Beszerzések és szerzõdések Szolgáltatások, eszközök beszerzése esetén a beszerzés menete egyrészt függ a beszerzés értékétõl azaz: Nettó 100.000 Ft alatti (kis értékû) szolgáltatás, eszköz beszerzése Az elszámoláshoz szükséges dokumentumok: megrendelõ szerzõdés1 db árajánlat Nettó 100.000 Ft feletti szolgáltatás, eszköz beszerzése. Az elszámoláshoz szükséges dokumentumok: 3 db árajánlatszerzõdésnettó 8 millió Ft feletti beszerzés Esetén közbeszerzési eljárás lefolytatása szükséges. Kérjük vegyék figyelembe az egybeszámítási kötelezettséget is. Az irodaszer, nyomda, könyv, eszköz és immateriális javak beszerzése esetén a fenti értékhatárok az árajánlat beszerzésekre változatlanul érvényesek, azonban ez utóbbi tételek beszerzése az árajánlat bekérést követõen mindig a PTE Edocs rendszerén keresztül történik. Ügymenet:?1. Igénybejelentés ÁrajánlatkérésAz igénybejelentõ leadását és szakmai vezetõ illetve projektmenedzser általi jóváhagyását követõen az igénybejelentõn szereplõ paraméterek alapján projektmenedzser elkészíti az árajánlatkérõ(ke)t, majd ennek alapján a szakmai megvalósító a projektmenedzser bekéri az árajánlato(ka)t.?3. Árajánlat(ok) 100 ezer Ft alatt 1 db, 100 ezer Ft feletti beszerzés esetén legalább 3 db, minden paraméter tekintetében összehasonlítható, árajánlat beszerzése szükséges. A pályázati pénzekbõl finanszírozott projektek keretében elszámolt szolgáltatások esetében -a kiíró szervezet elõírásainak megfelelõen - mindig a legolcsóbb szolgáltatást kell kiválasztani, kivéve ha az attól való eltérés megfelelõ szakmai indokkal alátámasztható, illetve az adott szolgáltatás beszerzése mindössze egyetlen beszállítótól lehetséges. Utóbbi esetben a pályázati elszámoláshoz még egy un. kizárólagossági nyilatkozatot is csatolni szükséges. Megrendelés?4.1. Kis értékû szolgáltatás (kivéve: irodaszer, nyomda, könyv, eszköz és immateriális javak) az ügylet létrejöttéhez megrendelõ szerzõdés szükséges, melyet kérünk a projekt menedzserrel engedélyeztetni.
?4.2. Irodaszer, nyomda, könyv, eszköz és immateriális javak beszerzése esetén a PII PKO megfelelõ szervezeti alegysége a szakmai megvalósító rögzíti a beszerzést a PTE Edocs rendszerében, majd Edocs megrendelõt generál.?4.3. Nettó 100 ezer Ft feletti beszerzés esetén (kivéve: irodaszer, nyomda, könyv, eszköz és immateriális javak) a szolgáltatás/ eszköz beszerzéséhez egyedi szerzõdés szükséges. A projekt menedzsment elkészíti az egyedi szerzõdést, melyet egyeztet a szakmailag érintett megvalósítóval, aki pedig ezt követõen a szerzõdést a leendõ megbízottal egyezteti. (Amennyiben a bevonni kívánt cég alkalmazottja PTE-s dolgozó is, akkor az adott személy munkaköri leírását is mellékelni kell, bizonyítandó, hogy a tevékenység kiszerzõdése nem összeférhetetlen.) A szolgáltatás jellegétõl függõen kérjük az alábbiak figyelembevételét: Rendezvényszervezés/ Catering/ Terembérlet: A Közbeszerzési Osztály dolgozik a projektre vonatkozó keretszerzõdésen. Amíg ez nem készül el, javasoljuk, hogy lehetõség szerint rendezvényszervezõ céggel vegyék fel a kapcsolatot a fenti szabályozás alapján. Így egy számla kiállítása elegendõ. Ha nem rendezvényszervezõ cég állít ki számlát, akkor terembérletrõl illetve cateringrõl szóló számlát tudunk elszámolni. A projekt keretében megtartott képzések, rendezvények esetében az elszámoláshoz az alábbi dokumentumok szükségesek Dokumentum megnevezése Elõállítás módja Megjegyzés Igénybejelentõ, projekt szakmai vezetõje illetékes projektrész vezetõ által aláírva. Eredeti scannelt. Szakmai vezetõ és projektmenedzser jóváhagyásával. Árajánlatkérõk Elektronikusan, de kiküldhetõ faxon, postán is. Projektmenedzserrel egyeztetve. Árajánlat(ok) Elektronikusan ( papír alapon cégszerûen aláírva) 100 ezer Ft alatt: 1 db.
100 ezer Ft felett:3db. Szerzõdés megrendelõ Edocs megrendelõ A dokumentum elkészítése a szakmai megvalósító közremûködésével a projektmenedzser illetve a Pályázati és Innovációs Igazgatóság feladata. Brief* Eredeti - aláírva. Kiállításának legkésõbbi dátuma: a szerzõdés aláírását követõ 3 napon belül. Rendezvényszervezés és szerzõdéskötés esetén. A dokumentum elkészítése a szakmai megvalósító közremûködésével a projektmenedzser illetve a Pályázati és Innovációs Igazgatóság feladata. Számla Eredeti. Kizárólag a PTE nevére kiállított számla elszámolására van lehetõség. A számla átutalásos. Fizetési határidõ: 30 nap. SAP szám feltüntetése kötelezõ. P2 Utalványrendelet Eredeti - aláírva. Szállító a számla kiállítója. Teljesítés igazolás Teljesítési jegyzõkönyv** Eredeti - aláírva. Rendezvényszervezés és catering esetén:
Teljesítési jegyzõkönyv. Terembérlet esetén: Teljesítés igazolás. Meghívó v elektronikusan Fotódokumentáció Elektronikusan Jelenléti ív Eredeti. Ezen szerepelnie kell a PTE névnek és logónak, a pályázat hivatkozási számának, a kötelezõ arculati elemeknek, a rendezvény pontos idõpontjának valamint a helyszínének. Amennyiben saját jelenléti ívre van szükség, úgy 2 db eredetit töltsenek ki Elõadás(ok) anyaga Elektronikusan Amennyiben releváns. További szakmai anyagok (plakát, brosúra, egyéb nyomtatványok) Elektronikusan Amennyiben releváns. Eredeti. *Brief: A rendezvényszervezésre kötött szerzõdések esetében valamennyi szerzõdõ fél által történõ aláírást követõ 3 napon belül szükséges az un.?brief" elkészítése, melyrõl maga a szerzõdés is rendelkezik. Ezen dokumentum célja, hogy az árajánlatkéréskor megadott paraméterek (ezek jellemzõen: létszám, létszám függvényében a fejenkénti ár, valamint a rendezvény idõterve) esetleg változhatnak a szolgáltatás konkrét igénybevételéig, ezért az un. briefben véglegesítik ezeket az adatokat. A briefet a megrendelõ és a vállalkozó egyaránt aláírja, majd késõbb a teljesítés igazolás kiállítása a briefben megadott paraméterek alapján történik.
** A teljesítési jegyzõkönyv többlettartalma a teljesítés igazoláshoz képest: azon a szolgáltató cég munkatársának aláírása is szerepel, azaz itt elismeri, hogy a jegyzõkönyv tartalmát elfogadta. Egyéb szolgáltatások Egyéb szolgáltatások beszerzése esetén az elszámoláshoz szükséges dokumentumok: Dokumentum megnevezése Elõállítás módja Megjegyzés Igénybejelentõ, projekt szakmai vezetõje illetékes projektész vezetõ által aláírva. Eredeti scannelt. Szakmai vezetõ és projektmenedzser jóváhagyásával. Árajánlatkérõk Elektronikusan, de kiküldhetõ faxon, postán is. Projektmenedzserrel egyeztetve. Árajánlat(ok) Elektronikusan ( papír alapon cégszerûen aláírva) 100 ezer Ft alatt: 1 db. 100 ezer Ft felett:3db. Szerzõdés megrendelõ Nettó 100 ezer Ft felett: szerzõdés. 4 db eredeti. Nettó 100 ezer Ft alatt: megrendelõ szerzõdés. A dokumentum elkészítése a szakmai megvalósító közremûködésével a projektmenedzser illetve a Pályázati és Innovációs Igazgatóság feladata. Számla. Eredeti.
Eredeti. Kizárólag a PTE nevére kiállított számla elszámolására van lehetõség. A számla átutalásos. Fizetési határidõ: 30 nap. SAP szám feltüntetése kötelezõ. P2 Utalványrendelet. Eredeti. Eredeti - aláírva. Szállító a számla kiállítója. Teljesítés igazolás. Eredeti. Eredeti - aláírva. Szakmai anyag Értelemszerûen pl.: mérési jegyzõkönyv, fordítás, cikk, tananyag, vizsgadokumentáció, szakértõ beszámolója stb. VM-es megbízási szerzõdés (HSZI) VM-es megbízási szerzõdés esetén az elszámoláshoz szükséges dokumentumok: Dokumentum megnevezése Elõállítás módja Megjegyzés Igénybejelentõ, projekt szakmai vezetõje illetékes projektrész vezetõ által aláírva. Eredeti scannelt. Szakmai vezetõ és projektmenedzser jóváhagyásával. Árajánlatkérõk Elektronikusan, de kiküldhetõ faxon, postán is. Projektmenedzserrel egyeztetve. Árajánlat(ok)
Elektronikusan ( papír alapon cégszerûen aláírva) 100 ezer Ft alatt: 1 db. 100 ezer Ft felett:3db. Szerzõdés A dokumentum elkészítése a szakmai megvalósító közremûködésével a projektmenedzser illetve a Pályázati és Innovációs Igazgatóság feladata. Számla Eredeti. Kizárólag a PTE nevére kiállított számla elszámolására van lehetõség. A számla átutalásos. Fizetési határidõ: 30 nap. SAP szám feltüntetése kötelezõ. P2 Utalványrendelet Eredeti - aláírva. Szállító a számla kiállítója. Teljesítés igazolás ** Eredeti - aláírva. Fotó dokumentáció Elektronikusan. Opcionális képzés esetén kötelezõ. Jelenléti ív Eredeti. Ezen szerepelnie kell a PTE névnek és logónak, a pályázat hivatkozási számának, a kötelezõ arculati elemeknek, a rendezvény pontos idõpontjának valamint a helyszínének. Amennyiben saját jelenléti ívre van szükség, úgy 2 db eredetit töltsenek ki
Opcionális képzés esetén kötelezõ. További szakmai anyagok (plakát, brosúra, egyéb nyomtatványok). Szakmai indoklás. Elektronikusan Amennyiben releváns. Eredeti. Irodaszer, könyv, eszköz beszerzés Irodaszer, könyv, eszköz beszerzés esetén az elszámoláshoz szükséges dokumentumok: Dokumentum megnevezése Elõállítás módja Megjegyzés Igénybejelentõ, projekt szakmai vezetõje illetékes projektrész vezetõ által aláírva. Eredeti scannelt. Szakmai vezetõ és projektmenedzser jóváhagyásával. Árajánlatkérõk Elektronikusan, de kiküldhetõ faxon, postán is. Projektmenedzserrel egyeztetve. Árajánlat(ok) Elektronikusan ( papír alapon cégszerûen aláírva) 100 ezer Ft alatt: 1 db. 100 ezer Ft felett:3db. Edocs megrendelõ A dokumentum elkészítése a szakmai megvalósító közremûködésével a projektmenedzser illetve a Pályázati és Innovációs Igazgatóság feladata.
Számla Eredeti. Kizárólag a PTE nevére kiállított számla elszámolására van lehetõség. A számla átutalásos. Fizetési határidõ: 30 nap. SAP szám feltüntetése kötelezõ. P2 Utalványrendelet Eredeti - aláírva. Szállító a számla kiállítója. Teljesítés igazolás Szállítólevél Átadás-átvételi jegyzõkönyv Üzembe helyezési okmányok Igazolás állományba vételrõl (könyveknél) Eredeti - aláírva. Immateriális javakhoz kapcsolódóan tételes átadás-átvételi jegyzõkönyv. NEM elszámolható költségek: 100 ezer Ft feletti eszközbeszerzés, szoftverbeszerzés, javítás, felújítás. Rövid idõre érkezõ vendégoktatók, vendégkutatók fogadása: Szállásukat és utazásukat a központi közbeszerzési rendszeren (CTO rendszer) keresztül szervezzük meg. Ennek elindításához az utazási igénybejelentõ kitöltése szükséges. Ezt követõen a Pályázati Koordinációs Osztály munkatársai szervezik meg a beutaztatást.