltárának fond- és állagjegyzéke

VIII Hunyadi János Általános iskola, Nagykanizsa iratai

Somogy Megyei Levéltár. Pusztaszemesi mgtsz-ek (tszcs-k) iratgyűjteménye XXX. 363.

PSZICHOLÓGIA DOKTORI ISKOLA

VIII , é. n.

ZALA MEGYEI LEVÉLTÁR RAKTÁRI JEGYZÉK

Somogy Megyei Levéltár. Siófoki mgtsz-ek (tszcs-k) iratgyűjteménye XXX. 377.

Nyugat-magyarországi Egyetem Természettudományi Kar. Kari Tanácsának évi határozatai

A BUDAPESTI MŰSZAKI FŐISKOLA SZERVEZETI ÉS MŰKÖDÉSI REND KIEGÉSZÍTÉSE REGIONÁLIS OKTATÁSI ÉS INNOVÁCIÓS KÖZPONT SZÉKESFEHÉRVÁR

A Pécsi Tudományegyetem. Szervezeti és Működési Szabályzatának 39. számú melléklete. A Pécsi Tudományegyetem Egyetemi Levéltárának

VIII Általános Iskola, Diákotthon és Gyermekotthon Letenye Irat megnevezése

doboz 101 db = 12,12 ifm irat doboz/kötet 1 db = 0,12 ifm (0,09 ifm kötet) kötet 43 db = 0,60 ifm Összesen: 145 db = 12,12 ifm irat 0,81 ifm kötet

Nyugat-magyarországi Egyetem

A SZOMBATHELYI TANÁRKÉPZŐ FŐISKOLA IRATTÁRI TERVE. A /75. IX. OM.sz. alatt jóváhagyott Szervezetiés Működési Szabályzat 3/B/1. sz.

BM III/1. (Vizsgálati) Osztály (1956)

EÖTVÖS LORÁND TUDOMÁNYEGYETEM KOLLÉGIUMI HALLGATÓI RÉSZÖNKORMÁNYZAT IRATKEZELÉSI SZABÁLYZAT

XXIII. 22b. Zala Megyei Tanács V. B. Művelődésügyi Osztály Érettségi anyakönyvek

Komárom-Esztergom Megyei Önkormányzat Levéltára Státusz: Véglegesített (kitöltő)

MISKOLCI EGYETEM KONFUCIUSZ INTÉZET ÜGYRENDJE

A BUDAPESTI MŰSZAKI FŐISKOLA SZERVEZETI ÉS MŰKÖDÉSI REND KIEGÉSZÍTÉSE REGIONÁLIS OKTATÁSI ÉS INNOVÁCIÓS KÖZPONT SZÉKESFEHÉRVÁR

ZALA MEGYEI LEVÉLTÁR RAKTÁRI JEGYZÉK

XXIII. 211a. Keszthelyi Járási tanács V.B. Pénzügyi Osztály iratai Iktatott iratok

Iratkezelés ellenőrzése, az ellenőrzés részletes feladatai Dr. Kenyeres István Budapest Főváros Levéltára főigazgató Belső Ellenőrök Társasága II.

A MISKOLCI EGYETEM BÉLYEGZŐINEK KÉSZÍTÉSE, NYILVÁNTARTÁSA ÉS HASZNÁLATA

Nyugat-Magyarországi Egyetem Szervezeti és Működési Szabályzatának 15. sz. melléklete Nyugat-Magyarországi Egyetem Egyetemi Informatikai Központ

AZ ESZTERHÁZY KÁROLY EGYETEM PEDAGÓGUSKÉPZŐ KÖZPONT SZERVEZETI ÉS MŰKÖDÉSI RENDJE

VIII Nagykőrösi református elemi iskolák iratainak levéltári gyűjteménye

Nyugat-magyarországi Egyetem

NYUGAT-MAGYARORSZÁGI EGYETEM AZ EGYETEMI TANULMÁNYI KÖZPONT ÜGYRENDJE

XXIII. 214a. Keszthelyi Járási Tanács V. B. Építési és Közlekedési Csoport II. iratai

Központi irattárolás rendje

A 90. sorszámú Segédlevéltáros és ügykezelő megnevezésű szakképesítés szakmai és vizsgakövetelménye 1. AZ ORSZÁGOS KÉPZÉSI JEGYZÉKBEN SZEREPLŐ ADATOK

INTÉZKEDÉSI TERV A nemzeti felsőoktatásról szóló évi CCIV. törvény végrehajtásából adódó intézményi feladatokról

M E G H Í V Ó. A TANÍTÓKÉPZÉS MÚLTJA, JELENE november 5-6. Szombathely

V. 94. Mezővárosok, rendezett tanácsú városok, községek. Vác Város Árvaszékének iratai (1871 ) ( 1951) b) Iratok

Magyar Nemzeti Levéltár Somogy Megyei Levéltára. Kaposvári Magyar Állami Somssich Pál Gimnázium iratai

MISKOLCI EGYETEM HUMÁNERŐFORRÁS OSZTÁLY ÜGYRENDJE

Berzsenyi Dániel Gimnázium január 11. (BDG) Tájékoztató január / 27

NYÍREGYHÁZI FŐISKOLA NYÍREGYHÁZA MUNKÁLTATÓI JOGKÖRÖK GYAKORLÁSÁNAK RENDJE A NYÍREGYHÁZI FŐISKOLÁN

Az ÓBUDAI EGYETEM SZERVEZETI és MŰKÖDÉSI REND KIEGÉSZÍTÉSE TREFORT ÁGOSTON MÉRNÖKPEDAGÓGIAI KÖZPONT

6/2016. (XII. 20.) sz. kancellári utasítás. a Szegedi Tudományegyetem. Kancellárját illető munkáltatói jogkörök. delegálásának rendjéről

Váci Országos Börtön

Somogy Megyei Levéltár. Somogy Megyei Munkaügyi Központ iratai XXIV.522. Terjedelem. 18 kisdoboz. Iratok: 2,25 ifm Összesen:

Berzsenyi Dániel Gimnázium január 10. (BDG) Tájékoztató január / 27

AZ EGYETEMI KÖNYVTÁRI SZOLGÁLAT SZERVEZETI ÉS MŰKÖDÉSI SZABÁLYZATA

Berzsenyi Dániel Gimnázium január 12. (BDG) Tájékoztató január / 26

A BUDAPESTI MŰSZAKI FŐISKOLA SZERVEZETI ÉS MŰKÖDÉSI REND KIEGÉSZÍTÉSE TANÁRKÉPZŐ ÉS MÉRNÖKPEDAGÓGIAI KÖZPONT

Az ELŐADÁS ifjúságsegítő CÍME curriculum a

Oktatási és Kulturális Minisztérium

A NYUGAT-MAGYARORSZÁGI EGYETEM SZENÁTUSÁNAK ÉVI ÜLÉSRENDJE ÉS MUNKATERVE Elfogadva a Szenátus 147/2014. (XI.19.) sz.

p. jó állapotú, 2 példányban

Berzsenyi Dániel Gimnázium január 16. (BDG) Tájékoztató január / 28

R/643-1/2015. JEGYZŐKÖNYVI KIVONAT. KÉSZÜLT: a Miskolci Egyetem Szenátusának március 19-én megtartott ülésén.

Kenyeres István (Budapest Főváros Levéltára) Szabadkai Levéltári Nap Előadás-vázlat

Előterjesztés a képviselő-testület számára. Intézkedési terv az

Irattári műhelybeszélgetés Iratkezelési szabályzat

Berzsenyi Dániel Gimnázium január 27. (BDG) Tájékoztató január / 26

MNL Nógrád Megyei Levéltára Státusz: Véglegesített pénzügyi adatok nélkül (kitöltő) 2013

Dokumentumkezelés SAP integrációval a Fővárosi Vízműveknél

A Hutӱra Ferenc Könyvtár, Levéltár és Múzeum levéltári fond- és állagjegyzéke A fondrendszer kialakításakor az alábbi számkeretet alkalmaztuk:

Szegedi SZC Krúdy Gyula Kereskedelmi, Vendéglátóipari és Turisztikai Szakgimnáziuma és Szakközépiskolája. ÉVES ELLENŐRZÉSI TERV

NYÍREGYHÁZI EGYETEM A BESSENYEI GYÖRGY PEDAGÓGUSKÉPZŐ KÖZPONT ÜGYRENDJE

A Kari Tanács január 23-i ülésének napirendjei és határozatai. Határozatok

BUDAPESTI MŰSZAKI FŐISKOLA REJTŐ SÁNDOR KÖNNYŰIPARI MÉRNÖKI FŐISKOLAI KAR SZERVEZETI ÉS MŰKÖDÉSI SZABÁLYZATA

ZALA MEGYEI LEVÉLTÁR Zalaegerszeg, Széchenyi tér 3. ÚTI ÁLTALÁNOS ISKOLA MAJD JÓZSEF ATTILA ÁLTALÁNOS ISKOLA iratai

PTE Művészeti Kar Kari Tanácsának 2009-es határozatai. 1/2009 ( ) sz. KT határozat: A PTE Művészeti Kar Kari Tanácsa nyílt

Átírás:

Nyugat-magyarországi Egyetem Savaria Egyetemi Központ Levéltár Beszámoló a 2009. évi levéltári tevékenységről SZOMBATHELY 2010. 1

Beszámoló a 2009.évben végzett levéltári munkáról I. Személyi és működési feltételek Személyi változások: 2009.szeptember 1-jén közös megegyezéssel megszűnt 1 fő informatikus-mérnök alkalmazása, akinek feladata a levéltári munka informatikai eszközökkel/megoldásokkal történő támogatása volt. Ezt követően 1 fő teljes munkaidőben foglalkoztatott levéltárvezető és 1 fő részmunkaidőben (6 óra) foglalkoztatott levéltári ügyintéző végezte a levéltári feladatokat. Természetesen a távozó munkatárs megkezdett munkáját be kellett fejezni, illetve több ponton kellett korrigálni. A Központi Irattár szakmai irányítását és felügyeletét levéltárunk látja el. Az itt foglalkozatott irattáros 4 órában végzi irattárkezeléssel kapcsolatos teendőit, felel a központi irattár működéséért, mellette a levéltár raktári rendjének kialakításában is szerepet vállalt. Működési körülményeink ez év során nem változtak. Továbbra is fenntartjuk igényünket kutatószoba kialakítására. Kérésünket szakmai indoklással felterjesztettük a fenntartó felé, valamint konzultáltunk a NyME központi levéltárának vezetőjével, aki megerősítette kérésünk megalapozottságát, egyben felajánlotta segítségét a hiányosság megszüntetéséhez. II.1. Központi Irattár: II. A gyűjtemény szervezése Az iratbegyűjtés forrásai 2009. évben: A központi igazgatás és az ahhoz kapcsolódó szervezetek iktatott iratanyaga 2008. október hónapjáig a SEK Levéltár alapításáig e szervezeti egység kezelésében álltak. Iratanyagának nagyobb részét rendezetlen, ömlesztett iratanyag tette ki. Az itt tárolt iratokról nem vezettek nyilvántartást, az iratanyag első felmérését a levéltár munkatársai végezték el 2008-ban. Ezért az iratok levéltárba szállítása előtt iratjegyzékeket készítettünk a meglátásunk szerinti levéltár-érett iratanyagról. Az iratjegyzékek alapját az év szerint rendezett, iktatott iratanyagnál: a borítófedeleken található évszámok valamint a tárolóeszköz (irományfedél) darabszáma képezte. Az ún. ömlesztett iratanyag vegyesen iktatott és iktatás nélküli - esetében az irományfedeleken és egyéb irattároló eszközökön (doboz, papírzacskó stb.) fellelhető feliratok olvasható szövege, valamint a tárolóeszközök darabszáma képezte. Ezt az iratjegyzéket az iratanyag rendezése során felül kellett vizsgálnunk, mert a feliratok sok esetben nem fedték az iratanyag tartalmát. (lásd III. pont) Az iratok átvételekor irat átadás-átvételi jegyzőkönyvet készítettünk. Az átvett iratanyagban felleltünk nem levéltár-érett iratokat is. Ezek az iratok nem kerültek iratjegyzékre, hanem visszakerültek a Központi Irattárba. Központi Irattár kezelésében maradt iratanyag új raktári rendje kidolgozása után annak gyakorlati kivitelezése 2009 során megtörtént. Az iratanyag újrarendezése során előkerültek levéltár-érett iratok, amelyek levéltárba adása gyakorlatilag az év során folyamatosan történt: személyi iratgyűjtőkben fellelt leckekönyv másolatok, törzslapok, szigorlati jegyzőkönyvek stb. A SEK előző, 2008.év végén nyugdíjba vonult irattárosa (nyugdíjazása előtt) selejtezés szempontjából átválogatta az 1958-1970 évkörű iktatott iratanyagot. 2

Meglátásunk szerint a selejtezésre kiválogatott iratanyagot tartalmi szempontból újra át kell vizsgálni, mert ezek szúrópróbaszerű vizsgálatakor kiderült, hogy maradandó értékű iratanyag is selejtezésre kerülhetne. Intézkedésként az iratok visszakerültek az iktatott iratok közé. Selejtezés szempontjából történő átválogatásukra későbbi időpontban, a levéltári feldolgozás során kerül sor. Az alábbi táblázat a Központi Irattárból levéltárba került iratanyag tartalmi megoszlását, évkörét és mennyiségét tartalmazza : Iratanyag megnevezése: Iktatókönyvek Évköre: 1958-1960; 1963-2005 Mennyisége: ifm 1,28 Regiszteres mutatókönyvek Regiszteres összesítés 1971-2004 0,45 1983-1996 0,01 Nemzetközi kapcsolatok iratai 1966-1992 0,48 Igazgatói, főigazgatói hiv.iktatott iratai 1958-2002 33,60 Főigazgatók iktatás nélküli iratanyaga 1988-2001 7,40 Szakindítások. Akkreditáció. Kérelmek, levelezés 1996-2003 1,56 MAB-jelentések 2002-2003 0,12 Személyi ügyek 1973-1984 Tanszékek, intézetek iratai (töredékek) 1985-2001 Szakszervezet iratai 1979-1997 2,52 0,60 0,12 II.2.Tanulmányi Hivatal: Leginkább hallgatói tanulmányokkal kapcsolatos iratokat vettünk át. Elvégeztük az ömlesztett leckekönyv-másolatok, valamint a kötött anyakönyvek, törzskönyvek, oklevél mintalapok, vizsgaeredmény nyilvántartólapok, szigorlati jegyzőkönyvek, szakfelvételi jegyzőkönyvek iratfajta szerinti szétválogatását. Az év első felében ez a munkafolyamat befejeződött. 3

Az alábbi táblázat a Tanulmányi Hivatalból levéltárba került iratanyag iratfajtánkénti megoszlását, évkörét és mennyiségét tartalmazza: Iratanyag megnevezése: Évköre: Mennyisége: ifm Állam- és záróvizsga jegyzőkönyvek nappali 1962-1989; 1997-2005 3,79 Állam- és záróvizsga jegyzőkönyvek levelező 1962-1988; 1997-2005 2,94 Államvizsga jegyzőkönyvek Komplex 1990-1996 0,01 Anyakönyvek nappali 1959-1987 4,53 Anyakönyvek levelező 1959-1992 6,26 Anyakönyvek egyéb:képesítő,érettségi vizsgát tettek 1959-1962 0,04 Anyakönyvek intenzív tanf. 1985-1996 0,25 Oklevél mintalapok nappali 1965-2005; 1993-1996 1,42; 0,01 Oklevél mintalapok levelező 1965-2005 0,87 Leckekönyv másolatok nappali 1986-2002 10,8 Leckekönyv másolatok levelező 1988-2004 8,52 II. 3.Karok, intézetek, tanszékek: Az év folyamán nem történt iratbeszállítás a karokról. Iratanyaguk átvételére a szervellenőrzések lebonyolítása után, az iratanyagok teljes körű felmérését követően kerülhet sor.(ld.2010.évi Munkaterv) 4

III. Az iratanyag levéltári feldolgozása Az év szerint rendezett iratanyagot - igazgatói, főigazgatói iktatott iratanyag - e rendezési elvet meghagyva dobozoltuk és helyeztük polcokra. Az ún. ömlesztett iratanyag esetében az átvételkor készült iratjegyzéket felülvizsgáltuk. Az iratanyag szétválogatása során megállapítottuk tartalmukat, és e tárgyi egységek alapján csoportosítottuk azokat. Új iratjegyzékeket készítettünk, amik már fedik az átvett iratanyag valódi tartalmát. (Ezért fordul elő, hogy egy irat átadás-átvételi jegyzőkönyvnek több melléklete, iratjegyzéke van.) Pl. X.Y. főigazgató levelezése az iratok tartalmát tekintve az alábbi tárgyi egységekre lett bontva: főigazgatói levelezések, vezetői feljegyzések, akkreditációval kapcsolatos iratok, karosítással kapcsolatos iratok, stratégiai tervek, integrációs törekvéssel kapcsolatos iratok, tanszékek éves jelentései, munkatervek, személyügyi iratok. Fenti iratok között vannak iktatott és iktatás nélküli iratok is. A feldolgozásnak ebben a szakaszában e szempont szerint nem kerültek csoportosításra, de természetesen a rendezés során az iktatott iratok visszakerülnek eredeti irattári helyükre, az iktatás nélküli iratokból pedig tárgyuk szerinti állagokat képezünk.. Elvégeztük a maradandó értékű iratokat károsító anyagok eltávolítását: zsinegek, gémkapcsok, műanyag irattartók stb. Ezután az irategyüttesek létrehozói szerint válogattuk az iratanyagot. Jelenleg az alábbi fondképző szervek iratai alkotják levéltári gyűjteményünket: Fondképzők: 2. Felsőfokú Tanítóképző Intézet (1959-1970) 3. Felsőfokú Tanítóképző Intézet. Megkezdődnek a Pécsi Tanárképző Főiskola szombathelyi kihelyezett án a tanári szakok képzései. (1971-1973) 4. Szombathelyi Tanárképző Főiskola (1974-1999) 5. Berzsenyi Dániel Főiskola. Az intézmény regionális szerepű főiskolai centrummá vált. 2000-2007. 7. Bölcsészettudományi Kar 8. Művészeti, Nevelés- és Sporttudományi Kar 9. Természettudományi és Műszaki Kar 22. Személyzeti Osztály 28. Szakszervezet 30. Tanulmányi Osztály A felállított fondokon belül az iratok tárgya szerinti állagok kialakítására került sor: c. Igazgatói, főigazgatói hivatal iktatott iratai d. Akkreditáció k. Nemzetközi kapcsolatok o. Igazgató, főigazgatók iktatás nélküli iratai 22. a. Személyzeti Osztály személyi anyagok 28.Nincs állagokra bontava: elvi iratok 5

30.Tanulmányi Hivatalhallgatók tanulmányaival kapcsolatos iratanyagát az alábbi állagokra bontottuk: a. Államvizsga jegyzőkönyvek b. Anyakönyvek c. Oklevél mintalapok d. Leckekönyv másolatok e. Statisztikai jelentések hallgatói létszámról f. Szigorlati jegyzőkönyvek j. Vizsgaeredmény (benne záró tanítás) nyilvántartó lapok k. Pedagógusok intenzív továbbképzéseinek tanúsítványai 31.Hallgatói iratok: c. Levelek, kérelmek Majd a felállított fondokhoz rendeltük a hozzájuk tartozó iratokat. Következő lépésként az egy-egy tárgyi egységhez (vagy ügykörhöz) tartozó iratokat elláttuk raktári jelzettel.(ld. IV.pont) Az Iratrendezés 2009. dokumentumot Ld. az 1.számú mellékletben. IV. A levéltári állomány nyilvántartása Az elkészített irat átadási-átvételi jegyzőkönyvek, valamint azok mellékleteit képező iratjegyzékek elkészítése után az iratgyarapodást papíralapú Gyarapodási naplóba vezettük, majd elkészítettük annak elektronikus változatát is. Készítettünk egy ún. Belső nyilvántartást elektronikusan, ami a levéltári anyagra vonatkozó minden, szakmai szempontból fontos információt tartalmaz. Ezt saját munkapéldányként fogjuk használni. Raktári topográfia egészíti ki fenti nyilvántartásainkat, ami 86 diasoron mutatja be állományunk raktári elhelyezkedését. A polcokra feliratokat helyeztünk, melyek az azonnali eligazodást, iratkeresést segítik. Az iratanyagról készült jegyzékeket ideiglenes raktári jegyzék - nek tekintjük, mert a raktári egységek ugyan ki vannak alakítva, de az anyag rendezettsége még nem teszi lehetővé a teljes raktári jegyzék elkészítését. E jegyzékek egy-egy példányát fondképzők szerint csoportosítottuk és fonddossziét alkottunk. Tartalmazzák az iratanyag rendezése során keletkezett jegyzékeket (időrendben), az iratképző szervekkel folytatott levelezést, az iratellenőrzések ütemezését, feljegyzéseket, valamint az elektronikus szervellenőrzési adatbázisunk egy-egy kinyomtatott példányát az elvégzett ellenőrzésekről. (Ld. alább Szervellenőrzés) 6

33 32 31 38 29 28 27 26 1.Dia : Levéltári raktár:a polcok elhelyezkedése és a raktári helyek 34 35 36 37 30 1/C 2/C 1/B 2/B 1/A 2/A 3/C 3/B 3/A 4/C 4/B 4/A 5/C 5/B 5/A 6/C 6/B 6/A 7/C 7/B 7/A 8/C 8/B 8/A 9/C 10/C 9/B 10/B 9/A 10/A 11/C 12/C 11/B 12/B 11/A 12/A 13/C 13/B 13/A 14/C 14/B 14/A 15/C 15/B 15/A 16/C 16/B 16/A 17/C 17/B 17/A 18/C 18/B 18/A 19/C 20/C 19/B 20/B 19/A 20/A 25 24 23 22 21 Alábbi táblázat részlet Belső nyilvántartásunk -ból Iratanyag megnevezése: Iktatókönyvek Regiszteres mutatókönyvek, regiszteres összesítés Gyarapodási napló sorszáma: 53; 54; 55; Jegyzők önyv száma: J-33/2009; J-34/2009; J-35/2009 Levéltári jelzete: 2/c.1;3/c.1; 4/c.1;5/c.1 Raktári helye: 17A/1-17 /C2 16C/6 Nemzetközi kapcsolatok iratai 44 Igazgatói, főigazgatói hiv.iktatott iratai 42; 69; ; J-51/2009 2/k;3/k;4/k 2/c;3/c;4/c; 5/c 15 B/3 14 A/1-14 a/4; 16 A/5-16 B/6 Főigazgatók iktatás nélküli iratanyaga 43 4/o.;5/o 31-33 Szakindítások. Akkreditáció. Kérelmek, levelezés. 49; 64; 65; J-46/2009; J-47/2009; 4/d;5/d 31-33 7

MAB-jelentések 66 Személyi ügyek 45 Tanszékek, intézetek vegyes iratai 48 Szakszervezet iratai 47 Államvizsga jegyzőkönyvek nappali Záróvizsga jegyzőkönyvek nappali Államvizsga jegyzőkönyvek levelező Tanulmányi Osztály statisztikai iratai, jelentései Szigorlati jegyzőkönyvek nappali 1 9 2 46 5; 22; 24; 29; 30; 34; 41; 62; J-48/2009 J-1/2009/1 J-5/2009/1 J-1/2009/2 J-3/2009/1 J-13/2009; J-14/2009; J-19/2009; J-20/2009; J-24/2009; J-31/2009; J-43/2009; 4/d;5/d. 13 C/4 22/a 12 A/2-12 B/3 7;8;9. 12 C/4 28 12 C/3 30/a.1 30/a.1 30/a.2 11A/1-2,11B/1,C/1 11A/4-11B/4 11A/3-11C/3 30/e 33 30/f.1 10A/1-10B/1; 10A/6; 10 A/6; 10A/3; 10A/6; V. Szervellenőrzés-iratfelmérés: A 2009. évben 12 szervellenőrzést tartottunk: az MNSK és a TTMK dékáni hivatalánál és intézeteinél végeztük el az iratanyag felmérését, vizsgáltuk irattáraik állapotát és az iratkezelés rendjét. Az ellenőrzött szervekről elektronikus szervellenőrzési nyilvántartást vezetünk. Az elvégzett ellenőrzéseket az alábbi táblázat tartalmazza: Iratkezelés ellenőrzés/iratfelmérés MNSK Iratképző szerv Iratkezelés felelőse dátum Dékáni Hivatal Bárcziné Lenkai Nóra április 16. Pedagógia és Pszichológiai Intézet Leposa Ágnes április 21. Művészeti Intézet Rajz Intézeti Tanszék Cseke Petra április 22. Sporttudományi Intézet Szalay Istvánné április 23. Egészségfejlesztési Intézet Baráth Lászlóné április 23. 8

Tanítóképző Intézet Márfiné Halász Judit április 24. Andragógiai Intézet Cseh Miklósné április 24. Iratkezelés ellenőrzés/iratfelmérés TTMK Szervezeti egység Iratkezelés felelőse dátum Földrajz- és Környezettudományi Int. Gombás Károlyné július 6. Dékáni Hivatal Györe Istvánné július 8. Biológia Intézet Trajbár Tiborné július 9. Matematika és Fizika Intézet Horváth Judit július 10. Műszaki, Inf. és Gazd. Intézet Tarr Márta július 13. Sajnos nem jártunk mindenhol eredménnyel, több iratképző szervnél újra el kell végezni a szervellenőrzést.(ld.2010.évi Munkaterv) Az irattárak állapota változó. Tapasztalatainkról feljegyzéseket készítettünk, amit felhasználunk az ismételt szervellenőrzésekkor. Ezek egyegy példányát az érintett szervezeti egység dékáni hivatalvezetőjének is megküldtük, azzal a szándékkal, hogy az iratkezelés állapotáról képet kapjanak, s további együttműködésünk alapját képezzék. Iratfelmérést végeztünk a pénzügyi, munkaügyi és személyügyi iratok mennyiségéről. Ezek összesen 192,50 ifm-t tesznek ki. (Pénzügy:140 ifm; Munkaügy:50 ifm; Személyügyi: 1 iroda (még nem volt alkalmunk felmérni) +2,5 ifm. A pénzügyi iratok között napi használatú iratok vannak. Arra kértük a Gazdasági Hivatal vezetőjét, hogy jelöljön ki egy munkatársat kézi irattáruk iratanyagának számviteli előírások alapján történő átvizsgálására. Csak ezután tudunk levéltári szervellenőrzést tartani és tudjuk felmérni a levéltár-érett iratok mennyiségét. A SEK D épületének alagsorában elhelyezett iratanyagról is tudomást szereztünk, de ennek felmérésére még nem került sor. Nem ismerjük az évek során a Vas Megyei Levéltárnak átadott iratok mennyiségét és tartalmát, mert ez ideig nem találtunk irat átadási-átvételi jegyzőkönyveket. Ezért felvesszük a kapcsolatot fent nevezett levéltár vezetőségével. Birtokunkban van a Vas Megyei Levéltár Kőszegi Fióklevéltárába elszállított iratok jegyzéke. Ez az iratanyag 40 kötetnyi anyakönyvet tartalmaz, mely 5 cm-es átlag mérettel számolva kb. 2 ifm lehet. Feltételezhető, hogy az anyakönyvek mellett más történeti értékű iratanyag is elkerült a jogelőd irataiból. A Központi Irattár iratanyagának mennyisége jelenleg 98,99 ifm, folyamatosan gyarapodik.2009-ben a fent már említett iratáthelyezéseken kívül nem történt iratátvétel.(ld.i.pont) Megbeszélések folynak két irathagyaték átvételéről, melyek mennyisége jelenleg ismeretlen. 9

VI. A levéltári anyag rendelkezésre bocsátása Kutató- és ügyfélszolgálat Levéltárunkat az év során 8 esetben keresték fel kutatás céljából. Kutatók számára 70 másolatot adtunk ki. Ügyfélszolgálati tevékenységünk során 234 másolatot igényeltek ügyfeleink. Ügyviteli célú kölcsönzés 27 esetben történt. A kutatási esetek nyilvántartására Kutatási naplót, az iratkölcsönzések nyilvántartására Kölcsönzési naplót vezetünk. A másolatok készítéséről és kiadásáról is vezetünk nyilvántartást. Munkatársaink hozzájárultak az intézmény 50 éves történetét feldolgozó kiadványának megjelenéséhez azzal, hogy adatokat szolgáltattak oktatói és hallgatói névsorok összeállításával. Hallgatói névsorokkal 1983-ig már rendelkeztünk (ld.2008.évi beszámoló), így ez a feladat könnyebb volt. Az oktatói névsor összeállításával több munkánk akadt. Elsősorban az iktatott iratok mutatókönyveit használtuk fel, de ezek alapján nem minden esetben találtunk iratot, sok helyen elkeveredett iratra bukkantunk. Átnéztünk statisztikákat, beszámolókat, feljegyzéseket és minden olyan iratanyagot mely feltételezésünk szerint keresési eredményt tartogathatott. Figyelnünk kellett a szervezeti egységek folyamatos átalakulására, ami névváltozásokat eredményezett. Gyakorlatilag a tanulmányi iratanyagon kívül minden iratfajta átvizsgálásra került. Mivel nagyrészt rendezetlen iratanyagból kellett összeállítanunk a listákat, a feladat megoldása meglehetősen sok munkaórát emésztett fel. VII.Számítástechnika alkalmazásával összefüggő feladatok Ideiglenes raktári jegyzékeink, gyarapodási naplónk, szervellenőrzési nyilvántartásunk elektronikus változata is elkészült. Az iratrendezés kapcsán keletkezett feljegyzéseket szkenneljük. Összességében arra törekszünk, hogy minden nyilvántartásunk elektronikus úton is elérhető legyen. Digitálisan feldolgoztuk a még nem levéltári állományban lévő diplomaátadó könyveket, ezekről 898 felvételt készítettünk. Fotótárat építünk digitális felvételekből, melyek a SEK és benne levéltárunk fontosabb eseményeit rögzítik. Digitalizáljuk a sajtóban megjelent híreket, írásokat, melyek a SEK tevékenységével összefüggésben állnak. Az év során megkezdődött honlapunk tervezése. Időközben megszűnt munkaviszonya szervezeti egységünk informatikus kollégájának, ezért ez a munkafolyamat abbamaradt. VIII. Egyéb Két ízben nyújtottunk be pályázatot az év során: elsőként a SEK Tudományos Bizottsága 2009.évre kiírt pályázatára (2009.02.17) kiadvány megjelentetésének támogatásához. Másodízben a Nyugat-magyarországi Egyetem Központi Levéltárával közösen nyújtottunk be pályázatot a Nemzeti Kulturális Alap Levéltári Szakmai Kollégium által kiírt Levéltári informatikai eszköz beszerzésére.(2009.06.16.) Sajnos egyik pályázatunk sem volt sikeres. Publikáció jelent meg a Nyugat-magyarországi Egyetem Savaria Egyetemi Központjának új levéltára címmel a Levéltári Szemle 2009.évi 1. számának 41-46.oldalán. Részt vettünk a Magyar Felsőoktatási Szövetség 2009.évi tisztújító közgyűlésén, ahol felvételünket kértük a szövetség tagjai sorába, s ahol felvételt nyertünk. 10

E szakmai szövetség 2009.évi vándorgyűlésének egyik szervezője és egyben helyszíne volt levéltárunk 2009.szeptember l7-én. A SEK Levéltári Ügyrend 2.. (7) bek. alapján jóváhagyásra felterjesztem: Szombathely, 2010.március 25. Dr.Ipkovichné Szakály Ildikó Levéltárvezető A 2009. évi Levéltári beszámolót elfogadom: Szombathely, 2010. március 30. Prof. Dr. Gadányi Károly elnök-rektorhelyettes ű 11