1/2016. (VI. 30.) kancellári utasítás a Budapesti Gazdasági Egyetem leltározási és leltárkészítési munkáiról Budapest, 2016. június 30. (2016. július 1. napjától hatályos változat)
A Budapesti Gazdasági Egyetem (továbbiakban: Egyetem) Eszközök és Források Leltározási és Leltárkészítési Szabályzata (továbbiakban: Szabályzat) szerint a leltározási munkálatok Egyetemen való elvégzése tárgyában az alábbi utasítást adom ki. 1. Általános rész a) A leltározás irányításával a gazdasági igazgatót bízom meg. b) A leltározást Leltározási ütemtervben foglaltak szerint kell végrehajtani. c) Leltár fordulónapja: a költségvetési év utolsó napja. d) Az egyeztetéseket a mérleg fordulónapjáig le kell zárni. e) Leltározást tárgyév október 1-je és december 15.-e között kell lefolytatni, a könyvtári dokumentumok esetében tárgyév július 4 - augusztus 5-ig. 2. A leltározás előkészítése a) A leltározást a Szabályzat előírásai szerint kell előkészíteni. b) A leltárfelelősöknek, illetve a leltározásra kijelölt eszközök használóinak gondoskodni kell a leltározás tárgyát képező vagyontárgyak szakszerű tárolásáról, a számbavétel biztosításáról. c) A leltárellenőrzéssel megbízott személyeknek (leltárellenőr) a leltározást megelőzően, ellenőrizniük kell a részletező nyilvántartások és a főkönyvi adatok egyezőségét, a leltározandó eszközök hozzáférhetőségét és raktári rendjét. d) A leltározás megkezdése előtt selejtezési eljárást kell lefolytatni. 3. A leltárfelvétel a) Szervezeti egységenként leltározási bizottságokat kell létrehozni. b) A leltározási bizottságok tagjait a leltározási feladat elvégzésére meg kell bízni. c) A leltározásról az érintetteket az Egyetemen szokásos módon kell tájékoztatni. d) A leltárfelvétel előtti selejtezett eszközöket és készleteket, a jegyzőkönyvekben foglaltak szerint a nyilvántartásokból ki kell vezetni. e) A leltározás bizonylatait a Szabályzat előírásai szerint kell elkészíteni. f) A fellelt hiányokat és többleteket a leltárfelelősöknek írásban kell indokolni. 4. Hatályba léptető és záró rendelkezések A kancellári utasítás a kihirdetés napját követő napon lép hatályba, az abban foglaltakat a 2016. évi leltározásnál kell alkalmazni. Budapest, 2016. június 30. Dr. Dietz Ferenc kancellár
1. sz. melléklet BUDAPESTI GAZDASÁGI EGYETEM (karok szervezeti egységeinek külön-külön elkészítve). szervezeti egység Intézményi leltározási ütemterv-keret 2016. évre Leltározási ütemterv.. évre* a hatályos Eszközök és Források leltározási és leltárkészítési szabályzata alapján A. A leltár irányítója a gazdasági igazgató B. A leltárvezető(k) a karokon működő gazdasági és műszaki osztályvezető(k) és a gazdasági főosztályvezető C. Leltározási Bizottságok a szervezeti egységenként megbízott munkacsoportok D. A leltárfelvétel időszaka: 2016. október 1. 2016. december 15. E. A leltár fordulónapja: a költségvetési év utolsó napja F. Az egyeztetések lezárásának időpontja a mérlegkészítés napja G. A könyvtárak könyvállománya 2016. július 4. - 2016. augusztus 5-ig leltározandó H. Évente leltározandóak az informatikai eszközök, és a nem tárgyiasult vagyonelemek az alábbiak szerint: 1) Immateriális javak a) vagyoni értékű jogok b) szellemi termékek 2) Ingatlanok és kapcsolódó vagyoni értékű jogok a) épületek, építmények b) ingatlanokhoz kapcsolódó vagyoni értékű jogok 3) Gépek berendezések felszerelések a) informatikai, és számítástechnikai eszközök** b) egyéb gépek, berendezések és járművek c) érték nélkül csak mennyiségben nyilvántartott eszközök d) folyamatban lévő beruházások** 4) Beruházások, Felújítások 5) Részesedések** 6) Tárgyévi és tárgyévet követően esedékes követelések** 7) Pénzeszközök** a) pénztárak b) költségvetési számlák 3
8) Egyéb sajátos eszközoldali elszámolások** a) beszerzési és kiküldetési előlegek b) munkavállalókkal szemben fennálló követelések 9) Aktív időbeli elhatárolások** 10) Saját tőke** 11) Kötelezettségek** a) tárgyévi és tárgyévet követően esedékes kötelezettségek b) kötelezettség jellegű sajátos elszámolások 12) Passzív időbeli elhatárolások** 13) Kötelezettségvállalások** I. A leltározás módja: a) az immateriális javakat, az ingatlanokat és kapcsolódó vagyoni értékű jogokat, a gépeket, berendezéseket, felszereléseket és járműveket valamint a befejezetlen beruházásokat, egyeztetéssel, az analitikus és főkönyvi nyilvántartások összehasonlításával, b) az informatikai eszközöket mennyiségi felvétellel (vonalkód leolvasással), c) a személyi használatú eszközöket, egyeztetéssel, anyagi felelősségvállalási nyilatkozat meglétének ellenőrzésével, d) a részesedéseket, egyeztetéssel, az analitikus és főkönyvi nyilvántartások összehasonlításával, e) a követeléseket egyeztetéssel (az elismert követeléseket egyenlegközlő levéllel alátámasztva), f) a beszerzési és kiküldetési előlegeket egyeztetéssel, az analitikus és főkönyvi nyilvántartások összehasonlításával, g) a közalkalmazottakkal szemben fennálló követeléseket egyeztetéssel, az analitikus és főkönyvi nyilvántartások összehasonlításával, h) a pénztárakat, mennyiségi felvétellel, a pénztárakban lévő utalványok, étkezési jegyek számbavételével, (címleteinek, sorozatszámának, értékének listázásával), i) a devizaszámlákat egyeztetéssel az analitikus és főkönyvi nyilvántartások összehasonlításával (számlánkénti, kivonattal megegyező kimutatással alátámasztva), j) a költségvetési számlákat egyeztetéssel, az analitikus és főkönyvi nyilvántartások összehasonlításával (számlánkénti kivonattal megegyező kimutatással alátámasztva), k) az egyéb sajátos eszközoldali elszámolásokat egyeztetéssel, l) a saját tőke elemeit egyeztetéssel, m) a tárgyévi és tárgyévet követő évi, kötelezettségeket egyeztetéssel (kötelezettségek tételes listájával alátámasztva), n) a kötelezettség jellegű sajátos elszámolásokat, egyeztetéssel o) a kötelezettségvállalásokat az analitikus és a főkönyvi nyilvántartások összehasonlításával kell leltározni. J. A leltározás lebonyolítása 4
A leltározás előtt szükséges a) az előkészítő kimutatások és az egyeztetések elvégzése felelősei: a nyilvántartók határideje: a leltározás előtti hónap utolsó munkanapja b) az analitikus nyilvántartások és főkönyvi adatok egyeztetése felelősei: a nyilvántartók, leltárfelelősök, leltárellenőrök határideje: a leltározás előtti hónap utolsó munkanapja c) a leltárkörzetek leltározás előtti előkészítése felelősei: a leltárfelelősök határideje: a leltározás előtti hónap utolsó munkanapja d) a leltározási bizonylatok előállítása, az EOS rendszerből felelősei: a nyilvántartók határideje: a leltározás megkezdése előtti munkanap e) a leltározási egységek (leltárkörzetek) fizikai leltározása, leltárfelvétel elvégzése. K. A leltározással kapcsolatos általános követelmények a) A leltározási bizonylatokat a javítás szabályai szerint lehet javítani. b) A leltározási egységek leltárösszesítő íveit a leltározási bizottságok tagjainak alá kell írni. c) Amennyiben a leltározást bármely okból hiányosan végezték el, vagy az ellenőrzés megállapítása szerint vitathatók, az érintett területeken (leltári egységekben) részben, vagy egészben a leltározást meg kell ismételni. L. Leltározási bizottságok a) A szervezeti egységeknek, (karoknak) a kar rövid nevével és sorszámmal ellátott leltározási bizottságokat kell létrehozni (pld. PSZK. 1. sz. Leltározási Bizottság). b) A leltározási bizottságokat a leltározás előtt írásban kell megbízni. c) A leltározási bizottságokat a karok szervezeti egységeinek az alábbi táblázat szerint kell kialakítani..számú leltározási bizottság (szervezeti egységenkénti bizottságok) Leltár ellenőr Leltározási Bizottság vezetője Leltározó Leltár körzet Leltározási egység Leltározási bizottság Leltár felelős Leltározás ideje 5
M. Leltárértékelés a) a leltár eltérések indoklásának határideje: a költségvetési évet követő év február hónap első munkanapja. b) a gazdasági igazgató előterjesztése alapján a kancellárnak a költségvetési évet követő év február hónap 10. napjáig kell, a fellelt hiányok és többletek rendezéséről és a személyi felelősségről rendelkezni. c) a leltár kiértékelését a mérleg fordulónapjáig kell elkészíteni, d) a leltár kiértékeléséért felelősek: a leltárvezetők, e) az összesített leltárjegyzőkönyveket a gazdasági igazgatóság számviteli osztályára a mérlegkészítés napjáig kell megküldeni. Budapest, 2016. év június hó 30. nap. kancellár *szervezeti egységek **évente leltározandó 6
2. sz. melléklet BUDAPESTI GAZDASÁGI EGYETEM Megbízás a leltározás irányítására Megbízom Falusi Károlyné gazdasági igazgatót, a 2016. év október hó 1. napján kezdődő leltározás irányításával. Kelt: 2016. év június hó 30. nap P.h. kancellár Záradék Az Egyetem Eszközök és Források Leltározási és Leltárkészítési Szabályzatában, és a Leltározási Utasításban foglaltak alapján a megbízást elfogadom... megbízott 7