Segédanyag a KIR személyi nyilvántartás hibajegyzékéhez Felhívjuk figyelmüket, hogy a táblázatban szereplő adatok 3-ai lekérdezések alapján készültek, tehát előfordulhat, hogy azóta már módosította/pótolta az intézmény az adatokat. Amennyiben valamennyi hiba javítása megtörtént, kérjük a lapon leírt módon, a lakat ikonra történő kattintással jelezze azt, legkésőbb 12-ig. A táblázatban szereplő oktatási azonosítók esetében a megjelölt oszlopban található hiba/hibák javítása szükséges. Az oktatási azonosító másolásával a KIR személyi nyilvántartó (https://kir.hu/kir2szny) megnyitását követően kereshet rá az adott személyre. Az Alkalmazott keresése menüpontban az oktatási azonosító mezőbe szükséges az oktatási azonosítót bemásolni, majd a Keresés gomb használatával kereshető a konkrét személy. A rendszerhez tartozó Felhasználói útmutató elérhető a program Súgó menüpontjából, vagy a https://www.kir.hu/kir2szny/content/sugo.pdf direkt linken. Alkalmazotti hibajegyek: 1) Az alkalmazottnál nem került szakképzettség berögzítésre a szakképzettség megadása minden alkalmazott esetében kötelezően rögzítendő adat. A szakképzettséghez valamennyi, a munkakör betöltéséhez szükséges iskolai végzettséget rögzíteni kell. Amennyiben az érintett alkalmazott kizárólag alapfokú iskolai végzettséggel rendelkezik, úgy a szakképzettség megnevezéséhez az alapfokú iskolai végzettség, középfokú iskolai végzettség esetében a középfokú iskolai végzettség, érettségi esetében pedig az érettségi megnevezést kell rögzíteni. Felhívom figyelmét, hogy a pedagógusszakvizsgákat minden esetben a Pedagógus-szakvizsgák blokkban kell feltüntetni, a szakképzettségeknél nem. 2) Az alkalmazottnál a berögzített szakképzettség nem érvényes értéket tartalmaz a szakképzettség rögzítése a jelenlegi rendszerben legördülő menüből lehetséges. A szakképzettségnél akkor fordulhat elő nem érvényes érték, ha az intézmény által a rendszer korábbi verziójában berögzített érték (amikor még szabadszöveges mezőben lehetett ezt az adatot megadni) valamilyen adminisztratív/adatrögzítési hiba folytán egyetlen, a rendszerben érvényesként beállított szakképzettségnek sem feletethető meg. 1
Nem érvényes érték a korábban szakképzettségnél feltüntetett pedagógus-szakvizsga sem (pl. közoktatási vezető), ezeket a szakképzettségek közül törölni kell és a Pedagógusszakvizsgák blokkban szükséges feltüntetni. Az adat kiszűrését úgy lehet megtenni, ha az érintett alkalmazott adatlapján a szakképzettség módosítását választják, majd a Mentés gomb megnyomásával ellenőrizhető, hogy a rögzített adat helyes-e. Elavult vagy hiányos adat esetében a rendszer hibaüzenetet küld mentéskor. A hibajelzés hiány adat esetében is megjelenik. Ebben az esetben a hiányzó adat (pl. végzettségi szint, szakképzettség típusa) megadásával lehet javítani a hibát. 3) Az alkalmazottnál nem került munkakör rögzítésre a munkakör adatoknál jelölhető, hogy az alkalmazott pedagógus, nevelő-oktató munkát közvetlenül segítő munkakörben vagy pedagógiai előadó/szakértő munkakörben van-e foglalkoztatva. Minden alkalmazott esetében kötelezően rögzítendő adat, valamennyi érintett esetben szükséges az adat pótlása. 4) A rögzített alkalmazottak pedagógus/pedagógiai előadó/pedagógiai szakértő munkakörben van alkalmazva, de nem került felvételre a munkakörhöz kapcsolódó feladat a pedagógus/pedagógiai előadó/pedagógiai szakértő munkakörökben foglalkoztatottak esetében szükséges megadni, hogy az intézményben melyik feladatellátási helyen milyen konkrét köznevelési feladatot látnak el. A munkakör alatt található Új feladat gombra kattintva vehető fel a munkakörhöz kapcsolódó feladat. Egy munkakörhöz több feladat is rögzíthető. 5) Az alkalmazottnál van olyan tantárgyköteles munkakör rögzítve, melyhez nem került tantárgycsoport oktatott tantárgy rögzítésre bizonyos munkakörök esetében (tanár; középiskolai tanár; idegennyelv-tanár; testnevelő; ének-zene tanár; tanár a szakmai elméleti oktatásban; szakmai tanár, szakoktató, gyakorlati oktató; közismereti tantárgyat nemzetiségi nyelven oktató tanár; nemzetiségi nyelvtanár) az oktatott tantárgy megadása kötelező. Az oktatott tantárgyhoz meg kell adni a tantárgycsoportot is, mely egy gyűjtőfogalom. A közismereti képzésben a legtöbb esetben 2
megegyezhet a tantárgycsoport és az oktatott tantárgy (pl. matematika tantárgycsoport matematika), azonban pl. szakképzésben, alapfokú művészetoktatásban egy nagyobb kategóriába (pl. szakmacsoport, vagy művészeti ág) kell a konkrét tantárgyat besorolni. Amennyiben hiányzik, vagy téves adat került rögzítésre, úgy a kapcsolódó munkakör esetében a Módosítás gomb megnyomásával szerkeszthető/pótolható az adat. 6) Az alkalmazottnál pedagógus/pedagógiai előadó/pedagógiai szakértő munkakör került rögzítésre, de nincs rögzítve a 2013. szeptember 1-jétől hatályos pedagógus besorolás valamennyi pedagógus/pedagógiai előadó/pedagógiai szakértő munkakörben foglalkoztatott alkalmazott esetén 2013. szeptember 1-től az Nkt. 64. (4) bekezdése szerinti pedagógus besorolásokat kell kötelezően alkalmazni. A nevelő-oktató munkát segítő alkalmazottak esetében a korábban használt besorolások rögzítendőek a továbbiakban is a közalkalmazottak esetében. Munkaviszonnyal rendelkező nevelőoktató munkát közvetlenül segítő alkalmazottaknál, valamint óraadók esetében nem kell besorolást rögzíteni. 7) Az alkalmazotthoz pedagógus/pedagógiai előadó/pedagógiai szakértő munkakör van rögzítve, de nincs megadva a szakmai gyakorlati évek száma a pedagógusok előmeneteli rendszere szempontjából kiemelt jelentőségű adat, az Nkt. 43. (7) bekezdésének pa) pontja alapján kötelezően nyilvántartandó adat. A 326/2013. (VIII. 30.) Korm. rendelet 13. (1)-(2) bekezdései alapján számítandó érték. A mezőbe egész számra lefelé kerekítve kell rögzíteni az adatot. Azoknál a gyakornokoknál, akiknek a gyakorlati ideje még nem éri el az egy évet, a mezőbe 0 rögzítendő. 8) Az alkalmazotthoz pedagógus/pedagógiai előadó/pedagógiai szakértő munkakör van rögzítve, de nincs megadva a személyes e-mail címe az adatnak a pedagógusok előmeneteli rendszere szempontjából van kiemelt jelentősége. Az Nkt. 43. (7) bekezdésének o) pontja alapján kötelezően nyilvántartandó adat. Mivel a minősítési eljárásokhoz kapcsolódó kommunikáció, a személyes információk kiküldése és tájékoztatások ezen a csatornán zajlanak a pedagógussal, így fontos, hogy mindenkinek egyedi e-mail elérhetőség legyen rögzítve. Amennyiben valamelyik alkalmazott nem rendelkezik saját e-mail címmel, úgy javasoljuk, hogy mindenképp regisztrálják magukat valamely ingyenes levelező szolgáltatóhoz. 9) Az alkalmazott munkaköréhez kapcsolódóan olyan feladat került rögzítésre, amely nincs felvéve az intézménynél a KIR intézménytörzsi (KIRINT) ellátott feladatok közé az adott feladatellátási helyen munkakörhöz kapcsolódó ellátott feladatként kizárólag olyan feladat rögzíthető, amely megtalálható az intézmény alapfeladatai között. Kérjük, hogy pontatlanság esetén vizsgálják felül az adatot, amennyiben az intézmény már nem látja el az érintett a feladatot, úgy töröljék, vagy vizsgálják felül az 3
intézménytörzsi adatokat és szükség esetén ha ezt okiratok is alátámasztják pótolják azt intézményi adatmódosítás kezdeményezésével a KIR intézménytörzsi adatmódosító rendszerben. 10) Az alkalmazottnál Gyakornok besorolás került rögzítésre, azonban a fizetési kategória/osztály mezőben nem az 1. fokozat van rögzítve az Nkt. 7. számú melléklete alapján Gyakornok besorolás esetében kizárólag az 1. fizetési kategória állapítható meg. 11) Az alkalmazottnál rögzített jogviszony jellege nem felel meg a rögzített munkaidő mértékének az alábbi hibás esetek fordulhatnak elő: - polgári jogviszony típus esetében: teljes munkaidő vagy részmunkaidő került rögzítésre, - közalkalmazotti jogviszony esetében: óraadó került rögzítésre, - munkaviszony esetében: óraadó került rögzítésre, - szolgálati jogviszony esetében: óraadó került rögzítésre Kérjük, hogy a fenti pontatlanságok esetében végezzék el a szükséges módosításokat. Mivel a jogviszony jellege és munkaidő mértéke nem módosítható adat, ezért az érintett alkalmazottat a rendszerből ki kell jelenteni, oly módon, hogy megszüntetik a jogviszonyát a jogviszony létrejöttének dátumával és hibás rögzítés jogcímen. Ezt követően az eredeti dátummal és pontos adatokkal visszavehető a rendszerbe az érintett alkalmazott. Fontos, hogy az alkalmazottat megfelelő jogcímmel és dátummal jelentsék ki, másképp nem lehet az eredeti dátummal visszajelenteni a rendszerbe. 12) Az alkalmazott e-mail címéhez az intézmény KIR intézménytörzsében rögzített e- mail cím került rögzítésre mivel az érintettekkel az Oktatási Hivatal elektronikus úton tartja a kapcsolatot e-mailes formában, ezért fontos, hogy az e-mail címhez egyedi e-mail cím kerüljön rögzítésre. Amennyiben valamelyik alkalmazott nem rendelkezik saját e- mail címmel, úgy javasoljuk, hogy mindenképp regisztrálják magukat valamely ingyenes levelező szolgáltatóhoz. Abban az esetben, ha a hibával érintett személy az intézmény vezetője és az ő e-mail címe került megadásra a KIR intézménytörzsi adatoknál, úgy nincs további teendő. 13) Az alkalmazott jogviszonyadatánál jelölve van, hogy vezetői/vezetőhelyettesi beosztású, de nincs kitöltve a beosztására vonatkozó részletező adat amennyiben az érintettnél jelölésre került a vezetői vagy helyettesi beosztása, úgy a hozzá tartó adatok részletezése (típus, mérték, dátumadatok) megadása is kötelező. Az adat rögzítéséhez a jogviszonyadatok módosításának használatával lehet eljutni. Fontos, hogy a hiányzó adatok pótlásáig az alkalmazottra vonatkozóan elkészített valamennyi adatmódosítást hibára futtatja a program. 14) Az alkalmazott részmunkaidőben vagy óraadóként foglalkoztatott, de nem került rögzítése a heti munkaidejének óraszáma az adatot a jogviszonyadatoknál lehet rögzíteni. Fontos, hogy a hiányzó adatok pótlásáig az alkalmazottra vonatkozóan elkészített valamennyi adatmódosítást hibára futtatja a program. 15) Az alkalmazottnál van olyan szakképzettség rögzítve, melynek magasabb a végzettségi szintje, mint az adatoknál megjelölt legmagasabb iskolai végzettség az adatok felülvizsgálata szükséges 4
16) Az alkalmazottnál olyan végzettségi szint van rögzítve legmagasabb végzettségi szintnél, mely nem szerepel a szakképzettségeinél/tudományos fokozatánál az adatok felülvizsgálata szükséges 17) Az alkalmazott jogviszonyadatainál jelölve van, hogy vezetőtanár, azonban nincs a rendszerben rögzített érvényes pedagógus-szakvizsgája vagy azzal egyenértékű szakképzettsége az Nkt. 66. (3) bekezdése alapján csak az kaphat vezetőpedagógusi megbízást, aki rendelkezik a megfelelő gyakorlattal, valamint van a pedagógus-munkakör betöltéséhez szükséges felsőfokú iskolai végzettsége és szakképzettsége, továbbá pedagógus-szakvizsgája vagy a munkakör ellátásához szükséges végzettséghez és szakképzettséghez kapcsolódó szakterületen szerzett tudományos fokozata vagy doktori cselekmény alapján szerzett doktori címe. 18) A pedagógusnál olyan szakvizsga szakirány került rögzítése, mely elavult érték a pedagógus-szakvizsga szakirányának rögzítése a jelenlegi rendszerben legördülő menüből lehetséges. Akkor fordulhat elő elavult érték, ha az intézmény által a rendszer korábbi verziójában berögzített érték (amikor még szabadszöveges mezőben lehetett ezt az adatot megadni) valamilyen adminisztratív/adatrögzítési hiba folytán egyetlen, a rendszerben érvényesként beállított adatnak sem feletethető meg. Abban az esetben, ha a szakvizsgához felvett érték valójában nem igazol szakvizsgát, hanem szakképzettség, úgy a szakvizsga törlése szükséges, majd új szakképzettségként a szakképzettségekhez szükséges rögzíteni. 19) A pedagógushoz nem került rögzítésre az Oktatási Hivatal által 2015. januárban kiküldött értesítőben szereplő besorolási fokozat az adat felülvizsgálata szükséges. 20) Az alkalmazott szakmai gyakorlati ideje több, mint 3 év, azonban Gyakornok besorolási fokozatba van sorolva az adat felülvizsgálata szükséges. 21) Az alkalmazott e-mail címére küldött 2016. évi pedagógusminősítési e-mail hibás e- mail cím jelzéssel visszaérkezett a Hivatalhoz, ezért az e-mail címet ellenőrizni, javítani szükséges az Oktatási Hivatal 2015. május 18-án minden, a 2016. évi minősítési eljárásra jelentkeztetett pedagógus részére megküldte a tájékoztató levelét az intézmény által rögzített adatokról. Az érintett pedagógusnak a KIR-ben rögzített e-mail címére nem sikerült kézbesíteni a tájékoztató e-mailt, ezért azt felülvizsgálni szükséges. Amennyiben a rögzített cím helyes, kérjük hogy a pedagógus ellenőrizze postafiókjának tárhelyét, mivel valószínűleg betelt. 22) Az alkalmazottnak nincsen besorolása rögzítve, vagy a fizetési kategória / fizetési osztály nincsen megadva az alkalmazott közalkalmazotti jogviszonyban van foglalkoztatva, azonban nem került rögzítésre hozzá besorolás (a nevelő és oktató munkát közvetlenül segítő munkakörben foglalkoztatottak esetében is rögzítendő adatkör), vagy a besorolásához nincs megadva, hogy mely fizetési kategória/osztályban van. Az adat pótlása szükséges. 5